1.6.60. RESPONDABILIDAD: (Se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y, ante el público, por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo asignado y aceptado.
1.6.61. RESPONSABILIDAD CIVIL: Es en la que incurren los servidores y funcionarios públicos que en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un daño económico a su entidad o al Estado.
1.6.62. RESPONSABILIDAD PENAL: Es en la que incurren los servidores y funcionarios públicos que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito o falta.
1.6.63. SEGUIMIENTO: Esta encaminada para comprobar la implantación de las recomendaciones correctivas y preventivas resultado de las auditorias integrales, especificas, de programas y de desempeño.
1.6.64. SERVIDOR O FUNCIONARIO PUBLICO: Es para los efectos de esta ley, todo aquel que independientemente del régimen laboral en que se encuentra, mantiene vínculo laboral o contractual de cualquier naturaleza con alguna de las entidades comprendidas en el artículo 3° de la Ley N° 27785 y que en virtud de ello ejerce funciones en las entidades comprendidas en el artículo 3° de la Ley.
1.6.65. SÍNTESIS: Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios. Como de los receptores de los informes sólo leerán la síntesis, es importante que ésta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa. La síntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación.
1.6.66. SISTEMA: Cualquier conjunto cohesionado de elementos que están dinámicamente relacionados para lograr un propósito determinado.
1.6.67. SUFICIENCIA: Es suficiente cuando es objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.
1.6.68. TÉCNICAS DE AUDITORÍA: Son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión.
1.6.69. TRANSPARENCIA: Es el deber de los funcionarios y servidores públicos de permitir que sus actos de gestión puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a la ciudadanía en general, a fin de que éstos puedan conocer y evaluar cómo se desarrolla la gestión con relación a los objetivos y metas institucionales y cómo se invierten los recursos públicos.
1.6.70. UTILIDAD: Aportar elementos que propicien la optimización del uso de los recursos y el mejoramiento de la administración del área revisada.
CAPTITULO II
Descripción de actividades realizadas
Las Prácticas Pre – Profesionales Finales se realizó lo siguiente:
ENTIDAD: UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO
AREA DE PRACTICAS: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
INICIO DE PRACTICAS: 18 de Febrero del 2009
FINALIZACIÓN: 22 de Mayo del 2009
HORA DE PRACTICAS: 8:00 a 14:00
La Universidad Nacional del Altiplano – Puno, es una entidad que esta sujeta a Control por parte del Ente Rector (Contraloría General de la Republica) mediante el Órgano de Control Institucional que es equivalente al termino de Auditoria Interna. Dichas actividades de control son planificadas anualmente en el "PLAN ANUAL DE CONTROL".
Teniendo como funcionarios responsables del control gubernamental a nivel institucional al titular y los funcionarios de la entidad, al jefe del Órgano de Control Institucional y a personal seleccionado y vinculado con las objetivos y actividades que realiza la entidad, debiendo contar además con capacitación en control gubernamental y administración pública.
Una de las acciones de Control por parte del Órgano de Control Institucional en este periodo fue la "AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS EJERCICIO 2008" donde realice las siguientes labores:
La mayoría de las actividades que he realizado han sido asignadas por la señora CPC. Francisca Calcina Huanaco, quien muy amablemente indicaba como hacerlo, que criterios tomar, herramientas a utilizar, etc. Por otro lado complemente con mis conocimientos adquiridos desde la base de educación de mi hogar y de la universidad, realizando mis trabajos con mucha seguridad, responsabilidad, puntualidad y eficiencia.
Apoyo en el fotocopiado de documentos y/o comprobantes de pago y otros con el fin de obtener un respaldo en caso sea necesario usarlos en un futuro cercano.
Extracto de Información de Ejecución de Viáticos periodo 1999 al 2008 el cual por el momento es información confidencial por lo cual no se detallara.
Ordenamiento y clasificación de seguimiento de recomendaciones del periodo 2008.
Apoyo en la Búsqueda de documentos en lo que se refiere a comprobantes de pago relacionados a la auditoria de EE.FF. 2008.
Archivo de papeles de trabajo de los archivos correspondientes, identificándolos a través de Letras y una codificación de numeración sucesiva a la Auditoria de EEFF UNA – 2007.
• Archivo Permanente
• Archivo de Planificación
• Archivo corriente de Auditoria Financiera
• Archivo de Examen Especial
• Archivo Resumen de Auditoria
• Archivo de Comunicación de Hallazgos (Correspondencia remitida y Recibida)
• Archivo de Correspondencia
• Archivo Opcional
• Archivos Varios
Apoyo a la comisión de auditoria 2008 en la inspección de documentos presupuestales de las diferentes obras del periodo 2008 el cual fue realizado en la OAC.
Apoyo a la comisión de auditoria 2008 en la verificación física de las diferentes obras del periodo 2008 con la compañía de los encargados de la Oficina de OAC.
Apoyo en el alcance de información del SIAF a la comisión de Auditoria el cual es se considera un sistema indispensable para la obtención de diferentes códigos de documentos y el periodo en que fueron ejecutados.
Hago constar, asimismo, que el grupo de trabajo me dieron todas las facilidades para el desempeño y la conclusión de mi aprendizaje correspondiente a lo practico.
Elaboración cuadros el cual estos cuadros realizados son estrictamente confidenciales de acuerdo a la NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD en donde detalla que el auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la informaci6n que conozca en el transcurso de su trabajo. Es por eso que no se revelan estos datos.
Otra labor realizada fue la colaboración en fotocopiado, ordenamiento, sellado, numeración, de los folios de la comunicación de hallazgos a los diferentes funcionarios presuntamente involucrados en las observaciones obtenidas. En esta acción también se realizó el procesamiento de una Hoja electrónica detallando los funcionarios observados, el cargo, los folios enviados, la fecha, entre otros datos.
Otra labor realizada por encargo del jefe inmediato fue el ordenamiento, foliado, de los ejemplares de los informes de auditoria que se enviaran a la Contraloría General de la Republica, al Titular de la Entidad, y uno como referencia en el Órgano de Control Institucional.
Otra labor realizada encargado también por el jefe inmediato se continuó con la elaboración del cuadro correspondencia en una hoja electrónica, en donde se detallan los oficios emitidos, conteniendo: la fecha, dirigido a, firma, asunto. Con su correspondencia conteniendo: fecha de ingreso, respuesta, oficio N°, etc. Este papel de trabajo se realizó con el fin de facilitar la localización de los diferentes oficios remitidos y sus respectivos oficios de correspondencia.
La siguiente labor encargado por el jefe inmediato fue el ordenamiento y clasificación de archivos de auditoria como son archivo permanente, de planificación, corriente de Auditoria Financiera, Corriente de auditoria de Gestión, de examen especial, de Comunicación de hallazgos, de Resumen de Auditoria, de Correspondencia, Opcional y varios.
La ultima labor fue la codificación de archives, tanto en "Auditoria a Obras y la "Auditoria a los Estados Financieros y Presupuestarios ejercicio 2007".
Para mayor ampliación de la codificación del archivo se encuentra normado por el MAGU y la numeración es de acuerdo al criterio del auditor encargado.
CAPTITULO III
Dentro de la Normatividad para la Auditoria Gubernamental dentro de nuestro país el Según la Resolución de Contraloría N° 114-2003-CG en su Art. 7° establece que el Órgano de Control Institucional como Órgano conformante del Sistema Nacional de Control, encargado de ejecutar el control gubernamental interno posterior tiene como misión, promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales.
Estas acciones de control empiezan con la formulación del Plan Anual de control, para este fin la Contraloría General de la republica según Resolución de Contraloría N° 331-2003-CG da los lineamientos de política para la Formulación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional donde establece "Programar las acciones y actividades de control para lo cual se debe considerar la real capacidad operativa del OCI, comprendiendo al personal auditor nombrado y dentro del marco legal así como el personal de apoyo que participa en las actividades de control.
En lo establecido en esta resolución, resalta la capacidad operativa con la que cuentan los Órganos de Control Institucional, así como la experiencia del personal que labora en esta área en cuanto al proceso de la Auditoria, considerándose actualmente una limitación que posee el Órgano de Control Institucional de la Universidad nacional del Altiplano – Puno, debido a que no se cuenta con el personal idóneo para la realización de estas actividades, teniéndose un retraso en la presentación de los informes, no se cumplen los Programas de Auditoria.
Es necesario también tener criterios para la uniformidad de los papeles de trabajo dentro del marco de las Normas Internacionales de Auditoria (NIA), las Normas de auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) y las SAS.
A su vez se observa algunas deficiencias en el trabajo de los auditores más antiguos, debido al desconocimiento de la computación e Informática en el área técnica y por ende el sistema de auditoria que tiene la Contraloría general de la republica por Internet.
CAPITULO IV
Al finalizar las Practicas Pre-Profesionales Finales realizadas en el Órgano de Control Institucional (OCI) de la Universidad Nacional del Altiplano – Puno se llega a las siguientes conclusiones.
1. El Órgano de Control Institucional tiene como misión, promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la seguridad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales.
2. El Órgano de Control institucional, como unidad Orgánica especializada, se ubica en el mayor nivel jerárquico organizacional de la entidad, para efectos del ejercicio del control gubernamental. El Jefe del Órgano de Control Institucional informa directamente al Titular de la entidad sobre los requerimientos y resultados de las acciones y actividades de control inherentes a su ámbito de competencia.
3. El Órgano de Control Institucional de la UNA, no cuenta con personal especializado y suficiente, no cuenta con equipos de computo de ultima generación y debido a estas faltas y diferencias, las actividades de control se retrazan y no son cumplidos estrictamente a los Programas de Auditoria.
4. El Jefe del OCI tiene la obligación y el deber permanente, personal e intransferible de dar cuenta y responder ante el Contralor General y la unidad orgánica competente de la Contraloría General, del ejercicio de sus funciones y del cumplimiento de las metas previstas en su Plan Anual de Control.
5. Las Practicas PRE – Profesionales en el Órgano de Control Institucional, me permitió tener una visión amplia sobre la Contabilidad del sector Público, y en especial el Proceso de la Auditoria Gubernamental, interrelacionado las diferentes acciones de control.
6. De acuerdo a la NAGU 1.40 CONFIDENCIALIDAD, El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo. Es por esta razón que no se presentan cuadros reales con datos reales en el informe.
CAPITULO V
1. El Jefe del Órgano de Control Institucional (OCl), debe solicitar al titular de la entidad personal idóneo, capacitado, con experiencia y actualizado para el mejor desempeñó en las acciones de control.
2. El titular de la Universidad Nacional del Altiplano – PUNO , antes de hacer la rotación de personal debe realizar la constante capacitación y actualización del personal del Órgano de control Institucional, para esto la Universidad por intermedio del Jefe de control Institucional debe suscribir un contrato con entidades de alto nivel en referencia al control gubernamental, como la Escuela Nacional de Control, para la realización de eventos con facilidades de pago y costos menores, a la vez capacitación en cursos de computación e informática y a la vez mantenimiento, instalación y reparación de computadoras básico a los trabajadores mas antiguos, con la única finalidad de mejorar y agilizar el control de la actividad institucional de la universidad.
3. El titular de la Universidad Nacional del Altiplano – PUNO, debe brindar mayores recursos económicos y humanos suficientes, para la adecuada ejecución de las actividades de control.
4. El Titular de la Entidad debe brindar apoyo, comprando equipos de computo de ultima generación, estos permitirán agilizar el procesamiento de datos, obteniendo así un trabajo mas eficaz y suficiente.
5. El Jefe del Órgano de Control Institucional en coordinación con la Contraloría General de la Republica sede Puno, debe dar charlas en referencia a la elaboración de Papeles de Trabajo uniformizando los criterios Técnicos.
6. El Jefe del Órgano de Control Institucional debe tener constante comunicación con su personal en referencia al reglamento interno de trabajo.
CAPITULO VI
• Centro de Altos Estudios en Ciencias Fiscalizadoras "GLOSARIO DE TERMINOS DE USO FRECUENTE EN EL ACCIONAR DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL"; Lima – Perú 1992
• LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL LEY N° 27785 Publicado 23 de julio 2002
• LEY ORGANICA DE GOBIERNOS REGIONALES LEY N° 27867.
• MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Publicado 23 de Diciembre de 1998.
• MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO 02 DE Marzo del 2003.
• NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
• ANDRADE ESPINOZA SIMON; "NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA"; Ediciones Jurídicas Andrade; Primera Edición 2004
• QUISPE QUISPE, Manuel "Nuevas Técnicas y Procedimientos de Auditoria Gubernamental" Editores Impresores 1999
• UTURUNCO MAMANI FELICIANO "La auditoria operativa en el control fiscal " copytesis 1992
• PAGINA WEB DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.
Autor:
Hermer Cari
[1] El Peruano, Ley N? 27785 Ley Org?nica del Sistema Nacional y la Contralor?a Disposiciones. Complementarias
[2] Centro de Altos Estudios, Glosario de T?rminos de Uso Frecuente en el Accionar del Sistema Pag. 12
[3] Centro de Altos Estudios, Glosario De T?rminos De Uso Frecuente En El Accionar Del Sistema Pag. 17
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