Informatica aplicada a la gestión de la empresa

Concepto de Información Aplicado a la Empresa

La información es un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Determina la consecución de los objetivos de la empresa repercutiendo en el éxito o fracaso del negocio. Para que la información cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas características:

• Debe ser relevante: tiene que ser importante, que sea la información que nosotros necesitamos.

• Debe estar actualizada: debe utilizarse en el momento de ser generada.

• Debe ser económica: la obtención de la información no debe generar un coste elevado para la empresa.

• Debe ser rápida: el acceso a la información debe realizarse de forma rápida y sencilla.

• Debe ser de calidad: es importante que la información carezca de errores y sea completa.

• Debe ser objetiva: no cabe opción a subjetividades.

• Debe ser completa: el tener la información incompleta es peor que no tener nada.

• Debe ser aplicable: la información debe ser adecuada para la toma de una decisión, además de ser importante y pertinente. Una información que no satisfaga estas características carecerá de valor y, por tanto, no será válida para la organización.

Fundamentos de los sistemas de información.

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones

o empresas, porque representan poder.

El resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos colectivamente llamados sistemas de información orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: sistemas de apoyo a la decisión, sistemas expertos y sistemas de información para ejecutivos).

Entiéndase por sistema informativo a cualquier conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y desarrollo esté basado predominantemente en un intenso uso, distribución, almacenamiento y creación de recursos de información y conocimientos mediatizados por las nuevas tecnologías de información y comunicación.

Actualmente se habla de gestión en la información en las organizaciones, gestión de la calidad, gestión de los recursos de información, roles y capacidades de las personas en la gestión de información. Se habla en la actualidad, en la era de la información en la cual nos encontramos, la era de la inteligencia corporativa, la cual consta de varias fases en su establecimiento:

1. Concientización corporativa

2. Establecimiento de un departamento para procesar la información.

3. Desarrollo de un sistema electrónico.

4. Desarrollo de una red electrónica global

Todo esto muestra el desarrollo que ha transitado en los caminos de la evolución, la información y los sistemas informativos como vía fundamental para la tomas de decisiones en una organización, producto de los cambios que se han originado principalmente a partir de la masiva utilización de la computación, la información ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones.

Existe y existirá información en cualquier acción o intención del que hacer de la humanidad, por ende, no hay organización sin información. Los nuevos modelos de gestión señalan que actualmente el recurso más valioso que existe, es la información, en contraposición con el capital, cuya relevancia dejó ese primer plano.

Los orígenes y causas del surgimiento de las sociedades de información o los sistemas informativos se fundamentan en dos aspectos interrelacionados:

· El desarrollo económico a largo plazo

· Los cambios tecnológicos.

Componentes de los sistemas de información.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.

• Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes.

• Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.

• Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

• Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

• Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

Concepto de Bases de Datos, como estructuras de datos de la empresa

Las Bases de Datos son programas que administran información y hacen más ordenada la información, aparte de hacerla fácil de buscar. Se puede decir que el concepto de Base de Datos lleva a la idea de:

• Agrupar todos los datos relevantes de la empresa en un único lugar: ya que sustentarán las actividades del negocio y la toma de decisiones correspondientes.

• Compartir los datos: Lo que significa que varios usuarios pueden hacer uso simultáneo de la información contenida en la BD, en el sentido que todos ellos pueden tener acceso al mismo elemento de información y diferentes usuarios pueden utilizarlo para propósitos diferentes.

• Evitar redundancia e inconsistencia en los datos: Redundancia es un estado en el cual existen datos repetidos innecesariamente. Por ejemplo, en una BD podríamos tener almacenados datos de los empleados: apellido, nombre, domicilio, departamento, salario, etc., y también datos de inscripciones para cursos de capacitación. Inconsistencia es un estado en el que dos o más datos repetidos en una BD contienen diferentes valores. Generalmente es consecuencia de la actualización despareja o desordenada de datos redundantes. Por tanto no puede haber inconsistencia si no existe primero redundancia de los datos

• Estructurar los datos de una sola forma, de "la forma natural": La Base de Datos de una empresa debe en todo momento reflejar la realidad de la forma más fidedigna que se pueda lograr porque esto ayuda a comprender su estructura y funcionamiento. El diseño de la BD es crucial por ese motivo, y es entonces a partir de la realidad que debe dibujarse la BD y no la realidad ajustarse a esta.

• Proporcionar acceso a los mismos a través de lenguajes "naturales": ¿Qué ocurriría si nuestra BD está perfectamente diseñada y funcionando de manera óptima, pero cada vez que se consultan algunos datos, están a nuestro entender incompletos, con información redundante y/o mostrados de forma tal que dificultan su análisis? El objetivo por el cual se implementó la BD no está siendo logrado. Es así que la comunicación entre las BD y los usuarios también posee una importancia vital y se la debe diseñar con cuidado para reflejar el flujo natural de datos hacia la BD y desde ella.

La base de datos de clientes debe tener la gran capacidad de servir para ofrecer a esos clientes justo lo que necesitan. En el menor tiempo posible.

Sus características pueden ser ventajosas o desventajosas: pueden ayudarnos para almacenar, organizar, recuperar, comunicar y manejar información en formas que serían imposibles sin los computadores, pero también nos afecta de alguna manera ya que existen enormes cantidades de información en bases de datos de las que no se tiene control del acceso

Las bases de Datos tienen muchos usos: nos facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de información; permiten la recuperación rápida y flexible de información, con ellas se puede organizar y reorganizar la información, así como imprimirla o distribuirla en formas diversas.

Algunos paquetes comerciales manejadores de Bases de Datos son: El file Marker Pro, ProQuest Periodical Abstracts, Organizer de Lotus y Far Side Calendar de Amaze.

Los tipos de datos que se pueden introducir a una base de datos son:

*numéricos: se pueden introducir números para identificar partes del archivo, esto identifica la parte que numera al archivo o lo distingue de alguna manera.

*texto: el texto es un nombre que identifica al campo, ya sea el nombre del autor o

*etiquetas: son los títulos con los que cada campo es designado.

*fórmulas: son datos que aparecen como numéricos pero fueron hechos por medio de fórmulas

Un paquete manejador de bases de datos es más conveniente cuando se esta trabajando con bases de datos, y un administrador de archivos se usa más cuando sólo se esta buscando un archivo desde un procesador de textos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Herramientas de tecnologías Aplicadas a las empresas

La tecnología en entornos empresariales, constituye un instrumento muy importante especialmente para la gestión de la empresa. La figura presentada describe los niveles y áreas que los sistemas de Información se adaptan en la gestión empresarial.

No obstante, el uso de la tecnología se encuentra asociado al tamaño de la empresa, puesto que es más frecuente que una empresa grande emplee herramientas tecnológicas más avanzadas, en comparación a una pequeña y mediana empresa, ya que las empresas más grandes tienen mayor capacidad de inversión. En cualquier caso, este factor de uso depende del tipo de actividad. Pese a ello las herramientas tecnológicas tales como la implementación de redes LAN, uso de Internet, entre otros, son empleados cada vez con mayor frecuencia por las PYMES.

La tecnología ha permitido además, que las empresas puedan realizar de mejor manera la gestión de su capital humano mediante la implementación de soluciones tales como Business to Employee (B2E), que permite al empleado disponer de la información acerca de los procesos productivos y sobre el mercado, además tiene que ver con la gestión del conocimiento de los empleados, su función estratégica y su talento, el portal corporativo de empleados en donde pueden acceder a un conjunto de servicios tales como obtención de certificados, gestión de nóminas, cursos de formación, actualización de currículum vitae, definición de tareas, noticias.

Planeación de los recursos de una empresa es otra de las herramientas de gestión del capital humano, aplicaciones de gestión de recursos humanos, herramientas que permiten que el departamento de recursos humanos pueda dedicarse a gestionar y no a realizar tanto trabajo administrativo.

Un tipo de tecnología enfocada a la administración, seguimiento y contacto entre proveedores y clientes es el CRM (Customer Relationship Magament). Una de las ventajas de este tipo de sistemas es que puede almacenar toda la información relacionada con un cliente haciendo más eficiente e interactivo el proceso de ventas dentro de una empresa.

Uno de los sistemas más utilizados para capturar, procesar y distribuir la información dentro de procesos es el sistema DSS (Decision Support System). Éste permite lograr decisiones mejor estructuradas teniendo una interacción simultánea entre varios usuarios; además se puede contar con información en tiempo real, la cual puede ser analizada en el momento, haciendo más eficiente la comunicación; por ejemplo puede ser utilizado en la bolsa de valores como un apoyo para poder tomar decisiones en cuestión de segundos.

Dentro del los sistemas DSS, existen varias metodologías que son apoyadas por este tipo de sistemas; una de ellas es el E-sourcing. El enfoque principal de este tipo de metodología es la migración de los procesos o actividades manuales dentro de los de departamentos de compras o adquisiciones a procesos electrónicos. Este tipo de metodología agiliza una operación entre comprador y proveedor reduciendo así los tiempos de respuesta así como un mejor control y manejo de los procesos de adquisiciones.

Así mismo el E-sourcing cuenta con distintas modalidades de compra o negociación, por ejemplo, las subastas electrónicas inversas "ERA´s," las cuales tienen como objetivo generar un ambiente de negociación entre el comprador y proveedor. De esta manera se lleva a la baja los precios de producto en tiempo real. Una de las ventajas de este tipo de herramientas es que permite hacer una negociación más rápida y eficiente logrando generar ahorros y transparencia dentro del proceso.

Autor:

Isabel De Paris