Evaluaciones, análisis y mejoras de los procesos de la sección de compras internacionales

Resumen

El objetivo de esta investigación se basa en el análisis de los procesos de Compras Internacionales utilizados en CVG EDELCA, con la finalidad de recomendar y mejorar los tiempos en la función de planificación y control de estos procesos. Para tal fin, se realizó un análisis y diagnóstico, que condujeron a la identificación de las oportunidades de mejoras en el tiempo de cada una de las Etapas y a su vez contribuir con los correctivos necesarios. Este trabajo recopila la información teórica, análisis y propuestas de mejoras de las etapas involucradas en el proceso de Compras Internacionales y ejecución de las actividades descritas para cada proceso.

Palabras Claves: Evaluación, Análisis y Mejoramiento.

Introducción

La Corporación Eléctrica Nacional C.A (CVG EDELCA) a lo largo de toda su trayectoria en el mercado hidroeléctrico se ha posicionado como una organización eficiente, efectiva y productiva; por tal razón se preocupa siempre por estar a la altura de todos los clientes tanto nacionales como internacionales para ofrecerles un servicio de calidad.

Entre los tantos requerimientos presentados por las distintas unidades de CVG EDELCA, existes materiales, equipos y servicios que deben adquirirse fuera del país esto debido a que la empresa entre sus procesos operativos y de servicio cuenta con tecnología de punta y de avanzada que no solo se adquiere a nivel nacional, es vista de esto el departamento de adquisiciones entre sus secciones de compra tiene una encargada de la procura a nivel internacional (Sección de Compras Internacionales) la cual rigiéndose a la Ley de Licitaciones y al Manual de Normas y Procedimientos para la adquisición de Bienes, Materiales y contratación de Obras y Servicios, cubre las necesidades emanas de sus usuarios (las distintas unidades de la empresa), a través de procesos de compras por adjudicaciones directas donde se resguardan los intereses de la empresa.

Es por esto que la Sección de Compras Internacionales adscrita al Departamento de Adquisiciones, dentro de un Proceso de Mejoramiento Continuo, abarcando las evaluaciones y condiciones de mejoras en el desarrollo de las actividades ejecutadas en la sección de compras internacionales perteneciente al Departamento de Adquisiciones, permitiendo identificar los factores que obstaculizan con el proceso para dar una mejor respuesta y mejora, en búsqueda de la excelencia para prestar un mejor servicio a sus clientes internos, permitiendo describir la situación actual de las Etapas de Compras Internacionales.

Por ello, esta propuesta introduce un conjunto de iniciativas y medidas orientadas a mejorar el actual Proceso de Compras Internacionales, a través del estudio de las deficiencias presentes en el proceso; y presentar alternativas factibles, que influyan eficazmente en la búsqueda mismos.

El documento de investigación esta estructurado en 6 capítulos:

• Capitulo I: Se define el problema que de origen al proyecto.

• Capitulo II: Se describe todo lo que respecta a la empresa CVG EDELCA.

• Capitulo III: Se encuentra el soporte teórico que se necesita para la realización de los objetivos planteados que sustenta la investigación.

• Capitulo IV: Se plantea la metodología usada para la ejecución de la investigación.

• Capitulo V: Se presenta los resultados obtenidos.

• Capitulo VI: Se presenta la propuesta.

• Capitulo VII: Conclusiones y Recomendaciones.

CAPITULO I

El problema

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En las organizaciones los procesos son considerados como sistemas internos, caracterizados por una cadena de tareas encaminadas a satisfacer las necesidades de los clientes y cumplir los objetivos de la empresa. El hecho que en un proceso intervengan distintos departamentos dificulta su control y gestión, haciendo que recaiga toda la responsabilidad a todo aquel que intervenga en el desarrollo de las actividades. Lo más conveniente es que exista una debida coordinación en las diferentes funciones que realiza la empresa, para que los procesos puedan ser vistos como elementos descentralizados para cada unidad ejecutora.

Por otra parte, estos procesos deben ser entendidos, como una herramienta capaz de agilizar los trabajos y producir una serie de beneficios para las empresas; estos deben ser mejorados constantemente para estar preparados frente a cualquier cambio que se pueda presentar. Esta optimización continúa, permitirá a la empresa y a los empleados que las integran a minimizar posibles errores en todas las operaciones y mejorar las efectividades en las áreas afectadas, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y demandas de nuevos procesos.

La Corporación Eléctrica Nacional, CVG EDELCA, se caracteriza por ser una empresa líder en la comercialización del sector energético la cual satisface en un 75% aproximadamente la demanda de energía eléctrica a nivel nacional, a adquirido tecnología de punta para mantener y controlar sus procesos productivos, estableciendo tecnología de acuerdo a lineamientos y estrategias trascendentales que permitirán mejorar y optimizar las actividades desempeñadas en cada una de las unidades que conforman su estructura organizativa.

La División de Administración de CVG EDELCA, la Corporación Eléctrica Nacional, C.A, tiene dentro de sus responsabilidades la coordinación, supervisión, etc, de las funciones medulares de los departamentos de adquisiciones, bienes y materiales, seguros y procesamiento y obligaciones que se encuentran bajo su responsabilidad, encargándose de la procura de servicios materiales y bienes requeridos por las unidades solicitantes, procesando obligaciones contraídas con los proveedores y contratistas, así como también contratar las pólizas de seguro establecidas en los planes del beneficio del personal y aquellas que respondan a la evaluación de los riesgos a que están expuestos los bienes patrimoniales, en términos de oportunidad, eficiencia, costo y calidad, teniendo a su favor una tecnología de Sistema de Aplicación de Procesos (SAP) que tiene como característica brindar información "on-line", significando esto para los procesos obtener la información al momento sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamientos habituales como en otras aplicaciones, posee también la integración de los procesos que soportan la gestión administrativa, operativa y financiera de CVG EDELCA.

El Departamento de Adquisiciones adscrito a dicha Gerencia, se encarga de adquirir, oportunamente, los bienes, materiales y servicios demandados, por las distintas unidades de la empresa cumpliendo con las especificaciones requeridas, al mejor costo, tiempo y calidad rigiéndose bajo el marco normativo interno vigente y la ley de licitaciones y sus reglamentos; coordinando los tramites asociados al proceso correspondiente, procurando el adecuado desarrollo de gestión de las adquisiciones con los proveedores y contratistas formalmente seleccionados, así como la elaboración de los contratos respectivos, garantizando la disponibilidad de información que facilite el seguimiento del proceso de adquisición.

La sección de Compras Internacionales adscrito al Departamento de Adquisiciones tiene como función adquirir bienes, materiales y contratar servicios comerciales a nivel internacional, bajo las mejores condiciones de oportunidad, costos y calidad.

El proceso de Compras Internacionales abarca las siguientes etapas:

• Revisión y evaluación de las solicitudes que se trataran a través de esta sección.

• Selección de proveedores.

• Emisión y petición de ofertas.

• Evaluación técnica por la unidad usuaria de las ofertas presentadas.

• Si el precio o el costo de los materiales adquiridos es mayor a las 1100 UT, (buscar los rangos) se debe laborar punto de cuenta bien sea al director, presidente o junta directiva para su debida autorización.

• Una vez aprobado el punto de cuenta se elabora el respectivo pedido de compra y se buscan las firmas de autorización.

• Si el monto de los pedidos de compra son mayores a 11000UT, los mismos deben ser conformados por consultoría jurídica.

• Una vez conseguidas todas las firmas de autorización se entrega el pedido al proveedor a fin de que cumpla con lo establecido en las cláusulas del mismo.

• La mayoría de los procesos de Compras Internacionales llevados a cabo deben ser nacionalizados por nuestra sección de aduanas antes de ser entregados al almacén para su posterior utilización.

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El factor tiempo en la contratación de compras internacionales es de suma importancia, debido a que el retraso o entrega oportuna de los materiales, equipos y/o repuestos solicitados podría ocasionar situaciones no deseadas en las centrales hidroeléctricas de C.V.G EDELCA.

Dado que las unidades externas que participan en dicho proceso de compras no tienen establecido un tiempo de respuesta para el desarrollo de sus funciones, crean un impacto tremendo en los tiempos de respuesta deseados, lo cual ocasiona retardos en las colocaciones de los Pedidos de Compra, por lo tanto los mantenimientos planificados no se pueden llevar a cabo en los tiempos establecidos, creando en ocasiones situaciones de emergencia, no solo a nivel Estadal, Regional sino a nivel Nacional ya que la empresa produce el 75% de energía eléctrica que se consume en el país.

1.3 ALCANCE

La investigación se orienta a evaluar, analizar y mejorar las debilidades de la gestión de Compras Internacionales, con la finalidad de aumentar el mejoramiento de los procesos y servicios que presta el Departamento de Adquisiciones.

• DELIMITACIÓN

Este informe se desarrollo en las instalaciones del Edificio CVG EDELCA, Puerto Ordaz, Edo Bolívar, específicamente en el La sección de Compras Internacionales adscrito al Departamento de Adquisiciones. En el periodo comprendido a partir de 03/12/2007 al 21/03/2008.

• LIMITACIONES

El estudio se encuentra condicionado por el tiempo empleado para la recopilación de la información, también se puede decir que el desarrollo de un proceso completo, contiene tiempos de procura muy largos.

• JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

Se requiere conocer la situación actual de los procesos de Compras Internacionales adscrita del Departamento de Adquisiciones para gestionar las mejoras, con la finalidad de aumentar la Eficacia, Eficiencia, y Calidad en el servicio de adquisiciones de bienes.

Por lo tanto, es necesario realizar el estudio que permita a la Sección de Compras Internacionales contar de manera Efectiva, oportuna y formal para contar con un progreso a la gestión de calidad. Siendo esta una herramienta que contribuirá con la jornada de mejoramiento continúo en la que actualmente se encuentra enfocada la sección.

• OBJETIVOS

1.7.1 Objetivos Generales

Presentar plan de mejoras en los procesos de compras internacionales adscrito al departamento de adquisiciones generando mejoramiento de acuerdo a las necesidades de la sección.

1.7.2 Objetivos Generales

• Recopilar información necesaria para el conocimiento previo de los procesos de compras internacionales a ejecutar, según lo establecido en el Manual de Normas y Tablas para la Adquisición de Bienes y Materiales, mantenimiento e instrucciones de trabajo.

• Describir la situación actual de los procesos de compras internacionales del departamento de adquisiciones, de manera que permita hallar las debilidades de la gestión de los procesos para plantear acciones necesarias que permitan establecer mejoras considerables del proceso.

• Determinar y proponer mejoras según el análisis obtenido, tomando como referencia la tabla de muestras de presentación de resultados.

• Presentar la información redactada de las mejoras considerables del proceso.

CAPÍTULO II

Generalidades de la Empresa

2.1 RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA

La Corporación Eléctrica Nacional, (CVG EDELCA) bajo la tutela de la Corporación Venezuela de Guayana y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería, es la empresa de generación hidroeléctrica más importante que posee Venezuela. Forma parte del conglomerado industrial ubicado en la región Guayana, conformado por las empresas básicas del aluminio, hierro, acero, carbón, bauxita y actividades afines.

CVG EDELCA opera las centrales Hidroeléctricas: Gurí con una capacidad instalada de 10.000 Megavatios, considerada la segunda en importancia en el mundo, Macagua con una capacidad instalada de 3.140 Megavatios y Caruachi que tendrá una capacidad instalada al final de 2.280 megavatios.

Su ubicación en las caudalosas aguas del río Caroní, al sur del país, le permite a CVG EDELCA producir electricidad en armonía con el ambiente, a un costo razonable y con un significativo ahorro de petróleo.

En la actualidad CVG EDELCA aporta cerca del 100% de la producción nacional de electricidad a través de sus cuentas Hidroeléctricas Macagua, Gurí y Caruachi.

Figura 2.1 Ubicación De EDELCA

2.2 DESARROLLO HIDROELECTRICO DEL BAJO CARONÍ

Figura 2.2 Desarrollo Hidroeléctrico del Bajo Caroní.

2.3 FINES DE CVG EDELCA

• Generar beneficio económico para los accionistas, incrementando el valor de la empresa.

• Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente calidad, basado en la gestión sustentable de los recursos, para apoyar el desarrollo del país.

2.4 MISION DE CVG EDELCA

Producir, transportar y comercializar energía eléctrica a precios competitivos, en forma confiable y en condiciones de sustentabilidad, eficiencia y rentabilidad.

2.5 VISION DE CVG EDELCA

Empresa de servicio eléctrico de clase mundial, líder en desarrollo sustentable, pilar del progreso del país.

2.5 VALORES

• Humanismo: entendiendo por tal una gestión con sentido de justicia, pluralista y participativa, orientada al desarrollo integral de sus trabajadores, a la integración del factor ambiental en sus actividades y al compromiso social con las comunidades vinculadas a ellas.

• Participación: consiste en la promoción de una cultura que valora y motiva la generación de ideas, opiniones y sugerencias, dirigidas al mejoramiento continuo de la organizaron.

• Respeto: constituye el trato justo y considerado entre los trabajadores, hacia el ambiente, instituciones y organismos, clientes y proveedores, ciñéndose a la normativa de toda índole que incide sobre su actividad.

• Honestidad: refleja el comportamiento ético de sus autoridades, cuerpo gerencial y trabajadores, tanto dentro como fuera de la organización, con sentido de justicia y honradez, y la gestión transparente de todos los procesos administrativos con estricto apego a las normas.

• Compromiso: se manifiesta por la identificación y lealtad del trabajador con la empresa, la mística en el trabajo y el sentido de responsabilidad; en una institución que prioriza el trabajo justo y se ocupa del desarrollo integral del trabajador y su calidad de vida.

• Competitividad: conjunto de conductas de todos los niveles de la organización que permiten disputar o contender con los demás agentes del mercado en la prestación del servicio eléctrico, con alta calidad y al menor costo posible.

• Excelencia: búsqueda de la calidad superior y perfección, a través de mejoramiento continúo de su gente y de sus procesos internos, en el logro de las metas propuestas y en el servicio que suministra, a nivel de organizaciones a clase mundial.

2.7 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION

2.7.1 Objetivos Generales

• Generar electricidad aprovechando el potencial hidroeléctrico del Río Caroní, iniciando desde su parte más alta, Gurí, Caruachi, Tocoma, Macagua I y terminando en Macagua II.

• Estudiar, producir y administrar los recursos hidroeléctricos del Río Caroní.

2.7.2 Objetivos Específicos

• Ampliar la cobertura de los servicios de CVG EDELCA a un creciente número de clientes y sectores de la economía.

• Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente calidad.

• Garantizar la confiabilidad del sistema eléctrico.

• Mantener precios competitivos.

• Ser eficientes y rentables con sus accionistas.

• Lograr un Recurso Humano idóneo y motivado, que satisfaga las necesidades de CVG EDELCA.

• Velar por la conservación y protección de las cuencas y áreas de interés para CVG EDELCA.

• Empresa equilibrada desde el punto de vista financiero.

• Trabajo en equipo, fomentando la cooperación y colaboración entre las diferentes unidades, así como entre los trabajadores.

• Responsabilidad, honestidad y transparencia en las actuaciones, para mantener su imagen ante los trabajadores, clientes y accionistas.

• Creatividad e innovación.

• Promover la calidad de vida de su personal y sus familiares.

2.8 CENTRALES HIDROELÉCTRICAS

2.8.1 Central Hidroeléctrica MACAGUA I

La Central Hidroeléctrica Macagua I, fue la primera planta construida en los llamados saltos inferiores del río Caroní, localizada a 10 Kilómetros de su desembocadura en el río Orinoco, en Ciudad Guayana, estado Bolívar. Fue un aprovechamiento que no requirió la formación de embalse para su operación. (Ver figura 2.3)

Figura 2.3. Central Hidroeléctrica Macagua I

2.8.2 Central Hidroeléctrica SIMON BOLIVAR (GURI)

En el Cañón de Nekuima, 100 Kilómetros aguas arribas de la desembocadura del río Caroní en el Orinoco, se levanta imponente la estructura de la central hidroeléctrica Simón Bolívar "Gurí", con 10 millones de Kilovatios en sus dos casas de maquinas. La generación de esta planta supera los 50.000 GWh al año, capaces de abastecer un consumo equivalente cercano a los 300.000 barriles diarios d petróleo, lo cual ha permitido cumplir con la política de sustitución de termoelectricidad dictada por el Ejecutivo Nacional, con la finalidad de ahorrar combustibles líquidos que pueden ser utilizados para su exportación o su conservación con otros fines. (Ver figura 2.4)

Figura 2.4. Central Hidroeléctrica Simón Olivar (Gurí)

2.8.3 Central Hidroeléctrica MACAGUA II

La central Hidroeléctrica Macagua II es el tercer proyecto hidroeléctrico construido en el rió Caroní, Conforma, conjuntamente con la Central de Macagua I, el "Complejo Hidroeléctrico Antonio José de sucre". Está situado a 10 Kilómetros aguas arriba de la confluencia de los ríos Caroní y Orinoco en el perímetro urbano de Ciudad Guayana, estado Bolívar. Su capacidad de generación, ubicada en 2.450 megavatios, se encuentra garantizada por 12 unidades generadoras de 216 megavatios cada una, impulsadas por turbinas tipo Francis bajo caída neta de 46.4 m. instaladas en la Casa de Maquinas 2.

(Ver figura 2.5)

Figura 2.5. Central Hidroeléctrica Macagua II

2.8.4 Central Hidroeléctrica CARUACHI

El desarrollo hidroeléctrico Francisco de Miranda esta situado sobre el río Caroní, a unos kilómetros aguas abajo del embalse de Gurí.

Figura 2.6. Central Hidroeléctrica Caruachi

2.9 DESCRIPCION DEL PROCESO PRODUCTIVO

El principio de transformación pasa por una serie de etapas en las cuales la energía hidráulica se convierte en energía mecánica y esta a su vez en energía eléctrica.

Fundamentalmente se necesita obtener energía mecánica rotacional en el eje, el cual esta acoplado a un dispositivo (rotor) que junto con otro equipo a su alrededor (estator), y por medio de una conversión electromecánica, hace posible la transformación energética. Esta energía mecánica rotacional es posible obtenerla de una energía hidráulica almacenada en un 3embalse y disponible en todo momento. Para aprovechar esta energía almacenada se procede de la manera siguiente:

El agua del embalse entra por las tomas de aguas arriba, pasa por las compuertas de toma y recorre la tubería forzada, de unos 120 m. de longitud y un diámetro de 7.5 m. el agua recorre la tubería forzada, transforma la energía potencial en energía cinética, del cual cae desde una altura neta de 125 m. esta caída depende del nivel del embalse, el cual es determinado por factores como: Caudal turbinado, estación del año y otros.

Luego de completar el recorrido por dichas tuberías, el caudal de agua entra en una tubería en forma de espiral (que como su nombre lo indica va disminuyendo la sección transversal de modo que la velocidad del fluido permanezca constante a pesar de la disminución del caudal; de la caja espiral pasa el anillo distribuidor, en el cual, se encuentran las paletas fijas, cuya función es direccional el flujo hacia el rodete.

Luego de ser distribuida el agua, pasa por las paletas directrices o móviles, regulando el caudal que va ha ser turbinado. Al reducir su apertura, se reduce el caudal y por lo tanto, la potencia generada. Su movimiento se logra mediante servomotores hidráulicas. El agua que ha circulado por las directrices, incide sobre los alabes del rodete (los cuales tienen forma de aspas serpenteadas) con un ángulo determinado, de manera de lograr que el empuje generado en los alabes al desviar el flujo de agua, sea lo mas uniforme posible, produciendo el movimiento giratorio que es transmitido por el eje de la turbina, tiene en su centro un eje, el cual acopla el movimiento de la turbina con el eje del rotor. Este movimiento giratorio dentro del estator producirá debidamente excitado el flujo necesario para inducir la tensión en los arrollados del estator. Con esta conversión electromagnética el estator puede entregar la energía en forma eléctrica.

Esta energía eléctrica producida pasa a los transformadores de potencia, que por medio de las líneas de transmisión de alta tensión, se lleva al patio de distribución de Gurí de donde salen 11 líneas de 800/400/23/34.5KV, es en este lugar donde se analiza el suministro y distribución de energía al Territorio Nacional. Una vez logrado el giro del rodete, el agua se dirige por el llamado tubo aspirador y luego es descargada aguas abajo por el canal de descarga; el cual continúa el cauce del río.

Debe señalarse que para el mantenimiento de estas unidades generadoras, se colocan los tapones de mantenimiento ubicados aguas arriba y aguas abajo, los cuales cierran el paso de agua, el agua que queda en la caja espiral y en la tubería de aspiración se evacua usando bombas.

2.10 IMPORTANCIA ECONOMICA DE EDELCA PARA VENEZUELA

El sector eléctrico venezolano es el área de la economía venezolana que ha presentado más logros en los 42 años de la democracia en el país. En efecto, no solo han sido logros técnicos de importancia mundial como desarrollo del Caroní (Macagua; Gurí) y un sistema de transmisión alta tensión, sino que ha logrado llevar la electricidad al 95% de los venezolanos y hasta las zonas mas apartadas de la geografía Nacional. Venezuela es el país de mayor grado de electrificación de América Latina y es el que muestra el mayor consumo de KV/hora por habitantes de esta región del mundo.

2.10.1 Sistema De Transmisión De Energía Eléctrica De EDELCA

Figura 2.7 Sistema de Transmisión de Energía Eléctrica De EDELCA

2.11 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA C.V.G. LA CORPORACION ELECTRICA NACIONAL C.A. (EDELCA)

Figura 2.8 Organigrama general la Corporación Eléctrica Nacional C.V.G EDELCA

2.12 ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

Figura 2.9 Organigrama de la Dirección de Finanzas y Administración.

2.13GENERALIDADES DE LA DIVISION DE ADMINISTRACION

Procura y administra los servicios comerciales, bienes y materiales requeridos por las Unidades Organizativas de CVG EDELCA, procesando las obligaciones contraídas a los proveedores y contratistas. Así como, contratar las pólizas de seguro establecidas en los planes del beneficio del personal y aquellas que respondan a la evaluación de los riesgos a que están expuestos los bienes patrimoniales, en términos de oportunidad, eficiencia, costo, calidad y de acuerdo con el campo regulatorio vigente.

A continuación se muestra la estructura organizativa de la División De Administración:

Figura 2.10 Organigrama de la División De Administración Del Departamento De Adquisiciones.

2.14 GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

El departamento de adquisiciones tiene como objeto adquirir, oportunamente, los bienes, materiales y servicios demandados por las unidades organizativas, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes, cumpliendo con las especificaciones requeridas, al mejor costo y según el marco normativo vigente.

Objetivo

Establecer las actividades para la ejecución del proceso de Adquisiciones de Bienes, Materiales y Contratación de Servicios Comerciales, Nacionales e Internacionales, bajo la modalidad de Adjudicación Directa, mediante la definición y mejora continúa de los procedimientos.

Alcance

Las instrucciones presentadas, aplican para la Adquisición de Bienes, Materiales y Servicios Comerciales, Nacionales e Internacionales por Adjudicación Directa, desde que se inicia la recepción de la solicitud de pedido hasta la recepción del Bien, Material y/o Servicio Comercial.

El Departamento realiza las siguientes funciones:

• Coordinar y controlar la gestión de procura que asegure el suministro de bienes, materiales y servicios necesarios para la continuidad de los procesos administrativos y operativos requeridos por las unidades organizativas de CVG EDELCA.

• Coordinar los trámites asociados al proceso de licitación que le correspondan, vigilando el adecuado desarrollo de adjudicación de las adquisiciones a los proveedores y contratistas formalmente seleccionados, así como la elaboración de los contratos respectivos.

• Detectar las necesidades actuales y futuras para programar la adquisición de bienes, materiales y servicios y con calidad y oportunidad.

• Asegurar el tratamiento oportuno de gestionar oportunamente las solicitudes de adquisición de bienes, materiales y servicios, requeridas por las unidades organizativas.

• Administrar los contratos de bienes, materiales y servicios elaborados por el Departamento, mediante el seguimiento y control de la ejecución de los mismos y la aplicación.

• Asegurar el cumplimiento de las condiciones generales y particulares establecidas en los documentos de formalización de las adquisiciones de bienes, materiales servicios, tramitados por el Departamento.

• Gestionar los registros oportunos en el sistema de los procesos para adquirir, a fin de garantizar la disponibilidad de información que facilite el seguimiento del proceso de adquisición.

• Gestionar y conformar de forma oportuna las facturas o demás documentos relacionado con la adquisición de bienes y materiales o la contratación de obras y servicios comerciales y profesionales que corresponda con lo estipulado en los documentos de formalización establecidos entre las partes.

• Gestionar la tramitación oportuna ante los organismos públicos competentes, para la nacionalización de los bienes y materiales adquiridos en el exterior, así como toda la permisología necesaria, cumpliendo con la normativa vigente, a fin de entregarlos en el tiempo requerido por las unidades organizativas y minimizar los costos por concepto de almacenaje.

• Elaborar el presupuesto y el plan operativo anual del Departamento.

• Mantener comunicación permanente con las unidades organizativas, a fin de garantizar que las adquisiciones cumplan con las especificaciones requeridas por las mismas.

• Asegurar que se realice el seguimiento continuo a las solicitudes de adquisición de bienes, materiales y servicios recibidas, a fin de garantizar la atención oportuna de los requerimientos efectuados por las unidades organizativas.

• Negociar con los proveedores y contratistas la calidad, el tiempo de entrega y los precios de los bienes, materiales y servicios requeridos.

• Suministrar oportunamente, a los proveedores y contratistas las especificaciones y características de los bienes, materiales y servicios a ser adquiridos.

• Efectuar los trámites que le correspondan, asociados al proceso de licitación, de acuerdo con las normas, instrucciones y procedimientos establecidos para tal fin.

• Analizar, validar y aprobar en cada una de las etapas del proceso de procura, en el nivel de su competencia.

• Formalizar la adquisición de bienes, materiales y servicios comerciales, cuya responsabilidad sea del Departamento.

• Garantizar el cumplimiento de las condiciones generales y particulares establecidas en los documentos de formalización de las adquisiciones de bienes, materiales y servicios, tramitados por el Departamento.

• Gestionar, oportunamente, la ordenación de pagos originados por las adquisiciones de bienes y materiales o la contratación de obras y servicios comerciales y profesionales, cumpliendo con la normativa vigente, a fin de contribuir a saldar los compromisos contraídos por la empresa.

• Canalizar ante el departamento de gestión de seguros la documentación relacionada con los embarques y llegada de mercancía adquirida a través de las condiciones de embarque F.O.B.

• Autorizar los trámites para la nacionalización y el embarque de mercancías consignadas a CVG EDELCA.

• Aplicar los mecanismos de medición y evaluación de los indicadores de gestión diseñados para la unidad.

• Ejecutar los proyectos de mejoras y/o las acciones correctivas y preventivas que contribuyan a mejorar constantemente la gestión de la unidad definidas a partir del análisis de las desviaciones obtenidas.

2.15 EL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES TIENE BAJO SU ADSCRIPCIÓN LAS SIGUIENTES SECCIONES:

• Sección de Compras Internacionales

La Sección de Compras Internacionales tiene como objetivo tramitar, oportunamente, los bienes, materiales y servicios demandados por las unidades organizativas, ante los organismos del estado especializados en las compras internacionales, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes , cumpliendo con las especificaciones requeridas, al mejor costo y según el marco normativo vigente.

• Sección de Compras Directas Sur Oriente

La Sección de Compras Directas Sur Oriente tiene como objeto adquirir, oportunamente, los bienes, materiales demandados por las unidades organizativas, clasificados como compras directas, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes, cumpliendo con lo requerido, al mejor costo y según el marco normativo vigente.

• Sección de Compras de Almacén Sur Oriente

La Sección de Compras de Almacén Sur Oriente tiene como objeto adquirir, oportunamente, los bienes, materiales demandados por los almacenes de CVG EDELCA, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes, cumpliendo con lo requerido, al mejor costo y según el marco normativo vigente.

• Sección de Contratación de servicios Comerciales Sur Oriente

La Sección de Contratación de servicios Comerciales Sur Oriente tiene como objetivo contratar, oportunamente, los servicios comerciales demandados por las unidades organizativas ubicadas en Puerto Ordaz, Guri, Macagua, Caruachi, Tocota, y las sub. estaciones: Malena, La Canoa, El Tigre, José, El Furrial, El Callao, Las Claritas, Santa Elena y Barbacoa, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes , cumpliendo con las especificaciones requeridas, al mejor costo y según el marco normativo vigente.

• Sección de Compras de Bienes, Materiales y Contratación de Servicios Centro Occidente

La Sección de Compras de Bienes, Materiales y Contratación de Servicios Centro Occidente tiene como objeto adquirir, oportunamente, los bienes, materiales y servicios comerciales demandados por las unidades organizativas, ubicadas en Caracas y las sub. Estaciones: La Horqueta, Santa Teresa, La Arenosa, Yaracuy, Cúa tricentenario, El Tablazo y San Jerónimo, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes.

2.16 GENERALIDADES DE LA SECCION DE COMPRAS INTERNACIONALES

La sección de compras internacionales tiene las siguientes funciones:

• Ejecutar las actividades al proceso de compras de bienes, materiales y servicios a nivel internacional, solicitadas por las unidades organizativas de CVG EDELCA, y el proceso de gestión de aduanas, cumpliendo con la normativa vigente.

• Verificar y procesar las solicitudes de pedidos de bienes, materiales y servicios a nivel internacional, demandadas por las unidades organizativas.

• Tramitar las peticiones de ofertas de acuerdo con los lineamientos y condiciones particulares establecidas para tal fin.

• Evaluar las ofertas en cuanto a especificaciones técnicas, costo, calidad, tiempo y condiciones de entrega, en función a los intereses de CVG EDELCA.

• Negociar con los proveedores, considerando calidad, tiempo, condiciones de entrega y precio de los bienes, materiales y servicios requeridos.

• Formalizar la adquisición de los bienes, materiales y servicio requeridos.

• Tramitar oportunamente los registros correspondientes en el sistema, a fin de garantizar la disponibilidad de información que facilite el seguimiento y control del proceso.

• Realizar seguimientos a las solicitudes de pedidos, a fin de garantizar la atención oportuna de los requerimientos efectuados por las áreas organizativas.

• Asesorar a las distintas unidades sobre los procesos de nacionalización de carga y la documentación requerida por las autoridades aduaneras.

• Tramitar ante los diferentes entes gubernamentales la permisología requerida para la obtención de exoneraciones y Certificados de Calidad.

• Tramitar la documentación ante el agente de aduana para procesar el trámite de nacionalización, exportación o tránsito, con sus respectivas instrucciones.

• Registrar en el sistema los pedidos referidos a los impuestos de importación, agentes aduanales y almacenadotas.

• Coordinar la entrega del material al Almacén General o a las diferentes subestaciones.

• Asesorar a los proveedores sobre el cumplimiento de las cláusulas de nacionalización establecidas en los Contratos u Orden de Pedido.

• Registrar en el sistema los gastos de la cuenta centralizadas de importaciones.

• Mantener contacto directo con los agentes de aduana, despachadores y proveedores

• Llevar control del inventario del material existente en los almacenes de aduana administrados por CVG EDELCA.

• Gestionar y conformar de forma oportuna las facturas o demás documentos relacionado con la adquisición de bienes y materiales o la contratación de obras y servicios comerciales y profesionales, verificar que se correspondan con lo estipulado en los documentos de formalización entre las partes

• Cooperar en la ejecución de los proyectos de mejoras y/o las acciones correctivas y preventivas que ayuden a mejorar constantemente la gestión del Departamento de Adquisición.

CAPÍTULO III

Marco teórico

3.1 ¿QUÉ ES EL SAP R/3?

Desde un punto de vista funcional y de su arquitectura técnica, SAP R/3 puede definirse como un software abierto, basado en la tecnología cliente/servidor, diseñado para manejar las necesidades de información de una empresa. SAP R/3 es el software de estas características de mayor divulgación en todo Edmundo, contando con más de 18.000 instalaciones en más de 100 países. Es la versión mejorada de un producto anterior (Sistema SAP R/2) que a permitido a SAP AG convertirse en la empresa líder de software empresarial, que es lo que consiste básicamente SAP R/3. sin embargo, no se limita a ser un simple paquete de programas informáticos; SAP R/3 va mas allá: supone todo un equipo ( de personal, programas, comunicaciones, parthers) trabajando 24 horas al día para la empresa en que se instale.

El sistema SAP R/3 es un sistema "on-line" y en tiempo diseñado para cubrir de forma global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo medio/grande. Consta de un conjunto de módulos totalmente integrados que cubren una gran variedad de funciones de negocio entre las que se incluyen: Gestión Económico Financiera, (Contabilidad General, Contabilidad Analítica, Activos Fijos, Modulo Financiero, etc.), Logística, Comercial y Distribución, Producción (Planificación, Control, Sistema de Producción en serie, lotes, JIT, etc.), Control de Calidad,

Mantenimiento, Gestión integrada de Proyectos, recursos Humanos, Workflow, etc.

En definitiva, puede afirmarse que cubre todas las áreas funcionales de la empresa. Además, se están desarrollando y en su caso mejorando, las llamadas Soluciones Industriales, lo que significa una mayor adecuación del sistema SAP a las particularidades de cada negocio sectorial: Petróleo, Automoción, Publishing, Laboratorios Farmacéuticos, Retail, Alimentación, Sector Publico, Telecomunicaciones, etc.

3.2 DEFINICIONES DE TERMINOS CLAVES PARA EL PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES

3.2.1 Adjudicación Directa

Es el Procedimiento excepcional de selección del contratista, en el que éste es seleccionado por el ente contratante, de conformidad con la Ley de Licitaciones y su Reglamento (Artículo 5, ordinal 10, Decreto Ley de Licitaciones).

3.2.2 Acto Privado

Etapa del procedimiento de procura, que tiene como finalidad realizar un acto interno de apertura de ofertas, en el cual participan más de dos (2) personas que realizan la función de procura.

3.2.3 Contratista

Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para alguno de los entes regidos por el presente Decreto Ley, en virtud de un contrato, sin que medie relación de dependencia.

3.2.4 Participante

Es cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido pliegos para participar en una Licitación General o una Licitación Anunciada Internacionalmente, o que ha sido invitado a presentar oferta en una Licitación Selectiva o Adjudicación Directa. (Artículo 5, ordinal 2, Decreto Ley de Licitaciones).

3.2.5 Contrato

Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y órdenes de servicio. (Artículo 5, ordinal 4, Decreto Ley de Licitaciones).

3.2.6 Clasificación

Es la ubicación del interesado en las categorías de especialidades del Registro Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base en su capacidad técnica general. (Artículo 5, ordinal 6, Decreto Ley de Licitaciones).

3.2.7 Oferente

Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de voluntad de participar o una oferta en alguno de los procedimientos previstos en el presente Decreto de Ley. (Artículo 5, ordinal 7, Decreto Ley de Licitaciones).

3.2.8 Emergencia Comprobada

Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o la amenaza de paralización total o parcial de las actividades del ente: (Artículo 5, ordinal 11, Decreto Ley de Licitaciones).

3.2.9 Presupuesto Base