- Grupo
- Tipos de grupo
- Elementos que fomentan un grupo
- Conflicto organizacional
- Tipos de conflicto organizacional
- Resolución de conflictos
- Proceso de comunicación
- Tipos de comunicación en la organización
1. GRUPO.
"El grupo es un conjunto de dos o más individuos interdependientes e interactivos que buscan alcanzar objetivos comunes".
Cabe destacar que no existe una definición de grupo universalmente aceptada ya que para definir un grupo deben tomarse en cuenta sus características especificas o una perspectiva de la función del grupo. Por estar esta investigación enmarcada en la cátedra "Psicología de las organizaciones", tomaremos en cuenta las definiciones que consideramos adecuado conocer.
El grupo en función a la Organización.
"El grupo es una unidad social que consiste en un numero de individuos que desempeñan un papel y tienen relaciones de estatus entre sí, y que poseen un conjunto de valores o normas propias que regulan su conducta, al menos en cuestiones que son de consecuencia para el grupo".
El grupo en función de la Interacción.
"Entendemos como grupo cierto número de personas que se comunican entre sí, a menudo durante cierto periodo de tiempo, y cuyo número es suficientemente reducido para que cada persona se pueda comunicar con todas las demás, no por mediación de terceros, sino cara a cara".
Una organización se rige por requisitos técnicos que surgen de sus metas declaradas. El logro de estas metas exige que se lleven a cabo ciertas tareas y que se asignen empleados que las realicen. Por consiguiente, la mayoría de los empleados integran algún grupo con base en sus posiciones dentro de la organización, los grupos formales.
Además siempre que los individuos se asocian de manera mas o menos continua, se tienden a formar grupos cuyas actividades o intereses pueden diferir de las que requiera la organización; estos son los grupos informales. Tanto los grupos formales como los informales presentan las mismas características generales.
Grupos Formales.
Son grupos que se crean por decisión gerencial para alcanzar las metas declaradas de la organización. Las demandas y procesos de la organización conducen a la formación de dos tipos de grupos formales.
Grupo de Mando.
Esta compuesto por los subordinados que están directamente bajo las ordenes de un supervisor asignado.
Ejemplo: Los supervisores de los diferentes departamentos conforman el grupo de mando en el organigrama.
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Ejemplo: Los empleados de los departamentos del organigrama que esta arriba conforman los grupos de trabajo.
Grupo de Trabajo.
Es el que se compone de empleados que trabajan juntos para completar cierta tarea o proyecto en particular asignada por un supervisor inmediato.
Grupos Informales.
Agrupaciones naturales de personas que ocurren en la situación laboral y surgen como respuesta a necesidades sociales propias. Son grupos que no surgen a raíz de un diseño calculado sino que evolucionan naturalmente.
Grupos por Interés.
Formados por individuos que tal vez no pertenezcan al mismo grupo de mando o trabajo, que pueden afiliarse para lograr algún objetivo mutuo. Dichos objetivos no se asocian con los de la organización, pero son específicos para cada grupo.
Grupos por Amistad.
Grupos se forman porque los integrantes tienen algo en común, como la edad, las creencias políticas, o por su ascendencia étnica, los grupos por amistad extienden frecuentemente su interacción y su comunicación a actividades fuera del trabajo.
3. ELEMENTOS QUE FOMENTAN UN GRUPO.
La Aceptación Mutua.
En la primera etapa de la formación del grupo sus miembros se mostrarán desmotivados a comunicarse entre sí; Es típico que no estén dispuestos expresar sus opiniones, actitudes o creencias hasta que alcancen un mínimo nivel de confianza mutua.
La Motivación y Productividad.
Cuando se alcanza un nivel ideal de comunicación entre los miembros de un grupo estos comienzan a invertir mas tiempo en la consecución de las metas pertinentes al grupo y así comienzan a trabajar como unidad de cooperación en vez de competición.
El Control y la Organización.
A estas alturas los miembros valoran el hecho de pertenecer al grupo y comienzan a reglamentarse por las reglas del grupo, toman prioridad las metas del grupo por encima de las individuales. Se obedecen las normas o se aplican sanciones cuya máxima expresión es el ostracismo por no cumplir con las metas o normas del grupo, otras normas de control incluyen el aislamiento temporal o el trato agresivo por parte de los demás integrantes.
La Estructura.
El paso del tiempo desarrolla algún tipo de estructura en el grupo. La experiencia, La agresividad, el poder y el estatus son los factores que la definen. En los grupos formales el estatus suele determinar la posición en la estructura y en los informales, se basa en cualquier cosa que parezca relevante al grupo.
La Jerarquía de Estatus.
El estatus y la posición son tan similares que pueden ser términos intercambiables, los criterios a considerar serian la experiencia o antigüedad del integrante del grupo sin comprometer su posición dentro de la estructura del mismo.
El Papel.
Cada persona tendrá un papel asociado dentro de la estructura del grupo. El papel es un conjunto organizado de comportamientos que se esperan de un individuo que ocupe una posición especifica.
Es el patrón de comportamientos que la persona en un puesto piensa que debe desempeñar y que en algunos casos coincide con el papel esperado.
- Papel Percibido.
- Papel Desempeñado.
Suele ser el comportamiento que de hecho cumple o tiene la persona dentro del grupo.
En los grupos relativamente bien fomentados suele coincidir el comportamiento del papel esperado con el percibido.
Las Normas.
Son los estándares que generalmente comparten los miembros del grupo y que reúnen ciertas características que son importantes para estos, se forman solo con relación a asuntos que signifiquen algo para el grupo, se pueden poner por escrito, ó comunicarse verbalmente.
El Liderazgo.
El papel del liderazgo en los grupos es una parte crucial porque el líder del grupo ejerce cierta influencia sobre sus integrantes y esta en una posición excelente para juzgar lo preparado que este el grupo para asumir sus tareas.
La Cohesión.
Los grupos formales e informales parecen tener una cercanía o comunidad de actitud, comportamiento y desempeño. La cohesión es la fuerza de los deseos de los integrantes para permanecer en el grupo y su nivel de compromiso con él mismo.
Situación que se origina cuando las necesidades particulares de cada grupo o miembro empiezan a prevalecer sobre las de los demás grupos o miembros y se genera un ambiente de competencia donde se busca satisfacer metas particulares sin considerar en que grado afecta las metas de otros miembros o grupos en el entorno.
5. TIPOS DE CONFLICTO ORGANIZACIONAL.
A NIVEL INDIVIDUAL.
Frustración.
Situación que produce el fracaso en la obtención de las metas deseadas por el individuo.
En el mundo organizacional es inevitable que algunos de sus integrantes experimenten frustración a lo largo de la vida laboral ya que en esta se presentan situaciones donde las personas solo pueden alcanzar el éxito a expensas de otras.
Conflicto de Intereses.
Conflicto de aspecto individual e interno que presenta el individuo cuando desea alcanzar algo que tiene tanto aspectos positivos como aspectos negativos.
Situación común que se presenta cuando el individuo esta forzado a elegir entre dos situaciones que ofrecen aspectos positivos pero que son excluyentes. Al instante que tome su decisión esta renunciando automáticamente a los beneficios que brindaba la otra opción.
- Atracción – Atracción.
Situación en la que las dos opciones que se ofrecen al individuo no le reportan ningún tipo de beneficios y se verá forzado a elegir la que considere menos negativa de los dos.
- Evasión – Evasión.
- Atracción – Evasión.
Situación en la que el individuo desea alcanzar un objetivo concreto, pero cuya obtención le generará cierto daño. Sobretodo las decisiones pautadas para cierta fecha límite son las que provocarán cierto deseo de evasión en el individuo a medida que se acerca la fecha.
Conflicto de Papeles.
La mayoría de las personas desempeña papeles múltiples. El conflicto de papeles se presenta cuando una persona recibe mensajes incompatibles acerca del comportamiento adecuado para un tipo de papel. Por ejemplo, no se puede ser el padre que va al acto de grado del hijo el lunes a las 9:00 a.m. y el gerente que tiene una importante reunión el lunes a las 9:15 a.m., esto significa que la persona tendrá un conflicto generado por uno de los papeles que debió cumplir y no cumplió.
A NIVEL ORGANIZACIONAL.
Conflictos Funcionales.
Es la confrontación grupal dentro de la organización que aporta mejoras y beneficios a favor de la misma. Por ejemplo cuando dos grupos debaten acerca de la manera más conveniente de prestar un servicio, llegaran a un acuerdo que beneficiará a un cliente y de esta manera la organización obtiene meritos ya que a esta atribuirá el cliente su grado de satisfacción.
Conflictos Disfuncionales.
Son generalmente las confrontaciones intergrupales de la organización que en vez de beneficiarla impiden el buen desempeño de esta. Los conflictos disfuncionales suelen tener impacto negativo en el desempeño de los individuos grupos y organizaciones.
Se originan principalmente cuando la organización asigna tareas al personal sin tomar en cuenta la concordancia entre el grado de preparación del empleado con la habilidad que se requiere para ejecutar dichas tareas, o la asignación de elementos simbólicos del estatus que denota cierta posición dentro de la estructura de la empresa.
- Incongruencia de Estatus
- Resistencia al Cambio
Otro de los problemas sobresalientes que se relacionan al conflicto. Generalmente hablando, los individuos se resisten al cambio porque este los asusta y tienen el prejuicio de que este representa una amenaza. Por ejemplo, una propuesta de automatización de un departamento representa aprender a utilizar el software para tal fin a lo que muchos se opondrán simplemente por el miedo absurdo al computador que siempre tienen ciertos empleados.
En virtud de que los gerentes tienen que vivir con el conflicto intergrupal necesitarán emplear las técnicas necesarias para solucionar conflictos que hayan alcanzado niveles disfuncionales para la organización.
La Solución de los Problemas.
Por medio de la confrontación de los dos grupos cara a cara para identificar los conflictos y resolverlos. Lo que se trata de hacer es reunir información relevante sobre los conflictos hasta que se llega a una decisión. En muchos casos donde el conflicto es causado por malentendidos esta técnica resulta muy beneficiosa.
Metas de Orden Superior.
La implementación de metas de orden superior involucra el desarrollo de un numero de metas y objetivos comunes que no se pueden lograr sin contar con la cooperación de grupos interesados. Que sea un conjunto de metas que sea inalcanzable para un solo grupo y además superen las de los otros grupos.
Expansión de los Recursos.
La escasez de recursos puede ser un factor que genere conflictos. Se debe tratar de compensar la disponibilidad de recursos o en su defecto una sabia repartición de los mismos, de manera que no existan situaciones en los que un grupo se sienta menos favorecido que otro.
Muchos conflictos tienen origen en las disputas por la asignación de presupuestos, o las escasas promociones que se dan en la organización. Esta técnica no se considera viable ya que muchas empresas pueden tener capitales estipulados ó no tener en mente la expansión o el crecimiento.
La Evasión.
En muchas ocasiones puede existir una manera de evitar el conflicto, aunque esta manera no trae ningún beneficio a largo plazo se puede utilizar como una solución temporal que aportaría mas tiempo para pensar en la manera más eficaz para encontrar una posible solución del conflicto
La Mediación.
Con el uso de esta técnica se trata de hacer énfasis en los intereses comunes de los grupos y así tratar de minimizar sus diferencias. Recalcar los puntos de vista compartidos por los grupos es la hipótesis básica detrás de la mediación para facilitar el movimiento de los grupos hacia una meta en común, aunque si las diferencias entre los grupos son marcadas, la mediación solo servirá como una solución a corto plazo.
El Regateo.
Una de las técnicas tradicionales para resolver los conflictos entre grupos, donde se trata de que las dos partes renuncien a algunas de sus demandas sin alterar demasiado el propósito de sus metas y tratar de que cada grupo sacrifique algo de valor en concesión para poder hacer una repartición de la manera más equitativa posible.
La Autoridad.
El método más antiguo y al que frecuentemente se recurre para resolver la mayoría de los conflictos. Mediante este método la gerencia resuelve el conflicto según su parecer y la comunica a los grupos subordinados en conflicto que acatan usualmente las ordenes de sus superiores. Pero con el uso de esta técnica se esta atacando el conflicto y no la causa del mismo por lo que es probable que el conflicto vuelva a aparecer después de todo.
Alteración de las Variables Estructurales.
Otra manera de resolver las disputas, que no implica el cambio de la estructura de la organización sino que implica acciones como el traslado o intercambio de algún miembro a otro grupo o de tener a un intermediario que fomente la comunicación entre los grupos.
Hay que aclarar que existen otras técnicas para manejar conflictos, lo que hay que tomar en cuenta es saber reconocer e identificar las causas del conflicto.
7. PROCESO DE COMUNICACIÓN.
Comunicación.
Es el proceso mediante el cual se transmiten significados, puede ser oral o escrita, que van desde una parte que emite, hacia otra que recibe o decodifica.
En la comunicación encontramos siete elementos clave para cumplir el proceso cabalmente.
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La Idea.
En primer lugar, debe existir una idea o pensamiento que se quiere transmitir, el emisor debe poseer el mensaje que desea transmitir a la otra parte.
Codificación
En segundo lugar, la idea se debe codificar o expresar en alguna forma de transmisión, el emisor debe organizar de manera coherente la idea según el medio de transmisión de la misma.
Transmisión.
Determinar el medio de transmisión según la necesidad, la manera verbal seria la ideal cuando dependemos de la retroalimentación inmediata a nuestra idea, de modo escrito será una manera que usaremos cuando no es necesario obtener respuesta inmediata al mensaje que se comunica.
Ruido.
Elemento muy común que se interpone entre la transmisión y recepción del mensaje que se quiere comunicar, y que es preciso vencer. Conversaciones en voz alta y conductas desconcertantes en el ambiente serian factores que podrían interferir e incluso alterar el mensaje que queremos hacer llegar.
Recepción.
Debe haber otra parte o persona que sea receptora del mensaje, dicha recepción debe escucharse atentamente si el mensaje es oral, y poseer una buena lectura en el caso que sea un mensaje escrito.
Decodificación
El receptor debe hacer una correcta decodificación del mensaje y reconstruir el significado que tiene en mente el emisor.
Acción.
Se debe emprender la acción, en algunas ocasiones el receptor deberá hacer algo con la información que recibe, en otras su propósito final es que la acción específica del mensaje se realice mas adelante. Sin embargo, en todos los casos es conveniente darle alguna retroalimentación al emisor para que sepa que el mensaje se recibió correctamente.
8. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.
Comunicación Descendente.
Esta clase de comunicación es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar. Es decir, la comunicación que es emitida por el grupo de mando y que recibe el grupo de trabajo.
Comunicación Ascendente.
Es cuando los trabajadores de una organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general que sucede al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo; ésta información suele ser detallada y específica. En este caso sería la comunicación emitida por el grupo de trabajo y que es recibida por el grupo de mando.
Comunicación Horizontal.
Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. Por ejemplo la comunicación que fluye dentro el grupo de mando o la que se da dentro del grupo de trabajo.
Comunicación Informal.
Es la que comprende toda la comunicación no formal entre los grupos de la organización, son la expresión de conducta natural de las personas por comunicarse y que algunas veces utilizan para complementar la información que reciben por canales formales. El rumor y el chisme forman parte de la comunicación informal.
9. COMO LOGRAR UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LAS ORGANIZACIONES.
Comunicación Cara a Cara.
Siempre que sea posible debe preferirse la comunicación cara a cara, ya que este sistema permite que el individuo emisor vea como reacciona la persona receptora del mensaje. Ya que la gesticulación, y la entonación contribuyen a darle mas significado a lo que se trata de comunicar.
Simplicidad.
Cualquiera que sea el medio de comunicación, los mensajes deben transferirse en un lenguaje sencillo y compresible. Siempre pensamos que estamos usando las palabras correctas en la manera que comunicamos sin tomar en cuenta que el receptor puede estar interpretándolas de otra manera.
Repetición.
La repetición del mensaje es necesaria en todas las transmisiones excepto las más sencillas. Debemos tomar en cuenta siempre la cantidad de datos que queremos comunicar para intentar no sobrecargar la capacidad de entendimiento del receptor.
Empatía.
Es el proceso mediante el cual la persona se pone figurativamente en el lugar de otra, en este caso nuestro receptor. Debemos considerar las reacciones que va a provocar el contenido de nuestro mensaje en el receptor para tomar previsión y evitar en lo posible que surjan malentendidos.
Escucha Efectiva.
Fingir que se esta prestando atención a la persona que esta hablando es uno de los aspectos negativos de la comunicación. Se debe estar atento siempre al mensaje del que somos receptores para tener una idea clara, si tenemos dudas acerca del significado que tratan de comunicarnos debemos solicitar información adicional.
- "Comportamiento en las Organizaciones"
Richard Hodgetts, Año 1983, Mc Graw Hill, México.
- "Las Organizaciones"
James L. Gibson, John M. Ivancevich, James H. Donnelly, Jr.
Año 1994, Addison-Wesley Iberoamericana, Usa.
- "Investigación en Comunicación Organizacional"
Leonardo E. Sayago, Año 2003, www.monografias.com.
Autor:
Renato Nardelli
Cátedra: Psic. De Las Organizaciones.