Auditoria integral a la terminal de transportes (página 3)

• En el curso del año 2007 se efectuaron remisiones en ambulancia de 131 personas, lo que refleja una disminución del 56.77% al compararlas con las efectuadas en el año 2006, las que fueron de 303 personas que presentaban cuadros de intoxicación por burundanga (escopolamina) y excepcionalmente pasajeros que llegan muy enfermos; en el año 2008 se remitieron 370 pasajeros en ambulancia, lo que muestra un incremento del 182.44%, frente a las personas remitidas en el año 2007.

• En el curso de la vigencia 2007 se atendieron 225 personas en Orientación y Remisión de personas desplazadas que fueron ayudadas en coordinación con las empresas transportadoras y los comerciantes de la copropiedad de la Terminal; ayuda en la que juega un papel muy importante la Pastoral Social de la Arquidiócesis de Bogotá; algunas de estas ayudas son para colaborarle a personas y autoridades relacionadas con el tema de trata de blancas.

• Durante la vigencia 2007 se atendieron 26 menores, los que frente a los 540 atendidos en el año 2006 muestran una disminución del 95.19%, estos menores corresponden a algunos que se han volado de sus hogares y han llegado a Bogotá, o que han sido traídos con engaños a la ciudad; la colaboración prestada a estos niños es en coordinación con otras entidades públicas. Para la vigencia 2008 los menores atendidos fueron 335, los que frente a los ayudados en el año 2007 reflejan un crecimiento del orden del 1.188,46%.

• La Terminal de Transporte atiende a los ciudadanos telefónicamente durante las 24 horas del día.

• Tomando en consideración que los clientes de la Terminal de Transporte van de paso, la entidad no realiza rendición de cuentas a la ciudadanía en forma individual, sino que lo hace conjuntamente con la rendición de cuentas que efectúa el Alcalde Mayor de Bogotá.

• En el curso de la vigencia 2007, la Terminal de Transporte intensificó a través de los distintos medios de comunicación la campaña compre su tiquete con anticipación, situación que permitió que se disminuyeran las congestiones que se presentaban en las taquillas de las diferentes empresas transportadoras, ante todo en las temporadas de alto nivel de transporte de pasajeros

El comité coordinador de Transporte Intermunicipal constituyó el comité interinstitucional de paraderos ilegales, el cual tuvo su primera reunión el 6 de junio de 2007, con miras a solucionar la invasión del espacio público realizada en los sitios de parqueo de las empresas que no ingresan al Terminal de transporte y afectan la movilidad urbana lo cual contribuye al deterioro de la malla vial. Con la constitución del mencionado comité, se busca la coordinación de la defensoría del Espacio Público, la Policía Metropolitana, la Secretaría Distrital de Movilidad, la Policía Metropolitana de Tránsito, la Secretaría de Gobierno, la Terminal de Transporte, las Alcaldías Locales y ocasionalmente las entidades distritales que tengan que ver con la solución a la problemática de los paraderos informales; este comité coordinador se está reuniendo aproximadamente tres veces al año.

El balance para la movilidad en la ciudad, tras la puesta en funcionamiento del Terminal Satélite del Sur, es muy positivo teniendo en cuenta que entre el 5 y el 31 de diciembre de 2008; 1983 vehículos no entraron a la Terminal del Salitre, debido a estos fueron despacharon de la Terminal Satélite del Sur, situación que conlleva la disminución de paradas de los vehículos para la subida y bajada de pasajeros entre los dos terminales.

INTERCOMUNICACIÓN DE LAS TERMINALES DE TRANSPORTE INTERURBANO

Cuando las Terminales de pasajeros entren a funcionar como Terminales de Origen y Destino se hará necesario implementar dentro del servicio de transporte masivo el acceso al transporte intermunicipal, para alcanzar la intermodalidad contemplada en el Plan Maestro de Movilidad, situación que se encuentra actualmente en estudio por parte de la Secretaría Distrital de Movilidad.

3.3.2.1. EVALUACIÓN DE LOS PROBLEMAS SOCIALES

A continuación se efectúa la evaluación y calificación del balance social de la Terminal de Transporte de Bogotá.

Reconstrucción del problema social

Problema (s)

Problema 1:

El Distrito Capital ha venido afrontando durante los últimos años una grave problemática relacionada con la necesidad de establecer una solución al transporte interurbano de pasajeros para minimizar el impacto que tiene sobre la ciudad el transporte intermunicipal.

Si bien es cierto, la prestación del servicio público de transporte intermunicipal de pasajeros por carretera, es reglamentado por el Ministerio de Transporte, no es menos cierto que los vehículos que prestan este tipo de servicio afectan la movilidad de la ciudad una vez son despachados de la Terminal central o cuando ingresan en jurisdicción del Distrito Capital provenientes de otros sectores del país

Calificación:

Instrumentos operativos para la atención de los problemas sociales

Calificación

Resultados en la transformación de los problemas

Calificación

3.3.2.2. FORMATO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DEL BALANCE SOCIAL

El siguiente cuadro refleja la situación presentada por la Terminal de Transporte en las actividades adelantadas para solucionar los problemas identificados, en las actividades desarrolladas dentro del balance social de la Empresa.

CUADRO 9

FORMATO RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DEL BALANCE SOCIAL

FUENTE: Información de la Empresa Terminal de Transporte S.A.

ASPECTOS POSITIVOS.

En la vigencia 2008 la Terminal de Transporte participó en el premio distrital de gestión de calidad, recibiendo el galardón de plata en el premio Distrital a la Gestión 2008, otorgado por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en la modalidad de empresas de menos de 250 trabajadores.

3.4. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

Para la evaluación, se tomó como muestra las cuentas de Efectivo, Deudores, inversiones, Propiedad Planta y Equipo, Cuentas por Pagar e Ingresos. La evaluación a los Estados Contables con corte a 31 de diciembre de 2007 y 2008 se realizó teniendo en cuenta las Normas de Auditoria Gubernamental compatibles con las de General Aceptación, así como las políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá.

Para obtener la evidencia de los Estados Contables, se efectuaron pruebas de cumplimiento y sustantivas, mediante la revisión documental, entrevistas, cuestionarios y confrontación de los saldos del balance general contra libros.

La entidad registra sus transacciones por el sistema de causación e involucra las diferentes áreas tales como: Contabilidad, Tesorería, Almacén, Oficina Jurídica, Planeación, Departamento de Bienes y Cartera.

El resultado de la auditoría realizada a los Estados Contables vigencia 2007-2008 fue el siguiente:

3.4.1 Activos 2007

Teniendo en cuenta que la evaluación se realizó sobre los movimientos y saldos a 31 de Diciembre de 2007, los activos ascienden a $90.969 millones, con una distribución así: Activo Corriente $16.954 millones y Activo no Corriente por valor de $74.015 millones, los incrementos de los activos entre el año 2006 y 2007 fueron del 7.53%. La cuenta que más influye en la variación del activo corriente es la de Propiedad, planta y equipo la cual asciende a $35.163 millones a 31 de diciembre de 2007, este incremento se ve reflejado principalmente en las construcciones en curso cuyo valor ascendieron a $24.246 millones, en la cual se refleja un incremento entre el año 2006 y 2007 del 166.35%.

3.4.1.1 Activo corriente

El Activo Corriente de la sociedad representa el 18.64 % total del activo; que se encuentra distribuido así: Efectivo con un 12.77 %, Inversiones 0.10%, deudores 5.56%.

3.4.1.2 Efectivo

La Terminal de Transporte S.A. registró las siguientes subcuentas, las cuales reflejaban la existencia en dinero efectivo y los dineros colocados a través de títulos valores:

CUADRO 10

SUBCUENTA EFECTIVO

(Millones de Pesos)

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A.

Se solicitaron las órdenes de pago 5207, 5208 y la 5209 en las que se encuentran los pagos que se realizaron al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá respecto a unos saldos a favor del fondo, los cuales se pagaron con un cheque del Banco Colmena por valor de $ 57 millones del día 12 de Diciembre de 2007 en los cuales no se encontraron observaciones al respecto.

Al igual se solicito copia del comprobante de egreso Nº 2319, por concepto de un reembolso de caja menor Nº 22 del 18 al 27 de Diciembre de 2007 por valor de $7.3 millones, la cual se realizó mediante un traslado de cuentas del Banco BBVA de la cuenta de ahorros que tiene la entidad a la cuenta corriente sin encontrar observaciones al respecto.

Las cuentas de ahorro tienen una disminución significativa debido a los pagos en la inversión de la construcción del Terminal Satélite del sur y la compra del lote El Cangrejal.

Se revisaron las conciliaciones bancarias de cada uno de las cuentas tanto de ahorro como corrientes, al realizar la reconciliación se pudo constatar que las diferencias presentadas entre los saldos reportados por tesorería y los extractos bancarios a diciembre 31 de 2007, corresponden a notas debito y crédito y a cheques pendientes por cobrar, al igual que se cruzaron los saldos de los auxiliares contra el balance general sin encontrar observaciones.

Certificados de Depósito de Ahorro a Término Fijo: Las inversiones en CDT en el año 2007 presentaron una disminución del 31.37%, con respecto a diciembre de 2006, correspondiente a la inversión de los recursos en la construcción de la Terminal satélite del Sur.

La Terminal de Transporte reconoce por el sistema de causación los ingresos provenientes de los rendimientos financieros mensualmente, calculados con la tasa nominal pactada con las entidades bancarias para cada una de las inversiones.

La política de la administración es que las inversiones de su portafolio se realicen en entidades que están calificadas en el Ranquin establecido por la Tesorería Distrital y adicionalmente siempre se han colocado con una tasa superior al DTF.

CUADRO 11

COMPOSICION DEL PORTAFOLIO

INVERSIONES CDT

Fuente: Informe Asamblea General de Accionistas Marzo 11 del 2008

Para el 2008 las inversiones en CDT´s presentaron una disminución, debido a que estas fueron utilizadas en la construcción de la Terminal Satélite del Sur.

Para el mismo año de 2008, la cuenta de Certificado de Depósito de Ahorro a Termino Fijo en las cuales se encuentran reflejados los saldos a 31 de Diciembre de 2008 se encontraron establecidos así:

CUADRO 12

SALDOS DE LOS CDT´S 2008

Miles de Pesos

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A.

3.4.1.3. Inversiones

Las inversiones de la Terminal de Transporte están representadas en recursos colocados en títulos valores o documentos financieros, nacionales, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado en sus condiciones contractuales, con el propósito de administrar su liquidez.

Entre el 2007 y 2008 la cuenta de inversiones presentaron los siguientes saldos:

CUADRO 13

SUBCUENTA INVERSIONES

Millones de Pesos

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A.

La inversión por el Decreto 676/99 terminó de redimirse durante el año 2008.

La empresa Censar S.A. fue liquidada y el dinero que poseía La Terminal allí fue consignado a la Beneficencia del Valle para que esta se encargue de la devolución de los mismos.

Se realizaron cruce entre de los saldos en libros con el balance general sin presentar diferencias.

3.4.1.4 Deudores

Esta cuenta se encuentra integrada por las deudas y/o derechos a favor de la sociedad, presentando un saldo en el periodo auditado por valor de $5.057 millones que refleja los siguientes saldos:

CUADRO 14

SUBCUENTAS DEUDORES

Millones de Pesos

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A.

1420 Avances y anticipos entregados, es el valor más representativo con un saldo de $3.652 millones.

En esta subcuenta se encuentran los valores entregados por adelantado con el fin de recibir un beneficio o contraprestación futura, de acuerdo con las condiciones pactadas las cuales están representadas de la siguiente manera:

CUADRO 15

AVANCES Y ANTICIPOS REALIZADOS

Miles de Pesos

Fuente: Informe Asamblea general de accionistas Marzo 11 del 2008

Se reviso los Anticipos realizados a los contratos TT-79/2006 y TT-80/2006 con las firmas PAYC S.A. y CONCONCRETO S.A., respectivamente, donde se evidenciaron las siguientes observaciones:

3.4.1.4.1 Hallazgo Administrativo

Contrato TT-79/2006, se solicito a la administración el saldo sobre los intereses generados por el anticipo realizado al contratista a lo cual mediante comunicación 2009EE886 de marzo 3 de 2009, informa lo siguiente: "A la fecha el interventor del contrato TT-79/2006 PAYC S.A. no ha reportado cancelación de la cuenta de anticipo, por lo tanto no tenemos conocimiento de los posibles rendimientos, generados" (Negrilla y subrayado fuera de texto).

Lo anterior refleja deficiencias en el control y seguimiento que debió realizar la entidad a los rendimientos de los Abonos Intereses Ahorro realizados como anticipos del contrato TT-79/2006.

En las respuestas dadas por la administración establecieron una acción preventiva aplicada a partir del 9 de marzo de 2009 bajo la responsabilidad de la Tesorería de la Terminal; acción que será objeto de seguimiento por parte de este ente de control en próximo proceso auditor.

3.4.1.4.2 Hallazgo Administrativo

Se establecieron diferencias en la conciliación de los rendimientos financieros que debieron ser consignados a la Terminal de Transporte derivados del Contrato TT-080 de 2006.

Mediante solicitud Nº 2009EE993 del 9 de marzo de 2009, la Gerencia Administrativa y Financiera solicita a la firma interventora PAYC S.A., la devolución de un saldo a favor de la Terminal por valor de $99.610.91, la firma interventora, mediante comunicación 2009ER1219 manifiesta "observamos un error en la conciliación llevada a cabo por ustedes que produce la cifra comentada de $99.310.91; producto de una sumatoria equivocada en los movimientos de abril."

Se evidencio un error por parte de la administración en el momento de realizar el análisis por parte del Departamento Financiero sobre el informe.

BENEFICIO DE CONTROL FISCAL.

De la información reportada por la entidad como saldo de rendimientos financieros generados en el movimiento de anticipo del contrato TT-79/2006 suscrito con la firma PAYC S.A., por valor de $7.3 millones presenta diferencia con el valor consignado por la firma PAYC S.A., el 9 de marzo de 2009 por valor de $7.1 millones, lo anterior significa que la entidad no ejerció un debido control y seguimiento sobre la totalidad de los movimientos.

Lo anterior fue comprobado, cuando la Contraloría evaluó el reporte de tesorería del día 9 de marzo de 2009, en el cual la firma PAYC S.A., consigna en la cuenta 246-089277-58- Ahorros Bancolombia, de la Terminal de Transporte S.A; el valor de $7.3 millones valor real de los rendimientos generados a esa fecha.

Una vez evaluados los anticipos realizados al contrato TT-79 de 2006, por la Terminal de Transporte, y en desarrollo del proceso auditor se evidencia un beneficio del Control Fiscal por los rendimientos financieros generados en cuantía de $7.3 millones, que fueron consignados por la interventoría PAYC S.A, en la 246-089277-58- Ahorros Bancolombia de la Entidad.

3.4.2. Pasivo 2007

Teniendo en cuenta que la evaluación se realizó sobre los movimientos y saldos a 31 de Diciembre de 2007, el pasivo corriente presenta un saldo de $4.429 millones, el cual tuvo una disminución de $7.666 millones que corresponden a una variación del 63.38% con respecto al año 2006. Dentro del grupo del corriente figuran especialmente las Cuentas por Pagar por valor de $ 2.933 millones que equivalen al 66.23%.

3.4.2.1. Cuentas por Pagar

Se encuentran el valor de las obligaciones adquiridas por el Terminal de Transporte S.A., en el desarrollo de su objeto social las cuales se observan en el siguiente cuadro así:

CUADRO 16

SUBCUENTAS CUENTAS POR PAGAR

Millones de Pesos

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales; la cual se afectó contablemente con el contrato TT-170/2008 el cual presentó como objeto la compra, entrega, implementación y puesta en funcionamiento del sistema de información visual para el Terminal Satélite del Sur, al igual que los contratos TT-79/2006 y TT-80/2006, en los cual no se encontraron observaciones al respecto

Esta subcuenta fue conciliada con los libros de contabilidad encontrándose correctos sus registros.

3.4.3. Activos 2008

Los activos a diciembre de 2008 ascienden a $117.584 millones, con una distribución así: Activo Corriente $5.876 millones y Activo no Corriente por valor de $111.708 millones, los incrementos de los activos entre el año 2007 y 2008 fue del 29.26%

La cuenta que produjo un aumento del activo y que influye considerablemente en la variación total del mismo corresponden a la cuenta de edificaciones la cual refleja un saldo de $44.271 millones a 31 de diciembre de 2008.

3.4.3.1 Activo corriente

El Activo Corriente de la sociedad representa el 5 % total del activo, el cual tuvo una disminución con respecto al año 2007 del 65.34%, esta variación se vio reflejada considerablemente en la cuenta de efectivo y principalmente en las inversiones en CDT^s, las cuales tuvieron una disminución del 75.94% con respecto a diciembre de 2007, correspondiente a la inversión de los recursos en la construcción de la Terminal Satélite del Sur.

3.4.3.2. Propiedades, Planta y Equipo

La Terminal de Transporte S.A. a 31 de Diciembre de 2008 registró las siguientes subcuentas, las cuales reflejan los bienes de propiedad de la sociedad, y se encuentra integrado por las subcuentas que se observan en el siguiente cuadro:

CUADRO 17

SUBCUENTAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Millones de Pesos

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A

1615 Construcciones en curso: En esta cuenta se registró la suma de $6.269 millones correspondientes a los pagos efectuados a 31 de diciembre de 2008 del contrato de estudios y diseños con el Consorcio Terminales Bogotá 2008 TT-160-2008, adicionalmente se encuentra la compra del lote el Cangrejal en donde se ubicará el proyecto.

La cuenta que tuvo la variación más representativa fue la 1640 edificaciones la cual refleja un aumento considerable por la puesta en marcha de operaciones de la Terminal del Sur por valor de $31.938 millones. Adicionalmente, se modernizaron algunas taquillas en la Terminal Central por $169 millones.

Para efectos de la depreciación de la Propiedades, Planta y Equipo, la Terminal de Transporte S.A. utiliza el sistema de línea recta, aplicando la vida útil establecida a nivel comercial teniendo en cuenta que los activos depreciables de su propiedad están en uso los 365 días del año, las 24 horas del día en desarrollo de su objeto social.

3.4.4. Pasivo 2008

El pasivo corriente a 31 de diciembre de 2008 presenta un saldo de $5.462 millones, el cual tuvo un aumento de $1.033 millones que corresponden a una variación del 23.32% con respecto al año 2007. Dentro del grupo del corriente figuran especialmente las Cuentas por Pagar por valor de $ 4.062 millones que representan el 74.37%.

3.4.5. Ingresos

Los ingresos operacionales presentaron un incremento del 4.78 % con respecto a diciembre de 2007, principalmente por la venta de tasas de uso con un crecimiento del 3.58%; en esta cuenta el valor recibido por las Tasas de Uso del Terminal pagado a través de las Empresas de Transporte Intermunicipal de pasajeros, usuarias del Terminal, según Tarifa establecida por el Ministerio de Transporte, equivalentes al 87.84% del total de los ingresos operacionales, los cuales se encuentran registrados así :

CUADRO 18

SUBCUENTAS INGRESOS

Millones de Pesos

Fuente: Estados Contables a 31 de XII de 2008-Terminal de Transporte S.A.

Los ingresos por arrendamientos presentaron un incremento del 14.32% con relación a los obtenidos en el 2007, el cual obedece a la causación del canon de arrendamiento por el mes de diciembre de 2008, a los locales comerciales y entidades financieras por la entrada en operación de la Terminal del Sur, las empresas transportadoras que iniciaron operación contaron con un mes de gracia. Se incluye también el valor cancelado por los usuarios, por los cánones de arrendamientos recibidos de los inmuebles pertenecientes al Terminal de Transportes S.A. como son los correspondientes a taquillas, locales, puntos de despacho, oficinas de rodamientos y bienestar de conductores que represento el 11.98% del total de Ingresos operacionales recibidos durante la vigencia 2008.

El ingreso por parqueadero tuvo un incremento del 19.80%, originado por el ingreso de vehículos a la zona de encomiendas y del lote 12, esta subcuenta represento el 0.18 % de los ingresos operacionales.

3.4.6. EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE

Identificación

Fortalezas

La Terminal de Transporte S.A., aplica para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados contables, el marco conceptual de la contabilidad pública, el manual de procedimientos Resolución 222 de julio 5 de 2006, y el catalogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Publica Resolución 555 de diciembre 01 de 2006 a nivel de documento fuente; así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte.

Dentro de las políticas establecidas por la entidad en el manejo de la información contable, existe un procedimiento interno que permite a las diferentes dependencias verificar y enviar oportunamente los reportes antes de los cierres mensuales.

Los documentos soporte de las diferentes transacciones contables se encuentran debidamente organizados algunos en AZ y otros empastados en libros archivados de manera cronológica.

La Terminal de Transporte cuenta con los libros oficiales de contabilidad: Caja, diario, mayor y balance como lo establece el Plan de General de Contabilidad Publica expedido por la Contaduría General de la Nación.

Clasificación

Debilidades

La entidad continúa con la implementación del software integrado de información administrativo y financiero PCTG, dificultándose la integración del módulo de bienes inmuebles el cual se desarrolla para cubrir las necesidades de información propias de la Terminal. La entidad prevé para la siguiente vigencia realizar las pruebas correspondientes para su implementación definitiva.

Fortalezas

El 1 de enero de 2007 entró en vigencia el Régimen de Contabilidad Publica adoptado mediante Resolución 222 de 2006 y el Catálogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos adoptado mediante la Resolución 555 de 2006, lo cual generó un proceso de homologación de cuentas.

Con relación a las inversiones de la entidad, tiene como política que las inversiones de su portafolio se realicen con entidades financieras que estén calificadas en el ranking del sector financiero expedido por la Tesorería Distrital y cumpliendo las políticas dadas por la Secretaria de Hacienda Distrital. Adicionalmente, la Terminal siempre ha realizado las inversiones con una tasa superior al DTF.