La redacción técnica (página 2)

Los ingenieros que quieren alcanzar una buena reputación buscan publicar artículos en revistas profesionales.

Sin embargo, los documentos más solicitados son el informe la carta y el oficio

Los productos finales de la redacción técnica son los siguientes:

• Cartas de negocios

• Varios tipos de informes: anteproyectos, informes de avance, informes finales y otros.

• Artículos para revistas técnicas

• Resúmenes

• Folletos

• Propuestas

Los auxiliares gráficos –gráficas, diagramas, dibujos y otros- son simultáneamente un producto e implican el dominio de una técnica. éstos deben ser indispensables.

La parte más importante del informe es la primera página, el resumen. El resumen es el sumario de los del trabajo.

Esta página -o párrafo– ayuda a los lectores a determinar rápidamente si el informe contiene información que sea de su interés y si, por lo tanto, vale la pena leerlo. Un resumen conciso, informativo y bien escrito no sólo será apreciado por los lectores, sino que tendrá una influencia positiva sobre sus actitudes hacia el documento completo.

Las habilidades que requieren atención particular son las siguientes:

• Técnicas especiales de redacción técnica

• Estilo técnico

• Redacción de introducciones

• Uso de transiciones

• Construcción de tablas de contenido

• Elaboración de conclusiones

• Construcción de índices

• Incorporación de notas

• Elaboración de bibliografías

• Uso de listas

Existen ciertas técnicas que el escritor técnico usa frecuentemente, aunque no son exclusivas de la redacción técnica, y que son partes importantes de un todo (por ejemplo: de un informe).

Consecuentemente el autor técnico debe conocerlas. Las más importantes son la definición, la descripción de mecanismos, la descripción de procesos y la clasificación.

Cada uno de estos problemas de redacción requiere de una atención cuidadosa

La naturaleza y complejidad de los temas tratados en los documentos técnicos involucran al autor en algunos problemas estilísticos, sobre todo los relacionados con la claridad.

La redacción de las introducciones, las transiciones y las conclusiones implica la técnica de decirle a los lectores, primero: lo que se les va a comunicar, segundo: comunicárselos y tercero: decirles lo que ya se les comunicó.

Finalmente, la gramática no es propiamente un tema formal de la redacción técnica, pero constituye una necesidad para elevar la Calidad de los documentos.

Capítulo 2

Redacción de documentos frecuentes

2.1.-Redacción de una carta

El estilo de la carta debe estar adaptado al receptor:

• Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios;
• Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan (remitente y destinatario)
• Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

Características

Características psicológicas:

• Posee una actitud cortes y afable.
• Busca impresionar positivamente al destinatario.
• Busca una reacción favorable a los intereses de remitente.

Características formales:

• Es breve.
• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
• Busca dar información completa.

Características lingüísticas:

Utiliza frases cortas. Recurre a un vocabulario exacto y cortés. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia las palabras. Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar. Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Partes

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes elementos:

• Encabezamiento: nombre y dirección del lugar a que se dirige.
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Exposición del asunto, con los pormenores pertinentes.
• Despedida: también con fórmulas fijadas por la costumbre.
• Firma

La carta también se compone de:

• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe.
• Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide.
• Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige (destinatario).
• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
• Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
• Antefirma: razón social o denominación de la casa.
• Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
• Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
• Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

2.2.- Redacción de un informe

Este debe ser lo suficientemente claro y detallado para que cualquier lector sepa lo que hiciste, los resultados que obtuviste y si la evidencia experimental sostiene tu hipótesis. Además, debe incluir tus fuentes de información.   

             Gran parte del informe proviene de tu diario. Organiza y copia la información y prepara tablas y gráficas que muestren claramente tus datos y  resultados.

             El informe debe ser escrito en computadora,  con doble espacio y encuadernado en un cartapacio. Los requisitos pueden variar en diferentes lugares así que coteja con tu maestra sobre las reglas de la feria en tu región. Generalmente en el informe se debe incluir lo siguiente:

• Página titular – Con el título de tu proyecto centralizado. Escoge un título corto y descriptivo, que vaya al grano.
• Abstracto – Resume los puntos más importantes de tu proyecto. Indica el propósito, hipótesis, métodos, resultados y conclusiones que obtuviste. Debe ser corto y claro, y aunque aparece al principio para beneficio de los jueces, es lo último en escribirse.
• Reconocimientos – Reconoce a las personas que te ayudaron.
• Tabla de contenidos 
• Introducción – Describe el problema de tu investigación, indica el propósito, la hipótesis y  brevemente menciona los métodos que usarás. Si ya hay trabajos relacionados con el problema puedes mencionarlos.
• Trata de ganar la atención de los que leer tu trabajo.
• Explica por qué es importante tu investigación.
• Metodología – Describe detalladamente tu diseño experimental, el material y equipo que usaste, el procedimiento que empleaste. 
• Resultados – Presenta los datos que encontraste en forma clara usando tablas y gráficas. 
• Discusión de Resultados – Muestra los resultados más importantes e indica cómo confirman ( o refutan)  tu  hipótesis. Presenta los márgenes de error en cada medida y en el resultado.
• Conclusión – En esta sección, escribe los resultados de tu investigación. Menciona lo que aprendiste en tu investigación. Si tus resultados apoyaron tu hipótesis indícalo así. (¡Cuidado! No debes decir que tu hipótesis es cierta, lo correcto es decir que fue apoyada.) Si los resultados no apoyaron tu hipótesis  también lo debes de escribir. Además debes incluir posibles fuentes de error y muy importante, hacer proyecciones (sugerir futuras investigaciones sobre el mismo tema).
• Bibliografía – Haz un listado de los libros y revistas que usaste para buscar información.
• Apéndices – Aquí se incluye información adicional en forma de gráficas, fotos, dibujos, etc.

            Te presente los siguientes puntos al escribir tu informe:

• Las fotos, dibujos, diagramas, tablas y gráficas son herramientas muy útiles para explicar tu proyecto, además de hacerlo más atractivo.
• Ten mucho cuidado al redactar tu informe. Esmérate en que tu trabajo esté limpio, bien organizado y sin errores de ortografía. 
• No uses palabras rimbombantes al redactar tu informe. Trata de ser lo más claro posible, para que todo el que lo lea pueda entenderlo bien. Puedes usar las palabras técnicas que sean necesarias pero sin afectar la claridad.
• Incluye resultados negativos pues son parte (valiosa, aunque no lo creas) de tus datos. De ellos puede salir la inspiración para nuevos experimentos.

2.3.- Redacción de un resumen

Para realizar un resumen se debe:

• Tener objetividad.
• Tener clara la idea general del texto, sus ideas fundamentales y las secundarias que sean cruciales para el entendimiento de las principales.
• Subrayar las partes principales del texto, tomar nota de las ideas más significativas y apuntar palabras clave.
• Esquematizar lo subrayado.
• Es necesario encontrar coherencia entre las frases subrayadas, para que el resumen quede perfecto.
• Es necesario comprender el texto y así lo podrás resumir.

Tipos de resumen

Resumen informativo

Sintetiza el contenido del texto original, el mensaje de la comunicación, y es muy útil para dar una idea rápida y general del texto.

Es la reducción de un texto, en unas proporciones que pueden ser propuestas, pero que en general suele ser un 25% del texto, escrito con las propias palabras del redactor en las que se expresan las ideas del autor.

Resumen descriptivo

Explica la estructura del escrito, así como las partes fundamentales, las fuentes o el estilo, y es muy útil en el caso de textos extensos o complejos porque ayudan al lector a comprender la organización de este y localizar en él los datos que le puedan interesar.

Resumen abstracto

Es una variante del resumen generalmente de tipo descriptivo, que encabeza los artículos científicos. Habitualmente se incluye en el propio artículo, después del título y en la primera página. Su función es informar sobre el contenido del texto a fin de que los posibles lectores se puedan hacer una idea general en poco tiempo y decidir si les interesa leer el documento íntegro. En general, no incluye datos concretos, como cifras o porcentaje.

La síntesis

Consiste en resumir diversos textos que tratan un mismo tema o temas relacionados. Esta técnica de reducción textual te permite reunir los elementos esenciales de más de un texto para obtener un resumen coherente. No se trata de producir un resumen diferente de cada texto, sino un solo resumen que sintetice y relacione los textos de partida. La práctica de la síntesis es imprescindible en los exámenes y trabajos académicos, donde debes demostrar tu conocimiento de diversas fuentes bibliográficas, tu capacidad para relacionar. La síntesis tiene que respetar las ideas del autor. Por lo tanto, no expresa conceptos propios.

2.4.- Redacción de  un oficio

Clases

Oficio simple o directo

Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estándar y el texto o contenido van dirigidos a una sola persona. Generalmente se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o un informe de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:

1. el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
2. en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo).

Oficio de trascripción

La palabra  trascripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo trascrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

Partes

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorando; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle…"  "Me es muy grato comunicarle…"  "Tengo el honor de dirigirme…"  "Tengo el agrado de dirigirme…"

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

• Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorando, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Capítulo 3

Habilidades para preparar un buen documento final

3.1.- El Estilo

El estilo es el conjunto de características o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. El estilo es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo oral o escrito del tema.

En tanto que la redacción y la gramática son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo -personal e intransferible de hacerlo.

El estilo, por otra parte, exige la delimitación previa del tema a desarrollarse. Así, el informador, el reportero, el corresponsal, deben darse una respuesta previa a cada una de estas preguntas:

¿Qué se expresa?

¿Cómo se expresa?

¿Para qué se expresa?

¿A quién se expresa?

  Las respuestas nos llevarán a la delimitación de dos situaciones:

1.- El canal mediante el cual se transmitirá la información.

2.- El medio al cual se transmite la información: si es individual o colectivo, rico o pobre, intelectual o poco instruido, alfabetizado o semialfabetizado.

3.2.- Redacción de introducciones o Párrafos de apertura

El Párrafo de apertura o introducción es único y frecuentemente puede ser el más importante de todos los que escribirá en su documento. Es en este párrafo donde Usted debe captar la atención de su lector, expresar claramente sobre qué se escribe y dar el tono adecuado a su mensaje.

Los siguientes puntos le servirán para establecer un criterio que le ayudará a lograr un Párrafo de Apertura efectivo.

Un Párrafo de Apertura Efectivo debe:

> Hacer contacto personal y darle el tono adecuado a nuestro mensaje, en función del motivo del mismo.

> Captar la atención del lector.

> Incluir la Frase Clave e informar claramente al lector de qué se trata el documento.

> No ser de más de 3 o 4 frases.

Existen algunos otros aspectos que pueden ayudarle a lograr Párrafos de Apertura efectivos; pero si Usted sigue el criterio antes mencionado, estará favoreciendo ampliamente la obtención de un buen resultado.

3.3.- Uso de las palabras o frases de transición

Para lograr que su documento se pueda leer con fluidez y se entienda mejor, es importante usar palabras y/o frases de transición.

Las frases y palabras de transición le permiten ir conectando las diferentes ideas y datos que se expresan en su redacción de una manera práctica y fluida. Ejemplos:

"Como Usted sabe…", "Sin embargo…", "Particularmente…", "A menos que…" y muchas más.

3.4.- Uso de listas

Cuándo, Cómo y Porqué usar listas.

Cuando Usted lee un documento de negocios no lo hace como si fuera una novela. Al leer un documento de negocios Usted normalmente busca rápidamente identificar el motivo del escrito y la información importante.

Muchas veces, si únicamente organizamos los datos en párrafos escritos en prosa simple, la información y el mensaje se pueden volver confusos. Esto se vuelve aún más notorio, entre más complicado y técnico es el documento. Por lo anterior, frecuentemente se recomienda el uso de listas.

Tenga en cuenta que en un documento de negocios, cuando se presentan tres o más piezas de información relacionadas entre si, uno puede – y muchas veces debe – usar listas.

Las listas son más efectivas que los párrafos en prosa simple porque:

    > Comunican información más rápida y efectivamente

    > Nos ahorran tiempo de escritura

    > Reducen el riesgo de cometer errores de estructura y puntuación

IMPORTANTE: al usar listas en sus documentos de negocios, asegúrese de distribuir el contenido de las mismas de una forma organizada y uniforme, de tal manera que la información sea fácil de encontrar y entender. Si su lista contiene muchos elementos y puede agruparlos en subcategorías, hágalo.

Sobre la puntuación en las listas: use el punto "." final en sus listas cuando por lo menos uno de los elementos de las mismas sea de más de una oración completa.

3.5.- La conclusión y el cierre

Esta parte también es muy importante. El último párrafo de su redacción juega un papel clave para este propósito: debe de ayudar a reforzar y redondear lo que se expresa en su documento.

Un buen cierre:

    – Hace un último contacto personal con el lector. Esto es particularmente importante cuando Usted trata de influenciar.

    – En algunos casos puede usarse para recapitular la idea principal.

    – Se asegura de que no queden cabos sueltos.

    – Le informa al lector qué sucede después. Si el resultado de la lectura del documento debe ser una acción, lo asienta claramente.

    – Utiliza un lenguaje específico con relación al mensaje que se desea transmitir.

3.6.- Elaboración de una bibliografía

Todo artículo científico que refleje una investigación realizada contendrá referencias a otros autores y otros estudios que nos han ayudado a plantear nuestro trabajo. Dichas citas se deben realizar en el texto cuando hagamos referencia expresa a un autor o artículo concreto. Aunque hay varias formas de citar, el patrón que nosotros seguiremos será:

– Escribir entre paréntesis el apellido del autor y el año de publicación separados por una coma.

– Si se citaran varios trabajos a la vez, se escribirían a continuación de la misma forma y separados con punto y coma.

– Si se citaran dos o más trabajos a la vez del mismo autor, no se repetirá el nombre, sino que se pondrán a continuación los años de publicación separados por una coma.

– En el caso de que hubiera publicados en el mismo año dos trabajos del mismo autor se añadirían las letras a, b, c… a los años para distinguirlos. Estás letras también se añadirán en la lista de referencias al final del artículo.

– Si hay más de tres autores, se especificará el primero seguido de la fórmula latina et al.

Más adelante, en el último apartado de nuestro trabajo se concretará y especificarán todos los datos del artículo o libro al que nos estamos refiriendo, así como otras fuentes consultadas y no necesariamente citadas. Es lo que constituirá la bibliografía del trabajo.

En primer lugar todas las referencias deberán estar ordenadas por orden alfabético, y dentro de cada una de ellas habrá que seguir el orden especificado a continuación.

LIBRO:

1. Apellido del autor (o en su defecto editor), nombres de pila reduciéndolos a las iniciales. Cuando existan varios autores se separarán por punto y coma y un espacio.

2. Año de publicación, entre paréntesis.

3. Título en cursiva, respetando mayúsculas y minúsculas.

4. Edición, si no es la primera.

5. Editorial.

6. Lugar de publicación.

Conclusiones

Capítulo 1: La redacción técnica es una herramienta muy útil tanto en la vida diaria como en la profesional ya que siempre se tiene que saber elaborar documentos formales dirigidos a entidades o  personas.

Capítulo 2: Existen muchos documentos pero en este capítulo apreciamos los principales.

Los oficios y los informes nos son muy útiles en nuestra carrera ya que los utilizamos con frecuencia

Capítulo 3: El estilo y la bibliografía son el alma de los documentos ya que con ellos podemos plasmar nuestra personalidad con las palabras utilizadas y las fuentes tomadas.

Bibliografía

1. Rosalia Diaz – Barriga Martinez

La Redacción Técnica – Edicion 2001 – México

Webgrafía

1. http://es.wikipedia.org/wiki/Carta
2. http://www.mailxmail.com/curso/excelencia/ortografia/capítulo8.htm
3. http://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)
4. http://es.wikipedia.org/wiki/Resumen
5. http://www.cic.ipn.mx/editorial/informes/programas/publicar.html#tres
6. http://www.englishcom.com.mx/tips/redprof2.html#2
7. http://sek-portal10.ucjc.edu/portal/page/portal/ucjc/Biblioteca_Inicio/Biblioteca_Rincon_Bibliografia

Autor:

Gamarra Castilla Karl André

Para la asignatura de: Redacción Técnica y Metodología del Trabajo de Investigación

Lima – Perú

2008

Universidad Nacional Federico Villarreal

Facultad de Oceanografía, Pesquería y C.C.A.A

Escuela Profesional de Ingeniería en Acuicultura