Artículo: Resistencia al Cambio y DSS de las PYMES
Hoy en día los sistemas de información han ido ganando terreno que ha favorecido el éxito de las empresas, el uso de estos sistemas permite mantener un mejor control de las principales operaciones de la misma como planeación, organización, dirección y control, ya que la adecuada administración de las mismas conlleva a poder tomar mejores decisiones que beneficien a la empresa y a los objetivos de la misma.
La toma de decisiones en una empresa es un proceso complejo que conlleva responsabilidades y riesgos que hay que asumir, por lo que es necesario contar con tecnología de punta y estar a la vanguardia para adaptar las nuevas técnicas que vayan surgiendo. Actualmente las empresas grandes cuentan con tecnologías y sistemas de punta que les permiten tomar decisiones de una manera más sencilla que les ahorra tiempo y que les permite evaluar distintos escenarios y de ahí tomar la mejor decisión de acuerdo a sus necesidades u objetivos.
Lamentablemente en lo que se refiere a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) la situación no es igual, ya que éstas se manejan con técnicas y procedimientos que han utilizado desde muchos años atrás, por lo que la implantación de nuevas tecnologías por sobre éstas, resulta bastante difícil, además de que se han ido adaptando muy lentamente; es necesario adoptar una nueva cultura que adopte a las nuevas tecnologías en éste terreno, ya que las PYMES son un punto muy importante para el desarrollo y beneficio no sólo de las mismas sino en general del país mismo.
A su vez se ha reflejado factores como el estancamiento o negación al cambio y a una nueva cultura empresarial que no permiten la integración de nuevas tecnologías de información y en particular de los Sistemas de soporte a la decisión.
Palabras Clave: Resistencia al Cambio, DSS, Tecnologías de Información, Cambio, PYMES
En la actualidad son muchos los beneficios que ofrecen las computadoras en casi todas las áreas o campos de trabajo, en el ámbito empresarial o de negocios son indispensables ya que éstas ayudan en el proceso de toma de decisiones, estadísticas, análisis, conocimiento de objetivos, pruebas, simulaciones, son parte de este proceso de Toma de Decisiones.
Un DSS (Decision Support System) es una importante tecnología de información para el gerente, que puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en información generada a través de métodos deductivos y analíticos. [6]
La implantación de un Sistema de Soporte a la Decisión requiere de un proceso de cambio dentro de la misma, especialmente un cambio en los administradores. El destino de una empresa está conformado en base a las decisiones que toma el administrador y que mejor manera de asegurar un futuro prometedor que con una herramienta de apoyo a la toma de decisiones tan poderosa como lo es un DSS.
Algunos de los beneficios que se esperan obtener por parte de una Pyme al implementar un DSS: una alta calidad en la toma de decisiones, mayor comunicación, reducción de costos, mayor productividad, ahorro de tiempo, satisfacción de clientes y empleados
Todo lo anterior suena muy lógico y hasta se podría decir que cualquier administrador lo pudiera llevar a cabo utilizado su sentido común, pero las Pymes se enfrentan a grandes barreras que les impiden poder implementar DSS a fin de ser más competitivas y mantenerse con vida. La principal de estas barreras es indudablemente la falta de información que tienen los administradores de las Pymes que en su mayoría cuentan con más buenas intenciones que preparación para la dirección de un negocio. La resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere sean vencidas por las Pymes, ya que la implementación de un DSS requiere cambios radicales en los procesos que se llevan a cabo en la empresa, desde el administrador al tomar la decisión, hasta los operativos que serán los encargados de acumular la información con la cual se alimentará el DSS. [10]
Existen varias formas de incluir cualquier tipo de tecnología dentro de una organización. Se puede hacer a través de cambios evolutivos, revolucionarios o sistemáticos. En el primer caso, el cambio evolutivo, se trata de ir variando el estado actual de las cosas, gradualmente. Por su parte, el cambio revolucionario, busca el cambio total pero de manera precipitada e inadecuada. Mientras que el cambio sistemático, pretende hacer un cambio total, pero poco a poco. [3]
Por lo anterior, un cambio revolucionario origina un fenómeno denominado "resistencia al cambio ", que se produce por la incertidumbre que se genera en la gente, incluso a nivel administrativo, al percibir un cierto grado de amenaza en la nueva forma de hacer las cosas, o incluso por la incomodidad al tener que cambiar la forma convencional de hacerlas.
Como cualquier tipo de tecnología, la inclusión de un sistema de soporte a la decisión en la organización puede provocar una resistencia al cambio.
Una forma de disminuir el impacto negativo del cambio en una organización, es a través de su gestión. Para lograrlo, se puede recurrir a 4 recursos: la gente (a través del desarrollo personal, la formación permanente y la armonía hombre-trabajo), el conocimiento (a través de la gestión de la tecnología y manejo de los riesgos y oportunidades), la información (compartida, útil, con manejo de una planificación visible y compartida) y liderazgo (con la articulación de la visión, la convicción personal, la participación y el reconocimiento de los logros).
Algunas metodologías que pueden facilitar el manejo del cambio en la organización se basan en el desarrollo de equipos de trabajo de alto desempeño, el manejo de las mejores prácticas, y la minimización de la resistencia al cambio mediante la participación, comunicación y capacitación. El proceso de cambio debe ser una actividad consensada, es decir, que cuente con la participación activa de todos los interesados, ya que se ha demostrado que el cambio totalmente controlado o paralizado no funciona. Ningún cambio puede darse exitosamente sin la participación de todos los interesados. [2]
La primera parte de esta capacitación se refiere a informar sobre el cambio y la segunda considera el desarrollo de habilidades que permitirán crear nuevos hábitos que patrocinen la aceptación del cambio.
Ya que el cambio es producido en la gente, se debe poner especial cuidado en los niveles de tolerancia al estrés que este cambio produce, ya que rebasar alguno de esos niveles puede provocar un daño tanto físico como psicológico en los individuos. [1]
El cambio es fomentado por un "agente " quien es de suponerse no se opone a él, antes de tratar de eliminar la resistencia al cambio en los destinatarios (en este caso los administradores), es necesario determinar el nivel de resistencia de los propios agentes del cambio. Ya que, la resistencia de los destinatarios actúa a partir de los puntos de resistencia del agente. De esta forma se sugiere que se implemente una estrategia que comience con el equipo agente para luego dirigirse a los destinatarios del cambio. [5]
Otro aspecto muy importante a considerar es la adaptación a una nueva Cultura Empresarial que es lo que identifica la forma de ser de un empresa y se manifiesta en las formas de actuación ante los problemas y oportunidades de gestión y adaptación a los cambios y requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias y talantes colectivos que se trasmiten y se enseñan a los nuevos miembros como una manera de pensar, vivir y actuar. [8] A partir de estas creencias básicas con sus compromisos y talantes, conforman la cultura empresarial, e impulsadas y conducidas desde el liderazgo definen la identidad perseguida y operan como factores de adaptación y transformación del entorno exterior y el desarrollo de los mecanismos internos para enfocar la gestión de forma propia y diferencial de otras empresas
Por todo lo anterior se requiere hacer un uso creativo de las Tecnologías de Información, y resulta necesario que las empresas no teman implantar nuevas ideas. Las PYME’s por ser empresa en crecimiento siempre tienen miedo o ven como un gasto a la tecnología o simplemente no le tienen considerado su respectivo presupuesto. El problema que se genera es que no se dan cuenta que con este tipo de sistemas los productos y servicios que ofrecen empiezan a dejar de ser competitivos. Necesitan siempre estar en un proceso de aprendizaje constante, y ese aprendizaje se puede dar a través de las computadoras y de las nuevas herramientas tecnológicas.
Un Sistema de Soporte a la Decisión todavía no es capaz de tomar decisiones, simplemente ayuda a los administradores y directores a poder desarrollar mejores estrategias, e incluso simular que podría pasar en un futuro con las decisiones tomadas. Lo que si es un hecho es que un DSS es un complemento único que mayor cantidad de empresas deberían de estar adoptando, en especial las PYME’s que son las empresas que tienen que lidiar con competencia y saber siempre tomar el mejor rumbo y desarrollo de sus productos y servicios. [8]
Las tecnologías de información dentro de las PYME’s han tenido gran impacto y juegan un papel muy importante ya que el proceso de Toma de Decisiones está muy ligado con estas tecnologías y afectan diariamente a miles de personas y organizaciones que basan sus objetivos y metas en base a la información que ingresan en sus sistemas. Básicamente los sistemas de soporte a la decisión permite y promueven la manipulación de datos a fin de poder relacionarlos con distintos criterios y presentar esta información de forma tal que permita rápidamente visualizar tendencias, posiciones y ubicaciones con respecto a una planeación original, con el fin de tener los elementos para tomar una decisión
En la actualidad es de vital importancia que las PYMES integren estas tecnologías, esto traería consigo además de beneficios particulares, beneficios en términos generales (del país), por lo que se ha estado estudiando la manera de promover su integración y de acabar con ciertas dificultades (factores económicos, financieros, humanos, paradigmas, etc.) que impiden la implantación de estos sistemas, especialmente la resistencia al cambio que es la barrera más influyente y la causante de que muchas pequeñas y medianas empresas estén rezagadas en lo referente a tecnología. Esta resistencia al cambio incluye diferentes aspectos, tales como: el temor al uso de alguna tecnología por parte de los trabajadores, los errores en el uso de la nueva tecnología, el cambio de cultura y comportamiento (dejar viejas prácticas para incorporar nuevas) y la escasa participación de los usuarios finales en el levantamiento de los requerimientos, diseño y desarrollo de las aplicaciones [11
Considerando lo expuesto anteriormente, puede concluirse que es necesario que se establezca un cambio que considere todos los factores que serán involucrados en el mismo como: la velocidad de cambio, innovación de nuevos modelos de negocio, porque si una organización quiere estar a la altura para enfrentar nuevos y duros retos que le plantea un mundo en proceso de cambio, debe hallarse preparada y lista para aprovechar su flexibilidad en cambiar, cualidad que las empresas grandes no poseen.
Las PYME’s son empresas en pleno crecimiento, pero que encuentran dificultades al querer implantar este tipo de sistemas. Puede ser difícil al principio, pero no imposible, simplemente se requiere de un cambio de paradigma que les permita adaptarse a las condiciones del mercado y competir con empresas grandes y extranjeras.
[1] Aguado, R.J. Premisas del Cambio Organizacional. Tomado el 1 de Marzo de 2001. World Wide Web: http://spin.com.mx/~rjaguado/premis.html
[2] Capacitar para aceptar el cambio. Mercadeo en Línea. Tomado el 1 de Marzo de 2001. World Wide Web: http://www.mercadeo.com/02_cambio.html
[3] Díaz, Gustavo: Como operacionalizar el cambio vía reingeniería, Revista Acta Académica, Universidad Autónoma de Centro América, Número 22, pp [2326], ISSN 10177507, Mayo 1998. World Wide Web: http://www.uaca.ac.cr/acta/1998may/gdiaz.htm
[4] Introducción para el usuario orientado a los sistemas de soporte a la decisión. Tomado el 28 de Febrero de 2001. World Wide Web:
http://darwin.ccm.itesm.mx/iis/profesores/lsainz/DSS/DSS1.htm
[5] Marolla, Julio. 1993. ¿Quién se opone al cambio?. El manejo del componente humano en la introducción de nuevas tecnologías. Management y Gestión. Septiembre 1993. Tomado el 28 de Febrero de 2001. World Wide Web: http://www.marolla.com.ar/articulos/5.htm [6] Power, D.J. Decision Support Systems Web Tour. Versión 4.1. Tomado el 2 de Marzo de 2001. World Wide Web: http://dssresources.com/tour
[7] Torres, Maritza: El cambio en las organizaciones. Equipo Sinergia. Tomado el 2 de Marzo de 2001. World Wide Web:http://www.equiposinergia.com/cambio.htm
[8] Manu: "La Cultura Empresarial", Ultima modificación: 15 de enero de 2004
http://personales.jet.es/amozarrain/Cultura_Empresarial.htm
[9] Juan Alonso Valenzuela Rodríguez: "Las tecnologías de información en las pequeñas y medianas empresas (PYME’s)". Tomado el 10 de junio de 2004,
http://www.monografias.com/trabajos13/artpymes/artpymes#CONCL
[10] Ing. Jorge W. Palazuelos : "Sistemas De Soporte A La Decisión: Tecnología Al Alcance De Las Pymes", tomado el 10 de Junio de 2004,
http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/ssd.htm
[11] Enfoques. ¿Qué les pasa a las PYME’s con las TI?
http://www.intec.cl/revista/art1%20(Pyme%20y%20TI).htm
María de los Reyes García López
MAESTRIA DE ADMINISTRACION EN TECNOLOGIAS DE INFORMACION
ITESM Campus Laguna
Torreón Coahuila