Estudio financiero, Servicios Integrales Xian C.A. (página 2)

PLANIFICACIÓN

Es determinar con alguna probabilidad dónde vamos a estar en el futuro, en función de las decisiones que tomemos hoy.

Planificar, consiste en:

• Decidir el futuro que se quiere alcanzar.

• Decidir las acciones y el camino que recorreremos para llegar a este futuro.

Desde otro punto de vista, la planificación es fundamentalmente "predicción", para disminuir el riesgo y la incertidumbre del futuro. Se predicen sucesos o tendencias y se planifican acciones para hacerles frente.

ESTRATEGIA

En el contexto de la planificación tradicional, la estrategia se entiende como el arte de lograr los objetivos trazados.

La estrategia comprende el propósito general de una organización, en términos de objetivos de largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos (personas, dineros esfuerzos, etc.). En este sentido, se convierte en un marco conceptual fundamental que le permite a una institución permanecer en el tiempo y adaptarse a un medio altamente cambiante.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Nos referimos a planificación estratégica aludiendo a un proceso que apunta a la definición de la estrategia de una organización, junto con la definición de responsabilidades para la implementación de la misma.

La planificación estratégica precisa de una reflexión profunda entre los miembros de una organización, que busca identificar lo que la organización actualmente es, con sus fortalezas y deficiencias, y lo que quiere ser en el futuro, definiendo para ello un conjunto de objetivos y metas, y sus estrategias correspondientes, en el marco de un medio externo altamente cambiante en el cual se generan oportunidades y amenazas.

Sin embargo, este proceso no culmina en la formulación de objetivos y metas, sino que debe materializarse en un grupo de planes o programas con sus respectivos proyectos los cuales requieren ser permanentemente evaluados en función de las metas predefinidas, para así ir rectificando o redireccionando esfuerzos de toda la organización.

Importancia de la Planificación Estratégica.

La Planificación Estratégica proporciona un marco de referencia para la actividad organizacional que pueda conducir a su "mejor funcionamiento" y a una mejor "sensibilidad de la organización."

BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

La realización de un proceso formal de planificación estratégica genera beneficios a la organización. Entre éstos, cabe señalar que:

• Permite aunar directrices y concentrar esfuerzos en una empresa, permitiendo movilizar a todos los ejecutivos claves en función de objetivos compartidos, en los cuales existe consenso

• El logro de esta visión compartida entre los ejecutivos, crea un compromiso de éstos con el presente y futuro de la organización, y facilita así acciones de dirección, innovación y liderazgo.

• Facilita la identificación de los focos de atención estratégicos dentro de la organización (corporativa, de negocios y funcional), que deben convertirse en la fuente de interés de todos los ejecutivos para alcanzar los objetivos y metas trazados.

• Se constituye en un poderoso elemento ordenador, que permite a la empresa ir estableciendo prioridades en la toma de decisiones en el tiempo, evaluar los resultados de las mismas, corregir acciones y acercarse a los objetivos y metas trazados originalmente.

• Se introduce una disciplina de pensamiento distinta, con un horizonte de largo plazo. Esto impone una nueva práctica en los ejecutivos, cual es preocuparse de la dirección estratégica del negocio de la firma.

• Permite el desarrollo de competencias gerenciales entre los miembros claves de la organización, dado que se ven expuestos, durante un período en forma sistemática, a la reflexión en torno a los objetivos de la empresa y a la materialización de los mismos. Dicho de otro modo, un proceso de planificación estratégica agrega valor en sí a los participantes de la misma ampliando su visión y conocimiento del negocio así como sus capacidades positivas en torno al quehacer actual y futuro de la organización.

• Mejora la comunicación y coordinación entre los distintos niveles y programas, y eleva las habilidades de administración.

• Permite incorporar nuevos conceptos de gestión, tales como liderazgo, trabajo en equipo y coordinación. Al respecto, la constitución de equipos de trabajo para el desarrollo de actividades y proyectos es fundamental y beneficiosa, toda vez que refuerza valores y prácticas de trabajo tales como colaboración, responsabilidad, compromiso, identidad y logro de objetivos.

• Facilita a la organización que la lleva a cabo, anticiparse, adaptarse y permanecer frente a los cambios económicos, tecnológicos, legales, y políticos, más que ser sobrepasada por los hechos sin capacidad de reacción previa alguna.

LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÒN ESTRATÉGICA

En todo proceso de planificación estratégica se puede incurrir en errores que es necesario tener en cuenta con el fin de evitarlos.

• La principal desventaja reside en el peligro de crear una enorme burocracia de planificadores que pueden perder contacto con los productores y clientes de la empresa.

• En ocasiones tiende a limitar la organización a la opción más racional y exenta de riesgos.

• Es necesario evaluar los beneficios que traerá a la organización. Si la conclusión es que los costos son mayores que los beneficios, será mejor postergar la planificación o bien darle solución previa a los problemas que agregan costos a este proceso.

• No se puede esperar de la planificación estratégica, la solución a todos los problemas que afronta la organización.

• Si bien siempre es importante consultar literatura que guíe la planificación estratégica, sobre todo cuando es la primera vez que se efectúa en una empresa, es necesario otorgarle flexibilidad al proceso de planificación adaptando la metodología escogida a la realidad específica de la organización.

• Finalmente, no hay que sobrevalorar el rol que puedan jugar los asesores externos. Lo importante es llegar a crear, con la ayuda de éstos, el ambiente y estado de ánimo propicio para que los propios miembros de la organización analicen los problemas y reflexiones en torno a los caminos a seguir en el futuro.

Fases de la Planificación Estratégica

En todo proceso de planificación estratégica es posible identificar tres grandes fases o etapas, las que están permanentemente retroalimentándose. Estas son:

1. Formulación del plan estratégico

2. Implementación de los planes o programas de acción

3. Evaluación y seguimiento

FORMULACIÓN

Esta es la etapa inicial del proceso en que se define la misión y los valores de la institución, junto con las grandes directrices o políticas generales, los objetivos y las metas a lograr. Esta etapa culmina con la elaboración de un documento oficial que incluye los planes de acción que se llevarán a cabo en el período que involucra la planificación.

La Misión

Describe el propósito actual y futuro de la organización o empresa en relación a sus productos, mercados y cobertura. En otras palabras, la Misión es la razón de ser de la organización, la meta que moviliza las energías y capacidades en la cual se desenvuelve la firma u organización. Es en este momento cuando se debe efectuar una definición de los objetivos generales de desempeño que se esperan, y que normalmente se expresan en términos de crecimiento y rentabilidad.

Los Valores

Los valores constituyen la filosofía corporativa de la empresa, que entre otros elementos debiera contener una definición de políticas corporativas básicas tales como estilo de gestión, políticas organizacionales, gestión de recursos humanos, políticas financieras, marketing y tecnología; y una declaración de los valores corporativos tales como ética, creencias y conductas deseables y aceptables en el personal.

IMPLEMENTACIÓN

Esta etapa está asociada a la preparación y puesta en marcha de los proyectos que constituyen el plan estratégico. Aquí corresponde definir los proyectos con sus objetivos y metas, plazos y recursos involucrados (humanos y materiales), y asignar responsabilidades así como los recursos para la realización de los mismos. Corresponde también en esta fase, definir los indicadores de desempeño que permitirán evaluar el desarrollo del plan en el tiempo.

CAPÍTULO III

Marco metodológico

El tercer capítulo describe la metodología empleada en la realización del estudio financiero en la empresa Servicios Integrales XIAN, C.A, para la creación de un plan de un financiamiento destinado a la adquisición de un vehículo que se utilizará para la mensajería.

Tipo de investigación

El presente estudio para realizar el estudio financiero de la empresa SERVICIOS INTEGRALES XIAN, es de tipo descriptivo-evaluativo; ya que permite describir, registrar, analizar e interpretar la situación actual dentro de la organización. Así mismo, evaluar y decidir cuales son las estrategias para el mejoramiento y optimización de la atención a sus afiliados.

Diseño de investigación

El diseño de investigación es de campo, la información se recopilara directamente en la empresa Servicios Integrales XIAN, C.A., específicamente de los archivos de la misma.

Procedimientos de recolección de datos

La metodología que se implementara para realizar el análisis financiero de la investigación se basara en las siguientes fases:

• 1. Definir la necesidad de realización del estudio financiero, recopilación de datos y realización de entrevistas preliminares.

• 2. Definir la necesidad de inversión de la impresa.

• 3. Analizar toda la información para identificar el mejor plan de financiamiento.

• 4. Realizar un estudio financiero para la inversión de la empresa, considerando todos los factores que influyen en la inversión.

• 5. Realizar un análisis interno (Debilidades y Amenazas) y externo (Fortaleza y Oportunidades).

• 6. Definir las estrategias propuestas.

• 7. Establecer conclusiones y recomendaciones en todos los aspectos estudiados.

Tabulación

El plan de amortización de deuda será plasmado en el siguiente formato:

CAPÍTULO IV

Resultados

Fuentes de Financiamiento

Los promotores de este proyecto solicitaran al FONDO REGIONAL GUAYANA el crédito requerido.

Condiciones del Crédito

Crédito Bs. 20.000.000,00

Tasa de interés 18% Anual

Comisión 0% Del crédito

Periodo de amortización 5 Años

Periodo de gracia 1 Año

Intereses diferidos 1 Año

Periodo muerto 0 Meses

Amortización de la deuda (Bolívares)

Caso 1

Si la empresa no cuenta con liquidez que le permita cancelar los intereses del período de gracia, la amortización se realiza con el monto de la deuda mas los intereses de dicho período; es decir, por la cantidad de 23.600.000 Bs.

Caso 2

Si la empresa cuenta con liquidez para asumir el pago de los intereses del período de gracia, entonces la amortización se realiza por el monto total de la deuda; es decir, 20.000.000 Bs.

A= P (A/P,i*,n) = 20.000.000 * (0.31978) = 6.395.600

El capital final de ambos casos es manejado con la variación de los intereses, es así, como se logra que este monto sea cero (0) al final del período.

Depreciación

Para tal fin, se ha utilizado el método de Depreciación en línea recta.

Vida útil = 3 años

VS = 11.200.000,00 Bs. (56% del valor inicial)

B = 20.000.000,00 Bs.

Para lo cual calculamos los valores de VL1, VL2 y VL3:

Crecimiento de la empresa

Actualmente la inversión a futuro que se plantean los directivos de la empresa, es la adquisición de un segundo vehículo para ampliar la capacidad de prestación de servicios en los días de mayor demanda; es por esto que con la realización de este estudio, se les propone una serie de estrategias que le permitan crecer en el mercado a futuro.

Sin embargo, considerando que las utilidades de la empresas en la actualidad no son suficientemente elevadas, cualquier tipo de inversión que realice debe ser con capital por deuda; y a medida que la empresa reporte crecimiento en sus utilidades, se podrán realizar inversiones con un 50% de capital propio y el 50% restante con capital por deuda, siendo ésta, la situación mas idónea para esta empresa.

Análisis FODA

Desiciones de Inversión, Implementación de estrategias

Primero redefinimos la misión, visión, objetivos y valores de la empresa

MISIÓN

"Somos una empresa que ofrece los servicios integrales personalizados, a nivel regional, de manera rápida y eficiente, para lograr llegar al mayor número de clientes, a través del trabajo en equipo"

VISIÓN

"Ser la empresa líder en la prestación del servicios integrales personalizados, apoyado en una estructura administrativa que la consolide como una empresa confiable que satisfaga las necesidades de correspondencia y envíos de toda la población con estándares de calidad, tecnología y rentabilidad, que permita modernizarnos, diversificarnos, consolidarnos y crecer para un beneficio común"

OBJETIVOS

• Ofrecer a toda la población, cobertura de servicio de mensajería a precios accesibles.

• Alcanzar estándares competitivos de calidad, entregando la correspondencia y envíos en forma confiable y oportuna.

• Tener una actitud positiva y creativa para buscar nuevas opciones y poder ampliar el campo de acción.

• Mantener un personal capacitado para tratar con cortesía y profesionalismo a los clientes que visitan.

VALORES

• Confianza

• Oportunidad

• Seguridad

• Calidad

• Servicio

Estrategias:

Adquisición de nuevos equipos y unidades de mensajería.

El objetivo de esta estrategia es que permita a los mensajeros distribuir sus funciones, para que el servicio sea rápido y eficiente. Antes de aplicar esta estrategia se deben realizar los estudios financieros que determinen la capacidad de la empresa para realizar la inversión. La responsabilidad recae en la presidencia y la dirección general.

Introducir al mercado nuevos servicios que capten nueva clientela.

El objetivo de esta estrategia es ofrecer en el mercado un servicio que el consumidor percibirá como único y por tanto está dispuesto a pagar un sobreprecio por adquirirlo. La estrategia estimula acciones para desarrollar y comercializar servicios totalmente nuevos. La estrategia es responsabilidad de la presidencia y la dirección general.

Replanteamiento de la empresa para convertirla en cooperativa.

El objetivo de esta estrategia es reducir los costos por concepto de impuestos, obteniendo así mayores ingresos lo que permitirá realizar mejores inversiones para un futuro crecimiento de la empresa. Además que se contará con un mayor apoyo por parte del estado. La responsabilidad de esta estrategia recae en los directivos de la empresa y los futuros socios cooperativistas.

Aumentar la capacidad de personal de mensajería.

El objetivo de esta estrategia es poder cubrir la demanda en los días donde se observa un incremento, con la finalidad de ofrecer un servicio más eficiente. LA responsabilidad recae sobre la dirección general

Conclusiones

Después de haber culminado el estudio se llega a las siguientes conclusiones:

• Durante la realización del proyecto, se aplicaron conceptos de Finanzas Corporativas, en lo referente a Presupuesto de Capital y Decisión de Financiación.

• Un buen plan de financiamiento permite a la empresa realizar inversiones a futuro, aunque no cuente con capital propio.

• Un buen plan estratégico permite a la empresa mejorar su desempeño, con la finalidad de alcanzar sus objetivos.

• Existe falta de un plan estratégico para la realización de las actividades laborales de la empresa. Por esta razón el desempeño es deficiente en los días de mayor demanda.

• Falta de personal y de otra unidad de mensajería para cubrir con la demanda esperada.

• En función de las deficiencias y limitantes mostradas por la empresa Servicios Integrales XIAN, C.A. se propone un Plan Estratégico que le permitirá aunar directrices, concentrar esfuerzos y movilizar a todos los ejecutivos claves en función de objetivos compartidos, en los cuales existe consenso.

• El Plan Estratégico propuesto, le permitirá a la empresa ir estableciendo prioridades en la toma de decisiones en el tiempo, evaluar los resultados de las mismas, corregir acciones y acercarse a los objetivos y metas trazados.

• La redefinición de la Misión y Visión de la empresa, crea un compromiso entre los ejecutivos con el presente y futuro de la organización, y facilita las acciones de dirección, innovación y liderazgo.

Recomendaciones

De los resultados y las conclusiones obtenidas se recomiendan las siguientes acciones:

• En primer lugar se recomienda poner en práctica el Plan Estratégico, así como también asignar los recursos financieros e ir evaluando el desarrollo de las estrategias, en términos del cumplimiento de etapas, así como del logro de los objetivos que justificaron su realización.

• Utilizar el estudio financiero para evaluar la posibilidad de adquisición del nuevo vehiculo de mensajería.

• Buscar alianzas estratégicas con los entes involucrados en la cancelación de los principales servicios, como Bancos, Eleoriente, CANTV, entre otros.

• Reestructurar el organigrama general adaptándose a la realidad empresarial.

• Se deben también considerar las tendencias estratégicas y económicas que la empresa debe conocer para lograr sostenibilidad en el largo plazo.

Bibliografía

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• VAN HORNE, James C. Fundamentos de Administración Financiera. Editorial Prentice Hill. 8va Edición. 1994. 837 Págs.

• BREALEY, RICHARD A. y MYERS, STEWART C. Principios de finanzas Corporativas. Editorial Mc Graw Hill. 5ta Edición.

• STEPHEN, A Ross. Y RANDOLPH, W, Westerfield. Finanzas Corporativas. Editorial Mc Graw Hill. 5ta Edición. 1049 Págs.

• www.finanzasfacil.com

• www.google.com

• www.monografias.com

• http://ciberconta.unizar.es/LECCION/fin002/

• http://www.doradelossantos.8m.com/index1.htm

DEDICATORIA

A Dios

A nuestros familiares

A nuestros amigos más allegados.

AGRADECIMIENTOS

Quisiéramos agradecer a la presidente de Servicios Integrales XIAN C.A., la Ing. Ana López por su valiosa colaboración y apoyo recibido durante la ejecución del proyecto.

A nuestro profesor, el Msc. Ing. Andrés Eloy Blanco, quien con su interés por la investigación y consejos oportunos, fue de gran ayuda para el desarrollo y culminación del trabajo de investigación.

Finalmente agradecemos a todas aquellas personas que colaboraron de forma directa e indirecta en la realización de este proyecto.

Autor:

Amarista, Yeannys Bello, Eduard Brisigotti, Carola Carrasquero, Carlos

PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2005

VENEZUELA