Gerencia y control de crédito y cobranzas (página 2)

EL ANÁLISIS LINEAL DE PUNTO DE EQUILIBRIO Y LOS GASTOS DE COBRANZAS.

Los gastos de cobranzas, constituyen el esfuerzo realizado por la empresa para recuperar las cuentas por cobrar medido en términos de unidades monetarias. Por constituir un costo expirado, aplicable al período normal de operaciones en el cual se incurrirá, el incremento de los gastos de cobranza ocasiona una disminución de las utilidades.

Asimismo, los gastos de cobranza afectan el procedimiento de recuperación de créditos. Se debe tomar en consideración que el monto de las cobranzas nunca debe ser inferior a los gastos incurridos con esa finalidad. Un concepto de gran ayuda que permite hacer una comparación entre la compensación de gastos de cobranza con cobros es el del Punto de Equilibrio. Esta importante herramienta de análisis financiero puede servir de gran ayuda en la administración y control e cuentas por cobrar.

El concepto de Punto de Equilibrio, al asumir que los ingresos y los costos son funciones lineales de la cantidad de producto por fabricar y vender simplifica el análisis de su relación con la utilidad. El punto de equilibrio se observa cuando los ingresos igualan a los costos totales.

Si se tiene costos fijos ( Cf. ) y costos totales variables ( Ctv ), los costos totales ( Ct ) serian: Ct + Ctv.

Si se desea calcular el numero de unidades ( n ) que deben ser vendidas anualmente y a un precio por unidad ( p ) y a un costo variable por unidad ( Cvu ), de tal manera que se obtenga un equilibrio entre ingreso y costos entonces cave expresar la formula anterior de la siguiente manera:

Como Ctv = Cvu. N

I = P.N

Entonces : P.N. = Cf + Cvu. N

Al despejar (N) quedaría la expresión

Este concepto puede ser expresado gráficamente utilizando un sistema de coordenadas. Se colocan en el eje de las abscisas (x) las unidades que deben ser producidas o vendidas y en el eje de las ordenadas (y) los costos e ingresos, y se obtendrá el punto equilibrio donde se intercepte la recta de costos totales con la de ingresos ( véase gráfica III.2) en el punto señalado.

Como (Pe) es el punto de equilibrio y los costos totales son iguales al total de los ingresos, las ventas que se realicen por debajo de ese punto de equilibrio significaran perdidas, y por encima se obtendrán utilidades.

Aplicando este mismo concepto a la relación cobros – gastos de cobranza podría expresarse diciendo que el punto equilibrio en este sentido se obtiene cuando el monto del total de los gastos de cobranza igualen a la totalidad de los cobros efectuados.

GRAFICA III.2

Si se denomina a los cobros (C) y a los gastos de cobranza (Gc) entonces el punto de equilibrio estaría dado por C = Gc. Esto indicaría que realizando cobranzas iguales a sus costos no habría pérdidas ni ganancias derivadas el procedimiento de cobranzas y hasta que punto es conveniente aumentar los gastos de cobranza de modo que se obtengan beneficios razonables.

Los gastos de cobranzas pueden ser clasificados en:

1. Gastos fijos (Gfc)
2. Gastos variables (Gvc)

2. Gastos fijos de cobranza. Son aquellos que se mantienen constantes para cualquier monto de las cobranzas tales como:

• Sueldos fijos y otras asignaciones del personal de cobranza.

• Seguros de vida, vehículos, hospitalización, médico quirúrgico que tenga la empresa para el personal de cobranza.

1. Gastos variables de cobranza. Son aquellos que varían en función de las gestiones que se hagan para realizar las recuperaciones de cuentas por cobrar, como:

• Comisiones de cobradores, según el monto de las cobranzas que realicen.
• Gastos de viajes en gestiones de cobranza.
• Honorarios de abogados y otros gastos en los que se utilicen procedimientos jurídicos.
• Gestiones a través de oficinas de cobranzas ajenas a la empresa.
• Cualquier otro tipo de gasto que se haya de efectuar relacionado con cobros y que no se realice con carácter permanente.

Luego de haber hecho esta distinción entre gastos fijos y gastos variables de cobranza, puede expresarse el costo total de cobranzas mediante la siguiente expresión:

Gc = Gfc + Gvc

Donde:

Gc = Gastos totales de cobranza.

Gfc = Gastos fijos de cobranza.

Gvc = Gastos totales variables de cobranza.

Como el punto de equilibrio está dado por C = Gc sustituyendo a Gc en la fórmula anterior quedaría:

C = Gfc + Gvc

En vista de que los gastos fijos hay que efectuarlos cualquiera que sea el monto de las cobranzas, lógicamente lo que conviene es determinar el monto de los gastos adicionales que se deben realizar como máximo a fin de que justifiquen las recuperaciones de cuentas por cobrar, entonces expresando los gastos variables de cobranza como un porcentaje de las cobranzas. Podría expresarse el término Gvc = XC donde (X) sería el coeficiente que expresaría la parte de los cobros, en tanto por uno que estaría destinada a cubrir los gastos de cobranza, y de allí se obtendría el porcentaje máximo de gastos de cobranza adicionales que pueden ser aplicados a las recuperaciones de cuentas de tal modo que los cobros no sean inferiores a las cantidades que se gastan para efectuarlos.

Luego la ecuación original de punto de equilibrio quedaría transformada en:

C = Gfc + XC

Despejando (C) en la ecuación.

C – XC = Gfc.

Sacando (C) como factor común:

C (1 – X) = Gfc

Gfc

Entonces C = ————————

1 – X

Luego para calcular (X)

Este procedimiento permite obtener un coeficiente, que multiplicado por las cobranzas, determinaría la cantidad máxima a invertir en gastos de cobranzas para obtener el punto de equilibrio.

Así por ejemplo una empresa desea recuperar $12.000 y sus gastos fijos de cobranza son de $3.000 entonces C = 12.000 y Gfc = 3.000, entonces los gastos de variables de cobranza (Gvc = XC) serían:

O sea, un 75% del monto a cobrar.

Luego el punto de equilibrio está dado por:

12.000 = 3.000 + 0.75 x 12.000

Así; 12.000 = 3.000 + 9.000

Luego para obtener el equilibrio entre gastos de cobranza y monto a cobrar, $9.000 sería la cantidad máxima a cargar por este concepto.

Si se aumentasen los gastos variables a un 80% para recuperar los mismos $12.000, entonces se obtendría un excedente de gastos de cobranza sobre los cobros así:

Gc = 3.000 + 0.80 x 12.000

Gc = 3.000 + 9.600

Gc = 12.600

Lo que significa que los gastos excederían los cobros en $600, y la empresa estaría recuperando sus cuentas en una situación desventajosa. Para obtener el equilibrio para 80% de gasto de cobranza se utiliza la fórmula:

De acuerdo a lo anterior la empresa debe aplicar sus gastos de cobranza por debajo del porcentaje punto de equilibrio, en este caso 75%, no obstante debe tener sumo cuidado en no bajarlos demasiado puesto que se disminuiría también el esfuerzo hecho para efectuar las cobranzas aumentando la posibilidad de perdidas en cuenta malas.

Para representar gráficamente la relación lineal de equilibrio en cobros y gastos de cobranza, se utiliza un sistema de coordenadas cartesianas similar al citado anteriormente. En el eje de las ordenadas (y) se ubicaran los cobros y los gastos de cobranza y en el eje de las abscisas (x) se colocarían los porcentaje de gastos variables que se apliquen al monto de las cobranzas ( véase gráfico III.3 )

Para el caso del ejemplo de recuperación de $12.000, para diferentes niveles de gastos de cobranza podrían representarse gráficamente por datos hipotéticos que se presentan en la tabla III.1.

GRAFICA III.3

GRAFICO III.4

TABLA III.1

RELACION ENTRE LOS COSTOS TOTALES DE COBRANZA, COBRANZAS TOTALES Y PUNTOS DE EQULIBRIO

NOTA: Datos hipotéticos. Ejemplo y modelo diseñados por el autor.

La construcción de la tabla III.1. se realizó aplicando las fórmulas desarrolladas en este mismo capítulo, y con los datos hipotéticos contenidos en él se construyó el gráfico III.4.

PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA.

La recuperación de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de ventas a crédito, el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez, es decir, de aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque las ventas hayan sido planificadas, existen situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni previstas con resultados precisos; pero por otra parte resulta más complejo aun pronosticar las probabilidades de los cobros originados de las ventas a crédito efectuadas más que todo en el caso de los negocios que se inician, los cuales necesitan fondos para la adquisición de nuevas existencias, para así poder responder al incremento de sus ventas este hecho hace necesario que se tenga conocimiento en forma teórica del valor del capital de trabajo capaz de cubrir esa situación financiera. Por lo tanto los procedimientos de cobranza deben ser diseñados de tal manera que propendan a la recuperación de las cuentas tomando en consideración el tiempo futuro, que por siguiente incluye el elemento riesgo, así como también las necesidades de fondos de la empresa.

Los procedimientos de cobranza deben tomar en cuenta una serie de aspectos para que sean acordes con los propósitos del mismo los cuales son:

1. Causas de que las ventas no se paguen a su vencimiento
2. Sistemas que se utilizan para observar las cuentas.
3. Análisis de las cuentas.

1. Causas de que las cuentas no se paguen a su vencimiento.

El acreedor para determinar por que un cliente no cumple con sus pagos utilizando:

1. Registro de compras y pagos en la cuenta individual del cliente.
2. Revisando el archivo de crédito del cliente y manteniendo reuniones personales con los mismos.
3. A través de la información proporcionada por los agentes de ventas.
4. Intercambiando información y mediante discusiones entre grupos de comerciantes.

Si se determina la razón por el cual el cliente no cumple con sus obligaciones, se puede establecer una clasificación en grupos. Así, de acuerdo al grupo al cual corresponda el deudor se escogería la técnica de cobranza. Estos grupos de deudores que no pagan las cuentas a su vencimiento pueden clasificarse de la siguiente manera:

1. Realmente este grupo no presenta problemas de cobro, al suministrársele una explicación de las condiciones de ventas serviría para aclarar la situación y los pagos se harían puntualmente.

2. Clientes que mal interpretan las condiciones de crédito en forma no intencional.

   Para clientes con esta característica, es recomendable el envío de un recordatorio de que la cuenta se ha vencido. Si el cliente a menudo incurre en incumplimiento por esta causa, el acreedor debe esforzarse en hacerle notar la importancia de cumplir con sus deudas puntualmente. Actualmente, los correos electrónicos, telefax y teléfonos celulares permiten una mayor efectividad en la comunicación entre acreedores y deudores.

3. Clientes que pasan por alto la fecha de pago de sus cuentas por negligencia o por métodos de trabajo deficientes.

   A este grupo pertenecen particularmente los minoristas, cuando la deuda que tiene con determinado acreedor es por una cantidad relativamente reducida de dinero, generalmente no la pagan y la retienen con la intención de cancelarla posteriormente conjuntamente con otro pago más importante. Esto ocasiona serios problemas en los departamentos de contabilidad y de crédito del acreedor. Para este tipo de clientes es recomendable escribirle una carta explicando las dificultades que ocasionan sus hábitos de pago. No obstante resulta difícil hacer que el cliente abandone su costumbre de hacer los pagos, y debe este hecho siempre tenerse presente como una de las experiencias del trabajo de crédito que no se pueda evitar.

4. Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la deuda.

   Los clientes pertenecientes a este grupo cumplen a tiempo con sus obligaciones cuando la fecha de vencimiento de éstas coincide con el auge de temporada de su propio negocio. En caso de que estos períodos no coincidan hacen esperar al acreedor. Regularmente, esto es a causa de que las ocasiones en que declinan las ventas (casos de ventas estacionales o de temporada) se ocasiona un déficit de capital de trabajo. En vista de que con este tipo de deudas es relativamente fácil entender la situación se usa, generalmente, una política de cobranzas, aunque no agresiva, que trate de presionar en una forma sistemática el proceso de cobro; de esta manera el deudor no se sentirá resentido de la forma en la cual se le reclama el cumplimiento de su obligación.

5. Clientes que generalmente pagan sus deudas a tiempo, pero que ocasionalmente se atrasan.

   En ocasiones suelen presentarse hechos imprevistos tales como huelgas, desastres naturales (terremotos, inundaciones), incendios o cualquier otro suceso que afecte la buena voluntad de pago de un cliente y le impida cumplir con sus obligaciones. En estos casos, la política de cobro debe ser relativamente indulgente. El acreedor debe esperar durante un lapso de tiempo razonable a que el deudor se recupere de la mala situación que le ha causado la incapacidad temporal para hacer sus pagos.

6. Clientes con incapacidad temporal para pagar.

   Los clientes de este grupo se caracterizan por forzar demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales o son compradores y cobradores deficientes de tal manera que reducen en exceso su capital de trabajo disponible. Para este tipo de deudores se sugiere una política agresiva de cobro, aún corriendo el riesgo de perderlos como clientes.

7. Clientes que habitualmente se atrasan.

   Los clientes pertenecientes a esta clasificación abusan de los plazos de pago debido a que no se les ha aplicado una política firme de cobranza y se aprovechan de la oportunidad para atrasar sus cuentas intencionalmente. Esto lo hacen con la finalidad de financiar sus operaciones con dinero del acreedor por resultarles más ventajoso que utilizar su propio dinero. A este tipo de clientes debe aplicarse una política de cobro agresiva, aunque se corra el riesgo de incomodarlos. También utilizando una política de alerta y cobranza enérgicas, acosándolos constantemente puede convertirlos en clientes de una puntualidad, si no exacta, por lo menos aceptable.

8. Clientes que se toman un tiempo mayor del establecido para pagar sus obligaciones.

   Esta clase agrupa los clientes que a pesar de su honestidad endeudan por montos que escasamente puedan ser cubiertos por su capital de trabajo, entonces ante cualquier circunstancia que haga bajar sus finanzas, comienzan a tener dificultades para efectuar sus pagos a pesar de sus buenas intenciones de hacerlos. Este hecho es posible que se presente con mucho más frecuencia en el crédito de consumidores que en el crédito comercial.

9. Clientes que contraen deudas por encima de su capacidad de pago.

   Corresponde a este grupo aquellos clientes a los cuales se les concede un descuento según las condiciones de la venta, por pagar en un lapso de tiempo previamente estipulado, transcurrido ese período, y si el cliente no hace la cancelación respectiva pierde el derecho al descuento por pronto pago. Sin embargo muchos deudores, que pagan después de pasado el período de descuento, envían sus pagos como si hubiesen obtenido el descuento. A este tipo de deudores no debe permitírseles que incurran en este hecho tomar las cantidades que paguen (habiendo perdido el descuento) como abono a cuenta y dejar la cantidad no pagada como cuenta por cobrar y asimismo hacerle la notificación correspondiente de la cantidad por él adeudada.

10. Clientes que se atribuyen descuentos que no se han ganado.

    A este tipo de clientes podrían aplicárseles métodos agresivos de cobranza, utilizando los servicios de bufetes abogados, utilizando letras de cambio, o procedimientos judiciales convenientes.

11. Clientes insolventes o que están al borde de la insolvencia.
12. Clientes que intencionalmente cometen fraude.

Constituyen el grupo de clientes más problemático de todos los tipos de clientes anteriormente citados. Estos clientes son generalmente deshonestos y se valen de engaños a los acreedores para conseguir crédito y posteriormente utilizan procedimientos dolosos para no cancelar sus obligaciones. Debe el acreedor emplear todos los medios legales posibles para salvar la cuenta por cobrar una vez que se haya detectado el fraude crediticio.

Las once clases de cliente citadas pueden ser localizadas con bastante frecuencia en los negocios; tanto de crédito comercial como de consumidores. En consecuencia, el acreedor debe, para cada caso en particular, tomar en cuenta que sus procedimientos de cobranza sean capaces de enfrentarse a cualquiera de las situaciones que pongan en peligro la recuperación de las cuentas por cobrar.

SISTEMAS UTILIZADOS PARA OBSERVAR LAS CUENTAS.

Las fuentes más importantes para extraer los datos que permitan determinar si los clientes están efectuando sus pagos con puntualidad son los medios de que disponga la empresa para registrar los créditos concedidos a los clientes y los pagos efectuados por éstos.

La dificultad para observar las cuentas de los deudores será mayor en la medida que aumente el número de éstos. Si una empresa tiene pocas cuentas activas, las cuentas vencidas pueden ser fácilmente localizadas mediante la verificación de los registros por lo menos una vez por mes y hasta puede ser mediante revisiones semanales. En empresas de gran tamaño, que manejan un gran número de cuentas, la inspección individual no resulta práctica. Para el control de cuentas muy numerosas, el uso de los sistemas modernos de procesamiento electrónico; permite establecer sistemas comprobatorios de los vencimientos de las cuentas por cobrar. En el capítulo final se hace un comentario más amplio sobre las aplicaciones del procesamiento electrónico de datos en el manejo del crédito.

ANÁLISIS DE LAS CUENTAS.

Esta es una de las actividades más importantes en la observación de las cuentas por cobrar y consiste en clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el cual han estado vigentes. Este procedimiento debe realizarse en forma permanente y sus resultados se presentan en un estado de análisis de cuentas, o a solicitud de quien esté a cargo de la gerencia de crédito. Este procedimiento también es útil para comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado denominado análisis de cuentas generalmente contiene:

1. Nombre y dirección del cliente.
2. Monto de la deuda.
3. Que parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado en los pagos, o facturas anteriores pendientes de cancelación.

Sobre estos aspectos referentes a análisis de cuentas se trata más detalle en el capítulo V, referente a control de cuentas por cobrar, pero son de gran utilidad para informar a la alta dirección de la empresa el estado de atraso de las cuentas y determinar la eficiencia de la labor de cobranza. El departamento de contabilidad puede utilizarlo para la fijación de la reserva o provisión en la estimación de pérdidas en cuentas por cobrar.

PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE COBRANZAS

En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizan generalmente a través de las siguientes etapas.

1. Recordatorio.
2. Insistencia o persecución.
3. Acciones o medidas drásticas.

En cada una de las etapas mencionadas, se aplica una técnica que debe corresponder a las actividades que se realizan en cada una de ellas; sin embargo, antes de que una empresa inicie el procedimiento de cobranzas, debe tener dentro de sus prácticas de control actividades como envío de estados de cuentas mensuales a los deudores y un sistema de recordatorio del departamento de cobranzas.

El envío de estados de cuentas mensuales a los deudores es una de las prácticas más comunes, tanto en crédito comercial como de consumidores. Los estados de cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos que se le han hecho en cuentas por sus compras, cargos financieros y los abonos por sus pagos: Normalmente, la elaboración de estos estados de cuenta generalmente está a cargo del departamento de contabilidad y su forma depende de los métodos de registro que utilice la empresa.

No obstante, deben ser controlados por los funcionarios encargados de las cobranzas. Generalmente muestran los saldos vencidos durante meses anteriores y una descripción de las facturas que se le han cargado en cuenta y de los pagos del cliente, una forma de este estado puede observarse en el modelo III.1, el cual contiene la mayoría de los aspectos que generalmente se asientan en cualquier otro modelo. Independientemente de la variedad de modelos que puedan existir en vista de que cada empresa diseña el suyo de acuerdo a sus necesidades es importante que se tenga en cuenta su utilidad como medio de recordatorio y verificación de operaciones con el cliente.

En cuanto a la utilización del sistema de recordatorio del Departamento de Cobranzas, en una empresa que maneja pocas cuentas por cobrara es posible estudiar u observar cada caso en forma individual, en períodos de tiempo relativamente cortos.

Para esto debe disponer de un registro suplementario, tarjeta índice o archivo especial del cliente que le recuerde que se han hecho las gestiones posibles para efectuar los cobros correspondientes. En el caso de las compañías que manejan muchas cuentas, no es práctico utilizar el mismo sistema de recordatorio señalado anteriormente, sino uno que de acuerdo a la gran cantidad de cuentas que maneja tenga como objeto en primer lugar recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas que cada día requieren su atención y en segundo lugar registrar la acción tomada en el esfuerzo de cobranza, así como también la fecha en que esta acción se tomó. El trabajo hecho en esta forma contribuye a que se incurra en menos repetición de registros y menos actividad de oficina, lo cual hace más eficaz el sistema. Los sistemas establecidos para empresas que manejan muchas cuentas, y que se constituyen con el objeto señalado anteriormente (más que todo en el manejo de crédito de consumidores) pueden variar en detalles, generalmente son un sistema de tarjetas de índice archivadas en orden de fecha o un sistema de tarjetas de registro en el cual las cuentas se archivan en orden alfabético y por fecha. Al respecto no se sugiere un modelo particular de tarjeta, en vista de que sus especificaciones varían de acuerdo al sistema de trabajo de cada empresa y sus políticas de cobro, según se trate de crédito comercial o crédito de consumidores.

MODELO III.4

DISTRIBUIDORA MARTIGON, S.A.

APARTADO 325 – TELEFONOS (O293) 4225929 AL 34. FAX (0293)4225935. CORREO-E:

EDIF. RABEMAR. AVE. UNIVERSIDAD. CUMANA – VENEZUELA

ESTADO DE CUENTA

NOTA: MODELO ADAPTADO POR EL AUTOR

NOMBRE DEL CLIENTE: COMERCIAL VALMAR, C.A.

DIRECCIÓN: EDIF.. BEBEDERO URB. EL BRASIL. CUMANA. ESTADO SUCRE

TELEFONOS: (0293) 4315020 AL 22. FAX: (0293) 4315023. CORREO-E:

1. La etapa de recordatorio.

Una vez que se haya cumplido con el envío de los estados de cuenta mensuales, se procede a de revisar el registro de recordatorios del departamento de cobranzas antes de iniciar el procedimiento de cobro. El primer recordatorio manifiesta al cliente que no ha cumplido con su pago habiendo ya pasado la fecha de vencimiento de su factura. Es normal, que transcurran varios días entre las fechas de vencimiento y las de recordatorio. La primera notificación de cobro, a manera de recordatorio, debe ser moderada e impersonal.

La técnica en esta etapa puede consistir en un estado donde figura los conceptos de la deuda, copia fotostática o duplicado de facturas vencidas, correspondencias a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, tarjetas impresa o estados de cuenta los cuales se envían a los deudores de acuerdo al tiempo de atraso. Estos recordatorios pueden ser repetidos si enviado un primer recordatorio no se obtiene el pago de la cuenta en reclamo. Cualquiera de las modalidades de técnicas mencionadas que se utilicen en esta etapa es principalmente con el propósito de que:

1. El cliente recuerde que tiene pagos vencidos
2. El cliente pague a la brevedad posible.
3. Se evite el envío de un segundo o tercer recordatorio y en consecuencia, se minimicen los gastos de cobranza.

2. Se puede dar el caso de que el cliente haya efectuado su pago, en fecha posterior al envío del primer recordatorio y anterior al recibo de éste; en tal circunstancia, es usual que en los medios utilizados se le exprese, que en caso de haber efectuado el pago antes del recibo del recordatorio, haga caso omiso de éste. Así los modelos de recordatorio podrían variar de acuerdo a las condiciones de atraso en que se encuentre el cliente.

No obstante, el modelo de recordatorio a ser utilizado dependerá del tipo de respuesta que se haya obtenido de los clientes una vez que hayan sido contactados y de las razones que expongan los clientes para no haber realizado sus pagos oportunamente.

1. Una vez cumplida la etapa de recordatorio, y si las gestiones realizadas fracasan, entonces la etapa siguiente es la de insistencia o persecución. En esta fase del procedimiento de cobranzas, se busca un programa de acciones sucesivas que se apliquen a intervalos regulares, según la compensación de la cuenta con los esfuerzos que se realicen para cobrarla.

   Tanto el programa de desarrollo como la técnica a utilizar dependen de la naturaleza de la cuenta por cobrar, de cómo este clasificado el deudor, la clase de negocio a que se dedique el acreedor y la política para el tratamiento de las cuentas vencidas.

   La duración de la etapa de insistencia puede ser corto o largo, puede tomarse días como también varios meses y por ello es necesario tomar en consideración el factor tiempo en relación con los esfuerzos, en términos monetarios, que se realicen para cobrar las cuentas.

   La técnica aplicable en esta fase del procedimiento de cobro consistiría en el uso de medios similares a los utilizados en la fase de recordatorio, pero empleando en una forma más enérgica o agresiva de tal manera que las comunicaciones dirigidas al deudor se hacen con frecuencia, a intervalos de tiempo cortos, en términos enérgicos.

   La insistencia puede ser mediante un envío constante de cartas, correspondencias vía fax o correo electrónico; con frecuencia, con cierto grado de determinación. Es altamente recomendable la realización de entrevistas personales con los deudores cuando los medios anteriores no han tenido éxito, o utilizando también a los agentes de ventas por el conocimiento que tienen de los clientes, de sus necesidades del producto o mercancía y de saber que si el cliente no paga la cuenta vencida el próximo pedido le seria negado. En consecuencia, los vendedores, en vista de su interés por colocar los pedidos, se verían animados a persuadir al cliente para que cumpla con el pago vencido.

2. Etapa de insistencia o persecución
3. Etapa de acciones o medidas drásticas

Una vez agotados los medios posibles en las etapas de recordatorio y persecución, no queda otro camino que emplear medidas drásticas en contra del deudor, a pesar de que esto significa la ruptura de las relaciones con éste. Las técnicas más utilizables en esta etapa son las siguientes:

1. Mediante letras de cambio
2. Mediante los servicios de una agencia de cobranzas
3. Mediante el uso de abogados.

1. La letra de cambio constituye uno de los instrumentos de más uso en el ambiente comercial, la cual es una demanda de pago emitida por una persona o empresa a cargo de otra persona o empresa. Las disposiciones que rigen las operaciones que se realicen con la letra de cambio para el caso de Venezuela están establecidas en el Código de Comercio de Venezuela. Sobre su contenido la letra de cambio debe especificar.

   1.- La denominación de letra de cambio.

   2.- La orden simple y pura de pagar una determinada suma.

   3.- El nombre del que debe pagar ( librador).

   4.- Fecha en que debe pagarse la letra o de vencimiento.

   5.- En que lugar debe efectuarse el pago.

   6.- A quien debe efectuarse el pago o beneficiario.

   7.- La fecha y el lugar en que la letra fue emitida.

   8.- La firma de la persona que emite o gira la letra, o sea, el librador.

   Cuando se está en la etapa drástica y el acreedor gira una letra de cambio contra un cliente, lo hace por el monto de los pagos y puede ser exigido un aval o fianza por documento suscrito o pude ser descontado ante el banco que esté dispuesto aceptar la operación, el cual recibe la letra del girador o endosante descontado una parte del valor de vencimiento de la letra y entregada entonces al presentante de la letra su valor menos la parte descontada. La letra de cambio tiene la ventaja de que por ser un instrumento de crédito negociable, puede ser endosado y utilizado como medio de pago, da derecho al tenedor de la letra a proceder a su cobro mediante procedimiento judicial.

2. Cobro mediante letras de cambio
3. Cobro mediante servicios de una agencia de cobranza.

Las agencias de cobranza son instituciones que se encargan de realizar cobros por cuentas de un acreedor que ha tenido dificultades para recuperar ciertos créditos de plazo vencido

.Cuando se entrega una cuenta por cobrar a una agencia, el acreedor interesado está resignado a perder una parte de la misma por concepto de los honorarios que tendría que pagar por dicho concepto y por supuesto iría a contribuir al aumento de los gastos de cobranza. No obstante, la entrega de la cuenta vencida a la agencia de cobros repercute profundamente en el ánimo del deudor quien ahora se verá obligado a pagarle aun acreedor diferente y podrá temer a su caída en el desprestigio en el ambiente de los negocios por insolvencia. Debe tomarse en consideración que las agencias de cobranzas pueden prestar también servicios en el suministro de información cuando se investiga a un cliente para concesión de crédito.

Es de suma importancia que el acreedor calcule el beneficio que se pueda obtener de la cuenta a recuperar. En este sentido, debe tomar en cuenta la compensación que debe haber, en términos de beneficio, entre el monto a recuperar y el costo total de la recuperación.

1. Cobro mediante el uso de servicios de abogados.

Cuando una cuenta se le entrega a un abogado, es con las instrucciones de que proceda inmediatamente y en forma enérgica. Utilizando este medio de cobranza el acreedor está dispuesto a terminar sus relaciones comerciales con el deudor. Este medio de acción drástica es el más enérgico de todos los utilizables y posiblemente sea el máximo intento que se haga para cobrar una cuenta vencida. Un abogado hábil intentará una demanda al serle entregada la cuenta para el cobro. Inmediatamente gestionará el cobro total de la deuda y si esto es imposible llegaría a un convenio a favor de su cliente.

Como un último recurso se acudiría a un juicio, pero es costoso, puede resultar difícil demostrar la deuda y obtener un fallo favorable, y aún obteniendo dicho fallo se puede presentar el caso de que los recursos con que cuente el deudor no son suficientes para cancelar la cuenta y podría ser tan difícil cobrar como al principio la deuda. El abogado debe asesorar a su cliente indicándole cuando debe proceder judicialmente contra un cliente, puesto que la acción a seguir, debe tomarla el acreedor.

CAPITULO IV

LAS CONDICIONES DE PAGO Y LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA.

Habiéndose considerado en los capítulos II y III los aspectos referentes a políticas de crédito y cobranza, se procede en el presente capítulo a estudiar un factor que tiene una gran incidencia en el éxito de dichas políticas, como son las condiciones de pago y su relación con las políticas de crédito y cobranzas.

Condiciones de pago.

Las condiciones de pago abarcan tanto el plazo que se concede para cobrar un crédito concedido, así como los descuentos que se conceden a los clientes por efectuar sus pagos en un plazo previamente acordado.

Cuando una empresa efectúa una venta a crédito, a un plazo de 30 días, pero que descuenta un 5% si se paga en un término de 10 días significa que la factura debe cancelarse al cumplirse los 30 días, pero si lo hace antes en el décimo día el cliente pagará el 95% de la factura. A pesar de la condición del pago en este caso el plazo de venta es de 30 días pese a que los plazos de ventas son habitualmente afectados por las formas en que se efectuaron según el ramo de actividad a que se dedica la empresa, dichos plazos constituyen uno de los medios que ésta dispone para efectuar la demanda de sus productos, de tal manera que espera aumentar esta demanda extendiendo el plazo para hacer sus cobros. Como se había comentado anteriormente, al incrementarse las ventas mediante créditos debe haber una compensación o equilibrio de la rentabilidad de estas ventas adicionales, con el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuentas por cobrar. Supóngase que una empresa aumentando el plazo para realizar sus cobros espera incrementar sus ventas actuales de $600.000 en un 30%, y que el plazo medio de cobranza se alargue de uno a dos meses y la tasa requerida sobre la inversión no debe ser inferior a un 25%; y se supone que no hay pérdidas en cuentas incobrables.

La inversión promedio en cuentas por cobrar (IPCC)se puede calcular de la manera siguiente:

Luego la variación de la inversión en cuentas por cobrar en relación con los plazos para cobrar concedidos si se compara con políticas de 30 y 60 días sería:

Con un plazo de 30 días y un total de ventas de $600.000,

La inversión promedio en cuentas por cobrar sería de $50.000.

Si el plazo fuese de 60 días y el total de en ventas de $780.000.

Entonces la inversión promedio en cuentas por cobrar sería de $130.000.

Entonces el aumento en la inversión promedio es de Bs. 80.000, y para justificar la política de alargar el período de cobro, sería necesario obtener un rendimiento adicional mínimo de Bs. 20.000 o sea el 25 % de Bs. 80.000, lo cual sería el monto en que se incrementarán las utilidades por la adopción de la nueva política de 60 días con el consiguiente aumento de las ventas.

RIESGO DE LA INVERSION INCREMENTAL EN CUENTAS POR COBRAR

1. Los cambios en la política de crédito pueden afectar una, o mas, de las siguientes variables:

1. Ventas
2. Costos de producción
3. Pérdidas en cuentas incobrables
4. Gastos en descuentos
5. El nivel de las cuentas por cobrar
6. Costos de administración de la unidad de crédito
7. Gastos de cobranza

2. Los costos de la política crediticia deben considerar la inversión incremental en cuentas por cobrar. Esta inversión puede calcularse mediante la siguiente fórmula:

D I = (TRCn – TRC0) (V0 / 360) + [ (Cv/V0)100] (TRCn) (D V/360)

Donde: D I = Inversión incremental en cuentas por cobrar; TCRn = Nuevo periodo promedio de cobranzas; TCR0 = Periodo promedio inicial de cobranzas; V0 = Ventas iniciales; D V = Incremento en las ventas; (Cv/V)100 = Costo variable como un porcentaje de las ventas.

3. Asimismo, debe determinarse el beneficio incremental; para lo cual puede utilizarse la siguiente fórmula:

(D P) = D V [ (1- (Cv/V)100] – k(D I)

DONDE: D P = Es el beneficio incremental; k = Es el costo de financiamiento de las cuentas por cobrar (costo de oportunidad).

En resumen, cuando la política crediticia establezca la extensión de los períodos de cobranza y esto se traduzca en un incremento de las ventas se debe producir un incremento en los beneficios de la firma a la tasa de rendimiento utilizada para valuar sus inversiones.

DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

En lo que se refiere a los descuentos por pronto pago, éstos constituyen rebajas que se hacen al pago de cuentas por cobrar por pagarlas antes de vencimiento, en un plazo previamente fijado por el acreedor y en las condiciones de la venta a crédito. Esto significa que el deudor pagará menos cantidad de dinero por el valor de una factura que está sujeta a descuento por pronto pago. Las condiciones de pago fijadas en una factura, normalmente, se representan mediante una simbología que expresa el porcentaje que se descuenta por pagar en el plazo fijado para el descuento y el plazo máximo concedido para cancelar el total de la factura.

Así por ejemplo, si una empresa vende mercancías a crédito condiciones x/d, n/t, significa que el deudor obtendría un( x%) de descuento por pagar antes del, o en el día (d) y si paga después de transcurrido el período de descuento, hasta o después del día (t), deberá cancelar el total de la factura (n). Así pues si se efectúa una venta a crédito por $1.000, condiciones 2/10, n/30, significa que el deudor pagará el 98% de la deuda si lo hace antes, o en el décimo día, o sea, $980. Aunque el descuento concedido disminuye la cantidad de dinero que se reciba por concepto de la cuenta por cobrar, esto no afecta la recuperación de la cuenta pues quedará ésta como cobrada totalmente y el descuento o cantidad no recibida por el acreedor iría a formar parte de los gastos de la empresa aplicables a las ventas brutas, entonces quedaría reflejado de la siguiente manera:

Los descuentos por pronto pago pueden también aplicarse a los pagos parciales de las facturas, siempre que éstos se realicen dentro del período establecido para el descuento. Por ejemplo, si se toma el caso anterior de la venta a crédito de $1.000 condiciones 3/10, n/30, y antes de que haya pasado el plazo para conceder el descuento, el acreedor abona a cuenta de la factura $350 entonces tendrá derecho a que se le conceda el descuento por pronto pago sobre esa cantidad, pero perdería el descuento por el pago del resto del monto de la factura una vez que ha pasado el período de descuento. Entonces, el descuento se aplicaría considerando que la cantidad pagada participa en el porcentaje a descontar en la misma forma que si pagara el monto total, o sea que se considera que los $350 representan un 98% del monto que el acreedor debe abonar en cuenta del deudor por concepto del pago parcial la cual se puede calcular por medio de una regla de tres simple de la manera siguiente:

Lo cual significa que el acreedor deberá abonar en la cuenta por cobrar del deudor $357.14 en vez de $350 y la diferencia de $7.14 se considera como descuento por pronto pago deducible de las ventas brutas en el estado de resultados. Podría obtenerse también el mismo resultado si se aplicase directamente el 2% de descuento considerando siempre los $350 como un 98% de la cantidad que se debe abonar en cuenta, así:

Entonces X = (%350 /0.98) x 0.02

X = $7.14

Entonces $7.14 sería el descuento por pronto pago, $350,00 la cantidad cargada y $357.14 la cantidad que debe ser abonada en la cuenta del cliente. En el auxiliar de cuentas por cobrar de la empresa, la cuenta del cliente aparecería de la manera siguiente:

CLIENTE X

La aplicación de los descuentos por pronto pago ofrecidos implica un intento de acelerar el proceso de cobro. Indudablemente, los descuentos pueden ofrecer un efecto en la demanda y en las pérdidas en cuentas incobrables; sin embargo, se presume que los descuentos por pronto pago no llevan la intención de reducir los precios ni de afectar la demanda, ni tampoco de reducir las cuentas incobrables. Esta política crediticia solo tiene como objetivo la aceleración de las entradas a caja lo más rápidamente posible, determinando previamente si un aumento en las cobranzas compensará el costo de aumentar los descuentos concedidos por pronto pago.

COSTO DE LOS DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

Los descuentos por pronto pago concedidos implican un alto costo financiero que merece ser estudiado para la formulación de las políticas al respecto. El costo de los descuentos por pronto pago puede ser calculado de la siguiente manera:

Este costo efectivo del descuento ofrecido se hace un equivalente de interés anuales y se expresa en términos de tanto por ciento. Así una empresa que su política de descuento es 3/10, n/45, el costo del descuento por pronto pago sería:

Entonces CD = 0.3181 x 100 = 31.81%

O sea, el costo del descuento es equivalente a un interés anual de un 31.8%.

En conclusión las políticas de la empresa para la fijación de las condiciones de pago deben establecerse en función de los objetivos que se persiguen con la administración de las cuentas por cobrar. Esto, por supuesto, incluye la formulación de políticas tanto de crédito como de cobranzas, de tal manera que no haya colisión entre dichas políticas cuando estas sean aplicadas.

CAPITULO V

CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR.

Fundamentalmente el control consiste en un proceso que guía la actividad desarrollada hacia un fin determinado de antemano. Significa la determinación de si tal actividad está o no logrando los resultados que han sido ya previstos en el plan original.

Componentes de un sistema de control de crédito

Esencialmente cualquier sistema de control incluirá:

1. Un fin previamente determinado una línea de acción un patrón o estándar, una norma o regla de decisión, un criterio o una unidad de medida, que sea utilizado como base para el control.
2. Un medio para medir el desarrollo de la actividad.
3. Un procedimiento para comparar dicha actividad con un criterio fijado, o base para el control.
4. Algún mecanismo que corrija la actividad que se desarrolla, par que se encamine hacia la consecuencia de los resultados deseados.

Los elementos anteriormente señalados constituyen una secuencia de pasos o etapas a seguir en la aplicación o puesta en marcha de un sistema de control.

1. Existencia de una base para ejercer el control.

Constituye la fase inicial del proceso de control. Como se había comentado anteriormente, esta base para el control puede ser un fin predeterminado, un plan, una línea de actuación, un patrón o estándar, una norma o regla de decisión, un criterio o una unidad de medida. La idea más importante del control es esencialmente determinar, cuales debieron ser los resultados o, por lo menos, que se puede esperar de una acción dada con relación al plan original o base para el control. Un requisito previo para todo control se fundamentas en la formulación de una línea de actuación de acuerdo a lo que se haya la planeado; el proceso de control debe responder a las siguientes interrogantes:

• ¿Cuál es la acción a desarrollar y como se va a desarrollar?
• ¿Cuál es el objetivo a lograr?
• ¿Qué recursos se necesitan, en que cantidad y a que costo, cómo deben ser aplicados estos recursos y en que oportunidad?
• ¿Quiénes son responsables del desarrollo de las actividades?

En fin, las líneas de acción y la planeación original constituyen las bases para el control y sin ello es imposible que éste exista. No obstante, existe la necesidad de revisar los planes originales para detectar si las desviaciones se originan en la formulación del plan original y realizar los ajustes necesarios.

2. Para la vigilancia de una actuación se debe depender de una base de comparación que ayude a determinar lo que dicha actuación (u otra de la misma naturaleza) ha logrado a través de su realización si se le compara con los planes originales. La información sobre los resultados obtenidos debe ser transmitida inmediatamente a las personas que tienen poder para generar cambios o ajustes; de lo cual dependerá que un sistema de control sea eficaz. La unidad de medida debe ser consistente con la base de control; es decir, con lo que se desee controlar. Esto permitirá que se pueda establecer una comparación sencilla de los resultados que se obtengan con el criterio que haya sido fijado.

3. Utilización de un medio de comparación.

   Una vez obtenidos los resultados estos deben compararse con el criterio que haya sido fijado como base para el control. De esta manera pueden detectarse las variaciones posibles en la ruta seguida hacia el objetivo deseado. Esto es debido a que cualquier actividad produce algún tipo de variación; es importante determinar dentro de que límites debe mantenerse la misma.

   Tales límites se medirán por las diferencias que existan entre los resultados que se deseen obtener y los que realmente se han obtenido. Es también importante que un ejecutivo (el tomador de decisiones) tenga capacidad para hacer la distinción entre una variación insignificante; es decir, dentro de los límites de variación previstos y una variación que implique la aplicación de medios correctivos. El ejecutivo debe prestar atención a todas aquellas diferencias que representan obstáculos que dificultan la realización de lo planeado. Así por ejemplo, el contador controla los costos de producir un artículo determinado comparando los costos que se han presupuestado o fijado previamente con los que realmente se han aplicado o utilizado; en el caso de que detecte diferencias debe analizar los resultados y determinar causas y consecuencias de tales diferencias. En consecuencia, la finalidad de comparar resultados obtenidos con resultados planeados, no radica únicamente en determinar cuando se ha incurrido en un error. El proceso debe también permitir a los altos ejecutivos de la firma la predicción de otros resultados futuros y la revisión de las causas de las variaciones. La revisión del plan original puede determinar, por ejemplo cuando se ha incurrido en un error en la política crediticia y no en la actividad de otorgar créditos y/o de recuperarlos.

   Se pueden haber otorgado créditos de acuerdo a las políticas de la firma pero su recuperación no es consistente ni con su monto ni con el plazo de pagos concedido. Así, una empresa puede tener como política general otorgar no más de 15 días a sus clientes para que cancelen sus cuentas y no concede descuentos por pronto pago; mientras que la competencia concede 30 días de plazo y otorga descuentos por pronto pago. Esto podría tener como consecuencia una baja en las ventas y demoras de los clientes para pagar debido a los patrones establecidos por el mercado y deficiencias obvias en el flujo de caja de la firma.

4. Utilización de un procedimiento para la comparación.
5. Adopción de algún mecanismo correctivo y retroalimentación.

Una vez comparados los resultados obtenidos con el criterio base, en caso de observarse diferencias es necesario realizar las acciones necesarias para corregir la desviación. Las medidas a tomar para hacer los correctivos pueden determinarse partiendo de los datos que se hayan obtenido en las tres etapas anteriores. El proceso de control termina precisamente en esta etapa en la cual se toman las decisiones sobre las acciones que deben realizarse para encauzar la actividad decisiva hacia el logro del objetivo señalado; aquí se incluye la revisión final de los planes para ajustarlos a las necesidades reales. De esta manera se produciría una mayor armonía entre la planeación original y las actividades ejecutadas. Esta etapa incluye un conocimiento permanente de las consecuencias de las decisiones tomadas para corregir las desviaciones. Así se podrá garantizar que las nuevas acciones a tomar guardan consistencia con los planes.

En otras palabras, el proceso de control es permanente. No se debe esperar por resultados finales para tomar las decisiones sobre las acciones correctivas que deben ser aplicadas para corregir las diferencias entre lo planeado y lo ejecutado.