Administración en una página (página 2)

3. Administración en una pagina.

Establecer el sistema de filtro que sacará del mar de información, solo la buena información que la persona necesita y desechará el resto. La sugerencia hecha es que dicho sistema le diera a cada persona tres informes de una pagina que contuvieran solo lo que ella necesita, la información correcta y necesaria. Aspectos específicos de los tres informes de una pagina. 1. Informe de Enfoque: Factores claves de éxito que encajan en el informe de una página. El Exito Del Negocio Definido Para Brian Scott Area de éxito: reestructuración financiera de XCORP

Area de éxito 2: reestructuración del mercado de XCORP

Area de éxito 3: viabilidad financiera a largo plazo

Area de éxito 4:viabilidad del mercado a largo plazo

En este cuadro se observa el status de sus factores claves de éxito y la distancia a que se encuentran de sus metas. El primer nivel de meta es el límite mínimo, el segundo es el objetivo satisfactorio y el tercero es el objetivo sobresaliente.

• Nivel mínimo: Es el límite entre lo satisfactorio y lo inaceptable. Es importante que la gente sepa cuando se considera que su status es inaceptable. Podemos considerar el 82 al 85% el nivel mínimo.
• Nivel de meta satisfactorio: Considerándolo hasta el 92%. Es un nivel satisfactorio porque produce una tranquilidad de lograr casi el total de las metas sin ser aún idealmente el mejor.
• Nivel de meta sobresaliente: Es el objetivo viable pero desafiante que en la mayoría de los casos se logra en un periodo de tiempo prolongado, consideramos el 98% un nivel de meta sobresaliente. Por regla general se logra mediante un nivel de pasos satisfactorios. Las metas difíciles se pueden lograr gradualmente, esta es la razón por la cual se recomiendan los tres niveles de meta.

El nivel de meta sobresaliente es la máxima meta viable, el de meta satisfactoria es el siguiente a la meta viable, si no la logra significa que no la ha definido como para que sea suficientemente desafiante. El nivel mínimo de desempeño ,es el desempeño dudoso. Primer Informe De Una Pagina Para Brian Scott Area De Exito 1: Reestructuración Financiera De Xcorp

Area de éxito 2: reestructuración del mercado de XCORP

Area de éxito 3: viabilidad financiera a largo plazo

Area de éxito 4:viiabilidad del mercado a largo plazo

Todo buen rendimiento comienza con metas claras. La fijación de metas es un factor importante para darle un rumbo fijo a sus ideales, es decir encaminarlos correctamente.

Tendencia en los datos: En el camino al éxito es necesario saber si uno va en la dirección correcta. Esta información se puede transferir al informe de enfoque anotando una B para buena tendencia y una M parra mala tendencia o desempeño decreciente, con una columna a continuación de cada factor clave de éxito. Area de éxito 1: reestructuración financiera de XCORP

Area de éxito 2: reestructuración del mercado de XCORP

Area De Exito 3: Viabilidad Financiera A Largo Plazo

Area De Exito 4:Viiabilidad Del Mercado A Largo Plazo

Los factores claves de éxito irán en la primera columna y deben cubrir todas las áreas de responsabilidad y para cada persona serán únicas y aplicables para si misma. La segunda columna tendrá el status de los factores claves de éxito con la buena información sacada del mar de información. La tercera, cuarta y quinta columna, ubicará sus metas propias y La sexta columna contiene la tendencia, basada en gráficas históricas de ese factor clave de éxito. Hacer las cosas que se deben hacer es mas importante que hacer las cosas bien. Consideremos los beneficios de la administración en una pagina desde el punto de vista de la información de la administración. Los factores claves de éxito en los informes de cada persona deben referirse únicamente a esa persona y el informe del jefe no debe ser una simple repetición de los informes de sus colaboradores. Aunque quien lleve la batuta es quien manda, usted y cada quien es libre de pensar y autónomo, claro esta en relación con el grupo. Sus factores claves de éxito deben reflejar el éxito en los esfuerzos y ejecución de proyectos. Se necesita mucha creatividad para determinar los factores personales; deben estar relacionados con la productividad y la eficacia en un plan global y general a un nivel empresarial. Necesita un método o plan para continuar mejorando, por loo cual debe elegir niveles de meta que sobrepasen su status actual y sean factibles a corto plazo y otra característica es que su nivel de meta sobresaliente sea difícil, debe serlo para que garantice normas de excelencia altas y que conduzcan al rediseño de sus procesos principales. Si está superando sus metas, debe elegir unas mas altas, si no puede definir factores claves de éxito únicos para su propio cargo, entonces su cargo no es necesario.

Informe de enfoque para Tom Brown Categoría 1 — calidad y servicio

Categoria 2 — Costo De Produccion

Categoria 3 — Niveles De Inventario

Categoría 4 — Capacidad De Los Colaboradores

Las personas de niveles inferiores deben manejar con eficiencia, eficacia y rectitud las operaciones actuales, los factores de éxito de estas están relacionadas con esas operaciones y de ellas depende también el éxito de la compañía; a medida que se hacienda en las organizaciones debe orientarse hacia el futuro de la compañía. En los niveles altos el tiempo que gasta en las operaciones debe disminuir, mientras que aumentan los esfuerzos para sentar las bases para el futuro y lograr ser cada día mejor.

El informe de retroalimentación. Este informe contestara muchas dudas pues permite ver si los empleados siguen el proceso propuesto y cumplen globalmente los objetivos. Este informe le ayuda a vigilar el proceso de progreso hacia el éxito. Vigilando El Progreso Hacia El Exito Para Tom Brown Semana que termina el 24 de febrero Usted Logro Su Meta Felicitaciones

Tiene Problemas — Piense En Soluciones Creativas

Considerando un aspecto importante dos fichas que le demuestren información de la trayectoria de desempeño. Debe saber durante cuantos periodos consecutivos a sido positivo su desempeño y necesita información correcta con relación al factor de éxito. Es importante entender que el camino hacia el éxito debe tener información precisa, concisa y completa acerca de su desempeño. Un punto positivo es que todos y cada uno de los empleados se fije factores claves de éxito y metas significativas en sus informes de enfoque. Una ves que los factores de éxito y las metas estén bien definidas, tendrá todos los elementos necesarios para concatenarlos generara el tercer informe de unas pagina.

Existen metodologías para definirlos correctamente. Enfoque de arriba hacia abajo: En este usted define los factores claves de éxito para su gente, usando elementos muy generales, globalizando todas las dependencias de su compañía. Proceso enfocado a cada uno, es personal y sus empleados definen sus propios factores de éxito según sus necesidades. Recomendaría que los mas correcto es una combinación de los dos enfoques. Un factor muy importante de éxito es la fijación de metas claras que tengan un medio de resolver problemas en un tiempo muy prolongado y que cumplan sus expectativas; el otro factor es la trayectoria de desempeño.

4. La concatenacion de los informes de una pagina

SCOTT se empezaba a dar cuenta de que la eficacia de la Administración en una pagina radicaba en la manera en que el informe de Retroalimentación les ayudaba a los ejecutivos a darse cuenta de lo que merecía llamar la atención y el efecto que estos informes ejercían en el personal . Scott declaro al informan los beneficios que obtenían con los informes de una página además de la experiencia que había tenido con su personal mediante esta, pues este informe había cambiado la vida de Lucy Lake quien era subalterna de Brown, empleada de verificación de calidad y jefa corriente del departamento, no resolvía problemas graves de calidad en la planta. Pero ahora su planta se clasifica en primer lugar tomándose como referencia el volumen de productos que devuelven los clientes. Administración en una pagina le ayudo a ejercer control en su trabajo mediante el segundo informe, mantenía fija la atención de resultados positivos y negativos, ideaba maneras de resolver problemas en ese informe, con planes eficaces y feliz de encontrar un factor positivo. Mejoro su vida personal, ya que, la administración en una pagina le permitió ejercer control en el rendimiento de su trabajo lo que también podría ayudarle con sus metas personales. Definió su informe de enfoque personal donde incluía factores clave de éxito (salud, dieta, ejercicio y asuntos financieros) registro en una agenda la información de cada factor. Elaboro semanalmente los dos primeros informes y en tres meses alcanzo el nivel de meta satisfactoria en todas las áreas sin tener negativos. Ajusto sus metas y continuo mejorando Brown la ascendió a directora de planta. Esta es una introducción natural para el siguiente tema que quería discutir el infoman; donde SCOTT se habia enterado de la historia de Lucy en una reunion revisando el programa de administración en una pagina Brown menciono su nombre. El infoman comento que con el tercer informe tendría conocimiento directo constante del personal que se destaque por su eficiencia. En que forma? CONCATENANDO LOS INFORMES DE UNA PAGINA. De los ejecutivos, ya que, los dos primeros informes tienen información de los factores clave de éxito, mas no el de los niveles inferiores al suyo y si se reciben copias del primero y segundo informe de los colaboradores inmediatos se acaba con sobrecarga de información. El tercer informe le proporciona las buenas y malas noticias de rendimiento personal de los niveles inferiores y problemas que reclamen su atención sin que nada se quede en el tintero, ya que, en esa hoja de papel se encuentra solo lo que se interesa esto sucede al concatenar los informes de retroalimentación por medio del tercer informe de una pagina "INFORME DE ADMINISTRACIÓN" en este están las personas que depende de usted directamente, en las excepciones positivas y negativas que aparezca en los informes de retroalimentación son exactamente la información que usted vería al LADO DERECHO del tercer informe; POSITIVAS parte superior de la pagina y NEGATIVAS en la inferior. En el lado izquierdo va la característica mas exclusiva y emocionante de la administración en una pagina, se destacan las personas seccionales, ya que, si una persona de un nivel superior realiza un excelente quien se descuenta y a quien le dan crédito es al jefe de ella, eso es lo que estimula a los directores a demorar el ascenso de sus trabajadores de cualidades sobresalientes y cuando este llega ya están demasiado viejos o cansados. Todo esto se le puede llamar seguridad de puesto por parte del director es lo que sucede en muchas compañías. El cambio de esto es lo mas estimulante y original de la administración en una pagina. El sistema hace que el desempeño sea transparente a niveles superiores sucesivos, permite que cada individuo reciba el crédito de su excelente labor y el jefe lo reciba por su labor de administración. Para esto es necesario darse cuenta de las personas que están en los distintos niveles al de usted. Lo mismo es aplicable a los negativos, sin que los niveles directivos se involucren en un problema que debe manejar el jefe inmediato ya que, es el director general o presidente quien decide el momento en que quiere que se conozca los problemas a niveles superiores sucesivos concediéndole al empleado y a su jefe tiempo para resolverlos. En consecuencia lo que aparezca en la parte superior izquierda es lo que ha sido negativo o positivo durante un tiempo suficiente para exigir la atención de usted. Al concatenar los informes el informe de retroalimentación gana una nueva columna donde le dice a la persona a quien va dirigida cuales son las buenas o malas noticias comunicadas a los niveles superiores. Así el personal se sentirá motivado si sabe que el director esta enterado de sus factores positivos.

Estructura del informe de administración Este informe es perfecto si se satisfacen dos condiciones:

1. Cada uno de los ejecutivos define con precisión todos sus factores clave de éxito.
2. Fijar las metas de cada uno correctamente.

Este informe identifica toda condición que este "fuera del alcance" negativos o positivos, que reclamen la atención de usted en niveles inferiores. Si se cumplen las dos condiciones podrá estar seguro de que no a quedado nada en el tintero esto es lo esencial para continuar teniendo éxito. El contenido de este informe les permite a los ejecutivos ejercer un liderazgo más eficaz al mejorar las comunicaciones con sus subalternos. Fortalece el concepto de "administración ambulante" al proporcionarles a los ejecutivos algo mas y especifico de que hablar en el contrato personal. Este informe derriba barreras que impiden la comunicación y ayuda a darle al personal el trato que merece. SCOTT sabia que su personal merecía que lo trataran bien, y la clave era la información, pero también tendrá que dotar a sus ejecutivos de las habilidades humanas necesarias para tratar bien el personal. Cuando se produzcan los tres informes de una pagina el trabajo de preparación termina y es cuando empieza el reto administrativo. Había que capacitar a los ejecutivos para que se interesen en el éxito de sus colaboradores, se comuniquen, resuelvan problemas y sorprendan al personal haciendo bien las cosas cuando todos pongan en practica estas habilidades, descubrirán que sus informes de una pagina son magnificas herramientas de administración. Para preparar el tercer informe en una compañía grande como Xcorp, se debe utilizar el computador ya que puede conectarlo a todas las fuentes de informe en forma manual o automatizada, este canaliza los datos y adapta los informes específicamente para sus ejecutivos. Puede agregarle capacidad al programa del computador y permitir que los ejecutivos pidan información que no sea parte del contenido de sus informes de una pagina. Cuando sus ejecutivos confíen en los informes de una pagina dependerán cada vez menos de esa sobrecarga de información. También puede dejar de producir muchos informes que nadie utiliza, pedir a dos ejecutivos que discutan en reuniones de equipo buenas y malas noticias de segundos primeros informes. Reunión de un doctor con sus colaboradores inmediatos, cada director asiste a dos reuniones semanales una coordinación del líder del equipo y otra como miembro de el así se convierten en un vehículo de comunicación eficaz. La meta principal de Scott es darle un vuelco a Xcorp "creo que puede hacerlo" dijo él informan y marchó.

5. El poder de la administración en una pagina

Se convirtió en el estilo de vida de Xcorp, donde los ejecutivos aplicaban en su trabajo y otros en su vida personal. Sus éxitos fortalecerán el deseo de seguir mejorando Xcorp computarizo la administración en una pagina, lo que permitió que la compañía reestructurara el flujo de información personal. Para suplementar los tres informes de una pagina, los ejecutivos tenia acceso a bibliotecas de información donde se guardaban todos los informes de Xcorp. El tiempo que les ahorraba el computador le dedicaban a actividades orientadas hacia el futuro, incluyendo capitación, prevención de problemas y planeación. Seis meses después de que los informes de una pagina se convirtieran en un estilo de vida en Xcorp, Scott recibió su informe de administración, Pág. 130, donde se dio de cuenta mas tarde de su rendimiento y había utilizado sus principios para ayudar a Xcorp con ahorros sustanciales mediante la reducción de desperdicios. Los esfuerzos de Turner estaban comenzando a fructificar, se centra imponiendo al saber que el Dr. General lo había llamado. Se daba cuenta que su constancia valía la pena. Se había convertido en un funcionario excelente al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar a la gente en solución de problemas. Discutieron muchos problemas los dos de la carrera.

Autor:

Alexander Cifuentes R.