Administración en una página

Indice1. Introducción 2. Administración en una pagina 3. Administración en una pagina. 4. La concatenacion de los informes de una pagina 5. El poder de la administración en una pagina

1. Introducción

El tema que trata el libro ADMINISTRACIÓN EN UNA PAGINA es muy interesante y aplicable no sólo a nivel de empresa sino de la vida cotidiana. Este libro describe los principios y las técnicas de la administración en una pagina, por medio de la historia de Brian Scott, recientemente nombrado director general de Xcorp, una compañía manufacturera que se encuentra en dificultades. Al posecionarse Scott de su nuevo cargo, se encuentra sepultado en una multitud de informes provenientes de los diferentes departamentos de la empresa. Enterarse de que es lo que ha estado sucediendo se convierte en un reto de grandes proporciones. Finalmente gracias a la ayuda de un hombre misterioso llamado el Informan logra solucionar su problema y encaminar nuevamente a la empresa hacia el éxito, todo esto con la aplicación del sistema de administración en una página. En este trabajo se trata de resumir lo concerniente al sistema de Administración en una Página y su aplicación; confiamos en que de una u otra forma sea de gran utilidad para sus lectores.

2. Administración en una pagina

El Problema De La Información Xcorp, una importante compañía manufacturera de los Estados Unidos estaba en problemas e iva directo a fracaso, sus directivos se reunieron y eligieron como director general a Brian Scott, un ejecutivo que reunía todas las cualidades para darle un vuelco total a la empresa y encaminarla nuevamente hacia el éxito. Luego de ser elegido Scott pensaba en muchas soluciones y estrategias a corto y largo plazo, muchas ideas circulaban por su mente. Si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede arreglar. Scott empieza por tratar de averiguar que es lo que anda mal, para ir al fondo de problema, requería descubrir sus causas reales; con esta idea comienza a conocer las diferentes áreas de la empresa y a llamar a los directores de cada área para charlar con ellos y que le comentaran cual creían ellos que era la causa o causas de que la compañía se encontrara en dificultades; pero se encontró con la sorpresa que unos cada director defendía el trabajo de su área y culpaba a otra área de los problema, así por ejemplo el director de la parte financiera culpó del problema a la parte de producción y el de producción a su vez culpó al de ventas y el de ventas le devolvió la culpa al de producción. Scott muy desconcertado por la actitud de sus subalternos y buscando enterase de lo que en realidad sucedía pidió informes a dichos directores cada uno de su área y a la vez solicitó a su secretaria que toda la correspondencia que llegara a la empresa tenía que pasar primero por su oficina. Casi de inmediato, su oficina comenzó a llenarse de correspondencia y cuando el la revisaba tratando de encontrar una respuesta o alguna información útil, encontró una carta muy corta que le llamó la atención y decía: Apreciado señor Scott: Yo puedo ayudarle a resolver su problema de información. Firmado: El Informan.

El Informan quiere decir hombre de la información. Al día siguiente, Scott llegó a su oficina ansioso por revisar los informes que había pedido a sus subalternos, pero sucedió algo que el no esperaba, su oficina comenzó a llenarse de información pues le llevaban cantidades de informes, carpetas y libros, esto lo sobresaltó porque se dio cuenta que no podría sacar nada en claro inclusive si lograba estudiar hasta el último papel. Trató de usar un computador que tenía en su oficina, pero se dio cuenta de que nada obtenía porque la información que allí se encontraba era la misma de las carpetas. Quería encontrar la información clave, pero no sabía como; continuó revisando la correspondencia de ese día y encontró una carta similar a la del día anterior, que decía: Apreciado señor Scott: No se dé por vencido, puedo resolver su problema de información. Firmado: El Informan.

A Scott le causó curiosidad y trató de averiguar quien era esta persona pero no le fue posible. Mas tarde una persona que se hacía llamar El Informan solicitó una cita con el señor Scott; el día acordado se presentó a la oficina de Scott y luego de una corta conversación se adentraron en el problema. El punto de partida fue: Descubrir por usted mismo la verdad. Hay muchos gerente que confían en la información que les suministran, y a veces no es la más veraz. El Informan notó que el problema de información era doble; primero, familiarizarse con la compañía y enterase de su funcionamiento y segundo, estar al corriente de lo que sucede. La solución estaba en conseguir un sistema de filtro de información; El Informan le indicó a Scott que la información se podía resumir en tres informes de una página.; Scott no lo creyó y se burló de la idea, cómo podría resumir todo eso en una página?, y estar seguro de que había extractado información suficiente y buena. El Informan le sugirió: usted necesita 3 informes de una página, así:

Informe 1: Informe De Enfoque: La información clave acerca de lo que va a hacer. El primer informe en una página le permite a usted concentrarse en la información clave que sea pertinente para usted y su trabajo. Este informe esta hecho a la medida par usted. Su informe en una página no tendrá sentido para nadie más en la compañía porque las funciones que usted desempeña no las desempeña nadie más.

Informe 2. Informe De Retroalimentacion: Las buenas noticias y las malas noticias acerca de lo que usted hace. Este informe le proporciona a usted retroalimentación sobre su desempeño. Pone de relieve las buenas y las malas noticias de su primer informe. Es mas corto que el primer informe, pues las noticias que no sean buenas ni malas, simplemente no aparecen.

Informe 3. Informe De Administración: Las buenas noticias y las malas noticias de lo que hace su personal. Este informe le presenta a usted un cuadro de lo que sucede por debajo suyo, descendiendo por los diferentes estratos de la organización. A Scott le gustó la idea, pero quería delegarle esta función a un subalterno y el informan tubo que hacerle entender que era él y sus ejecutivos quienes deberían definir la información que necesitaban. Scott debía supervisar personalmente el trabajo para evitar que sus subalternos lo pospusieran y todo terminara en nada. El Informan empezó a indicarle a Scott como definir los factores claves de éxito y se concreto en cuatro pasos.

Paso 1: Identificar Las Relaciones Importantes. Estas relaciones se componen del empleador de cada persona, de su jefe, de las personas que le suministran bienes y servicios y de los que reciben los resultados o rendimientos del trabajo de la persona puede llamarse cliente o usuario. Los clientes pueden ser internos o externos.

El empleador paga el salario, el jefe se encarga de la supervisión cotidiana, los proveedores suministran el material con que se trabaja y los clientes reciben los frutos del trabajo del ejecutivo. Es necesario identificar estas relaciones porque en un ambiente de grupo se espera que los ejecutivos las satisfagan. Es necesario que sepan a quien están satisfaciendo y porque y a que no están satisfaciendo y porque. Los jefes pueden estar interesados en que se haga el trabajo sin pérdida de tiempo, mientras que los usuarios se interesan en la calidad y en las entregas oportunas. En su caso los accionistas están interesados en que usted cumpla su promesa de darle un vuelco a esta compañía. El empleador quiere que el empleado economice y produzca suficiente para justificar su salario.

Paso 2: Definir Las Áreas De Exito Desde Diferentes Puntos De Vista. Las personas definen el éxito según su punto de vista, e igualmente según el punto de vista de sus clientes, sus proveedores, sus empleadores y sus jefes. Si estos no tienen los mismos puntos de vista, la persona termina con varias áreas de éxito.

Paso 3: Identificar Los Factores Claves De Exito Para Cada Area De Exito. Esto implica hacer la pregunta de Cómo se que he tenido éxito? Esto conduce a la persona a identificar una lista de factores de éxito para cada área de éxito. La persona debe ponerse de acuerdo con su jefe para elegir los más importantes que abarque todas sus relaciones, el resultado será una lista de factores de éxito en un ambiente de grupo

Paso 4: Determinar Donde Encontrar El Status De Cada Factor Clave De Exito. Implica estudiar los datos disponibles para determinar la forma de encontrar información acerca de los factores claves de éxito ya definidos. Es status se obtiene analizando la buena información es decir que sea exacta y venga al caso, es decir referenciada en informes y que sea real. El status quiere decir lo que se tiene actualmente, en el momento; si no se tiene información, esta se debe estimar.

El Informe de enfoque para Scott fue el siguiente: El Exito Definido Para Brian Scott. Area De Exito: Darle un vuelco a Xcorp.