Contabilidad de fondos, presupuestal y solidaria

Un Fondo es una segregación de los recursos propios con que cuenta una organización para establecer un mejor control y supervisión de sus aplicaciones, contribuyendo así al cumplimiento de los objetivos para los que han sido creados y los requisitos administrativos y legales que regulan su manipulación y relación.

Como es sabido, la contabilidad patrimonial establece por lo menos un fondo a cada organización, y si se quisiera, es posible desglosar los estados financieros como varios conjuntos de cuentas auto-balanceadas cada uno de los cuales configura un fondo. En efecto, dentro de un estado financiero, cualquier grupo de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos relativos a una determinada actividad podrían unirse para formar un fondo separado, o también recíprocamente, un estado financiero podría desdoblarse para dar lugar a varios fondos dentro de los estados financieros de la organización. El saldo de estos fondos corresponde a su Patrimonio Líquido, Capital Contable, o también se conoce como Activos Netos y su estado de situación económica se expresa según la ecuación contable (Activo Circulante – Pasivo Circulante = Saldo del Fondo).

Cuando la contabilización está referida a más de "un fondo," se dice que la organización utiliza la contabilidad de fondos. La Contabilidad de Fondos es el mecanismo de control más conocido para los movimientos y actividades contables de la administración pública, las organizaciones solidarias y las entidades sin ánimo de lucro.En la contabilidad de fondos una entidad muestra los beneficios netos, la situación financiera y los cambios patrimoniales de cada actividad separada mediante la utilización de una serie especial de cuentas denominadas fondos.

Todas las ilustraciones a efectuar en el presente escrito estarán referidas al funcionamiento de una organización que funciona localmente con el nombre de "Cooperativa Paraíso Caribeño". Aun cuando no será requerido tan tempranamente, es bueno saber que el Balance General actual de dicha organización gestora de fondos es el siguiente:

COOPERATIVA PARAϓO CARIBEÑO

El primer asiento diario que registra en la contabilidad de fondos de una entidad gestora es el de la apertura presupuestal el cual, por ejemplo, podría ser:

A su vez, tal como lo volveremos a mencionar más adelante, el primer asiento diario en la contabilidad de la administradora del fondo podría ser:

Obsérvese como la información contable de cada fondo, sub-fondo y/o programas de la entidad es separada y también, que los códigos de las cuentas mayores de la agenciao entidad gestora adopten la terminación 90. Por su parte, vemos cómo el registro en la cuenta 4520 y otras de las cuentas mayores de cada fondo son el reverso de la ejecución presupuestal, esto es: los ingresos en estas cuentas son débitos mientras que los gastos son créditos.

La Clasificación de los Fondos

Hasta ahora, la única norma internacional de contabilidad existente requiere que las Organizaciones sin Ánimo de Lucro (OSAL) informen sobre los ingresos por contribuciones recibidas, en alguna de las siguientes tres categorías: no restringidos, restringidos temporalmente o permanentemente restringidos. En la práctica, la forma de estructurar el uso de los fondos da lugar ala clasificación de las contribuciones como abiertas, restringidas y comunes.

Cuando una organización no aplica la contabilidad de fondos, o cuando recibe contribuciones tanto restringidas como abiertas, o si tales contribuciones son aplicadas de acuerdo a las actividades y procesos del trabajo sin tener que demostrar su movimiento de fondos, la forma de contabilización recibe el nombre de "método diferido". En cambio, si los fondos son estructurados siguiendo el criterio de la trazabilidad de la restricción, es posible discriminar el trabajo institucional mediante un fondo general y uno o más fondos, en los que cada fondo restringido muestra la recepción de unos ingresos y los gastos relacionados autorizados, lo que se denomina "método restringido".

Fondos Abiertos

Estos fondos están libres de cualquier restricción externa y disponible para el uso general. Muchas de las contribuciones individuales son abiertas, como son las que se otorgan para las operaciones generales y las subvenciones generales abiertas.

Todos las contribuciones sin restricciones deben ser registrados como haciendo parte de un fondo general. Las nuevas contribuciones a los fondos comunes se registran como provenientes de rendimientos del fondo general. También, aquellos rendimientos que no hayan sido presentados como provenientes de determinado fondo restringido deberán ser reconocidos como rendimientos del fondo general.

Los Fideicomisarios pueden optar durante el período de presentación de los informes financieros designar una parte de los fondos de libre disposición para ser utilizado en un futuro proyecto o compromiso en particular. Mediante la designación de fondos de esta manera, los administradores establecen un fondo designado que sigue formando parte de los fondos de libre disposición de la organización. Esto se debe a que la designación tiene una finalidad administrativa solamente y no restringe legalmente la discreción de los custodios en la forma de aplicar los fondos de libre disposición que ellos han destinado. La identificación de los fondos designados puede ser útil al explicar la política de reserva de la organización y el nivel de reservas que posee.

Fondos Restringidos

Estas contribuciones están sujetas a las estipulaciones que especifiquen el propósito para el que se deben utilizar, impuestas desde el exterior. La organización tiene una responsabilidad con el colaborador externo para utilizar estos recursos de una manera específica. Estos fondos más a menudo provienen de una subvención recibida para operar un programa o proyecto específico o de contribuciones individuales dadas con la intención de apoyar un programa o campaña en particular.

Estos fondos tienen restricciones impuestas por los donantes que pueden ser cumplidas en una de dos maneras: el paso de un período de tiempo definido (restricción de tiempo) o mediante la realización de actividades definidas (restricción de propósito).

Los fondos restringidos caen en una de dos sub-clases: los fondos de renta restringida o los fondos de dotación. Los fondos de renta restringidas se gastan o aplica dentro de un plazo razonable a partir de su recepción para favorecer una determinada finalidad específica de la organización, que pueden ser uno o más, pero no todos los fines benéficos organizacionales. Como alternativa, el fondo restringido puede ser una dotación. La ley de fideicomisos requiere que una organización benéfica invierta los activos de una dotación, o los retenga para el uso en la consecución de sus fines, en lugar de aplicarlos o gastarlos como ingresos

La presentación de informes de las contribuciones depende de cuál de los dos métodos para contabilizar las contribuciones utiliza la organización.Una organización que utiliza el método restringido para mostrar las restricciones normalmente tendría un fondo general y uno o más restringidos fondos, cada fondo restringido muestra la recepción de los fondos restringidos como ingresos y los gastos autorizados relacionados.

La recepción de contribuciones restringidas a los gastos de periodos futuros se contabiliza bajo el método diferido, es decir, no se registra como inversiones sino como pasivos. En la medida en que se vayan causando los gastos contra estas contribuciones, la misma cantidad equivalente de rendimientos estará siendo reconocida en el Estado de las Operaciones. De esta manera, los ingresos están siendo mejor enfrentados a los gastos que la contribución estaba destinada a fundamentar. Si los rendimientos de una inversión fuesen restringidos para un propósito específico, ellos deben ser registrados como rendimientos del fondo restringido correspondiente.

Igualmente, la recepción de contribuciones restringidas a la compra de activos duraderos se muestra como un ingreso con el correspondiente activo como un gasto. Luego la organización difiere el gasto y amortiza el ingreso aplicando la misma base de la depreciación del activo relacionado. El efecto neto es que el rendimiento registrado por la amortización de la contribución compensa el gasto de depreciación relacionado. Si la contribución que se recibe para un activo no fuese depreciable, se registra entonces el ingreso como un incremento directo de los Activos Netos.

Comunes

Las contribuciones son comunes cuando el receptor no puede disponer del principal, sino que únicamente sus rendimientos podrán ser utilizados por la organización. La intención es que el saldo de capital de la contribución permanecerá como una inversión para siempre, y la organización no lucrativa utilizará los intereses y rendimientos de la inversión, es decir como una dote.

Una donación de dotación es un tipo especial de contribución restringida, cuando no se tenga la capacidad para convertir el capital en renta, es conocido como un fondo de dotación permanente. Los activos dotados por lo general se llevan a cabo como inversión y no pueden ser utilizados por la organización. Los activos dotados son usualmente integrados como inversiones, lo que contablemente da lugar a un incremento directo del Activo Neto.

El concepto de permanencia no significa que una organización benéfica deba mantener los activos en los fondos de dotación en la forma que se les haya dado inicialmente. Las inversiones o bienes mantenidos en un fondo de dotación se pueden cambiar. Por ejemplo, una organización benéfica podría vender una inversión de capital particular y reinvertir las ganancias en un activo financiero diferente, o podría utilizar el producto de la venta de tierras de dominio absoluto y edificios de la dotación para la compra de una nueva propiedad de dominio absoluto que a su vez irá a formar parte de la dotación.

La dotación permanente no puede utilizarse como si se tratara de cualquier ingreso. La ley sólo permite al fideicomisario gastos con cargo a la dotación permanente en los siguientes casos:

• cargos incurridos en la gestión de la inversión de la dotación;

• los costos de la valoración y gastos incurridos en relación con la venta de terrenos dotados;

• el costo de las mejoras a propiedades mantenidas como una inversión de dotación; o

• la pérdida de valor debido a la depreciación o deterioro de un bien dotado.

Si la dotación no tiene fondos suficientes para cubrir los gastos que se pueden cargar al mismo, o los términos del fideicomiso de la dote prohíben el cargo de los gastos, entonces, estos deben ser cargados a los fondos de renta. Normalmente los otros gastos deben cargarse a los fondos de renta.

En algunos casos, los fideicomisos de dotaciones permanentes requerirán la retención de un activo específico para uso propio de la organización benéfica, por ejemplo, un edificio. De ello se desprende que un activo dotado puede ser capaz de depreciación o deterioro. Los síndicos y fideicomisarios también tienen que ser conscientes de que si utilizan los fondos de renta para construir, erigir, ampliar o mejorar un edificio en un terreno que es un activo de dotación, entonces, el valor de dicha mejora al activo normalmente llega a formar parte de la dotación.

Cuando los fiduciarios tengan el poder de convertir los fondos de dotación en ingresos, es decir, de poder invertir la dotación en la propia organización, tales fondos se conocen entonces como dotación de consumo. La donación de una dotación de consumo ofrece a los fiduciarios un poder para convertir la totalidad o parte de ella en ingresos.

La dote de consumo es distinguible de los fondos de renta restringida en que no hay una exigencia real de gastar o aplicar el capital a menos que, o hasta que, los administradores decidan gastarlo. Si los fiduciarios ejercen el poder de gastar o aplicar el capital de la dote de consumo, los fondos en cuestión se convierten en recursos de libre disponibilidad o fondos de renta restringidas dependiendo de que si los términos del de la donación permiten el gasto en cualquiera de los propósitos de la organización benéfica, o únicamente para fines específicos.La organización benéfica debe entonces invertir los fondos de la dote para producir ingresos que debe entonces gastarse en la promoción de sus fines benéficos. Si no hay ninguna restricción en cuanto al uso de los ingresos, el ingreso es una adición a los fondos de libre disposición. Es posible que una organización benéfica puede tener varios fondos de dotación; los ingresos de cada dotación se limita a un fin determinado.

Para los fondos de libre disposición y los fondos de renta restringidas, la ley requiere la acreditación en el fondo responsable de la inversión tanto de los ingresos como de cualquier ganancia o pérdida de la inversión. Usualmente, los rendimientos que generan las contribuciones comunes de libre disposición adquieren el carácter de abiertos y se asumen como provenientes del fondo general. Cuando la organización tiene una serie de fondos individuales de renta restringida, cualquier rendimiento y ganancia o pérdida de las inversiones deben ser asignadas a los fondos restringidos individuales que llevan a cabo la inversión.

El retorno de la inversión se compone de los ingresos derivados de la inversión (intereses, dividendos, regalías y rentas) y cualquier otra ganancia o pérdida en el valor de mercado de la inversión. Si una organización benéfica vende una inversión, una ganancia o pérdida en el valor en libros del activo se realiza a partir de su disposición. Cuando una organización benéfica conserva una inversión, una ganancia o pérdida no realizada en el valor de la inversión en libros puede surgir en la fecha del balance.

Los síndicos no pueden añadir los ingresos derivados de inversiones al capital de la dotación, excepto cuando tienen el poder de invertir en términos de rentabilidad total o ejercer un poder de acumulación. En lugar de ello, los ingresos de la inversión, se distribuirá a cualquiera de los fondos de libre disposición o a algún fondo de renta restringida dependiendo de las condiciones de la donación. Sin embargo, cualquier ganancia o pérdida de la inversión se atribuye al capital de la dotación. Si una organización benéfica tiene varias dotaciones invertidas, cualquier ganancia o pérdida de tales inversiones deben ser asignadas correctamente a cada dotación individual.

El cumplimiento de las promesas, compromisos y pignoraciones no son una obligación legal para los donantes, en consecuencia, estas promesas podría ser reconocidas como cuenta por cobrar, solamente si cumple con las dos siguientes condiciones:

• La cantidad puede ser estimada razonablemente y,

• El recaudo completo es asegurado razonablemente.

Del mismo modo, las donaciones de bienes y servicios pueden registrarse en sus estados financieros en el caso de cumplir con las siguientes dos condiciones:

• El valor de los bienes y servicios donados puede ser medido y,

• Los bienes y servicios donados pueden ser comprados, ya sea que sean donados o no.

La Contabilización de los Fondos

En la contabilidad de fondos la entidad gestora, adopta un sistema contable paralelo al de los fondos, denominado "contabilización por agencia", en la que el movimiento de los fondos aparece reportado en su contabilidad como elemento de balance que explica el estado o disposición del encargo, mas no como de Ingresos y Gastos. Al cierre fiscal la posición de los intereses de acreedores e inversores sobre los recursos encargados son transferidas a un estado de cuentas por pagar.

Para poder operacionalizar la contabilidad de los fondos se precisa la creación de cuentas adicionales al plan de cuentas de la entidad gestora de los fondos. Ello es normalmente permitido en el trabajo del contador cuando en su criterio científico requiere dotar espacios a hechos contables que la contabilidad generalmente aceptada no ha considerado.

FONDO DE CAPITAL

Sean por ejemplo, las siguientes operaciones las primeras transacciones adelantadas por la entidad gestora:

• 1- Las contribuciones abiertas se hicieron efectivas a la Cooperativa Paraíso Caribeño, el Lunes 3 de Enero de 20X1 recaudadas a través de varios eventos durante el año anterior. Estas contribuciones ascendieron a $ 275.000.000 y la Alta Dirección las asignó para el acondicionamiento de las instalaciones del centro comercial para poder atender niños, ancianos y minusválidos Al final del año faltaban aun $ 25.000.000 para completar las contribuciones relacionadas con las adecuaciones de los servicios de parqueo a los asociados.

Bajo el método diferido las contribuciones diferidas se registran como ingreso crédito en la ejecución presupuestal. Las contribuciones por cobrar son tradicionalmente denominadas Cargos y Gravámenes:

• 2- Los gastos operacionales de los eventos ascendieron a $ 160.000 y los administrativos a $ 29.000.

• 3- La Cooperativa Paraíso Caribeño, el Miércoles 12 de Enero de 20X1 registra la nacionalización de la subvención brindada por el programa de fomento cooperativo de la International Mutual Cradle Co. por la suma de $ 60.000.000 restringida para el desarrollo de la educación y la solidaridad cooperativa.

Legalmente, las personas o entidades donantes de fondos pueden colocar restricciones sobre la utilización de los fondos. La intención es que el saldo del capital invertido y que la organización utilice los intereses y demás rendimientos como una verdadera contribución. Son las contribuciones sujetas a estipulaciones externas que especifican el propósito para el cual debe ser aplicado el fondo. La forma y la forma de las restricciones se definen en el "instrumento de la donación". El instrumento de la donación es el documento que establece el uso de los fondos donados. El instrumento de donación más común son las cartas de otorgamientos dados por las fundaciones y cartas de donantes individuales.

Una vez que una contribución o donación se identifica como restringida, los requisitos de contabilidad y de registro son de suma importancia. Los dos principios fundamentales del registro de las donaciones son: a) las restricciones son impuestas por el donante al momento de hacer la donación o subvención y b) los ingresos deben ser reconocidos o registrados en libros, en el año en que se recibe la contribución y se aceptan las restricciones propias del fondo,independientemente de cuándo se generarán los gastos relacionados a él. Estos principios añaden complejidad a los informes financieros de las organizaciones sin fines de lucro debido a las fechas de la inversión de los fondos, lo que hace especialmente importante mantener una contabilización precisa y confiable.

Cuando hay una exigencia real de aplicar la contribución dentro de la propia organización, las contribuciones diferidas se registran como ingreso crédito en la ejecución presupuestal. Para el débito se aplica el artificio llamado "inversión en activos" de larga duración:

Bajo el método restringido las contribuciones se registran como ingreso con el correspondiente activo como un gasto débito en la ejecución presupuestal:

Partes: 1, 2, 3