Contabilidad de fondos, presupuestal y solidaria (página 2)

• 5- Un señor filántropo contribuye con $ 100.000.000 a la Cooperativa Paraíso Caribeño, el Lunes 17 de Enero de 20X1.

Bajo el método diferido las contribuciones restringidas se registran en cuenta de patrimonio. Para el débito se aplica el artificio llamado "inversión en activos" de larga duración:

Bajo el método restringido las contribuciones restringidas se registran en cuenta de patrimoniocon el correspondiente activo como un gasto débito en la ejecución presupuestal:

• 6- Los gastos operacionales de los eventos ascendieron a $ 160.000 y los administrativos a $ 29.000.

• 7- Registra la hipoteca abierta en el Banco Popular por $ 110.000.000 a la tasa de interés anticipado del 24%, recursos que fueron recibidos el viernes 28 de Enero.

• 8- Registra los intereses recibidos el 31 de Enero, correspondientes al primer mes vencido en la cuenta de fiducia por $ 160.000.000al 24%

En lo que sigue, la contabilización estará referida a más de "un fondo," desdoblados del estado financiero de la organización, que llamaremos fondo capital, en los que la entidad mostrará grupos selectivos de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos relativos a una determinada actividad.

FONDO ABIERTO

Por ahora nos vamos a referir a la entidad contratista o administradora del Fondo Abierto. Se trata de una hacienda que aplica un sistema contable denominado "contabilización indirecta", cuyas subcuentas y auxiliares de gastos van siendo creadas en la medida de las necesidades y realizando su correspondiente liquidación al cierre del ejercicio en cuestión.

Sean las primeras operaciones adelantadas por la entidad administradora del Fondo Abierto,las siguientes transacciones:

• 1- La entidadregistra la apertura presupuestal del Fondo Abierto que permitirá la adquisición de bienes y servicios requeridos por las operaciones durante el periodo

El proceso de reserva presupuestal consiste en el reconocimiento de los compromisos internos de los recursos en el sistema contable desde antes de su gasto real, para así tratar de evitar gastos excesivos. Ese es un asiento al que se había hecho referencia anteriormente.

Es muy importante mencionar que los orígenes de la contabilidad de fondos se remontan a los inicios mismos de la contabilidad pública en su necesidad de contabilización de los ingresos de la Real Hacienda de las monarquías vigentes durante la Edad Media. Precisamente por este motivo es común encontrar todavía, en la literatura especializada, nomenclaturas de cuentas similares a las utilizadas en la tradicional contabilidad castellana, del libro de Caxa (hoy libro Mayor) con su Manual (hoy. Diario), es decir, de la partida doble "pacciolana".

• 2- La entidad registra la reserva de los recursos requeridos por las operaciones del periodo

• 3- La entidad registra gastos operacionales y administrativos generados durante el periodo

• 4- La entidad registra nueva reserva de los recursos para las operaciones durante el periodo

• 5- La entidad registra la venta de servicios ofrecidas durante el periodo

• 6- La entidad registra nuevos gastos operacionales y administrativos generados durante el periodo

• 7- La entidad inicia el proceso de cierre del mes, efectuando los siguientes asientos.

En este ejemplo, observe Usted que mientras el presupuesto autorizado del período había sido de $ 193.000.000, hasta el momento, los ingresos del negocio apenas ascendían a $ 160.000.000, siendo los gastos reconocidos por $ 8.000.000. En consecuencia, la entidad administradora debe pagar a la gestora una participación por la suma de $ 152.000 (que en su época correspondía al tributo por entregar a la Corona)

Como ya ha sido dicho, la contabilidad de fondos separa las materias que afectan directamente a la entidad gestora de las que afectan a la entidad encargada o administradora a través del acuerdo de negocio. En cada transferencia, entrega o liquidación parcial del negocio, la entidad gestora retira su participación acordada en efectivo equivalente a la diferencia entre la porción liquidada de la cuenta Fondo presupuestario (3390) y la cuenta Gastos presupuestarios (5390). La suma de todas las transferencias que haga el respectivo fondo desde la cuenta 3390, durante el período, equivaldrá a la masa presupuestal del período.

Recíprocamente, cada transferencia, entrega o liquidación implica para la entidad administradora el cálculodel Superávit o Déficit según la diferencia entre la porción liquidada de la cuenta Ingreso presupuestado (4520) y la cuenta Gasto presupuestado (5520). La suma de todas las liquidaciones de la cuenta 4520 durante el periodo equivale a la masa presupuestal del periodo.

En las ilustraciones mostradas en este escrito apenas se muestra solamente una entrega o liquidación de negocio, lo que quiere decir que no se consume totalmente el presupuesto. Sin embargo, como en contabilidad de fondos solo interesa al inversionista, empresario o gestor, el aseguramiento de los rendimientos acordados, es suficiente la elaboración de los Balances de Prueba o Saldos de Comprobación para poder confeccionar el Estado de Operación y el Balance de Posición Financiera tanto de cada fondo como de toda la organización.

FONDO RESTRINGIDO

Cada fondo debería tener su propia entidad administradora, independientemente del hecho de pertenecer a la misma agrupación económica. Supongamos que las siguientes transacciones son las primeras operaciones adelantadas por la entidad administradora del Fondo Restringido:

• 1- La entidadregistra la apertura presupuestal del Fondo Abierto que permitirá la adquisición de bienes y servicios requeridos por las operaciones durante el periodo

• 2- La entidad registra la reserva de los recursos requeridos por las operaciones del periodo

• 3- La entidad registra gastos operacionales y administrativos generados durante el periodo

• 4- La entidad registra nueva reserva de los recursos para las operaciones durante el periodo

• 5- La entidad registra la venta de servicios ofrecidas durante el periodo

• 6- Registra los gastos de amortización de las inversiones en activos el lunes 31 de Enero correspondiente a una vida útil de unos diez años.

• 7- La entidad administradora del fondo registra la transferencia de la mitad de la donación de los fondos restringidos internacionales, previamente recibida por la entidad gestora.

Cuando se ha cumplido la restricción de tiempo o de propósito de una subvención temporalmente restringida, los recursos son transferidos a una cuenta sin restricciones. Los nuevos ingresos provenientes de la entidad gestora que ejecutará la entidad administradora sobre destino específico, se registran en una entrada de diario, lo que se llama "liberación de las restricciones", cuyo procedimiento depende si se está ante una aplicación del método diferido o del método restringido. Una contabilidad exacta es especialmente importante para las contribuciones y donaciones restringidas que están destinados para su uso durante un período de varios años. Bajo el método diferido el asiento se realizaría de la siguiente manera:

En cambio, bajo el método restringido el asiento se realizaría de la siguiente manera:

• 8- La entidad administradora del fondo registra la nota contable que le envía la entidad gestora para actualizar la amortización del activo y del gasto diferido.

Cuando se ha cumplido la transferencia de la correspondiente porción de la contribución, se debe diferir el gasto y amortizar el ingreso aplicando la misma base de la depreciación del activo relacionado.En la medida en que se vaya difiriendo el gasto y amortizando el ingreso aplicando la misma base de la depreciación del activo, el efecto neto es que el rendimiento registrado por la amortización va compensando el gasto de la depreciación. Si la contribución que se recibe no fuese depreciable, este ingreso ocasionará un incremento del exceso de los activos sobre los pasivos, es decir del Activo Neto.

• 9- La entidad inicia el proceso de cierre del mes, efectuando los siguientes asientos.

Vale la pena reiterar que el método restringido de la contabilización de las contribuciones permite que la liberación o transferencia de las inversiones sean reconocidas inmediatamente lo que favorece directamente la liquidez de la agencia y proporciona un aumento inmediato del saldo del fondo. Las contribuciones con arreglo al método diferido se difieren de la inversión, como pasivos, lo que resulta en un menor saldo del fondo ya que el exceso de ingresos sobre los gastos del periodo no se verá afectado hasta que se reconozca el ingreso.

FONDO COMUN

Partes: 1, 2, 3