Establecido el Principio de subestimación podemos afrontar la comparación de capitales para ver cuál es preferible o comprobar si son indiferentes. Dicha comparación puede ser inmediata en algunos casos, cuando alguno de los componentes del capital financiero (C, t), coincidan y no será inmediata si alguno de los componentes del capital financiero no coincida.
Los distintos casos que se nos pueden presentar en la comparación de capitales serían:
a.- Capitales de igual cuantía y distinto vencimiento: Como el componente que coincide es la cuantía de los capitales, la elección será inmediata en función del tiempo, prefiriendo el capital (C1, t1) por ser más inmediato que (C2, t2) para así hacer cumplir el principio de subestimación de capitales futuros. Su representación gráfica sería:
b.- Capitales de cuantía diferente e igual vencimiento: Como el componente que coincide es el tiempo, la elección será inmediata escogiendo el capital de mayor cuantía, que es este caso es (C1, t). Gráficamente sería:
c.- Capitales de cuantía y vencimiento diferente: Como en este caso ningún componente coincide no se puede precisar de forma inmediata y directa que capital es preferible, por lo que tendremos que establecer algún criterio de comparación cuando los capitales no coinciden en su cuantía o en su vencimiento. En este caso la representación gráfica sería:
La solución al problema será intentar homogeneizar alguno de los componentes que definen el capital financiero, C o t, de tal manera que queden reducidos a uno de los dos primeros casos planteados. A este criterio le denominaremos Criterio de sustitución de capitales financieros, que se expresará del siguiente modo:
"Dado un capital (C1, t1) y fijado un punto de comparación en p, es posible obtener un capital que sea sustituto y equivalente al anterior en p, (V1, p)".
3.c LA LEY FINANCIERA.
La ley financiera se define: "Como la expresión matemática del criterio de sustitución de un capital (C1, T1) en p". Respecto a la sustitución en p del capital, y en función del vencimiento podemos obtener dos leyes:
Ley de capitalización: Cuando T < P, es decir estamos buscando de un capital presente (C, T), su sustituto V en el futuro, que en base al principio de subestimación será de cuantía mayor.
V= L(C,T,P)
Ley de descuento: Cuando t > p, es decir estamos buscando de un capital futuro (C, t), su sustituto V en el presente, que en base al principio de subestimación será de cuantía menor.
V= A(C,T,P)
3.d LA SUMA FINANCIERA DE CAPITALES
Es necesario saber como debemos proceder cuando se quiera agrupar varios capitales en uno sólo, es decir sumarlos, o viceversa tomar un capital y desglosarlo en varios, de tal forma que su suma sea equivalente al capital original. Ante este problema se nos pueden presentar dos casos:
a.- Cuando los capitales a sumar tengan el mismo vencimiento: En este caso al tener todos los capitales el vencimiento (t) como elemento común bastará con obtener la suma aritmética de éstos. Así en el caso de dos capitales (C1 , T) y (C2 , T), el capital suma sería (C1 + C2 , T).
b.- Si los vencimientos de los capitales y éstos son distintos no tienen ningún elemento común, por lo que necesitaremos homogeneizarlos utilizando una ley financiera.
3.e EL TANTO Y EL INTERÉS.
El tanto: Se define como la variación experimentada por unidad de capital y por unidad de tiempo al pasar de un punto T1 a otro posterior T2 o viceversa. Generalmente se expresan en tanto por ciento. Si hablamos de un 6 % anual, nos indica que la variación de Lps. 100.00 en un año será de Lps. 6.00 (o por cada L. 1.00 se obtendrán L. 0,06 ). (Tanto = Tipo de interés).
El interés: Se define la variación que experimenta un capital al pasar de un punto T1 a otro posterior T2 o viceversa pero medido en lempiras. Podemos encontrar dos tipos de interés, que dan lugar a dos leyes diferentes:
El interés Vencido o Postpagable ( i ), es aquel que se calcula al final de la operación o al final de cada periodo. La ley que utiliza este tipo de interés es la denominada de capitalización.
El interés Anticipado o Prepagable ( d ), que es aquel que se calcula al inicio de la operación o al inicio de cada periodo. La ley que utiliza este tipo de interés es la denominada de descuento.
3.f LA OPERACIÓN FINANCIERA. El TRABAJO CON VARIOS CAPITALES.
Una operación financiera se define como todo intercambio de capitales financieros. En toda operación financiera se ha de cumplir:
a.- Que el intercambio de capitales no sea simultáneo, es decir, los capitales que se intercambian han de tener vencimientos distintos, sino estaríamos ante una operación al contado, hoy tenemos todos los capitales, y no sería una operación financiera.
b.- Que exista mutuo acuerdo entre las partes implicadas en dicho intercambio. Se denomina acreedor o prestamista a la persona que entrega los capitales y al conjunto de esta entrega se llama prestación, y se denomina deudor o prestatario a la persona que recibe los capitales comprometiéndose a su devolución y al conjunto de sus capitales se le llama contraprestación.
c.- Que exista una ley financiera pactada entre las partes para que siempre se cumpla la equivalencia financiera entre la prestación y la contraprestación. Por lo tanto en toda operación financiera se ha de establecer el Principio de equivalencia de capitales que definiríamos como:
"En toda operación financiera, elegida una ley financiera de valoración, se ha de cumplir siempre que la suma de los capitales de la prestación ha de ser igual a la suma de los capitales de la contraprestación".
Las operaciones financieras se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, como pueden ser los siguientes:
Según la ley financiera utilizada:
De capitalización: Si se utiliza esta ley.
De descuento: Si en la operación se utiliza esta ley.
Según el tiempo:
A corto plazo: Son generalmente operaciones hasta un año.
A largo plazo: Generalmente operaciones a más de un año.
3.g EVALUACION ECONOMICA FINANCIERA
Es el estudio más acabado, denominado " factibilidad", se elabora sobre la base de antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información.
Debe orientarse hacia el examen detallado y preciso de las opciones que se han considerado viables en la etapa anterior. Además, debe afinar todos aquellos aspectos y variables que puedan mejorar el proyecto, de acuerdo con sus objetivos, sean sociales o de rentabilidad.
En la etapa de evaluación es posible distinguir tres subetapas:
La medición de la rentabilidad del proyecto: Sobre la base de un flujo de caja que se proyecta sobre la base de una serie de supuestos.
El análisis de las variables cualitativas: Complementa la evaluación realizada con todos aquellos elementos no cuantificables que podrían incidir en la decisión de realizar o no el proyecto.
La sensibilización del proyecto: Se sensibiliza sólo aquellos aspectos que podrían, al tener mayores posibilidades de un comportamiento distinto al previsto, determinar cambios importantes en la rentabilidad calculada.
3.h ANÁLISIS, E IDENTIFICACIÓN DE COSTOS Y BENEFICIOS
Definición del Tipo de Análisis
Considera imperfecciones del mercado.
Toma en cuenta las externalidades.
Usa tasas sociales de actualización o descuento, y
Trata los impuestos/subsidios como transferencias.
Análisis económico:
Refleja el punto de vista de los individuos (empresas privadas).
Considera los precios de mercado de bienes y servicios directos.
Impuestos = costos; subsidios = beneficios.
Tasas de descuento del mercado.
Análisis financiero:
Ejemplos: Análisis financiero/económico
Análisis financiero: La rentabilidad de transformar aluminio en ollas (relación costo/beneficio).
Identificación de Costos y Beneficios
Cuantificación de los insumos y productos o salidas.
El aumento físico en los flujos de costos y beneficios.
Tiempo en que ocurren.
Identificación de Beneficios.
a Directos: (Beneficios = Productos o rendimientos).
Rendimientos, insumos, herramientas, consumibles.
Empleo
Insumos para otras industrias.
Conservación de suelos.
Desarrollo de nuevas tecnologías, innovación.
Repercusión en el PIB.
a. Indirectos (Externalidades, efectos secundarios. Costo Evitado es un Beneficio).
Identificación de Costos Indirectos.
Monocultivo, control de epidemia, basura, aumento de precios de servicios públicos.
Erosión de Suelos.
b. Externalidades
c. Costo de Oportunidades
Pérdidas de mercado, calidad de servicios y productos, bosques naturales en las tierras originales.
Salarios perdidos de otros trabajos.
3.i PRINCIPIOS ECONÓMICO – FINANCIEROS COMO BASE DE LOS
PROYECTOS
Hay diez (10) principios financiero-económicos que sirven de base teórica al estudiante del análisis financiero:
1. El dilema entre el riesgo y el beneficio: mientras más ganancia espera un inversionista, más riesgo está dispuesto a correr.
2. El valor del dinero en el tiempo: es preferible tener una cantidad de dinero ahora que la misma en el futuro. El dueño de un recurso financiero se le tiene que pagar algo para que prescinda de ese recurso, en el caso del ahorrista, es la tasa de interés, en el caso del inversionista la tasa de rendimiento o de retorno.
3. Maximización de la riqueza del inversionista: a largo plazo maximizar la ganancia neta, es decir la función: ganancia neta = ingresos - costos.
4. Financiamiento apropiado: las inversiones a largo plazo se deben financiar con fondos a largo plazo, y de manera semejante se deben financiar inversiones a corto plazo con fondos a corto plazo.
5. El dilema entre la preferencia por la liquidez y la necesidad de invertir para realizar ganancias: el ser humano prefiere tener dinero en efectivo, pero sacrifica liquidez con la esperanza de ganar interés o utilidades.
6. El ciclo de los negocios: el inversionista prudente no debe esperar que la economía siga siempre igual. el nivel de los negocios de una empresa o inversionista puede variar respondiendo a fuerzas económicas locales, regionales, nacionales o mundiales. Algunos se ven favorecidos en tiempos de bonanzas y otros prosperan en tiempos de dificultad.
7. Apalancamiento (uso de deuda): el buen empleo de fondos adquiridos por deuda sirve para aumentar las utilidades de una empresa o inversionista. un inversionista que recibe fondos prestados al 15%. por ejemplo, y los aporta a un negocio que rinde 20%, está aumentando sus propias ganancias con el buen uso de recursos de otro.
8. Diversificación eficiente: el inversionista prudente diversifica su inversión total, repartiendo sus recursos entre varias inversiones distintas. el efecto de diversificar es distribuir el riesgo y así reducir el riesgo total.
9. El desplazamiento de recursos: en una economía de libre mercado cada recurso económico idealmente será empleado en el uso que más rendimiento promete, sin ningún tipo de obstáculo.
10. Costos de oportunidad: considerar que siempre hay varias opciones de inversión. el costo de oportunidad es la tasa de rendimiento sobre la mejor alternativa de inversión disponible. es el rendimiento más elevado que no se ganará si los fondos se invierten en un proyecto en particular.
3.J TASAS DE INTERÉS Y COSTO DEL CAPITAL
Tasa de Interés Nominal, Efectiva y Real
La tasa de interés nominal es la tasa de interés anual básica, por ejemplo 6 % anual, y es la que se indica en los documentos de crédito y los títulos valores. Si se tiene una tasa de 3 % por período (y este es de seis meses), se acostumbra a decir que la tasa es de 6 % capitalizable semestralmente, pero la tasa anual efectiva sobre el principal no es de 6 %.
3.J.1 Capital Propio y Capital Prestado
Cualquier factor de producción empleado en el proceso productivo de una empresa tiene un costo. Esto es así tanto en el caso de materiales, mano de obra y terrenos como en el caso del capital empleado, ya que es otro factor de producción. Al igual que todos los otros costos, es necesario conocerlo para evaluar si un producto o proyecto es viable o no.
El capital propio es el que pertenece a quienes lo usarán, mientras que el capital prestado es el obtenido por quienes lo usarán en un negocio, pidiéndolo prestado a sus dueños, los cuales recibirán en compensación intereses de quienes tomaron el préstamo, lo cual implica que los dueños del capital propio reciben utilidades y los dueños del capital prestado reciben intereses.
3.J.2 Costo de la Deuda y Costo del Capital Propio
El Costo de la Deuda: Es el costo que una empresa enfrenta por la deuda que toma es el más sencillo de reconocer. Una forma estimativa sería observar los intereses que la empresa paga: ¿qué porcentaje de la deuda representan los intereses? Este porcentaje es una tasa que responde al costo de la deuda: es la tasa de interés que paga la empresa por el préstamo que adquiere para financiarse. El costo de la deuda es entonces simplemente la tasa que, por ejemplo el banco, pide el banco por el dinero que presta.
Costo del Capital Propio: corresponde al rendimiento que espera obtener aquél que suministra capital a la empresa, es decir, el rendimiento esperado de los inversores o accionistas, o sea que cobran los accionistas (dividendos) sobre el capital que invirtieron.
Sin embargo, cabe preguntarse, ¿qué pasa si la empresa no paga dividendos a los accionistas? ¿Significa que no hay ningún costo? Pensemos entonces, qué sucedería si la empresa no pagase ningún dividendo al accionista: la empresa estaría reteniendo las ganancias del accionista. Ahora bien, el accionista, ¿se queda sin ganancia?
¡Por supuesto que no! El accionista gana con la apreciación de su acción: la ganancia que la empresa retiene, la invierte, genera mayores flujos futuros de fondos, y entonces aumenta el precio de la acción hoy. La forma más fácil de ver la ganancia del accionista es suponer qué pasaría si éste vendiera la acción hoy: dado que la acción se apreció, obtendrá más de lo que le costó. De esta manera, el accionista gana con dividendos y con apreciación.
3.J.3 Rendimiento Esperado del Negocio y Tasa de Descuento Ponderada
Rendimiento Esperado del Negocio: Es la tasa de interés que se estima ganar tomando en cuenta la tasa libre de riesgo, el riesgo país y el rendimiento del mercado.
3.K MÉTODOS BÁSICOS PARA EVALUAR LAS PROYECTOS
Los métodos básicos, tradicionales, para evaluar decisiones económicas son los siguientes:
Período de Recuperación de la Inversión.
Tasa de Rendimiento Sobre la Inversión (Tasa de Rendimiento).
Costo Anual Uniforme Equivalente (CAUE).
Valor Presente Neto / Valor Actual Neto (VPN).
Relación Beneficio-Costo (B/C).
Tasa Interna de Retorno (TIR).
Período de Recuperación de la Inversión
El período de recuperación de la inversión, es el lapso necesario para que los ingresos cubran los egresos. Es equivalente conceptualmente al punto de equilibrio.
Ventajas
Fácil de emplear rápido de calcular.
Toma en cuenta el riesgo en el tiempo, de manera implícita, ya que se acepta la opción que se recupera más rápida.
Desventajas
No toma en cuenta el costo del capital.
No toma en consideración el valor del dinero en el tiempo.
El riesgo en el tiempo, no se mira por separado para cada opción.
Las opciones pueden tener vidas diferentes.
Tasa de Rendimiento Sobre la Inversión (Tasa de Rendimiento)
Mide el rendimiento medio anual sobre la inversión y su cálculo se hace de la siguiente forma:
Ventajas
Fácil de emplear y rápido de calcular.
Da como resultado una cifra que indica rendimiento sobre la inversión.
Desventajas
No toma en cuenta el costo del capital.
No toma en consideración el valor del dinero en el tiempo.
Los flujos de ingresos y egresos como tales no se toman en consideración, ya que para el cálculo se utiliza un promedio.
Las opciones pueden tener vidas diferentes (no tiene importancia).
Costo Anual Equivalente
Es un método para la evaluación financiera de proyectos que convierte los ingresos y los costos de estos en una suma anual equivalente, descontada a la tasa de retorno requerida. Al comparar dos opciones será más atractiva aquella cuyo costo anual sea menor, o cuyos ingresos sean mayores.
Costo Anual Equivalente y Valor de Salvamento
El valor de salvamento o de recuperación (L) es el valor real o estimado de un activo al final de los períodos considerados o al final de su vida útil.
Al comparar dos opciones será más atractiva aquella cuyo costo anual sea menor, o cuyos ingresos sean mayores, tomando en cuenta el valor de salvamento (L) y las demás consideraciones para el método del costo anual equivalente.
3.l EVALUACIÓN DE PROYECTOS SOCIALES
La evaluación social de proyectos persigue medir la verdadera contribución de los proyectos al crecimiento económico del país. Esta información, por lo tanto, debe ser tomada en cuenta por los encargados de tomar decisiones para así poder programar las inversiones de una manera que la inversión tenga su mayor impacto en el producto nacional.
la evaluación social no podrá medir todos los costos y beneficios de los proyectos.
La decisión final dependerá también de estas otras consideraciones económicas, políticas y sociales.
Habrá proyectos con altas rentabilidades sociales medidas que a su vez generan otros beneficios que no han sido posible medir (tales como la belleza).
Habrá otros que tienen rentabilidades sociales medidas negativas y que también generan costos sociales intangibles, los que de ninguna manera querrán emprenderse.
Habrá casos de proyectos que teniendo rentabilidades sociales medidas positivas generan costos intangibles, y otros que teniendo rentabilidades medidas negativas inducen beneficios sociales intangibles.
Es en estos últimos casos donde la evaluación social del proyecto tiene una gran utilidad, puesto que ella arroja la información que es la más pertinente para la toma de decisiones.
Cómo se Evalúan los Proyectos Sociales
Metodología de costo- beneficio: Tiene como base el principio económico, que en términos generales sostiene que un proyecto es exitoso si el beneficio que genera la inversión en un período determinado, es mayor que la obtenida con otra alternativa durante el mismo período. por otra parte considera que un proyecto es más efectivo cuando logra sus productos con un menor costo y los beneficios sociales obtenidos son mayores que la inversión realizada.
A Través de la Eficiencia: La evaluación de la eficiencia de los proyectos tiene como objeto el análisis de los recursos o insumos utilizados para realizar las actividades y obtener los resultados o productos esperados. Un proyecto es eficiente si ha tenido un adecuado gasto y no ha producido déficit en su operación. Es decir, si ha optimizado el uso de los recursos materiales y humanos de los que dispone.
En los procesos evaluativos actuales se utilizan de manera conjunto criterios cualitativos y cuantitativos de análisis de información. La evaluación social de proyectos es así mismo útil para el caso de tomar decisiones de inversiones que significan un drenaje al presupuesto nacional.
3.m ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
En muchas ocasiones se ha mencionado que alguna empresa está trabajando en su punto de equilibrio o que es necesario vender determinada cantidad de unidades y que el valor de ventas deberá ser superior al punto de equilibrio; sin embargo creemos que este termino no es lo suficientemente claro o encierra información la cual únicamente los expertos financieros son capaces de descifrar.
Sin embargo la realidad es otra, el punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará perdidas, por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.
Punto de Equilibrio Operativo
El estudio de la utilidad de una empresa, se facilita por el procedimiento gráfico conocido con el nombre de gráfica del punto de equilibrio económico, que sirve como base para indicar cuantas unidades deben de venderse si una compañía opera sin perdidas. Los ingresos y costos totales, a diferentes volúmenes de ventas, pueden estimarse y graficarse.
El objetivo de análisis del punto de equilibrio es el de encontrar el punto en el que el costo iguala a los beneficios.
El análisis del punto de equilibrio es un modelo muy útil cuando se trata de un solo producto. Pero generalmente supone condiciones de certidumbre, lo cual limita su aplicación.
Supuestos.
1. Todos los costos y volúmenes son conocidos.
2. Las relaciones costo - volumen son lineales.
3. Toda la producción puede ser vendida.
Ventajas.
1. Es simple y fácil de visualizar.
2. Se enfoca sobre la rentabilidad.
3. Usa una presentación tanto gráfica como algebraica.
La representación gráfica del punto de equilibrio operativo se muestra a continuación:
Actualización
ELABORACION DE UN PRESUPUESTO
4.a ¿QUE ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo.
Un presupuesto no es:
Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirir el generador.
Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.
Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.
Un cuadro optimista e irreal del costo real de las cosas: no subestimes el costo real de las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco más» para poder acabar el trabajo.
4.b ¿POR QUE ES NECESARIO UN PRESUPUESTO?
? El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción.
Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo deproblemas.
El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y está bien planificado
4.c ¿QUIEN DEBERIA PARTICIPAR EN LA ELABORACION DE UN
PRESUPUESTO?
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
Comprender los valores, estrategia y planes de la organización o proyecto;
Comprender el significado de rentabilidad y costo-eficiente? Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.
Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el proceso presupuestario:
E Director financiero y/o contable
El Director del proyecto y/o Director de la organización o departamento.
En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su disposición un Comité de Finanzas o un Subcomité Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en tu Junta con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboración del presupuesto.
4.d LOS PLANES OPERACIONALES
Los también conocidos planes de acción o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto empezará con un proceso de planificación estratégica, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel específico de tu organización o proyecto para abordarlo.
Entonces, esto se relaciona con las actividades reales que se tiene que emprender para lograr el impacto planificado. De este modo se constituye el plan operacional, que más tarde ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto hasta que sepas lo que estás planificando, pues tan sólo se incurrirá en gastos operacionales cuando hagas el trabajo real. También se conocen como costos directos.
4.e CÁLCULO DE COSTOS: CATEGORÍAS
El cálculo de costos te ayudará a determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan operacional. Cuando lleves a cabo tus planes, necesitarás utilizar una amplia serie de aportaciones. Estas aportaciones incluyen a personas, información, equipamiento y destrezas. La mayoría de ellas implicarán un coste añadido, que es el que ha de ser calculado para desarrollar un presupuesto. Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente manera:
Te ayuda a desarrollar un presupuesto preciso; y
Te ayuda a seguir y controlar el costo real resultante de las actividades.
Los costes que necesitas calcular están clasificados del siguiente modo:
Costos operacionales: costos directos resultantes de la realización del trabajo. Por ejemplo: el costo del alquiler de instalaciones para la celebración de actos, la impresión de una publicación, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo; también se podrían incluir materiales, equipamiento, transporte y servicios.
Costos organizativos (también llamados costos básicos): costos de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Una vez que te hayas decido por el mejor sistema de organización para apoyar tus planes organizativos, incurrirás en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado. Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos, pero sólo consigues llevar a cabo dos de ellos, aún tendrás que pagar el alquiler de los otros espacios; si has contratado a una recepcionista, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios.
Costos de empleo de personal: costos de tu personal básico, como son los participantes en la administración, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos (este tipo de costos se pueden categorizar dentro de «costos organizativos»). Estos costos incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables. Puedes «cancelar los costos de personal» a ciertos proyectos a cargo de la organización. Así, por ejemplo si tu agente de publicaciones va a gastar la mitad de su tiempo trabajando en publicaciones para un proyecto en particular, entonces puedes incluir la mitad de su salario y subsidio en tus costos del proyecto. Si tu Director va a gastar un 15% de su tiempo proporcionando apoyo administrativo para el jefe del mismo proyecto, entonces el 15% de su tiempo y subsidio también puede ser cargado a nombre del proyecto.
Costos de inversión: costos para grandes «inversiones» que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecerán como capital organizativo incluso después de que acabe el proyecto. Los vehículos y equipamiento como también los ordenadores y fotocopiadoras se pueden incluir en esta categoría. Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien, sólo un proyecto en particular los necesiten. Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo podrían presupuestar dentro de los costes operacionales o de los costes organizativos.
4.f ¿POR QUE ES IMPORTATANTE SABER LA CATEGORIA
SELECCINADA PARA CALCULAR COSTOS?
Porque muchos donantes prefieren financiar costos operacionales o como a veces dicen, costos directos del proyecto, en vez de costes básicos organizativos o de empleo de personal.
4.g MARCO PARA CALCULAR COSTOS
Nota: Según las necesidades de tu organización o proyecto, tus encabezamientos pueden variar ligeramente. Esto debería ofrecerte algunas directrices.
4.h CALCULO DE COSTOS DE OPERACIONES
4.i CALCULO DE COSTOS ORGANIZATIVOS
Una vez que has hecho tus cálculos, puede que quieras asignar un porcentaje de los distintos artículos a departamentos o proyectos específicos. Esto es una práctica aceptable.
2010 | 2011 | 2012 | |||
Dirección: Salarios / subsidios: Contacto de donante: Contacto de gobierno: Relaciones públicas: Recaudación de fondos: Recursos humanos | |||||
Administración: Salarios / subsidios: Equipamiento: Software: Material de papelería | |||||
Desarrollo de gobierno y organización: Reuniones de la Junta: Procesos organizativos: Centro de recursos | |||||
Gastos generales: Alquiler de la oficina: Electricidad y agua: Seguro: Mantenimiento: Honorarios legales y de auditoría: | |||||
Totales anuales: | |||||
Total | |||||
4.j ¿QUE TIPO DE CATEGORIAS DEBERIAN INCLUIRSE EN TU
PRESUPUESTO DE INGRESOS?
Dependerá de tus fuentes habituales o planificadas de creación de ingresos. Éstas son algunas categorías generales:
Donaciones prometidas.
Donaciones probables.
Donaciones posibles.
Ingresos generados de las ventas.
Ingresos generados de los servicios.
Suscripciones.
Cuota de afiliación.
Acontecimientos especiales.
Inversiones.
Campañas.
En tu presupuesto haces cálculos razonables de los ingresos que esperas generar a partir de cada una de las categorías especificadas, que servirán de objetivos para tu creación de ingresos.
4.k REGLAS PRESUPUESTARIAS
Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un presupuesto que pronostique varios años de una misma vez. Aunque lo más frecuente sea que el presupuesto del año venidero resulte el más preciso, el pronóstico para los próximos años aporta algún indicio sobre los niveles de financiación que podrían necesitarse. A menudo se tiene en cuenta cierta reserva para la inflación de los años posteriores y para las actividades previstas con posibilidad de cambio. Un presupuesto de tres años debería basarse en un plan de tres años de duración.
Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancías) deberían incluirse a modo de anotación aparte dentro del presupuesto. Aunque no forman parte del presupuesto, reducen sus costos, por eso deberían señalarse. También se incluye dentro de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones de voluntarios a modo de esfuerzo participativos.
Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente: o Costos iniciales: suponen gastos para una nueva organización o proyecto como la búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u organización. o Investigación y desarrollo: asesoramiento, evaluación de las necesidades, procesos de planificación.
Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura, la búsqueda de personal, el desarrollo y aceptación de unos estatutos, la formación de los miembros de voluntariados.
Marketing o relaciones públicas: la construcción de una imagen pública. o Sustitución de bienes de capital.
Costos de seguimiento y evaluación para proyectos.
Los cálculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento. Haz tus deberes, obtén presupuestos, utiliza el teléfono para llegar a obtener un costo prometedor. Comprueba cualquier cifra que tengas de años anteriores que te puedan aportar información de utilidad. Anota cualquier aumento de precio del que hayas oído hablar. Toma notas de cualquier gasto poco corriente que pudiera ocurrir (ej. mudanza de tus oficinas). Una pequeña cantidad de dinero puede que parezca una ridiculez, pero multiplicada repetidamente por este tipo de discrepancias puede cambiar en gran medida tu presupuesto.
Guarda bien tus anotaciones. A medida que planificas tu presupuesto y tomas decisiones sobre cómo vas a calcular tus gastos, ten tus anotaciones a mano, de modo que puedas consultarlas y comprobar de dónde proceden las cantidades. Por ejemplo, puede que calcules los costes de tu taller sobre la base de una cierta cuantía para fotocopias, basándote en un gasto aproximado por página. Cuando al año siguiente los costos resulten mayores de lo esperado, deberías retomar tus notas y observar la discrepancia producida. En otro tipo de contexto un donante puede que te pida una explicación sobre cómo obtienes tales gastos por participante en los talleres.
Para tus propios propósitos administrativos, divide el presupuesto para el año siguiente en presupuestos mensuales, pues te ayudará a vigilar tu flujo de dinero.
Discusiones
5.a SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es la herramienta más importante que tienes para el seguimiento de las finanzas de tu organización, proyecto o departamento. Utiliza el presupuesto para:
Hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos para observar que estas en el buen camino.
Informar a tu personal, Junta y donantes sobre tu trabajo en finanzas.
Pronosticar flujos de dinero.
Tomar decisiones financieras.
5.b PRESUPUESTO PARA SEGUIMIENTO
El seguimiento de un presupuesto se utiliza para medir si una organización está cerca de cumplir sus objetivos en relación con su situación financiera. De este modo, es necesario comparar los ingresos y gastos reales con los ingresos y gastos presupuestados. Para llevarlo a cabo, se necesita preparar un informe de desviaciones que te muestre mes a mes si estás gastando más o menos dinero de la cuenta o si obtienes el gasto esperado. Para poder hacer un informe de desviaciones y pronósticos de flujo de dinero, necesitas dividir tu presupuesto general en presupuestos mensuales. Esta división mensual te da tu herramienta de administración.
5.c INFORME SOBRE EL PRESUPUESTO
El propósito de realizar un informe sobre tu presupuesto es mostrar a tus superiores y las personas involucradas si estás o no estás desempeñando el trabajo estipulado y si vas o no vas a tener los recursos suficientes para finalizarlo. Consiste en un informe sobre lo cerca que está tu planificación financiera de tu rendimiento financiero real.
El informe de desviaciones compara los ingresos y gastos esperados con los reales. También te ofrece una descripción general de lo que ha ocurrido durante el período que alberga el informe (un mes, tres meses, etc.). Asimismo, te da una descripción general del rendimiento financiero durante el año hasta ese momento («ejercicio hasta la fecha»). Un informe de desviaciones te muestra la existencia de algún tipo de tendencia que se esté desarrollando en el rendimiento financiero. Además, te da la oportunidad de actuar en caso de tener que corregir problemas. Así, por ejemplo, si el informe de desviaciones te muestra que estas gastando demasiado dinero de manera repetida en material de papelería cada mes, podrías tomar las siguientes medidas:
Tener un control más estricto sobre el material de papelería.
Reconocer que has presupuestado a la baja el material de papelería y pasar algo de dinero presupuestado para otros fines a material de papelería; o bien, intentar recaudar o generar más dinero para cubrir esta insuficiencia anticipada.
Lo más importante es que serás consciente de que no todo puede ser correcto y que serás capaz de poner remedio a la situación antes de que se te vaya de las manos.
El gasto excesivo no es el único problema. A veces, cuando gastas demasiado poco también tienes problemas. Por ejemplo: una organización, que descubre que gasta menos de lo presupuestado en formación, puede que identifique el problema como una falta de actividad en el Departamento de formación; por lo tanto, puede que necesite una nueva planificación para el resto del año para asegurar que se cumplen los objetivos.
Cuando informas a tu departamento, tus superiores y tu Junta, necesitas hacerlo sobre la base de un informe de desviaciones.
5.d TOMA DE DECISIONES
El seguimiento del presupuesto no es sólo algo que haces para saber aun más de tu rendimiento financiero como organización o proyecto. Necesitas la información para poder tomar decisiones.
Éste es el aspecto del ciclo:
El éxito del proceso depende de la capacidad de aquellos que tienen responsabilidades administrativas para tomar decisiones y actuar. Éstos son los pasos implicados:
Preparar tu información de línea de referencia (presupuesto, división mensual).
Obtener información sobre el rendimiento financiero.
Analizar la información y averiguar lo que ésta te indica.
Observar las consecuencias potenciales para tu estrategia y planes financieros.
Preparar una lista de opciones para la acción.
Obtén consenso y un mandato para actuar.
Compartir los ajuste y planes con el resto de la organización y, si fuera necesario, también con tus donantes.
Poner en práctica.
Hacer seguimiento.
Añade tu aprendizaje a los futuros procesos presupuestarios
Conclusiones
6.a DEFINICIÓN DE TUS ARTÍCULOS DE REFERENCIA
Los artículos de referencia son los puntos enumerados en tu presupuesto. Por ejemplo, en la categoría «costos de formación», un artículo de referencia podría ser «elementos de papelería»; en la categoría «gobierno», un artículo de referencia podría ser «formación para miembros de la Junta».
6.b DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS
Además de tu presupuesto de trabajo principal lo que esperas generar o recaudar de manera realista y cómo se gastará también puedes tener opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes te permiten estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se podrían incluir:
Un presupuesto de supervivencia: el mínimo necesario para que la organización o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento útil.
Un presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto. Con frecuencia las «garantías» se encuentran a modo de promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las situaciones inesperadas, como las donaciones que llegan demasiado tarde, pueden obligar a que retomes tu presupuesto de supervivencia.
Un presupuesto óptimo: cubre lo que te gustaría hacer en caso de que recaudaras dinero extra. Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a formar parte de tu presupuesto de trabajo
6.c DIFERENTES TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS
Las dos técnicas principales son la elaboración de presupuesto incremental y la
Elaboración de presupuesto de base cero.
En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Éste es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo «perezoso» y con frecuencia poco preciso. Esta técnica sólo es apropiada para organizaciones en las que los años varían poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionarles de manera satisfactoria.
En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos retos.
6.d ¿COMO CALCULAS EL AUMENTO DE PRECIOS EN TU PROCESO
PRESUPUESTARIO?
Los presupuestos se preparan por adelantado, por lo tanto existe la posibilidad de que se produzcan aumentos de precios entre el momento de preparación y el momento en el que la cuantía se utiliza o recibe. Si existe la posibilidad de que se produzca un aumento de los costos, entonces asegúrate de que también calculas un aumento en tus honorarios por servicios o venta de productos.
Necesitas guardar tus cálculos para tu presupuesto, porque algunos donantes pueden que estén dispuestos a proporcionar subvenciones suplementarias si puedes demostrar con claridad que tus cálculos se basaban en una tasa de inflación inferior a la que realmente resultó.
6.e ¿QUE NIVEL DE DETALLE ES NECESARIO INCLUIR EN TU
PRESUPUESTO?
Por un lado, cuanto menos detalles des, más flexible eres; y por otro, el hecho de dejar el presupuesto demasiado abierto lo convierte en una herramienta de administración menos útil. Esto no quiere decir que cada opinión o detalle deba incluirse en los artículos de referencia del presupuesto. Por ejemplo: podrías tener una cuantía global para «formación» en un proyecto, siempre y cuando tengas tus propias anotaciones sobre cómo obtuviste esta cuantía; sin embargo, el detalle te proporciona generalmente información administrativa de utilidad, aunque también pueda limitarte en las negociaciones con los donantes.
Uno de los modos de tratar este asunto consiste en disponer de diferentes versiones del presupuesto para los donantes, donantes potenciales y para ti mismo. La versión del donante sería más flexible y menos detallada y la versión de administración aun menos.
En general, la versión del donante debería seguir las directrices que la agencia donante proporciona, para mostrar el modo en el que quiere la presentación de tu presupuesto. En caso de que esta agencia no dispusiera de directrices escritas, habla con el agente del proyecto o el administrativo, que se encarga de los asuntos relacionados con tu área de trabajo, y pídele consejo sobre cómo preparar un presupuesto.
Tu presupuesto de administración se traduce en tu sistema de contabilidad, ambos detallados de la misma manera. Éste te proporcionará información valiosa sobre dónde y cómo estás empleando tu dinero o generando ingresos.
6.f ¿QUE ES UNA CUANTIA DE CONTINGENCIA?
Una cuantía de contingencia es un importe que se reserva en caso de imprevistos. A pesar de que los presupuestos deberían ser una conjetura hecha sobre cierta base, aún contienen cierta parte de «predicción». El futuro es incierto, por los que las organizaciones y proyectos tienen que sobrevivir en tiempos de incertidumbre. Por este motivo, algunas organizaciones tienen en cuenta un artículo de referencia de «contingencia» en sus presupuestos (normalmente un 10% del presupuesto anual general).
Sin embargo, a muchas agencias de donantes no les gusta este sistema y se niegan a financiar un artículo de referencia de «contingencia», posiblemente debido a que piensan que las organizaciones o proyectos deberían ser más precisas en la elaboración de sus presupuestos. Un modo de tratar este problema sería la construcción de una cuantía de contingencia dentro de los artículos de referencia en el presupuesto. De este modo se tendría en cuenta un 10% extra por encima de tus cálculos.
6.g PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE CREACION DE INGRESOS
¿Cómo presupuestas para un proyecto que no sólo gasta dinero sino que también genera ingresos para la organización?
Un ejemplo podría ser el de un curso de formación por el que cobras y del que esperas obtener un beneficio a lo largo del tiempo
En tu presupuesto general para la organización o proyecto, podrías incluir los costos en los artículos de referencia en los que reflejes los gastos, al igual que los ingresos en los artículos de referencia referentes a los ingresos. Sin embargo, para la administración querrás realizar un seguimiento de manera más detallada para poder establecer el momento en el que se alcanza un umbral de rentabilidad. Tus registros de contabilidad deben crearse de tal modo que se facilite a la administración el acceso a esta información.
6.h DISTRIBUCION TEMPORAL
Los presupuestos de organización (para toda la organización) se calculan normalmente de una sola vez y para todo un año (basados en el año financiero de cada organización). Esto también se aplica para los continuos presupuestos de departamentos. Una vez que ya tienes un presupuesto anual, conviene dividirlo en meses por motivos administrativos. De este modo se facilita el seguimiento.
Cuando presentas un presupuesto para varios años, asegúrate de que éste esté basado en un plan a medio o largo plazo y de que no sea una simple conjetura sin ningún tipo de base.
Aquellos presupuestos específicos y temporalmente limitados puede que se calculen para toda la vida del proyecto. Por motivos de seguimiento quizá conviniese dividir en años este presupuesto general del proyecto (en caso de que el proyecto acaparase varios años de vida). Es entonces cuando decides también dividirlo en meses.
Bibliografía
1. Lesama Osain Cruz, Evaluación Económica y Financiera de Proyectos
http://www.monografias.com/trabajos55/evaluacion-economica-proyectos/evaluacion-economica-proyectos3.shtml
2. Wilkipedia, Finanzas
3. Blanco Richard Enrique R, Manual Practico de Operaciones Financieras http://www.eumed.net/libros/2008c/423/indice.htm.
4. CIVICUS, Alianza Mundial para la Participación Ciudadana, Elaboración de un Presupuesto http://www.civicus.org/new/media/Elaboracion%20de%20un%20propuesto%20Part%201.pdf.
Autor:
Carla Zobeida García Mejía
FINANCE AND BUDGET
ESSAY
ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY
HONOLULU, HAWAI
SPRING 2010
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