Recuperación de créditos y tratamiento de cuentas incobrables

Objetivo del área de competencias:

Desarrollar la capacidad y destreza para diseñar sistemas de recuperación de créditos y calcular provisión ó reserva para cuentas incobrables

Objetivo del Módulo

Al concluir el desarrollo del módulo los estudiantes y las estudiantes serán competentes para diseñar sistemas que permitan recuperar cuentas por cobrar, dar tratamiento a las incobrables y dominar métodos de provisión o reserva de cuentas de dudosa recuperación, con apego a las leyes y consideraciones a las personas.

Introducción

La recuperación de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de ventas a crédito, el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez, es decir, de aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque las ventas hayan sido planificadas, existen situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni previstas con resultados precisos; pero por otra parte resulta más complejo aun pronosticar las probabilidades de los cobros originados de las ventas a crédito efectuadas más que todo en el caso de los negocios que se inician, los cuales necesitan fondos para la adquisición de nuevas existencias, para así poder responder al incremento de sus ventas este hecho hace necesario que se tenga conocimiento en forma teórica del valor del capital de trabajo capaz de cubrir esa situación financiera. Por lo tanto los procedimientos de cobranza deben ser diseñados de tal manera que propendan a la recuperación de las cuentas tomando en consideración el tiempo futuro, que por siguiente incluye el elemento riesgo, así como también las necesidades de fondos de la empresa.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

TÉCNICAS EN CADA UNA.

LAS TRES ETAPAS DE COBRANZA.

La actividad en cualquier sistema de cobranza se realiza a través de tres etapas y técnicas.

EL ESTADO MENSUAL.

La practica común, tanto en organizaciones mercantiles como en las de comerciantes al menudeo, consiste en enviar al cliente un estado mensual de cuenta. Tales estados sirven como recordatorio de la cantidad adeudada y danal cliente la oportunidad de verificar su exactitud. También evitan la posible excusa del deudor cuyo pago se ha vencido.

En una gran organización el departamento de contabilidad prepara estados mensuales prescindiendo el tiempo en que el saldo no ha sido pagado, su forma depende de los métodos de contabilidad usados. Generalmente, muestran el saldo vencido durante meses anteriores y una lista detallada de las facturas y créditos del mes. En la mayor parte de las compañías, el departamento de contabilidad envía únicamente aquellos estados que muestran saldos no vencidos; los que tienen cuentas vencidas y no pagadas son devueltos al departamento de cobranzas para ser manejados de acuerdo con los procedimiento de cobranza de la compañía.

SISTEMA DE RECORDATORIO DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA.

En compañías con pocas cuentas, la persona responsable de la cobranza recurre al libro auxiliar con intervalos regulares, posiblemente cada ocho o quince días, para encontrar las cuentas que requieran su atención. Debe disponer de un registro suplementario, un cuaderno plegado, tarjeta índice o archivo especial del cliente que le recuerde que se ha hecho lo posible por cobrar en la fecha correspondiente, la revisión del auxiliar tiene la ventaja de mantener a la persona que la efectúa, bien informada del desarrollo de cada cosa. Si por casualidad, en el acreedor, como sucede en tales casos, este estrecho conocimiento de la cuenta es muy útil, las compañías con muchas cuentas deben tener un método de insistencia mas rápido o un sistema mas lisonjero.

Cualquier sistema de insistencia o lisonjeo tiene dos objetos: recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas que cada día requieren su atención y registrar la acción tomada en el esfuerzo de cobranza, así como la fecha en que se tomo acción, hacer esto significa menos repetición de registros y menos trabajo de oficina, lo que constituye el método mas eficaz del sistema, los sistemas lisonjeros varían en detalles, pero generalmente son un sistema de tarjetas por índices archivadas por fechas o un sistema de tarjetas de registro archivando las cuentas alfabéticamente y por fecha.

ETAPA DE RECORDATORIO Y TÉCNICAS.

El primer paso en la actividad de cobranza es recordar al cliente que ya ha pasado la fecha de vencimiento de su cuenta sin el pago correspondiente. Usualmente, transcurren varios días entre las fechas de vencimiento y de recordatorio el primer recordatorio debe de ser moderado e impersonal puede ser un estado o factura por duplicado, etiquetas engomadas, cartas, tarjetas impresas o estados divididos en periodos y recordatorios.

Estado o facturas por duplicado. Una de las formas mas atentas de recordar a los clientes, es enviarles una copia al carbón o un duplicado del estado mensual o de la factura. Los almacenes de departamentos frecuentemente envían dos o tres estados intervalos regulares durante el mes, a un cliente cuya cuenta no ha pagado.

"frases de recordatorio" pueden ser escritas a maquina o estampadas sobre estados por duplicado. Algunas "frases de recordatorio mas comunes son"

¡Por favor!

Estaremos muy agradecidos al recibir su giro puntualmente.

Por favor envíenos un cheque.

¿Contaremos con su cheque ? ¡Por favor!

Hace ______ días se venció su cuenta. Por favor haga su remesa puntualmente.

Mucho agradeceremos su atención.

Etiquetas. De mayor fuerza que las frases anteriores es un sello agregado a un estado de cuenta por duplicado. Estas etiquetas se hacen con varios propósitos de cobranza.

Podría Usted…..

Decirnos por favor si hay una razón ….

POR LO QUE SU PAGO se ha retrasado……

Recuerde el pago puntual de las deudas asegura su crédito

?

nos ha

olvidado

Cartas. Una carta breve y cortes es un recordatorio puede ser una tarjeta impresa, sin saludo ni firma, la cual lleva los detalles de la cuenta. Estas tarjetas a menudo se prefieren en lugares de cartas para el primer recordatorio, puesto que son impersonales y el cliente se da cuenta de que todos los demás clientes atrasados las han recibido bajo las mismas circunstancias. Deben ser redactadas cortésmente, mostrando imparcialidad, para recordar las condiciones de crédito acordadas, e impresionar a los clientes con su naturaleza impersonal, la cantidad vencida es colocada a mano generalmente. Por su puesto estas tarjetas son metidas en sobres, antes de ponerse al correo o enviarse con el mensajero de la empresa, además frecuentemente se le anexa una fotocopia del estado de cuenta.

La oportunidad del programa y la técnica por emplear depende de la naturaleza de la cuenta por cobrar, la clasificación del deudor su ubicación, su ubicación, la clase del negocio en el que la casa vendedora se ha empleado y la política adoptada al tratar con cuenta vencidas, en algunas empresas el procedimiento regula la persecución, es un largo proceso que puede prolongarse por varios meses; en otras, el programa de insistencia es mucho mas corto.

Con el fin de apegarse al tiempo horario, las cuentas deben abrirse en una fecha apropiada, por consiguiente es indispensable un eficiente sistema de insistencia o cosquilloso.

TÉCNICAS DE PERSECUCIÓN.

Numerosas técnicas están disponibles al acreedor en la etapa de persecución de la cobranza. La mayoría incluye cartas ordinarias, llamadas telefónicas, telegramas, cartas registradas o certificadas y citas personales.

Cartas de insistencia. En la mayoría de las oficinas de crédito, el procedimiento de insistencia se basa en una serie de cartas. La primera es muy moderada, usualmente mas enérgica que un recordatorio. El tono de la carta crece progresivamente cada vez mas firme y los intervalos entre ellas son progresivamente mas cortos. Las cartas de cobranza que consiguen dinero y mantienen la buena voluntad del cliente, requieren experiencia, estudio y reflexión.

COBRANZA MEDIANTE UN ABOGADO O UNA AGENCIA.

CUANDO EMPLEARLA.

Una cuenta no debe ponerse en manos de un abogado o agencia de cobranza si no hasta que se hayan agotado otras medidas y el acreedor este preparado para romper las relaciones comerciales con el deudor. Es bien sabido que la cuenta mas antigua es la mas fácil de cobrar y por esta razón, cuando las circunstancias lo justifican, el acreedor no debe vacilar en realizar esta acción final drástica.

COBRANZA POR MEDIO DE UN ABOGADO.

Cuando a un abogado se le da una cuenta, debe ser instruido para proceder inmediatamente y enérgicamente para cobrarla. Un buen abogado encargado de cobranzas, se enterara de una demanda ( o reclamación ) tan pronto la reciba. De inmediato intentara cobrar la deuda totalmente y si no le es posible , realizara un convenio favorable a su cliente. Un juicio es el ultimo recurso; es costoso, puede ser difícil comprobar la deuda y obtener un fallo, y además, al fallo judicial puede serle tan difícil el cobrar como al principio de la deuda. Naturalmente, el abogado aconsejara a su cliente cuando debe llevar un caso a la corte, pero la ultima decisión debe tomarla el propio cliente.

AGENCIAS DE COBRANZA.

Muchos gerentes de crédito prefieren los servicios de una agencia de cobranzas en lugar de un abogado. Una empresa, antes de remitir una cuenta a su abogado correspondiente, usualmente escribe una serie de cartas en demanda de pago al describir los servicios ofrecidos por las agencias de crédito mercantil y crédito al detallista, dijimos que algunos de ellos también operan como agencias de cobranzas. Estas son dignas de confianza y el gerente de crédito no duda acerca de su responsabilidad; sin embargo, algunas agencias irresponsables aparecen de vez en cuando y el gerente de crédito debe investigar cualquiera de estas, antes de confiarle una cuenta vencida.

REDACCIÓN DE CARTAS DE CREDITO Y CARTAS DE COBRANZA

Como todas las buenas cartas de negocios, las buenas cartas de crédito y cobranzas son corteses y concisas. Dicen lo que significan, siempre y naturalmente, en apariencia, reflejan la eficiencia y dignidad de la firma que representan; en forma y estilo varían para expresar la personalidad de la firma y el propósito por el cual se hacen. En el tono, reflejan el interés personal del que escribe, sobre la persona a quien va dirigida.

CARTAS DE CREDITO

CARTA CONCEDIENDO CREDITO.

Tan solo informar a un cliente que una solicitud de crédito ha sido aprobada es un asunto simple. Una tarjeta impresa y cortésmente redactada es a menudo usada con ese propósito. Con todo, estas cartas ofrecen una excelente oportunidad de atraerse el interés del cliente hacia la empresa y sus productos, y son usados con éxito en ventas de promoción. Un ejemplo de este tipo de carta es la siguiente.

Sr. Carlos Roca

Gerente de Ventas.

San Salvador

El Salvador

Estimado Sr. Roca:

Tenemos el agrado de otorgarle nuestro crédito de conformidad con su solicitud del doce de marzo, bajo nuestras condiciones mas favorables; 2 % de interés a 30 días, su pedido se envió ahora vía terrestre.

Nos interesa que usted sepa que la calidad, entrega y precio de este primer pedido también los encontrara en todos los abastecimientos eléctricos con que contamos.

La información que hemos recibido a cerca de usted es completamente digna de usted, personalmente, y como hombre de negocios, y en mucho estimamos el que nos haya para proveerlo de mercadería. En cuanto se familiarice usted con nuestros servicios y mercadería, se dará cuenta de que puede depender de nosotros, como fuente de abastecimiento digna de confianza.

Apreciamos su negocio, Sr. Roca, y haremos todo lo posible por asegurar que este pedido sea solo el primero de muchos otros.

Sinceramente.

F.________________

CARTA NEGANDO CREDITO.

Cuando un acreedor deba rechazar una solicitud de crédito, tiene el problema de informar al cliente su decisión sin perder la buena voluntad del cliente. Las circunstancias de solicitantes del crédito varían frecuentemente; un riesgo pobre ahora puede ser una buena cuenta un poca mas tarde. Redactar una carta que rechace una cuenta sin ofender, es un arte. Un principio cardinal al redactar ese tipo de cartas es: nunca dar al cliente la impresión de que la negativa es una reflexión sobre su carácter personal, sin hacer caso de la cierta que esta pueda ser.

Un ejemplo de esta carta es la que a continuación se presenta.

Estimada Señora Gáleas.

Su solicitud ha sido considerada con toda atención, y lamentamos que aparezca un inconveniente, desde el punto de vista de usted. Y el nuestro, a efecto que usted abra una cuenta con nosotros precisamente ahora.

Esperamos que obtenga provecho de nuestro otros servicios. Puede usted reservar cualquier articulo en nuestro almacén sobre nuestro plan de apartado y, por supuesto ordenar cualquier articulo por teléfono si desease lo enviemos lo haremos con gusto.

Sinceramente.

CARTAS DE COBRANZA

Redactar cartas de cobranza efectivas, cartas que "consignan dinero" y mantengan la buena voluntad y tratos con el cliente, requieren un entendimiento de la naturaleza humana y habilidad para aplicar ese entendimiento a individuos. La mayor parte de la gente, cuando se le recuerda algún error, naturalmente adopta una actitud de dolor y beligerancia. Se molesta a la primera insinuación de que han quebrantado su promesa, aun cuando la insinuación este bien fundamentada. " presta tu dinero y perderás a tu amigo" nunca abría adagios si la gente no se ofendiera al recordarle sus obligaciones.

Cualquier situación de brusquedad puede inducir al deudor a "desquitarse", por la ofensa real o imaginaria que sufre, retardando el pago hasta que es forzado a pagar. Otro deudor puede responder a un recordatorio brusco con el pago inmediato de la cuenta, cancelándola.

MODELOS DE CARTAS DE COBRANZAS

Las cartas de cobranza se apegan a modelos de recordatorios, insistencia o de acción drástica, común a todos los procedimientos de cobranza. A las cartas de recordatorio se envían solamente las copias de cuentas o facturas para conseguir el pago, aunque algunas firmas remiten cartas como primer recordatorio. Las de insistencia son usualmente cartas de suplica, y las de acción drástica informan simplemente al deudor que debe pagar o de otro modo.

CARTAS DE RECORDATORIO.

Si se han enviado o no, otras formas de recordatorio, la primera carta de cobranza para un deudor es generalmente, un recordatorio casual y en tono amable, no se hace el intento de presionar al cliente; a través de la etapa de recordatorio, la buena voluntad del cliente es considerada como enzima del cobro inmediato de la cuenta. El recordatorio puede simplemente establecer que la cuenta esta vencida, quizá sugiriendo que el cliente ha pasado por alto el estado de cuenta o asentado que el acreedor pueda tener la culpa. Por ejemplo:

el cuerpo de una cuenta recordatorio puede ser en tono suave como esta.

¿Hemos traspapelado su cheque o lo situamos en una cuenta equivocada? Su pago nunca antes ha sido atrasado, y hemos cometido errores.

Su cuenta muestra $ 557.35 vencidos desde el 15 de Agosto de 2002 si usted no lo ha hecho, ¿podría enviar su cheque hoy mismo?

LAS CUENTAS INCOBRABLES

Las cuentas incobrables o cuentas malas: son cuentas por cobrar originadas por operaciones crediticias, que no han sido pagadas en el tiempo establecido y cuya recuperación es dudosa e incierta. Las cuentas de dudosa recuperación se registran en una cuenta complementaria de activo corriente, de naturaleza acreedora, que puede ser denominada estimación.

Provisión o reserva para cuentas incobrables, cuentas dudosas o cuentas malas y se cargan a gastos por cuentas incobrables, por cuentas dudosas o por cuentas malas. En este texto se empleara la cuenta 115R Estimación para cuentas incobrables y ó 1125 Gastos de Venta / Cuentas Incobrables.#######

En una empresa al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las perdidas va a tener la empresa.

El saldo de las cuentas incobrables es deducido del impuesto sobre la renta, siempre y cuando cumpla con los requisitos siguientes.

1. que la deuda provenga de operaciones propias del negocio productor de ingresos computables.

2. que en su oportunidad se haya registrado como ingreso computable.

3. que se encuentre contabilizada o anotada en registro especial según el caso.

4. que el contribuyente proporcione a la Dirección General la información que exige el reglamento.

METODOS DE ESTIMACIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

El catalogo y el registro contable de las cuentas incobrables son muy importantes para la entidad, dado que su importe es deducible del impuesto sobre la renta, puesto que representa un gasto de operación, además, este se coloca dentro del balance general restando de las cuentas por cobrar.

Las entidades disponen de dos métodos para determinar las cuentas incobrables, en uno de ellos se hacen pronósticos del monto probable, de las cuentas que se declaren como incobrables para cancelarla, tal y como explicamos a continuación.

1) método de estimación: el calculo de las cuentas incobrables se determina aplicando un porcentaje a las ventas o a las cuentas por cobrar, el cual representa la estimación de la posible perdida en que se incurrirá por las cuentas malas, antes que estas ocurran. Existen dos opciones para realizar este calculo:

a. se aplica un porcentaje a las ventas: Las cuentas incobrables se calculan aplicando un porcentaje al saldo de las ventas netas para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de perdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas de periodos anteriores. Luego se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas al crédito, menos el importe de las rebajas y devoluciones sobre ventas. Los saldos en las cuentas de estimación pueden convertirse en una cantidad importante y con este método pueda que no se conozca el valor neto real estimado de las cuentas por cobrar, cuando esta sea excesiva se podrá corregir con su asiento de ajuste en el cual se hará un cargo a estimación de cuentas incobrables contra un abono a gastos por cuentas incobrables.

El porcentaje de las ventas se orienta a la medición de los gastos por cuentas malas sobre el estado de resultados.

Método de cancelación directa:

el calculo de las cuentas incobrables se determinan según criterio del comité de créditos, quienes dictaminan si una cuenta es incobrable, luego de verificar que se han efectuado las gestiones de cobro pertinentes, este método se utiliza cuando es evidente que una cuenta ya no podrá recuperarse, para cancelar una cuenta se carga a gastos por cuentas incobrables contra un abono a la cuenta por cobrar especifica y de esa forma queda cancelado dicho cliente. En las modalidades del método de estimación cuando la empresa determina quienes son las personas suyo cobro es difícil de obtener se procede a eliminarlos de la cartera de clientes, abonando sus respectivas cuentas contra una cargo a estimación para cuentas incobrables.

Base legal:

REGLAMENTO DE LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

CAPITULO III

DETERMINACION DE LA RENTA NETA O IMPONIBLE

Art. 31.- La renta neta o imponible se determinará restando a la renta obtenida, el valor de los costos y gastos necesarios para su producción y conservación de su fuente, de conformidad con la Ley.

Se entenderá por gastos de conservación de una fuente de renta, aquellos que se eroguen necesariamente para mantenerla en condiciones de trabajo, servicio o producción, sin que dicha fuente adquiera aumento de valor por razón de las inversiones hechas; y por costos y gastos de producción de la renta, las demás erogaciones indispensables para obtener los productos, es decir, las que necesariamente se hayan de hacer antes de percibir la ganancia, y no los que se hagan con posterioridad a su obtención, motivados por el empleo o destino que se dé a la renta después de obtenida.

Art. 32.- Para formar la renta neta o imponible del contribuyente que esté obligado a llevar contabilidad formal, se sumarán a la utilidad líquida que arrojen las cuentas de resultado, las cantidades que representen las partidas no deducibles como gastos de producción de la renta o conservación de la fuente y cualquier ingreso no comprendido en los asientos que de conformidad con la Ley deba gravarse con el impuesto.(1)

En la determinación de la renta neta el contribuyente deberá separar los ingresos y erogaciones que corresponden a la actividad gravada de los que corresponden a la actividad no gravada, de tal manera que los resultados positivos o negativos de la actividad no gravable no afecten los resultados de la otra actividad.

Aquellas erogaciones realizadas por el contribuyente, en que no pueda determinarse específicamente a que rubro de la actividad productiva corresponden, se distribuirán por iguales partes entre la actividad gravable y la no gravable, de tal manera que dichas erogaciones afecten ambas actividades.

Deudas Incobrables

Art. 37.- La información a que alude el Art. 31 Nº 2, literal d) de la ley, a efecto de que sea deducible la deuda incobrable, deberá contener los siguientes datos:

a) Nombre, profesión y domicilio del deudor y monto de la deuda;

b) Origen y forma de constitución de la deuda, indicando la fecha de otorgamiento y vencimiento;

c) Forma y clase de la garantía, indicando el nombre, profesión y domicilio del fiador, si lo hubiere;

d) Fecha desde la cual se hizo exigible la deuda;

e) Si se ha intentado el cobro por la vía judicial y el resultado obtenido;

f) Si el contribuyente lleva contabilidad formal o registros especiales, con la debida corrección; y

g) Cualquier otra información que requiera la Dirección General para fundamentar la deducción.

Art. 38.- Cuando se trate de obligaciones que produzcan intereses, no podrá admitirse como deducción por concepto de deuda incobrable, un porcentaje mayor del interés pactado.

Art. 39.- Para los efectos del Art. 33, literal b) de la ley, el contribuyente tendrá derecho a la deducción especificada en la disposición citada, toda vez que el hijo no haya cumplido los veinticinco años de edad en su caso, en cualquier fecha anterior al día en que termine el ejercicio de imposición respectivo.

Para los efectos de comprobar que el interesado tiene a su cargo hijos solteros que por si mismos no fueren contribuyentes menores de 25 años, que se encuentren siguiendo estudios profesionales o tecnológicos por cuenta suya, deberá adjuntar a su declaración, además de las correspondientes pruebas de la edad y del estado civil, constancia expedida por la autoridad docente respectiva de que el hijo estuvo matriculado y de que asistió normalmente a sus clases en el ejercicio impositivo que se declara.

Conclusión

Los gastos de cobranzas, constituyen el esfuerzo realizado por la empresa para recuperar las cuentas por cobrar medido en términos de unidades monetarias. Por constituir un costo expirado, aplicable al período normal de operaciones en el cual se incurrirá, el incremento de los gastos de cobranza ocasiona una disminución de las utilidades.

Asimismo, los gastos de cobranza afectan el procedimiento de recuperación de créditos. Se debe tomar en consideración que el monto de las cobranzas nunca debe ser inferior a los gastos incurridos con esa finalidad. Un concepto de gran ayuda que permite hacer una comparación entre la compensación de gastos de cobranza con cobros es el del Punto de Equilibrio. Esta importante herramienta de análisis financiero puede servir de gran ayuda en la administración y control e cuentas por cobrar.

El concepto de Punto de Equilibrio, al asumir que los ingresos y los costos son funciones lineales de la cantidad de producto por fabricar y vender simplifica el análisis de su relación con la utilidad. El punto de equilibrio se observa cuando los ingresos igualan a los costos totales.

Autor:

Javier Enrique Cruz Mendoza

Instituto Nacional de Jiquilisco, El Salvador, C.A