El proceso organizativo y la organización (página 3)

Partes: 1, , 3, 4

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

A.- Por su Forma:

1. Organigrama Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad; son las gráficas más usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarquía. El inconveniente que representa es que ese muy difícil indicar los puestos inferiores. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

Ventajas:

2. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
3. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:

Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse:

2. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria.
3. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.

2.- Organigrama Horizontal. El nivel máximo jerárquico se representa a la izquierda, los demás niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.

Ventajas:

2. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
3. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.

   Desventajas:

   Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.

   3. Organigrama Mixto. Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por razones de espacio.

   

   • Organigrama Circular. Está formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico. Usadas por empresas dedicadas a brindar servicios de cultura, arte, etc o fines sociales.

   

   Ventajas:

4. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
5. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
6. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
7. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.

5.- Organigrama Radial. Usada por las mismas organizaciones circulares

6. Organigrama Escalar. Consiste en señalar con diferentes sangrías en el margen izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

Ventajas:

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

B.- Por su contenido:

1.- Estructural.- Describe la estructura orgánica de la empresa.

2.- Funcional.- Es el cual describe el departamento y sus funciones principales

3.- De personal.- Es el cual detalla en cada rectángulo del organigrama lo siguiente.

a.- Nombre del puesto o cargo

b.- Nombre de la persona que lo desempeña

c.- Código del rango

d.- Número de subordinados directos

c.- Número de trabajadores a su cargo

C.- Por su finalidad comunicativa

1.- Sintetico.- Se le conoce también como global o general, en el cual se gráfica los órganos más importantes.

2.- Analítico.- Se le conoce también como detallado, específico, en el cual se gráfica todos los órganos de la empresa.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO

Duhat Kizatus Miguel A.

Lo define " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

Para Terry G.R.:

"Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Continolo G.

Lo conceptualizará como: " Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información y/o instrucciones sobre políticas, organización, funciones, procedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecución de las actividades y tareas.

ANTECEDENTES.

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

Los manuales responden a lo siguiente:

• ¿Que hacer? Las acciones
• ¿Cómo hacer? Los procedimientos
• ¿Quien lo hace? Responsabilidad
• Deberes y derechos De los Trabajadores

¿Que deben contener los manuales?

1. A quien va dirigido
2. Porque va dirigido en ese sentido
3. La política general de la empresa
4. Historia y antecendentes
5. Estructura Orgánica
6. Normas para el personal
7. Procedimientos generales de trabajo
8. Procedimientos de documentación
9. Procedimientos de orientación y capacitación del personal
10. Normalización y control de trámites
11. Solución a conflictos jerárquicos

FINALIDAD DE LOS MANUALES

Depende de lo que se pretenda llevar a cabo

• Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo.
• Normalizar y controlar los trámites de los procedimientos
• Adoctrinamiento al personal nuevo
• Adiestramiento y orientación al personal de servicio
• Identificar los canales de comunicación y de coordinación.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

• Presentar una visión de conjunto de la organización
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo
• Funcionar como medio de relación y coordinación.

• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes

REQUISITOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Se debe tener en cuenta:

• Si obedece su formulación a necesidades reales
• Que se redacte en forma sencilla y clara
• Que contenga lo indispensable
• Que no sea muy voluminoso
• Que se de a conocer al personal
• Que se actualice periodicamente
• Que se instruya al personal en su adecuada utilización

VENTAJAS DEL USO DE MANUALES

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3. clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir
8. Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
9. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas.
10. Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

LIMITACIONES DE LOS MANUALES

1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

PROCESO DE ELABORACIÓN.

La primera etapa en la elaboración de manuales de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:

• Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
• Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de elaboración adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.

Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.

Las siglas PERT significan "técnica de evaluación y revisión de programas", las siglas CPM significan "método del camino crítico" otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así pues, el primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
• Determinar la secuencia de dichas etapas.
• Estructurar en forma de flujo la secuencia.
• Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
• Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.

La elaboración de cada manual administrativo (organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente, sin embargo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y les proporcione una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.

1. Recopilación de la información

Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.

La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.

Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que elaboraremos sus manuales.

La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona, debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas, previamente diseñadas; las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas; la entrevista permite, además de conocer información de la estructura, la opinión de las personas que realizan las actividades.

2. Procesamiento de la información.

La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:

• Depuración
• Clasificación, y
• Análisis

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa, veraz y oportuna con relación a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa.

Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.

3. Redacción.

Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especialización del manual, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.

Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en corrección de estilo, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

4 Elaboración de gráficas.

Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales, son sin duda las gráficas, pues facilitan la comprensión de los manuales; las representaciones gráfica mas comunes son:

• Organigramas.
• Diagramas de flujo, y
• Cuadros de distribución.

5. Formato y comprensión.

Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres características importantes que debe tener un manual son:

• Facilidad de lectura y/o consulta.
• Que permita hacer referencias rápidas y precisas.
• Respirar confianza por su apariencia y orden.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribución en las páginas, usando correctamente los espacios en blanco, los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado; al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual, título del procedimiento, fecha de publicación, número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.

6. Revisión y aprobación.

En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:

• Revisión justa y objetiva del material .
• Proporcionar críticas específicas y constructivas.
• Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado.
• Evitar cambios sólo por gusto personales.

Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.

Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión, distribución y control de los manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse un ejemplar, es decir sólo a los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general ó dirección, quien deba tener un ejemplar de todos los manuales.

Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:

A) Por seguridad, ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia.

B) Por costo, pues la reposición de los manuales genera un gasto.

Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales, que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales, este control deberá ser de uso del área de personal, para que en su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.

7. Actualización.

El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera,.

Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información.

La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones (métodos y procedimientos, organización y métodos, modernización administrativa, etc.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.

EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF)

CONCEPTO

El Reglamento de Organización y Funciones es un documento normativo que contiene disposiciones técnico administrativas que regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad hasta el tercer nivel organizacional, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones.

El Reglamento de Organización y Funciones es el instrumento normativo de gestión institucional en el que se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones generales de las unidades orgánicas con el objetivo de desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y supervisar las políticas institucionales.

BASE LEGAL

Decreto supremo Nº 002-83-PCM, que aprueba la Directiva Nº004-82-INAP/DNR "Normas para la Formulación del Reglamento de Organización y funciones".

El Reglamento de Organización y Funciones se formula a partir de la ley Orgánica o de creación y del Estatuto.

OBJETIVOS DEL ROF

• Presentar una visión de conjunto de la organización.
• Facilitar el reclutamiento de personal.

• Determinar la estructura orgánica.
• Describir las funciones generales de cada unidad orgánica.

FORMULACIÓN DEL ROF

El Reglamento de Organización y Funciones se formula a partir de la ley Orgánica o de creación y del Estatuto.

ALCANCE

Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicación por todos los organismos de la administración pública, salvo los que están exceptuados por norma expresa.

PRINCIPIOS

• Principio de Participación

La gestión administrativa desarrolla y hace uso de instancias y estrategias concretas de participación ciudadana en las fases de formulación, seguimiento, fiscalización y evaluación de la gestión de gobierno y de la ejecución de los planes, presupuestos y proyectos locales o nacionales.

• Principio de Transparencia

Los planes, presupuestos, objetivos, metas y resultados del gobierno serán difundidos a los vecinos para su conocimiento y análisis. La implementación de portales electrónicos en Internet y cualquier otro medio de acceso a la información pública se rigen por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nº 27806 y sus modificatorias y reglamentarias.

• Principio de Inclusión

La administración pública desarrolla políticas y acciones integrales de gobierno dirigidas a promover la inclusión económica, social, política y cultural de jóvenes o grupos sociales tradicionalmente excluidos y marginados del Estado, principalmente ubicada en el ámbito rural y organizado en comunidades campesinas y nativas, nutriéndose de sus perspectivas y aportes. Estas acciones también buscan promover los derechos de grupos vulnerables, impidiendo la discriminación por razones de etnia, religión o género.

• Principio de Eficacia

La administración pública organiza su gestión en torno a los planes y proyectos de desarrollo local y nacional concertados, al cumplimiento de objetivos y metas explícitos y de público conocimiento.

• Principio de Eficiencia

La política y la acción local se regirán por criterios de eficiencia, desarrollando las estrategias necesarias para la consecución del objetivo trazado con la utilización óptima de los recursos.

• Principio de Equidad

Las consideraciones de equidad también son componentes constitutivo y orientador de la acción administrativa, estas acciones promocionan sin discriminación la igualdad de oportunidades y la identificación de grupos y sectores sociales que requieran ser atendidos de manera especial por la gestión administrativa.

• Principio de Sostenibilidad

La gestión se caracteriza por la búsqueda del equilibrio ínter gerencial en el uso racional de los recursos naturales para lograr los objetivos de desarrollo, la defensa del ambiente y la protección de la biodiversidad.

CONTENIDO DEL ROF

1. Objetivos
2. Alcance
3. Base legal
4. Organización

4.1 Estructura Orgánica General

4.2 Organigrama estructural general

V. FUNCIONES

5.1 Funciones generales de cada unidad orgánica

5.2 Funciones Específicas de cada unidad orgánica

5.3 Relaciones de cada unidad orgánica

5.3.1 Autoridad

5.3.2 Responsabilidad

1. Coordinación

VI. APROBACION

1. MODIFICACION
2. REGIMEN ECONOMICO FINANCERO
3. REGIMEN LABORAL

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

APROBACION

La aprobación del ROF se puede dar de 2 formas:

• Cuando se trata de una institución publica hoy en día lo aprueba el gobierno anteriormente lo hacia el Instituto Nacional de Administración Publica.
• Cuando se trata de entidades privadas se regula por la autonomía que tiene la empresa, siempre y cuando haciéndole saber al ministerio de trabajo la modificación que requieran hacer dentro de la empresa.

ACTUALIZACION

Generalmente se actualiza cuando se cambia la estructura de la empresa haciéndose conocer al ministerio de trabajo. También cuando se modifica el cuadro de asignación de personal (CAP), esto ocurre cuando cambian las funciones del personal en la empresa.

ESQUEMA DEL ROF (Superintendencias de Bienes Nacionales)

MANUAL DE CARGOS

CONCEPTO

Es el documento que contiene información sobre las obligaciones y atribuciones específicas de cada uno de los trabajadores, los requisitos para desempeñar el cargo, cuadro resumen de los cargos de acuerdo a la estructura orgánica.

CONTENIDO

Se indica lo siguiente:

• Título del cargo
• Requisitos mínimos
• Condición laboral
• Categoría Salarial
• Atribuciones
• Responsabilidades
• Supervisado por
• Supervisa a

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

(Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM)

BASE LEGAL

Mediante el Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM que aprobó los lineamientos generales para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal – CAP de las Entidades bajo el régimen de la Administración Pública.

DEFINICION

El CAP es un documento de gestión que contiene los cargos clasificados en base a la estructura orgánica de las empresas del sector público prevista en su Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan Estratégico.

Características:

• Los cargos que forman parte de la estructura organizativa de la Empresa son diseñados y definidos por ésta en base a la clasificación aprobada por la ley orgánica de creación.
• Los cargos contenidos en el CAP que no hayan sido ocupados por más de 12 meses, deberán ser eliminados mediante una modificación del CAP.
• Debemos tener en cuenta que el CAP en un documento dinámico, que puede ser modificado por necesidad de servicio o por nuevas normas gubernamentales de acuerdo a la Ley Marco de Empleo Público Ley 28175.

FINALIDAD

• Mantener el equilibrio fiscal sin generar mayor gasto, estableciendo medidas de racionalidad.
• El cuadro de asignación de personal permite formalizar las previsiones de cargos que requiere una entidad pública determinando la cantidad y las características de los puestos de trabajo.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CAP

Para la elaboración del CAP las Empresas deberán seguir los criterios y disposiciones que se detallan a continuación:

1. Se formula a partir de la estructura orgánica debidamente aprobada en el ROF de la Empresa.
2. Se podrá incluir cargos sin presupuesto hasta un límite del 10% del total de cargos ocupados.
3. Deberá consignar los cargos de confianza, de acuerdo a lo dispuesto en el régimen laboral de la actividad privada.
4. La clasificación y número de los cargos asignados al Órgano de Control Institucional son determinados por el Gerente General, con opinión de la Contraloría General de la República en caso de variación.
5. Deben incluirse todos los cargos de las sedes y sucursales de la Empresa.
6. El CAP debe ser presentado en el formato aprobado y comunicado por Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM.
7. Orientarse en función a las necesidades contempladas en su Plan Estratégico y Plan Operativo.
8. Realizar una adecuada clasificación y calificación de sus órganos y sus funciones, así como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de forma permanente su actualización.
9. Encuadrarse dentro de criterios de gestión que agilicen la toma de decisiones supervisando el uso racional de sus recursos.
10. Mejorar la eficiencia de las Empresas, en términos de costos y calidad de servicios y de productos.

APROBACION:

El proyecto de CAP aprobado por el Directorio de la Empresa, será remitido a su entidad superior adjuntándose los informes técnico y legal respectivos, el organigrama de la empresa, el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el medio que sustenta su aprobación.

La aprobación del CAP de las Empresas se efectuará por Acuerdo de Directorio de la empresa.

MODIFICACIÓN DEL CAP

• Las Empresas deberán modificar el Cuadro para Asignación de Personal en los siguientes casos:
• Cuando la empresa haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven cambios en sus funciones o en su estructura organizacional por motivo de una acción de racionalización o mejoramiento de procesos.
• Por motivo de reestructuración o reorganización.
• Cuando se verifique la existencia de cualquiera de los supuestos señalados en el artículo precedente, la Empresa se encontrará obligada a aprobar un nuevo CAP en los términos establecidos.
• La modificación del CAP que se genere únicamente por la eliminación o el renombramiento de cargos, que no incidan en un incremento del Presupuesto Analítico de Personal – PAP de la empresa, no requerirá del proceso de aprobación.
• El reordenamiento de cargos, será aprobado por el Directorio de la empresa y deberá contar con un informe del responsable y deberá ser remitido al organo directivo demayor jerarquía en un plazo que no exceda de 5 días útiles de haber sido tomado el Acuerdo por el Directorio de la empresa.

MODELO DE CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL ANALITICO

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF)

CONCEPTO

El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal.

Base Legal

Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº001-95-INAP/DNR "Normas para la Formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública"

OBJETIVO DEL MOF

Tiene por objetivos:

• Describir las funciones principales de cada dependencia u órgano delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
• Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
• Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
• Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

• Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.
• Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo al cual ha sido asignado.

LIMITACION DEL MOF

• No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.
• Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia.
• Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.
• Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

FORMULACION DEL MOF

Se formula de acuerdo al Reglamento de Organización y funciones y al Cuadro de Asignación de Personal.

Comprende las siguientes etapas:

1. Planeamiento

En esta fase se determina lo siguiente:

• Propósitos del manual
• Usuarios del manual
• Designación del personal responsable de su elaboración
• Actividades a desarrollar, cronograma del trabajo
• Recursos materiales necesarios
• Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.

1. Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos, entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.

   Es recomendable emplear el método mixto, se usa la encuesta, cuestionarios y la entrevista.

2. Recopilación de la Información
3. ESTUDIO Y ANALISIS

Se procederá al estudio exhausto de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al escribir tanto las fuciones generales como específicas. Este estudio puede enfocarse en dos formas:

• De los específico a lo general, es decir partiendo del análisis desde el cargo como cédula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo
• De lo general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

1. REDACCION DEL PROYECTO

Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades de orgánicas que integran la dependencia, se procederá a la redacción del manual, de acuerdo al esquema recomendado.

Recomendaciones

• Utilizar lenguaje claro, sencillo, concreto y breve.
• Al describir las funciones se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo:

• Revisar
• Redactar
• Supervisar
• Formular
• Mantener
• Organizar
• Etc.