Diseño de espacios de trabajo colaborativos en el interior de la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales (página 2)

CSCW estudia como trabajan los grupos y busca descubrir como la tecnología (sistemas informáticos), puede ayudar al trabajo colaborativo o de grupos. Las investigaciones en este campo se han orientado a desarrollar aplicaciones grupales con base en la evolución de las tecnologías.

Reichwald et al. (1998) define el concepto de colaboración electrónica a todos los medios de comunicación como soporte y apoyo al trabajo cooperativo que se desarrolló entre los empleados, las unidades orgánicas y las diversas actividades generadas en las organizaciones. La colaboración electrónica se compara a menudo con acercamientos entre las aplicaciones a nivel de software y las empresas.

En función de lo anterior, hay que resaltar el cambio al que apuntan las aplicaciones colaborativas, donde los usuarios pueden conocer realmente el grado de compromiso en el proceso que realizan, observar su carga de trabajo, tiempos de ejecución y plazos, con el fin de mejorar la coordinación de sus planes.

Figura 1. Sistema colaborativo de trabajo en las empresas. (Tamayo, 2003)

Los efectos de las telecomunicaciones, de la informática y en general de lo que se denomina nuevas tecnologías, han tenido gran relevancia en lo que concierne a la ciencia en su conjunto, incluso algunos trabajos consideran que el mayor impacto, sobre todo en lo que se refiere a la realización de trabajos de desarrollo e investigación, aún está por llegar. El "Centro Investigador" del futuro, será un centro sin paredes, donde los investigadores pueden interactuar unos con otros independientemente de su localización física, compartiendo datos y accediendo remotamente a recursos informáticos y a la información recogida en bibliotecas digitales.

Conociendo este antecedente, actualmente en la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales, se ha desarrollado el proyecto "Parque de Innovación Empresarial", dicho proyecto se basa en la incubación y puesta en marcha de empresas de base tecnológica; para su soporte el proyecto se basa en una serie de herramientas de trabajo colaborativo a través de Internet, estas herramientas dan respuesta al trabajo en grupo de los diferentes equipos de desarrollo. Las diversas herramientas utilizadas en los entornos colaborativos (Computer Supported Cooperative Work, CSCW), están orientadas a facilitar el intercambio de información sin importar las plataformas y sistemas operativos usados. Las interfaces utilizadas son aplicaciones basadas y desarrolladas para web, siendo más escalable este tipo de tecnología. En el contexto de teletrabajo, los diferentes grupos de personas participes del proceso de elaboración y puesta en marcha de las actividades desarrolladas necesitan tener un soporte en la coordinación y colaboración para la realización de actividades. La finalidad esencial de utilizar este tipo de herramientas es que los usuarios puedan conocer realmente donde están involucrados en el proceso que realizan, observar su carga de trabajo, tiempos de ejecución y plazos, con el fin de mejorar la coordinación de sus planes.

Basándonos en este tipo de tecnologías podemos afirmar que el sistema propuesto está compuesto de las siguientes áreas para la generación de un entorno colaborativo.

• Información: Permiten a los usuarios conocer toda la información y documentación necesaria en el proyecto.
• Comunicación: Posibilitan a los usuarios la comunicación de forma rápida y fácil. Deben ser sencillos de usar, disponible para la mayoría de usuarios, no existen estructuras ni proceso, eventos aleatorios durante el proceso de comunicación.
• Colaboración: Corresponden a la realización de actividades individuales, de forma coordinada, que permiten la consecución de una tarea común, es decir, cualquier actividad donde los usuarios realizan distintas partes de una tarea común, uniéndose dichas partes para obtener un producto final. Para estos sistemas de trabajo se deben proveer un documento o repositorio, donde se consigna el trabajo colectivo y que sea fácilmente accesible por los miembros del equipo. El documento es la clave, ya que es la memoria del trabajo y es la manera en la que el trabajo se almacena y distribuye.
• Coordinación: Adicionalmente a la comunicación y coordinación de las personas en los grupos de trabajo deben ser partícipes en procesos estructurados, (Workflow). Para ello, es necesario realizar las actividades enmarcadas en la estructuración o semiestructuración de las actividades generadas.

Para poder ofrecer un proceso eficiente en la incubación de ideas es primordial contar con un sistema de E-learning (aprendizaje a través de Internet), el cual debe dar respuesta desde el punto de vista formativo a una serie de procesos de I+D (Investigación y Desarrollo) de nuevos productos tecnológicos, es por ello que cada una de los proyectos se soportan en una serie de cursos de formación a través de la incorporación de una herramienta de aprendizaje dinámica e interactiva que permite acceder de una manera más eficaz al conocimiento y desarrollo de habilidades a través de Internet, permitiendo la interacción de sus miembros de manera flexible.

Los cursos propuestos están caracterizados por ofrecer información adicional y actual a cada una de los proyectos, la metodología empleada para este tipo de cursos está enmarcada en un sistema de autoaprendizaje soportado por una plataforma tecnológica compuesta por una serie de herramientas de comunicación y enseñanza a través de Internet. Las características enmarcadas por las aulas virtuales, es la de promover la interacción de los alumnos a través de grupos de trabajos virtuales, es por ello que hemos descrito los procesos y herramientas utilizados por los grupos virtuales

CLASIFICACIÓN DE GRUPOS VIRTUALES

Los grupos virtuales existen en dos formas: Abiertos o Cerrados. Los grupos abiertos son sistemas que pueden cooperar y actuar recíprocamente entre los miembros del grupo y los diferentes grupos que indirectamente afectan a nuestro grupo base creando relaciones y complementariedad entre ambos. En los grupos cerrados los miembros pueden cooperar y actuar recíprocamente usando medios de comunicación entre sí a nivel interno dentro del grupo; independiente de que sea un grupo abierto o cerrado, se pueden distinguir los tipos de grupos según sea la estructura interior que poseen. En un grupo uniforme, todas las unidades funcionales del grupo están en el mismo nivel, siendo ideal la decisión colectiva necesaria para la generación de los procesos. El otro caso es el grupo jerárquico, aquí existe un coordinador el cual cumple funciones de guía en la comunicación y puede llegar a tomar decisiones para todo el grupo. La comunicación sincrónica de los grupos de trabajo permite que los integrantes se integren y construyan en consenso su actividad, pueden ser cara a cara (mismo lugar) o distribuido (diferente lugar), además deben estar conectados en el mismo momento. Manejan gran intercambio de datos y la interfaz debe permitir la interacción de los participantes. Algunas aplicaciones son:

• Edición concurrente de documentos.
• Whiteboards interactivos.
• Aplicaciones tipo Chat.
• Aplicaciones tipo talk.
• Teleconferencias.
• Videoconferencias.
• Conferencias de datos.

Basándonos en los niveles de funcionalidad en las comunicaciones, podemos clasificar los mensajes en los siguientes tipos: sistemas de mensajes, editores multiusuarios, sistemas de apoyo a decisiones grupales, salas de reuniones electrónicas, conferencias por computador en tiempo real, teleconferencias, videoconferencia, conferencias de escritorio, agentes inteligentes, sistemas de coordinación, etc.

Sistemas de mensajes: Es el ejemplo más común de Groupware, los cuales proveen de intercambios asíncronos de mensajes textuales entre grupos de usuarios.

Editores multiusuario: Los miembros de un grupo pueden usar un editor para componer y editar juntos un documento. Este trabajo puede ser del tipo síncrono en el que todos los participantes operan simultáneamente sobre el mismo documento; pero también puede realizarse de forma asíncrona, donde cada participante es responsable de una parte del documento; finalmente el documento es revisado por un coordinador.

Sistemas de apoyo a las decisiones: Proporcionan apoyo informático a la exploración de problemas no estructurados en un grupo de trabajo. Su objetivo es mejorar la productividad, calidad y rapidez de los procesos de toma de decisiones. Comúnmente son implementados como sala de reuniones electrónicas que contienen varias estaciones de trabajo conectadas en red con pantallas controladas por computador y equipamiento de audio y vídeo.

Conferencias por computador: Las conferencias por computador en tiempo real permiten a grupos de usuarios, reunidos en una misma sala o distribuidos en diferentes lugares, interactuar de forma síncrona a través de computadores personales. Este tipo de conferencias no ofrece la opción de vídeo, en cambio sí ofrece la opción de teleconferencia y de videoconferencia, pero como inconvenientes se puede señalar que requieren de salas especiales, operadores entrenados, etc.

Agentes inteligentes: Permiten la incorporación de agentes no humanos a un grupo de personas, por ejemplo los juegos. En general son responsables por un conjunto específico de tareas, siendo la interfaz con el usuario la que refleja sus acciones ante el resto de los usuarios.

Sistemas de coordinación: Permiten a un individuo ver sus acciones y las del resto de los miembros del grupo dentro del contexto de un objetivo general. Estos sistemas pueden activar automáticamente acciones, alertas etc., informando a los usuarios del estado del sistema.

Aplicaciones para el manejo de reuniones: Estos sistemas incluyen el manejo de técnicas o estrategias para el manejo de la reunión. Por lo general se asignan roles, se coordina la reunión, se clarifican posiciones, se resuelven conflictos, etc.

DIRECCIÓN DE GRUPOS

EL rol de los directores de grupo se basa en la creación y terminación de grupos de trabajo. También pueden llegar a controlar la inserción dinámica y cancelación de diferentes miembros de los grupos de trabajo. Un gerente de grupo centralizado puede comprenderse como un servidor de grupo individual. El servidor del grupo mantiene un banco de datos central donde maneja información del grupo y la participación de todos sus miembros. Un gerente de grupo descentralizado maneja el nuevo tipo de grupos modernos, no hay ningún servidor de grupo central. Aquí, un nuevo miembro puede participar en un grupo en particular, envía un multicast a todos los miembros del grupo en cuestión. Análogamente, un miembro que quiere dejar un grupo puede enviar un multicast (donde él declara su intención para dejar el grupo) a los miembros restantes de su grupo. Las decisiones sobre aceptar estas demandas son tomadas por todo el grupo.

Roles

Un Rol es un conjunto de privilegios y responsabilidades atribuidas a una persona o a veces a un módulo de sistema, en este último caso, el Rol realizado por un software se denomina Agente.

Los roles pueden ser atribuidos formal o informalmente. Por ejemplo, a una persona a la que le guste hablar y relacionarse con muchas personas podría informalmente tomar el Rol de Guardián de la información; el jefe de un grupo podría oficialmente tomar el Rol del Director del grupo.

Una complicación importante a la hora del diseño de Groupware es que dentro de un mismo grupo un individuo puede tomar distintos roles, en un momento puede ser emisor y en otro receptor, lo mismo puede ocurrir con supervisor-subordinado, orador-oyente, etc.

Un software de este tipo debe ser capaz, no solo de soportar a varios usuarios trabajando en una misma tarea, sino que además debe soportar diferentes roles. Está claro entonces que en la dinámica que se establece en el trabajo en grupo, es un factor importante (a la hora del diseño de la aplicación) el soporte de varios roles diferentes.

HERRAMIENTAS DE APOYO DE LOS GRUPOS VIRTUALES

Sistema de teleconferencias a través del computador como soporte a los grupos virtuales:

Sistema de conferencia asíncronomo: Mientras el email normalmente permite efectuar la conexión entre dos individuos, conferencias sincrónicas a través de computador dan soporte a la comunicación de grupo para más de dos usuarios. La comunicación de grupo es una extensión lógica de sistemas del email tradicionales.

Pantalla compartida y conexión del audio: Cada participante se sienta en su propio ambiente (en su oficina, por ejemplo). A través de ambos, una conexión del audio (como en una conferencia de teléfono) y un eslabón del datos, se puede comunicar y actuar recíprocamente con otros participantes. Cada participante tiene computador personal en su escritorio que despliega información idéntica y se propagan modificaciones a las demás pantallas en una pantalla individual. Basado en los Sistemas de apoyo decisional a las organizaciones (GSM), los requisitos para este tipo de conferencia es la existencia de redes de computadores las cuales conectan a personas geográficamente distantes.

Agentes y participantes: Un agente es una aplicación de software que interactúa en una discusión de grupo como un participante activo. El agente puede tener funciones especiales, buscar información demandada por los participantes, además de filtrarla.

Conferencia en realidad virtual (VR): Los participantes se encuentran indirectamente en una zona 3D realidad virtual. Cada participante se representa por una animación que identifica al participante. Este acercamiento innovador está basado en la presencia de todos los usuarios del grupo. Algunas de las investigaciones desarrolladas para esta modalidad de aplicaciones se están efectuando en el Fraunhofer Institute en Alemania, el Laboratorio de Ishida, la Sección de Ciencia de Información, Universidad de Kyoto, Japan, Palo Alto EE.UU, presentando prototipos muy adelantados de este tipo de conferencias en VR.

Apoyo entre reuniones: El desarrollo de aplicaciones de software para la coordinación y planificación de tareas, tiene como objetivo el apoyo de los proyectos supervisados por dirección. Los miembros del equipo aportan información para la creación y continuidad del proyecto dirigido por su jefe. La comunicación entre los miembros del equipo es asincrónica, El gerente usa el sistema para dirigir el plan del proyecto que logra la supervisión y descubrimiento de los posibles problemas que se pueden presentar en el proyecto. Para ello es obligatorio que todos los miembros del proyecto usen el sistema y así tener las tareas al corriente, además del seguimiento del trabajo generado por cada uno de los miembros del proyecto.

Dirección del calendario para los grupos: El sistema maneja un calendario electrónico para los miembros del grupo. Se presenta un sistema de horarios individuales además de un calendario compartido. La información del calendario facilita la selección de tiempos de la reunión y la planificación en la realización de tareas del proyecto, permitiendo optimizar los tiempos de desarrollo. Todos los miembros deben cumplir con sus horarios y tareas programadas.

Autorización de trabajo para grupos: Varias personas distribuidas trabajan en un documento compartido. Los miembros del equipo generan nuevas secciones, ponen al día información y anotaciones. Los permisos de autorización del grupo en la creación de documentos, genera coordinación y complemento en la calidad en los textos.

Vestíbulo electrónico: Modelar reuniones espontánea, es importante ya que se intercambia a menudo información durante estos encuentros. El vestíbulo electrónico utiliza varios medios de comunicación como datos, audio y video. Salones de descanso que se asemejan a recintos de ocio en las empresas como la cafetería o la máquina de café, promoviendo la comunicación informal.

CONCLUSIÓN

• El potencial de la colaboración electrónica va más allá del los limites de espacio físico y de tiempo. Conociendo este tipo de conceptos y las necesidades inherentes de los sistemas de trabajo colaborativo; el proyecto "Parque de Innovación Empresarial", ha adaptado sus sistemas de capacitación virtual y seguimiento de proyectos a las necesidades de los proyectos incubados desde tres conceptos fundamentales: colaboración, coordinación y comunicación.
• Las bondades que presentan los entornos colaborativos para el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones están orientadas a facilitar el intercambio de información sin importar las plataformas y sistemas operativos usados. Uno de los sistemas más conocidos de trabajo es a través de grupos, consistente en un grupo de personas que trabajan para alcanzar un objetivo común. En el contexto de tele-trabajo los diferentes grupos de personas partícipes del proceso de elaboración y puesta en marcha de las actividades desarrolladas necesitan tener un soporte en la coordinación y cooperación para la realización de actividades.

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; Johnny Tamayo

"Este artículo es obra original de Alonso Tamayo Alzate; Johnny Tamayo y su publicación inicial procede del II Congreso Online del Observatorio para la CiberSociedad: http://www.cibersociedad.net/congres2004/index_es.html"