El proceso de la administración comprende un conjunto de recursos y técnicas que permiten la organización, clasificación y determinación de las operaciones de una organización, enfocada a guiarla para el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la misma, todo enmarcado en la búsqueda continua de la eficiencia, calidad y productividad.
La administración basa sus fundamentos en una serie de recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos, suministrados por la organización, la distribución y asignación correcta de los mismos significa para las empresas la esencia de su buen funcionamiento y posteriormente se reflejara en su crecimiento; debido a la magnitud y complejidad de este proceso la función administrativa puede verse como un actor indispensable y de suma importancia destacando su roll de las demás dentro de la organización.
CONCEPTO
La administración es un proceso que permite organizar, clasificar y realizar de manera muy eficiente las operaciones de una empresa. Dentro de la administración se debe crear un líder, conocido como administrador el cual guiara o dirigirá el grupo de subordinados y coordina de manera eficiente cada una de las actividades para la mejora de la organización.
Es una ciencia social y técnica encargada de planificar, controlar y organizar cualquier recurso bien sea material, tecnológico, financiero, humano, para lograr una eficiencia máxima en el desarrollo de la misma; ésta tiene como dirección guiar a un grupo de personas o subordinados pertenecientes a un organismo social para cumplir con un propósito específico, con el fin de lograr la mayor eficiencia, calidad y productividad para que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de los objetivos de la empresa.
El objetivo de la administración es la obtención de resultados satisfactorios de manera eficiente dentro del marco de coordinación de actividades; para poder sacar el máximo provecho de los recursos de la organización, manteniendo un control y coordinación eficiente de los recursos antes mencionados para que se lleven a cabo los objetivos propuestos en la organización. La esencia de la administración es la coordinación; ya que la ejecución de las actividades que desempeña el administrador, son las mismas realizadas por la organización como lo son; dirigir, organizar, controlar y cooperar, de manera coordinada, con el fin de obtener los resultados deseados.
LAS CARACTERISTICAS
La administración presenta diversas características estas son:
Por su universalidad: la administración estará presente en cualquier organismo social ya que siempre existirá una coordinación de los medios.
Por su especificidad: Esta siempre estarán presente elementos de distintos índoles como la productividad, la economía, la contabilidad; las cuales son funciones especificadas dentro de la empresa de acuerdo a una coordinación sistematizada para obtener los resultados deseados.
Por su jerarquía: Todos los designados con un cargo mayor dentro de una organización participaran y varias modalidades de la administración.
Por su unidad temporal: Esta se estará dando en todo momento dentro de la organización, ya sea de menor o mayor grado, o en la mayoría de los elementos administrativos, aunque se pueden distinguir etapas, funciones y elementos del fenómeno.
Características presentes en la administración:
Sigue un propósito: Alcanzar un objetivo en particular.
Hace que las cosas sucedan: los jefes o líderes enfocaran sus esfuerzos y su atención en realizar acciones exitosas.
Es intangible: No se puede observar pero queda evidenciada a través de los resultados obtenidos.
Asociada con los esfuerzos de un grupo: Mediante el esfuerzo de un grupo de trabajo se pueden obtener mejores resultados.
Se logra por, con y mediante esfuerzos de otros: Son las personas que estarán bajo la guía del líder.
Requiere conocimientos, aptitudes y prácticas: se requiere tener habilidades y conocimientos previos para manejar de forma eficiente la administración.
Es una actividad: esto quiere decir que no son solo personas moviéndose alrededor sino que las mismas realizan tareas específicas en beneficio de la empresa.
Es complementada, no es remplazada por la computación: La computadora es una herramienta de gran utilidad que permite facilitar la ejecución de tareas administrativas, para el control y mejora de la organización.
IMPORTANCIA:
La administración representa un elemento indispensable que se da dentro de cualquier organización social, el objeto de estudio de la administración son las estas; por lo tanto, puede ser implementado en empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Mediante un líder y un grupo de trabajo, que realizan labores específicas para obtener resultados de forma eficiente que permitan alcanzar los objetivos propuestos por la empresa, esto se da a través de recursos materiales, para las grandes empresas la administración técnica es esencial debido a su gran magnitud y complejidad por ello quizás la función administrativa puede aislarse de las demás.
Para las pequeñas y medianas empresas quizás la única posibilidad de ser capaz de competir con otras es mejorando su administración, mediante una mejor coordinación de sus recursos debido a que son superadas por grandes competidoras. Además, un aspecto que es muy importante es la productividad, debido a que el campo económico social depende de una buena administración de las empresas, de tal manera que si se manejan los recursos correctamente se obtendrán resultados eficientes y lo más cercano posible al éxito.
Diseño de un proceso administrativo
CONCEPTO
La aplicación de la administración requiere de un proceso que facilite el desarrollo de la misma por medio de etapas fusionadas, a lo largo del tiempo se han realizado diferentes investigaciones en el campo de la administración enfocadas a la mejorar la organización y el control de una empresa, por lo cual mediante todos estos estudios se puede implementar un modelo que ayude a mejorar el proceso administrativo. De un modelo propuesto que contiene los siguientes aspectos:
Planeación.
Organización.
Dirección y liderazgo.
Control.
Planeacion (planing)
Es el proceso enfocado a la determinación de objetivos y posteriormente el establecimiento de un plan de acción, a través de un equipo de trabajo donde se especifican dichos objetivos los cuales se requieren dentro de la organización, para ello se definen estrategias, políticas y planes detallados para luego realizar una toma de decisiones que sean eficientes para la empresa, esta incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
La diversidad de planes existentes pueden abarcar, propósitos, misiones, objetivos, metas, estrategia, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos. Ya conocidas las oportunidades, un administrador planea racionalmente a través del establecimiento de los objetivos, la realización de diversas premisas, sobre las condiciones presentes y futuras, la detección y evaluación de cursos de acción alternativos y la selección de un curso a seguir. Posteriormente se trazan planes de apoyo y se elabora un presupuesto. Las actividades deben efectuarse tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias, los planes a corto plazo deben coordinarse, cumpliendo los preceptos que guiaran los planes a largo plazo.
El proceso de la APO (administración por objetivos) consiste en el establecimiento de objetivos en el nivel más alto de la organización, la precisión de las funciones específicas de los responsables del cumplimiento de ellos y el establecimiento y modificación de los objetivos de los subordinados. Se puede fijar metas tanto para administradores de línea como para el personal ejecutivo. Las metas pueden ser cualitativas o cuantitativas.
La ocasional incapacidad de los administradores de explicar a sus subordinados la filosofía de la APO (la cual enfatiza el autocontrol y la autodirección) y de ofrecerles pautas para el establecimiento de objetivos. Además, por si mismas, las metas son difíciles de establecer, tienden a reducirse al corto plazo y pueden resultar inflexibles a pesar de la ocurrencia de cambios en las circunstancias, representando así alguna de las desventajas de este proceso.
Estrategias, Políticas y Premisas de Planeación.
Las estrategias consisten en la determinación de propósitos y objetivos básicos a largo plazo de una empresa y en la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios para el cumplimiento de esas metas. Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan las ideas de los administradores en la toma de decisiones. Tanto estrategias como políticas sirven de guía a los planes. Las premisas de planeación son las condiciones que se prevén a futuro. Incluyendo supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras previsibles.
El modelo de planeación estratégica muestra el funcionamiento de este proceso. En él se identifican los elementos básicos del proceso y se indica la relación entre ellos. La matriz TOWS; este es un moderno instrumento para el análisis de las amenazas y oportunidades de las condiciones externas y de la relación de éstas con las fortalezas y debilidades (internas) de la organización. (Koontz & Weilrich, 1998).
T = threats (amenazas)
O = opportunity (oportunidades)
W = weaknesses (debilidades)
S = strengths (fortalezas)
Se deben desarrollar una serie de Importantes estrategias y políticas en áreas tales como crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos o servicios y comercialización. Estas componen una jerarquía, desde el nivel empresarial al de negocios y de éste al nivel funcional.
Las decisiones tomadas de un curso de acción entre varias alternativas; constituyen la esencia misma de la planeación. Se deben tomar decisiones sobre la base de la racionalidad limitada, o acotada, deben tomarlas a la luz de todo lo que pueden saber de una situación, aunque esto no equivalga a todo lo que sería ideal que supieran.
El análisis de riesgo y los árboles de decisión, constituyen una de las herramientas modernas, que contribuyen a determinar la importancia de una decisión y las dimensiones del proyecto, la flexibilidad o inflexibilidad de los planes, la certidumbre o incertidumbre de metas y premisas, el grado en que es posible medir las variables y el impacto sobre las personas.
La Creatividad:
La capacidad de desarrollar nuevas ideas, es importante para la administración eficaz, la innovación es el uso de estas ideas. Dos de las técnicas más comunes para favorecer la creatividad son la lluvia de ideas y la sináptica. El proceso creativo se compone de cuatro fases sobrepuestas:
Exploración inconsciente.
Intuición
Discernimiento
Formulación lógica.
La Lluvia de Ideas.
Una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad, la cual fue elaborada por Alex F. Osborn, a quién se le ha llamado el "padre de la lluvia de ideas", el propósito de este método es favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es justamente una multiplicación de ideas.
Sinéctica.
La técnica de Gordon (William J. Gordon), referida a la selección cuidadosa de los miembros del equipo sinéctico, según sus aptitudes para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización. El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método, de hecho, solo él conoce la naturaleza específica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solución prematura.
ORGANIZACIÓN (Organization)
La organización formal es la estructura intencional de funciones. La organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la autoridad formal pero que surge espontáneamente.
El término "tramo de administración" se refiere al número de personas que un administrador puede supervisar efectivamente, resulta en un número reducido de niveles organizacionales, mientras que un tramo estrecho resulta en muchos niveles. No puede hablarse de un número definido de personas a las que un administrador pueda supervisar siempre eficazmente; tal número depende de varios factores subyacentes.
Emprendedores internos y emprendedores externos concentran su atención en la innovación y la creatividad. Es responsabilidad de los administradores crear el ambiente necesario para la promoción del espíritu emprendedor. Los pasos de la función de organización son la formulación de objetivos principales y de objetivos secundarios, políticas y planes de apoyo para alcanzar los fines (lo que, en sentido estricto corresponde a la planeación); la identificación y clasificación de actividades; la agrupación de estas actividades; la delegación de autoridad, y la coordinación tanto de las relaciones de autoridad como de información.
Existen también varias formas de conceptualizar línea y staff. Por lo general, lo que caracteriza a línea y staff son las relaciones no las personas o departamentos. La autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre sus subordinados, la relación de staff consiste a su vez en el ofrecimiento de asesoría y consejos. Disponer de personal de staff brinda ciertos beneficios, aunque también limitaciones, como el riesgo de debilitar la autoridad de línea y la ausencia de responsabilidad de parte de los empleados de staff.
Para la mayor eficacia de las labores de personal de staff es importante enseñar las relaciones de autoridad, hacer que el personal de línea escuche al de staff y mantener a éste debidamente informado. Adicionalmente la eficacia demanda que el personal de staff elabore recomendaciones íntegras y que la utilización de éste se convierta en un modo de vida organizacional.
DIRECCION-LIDERAZGO (Leadership)
La Dirección
Consiste en influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de la meta organizacional y grupal. Las personas asumen diferentes papeles, y no existen personas promedio, al trabajar en favor de las metas, un administrador debe tomar en cuenta la dignidad de las personas en su integridad.
La teoría de Maslow establece que las necesidades de orden menor (necesidades fisiológicas) hasta la necesidad de mayor orden (la necesidad de autorrealización) forman parte esencial de la vida del ser humano. La motivación no es un concepto simple; alude en realidad a diversos impulsos, fuerzas, deseos, necesidades, anhelos y otras.
De acuerdo con la teoría de dos factores de Herzberg, existen dos grupos de factores motivantes:
Insatisfactorias relativos al contexto de trabajo (circunstancias, condiciones). La ausencia de estos factores da como resultado insatisfacción.
Satisfactorias o motivadoras, relativos al contenido del trabajo.
De acuerdo con la teoría de dos factores de Herzberg, existen dos grupos de factores motivantes: Uno de ellos está integrado por insatisfactores relativos al contexto de trabajo (circunstancias, condiciones). La ausencia de estos factores da como resultado insatisfacción. El otro grupo lo componen los satisfactores o motivadores, relativos al contenido del trabajo.
El Liderazgo
El proceso de influir en las personas para que contribuyan voluntaria y entusiastamente al cumplimiento de metas grupales. Para serlo, el líder requiere de seguidores. Existen varios enfoques para el estudio del liderazgo, los cuales van desde el enfoque de rasgos hasta el de contingencias. En uno de esos enfoques se establece una distinción entre tres estilos: autocrático, democrático o participativo y liberal.
CONTROL (Control)
La función administrativa del control es la medición del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de la compañía.
Las técnicas y sistemas de control son básicamente los mismos más allá del que sea el objeto del control. Dondequiera que se le encuentre y sea cual sea su objeto, el control implica tres pasos:
Establecimiento de normas
Medición del desempeño con base a esas normas
Corrección de las variaciones de normas y planes, aunque todas ellas tengan puntos críticos.
Es un sistema de retroalimentación simple, sin embargo, sin importar qué tan rápido se disponga de información sobre lo que ocurre, existen demoras inevitables en el análisis de desviaciones, desarrollo de planes para la puesta en práctica de acciones correctivas e instrumentación de estos programas.
El control con corrección anticipante requiere el modelo de un diseño de un proceso o sistema y la vigilancia de insumos con el propósito de detectar futuras desviaciones en los resultados respecto a las normas y planes, para que de esta manera los administradores dispongan de tiempo para aplicar acciones correctivas. Una amplia variedad de instrumentos y técnicas se han empleado hasta ahora para facilitarles el control a los administradores. Algunos de estos instrumentos has sido usados desde hace mucho tiempo por los administradores; otros como la presupuestación variable y la presupuestación en base cero, son derivaciones de la presupuestación tradicional.
La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) representa una generación más reciente de instrumentos de planeación y control, enfocados a la administración.
El Presupuesto
Uno de los recursos de planeación más antiguos. La presupuestación es la formulación de planes en términos numéricos para un período futuro dado. Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuestos de egresos y gastos,
Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos,
Presupuestas de gastos de capital,
Presupuestos de efectivo.
Los costos de cada paquete se calculan a partir de una base de cero para que el control presupuestal pueda ser efectivo en la práctica, los administradores no pueden perder de vista que los presupuestos son un instrumento que por ningún motivo puede reemplazar a la administración. El proceso presupuestario se vuelve más precisa que la presupuestación base cero, en la que los programas se dividen en paquetes.
Una de las técnicas de planeación y control es el análisis de redes de: "tiempo eventos". La técnica de evaluación y revisión de programas es una versión más desarrollada de las gráficas de Gantt, las cuales fueron diseñadas para mostrar, en forma de gráficas de barras, lo que se debe hacer y cuando llevar a cabo un programa. PERT es también una versión mejorada de la presupuestación con puntos de referencia en la que las cosas por hacer se dividen en piezas identificables y controlables llamadas "puntos de referencia".
El Sistema de Información Gerencial (MIS)
Es un sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y externa de la empresa de forma oportuna, eficaz y eficiente.
Las computadoras se usan ampliamente en la actualidad. Su impacto en las funciones de los administradores de diversos niveles organizacionales difiere. La tecnología de la información ofrece muchos retos. Las computadoras también han contribuido a la telecomunicación, medio por el cual una persona puede trabajar en su casa con una minicomputadora que está enlazada a la computadora de la empresa.
La productividad es una de las mayores preocupaciones de los administradores. Implica medición, paso esencial del proceso de control. La medición de la producción de los trabajadores manuales es mucho más sencilla que la de los trabajadores intelectuales, como los administradores.
La administración de la producción se refiere a las actividades necesarias para la fabricación de productos; también puede incluir operaciones de compras, almacenamiento, transporte y otras.
La administración de operaciones tiene un significado semejante, pues hace referencia a las actividades necesarias para producir y entregar lo mismo un servicio que un bien físico.
Propósito y Naturaleza del Control
Principios:
Principio de propósito del control. Es garantizar el éxito de los planes mediante la detección de desviaciones con respecto a ellos y la disposición de una base para emprender acciones destinadas a corregir desviaciones indeseables tanto potenciales como reales.
Principio de responsabilidad de control. La responsabilidad básica sobre el ejercicio de control, recae en el administrador encargado del desempeño de los planes particulares implicados.
Principio de eficiencia de los controles. Las técnicas y métodos de control son eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las desviaciones respecto de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias inesperadas.
Principio de control preventivo.- Cuanto mayor sea la calidad de los administradores en un sistema administrativo, menos necesidad habrá de controles directos.
Principio de los controles dirigidos a futuro.- A causa de los rezagos del sistema total de control, cuanto más se base este sistema en un sistema de control en la corrección anticipante, en lugar de la simple retroalimentación de información, mayores oportunidades tendrán los administradores para percibir, antes de que ocurran desviaciones indeseables respecto de los planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenir dichas desviaciones.
Estructura de Control.
Tienen como finalidad demostrar que los sistemas y técnicas de control pueden diseñarse en tal forma, que contribuyan a elevar la calidad del control administrativo.
Principio de reflejo de planes. Mientras más claros, completos e integrados sean los planes y mejor sean diseñados (los controles a fin de que sean el reflejo de esos planes), más eficazmente responderán éstos a las necesidades de los administradores.
Principio de adecuación organizacional. Cuanto más clara, completa e integrada sea una estructura organizacional y mejor sea el diseño de los controles a fin de que reflejen el punto de la estructura organizacional en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, tanto más facilitarán los controles la corrección de desviaciones respecto de los planes.
Principio de individualización de los controles. Entre más comprensibles sean las técnicas e información de control para los administradores que en lo individual deben utilizar, más se les usará y más resultarán en un control eficaz.
Proceso de control
Siendo como lo es en gran medida, (cuestión de técnica), el control descansa fundamentalmente en el arte de la administración, en la habilidad práctica para resolver situaciones específicas. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que ciertos principios al respecto pueden aplicarse en prácticamente cualquier instancia.
Principio de normas. El control eficaz requiere normas objetivas, precisas y adecuadas.
Principio de control de puntos críticos. El control eficaz implica especial atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con base en los planes, los administradores se deben concentrar en los factores que son los que hacen que una acción se da en forma constante y que así podremos saber cómo está la situación de la empresa.
Principio de excepción. Mientras más concentren los administradores sus esfuerzos de control en excepciones significativas más eficientes serán los resultados de sus controles.
Principio de flexibilidad de los controles. Para que los controles sigan siendo eficaces a pesar de fallas o de cambios imprevistos en los planes, se requiere flexibilidad en su diseño.
Principio de acción. El control sólo se justifica si las desviaciones respecto de los planes son corregidas mediante una planeación, organización, integración del personal y dirección adecuada.
La administración financiera representa una relación entre los diversos pasos de organización que se requieren en una estructura empresarial, abarcando al manejo de los recursos económicos destinados por la misma para ejecutar sus planes y objetivos dentro de un lapso de tiempo establecido. La administración financiera contempla las diferentes situaciones que se presentan en una empresa, dicha responsabilidad recae sobre un administrador financiero; de esta manera este definirá el equipo de trabajo adecuado para abordar cada una de estas situaciones, esto forma parte de las funciones principales que debe llevar a cabo el gerente; así como también, la determinación del tema presupuestario y la adaptación del mismo a lo largo de la ejecución de los planes empresariales.
En nuestro entorno actual, el cambio y la adaptación es fundamental y hace puntual incidencia en la garantía del éxito o fracaso de una organización, lo referente a temas de visualización de aspectos de dirección general, distribución de fondos, obtención de ganancias y beneficios, no solo para la empresa sino para cada uno de sus integrantes, es sin duda el objetivo de contar con un gerente de finanzas. El cambio continuo, es el factor fundamental que conlleva a aplicar decisiones de inversión teniendo muy en cuenta el factor riesgo.
Libros y Manuales: Finanzas, Contaduría y Administración
Unidad Multidisciplinaria: CIEA. Libros de Texto: 05/2010
GARCIA SANTILLAN A., (2010) "ADMINISTRACION FINANCIERA I" Edición electrónica. Texto completo en www.eumed.net/ ISBN.
CIUDAD GUAYANA, MAYO DE 2017
ASESOR ACADÉMICO: MSc. Ing. Iván J. Turmero Astros.
Autor:
María Pérez.
Talisa Griffith.
Virginia Basanta.
Siomis Coa.