Componentes del presupuesto empresarial (página 2)

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

Partes: 1, 2

En el contexto del desarrollo del plan maestro es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar según diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, de acuerdo con el comportamiento que manifiesten ambos en función de una actividad determinada.

Presupuesto de gastos de operación

Este presupuesto tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza.

Al igual que los gastos indirectos de producción, los gastos de operación deben ser separados en todas las partidas de gastos variables y fijos para aplicar el presupuesto flexible a estas áreas, utilizando costeo con base en actividades.

El volumen según el cual cambiarán las partidas variables no será el de producción sino el adecuado a su función generadora de costos.

Presupuesto de gastos administrativos

Es considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se derivan directamente de las funciones de dirección y control de la empresa, su contenido es tan amplio que la determinación de su naturaleza dependerá de la administración y control interno de cada empresa en particular.

Para elaborar este presupuesto es necesario hacer un análisis histórico de gastos incurridos, para precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos constantes y cuales son variables, además de determinar sobre quién recae la responsabilidad del control de las erogaciones.

Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Sus principales características son:

Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.
Son gastos indirectos.
Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

Presupuesto de capital

Abarca todo el cuadro de renovación de máquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. Comprende la compra activo tangible y la compra activo intangible.

Sistemas de control y ajustes presupuestarios

Administración del control presupuestal

La responsabilidad de la elaboración del control presupuestal se delega a una persona que habrá de fungir como director de presupuestos, deberá ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesitara estar compenetrado en los sistemas contables de la entidad así como sus operaciones y problemas de administración.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboración del mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboración de todo el personal de la empresa por lo que se forma un comité de presupuestos que esta compuesto por los directivos que le siguen al director de presupuestos que son contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas, gerente de producción. Estos son los que estarán íntimamente ligados con la función de presupuestos. Las principales funciones del director de presupuestos son:

Estudiar las variaciones así como su causa
Formular el presupuesto general
Preparar estados pro forma y presupuestados
Coordinar y supervisar los presupuestos parciales
Aprobar el diseño de las formas que se utilizan
Informar oportunamente a su comité y superiores
Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos

Los presupuestos se dividen en las siguientes etapas:

Duración del presupuesto: que es de un año o de dos.

Mecánica del control presupuestal: sincronización y coordinación de actividades.

Fases del control presupuestal: planeación, formulación, aprobación, ejecución y control.

Manual de presupuestos: contenido de los objetivos y su duración.

Presupuesto de ingresos

Es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestario, ya que este renglón es el único que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la negociación, el presupuesto de ingreso esta formado por los siguientes presupuestos: presupuesto de ventas, presupuesto de ingresos (prestamos, operaciones financieras y aumentos de capital)

Presupuesto de egresos e inversiones

Este presupuesto esta integrado por:

Presupuesto de inventarios: una vez predeterminadas las ventas cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formalización del programa de casi todas las funciones de la empresa es necesario presupuestar la cantidad de artículos para cubrir la demanda del presupuesto de ventas.

Presupuesto de producción: está basada en las ventas previstas y en la determinación de un inventario base o sea que primero se deberá calcular las ventas y un inventario base para posteriormente poder determinar la producción

Presupuesto de compras: este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboración de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuantas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras

Presupuesto de costo de distribución: comprende las operaciones realizadas desde que el producto fue fabricado hasta que estén en manos del cliente, por lo tanto integran los gastos de vendedores, gastos de oficina de ventas, publicidad, transporte, gastos de almacén, etc.

Presupuesto de gasto de administración: en este presupuesto van aquellos gastos que se derivan de las funciones de la dirección y control como son los de pagar honorarios de consejeros, contadores, directores, abogados y directivos de la administración.

Presupuesto de inversiones fijas: son de vital importancia para necesidades presentes y futuras que deben ser previstas en funciones del plan de operación a corto y largo plazo en un momento dado pueden ser cuantiosas, dado en aquellas industrias cuyas inversiones representan la mayoría de su inversión total .

Presupuesto de impuestos sobre la renta: se toman como base para realizar su cálculo los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y de costos para aplicar la tasa vigente a las fechas de realización.

Presupuesto de aplicación de utilidades: este es con base a las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboración de un presupuesto de aplicación de utilidades, de acuerdo con los planes proyectados y los datos derivados de los demás presupuestos tales como planes de expansión a largo plazo, presupuesto de inversiones, así como las restricciones de carácter legal y estatuario que condiciones tal aplicación.

Presupuesto de otros egresos: es la proyección de actividades de otra naturaleza distintas a las operaciones de la entidad y que en un momento dado hayan sido presupuestadas con el fin de ayudar a la realización de los fines de la misma o bien por aspectos meramente convencionales pueden dar lugar a la elaboración de un presupuesto para el control de egresos.

Presupuestos de costo de producción de lo vendido: e determina con base en los volúmenes establecidos de los inventarios inicial y final de productos terminados. Al efectuar el presupuesto de producción en unidades y una vez conocido el costo del inventario inicial, se valoriza el inventario final de acuerdo con los valores que se sirvieron de base para obtener el costo de producción presupuestado.

Presupuesto financiero y fiscal

Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicación de recursos) y operaciones de tipo financiero que no intervienen en caja (trueques).

El presupuesto financiero, de acuerdo con su naturaleza, tiene más alcance que el presupuesto de caja, ya que este está integrado a aquél quien tiene por objeto pronosticar y controlar todos los elementos que forman la posición financiera como son el capital de trabajo, el efecto de producción, las estimaciones sobre la caja, los bancos, así como en la toma de decisiones, todo ello referido siempre a la estructura financiera, o cuestiones accesorias como lo son el fondo de operación o capital invertido en bienes como la plata, maquinaria y equipo. El presupuesto financiero es generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe constantes ajustes, que incluso son los últimos.

Resultados presupuestos y posición financiera presupuestal

Resultados presupuestos.

La formulación de los presupuestos relativos a las cuentas de resultado, constituyen la base del estado de resultado presupuestado mediante el ensamble de las diversas esquematizaciones.

Posición financiera presupuestal.

Se parte de la posición financiera al inicio del periodo si se afectan sus valores con las estimaciones obtenidas, se esta en condiciones de obtener la posición financiera presupuesta.

Determinación y estudio de las variaciones o desviaciones

El control presupuestal se efectúa comparando los resultados reales contra los presupuestados. La administración debe dictar las medidas correctivas necesarias. Se comparan:

Ventas: volumen y precio

Producción: volumen, materiales cantidad, materiales precio y sueldos y salarios

Gastos de venta

Variaciones financieras

Análisis de casos y problemas

CASO 1

El estado de resultado del año pasado (1992) y el estado pro forma (1993) de Metcalfe Manufacturing, los cuales están divididos en componentes de costos fijos y variables.

Al dividir los costos y gastos de Metcalfe en componentes fijos y variables, se obtiene una proyección más exacta de las unidades pro forma de la empresa. Si todos los costos hubieran sido tratados como variables, las utilidades netas antes de impuestos pro forma (1993) serían igual al 9% de las ventas, exactamente como fue el caso de 1992 ($9.000 en utilidades netas antes de impuestos + $100.000 en ventas). Al suponer que todos los costos son variables, las utilidades netas antes de impuesto hubieran sido de $12.150 (0,90x$135.000 en ventas proyectadas), en lugar de los $28.250 de utilidades netas antes de impuestos, cuyo resultado fue obtenido arriba mediante el desglose de los costos fijos y variables de la empresa.

CASO 2

El papel de la requisición formal de las compras para el control presupuestario dentro de Molina Group corresponde una descripción detallada de aquello que se va a comprar, la estimación de los costos involucrados, los ahorros que pueden resultar, las causas que han generado la necesidad, el efecto de la compra en la organización como un todo y cualquier otra información que considere pertinente quien hace la requisición. A la luz de estos hechos, junto con la información que se refiere a otros requerimientos financieros de la compañía y a su posición financiera, se toma la decisión de autorizar el gasto particular bajo consideraciones.

EJERCICIO 1

Una compañía está considerando emitir $10.000.000 de obligaciones con vencimiento a 40 años o acciones preferentes. Las obligaciones ser emitidas, de manera tal, que paguen intereses del 10% en tanto que se espera que las acciones preferentes tengan un rendimiento del 12%. La tasa de impuesto sobre la renta a cargo de la empresa es del 46%. Al desear calcular el número años que se requerirían para que los ahorros fueran utilizados para retirar las obligaciones (los ahorros en impuestos son ajustados por razón de cualquier diferencia en rendimientos).

	Acciones preferentes	Obligaciones
Dividendos (o intereses)	1.200.000	1.000.000
Ahorro Fiscal	0	460.000
Costo Neto	1 200 000	540 000

EJERCICIO 2

Si se tuviera que pagar una tasa de interés del 46%, los intereses de $100 sobre un bono u obligación habrán de disminuir hasta $54 después de impuestos. Por otra parte, dado que solamente el 85% del ingreso por dividendos es acumulable para efectos de impuestos, sólo se pagana $690 de impuesto. La empresa inversionista en acciones preferentes habrá de obtener un neto de $93,l0. Además de las consideraciones relacionadas con el riesgo, una empresa podría obtener un préstamo al 10%, invertir en acciones preferentes que reditúen el 10% y habrá de obtener una utilidad si tuviere otras utilidades gravables. Por ejemplo, supóngase el caso que una empresa tiene ingreso gravable de $1.000 y $540 después de impuestos. Si la empresa obtuviera un préstamo de $8.000 a un costo del 10% e invirtiera los $8.000 en acciones preferentes que pagan el 10% de dividendo, se tendría:

edu.red

El neto se incrementó de $540 a $852,80 como resultado de recibir $800 dividendos y de pagar $800 de intereses. Por supuesto, el riesgo para la empresa siguiendo esta estrategia se ha incrementado.

Conclusiones

Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos.
Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la administración (pública o privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) Y de acuerdo con la estructuración contable.
Los presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones, bien sean utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes multinacionales y pequeñas empresas.
Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en el conocimiento de la empresa, la exposición del plan o política, la coordinación para la ejecución del plan o política, la fijación del periodo presupuestal, la dirección y vigilancia; y el apoyo directivo.
El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos, pero por sí sólo, no evita las desviaciones de ése rubro o asegura la realización de las metas.
Toda desviación debe identificarse por la comparación de las diversas fuerzas reales con aquellas que se presupuestaron. La localización de las fuentes de variación señalará las posibles medidas correctivas.
Cualquiera sea el volumen de la empresa, el control será la herramienta más útil y permitirá detectar las deficiencias que existen con precisión y rapidez, permitiendo conducir la empresa con mayor seguridad y menor esfuerzo.
Las cifras reales deben compararse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente.
El presupuesto de operación comprende todos los aspectos que integran el resultado de operación de una empresa, abarcan desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio.
El presupuesto de ventas es un estimado que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar un límite de tiempo.
El presupuesto de gastos de ventas es considerado como un estimado proyectado que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
El presupuesto de producción comprende las operaciones habidas desde que el producto, fue fabricado hasta que es puesto en manos del cliente, por lo tanto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas, publicidad y propaganda, gastos de transporte, etc.
El presupuesto de requerimientos de materiales es un estimado de compras preparado bajo condiciones normales de producción. Mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto.
El presupuesto de mano de obra es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.

El presupuesto de gastos de fabricación es un estimado que de manera directa o indirecta interviene en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

El presupuesto de gastos administrativos se incluyen aquellos gastos que se derivan directamente de las funciones de dirección y control de la empresa, su contenido es tan amplio que la determinación de su naturaleza dependerá de la administración y control interno de cada empresa en particular.
El presupuesto de inversión de capital abarca todo el cuadro de renovación de máquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.