Influencia de la comunicación interna en el clima organizacional de la empresa
Enviado por Mauryn Ojeda Águila
Resumen
La comunicación interna e un factor fundamental en la influencia del clima organizacional en la diferente empresa del tema del turismo Este contexto exige que se preste especial importancia al clima laboral y a la comunicación interna como fenómenos que inciden en los resultados de las organizaciones.
Es de gran importancia el estudio del clima organizacional en cada empresa para de esta forma, evidenciar en sentido general resultados positivos, para que la comunicación en una empresa fluya .E importante conocer y dominar que es la comunicación y como podemos lograr esta en los RRHH de cada empresa logrando un clima laboral favorable.
Para lograr realizar una correcta investigación se debe realizar un diagnóstico de la comunicación interna en la empresa, con el objetivo de proponer un plan de mejora que eleve la eficacia y efectividad de la comunicación y facilite mejoras en los procesos de cada empresa , contribuyendo a un sólido clima organizacional.
Objetivo General:
Analizar brevemente los fundamentos teóricos de la comunicación interna en las organizaciones.
La llegada del siglo XXI ha transformado las diferentes esferas de la economía y de la sociedad a nivel mundial. El proceso de globalización, el fortalecimiento del mercado internacional, el desarrollo tecnológico y del conocimiento, el cambio climático, las crisis financieras y económicas a nivel mundial, la inestabilidad política de regiones del planeta, entre otras, son elementos que conllevan a las empresas actuales a buscar nuevas formas de gestionar la producción y los servicios enfocándose a los clientes y trabajadores, buscando siempre el aumento de su competitividad.
En este contexto, el sector del turismo se manifiesta como uno de los más dinámicos a nivel mundial; resistiendo incluso los embates de una situación económica y política muy adversa.
En el caso particular de Cuba, el turismo es una de sus principales motores impulsores de la economía.
Para este año se estima que el país alcance también por primera vez la cifra de los 3 millones de visitantes extranjeros. Dentro del país, la provincia de Matanzas ubica el polo turístico más importante de sol y playa, cuyo desempeño y resultados marcan tendencia a nivel nacional, en ella se encuentran alrededor del 40 % de los ingresos y de los arribos de turistas, de ahí la importancia de la misma.
La comunicación interna un factor fundamental en la influencia del clima organizacional de ahí la importancia de conocer y poner en práctica u concepto y la diferente forma en que e pueden manifestar.
La palabra comunicación proviene del latín "comunes" que significa "común". De allí que comunicar, signifique transmitir ideas y pensamientos con el objetivo de ponerlos "en común" con otro. Esto supone la utilización de un código de comunicación compartido.
Un código es un conjunto de símbolos y signos los cuales deben ser compartidos por los protagonistas del proceso. ¿Puede acaso alguien que no sabe hablar tibetano entender lo que un tibetano expresa en su lengua materna? Naturalmente que no habrá habido comunicación en un caso semejante. Gracias a que se comparte un código es que los mensajes se transmiten de persona a persona.
La comunicación es el acto de transmitir información a través de signos Interpretados por otro u otros Comunicación: "Proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes, transferencia y comprensión de ideas, pensamientos, conocimientos, expresiones, sentimientos y emociones entre dos o más personas, intercambio de información." (Zara, 2006)
"En sus términos más simples, la comunicación es el proceso de transmitir y recibir ideas, información y mensajes entre individuos. La sociedad humana se funda en la capacidad del ser humano para transmitir intenciones, deseos, sentimientos, conocimiento y experiencia de persona a persona. En su sentido más amplio, la comunicación tiene como interés central a aquellas situaciones de comportamiento en las cuales una fuente transmite un mensaje a un captador del mismo con un intento consciente de afectar el comportamiento del último." (Valezzi, 2007)
Se pueden establecer diferentes niveles de comunicación:
Comunicación Interpersonal: Es la comunicación que tiene lugar dentro del individuo; para decirlo brevemente es hablar con uno mismo; una persona puede ser emisor y receptor simultáneamente en su interior. Esta comunicación también llamada interindividual tiene lugar en forma directa entre 2 o más personas físicamente próximas con una retroalimentación inmediata. Sus características son:
La participación de dos o más personas físicamente próximas.
Existe un solo foco de atención cognitiva visual.
La interacción se da mediante un intercambio de mensajes en el que los participantes se ofrecen recíprocamente algunas señales.
La interacción es cara a cara.
El contexto interpersonal es en gran parte no estructurado, es decir son regidos por pocas reglas.
Comunicación Grupal: Es la que ocurre cuando un conjunto de personas conforman una unidad prácticamente identificable y realizan transacciones de mensajes para la interacción, convivencia y desarrollo del grupo en busca del cumplimiento de sus metas.
Comunicación Organizacional: Es una forma de comunicación interpersonal pero de diferentes características. En una organización es necesaria la jerarquía y el flujo en función de decisiones del poder. Tiene lugar en las empresas, en las iglesias, en las escuelas, partidos políticos y grupos deportivos. Teniendo en cuenta que la eficiente dirección de la comunicación interna en la organización o micro organización, tanto entre su público interno como entre éste y el externo constituye la columna vertebral, para el cumplimiento efectivo de la misión y la materialización de la visión como organización.
La comunicación externa: es aquella dirigida a los públicos externos o extra-institucionales que son aquellos individuos o sistemas sociales que forman parte del medio ambiente externo del sistema institución y que lo afectan y / o son afectados por él, en mayor o menor grado, en función del logro de los objetivos de ambos (institución y públicos). (Trelles, 2001)
La comunicación interna: es el patrón de mensajes compartidos por los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas.
La comunicación es un proceso bidireccional, dinámico e interactivo, que no tiene un comienzo ni un fin y cuyos elementos están estrechamente interrelacionados entre sí.
Las comunicaciones internas son una construcción diaria, no debe concebirse como un proceso en una sola dirección, sino que debe verse como un camino de ida y vuelta (feed-back), a fin de conocer y satisfacer las necesidades de ambas partes. Esta comunicación debe hacerse en base a una mutua "credibilidad", la cual se consigue por medio de un plan entendible, coherente y estratégico de comunicación interna; y con un lenguaje común de forma que sea entendible por todas las partes que lo componen.
Figura 1: Elementos de la Comunicación.
Fuente: Elaboración propia.
El emisor es la fuente de comunicación, el individuo que desea transmitir un pensamiento o idea. Primero lo codifica, es decir trata de expresarlo de una manera que supone será entendido, usando su propio marco de referencia como fundamento, incluyendo la habilidad, las actitudes, los conocimientos y el sistema socio-cultural. El éxito de la comunicación total incluye la habilidad para hablar, leer, escuchar y razonar.
El mensaje es el producto real de la fuente codificadora, en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por el receptor. Es considerado el elemento esencial del proceso. y la forma en que se transmite puede definir el éxito de la empresa turística hotelera. "Es sobre lo que gira, en principio, el proceso de comunicación" (Muchinsky, P., 1994, p. 459).
El canal es el medio por el cual viaja el mensaje, el vehículo formal o informal entre las dos partes. Es seleccionado por la fuente y al hacerlo se debe tener en cuenta el tipo de información, quienes la recibirán y las condiciones para el mejoramiento del mismo. La organización establece los canales formales para transmitir mensajes relacionados con las actividades laborales de sus miembros.
El receptor es el público objetivo al cual el emisor dirige el mensaje. Antes de que esto ocurra el mensaje debe ser decodificado, o sea el receptor debe interpretar y traducir los símbolos que contiene de manera tal que los pueda comprender, proceso que requiere de sus habilidades, actitudes y conocimientos previos sobre el tema. "Cuanto mejor corresponda la decodificación al mensaje que desea transmitir el emisor más eficaz habrá sido la comunicación" (Stoner, 1989, p.572)
La retroalimentación ocurre cuando el mensaje vuelve a entrar al sistema. Parte de la respuesta del receptor que él mismo comunica al emisor. Permite verificar si el mensaje ha sido interpretado en su sentido original y determina si la comunicación fue o no exitosa.
El ruido es cualquier factor que perturbe, interfiere o cree una situación confusa en el proceso, dificultando y limitando su exactitud.
Como proceso la comunicación es dinámico y no estático, sus elementos están en constante intercambio e influyen unos sobre otros. No tiene un comienzo ni un fin, ni una serie fija de acontecimientos. La comunicación es cíclica, se planifica, puede ser dirigida y también controlada; y se torna simple o compleja en dependencia de cómo sea utilizada.
Las organizaciones están compuestas por individuos y grupos de individuos y la relación entre las diferentes unidades hace imprescindible algún tipo de comunicación. La gerencia de la empresa turística hotelera debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia. Las comunicaciones internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.
El ser humano, además de recibir la comunicación, la percibe y la discierne; o sea, la asimila y de acuerdo a los estereotipos, prejuicios y cargas emocionales crea una actitud frente a ella, después de lo cual ocurre la retroalimentación. El proceso perceptivo que ocurre en cada uno de los miembros de la organización (clientes internos) juega un rol fundamental en el buen funcionamiento de la comunicación interna.
El proceso de identificación del cliente interno con la organización depende de una serie de condiciones y procesos. Es necesario orientar la comunicación a la formación de un clima de trabajo favorable, que incida positivamente en el sentido de pertenencia de cada empleado y en su identificación y compromiso con los objetivos y metas de la organización
La comunicación es un proceso altamente personal, gobernado por interpretaciones únicas de los mensajes humanos. Cada uno de los receptores del proceso de comunicación puede tener una percepción diferente del mismo hecho o de un mensaje del proceso, en dependencia del entorno y de sus características individuales. A su vez estas percepciones producen acciones y conductas de los diversos miembros de la organización, "… debido a que los individuos tienen distintas percepciones, su manera de responder a los mensajes es diferente" (Goldhaber, p.94, 1999)
En la estrategia de comunicación interna es necesario planificar alternativas encaminadas a superar la resistencia perceptual de los miembros de la organización y solucionar conflictos al respecto.
El mensaje constituye uno de los elementos más importantes dentro del proceso de comunicación, es considerado su hilo conductor: si no existe mensaje, no hay comunicación.
Toda la información que necesitan los clientes internos de una entidad hotelera para garantizar el éxito en su trabajo está contenida en los mensajes del proceso de comunicación. La forma en que estos son percibidos condiciona el comportamiento de los clientes en el interior de la organización.
Para lograr una comunicación exitosa, debe estar bien definido el público interno al cual está dirigido el mensaje y cuáles son las respuestas que se desean obtener, y además controlar que el mensaje sea percibido con el significado que ha querido transmitir el emisor: el mensaje no es el que emite el emisor, sino el que percibe el receptor.
Los mensajes del proceso de comunicación son difundidos en correspondencia a los objetivos, políticas y metas de la organización. El emisor, en este caso los directivos y miembros de la organización, deben diseñar el mensaje de modo que este gane atención, y utilizar diferentes tipos de motivaciones, beneficios o razones por las cuales el receptor (cliente interno) piense de manera objetiva en lo que ha recibido.
La oportunidad de los mensajes en la comunicación interna de una organización es un elemento muy importante por el efecto que causa en la efectividad del mensaje y lo que comunica, contribuye a la correcta toma de decisiones y a la motivación. Por tanto es importante cuidar de este aspecto en la comunicación interna de una organización. Existen variadas formas y métodos para que la oportunidad de los mensajes sea una constante en la organización.
El papel de la comunicación interna en la motivación de los trabajadores es esencial para el buen desempeño de la organización. La comunicación oportuna, completa sobre diversas cuestiones que interesan a los trabajadores ejerce un impacto positivo en la motivación de estos, por eso es importante diseñar una estrategia en este sentido que provoque el impacto deseado. En este caso aunque es mínimo el porciento de los que consideran que no se motivan por la comunicación interna, si denota reservas que son importantes tener en cuenta para el mejoramiento de la misma.
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Autores
Ep.Mauryn Ojeda Aguila
Lic. Marxel Riera Mesa