El análisis de los Estados Financieros (Contabilidad)

Introducción

Los estados financieros, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las entidades para reportar la situación económica y financiera y los cambios que percibe la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, los acreedores y propietarios.

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión.

Los estados financieros son las herramientas más importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran.

El objetivo de este trabajo es llamar la atención de los directivos empresariales, así como de todo el personal que de una forma u otra se relaciona con las ciencias económicas sobre la importancia y necesidad del análisis sistemático de los Estados Financieros de las empresas.

Que logren entender que las relaciones entre la efectividad con que se emplean los recursos y los resultados alcanzados en la actividad económica, así como los mecanismos que se utilizan para movilizar las reservas productivas, el aumento de la producción, la reducción de los costos, el incremento de la rentabilidad, etc.

La importancia del análisis como algo imprescindible en nuestras empresas adquiere una relevante connotación en los momentos actuales en los que urge un reordenamiento y perfeccionamiento de nuestro modelo económico donde la esencia radica en aprovechar al máximo nuestras propias reservas productivas. Con el empleo racional de las capacidades productivas existentes, la mejor utilización de las inversiones y el potencial económico acumulado, tanto mayor será la eficiencia de la producción y el análisis sistemático es la herramienta que dirá donde encontrarlas.

Este trabajo reúne conceptos generales y precisiones con respecto al análisis económico para una mayor comprensión de su importancia, se aportan consejos útiles para el mejor desenvolvimiento de los analistas, así como para la confección de sus informes.

Desarrollo:

Importancia de analizar los Estados Financieros

Los directivos de cualquier empresa deben enjuiciar periódicamente los resultados de su gestión, punto de partida para tomar numerosas decisiones en el proceso de administrar los eventos de la entidad, de manera que sean consecuentes con las tendencias de comportamiento en el futuro y que puedan predecir su situación económica y financiera (capacidad de obtener utilidades y capacidad de pago).

La contabilidad es una ciencia ya que se basa en un conjunto de principios métodos y procedimientos. Es un proceso que identifica, registra, clasifica y resume todas las operaciones desarrolladas por la empresa, lo que permite medir e informar los resultados económico-financieros con vistas a la toma de decisiones.

La información contable es, por tanto, un instrumento poderoso de la administración. El uso inteligente de esta información probablemente solo pueda lograse si los encargados de tomar decisiones en el negocio comprenden los aspectos esenciales del proceso contable, que termina con un producto final, los estados financieros y el análisis de dichos estados, que permite conocer la realidad que subyace tras esa información.

De lo expresado se deduce que la elaboración de los estados financieros básicos, estados de situación (balance general) y de resultados, no constituyen un fin en si mismos; todo lo contrario, marca el comienzo de la etapa analítica.

Objetivo de análisis.

Se pudiera señalar, que los objetivos del análisis económico son, evaluar los resultados de la actividad analizada, poner de manifiesto las reservas existentes en la economía, lograr el incremento de la producción a la vez que se eleva la calidad de la misma, aumentar la calidad del trabajo, emplear de forma eficiente los activos disponibles, disminuir el costo de la producción y lograr la eficiencia planificada, todo ello, señalando las deficiencias existentes y proponiendo las medidas que permitan eliminar las causas que la originan.

¿Para quién es importante el análisis?

El análisis como disciplina proporciona las representaciones cuantitativas y cualitativas a través de indicadores e índices que caracterizan determinadas relaciones entre la efectividad con que se emplean los recursos y los resultados alcanzados en la actividad económica, así como los mecanismos que se utilizan para movilizar las reservas productivas, el aumento de la producción y los servicios, la reducción de costos, el incremento de la rentabilidad, etc.

Para analizar los estados financieros es necesario conocer y aplicar un conjunto de técnicas. Estas técnicas deben ser dominadas no solo por contadores y financistas, sino también por los demás directivos, principalmente los gerentes generales, administradores o directores, estos no tienen que saber construir la contabilidad si lo sabe mejor; pero sí como analizarla.

Es imprescindible establecer el origen de los orígenes; de lo contrario, no se podría revertir un efecto indeseado. Es conocido que atacando los efectos solo se puede detener el avance de un problema. Solamente atacando la causa original se erradica. De esta forma y partiendo de los estados financieros, aplicando técnicas y a través de una secuencia lógica de pensamiento, mediante la relación causa – efecto se logra detectar la causa de las causas y construir la descripción de la realidad actual de una organización empresarial.

Mirado desde la perspectiva interna, sirve a la dirección de la empresa para ir tomando decisiones que corrijan los puntos débiles que pueden amenazar su futuro, a la vez que saca provecho de los puntos fuertes para lograr los objetivos trazados.

Desde la perspectiva externa, estas técnicas son útiles para quienes se interesen en conocer la situación y evolución de la empresa.

Principales usuarios del análisis económico–financiero

• Entidades de crédito.

• Auditores de cuentas.

• Asesores.

• Analistas financieros.

• Administración Pública.

La comprensión de los estados financieros es esencial para el personal dirigente, pero también de suma importancia para los funcionarios que de alguna u otra forma se vinculan directamente con su trabajo al campo de las ciencias económicas. Además la importancia que adquiere cada día el control y el desarrollo de la planificación hace que aumente sin duda alguna el número de especialistas y técnicos para quienes serán útiles estos conocimientos.

¿Qué significa analizar?

Analizar significa estudiar, examinar, observar el comportamiento de un suceso. Para lograrlo con veracidad y exactitud es necesario ser profundos, lo que implica no limitar el análisis al todo, ya que además de ser superficial, puede conducir al analista a conclusiones erróneas. Es necesario comprender que el todo puede ser engañoso; de ahí la necesidad de descomponerlo en sus partes para su análisis riguroso.

El todo puede mostrar una conducta favorable y estar encubriendo problemas e ineficiencias; por ejemplo el costo de ventas puede disminuir y algunos de sus componentes tener una evolución desfavorable. Una empresa puede obtener utilidades y una línea de productos o servicios operar con pérdidas. Una empresa puede operar flujos de efectivo positivos totales y, sin embargo, en sus operaciones generar flujos negativos, o sea, que salga más dinero que el que entra. Al descomponer el todo podríamos encontrar que determinados préstamos originan, de forma total, más entradas que salidas de dinero.

Dominar estos conceptos resulta indispensable para el desarrollo de la sagacidad del analista y la plena comprensión de la sagacidad general del análisis, como el estudio realizado para separar las distintas partes de un todo.

¿Para qué debemos analizar?

Muchas empresas que enfrentan crisis, frecuentemente se justifican con causas externas, entre las cuales se podrían mencionar: una escasa demanda, falta de financiamiento, insolvencia de clientes, regulaciones y restricciones, etc. Sin lugar a dudas, la negativa evolución de aspectos externos afecta la marcha de cualquier organización.

No obstante, también se han de tener en cuenta los factores internos sobre los cuales las empresas pueden accionar para solucionar o tratar de disminuir tales crisis o los efectos de estas, por lo tanto, no todos los males vienen de afuera.

Para una organización empresarial es vital detectar los problemas, tanto externos, como internos, de forma tal que se reconozcan tanto las amenazas y oportunidades que vienen del exterior de la empresa, como sus debilidades y fortalezas, las que existen internamente. No se puede actuar contra un problema mientras no se identifique y se localicen sus causas.

¿Por qué debemos analizar?

Como ya se ha señalado, el análisis contribuye a fundamentar decisiones inteligentes. Estas decisiones abarcan un amplio abanico, donde se incluyen:

• Soluciones operativas.

• Elaboración de planes.

• Preparación de programas de acción.

• Diseño de políticas.

• Establecimiento de objetivos.

Mediante el análisis de los estados financieros se puede elaborar un diagnóstico de la situación económico-financiera de la empresa. Para que el diagnóstico sea útil debe comprender los siguientes aspectos:

• Utilizar toda la información que se considere relevante.

• Utilización de las técnicas correctas de análisis y su correspondiente evaluación.

• Realizar el análisis a tiempo.

• Sugerencia de medidas para solucionar los problemas, tanto internos como externos.

Cuando una empresa no elabora diagnósticos útiles puede ser sorprendida por la falta de competitividad, o sea, tornarse incompetente. Una empresa puede ir deteriorando su evolución y no calibrar con precisión la gravedad de la situación como resultado de ausencia de diagnósticos, es decir, de análisis; pero también por diagnósticos incorrectos, por carecer de información adecuada, por desconocimiento y falta de preparación profesional o por diagnósticos tardíos. Por esta razón es importante sistematizar el análisis.

El análisis periódico es una herramienta clave, aunque no la única, para la gestión correcta de la empresa. Digamos que un análisis mensual permite acotar con más exactitud la aparición de los problemas, pues el período de análisis de los hechos económicos es pequeño, lo que lo convierte en un arma muy potente, considerando que a través de esta actividad pueden revelarse variadas señales de alerta, como las siguientes:

• Capacidad de pago deteriorada.

• Insuficiente tesorería.

• Saldos excesivos en cuentas por cobrar y por pagar.

• Exceso de inventarios.

• Exceso de inversiones a largo plazo.

• Exceso de deudas o de capital.

• Origen y aplicación de sus fondos.

• Variación de su capital de trabajo.

• Contracción de sus ventas.

• Deterioro de sus costos y gastos.

• Costos financieros elevados.

• Déficit de efectivo, etc.

¿Qué problemas pueden existir con la información?

Para que la información por procesar sea confiable, no debe ser:

• Falsa.

• Inexacta.

• Incompleta.

• Mutilada.

• Excesiva.

¿Qué condiciones tiene que cumplir la información?

Periodicidad: La contabilidad tiene que permitir un registro sistemático de las operaciones diarias en términos monetarios. Estos registros se cierran de acuerdo con el ciclo contable establecido (anual, semestral, trimestral, mensual y diario).

Puntualidad: Para hacer un uso más efectivo de la información financiera, esta debe estar lista con su respectivo análisis en un plazo no mayor de cinco días hábiles posteriores a la fecha de cierre de cada período.

Exactitud: Es obvia la necesidad de exigir exactitud en los datos contables; hay que tomar medidas de control para posibles errores, realizar auditorias internas, establecer sistemas de control interno para lograr la confianza absoluta en la contabilidad.

¿Cómo analizar?

Limitaciones de los estados financieros

• Solo brindan información de los hechos ocurridos que pueden expresarse en términos monetarios.

• Suele basarse en datos históricos, lo que no permite tener la suficiente perspectiva sobre hacia dónde va la empresa.

• Son influenciadas por la diferencia de criterios que puedan tener las personas que lo confeccionan.

• Son una fotografía del presente, valorados a costo histórico, lo que no permite tener la suficiente perspectiva sobre hacia dónde va la empresa.

• Necesidad de informar períodos cortos, lo que genera diferentes estimaciones.

• Existen manipulaciones de los principios generalmente aceptados de la contabilidad, que varían las partidas de los estados financieros por la utilización de diferentes métodos de valoración (inventarios, depreciación).

• Desconocer el valor del dinero en el tiempo, presentando partidas no circulantes que han sido valuadas en unidades monetarias de diferentes años, con distintos valores reales de compra, o sea, información contable no suele estar ajustada para corregir los efectos de la inflación, por lo que algunas partidas como las existencias, el capital y reservas, no siempre son representativas de la realidad

• Los datos acostumbran a referirse a la fecha de cierre del ejercicio. En muchos casos la situación a final del ejercicio no es totalmente representativa por existir grandes estacionalidades en los gastos, en los cobros o en los pagos.

• A veces se manipulan los datos contables por inexperiencia o negligencias del personal, con lo que estos dejan de representar adecuadamente la realidad.

• No siempre es posible obtener datos del sector en que opera la empresa con el fin de poder realizar comparaciones.

Problemas que afectan el análisis en la actualidad:

• Problemas de información.

• Falta de entrenamiento.

• Poco dominio de las técnicas de análisis.

• Incultura analítica.

• Gestión financiera pasiva, no vinculada al análisis económico-financiero.

• Desconocimiento de comportamientos ramales.

• Los estados financieros no se presentan con memorias (notas al calce).

• Poca calidad en las proyecciones futuras (planeación).

De la explicación anterior se concluye la necesidad de desarrollar y fortalecer una cultura analítica, para lo que hay que dotar a especialistas y directivos de conocimientos y habilidades que les permitan analizar con rigor.

El análisis tiene de ciencia y de arte

La ciencia del análisis esta conformada por el conjunto de técnicas que se aplican y que van desde el uso de porcentajes, relaciones y desviaciones, hasta la aplicación de técnicas para analizar la influencia de factores en una desviación y la elaboración de estados para establecer el movimiento de fondos y efectivos.

El arte del análisis, fundamentalmente, el analista lo desarrolla con su habilidad para transmitir los resultados del mismo. Es evidente que la práctica desenvuelve este arte. Este aspecto no debe subestimarse. Un buen análisis puede perder fuerza si no es capaz de hacerse llegar de forma interesante. El analista debe cuidar que la información procesada no lo sobrepase. Suele ocurrir que un analista no sepa cómo comenzar a procesar la información.

El informe debe ser ameno, fácil de interpretar y aunque su presentación debe ser lo más simplificada posible, al mismo tiempo debe ser clara y significativa.

Consejos para ser un buen analista

• 1. Ponga su mayor empeño en conocer a plenitud las interioridades de su empresa, visite las unidades de producción, indague por su funcionamiento, conozca en voz de los propios protagonistas las novedosas ideas que han propiciado sus logros productivos y también sus obstáculos.

• 2. Visite y mire. Muchas veces mirar no es ver pero haga el esfuerzo y mire mucho para que logre ver aunque sea un poco.

• 3. Si logra vencer el miedo escénico, pregunte. Si pregunta mucho logrará vencer su propia ignorancia, y esto es fundamental. Se asombrará al descubrir la enorme cifra de asuntos en los cuales usted tenía un criterio equivocado. Otra cifra grande corresponderá a aquellos asuntos en los cuales usted no había reparado, o ni siquiera imaginaba.

• 4. Domine las capacidades instaladas en cada unidad y como se están explotando.

• 5. Recuerde aquel que no conozca las características generales de las distintas áreas o unidades de producción de la empresa donde trabaja está muy limitado de cara a las exigencias del análisis económico.

• 6. Cuando vaya a informar, cuando deba enfrentar o describir problemas o situaciones, detalle cada problema en los elementos fundamentales, sea concreto sin perder la esencia.

• 7. En su informe use cifras, datos, cuantifique siempre que sea posible. Elimine las generalizaciones. No es lo mismo decir 90.8% que decir ¨ un alto % de …¨

• 8. Utilice gráficos, los medios informáticos hoy brindan una gran modalidad de ellos con grandes facilidades para su confección, estos son muy ilustrativos y fáciles de comprender.

• 9. Sin llegar a elaborar un ¨tratado¨, sin llegar a ser aburrido, llegue a lo particular. Exponga los elementos esenciales en detalle.

• 10. No llene de problemas al jefe, recuerde siempre que este tiene más preocupaciones que usted, distíngase de la generalidad informándole adecuadamente y proponiéndole soluciones posibles.

• 11. No tenga temor, haga su pronóstico. El pronóstico es solamente eso, un pronóstico.

¿Qué tener en cuenta a la hora de redactar el informe?

Cuando se comienza la redacción de un informe hay que considerar que se está escribiendo para ser leído y ofrecer a otros ideas capaces de beneficiarlos o interesarlos.

Para informar convencer y aclarar lo que se quiere decir hay que definir, reiterar, ejemplificar, compara, argumentar y ser concisos por lo que se necesita redactar un conjunto de párrafos.

Al redactar los párrafos que componen un informe debemos considerar:

• Definición

La idea debe estar expresada sin ambigüedad y de forma que sea comprendida claramente.

Existen diferencias de criterios respecto a la posición que debe adoptar el analista cuando la información admite diversas interpretaciones. En tales circunstancias es aconsejable que el analista exprese su opinión o presente los datos los de forma que las diversas alternativas aparezcan con claridad.

• Reiteración

Solamente se debe reiterar una idea, si esta tiene la importancia necesaria para justificar tan enfático tratamiento.

• Ejemplificación

Cuando el tema desarrollado consiste en una generalización, uno de los métodos más adecuados es citar ejemplos concretos de los cuales se ha abstraído el concepto general.

• Comparación

Examinar dos o más cosas para apreciar sus semejanzas o diferencias.

La comparación se realiza por medio de la analogía y el contraste.

Todo informe escrito debe cumplir un requisito esencial. Las cifras que aparezcan en el mismo relativas al plan o al real deben ser susceptibles de comparación. Por ejemplo, las cifras reales deben ser elaboradas sobre la misma base que las planificadas. Además, las cifras deben ser presentadas de una forma comprensible para el receptor. Si las descripciones utilizadas son tan generales que admiten diversas interpretaciones, es que hay algo que falla en el sistema de información.

• Argumentación

Es simplemente exponer al lector los argumentos o razones que sostienen los hechos planteados.

Muchas veces el principal problema no es que el lector comprenda, sino que acepte la tesis, opinión o idea planteada en el informe.

Muchos son los informes que se presentan con un lenguaje inapropiado. Además, existe siempre el peligro de utilizar una terminología contable incomprensible para el dirigente. Otros fallos que se encuentran en la práctica es que se omiten las unidades empleadas o la causa a la que se refiere el informe. Para que el informe sea utilizado y comprendido, debe estar escrito en un lenguaje claro y preciso, mostrando claramente las causas y los efectos.

• Concisos

Resulta siempre difícil saber la cantidad de información que hay que presentar para poder controlar. Si la información es excesiva será difícil comprender los detalles y se dejará de actuar probablemente en muchas cuestiones importantes. Por el contrario, si se brindan pocos datos, no se sabrá que función requiere atención inmediata. Es importante presentar las cifras y los hechos claves de forma que se destaquen las desviaciones respecto a los planes. Como ya hemos señalado, al aplicarse el "principio de excepción" se subrayan las desviaciones y se supone que los temas no mencionados no requieren atención. De esta forma, se reduce el mínimo de tiempo de lectura y los dirigentes pueden concentrarse en la adopción de las medidas necesarias.

De igual forma debe ser cuidadoso al exponer en un párrafo varias ideas con o sin alguna relación entre sí. Las ideas deben mezclarse coordinadamente y evitar excesos de las mismas en un solo párrafo.

Un párrafo tiene unidad cuando todos los elementos que lo integran guardan entre sí una relación lógica y están redactados de manera que dicha relación pueda ser claramente percibida.

El párrafo inicial o introductorio debe informar al lector sobre el tema general de trabajo que se comienza, por lo que se debe iniciar de la forma más interesante y atractiva posible a los efectos de incitar a proseguir la lectura. Esa necesidad de avivar el interés del lector debe mantenerse en los párrafos siguientes y desde luego en todo el desarrollo de informe.

Conclusiones

• 1. La elaboración de los Estados Financieros, no constituyen un fin en si mismos; todo lo contrario, marca el comienzo de la etapa analítica, el análisis de dichos estados, que permite conocer la realidad que subyace tras esa información. Los directivos de cualquier empresa deben enjuiciar periódicamente los resultados de su gestión, punto de partida para tomar numerosas decisiones en el proceso de administrar los eventos de la entidad.

• 2. El análisis en los Estados Financieros en la actualidad se ve afectado por múltiples causas que van desde sus propias limitaciones como soporte informativo, hasta la falta de entrenamiento y cultura de análisis de muchos directivos e incluso del propio personal de las áreas contables.

• 3. Para lograr ser exitoso en la tarea de análisis, debe por sobre todas las cosas ser un profundo conocedor de todas las interioridades de su empresa, debe dominar las distintas técnicas de análisis y saber transmitir con arte la información obtenida de estos, los receptores de su trabajo pueden perder el interés si no se es un buen comunicador.

Bibliografía

• Angela Demestre, César Castells, Antonio González. Decisiones Financieras una necesidad empresarial. Colección de Temas Financieros. Grupo Editorial Publicentro.

• Angela Demestre, César Castells, Antonio González. Decisiones Técnicas para analizar estados financieros. Colección de Temas Financieros. Tercera edición corregida y ampliada, 2004Editorial Pueblo y Educación, 2004.Grupo Editorial Publicentro, Cuba 2002

• Colectivo de autores. Análisis e interpretación de Estados Financieros. Material de Consulta. Edición del 2005.

• Oscar Echeverría, Alina Hernández, 2001.Instrumentos para el Análisis Económico. Edición Instituto Nacional de Investigaciones Económicas, 2001. Editorial Félix Varela

Autor:

Lic. Odalys Rodríguez Leiva

Lic. Eilyn Díaz Noa