El SAP modulo GL01

Proyecto ERP Latam

Manual de Formación

PARTE I

Presentación

El presente manual se ha elaborado para facilitar la comprensión de los procesos económico financieros y logísticos, y explicitar la operación sobre la herramienta SAP, en el contexto del Proyecto ERP Latam.

Es un complemento de la formación presencial y constituye un material de consulta posterior.

Contiene los siguientes apartados:

1. Proyecto ERP Latam Económico-Financiero y Logístico.

Incluye aspectos generales del modelo definido en el proyecto ERP Latam, el sistema de soporte y el alcance del modelo Económico-Financiero en las operadoras Telefónica Fija Chile, y Telefónica Fija y Móvil Perú.

2. Descripción del Proceso:

En este apartado se incluye:

• Conceptos Básicos: principales conceptos referidos al proceso a tratar.

• Gráfico de proceso (si aplica)

• Descripción: Explicaciones acerca del proceso de negocio específico del manual, los subprocesos incluidos y los propósitos de la operación.

• Áreas Involucradas: en la operación explicada.

3. Operación en el sistema SAP:

Incluye el paso a paso sobre la herramienta, desde el ingreso a la transacción hasta la finalización de la operatoria.

Consideraciones:

El ícono

indica información.

Los cuadros que indican los campos a completar en el sistema, presentan tres letras que identifican si el campo es obligatorio, opcional o condicional

R/O/C: R: Requerido: Campo que debe ser completado en forma obligatoria para poder seguir operando.

O: Opcional: Campo optativo, no es requerido para seguir operando.

C: Condicional: El campo condicional será habilitado cuando se complete el campo del cual depende. Ejemplo: el campo región se habilita una vez que se completó el país.

Proyecto ERP Latam Económico-Financiero y Logístico

El Proyecto Económico-Financiero y Logístico para las Operadoras Fija Chile, y Fija y Móvil Perú se encuentra en el marco de la construcción del Modelo Único ERP que está llevando a cabo el Grupo Telefónica en toda Latinoamérica.

Este Proyecto se basa en una estrategia de implantación tipo "Roll – Out" partiendo de procesos corporativos definidos en el Núcleo Básico, y que se irán expandiendo al resto de las operadoras de Telefónica.

La unificación de las plataformas de gestión de Telefónica actualmente existentes, según el modelo definido, conllevará a un único sistema de gestión, siendo SAP ECC 5.0 la herramienta elegida para tales fines.

La realización de este Proyecto supone para Telefónica Fija Chile, y para Telefónica Fija y Móvil Perú, entre otras ventajas, lograr una máxima homogeneidad de los procesos en las operadoras del grupo e implantar mejores y más eficientes procesos de trabajo.

• Módulo GL – Introducción

SAP ERP es parte de la suite My SAP y está compuesto por varios módulos que trabajan integrados en tiempo real para dar soporte a las operaciones de una empresa.

El módulo de Contabilidad General integra la suite de SAP para los procesos de Contabilidad.

• Visión general del proceso.

El proceso de gestión fiscal recoge todos aquellos subprocesos que describen las actividades llevadas a cabo por el área fiscal de la Operadora en relación a los siguientes aspectos:

• Cálculo y liquidación de impuestos autoliquidables

• Verificación y pago de impuestos no autoliquidables

• Pago y presentación de impuestos

• Verificación fiscal de facturas

• Mantenimiento del maestro de Indicadores

3.1 Integración con otros módulos.

3.2 Descripción del proceso

_Mantenimiento plan de cuentas corporativo

Alta de Cuentas.

Modificaciones de Cuentas.

Responsable: Entidad gestora (Corporativo).

_Mantenimiento de datos maestros de sociedad GL

Cada Operadora tiene un código único e-sif.

Los datos de cada operadora son alimentados por la Entidad Gestora.

Responsable: Entidad Gestora (Corporativo).

_Mantenimiento de las cuentas contables de la operadora

Solicitud por parte de las áreas a Contabilidad de alta, baja o modificación de cuentas.

Revisión en el PCL-10 para activar, si no remitir solicitud a la entidad gestora.

Mantenimiento de los planes de cuentas locales, PCPF para Fija y PCPM para Móvil

Responsable: Área de Contabilidad (Local).

_Contabilización de documentos

Las contabilizaciones de documentos se harán según normas NIIF. Los tipos de asientos pueden ser:

Manual

Periódicos

Por provisiones

Anulaciones

Compensaciones

Reclasificaciones

Interfaces

La contabilización de documentos se podrán hacer de forma preliminar y con modelos.

_Elementos del documento a contabilizar:

Clases de documentos:

Este elemento nos ayudará a identificar el tipo de asiento y el origen (ej. manual, interface).

Claves de contabilización:

Indicador que permite determinar la naturaleza del registro y el tipo de documento.

Campos adicionales:

Estos campos existentes dentro de SAP son para cubrir alguna necesidad especifica adicional al documento, podrán ser de texto, fecha, numérico, etc. y podrán estar en la cabecera ó posición. Dichos campos nos ayudarán para el análisis de cuentas y reportes. Un campo importante que se utilizará son las características PA (cuentas de ingresos).

_ Contabilización de provisiones:

Devengos de ingresos (post pago, prepago, interconexión)

Provisiones de gastos inciertos: litigios, contingencias regulatorias, etc.)

Provisiones manuales de operaciones no SAC por facturas pendientes de recibir,como por ejemplo: servicios financieros, seguros, servicios públicos, arrendamientos y comisiones por ventas.

_Valoración de Saldos en Moneda Extranjera

Este subproceso se realiza periódicamente.

La entidad gestora es la encargada de mantener el tipo de cambio para la valoración.

Se podrá ejecutar el subproceso sin la opción de contabilizaciones, esto con la finalidad de ser analizado

El asiento se revierte automáticamente el siguiente periodo.

La valorización podrá hacerse por ledger.

Se definieron dos áreas de valoración:

-LC (local) que toma los tipos de cambio Comprador y Vendedor y realiza el ajuste en el libro local (tipo de cambio M).

-IN que utiliza el tipo de cambio de cierre corporativo (V) y realiza la contabilización de las diferencias según criterios NIIF.

_Cierre Contabilidad General

–La administración del calendario SAP financiero se encuentra descentralizado en las Operadoras. Cada Operadora define la apertura y cierre de los períodos contables acorde a sus procesos de cierre.

-Para ejecutar el cierre contable, primero es necesario realizar el cierre de cada uno de los módulos de SAP. También, es necesario que se recoja en el sistema toda la información necesaria, proveniente de los sistemas que interactúan con SAP por medio de interfaces.

_Reconciliación de Criterios Contables Nacionales e Internacionales

Se utiliza la alternativa de "ledgers" para realizar asientos de ajuste cuando la normativa internacional difiera de la local.

Existen 2 ledgers en el sistema:

Ledger principal 0L:

• Donde se registran las operaciones diarias de la compañía, interfaces y operaciones de cierres, según normas NIIF.

Ledger de ajustes ZL:

• Se transfieren las transacciones del ledger principal.

• Los ajustes sobre el ledger ZL no impactan en los saldos del ledger principal.

_Análisis de Cuentas Contables

Este subproceso tiene como finalidad el control de calidad interno sobre determinadas cuentas contables, con la periodicidad que se considere oportuna.

Algunos de los criterios pueden ser:

• Cuentas de riesgo alto (por ejemplo cuentas relativas a impuestos, amortizaciones).

• Cuentas afectadas por cambio de sistemas.

• Cuentas susceptibles de numerosas compensaciones.

• Cuentas que se considere críticas y resulte aconsejable ejercer un control sobre ella.

_Conciliaciones Intragrupo

La corporación es la encargada de analizar las conciliaciones entre las operadoras del grupo.

La corporación envía a cada operadora el informe completo con el objetivo de que se vean los cuadres y descuadres entre operadoras.

NCC-006 "Normativa de operaciones intragrupo".

_Presentación de Libros Oficiales de Contabilidad

Los Libros Oficiales y reportes que incorpora el subproceso son:

Balances de Saldos y Estado de Resultados

Libro de diario detallado y resumido

Libro Mayor

_ Soporte de Auditoria Externa en SAP

Para obtener la información solicitada por auditoria se podrá utilizar el sistema SAP, e-sif o ambos, ya sea que la información sea en documentos físicos o electrónicos.

Una vez finalizada la recolección y análisis de datos Auditoria realiza:

Un informe preliminar Incluye recomendaciones, necesidades de ajustes, salvedades y conclusiones elaboradas por Auditoria.

Sobre la base de estas correcciones, el informe final.

Se pueden realizar aperturas de los períodos contables ya cerrados y de los formularios eSIF, con el fin de llevar a cabo las correcciones.

3.3 Localizaciones del proceso

• Plan de Cuentas Local (Móvil y Fija)

• Ledger Local.

• Reportes Tributarios requeridos por SUNAT.

• Impuestos y Regulaciones de Perú.

Unidad 2

Capacitación Operacional en el Sistema

Las sociedades FI a utilizar en las transacciones del siguiente manual son las detalladas a continuación:

Para Perú:

-0055

-1027

Para Chile:

-0077

-0435

-0445

-0633

-0822

-0823

-0881

-0882

-1390

Mantenimiento de Cuentas de la Operadora

Alta de cuenta a nivel sociedad- SAP FSS0

1. Utilice la ruta de menú para iniciar la tarea.

SAP Easy Access

Seleccione de la lista la opción denominada

2. Otra es completando el campo de comando:

Cuenta mayor Visualizar: Datos de la sociedad

Una vez que la Operadora entra en productivo esta tarea (alta, bloqueo o modificación de cuentas de mayor) la realiza la Entidad Gestora

3. Complete / revise los campos siguientes:

Se completan todos los datos maestros de la cuenta, a saber:

Datos de Control: Se completan todos los campos con los datos necesarios.

Entrada/Banco/Inter: De igual modo, se completan los campos con los datos necesarios.

La solapa "Información" no se completa.

4. Haga clic en . Este paso es de suma importancia ya que de no grabar se pierde la información.

5. De esta forma hemos conluído la transacción.

Alta de cuenta a nivel sociedad- SAP FS00

5. Utilice la ruta de menú para iniciar la tarea.

SAP Easy Access

Haga clic en

6. Otra es completando el campo de comando:

Cuenta mayor tratar: Central

El procedimiento para dar de alta las "cuentas de mayor" con esta transacción es el mismo que con la transacción anterior (FSS0) con la diferencia que en esta transacción (FS00) hay una solapa más "Tipo/Denominación" donde se indica la clase de cuenta (de balance o de beneficios) y la denominación de la misma.

Modificaciones masivas de cuentas a nivel de plan de cuentas – SAP OB_GLACC12

7. Utilice la ruta de menú para iniciar la tarea.

SAP Easy Access

Haga clic en

8. Otra es completando el campo de comando:

Actualización en masa: Cuenta de mayor

Esta transacción se utiliza para modificar datos maestros en masa de las cuentas de mayor.

Por ejemplo, si quiero modificar el "grupo de status campo" de las cuentas de banco 5721000000 a 5721950000 de la sociedad 0077 procedo de la siguiente manera:

3. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

4. Hacer clic en el ícono para ejecutar el proceso.

Actualización en masa: Cuenta mayor

Si lo que se necesita modificar es sólo "grupo de status campo" hacer clic sobre "seleccionar campo"

Dejamos en la columna "selección" sólo los campos a modificar, que en este caso se trata de "Grupo status campo" .

Seleccionar los demás campos y trasladar a la columna "Reserva" con el botón

De esta forma dejamos seleccionado sólo el campo en que debemos realizar la modificación.

En la parte superior completar el "grupo de status campo" con el dato que se quiere modificar, por ejemplo: reemplazar el valor G005 por el valor G009

Seleccionar la columna a modificar

Y hacer clic sobre

"Efectuar modificaciones en masa"

Y así se realiza la modificación de todas las cuentas en forma simultánea.

9. Haga clic en

Recordar que hay que gravar a cada paso para no perder la información.

10. De este modo hemos concluído esta tarea.

Visualizar modificaciones – SAP FSS4

1. Utilice la ruta de menú para iniciar la tarea.

SAP Easy Access

Haga clic en

2. O completando el campo de comando:

Modificaciones cuenta Mayor en sociedad: Pantalla Inicial.

3. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

4. Hacer clic en

para aceptar.

Contabilización de documentos

Contabilizar Documento- SAP FB01

9. Utilice la ruta de menú para iniciar la tarea.

SAP Easy Access

Haga clic en

10. O completando el campo de comando:

Contabilizar documento: Datos cabecera

11. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

12. Haga clic en para aceptar.

Registrar Factura proveedor nacional: Añadir Posición de cuenta mayor

13. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

14. Haga clic en para aceptar.

15. Complete el siguiente campo según indica el cuadro:

El sistema despliega el mensaje "Doc. 1300000001 se contabilizó en sociedad 0260"

11. De esta forma hemos concluído esta tarea.

Entrar apunte de cuenta Mayor – SAP F-02

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

SAP Easy Access

2. Haga doble-clic en

Entrar apunte de cuenta mayor: Datos cabecera

3. Haga clic en para abrir las posibilidades.

Calendario

4. Haga clic en .

Entrar el apunte de cuenta mayor: Datos cabecera

5. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

6.Haga clic en .

Registrar Documento cuenta mayor: Añadir Posición de cuenta mayor

7. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

8. Complete el siguiente campo según indica el cuadro:

9. Haga clic en para visualizar el total de la operación.

Registrar Documento cuenta mayor: Visualizar Resumen

10. Haga clic en para guardar.

Entrar apunte de cuenta mayor: Datos cabecera

El sistema despliega el mensaje "Doc. 100000004 se contabilizó en sociedad 2060"

11. De esta forma hemos concluido esta transacción.

Anular documento – SAP FB08

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú.

SAP Easy Access

2. O completando el campo de comando:

3. Haga clic en para aceptar.

Anular documento: Datos de cabecera del documento

4. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

5. Haga clic en para guardar.

6. De esta forma hemos concluido esta transacción.

Anular compensación -SAP FBRA

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

SAP Easy Access

2. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

16. Haga clic en para aceptar .

Anulación de compensaciones

4. Complete los siguientes campos según indica el cuadro:

Anulación de compensaciones

5. Haga clic en .

• 6. Ha concluido esta transacción.

Anular documentos en masa – SAP F.80

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

SAP Easy Access

2. Haga doble-clic en .

Anulación de documentos en masa: Acceso

3. Complete / revise los siguientes campos:

4. Haga clic en .

Motivo de anulación o contabilización inversa (1) 3 Entradas encontradas

Anulación de documentos en masa: Acceso

Anulación de documentos en masa

8. De esta forma hemos concluido esta transacción. Anulando en forma masiva los documentos encontrados.

Supervisión Batch input – SAP SM35

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

2. Complete el campo de comando con el código de transacción:

3. Haga clic en para aceptar.

Batch input: Resumen de juegos de datos

6. Haga clic en .