9 | Está explícitamente prohibido hacer caso omiso de los controles establecidos por parte de la Dirección. |
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X |
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10 | Se investigan las desviaciones de las políticas establecidas. |
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X |
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1.2. Compromiso de competencia profesional: Se intenta identificar si la organización es exigente en el nivel de competencia profesional tanto en conocimientos como en habilidades imprescindibles para cada cargo.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
11 | Existe descripción de cargo. | X |
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12 | Para la contratación de nuevos funcionarios, se evalúa de acuerdo con el perfil requerido para cada cargo. |
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X |
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13 | Los funcionarios demuestran a través de su trabajo, poseer los conocimientos y habilidades requeridos para el cargo. |
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X |
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1.3. La filosofía de Dirección y el estilo de Gestión: Suelen estar insertos y ser intangibles, pero existen, en alguna medida, indicadores positivos o negativos para su evaluación.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
14 | Ha existido una rotación excesiva de la jefatura. | X |
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15 | Ha removido personal clave sin ninguna explicación. |
| X |
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16 | Se protegen los activos del acceso o uso no autorizado. | X |
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17 | El Director Regional y el Seremi de Obras Públicas visitan constantemente a la Oficina Provincial. |
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X |
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18 | La Dirección evita los enfoques excesivamente dirigidos sobre los resultados a corto plazo. |
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X |
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19 | Se fuerzan las estimaciones hasta el límite de la razonabilidad. |
| X |
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1.4. Estructura Organizativa: ésta no debe ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la Entidad ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
20 | La estructura facilita el flujo de información hacia los niveles superiores e inferiores y entre todas las actividades de la entidad. |
X |
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21 | Se comunica claramente a los Jefes de Departamento las responsabilidades y las expectativas respecto a las actividades de sus áreas de responsabilidad. |
X |
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22 | Los Jefes de Departamento tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar sus funciones. |
X |
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23 | Las relaciones de dependencia establecidas son adecuadas y permiten a los Jefes de Departamento conocer con claridad sus responsabilidades y nivel de autoridad. |
X |
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24 | Los Encargados de Unidades tienen la posibilidad de utilizar alguna vía de comunicación apropiada hacia los Jefes de Departamento. |
X |
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25 | La Dirección evalúa regularmente la estructura organizativa a la luz de los cambios en la entidad. |
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X |
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26 | Los Jefes de Deptos. y Unidades tienen el tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente. |
X |
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27 | Los Jefes de Deptos. y Unidades trabajan demasiadas Horas Extraordinarias. |
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X |
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1.5. Asignación de autoridad y responsabilidad: Ofrecen una base para el seguimiento de las actividades y el sistema de control al establecer la asignación de responsabilidad, delegación de autoridad y el establecimiento de políticas y asignan los papeles respectivos de las personas dentro del sistema.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
28 | Se realiza la asignación de autoridad y responsabilidad a los empleados de una forma sistemática en toda la organización de la empresa. |
X |
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29 | La responsabilidad para la toma de decisiones está relacionada con la asignación de autoridad y responsabilidad. |
X |
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30 | Existe información apropiada para determinar el nivel de autoridad y el alcance de la responsabilidad asignada a cada persona. |
X |
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31 | Existe una descripción de funciones para el trabajo de los Jefes de Deptos. Y Unidades. |
X |
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32 | En esa descripción se hace referencia específica a las responsabilidades de control. |
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X |
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33 | La entidad tiene el personal técnico adecuado, para el proceso de datos y contabilidad, para llevar a cabo su misión. |
X |
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34 | Existe un adecuado equilibrio entre la autoridad necesaria para "que se haga el trabajo" y la participación de personal directivo cuando sea requerida. |
X |
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1.6. Políticas y práctica en materia de recursos humanos: Son esenciales para el reclutamiento y el mantenimiento de personas competentes que permitan llevar a cabo los planes de la entidad y así lograr la consecución de sus objetivos.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
35 | Las políticas y los procedimientos existentes aseguran el reclutamiento o el desarrollo profesional de las personas fiables necesarias para soportar un sistema efectivo de control interno. |
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X |
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36 | El nivel de atención que se presta al reclutamiento y a la formación de las personas es adecuado. |
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X |
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37 | Los empleados nuevos conocen cuáles son sus responsabilidades y lo que la dirección espera de ellos. |
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X |
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Resumen del componente: | ||
Análisis | Resultado | Porcentaje |
Siempre | 17 aciertos | 46% |
A veces | 17 aciertos | 46% |
Nunca | 3 aciertos | 8% |
Otras | 0 aciertos | 0% |
Total | 37 | 100% |
El análisis arroja un 46% de respuestas positivas lo que nos indica que es adecuada su estructura organizacional y su estructura jerárquica, la asignación de responsabilidades y autoridad. El 46% de aciertos en la opción "a veces" corresponde a los niveles de integridad, comportamiento ético, nivel profesional, filosofía de dirección y el estilo de gestión, se debe prestar atención respecto al recurso humano, poner énfasis en el compromiso personal tanto del personal contratado como en su rotación.
Segundo componente: Evaluación de los riesgos
Herramientas para determinación de los riesgos.
2.1. Objetivos globales de la entidad: Los objetivos globales acerca de la entidad incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y están apoyados por los planes estratégicos correspondientes.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
1 | La dirección ha establecido objetivos globales. | X |
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2 | La información sobre los objetivos globales de la entidad se comunica a los empleados. |
X |
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3 | La dirección recibe confirmación de los Jefes de Deptos., los empleados de que la comunicación al personal es efectiva. |
X |
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4 | El plan estratégico apoya los objetivos globales. | X |
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5 | Los planes y presupuestos tienen un nivel de detalle adecuado para cada nivel de dirección. |
| X |
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2.2. Objetivos específicos para cada actividad: Los objetivos específicos suelen expresarse como metas a conseguir, con unos fines y plazos determinados. Deberían establecerse objetivos para cada actividad importante siendo coherentes los unos con los otros.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
6 | Existe un vínculo adecuado para todas las actividades importantes. Los objetivos se complementan y refuerzan dentro de cada actividad y se apoyan para las actividades que le suceden. |
X |
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7 | Se revisan periódicamente los objetivos específicos para comprobar que continúen siendo relevantes. |
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X |
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8 | Los objetivos específicos son coherentes con las prácticas y actuaciones históricas de la entidad. |
X |
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9 | Los objetivos incluyen criterios de cuantificación e incluye los recursos necesarios para alcanzarlos. |
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X |
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10 | Existen planes para adquirir los recursos precisos (por ejemplo convenios con Municipalidades Rurales). |
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X
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11 | La dirección a identificados las acciones que deben llevarse con éxito, o los fallos que han de evitarse, para que se consiga los objetivos globales de la entidad. |
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X |
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12 | Los Jefe de Departamento y Unidades participan en la determinación de los objetivos de las actividades de las que son responsables. |
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X |
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13 | Existen procedimientos para resolver los conflictos. |
| X |
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2.3. Riesgos: Una entidad debe identificar y analizar las implicaciones de los riesgos relevantes para la empresa y cada una de las actividades. Debe considerar los factores externos e internos que pueden influir en la consecución de los objetivos, efectuar un análisis de los riesgos y proporcionar una base para la gestión de los mismos.
2.4.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
| La dirección toma en cuenta riesgos relacionados con fuentes externas como: |
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14 | Las fuentes de suministros | X |
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15 | Los cambios tecnológicos | X |
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16 | Los requerimientos de los proveedores |
| X |
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17 | Las condiciones presupuestarias. |
| X |
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18 | Las normativa aplicable | X |
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19 | Los acontecimientos naturales. |
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| X |
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| La dirección toma en cuenta riesgos relacionados con fuentes internas como: |
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20 | Recursos humanos: Continuidad de los directivos claves o los cambios de responsabilidades que pudieran influir en la eficacia del trabajo. |
X |
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21 | La financiación: La disponibilidad de fondos para las iniciativas nuevas o la continuación de programas claves. |
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X |
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22 | Las relaciones laborales: Beneficios laborales que mantengan el nivel de competitividad de la entidad (bonificación por cumplimiento de metas) |
X |
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23 | Los sistemas de información: Mantenimiento del sistema adecuado de copias de seguridad y de emergencia, para el caso de fallos del sistema que pudiesen afectar la continuidad de las operaciones de manera importante. |
X |
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24 | Los riesgos se analizan a través de procedimientos formales, o de manera informal como parte de la actividad diaria de la Dirección. |
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X |
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25 | Los riesgos detectados son relevantes para el objetivo específico correspondiente. |
X |
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26 | El análisis de riegos es realizable por directivos de una categoría adecuada. |
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| X |
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2.4. Gestión del cambio: Los entornos económicos y legales cambian y las actividades de la entidad evolucionan. Corresponde a la existencia de mecanismos para detectar tales cambios y reaccionar ante ellos.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
27 | Los riesgos y oportunidades relacionadas con los cambios son tratados por personas de categoría suficiente, de forma que se identifiquen todas sus implicaciones y se formulen planes de acción adecuados. |
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X |
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2.5. Nuevos empleados:
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
28 | Se presta especial atención a las actividades esenciales de control realizadas por personas a las que se va a cambiar de actividad. |
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X |
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2.6. Sistema de información nuevo o modificado:
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
29 | Existen mecanismos para evaluar el impacto de los nuevos sistemas. |
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| X |
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30 | Se han implantado procedimientos para analizar si las actividades de control existentes son apropiadas cuando se desarrollan e implantan nuevos sistemas informáticos. |
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X |
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31 | La dirección sabe si se cumplen las políticas de desarrollo he implantaciones de sistemas, a pesar de que existan presiones para acortar el proceso. | X |
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2.7 Crecimiento rápido:
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
32 | Se aumenta la capacidad de los sistemas para poder tratar rápidamente volúmenes crecientes de información. |
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X |
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33 | Se incrementa lo necesario el número de empleados de operaciones, contabilidad y proceso de datos para hacer frente al aumento en el volumen de actividad. |
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X |
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2.7. Reestructuración de la entidad:
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
34 | Se analizan los efectos potenciales sobre las operaciones correspondientes de las reducciones de plantillas o las reasignaciones de personal. |
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X |
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35 | Se lleva acabo una nueva asignación de las responsabilidades de control correspondientes a los empleados trasladados o de aquellos que han cesado sus funciones. |
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X |
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Resumen del componente: | ||
Análisis | Resultado | Porcentaje |
Siempre | 14 aciertos | 40% |
A veces | 12 aciertos | 34% |
Nunca | 9 aciertos | 26% |
Otras | 0 aciertos | 0% |
Total | 35 | 100% |
El porcentaje de 40% indica que se percibe el nivel de objetivos globales planteados, no así en los objetivos específicos de la entidad, la dirección debe poner especial énfasis ya que podría ser un riesgo futuro. El 34% de "a veces" nos señala que no se están aplicando mecanismos de evaluación establecidos por la entidad y acción y control de los riesgos asociados al rubro, siendo esto un buen indicador de que la entidad no posee un alto grado de análisis en esta materia. Además el personal no tiene claro que camino seguir cuando se ven enfrentados a diferentes desafíos y conflictos relevantes pues falta participación de los Jefes y políticas claras de acción. Ante cualquier cambio estructural y tecnológico se encuentra insuficiente para hacerle frente, no cuenta con los medios de control y la tecnología adecuada.
Tercer componente: Actividades de control
3.1. Herramientas para realizar actividades de control: Las actividades de control abarcan las políticas y los procedimientos correspondientes que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección, también ayudan a realizar las acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos de la entidad.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
1 | Los controles descritos en los manuales de procedimientos son aplicados en la realidad y de la manera debida. |
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X |
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2 | Se toman acciones apropiadas y en tiempo sobre la información que requiere un seguimiento posterior. |
X |
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3 | El personal encargado del Control Interno revisa el funcionamiento de los controles. |
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X |
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4 | Se exige a la Jefatura y al Encargado de Gestión que asista a cursos de formación sobre legislación vial y normativas vigente y sobre las políticas de personal de la entidad. |
X |
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5 | Se estimula al personal a que informe sobre las posibles infracciones tanto de las leyes y regulaciones como de las normas internas. |
X |
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6 | Se adoptan las medidas disciplinarias adecuadas por la infracción de la legislación y normativa laboral. |
X |
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7 | Se obtiene de los empleados información sobre sus necesidades. |
| X |
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8 | Se evalúa el rendimiento en forma periódica y se asesora sobre el desarrollo profesional. |
X |
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9 | Se mantiene prácticas adecuadas para la identificación, examen y contratación de personal. |
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X |
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10 | Se mantiene descripciones adecuadas de los puestos de trabajo y criterios de contratación que puedan utilizarse para evaluar y comparar las cualidades de los candidatos con las exigencias de los trabajos. |
X |
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11 | Se investigan y revisan los candidatos potenciales existentes dentro de la entidad antes de considerar a candidatos externos. |
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X |
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12 | Se identifica y mantiene al personal calificado que desarrolla en la actualidad otras soluciones laborales. |
X |
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13 | Se actualizan regularmente las necesidades futuras de personal como parte de la planificación de la entidad. |
X |
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Resumen del componente: | ||
Análisis | Resultado | Porcentaje |
Siempre | 8 aciertos | 62% |
A veces | 3 aciertos | 23% |
Nunca | 2 aciertos | 15% |
Otras | 0 aciertos | 0% |
Total | 13 | 100% |
Basados en el cuestionario la empresa práctica actividades de control acorde a sus necesidades y requerimientos para mantener un control efectivo en un porcentaje igual a 62%. Estas actividades de control responden a la dirección y a la consecución de los objetivos generales de la empresa. El porcentaje del 23 % de "a veces" corresponde a las acciones de control que realiza el personal ya sea para identificar, afrontar y revisar el funcionamiento de los controles, se encuentra en un nivel de incertidumbre.
Cuarto componente: Información y Comunicación
4.1. Información: La información se identifica, recoge, procesa y presenta por medio de los sistemas de información. Incluye datos del sector y de organismos de control obtenidos de fuentes externas como también la información interna de la empresa.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
1 | Los directivos reciben información analítica que les permite identificar qué acción es necesaria llevar acabo. |
X |
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2 | La información se suministra con detalle para todos los niveles de gestión y en los tiempos oportunos, que les permita cumplir con sus responsabilidades eficiente y eficazmente. |
X |
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3 | Se ha desarrollado un plan informático a largo plazo ligado a las iniciativas estratégicas. |
X |
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4 | La empresa aporta los recursos suficientes según van siendo necesarios para mejorar o desarrollar nuevos sistemas de información. |
X |
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4.2. Comunicación: La comunicación es propia al proceso de información, por lo tanto, debe ser eficaz en todos los niveles de la organización y con personas ajenas a ella.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
5 | Los empleados conocen los objetivos de su actividad y como sus tareas contribuyen a lograr esos objetivos. |
X |
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6 | Los empleados usan de hecho los canales de comunicación para informar algún tipo de irregularidad. |
X |
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7 | Existen mecanismos establecidos para que los funcionarios puedan aportar sus recomendaciones de mejora. |
X |
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8 | Existe una comunicación adecuada entre todas las áreas de la empresa (información suficiente, completa y oportuna) que permite a las personas cumplir con sus responsabilidades eficazmente. |
X |
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9 | Hay mecanismos de información con terceros como proveedores, clientes y otras personas externas para transmitir información sobre cambios o necesidades de los clientes que pudieren surgir. |
X |
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10 | Los proveedores, clientes, usuarios y otros conocen las normas y expectativas de la entidad a la hora de tratar con la misma. |
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X |
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11 | Las quejas son tratadas por una persona adecuada y distinta de los empleados involucrados. |
X |
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12 | La alta dirección está al corriente de la naturaleza y el volumen de las quejas. | X |
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Resumen del componente: | ||
Análisis | Resultado | Porcentaje |
Siempre | 11 aciertos | 92% |
A veces | 1 aciertos | 8% |
Nunca | 0 aciertos | 0% |
Otras | 0 aciertos | 0% |
Total | 12 | 100% |
En términos generales la información y comunicación en la actualidad en cuanto a calidad y cantidad que se genera es adecuada, suficiente, oportuna y clara. El 8% de "a veces" esta dado en la información que tienen respecto a las normas y expectativas las personas ajenas a la entidad
Quinto componente: Supervisión
5.1. Herramientas de supervisión: La supervisión generalmente es continuada y corresponde al transcurso normal de las operaciones incluyendo las actividades de gestión y supervisión, encaminadas a evaluar los resultados del control interno.
Nº | Pregunta | Siempre | A Veces | Nunca | Otros |
1 | La dirección responsable de las operaciones compara la producción, las existencias, u otra información conseguida en el curso de sus actividades diarias con la que se genera a través de los sistemas. |
X |
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2 | Los organismos de control proporcionan información a la entidad sobre el cumplimiento de las normas aplicadas u otros asuntos relacionados con el funcionamiento del sistema de control interno. |
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X |
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