Sistema de dirección para la gestión documental en la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No. 25 (ECOING- 25)

Introducción

La ECOING -25, inaugurada el 19 de diciembre de 1994, sintetiza y agrupa en su actividad, una larga experiencia, tesón e inteligencia de directivos, técnicos y trabajadores que han logrado a lo largo de más de 30 años, construir las más diversas, complejas y brillantes obras de la ingeniería cubana. En esta entidad se realiza la presente investigación durante el período 2015-2017, investigando como situación problemática que existe la gestión documental, pero se almacena de forma descentralizada y sin tratamiento documental conforme a los requisitos básicos, se carece de una dirección con enfoque estratégico de la gestión documental para la toma de decisiones.

Se plantea como problema de investigación ¿Cómo contribuir al desarrollo de la gestión documental desde un enfoque estratégico para la toma de decisiones, en la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No. 25 de Villa Clara?. Con las siguientes interrogantes científicas son las siguientes:¿Qué fundamentos teóricos sustentan el sistema de dirección para la gestión documental con enfoque estratégico para la toma de decisiones?, ¿Qué situación presenta la gestión documental que funciona actualmente en la ECOING – 25?, ¿Qué componentes deben tenerse en cuenta para diseñar un sistema de dirección para la gestión documental con enfoque estratégico para la toma de decisiones en la ECOING – 25?, ¿Cómo valorar la efectividad del sistema de dirección para la gestión documental con enfoque estratégico para la toma de decisiones?

Los resultados científicos esperados de esta investigación se centran en el diseño y valoración de un sistema de dirección para la gestión documental con enfoque estratégico para la toma de decisiones, y aportar un procedimiento general de gestión documental que establezca los requisitos obligatorios para el funcionamiento de la gestión documental en la empresa objeto de estudio.

La investigación plantea como Objetivo General: Diseñar un sistema de dirección para la gestión documental con enfoque estratégico, que contribuya a la toma de decisiones en la empresa Constructora de Obras de Ingeniería No. 25 de Villa Clara.

Materiales y métodos

Dentro de los métodos de investigación empleados se pueden mencionar el Nivel Teórico: Analítico – Sintético: Permitió la determinación de los fundamentos teóricos que sustentan el sistema de gestión documental, el estado actual del problema, las características de la propuesta y los resultados obtenidos con su aplicación en la práctica empresarial; así como establecer los componentes teóricos y metodológicos de la gestión documental desde un enfoque estratégico.

Inductivo – deductivo: Posiblitó la determinación de lo particular y lo general en el proceso de investigación de la gestión documental con enfoque estratégico de la toma de decisión en la empresa. Se empleó para el diseño del sistema de dirección para la gestión documental desde un enfoque estratégico.

Histórico – lógico: Fue empleado para conocer la historicidad del proceso de gestión documental de la empresa hasta la fecha de investigación.

Sistémico – estructural: Fue aplicado para la organización y estructuración del sistema de dirección de la gestión documental con enfoque estratégico en el diseño.

Del Nivel Empírico:

Análisis de documentos: Se utilizaron para profundizar en los objetivos generales de la gestión documental, las normas en el mundo, en Cuba y en la empresa en que se aplicó.

Observación (participante): Fue empleada para constatar en la dirección empresarial, cómo se desenvuelven los directivos en la implementación de la gestión documental.

Encuesta: Para la determinación de las necesidades y obtener información acerca de la situación actual que presenta la gestión documental.

Triangulación de resultados: Para determinar las contradicciones y convergencias de los métodos empleados, así como sintetizar y aumentar la confiabilidad de los resultados.

Criterio de especialistas: Fue utilizado para la valoración de la factibilidad del sistema de dirección para la gestión documental con enfoque estratégico.

Del Nivel Matemático- Estadístico:

Análisis porcentual: Para el análisis de los datos obtenidos en el diagnóstico de la situación actual que presenta la gestión documental. Tablas: Para el análisis de los resultados sobre el sistema de dirección de la gestión documental con enfoque estratégico para la toma de decisiones.

Resultados y discusión

Los resultados de la investigación se centraron en el diseño y valoración del sistema de dirección para la gestión documental en la ECOING-25, los componentes fundamentales se describen a manera de síntesis a continuación.

Alcance: El sistema de dirección para la gestión documental abarca la estructura organizativa de la Dirección General de la ECOING -25. Este sistema es aplicable a los documentos en formato impreso, ya que, esta constituye la forma fundamental en la cual se registra y gestiona la información relevante para la toma de decisiones, y desde el punto de vista legal es la que tiene validez dentro del ámbito empresarial que se desarrolla la organización.

Aunque en el sistema interviene todo el personal que maneja documentos relevantes para la toma de decisiones, este es dirigido principalmente a los directivos de todos los niveles de la Dirección General.

Política: La ECOING – 25 trabaja en la construcción de obras de ingeniería y se caracteriza por la experiencia y calidad de sus servicios. Tiene como política realizar el registro de la información relevante para la toma de decisiones de la alta dirección, a través de la creación y control de documentos auténticos, confiables y con valor de uso. Para ello cumple con los requisitos legales aplicables en Cuba y aquellos reglamentados para la organización, en materia de gestión documental; comprometida con el logro de los objetivos trazados y la mejora continua.

Objetivos

• Crear y controlar los documentos relevantes para la toma de decisiones generados en la Dirección General mediante el uso de las herramientas de gestión documental de forma sistemática.

• Actualizar las herramientas de gestión documental cuando ocurran cambios en la organización, en el entorno u otras circunstancias que afecten el sistema de dirección para la gestión documental.

• Lograr una gestión documental en la Dirección General que cumpla los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

Interrelación con otros sistemas de gestión de la empresa: La ECOING – 25 cuenta entre sus sistemas de gestión con el Sistema de Gestión y Dirección Estatal, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, los cuales constituyen fortalezas de la organización. El sistema de dirección para la gestión documental guarda relación con estos tres sistemas.

Información documentada requerida: Alcance, política y objetivos del sistema; interrelación con otros sistemas de gestión; procedimiento general de gestión documental; procedimiento de gestión de la documentación; procedimiento de auditorías internas; procedimiento de acciones correctivas y preventivas; procedimiento de auditorías internas; fichas de procesos y resultados de la evaluación del desempeño de los procesos; resultados de las revisiones por la dirección.

Procesos: El sistema cuenta con tres procesos; Planificación y organización cuyo objetivo es planificar y organizar la gestión documental de la Dirección General para la toma de decisiones; el proceso Operación, que tiene como objetivo gestionar los documentos para la toma de decisiones garantizando su autenticidad, confiabilidad y valor de uso, así como el proceso Control y mejora cuyo objetivo es medir el funcionamiento del sistema y corregir las desviaciones con la premisa de mejora continua.

Formación, capacitación y toma de conciencia: El representante de la alta dirección y el representante operativo general reciben capacitación por organizaciones externas, y son responsables de la formación y capacitación de los directivos, representantes operativos de cada área y personal. El contenido de la capacitación debe diferenciarse de acuerdo a la función que estos desempeñan dentro del sistema. En el caso de los directivos y el personal se debe enfatizar en el uso de las herramientas de gestión documental, mientras los representantes operativos de cada área deben capacitarse en cuanto al diseño y actualización de las mismas.

Posterior a la puesta en marcha la capacitación se realiza de la forma establecida por los procedimientos de la empresa, mediante la planificación anual de las acciones de capacitación basadas en el diagnóstico de necesidades individuales, el resultado de las evaluaciones del desempeño del personal y la solicitud de los directivos, de acciones de mejoras correctivas y preventivas.

La eficacia de las acciones de capacitación se evalúa, mediante el cuestionario y los métodos establecidos en el Procedimiento de Recursos Humanos.

Si no se comprende por parte del personal, representantes del sistema y directivos, la necesidad de implementar y poner en marcha este sistema, no es posible su funcionamiento, ya que, depende del trabajo colectivo de las partes mencionadas anteriormente, es por ello que la capacitación y formación debe ir acompañada de la toma de conciencia y motivación, siendo este un factor determinante para el logro de los objetivos.

Identificación y prevención de riesgos: Se realiza mediante el procedimiento establecido por el Sistema de Control Interno de la empresa acorde con la Resolución No. 60:2011 de la Contraloría General de la República. Normas del Sistema de Control Interno. Sección segunda. Gestión y prevención de riesgos. La identificación de los riesgos del sistema se realiza por procesos y/o áreas, se determinan las posibles manifestaciones negativas y las acciones para su prevención. Los riesgos son controlados mediante el Plan de Prevención de Riesgos.

Auditorías internas, acciones correctivas y preventivas: La programación, preparación y ejecución de las auditorías, la elaboración y distribución del informe así como la evaluación de los auditores se realiza de forma mixta con las auditorías de calidad, acorde lo establecido en el procedimiento de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad.

En la etapa de implementación y puesta en marcha del sistema se realizan de manera independiente y abarcan todas las áreas de la estructura organizativa.

Las no conformidades detectadas durante las auditorías se registran acorde los establecido en el procedimiento para el tratamiento del producto no conforme apartados 6.2.2 y 6.2.3, así como el registro libro de no conformidades.

Ante la detección inconformidades existentes o potenciales deben tomarse acciones correctivas y preventivas, mediante el análisis de las causas, según lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

Revisión por la dirección: Con carácter semestral se realiza la revisión del sistema por la alta dirección para evaluar y corregir su funcionamiento mediante los aspectos siguientes.

• Análisis de la política y los objetivos

• Resultados de auditorías

• Desempeño de los procesos

• Estado de acciones correctivas y preventivas

• Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

• Cambios que podrían afectar al sistema

• Recomendaciones para la mejora.

Los resultados de la revisión por la dirección de cada período se registran mediante un informe.

Herramientas de gestión documental: El sistema utiliza para su funcionamiento las herramientas siguientes:

• Cuadro de codificación

• Repertorio de series documentales

• Cuadro de clasificación

• Tabla de retención de documentos

• Listados de depuración y transferencia

• Registro topográfico

Procedimiento general de gestión documental

Los requisitos para la gestión de los documentos relevantes para la toma de decisiones fueron establecidos en este procedimiento, siendo este su propósito. En el mismo se asignaron las responsabilidades del representante de la alta dirección del sistema, director de cada área, los representantes operativos de las áreas y la comisión de valoración documental.

Se establecieron las tres etapas para la gestión documental con los pasos correspondientes a cada una:

• Primera etapa: identificación. Pasos: Análisis de la estructura organizativa y sus funciones; elaboración del cuadro de codificación; elaboración del repertorio de series documentales y elaboración del cuadro de clasificación.

• Segunda etapa: valoración documental. Pasos: Establecer el valor y tipo de conservación de cada serie; determinar los plazos de retención de las series; conformar la tabla de retención de documentos; conformar la Comisión de Valoración Documental; revisar la tabla de retención para determinar las series a depurar y a transferir; elaborar los listados de depuración y transferencia.

• Tercera etapa: aplicación física de las herramientas. Pasos: Acondicionamiento de locales y mobiliario, ubicación de los documentos y elaboración del registro topográfico.

Además se definió el formato de todas las herramientas del sistema.

Valoración del sistema de dirección para la gestión documental: fue valorado mediante la evaluación de los requisitos siguientes.

• Pertinencia.

• Contextualización.

• Carácter integrador.

• Concepción sistémica.

• Efectividad para la aplicación.

• Orientación hacia la toma de decisiones.

• Viabilidad de las herramientas.

Para determinar si el sistema cumple o no, con estos requisitos se aplicó el criterio de especialista, conformando dos grupos de trabajo: un primer grupo integrado por especialistas en gestión de la información externos a la entidad objeto de estudio y un segundo grupo formado por especialistas que pertenecen a la organización.

Criterio de especialistas externos

Se seleccionaron un total de siete especialistas tomando como base la determinación del coeficiente de competencia. Para la valoración se empleó como herramienta un cuestionario en el cual los especialistas evaluaron los requisitos atendiendo a los rangos: bueno, aceptable, regular y malo; a los cuales se le asignó como valor numérico 4, 3, 2 y 1 respectivamente. Con los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario se calculó la media y porciento de aceptación de cada requisito; la media debiendo estar por encima de 2,5 y el porciento de aceptación por encima de 62, 5 % para que el sistema se considerara adecuado.

Se obtuvo una media general del sistema de 3,45 para un porciento de aceptación del 86 %; los requisitos se comportaron por encima del 79 % de aceptación.

Criterio de especialistas que pertenecen a la organización

Se seleccionaron siete especialistas de la población de 21 directivos que abarca la investigación; analizando como criterios de selección los años de experiencia como directivo, el nivel de estudios terminados, disposición para participar, conocimientos sobre gestión documental e intuición.

Se aplicó el método Delphi utilizando como pregunta primaria original ¿Es útil para la toma de decisiones el sistema de dirección para la gestión documental?, a partir de la cual se realizaron iteraciones con el objetivo de evaluar los requisitos establecidos anteriormente. Como resultado los especialistas llegaron al consenso que las herramientas que propone el sistema resultan prácticas y fáciles para el uso, que el sistema garantiza la autenticidad, confiabilidad y valor de uso de los documentos; resaltan el carácter integrador del sistema y su interrelación con otros sistemas de gestión de la empresa e identificaron como factor primordial la toma de conciencia respecto a la necesidad del sistema.

Por tanto en ambos grupos de trabajo los especialistas valoraron como adecuado el sistema. Los resultados científicos de esta investigación se pueden extender a otras entidades constructivas que presenten características similares a la ECOING – 25.

Conclusiones

• El sistema de dirección para la gestión documental presenta un enfoque estratégico que permite su interrelación con los sistemas de gestión existentes en la empresa y la integración armónica de componentes claves como la formación, capacitación, toma de conciencia, procesos, procedimiento, prevención de riesgos, herramientas entre otros.

• Como significativo se aporta el procedimiento general de gestión documental que constituye el documento reglamentario fundamental del sistema, en el cual se sintetizan los requisitos obligatorios sin entrar en contradicción con los documentos legales aplicables a la entidad.

• La valoración realizada a partir del resultado propuesto, permite determinar la pertinencia, contextualización, carácter integrador, la concepción sistémica y orientación hacia la toma de decisiones del mismo, lo que reafirma su efectividad para la aplicación y la viabilidad de las herramientas que garantizan la autenticidad, confiabilidad y valor de uso de los documentos.

Recomendaciones

• Implementar el sistema de dirección para la gestión documental propuesto para lograr la efectividad del registro ordenado de la actividad empresarial, a partir de un enfoque estratégico.

• Medir los impactos en su aplicación, que permitan su perfeccionamiento y el surgimiento de nuevas temáticas que puedan ser investigadas para elevar la calidad de la actividad empresarial.

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Autor:

Dayniris Cuevas Díaz.

Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No. 25

María Caridad Vásquez Pérez.

Centro de Estudios de Dirección Empresarial. UCLV.