El funcionamiento de una microempresa (página 3)

3.1. Elementos básicos de la posición financiera.

La condición o la posición financiera de una empresa, cualquiera que sea su característica, se representa por la relación de los activos, los pasivos y el capital. Por lo tanto, cabe mencionar:

• ACTIVO: Propiedades de la empresa, con valor monetario. Ej. Dinero, Edificios, Equipos, etc.

• PASIVO: Deudas a terceros, obligaciones o cuantas por pagar de la empresa.

• CAPITAL: Aportes en efectivo, valores o bienes de los socios de la empresa.

Estos tres elementos básicos, permiten la relación fundamental: ECUACIÓN CONTABLE. Esta ecuación permite expresar el equilibrio entre el activo y los derechos de los acreedores y los propietarios.

EJEMPLO: Si una empresa tiene activos por Bs. 10.000; adeuda a sus acreedores Bs. 7.000 y debe a sus propietarios Bs. 3.000. La ecuación contable refleja la siguiente relación financiera.

Activo = Pasivo + Capital

Bs. 10.000 = Bs. 7.000 + Bs. 3.000

3.2. Información de un Sistema Contable.

Un sistema contable, es el registro, clasificación y suma de todas las operaciones llevadas a cabo en una empresa, las mismas son expresadas numéricamente. Por lo tanto, el sistema contable empieza en el momento en que se inicia en el momento que se efectúa una operación y se obtiene la información de ella. Este sistema concluye de acuerdo al destino que se le da, o sea, en el momento en que los resultados nos permiten tomar una decisión.

La función principal de un sistema contable, es facilitar la creación de un registro de las actividades de la empresa; este puede llevarse a cabo en diferentes formas: manual, mecánico, eléctrico y con equipo computacional.

Desde luego, las actividades que se acumulan en la empresa, se inicia el registro narrativo de lo que ocurre en la empresa en orden cronológico (Libro Diario) y las transacciones son registradas por grupos o categorías que se encuentren relacionadas (Libro Mayor), ello permite reducir el trabajo y obtener toda la información requerida de una manera más útil y organizada.

El ciclo contable de la empresa es todo el tiempo que se considera para preparar los Estados Financieros de la misma, este tiempo puede ser: un mes, un semestre o un año; en él se realiza un registro, la clasificación y el resumen de la información contable. El ciclo contable considera a los siguientes pasos:

• 1. Información sobre transacciones y documentos, registro en el Libro Diario de registro contable.

• 2. Entradas del Libro Diario son registrados al Libro Mayor.

• 3. Realización de Hoja de Trabajo, que incluye en Balance de comprobación a partir del libro mayor.

• 4. Preparación de transacciones de Ajustes.

• 5. Elaboración de Asiento de Cierre, para su presentación de saldos cero.

• 6. Preparación de del Balance de Comprobación posterior al cierre.

• 7. Preparación de Estados Financieros: Estado de Resultados y Balance General

3.3. Financiamiento para una Micro Empresa.

Las empresas, en su generalidad, requieren del capital en efectivo para su funcionamiento, la forma en que el empresario logra obtener financiamiento para crear una empresa o para su expansión tiene muchas consideraciones previas; sin embargo para ello existen varias fuentes de fondos comúnmente usadas, entre ellas se pueden citar a los siguientes:

• 1. EL AHORRO PERSONAL. Esto permite invertir en una empresa y arriesgar la propiedad personal con posibilidad de obtener las utilidades y el derecho a una participación proporcional en ella.

• 2. EL PRÉSTAMO DE UN BANCO. Un Banco comercial otorga un préstamo pero limita el mismo a las micro empresas. En todo caso los préstamos a corto plazo son la regla y los préstamos a largo plazo son la excepción. De hecho los préstamos significan dificultades en su obtención.

• 3. EL CRÉDITO COMERCIAL. Es el más utilizado por las micro y pequeñas empresas para lograra fondos a corto plazo, este tiene una corta duración 30 días, es conocido también crédito mercantil. Sin embargo, en una creciente oferta de servicios financieros existen diferentes opciones y ofertas de las instituciones financieras.

• 4. EL PRÉSTAMO DE PROVEEDORES DE EQUIPOS. Esta referida a que algunas empresas adquieren equipos y maquinaria a plazos, por ello el fabricante o el proveedor del mismo, generalmente extiende el crédito sobre el equipo y el mismo un sirve como garantía para un préstamo bancario. Sin embargo, en algunos casos y en función a las características puede ser diferente. Desde luego, la forma más sencilla de financiamiento es préstamo de equipo, pues el proveedor hace entrega de la maquinaria o equipo, para el cual el empresario se compromete a pagar en un tiempo determinado en el contrato, sin utilizar como garantía para algún otro financiamiento.

• 5. EL PRÉSTAMO DE AMIGOS O PARIENTES. Otra forma de financiamiento, algunas veces es el único recurso para la inversión especialmente cuando se desea realizar inversiones iniciales; al margen de que en su momento pueden ser muy conflictivas, se usan con menos frecuencia.

• 4.  ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

Los recursos humanos son las personas, que proporciona a una empresa su talento, su trabajo, creatividad y esfuerzo para coadyuvar en la realización de sus objetivos. Los recursos humanos son el corazón de una empresa, ya que le dan vida a la empresa.

La sociedad necesita de las empresas (micro, pequeñas, medianas y grandes) para satisfacer sus necesidades y de las empresas en general como fuente de trabajo. Por otra parte, la empresas necesitan de la gente para hacer un manejo adecuado de todos sus recursos y satisfacer las necesidades de la sociedad. Las personas son quienes decide: Qué hacer, Cómo hacer, Dónde hacer, por Qué hacer y por Quién hacer.

4.1. Planeación de Recursos Humanos.

Cualquier empresa debe determinar con anticipación el número de personas que va a requerir para llevar a cabo sus tareas y funciones. La planeación de recursos humanos tiene por objeto satisfacer las necesidades de personal; como ser cubrir adecuadamente un puesto que se encuentra vacante. La planeación de los recursos humanos consiste en anticiparse y calcular las necesidades futuras de la empresa en lo que se retire al personal. Si una empresa, iniciara operaciones, debe ver las necesidades de personal para iniciar o ver cuánta gente tiene actualmente y cuánta gente necesitara para su posible crecimiento. Entonces determinar el número y calificación de personas necesarias para desempeñar deberes específicos en un momento dado.

4.2. Proceso de Contratación.

Es el proceso que consta de un procedimiento que se lleva a cabo en la empresa; este proceso permite tener la imagen y perfil completo del candidato al puesto y a partir de ello, rechazar o aceptar a la gente con habilidades. En este proceso se sigue una serie de pasos: reclutamiento, selección e inducción.

• 1. RECLUTAMIENTO. Es el conjunto de herramientas para atraer y hacer que la gente tenga las habilidades, aptitudes y aspiraciones para trabajar. Se tiene varias formas de buscar y atraer gente para un determinado puesto; se puede solicitar información del candidato, considerando lo siguiente:

• a) FUENTE INTERNA (Solicitud de empleo, Revisión Documentada del candidato y Examen o Convocatoria) y

• b) FUENTE EXTERNA (Anuncios en medio de comunicación, Instituciones de formación profesional y Agencias de empleo).

• 2. SELECCIÓN. Es el conjunto de pasos mediante los cuales una empresa realiza una evaluación sobre las características y aptitudes de los candidatos y determina quién cumple con los requisitos para ser aceptado. Los pasos para la selección son:

• a) Cuestionario de solicitud,

• b) Entrevista inicial,

• c) Pruebas psicotécnicas o psicométricas,

• d) Investigación de antecedentes (CV),

• e) Examen físico y

• f) Oferta de trabajo de la empresa.

4.3. Proceso de Inducción.

Es el conjunto de actividades que se realizan con el objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados en el ambiente de trabajo. Esto significa iniciar al empleado en su trabajo, para ello recibe la capacitación de la empresa o algún personero de la empresa. Para una buena inducción es recomendable proporcionar lo siguiente:

• 1. Información general sobre el trabajo

• 2. Breve información y funciones de la empresa

• 3. Presentación detallada y escrita de la empresa hacia el trabajador.

Del mismo modo, se le debe proporcionar al trabajador: El entrenamiento que se divide en: el Adiestramiento y La Capacitación y desarrollo

4.4. Evaluación del Rendimiento.

La evaluación periódica del desenvolvimiento del trabajador es muy importante; es aconsejable que se realicen u o dos por año, del mismo modo debe ser calificado por la persona inmediata superior. Para ello se deben considerar:

• 1. Calidad de trabajo

• 2. Cantidad de trabajo

• 3. Flexibilidad

• 4. Conocimiento del trabajador

• 5. Responsabilidad

• 6. Cuidado y seguridad

• 7. Actitud.

4.5. Administración de Sueldos y salarios.

El sueldo y el salario es lo que el trabajador recibe a cambio de su contribución de tiempo, esfuerzo y habilidad. La administración de sueldos y salarios es parte de la administración de personal que estudia los principios y técnicas para lograr la remuneración total que recibe un trabajador sea adecuada a la importancia del puesto, su eficiencia, sus necesidades y posibilidades de la empresa. Las bases para una adecuada administración de sueldos y salarios son los siguientes:

• 1. El Análisis del puesto,

• 2. El Análisis del personal y

• 3. La Asignación de sueldos y salarios.

La estructura del salario está referida a la cantidad a pagar, para ello se consideran:

• 1. Sueldo a cuota diaria; para trabajos individuales (Condición de mercado, Nivele salarial en mercado, Costo de vida, Estructura salarial de la empresa y poder de negociación del sindicato o individual y Valor de trabajo) y

• 2. Sueldo a destajo; es el pago al trabajador de acuerdo a su producción o trabajo.

Las obligaciones de Ley; son normas establecidas que benefician al trabajador en base a la Ley General de Trabajo, en la misma se señalan las obligaciones que tiene la empresa para con sus trabajadores, entre ellas se puede señalar: Seguridad Social, vacaciones, Beneficios y otras. Del mismo modo, el trabajador debe cumplir con sus obligaciones inherentes al trabajo, como ser:

• 1. Cumplir el horario de trabajo,

• 2. Cumplir con las normas internas del trabajo,

• 3. Justificar su ausencia,

• 4. Conservas su material de trabajo,

• 5. Demostrar buenas costumbres y otras.

Autor:

Lic. Adm. Freddy Cruz Segovia