Incidencia de los Documentos fuente en la Contabilidad y Auditoría gubernamental
Enviado por DOMINGO HERNANDEZ CELIS
- Planteamiento metodológico
- Marco teórico
- Presentación, análisis e interpretación de datos
- Resultados de la investigación
- Bibliografía
- Anexos
PRESENTACIÓN
La investigación titulada: "INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN LA CONTABILIDAD Y AUDITORIA GUBERNAMENTAL", tiene como objetivo demostrar que el uso de los documentos fuente de acuerdo con las normas establecidas por los organismos de supervisión, control y por las mismas entidades, contribuye a la optimización de los sistemas administrativos de gestión y control gubernamental.
Esta investigación es importante para las entidades del sector público nacional, porque valora la aplicación de los documentos fuente en la gestión institucional, llegando a demostrar que estos contribuyen en la eficiencia y eficacia de los sistemas de gestión del sector público, lo que conlleva a un mejoramiento continuo que incide en la prudencia y transparencia de la gestión.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en el marco de las normas de la Escuela de Post-Grado de nuestra Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos y las hipótesis planteadas, se ha desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el detalle del planteamiento metodológico aplicado y que constituye la base del trabajo de investigación: Descripción de la realidad problemática, delimitación, problemas, objetivos, hipótesis, variables e indicadores, Tipo y nivel de investigación, método y diseño de la investigación, población y muestra, Técnicas e instrumentos de recolección de datos, Técnicas de análisis y procesamiento de datos, justificación e importancia de la investigación y limitaciones
El Capítulo II, contiene el marco teórico de la investigación. Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación, la reseña histórica, la base legal de la documentación sustentatoria; el marco conceptual de las variables e indicadores y la definición de términos relacionados.
El Capítulo III, está referido a la presentación, análisis e interpretación de datos, así como la contrastación y verificación de las hipótesis del trabajo de investigación.
El Capítulo IV, se presenta las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de investigación.
CAPÍTULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO
- DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA
Las entidades del Sector Público, realizan sus transacciones patrimoniales y presupuestarias en base a tres Niveles Operacionales: Nacional, Central o Institucional y Regional. Considerando las características de las operaciones administrativas y financieras que realizan las entidades del sector público, el sistema ha delimitado áreas contables con el propósito de facilitar su registro y control. A su vez se dispone de la interrelación de sus sistemas administrativos: Sistema Nacional de Presupuesto, Sistema Nacional de Tesorería, Sistema Nacional de Control, Sistema Nacional de Crédito Público y el Sistema Nacional de Contabilidad
El Sistema Nacional de Contabilidad, a través de la Contaduría Pública de la Nación, funciona como el sistema integrador y la Contraloría General de la República como el órgano rector del control de las actividades públicas.
En relación con esta investigación, la Contaduría Pública de la Nación (CPN) ha emitido las normas respectivas, dentro de las cuales resaltan la Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad No. 010-97-EFC/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental y la Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01 que aprueba los Instructivos para desarrollar la contabilidad gubernamental en las diferentes entidades públicas.
En el mismo sentido la Contraloría General de la República (CGR) dispone del Manual de Auditoria Gubernamental para realizar el examen de las actividades públicas.
En el Instructivo No. 1 "Documentos y Libros Contables", destaca los documentos fuente del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
En este sentido, se indica que los documentos fuente del Área de Bienes lo constituyen la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa), Inventario Físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada al Almacén y Control Visible de Almacén.
En el Área de Contabilidad, tenemos a la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pecosa, Nota de Entrada al almacén y otros documentos.
En el Área de Fondos de las entidades del Sector Público, se destacan los siguientes documentos fuente: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de Abono, Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones, Valorización de obra y otros.
En el Área de Presupuesto, los documentos que sustentan operaciones contables de las áreas de bienes, servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto institucional.
El Área de Operaciones complementarias, aplica como documentos fuente las Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza y además todos los documentos que se utilizan en las áreas antes referidas.
El sistema contable gubernamental, establece que las operaciones registradas en los libros principales y auxiliares, son efectuadas mediante el sustento del documento fuente. También establece que las transacciones financieras y presupuestarias deben ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como en los libros auxiliares normados: Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro del Fondo para pagos en efectivo y otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades. Los libros y registros contables del Sistema Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos (actualmente el Sistema Integrado de Administración Financiera– SIAF), siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.
Los libros, registros y documentos fuente de las operaciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes.
Por otro lado en el proceso de la auditoria gubernamental, se aplica la evidencia documental, la que debe estar plasmada en los documentos fuente. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoria.
El Auditor siempre debe considerar la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración debe investigarse e informarse.
La experiencia profesional, me ha llevado a determinar que algunas Direcciones Generales de Administración u oficinas que hacen sus veces en los Ministerios no vienen reflejando en sus manuales de procedimientos administrativos y contables, los documentos fuente que sustentan sus operaciones. También, he tenido la oportunidad de encontrar documentos fuente con errores, borrones, correcciones en fechas, cantidades, conceptos, importes, falta de firmas y sellos y otros datos.
Asimismo los documentos fuente no vienen siendo archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo, lo que impide su fácil acceso y explotación.
Los documentos fuente no son adecuados a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales vigentes.
También las autoridades no proveen los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, que permita protegerla razonablemente contra todo riesgo (deterioro, robo, incendio, inundaciones, etc)
En el campo de la auditoria, he determinado que los auditores internos como externos en algunos casos no respaldan sus hallazgos con los documentos fuente, lo que los lleva a formular observaciones, conclusiones y hasta recomendaciones sin el sustento necesario y posteriormente merecedores de sanciones por parte de la Contraloría General de la República y el Colegio de Contadores Públicos de Lima.
El problema de los documentos fuente, se puede concluir, en la falta de conocimiento y comprensión de la incidencia que tienen los mismos en la contabilidad y auditoria gubernamental de parte de directivos, funcionarios y trabajadores, lo que hace que no observen adecuadamente las normas y los procedimientos establecidos que faciliten un adecuado manejo de estos documentos; lo que trae como corolario una administración pública deficiente, lo que origina procesos administrativos, procesos civiles y hasta denuncias penales contra este personal.
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