Incidencia de los Documentos fuente en la Contabilidad y Auditoría gubernamental (página 4)

1. IDENTIFIQUE EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA RELACIONADO DIRECTAMENTE CON LOS DOCUMENTOS FUENTE:

Se puede apreciar que el 80% no tiene dificultad para identificar que el procedimiento de auditoria que trata directamente de los documentos fuente es la REVISION DOCUMENTAL.

Debemos reconocer que en la toma de inventario, arqueo de caja, rastreo o cualquier otro procedimiento de auditoria también intervienen los documentos fuente, aunque claro no es solamente los documentos fuente los que se examinan.

Esto nos lleva a interpretar que los encuestados identifican a los documentos fuente como elementos de evidencia en el proceso de la auditoria, actividad profesional que resulta ser necesaria para confirmar la validación de las transacciones.

8. ¿CUANDO LOS DOCUMENTOS FUENTE, PUEDEN CONTRIBUIR EN LA PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS TRANSACCIONES INSTITUCIONALES ?

El 40% de los encuestados indican que los documentos fuente contribuyen con la prudencia y transparencia de las transacciones cuando dichas transacciones son propias del giro o actividad de la entidad pública; el 40% dice que la prudencia y transparencia se dará en la medida que las transacciones sean fidedignas, o sea dignas de fe; en cambio los porcentajes son pequeños para las otras opciones.

Estas respuestas pueden interpretarse, por un lado que los encuestados relacionan adecuadamente los documentos fuente con la prudencia y transparencia que debe imperar en las transacciones que realizan los responsables de las instituciones y por otro lado tácitamente se está aceptando que las operaciones que se sustentan con documentos fuente estarían siendo no propias del giro, nada prudentes ni transparentes. Y, claro que esto es una preocupación, sobre todo refiriéndonos a la moral y ética que deben tener los funcionarios y trabajadores públicos.

9. LOS DOCUMENTOS FUENTE, PUEDEN CONTRIBUIR CON LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN CUANDO:

Aquí la respuesta es contundente, el 100% de los encuestados aceptan que los documentos fuente van optimizar la gestión y el control siempre que las operaciones sean del giro o actividad y además estén sustentados con documentos fidedignos. El resto de opciones son incompletas para redondear una opinión clara sobre el tema.

1. SE PUEDE DECIR QUE DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES GUBERNAMENTALES CONSTITUYEN LOS INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES:

La respuesta es contundente, el 100% contesta que si efectivamente los documentos fuente constituyen indicadores de prudencia y transparencia de las decisiones que toman los funcionarios y trabajadores de las entidades públicas.

Pero claro, esta respuesta debemos conjugarla con la anterior, por cuanto ese indicador funcionará en la medida que las transacciones sean del giro o actividad, estén presupuestadas y autorizadas y además sustentados con documentos fuente fidedignos, es decir documentos dignos de fe.

3.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LAS HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION

El proceso de la contratación y verificación de nuestra hipótesis de trabajo se llevó a cabo en función de los objetivos propuestos.

Para el efecto hemos establecido la respectiva MATRIZ DE CONSISTENCIA que nos ha permitido llevar a cabo el MODELO DE INVESTIGACION POR OBJETIVOS, el mismo que ha consistido en partir del objetivo general de la investigación, contrastando con los objetivos específicos, lo que nos ha llevado a determinar las conclusiones parciales, para luego derivar en la conclusión final; la misma que es concordante con la hipótesis planteada al inicio del trabajo de investigación.

De acuerdo con el diseño propuesto, los anteriores conceptos, se representan gráficamente del siguiente modo:

Leyenda:

OG = Objetivo general

OE = Objetivos específicos

CP = Conclusiones parciales

CF = Conclusión final

HG = Hipótesis general

Posterior a la consecución de los objetivos específicos propuestos al inicio del proceso de la investigación, en los cuales hemos discutido, analizado e interpretado las variables en el contexto de la realidad, con la finalidad de obtener conclusiones que nos han permitido verificar y contrastar los objetivos, hipótesis y conclusiones; y luego empleando criterios de calificación, se ha obtenido, con la muestra utilizada, el resultado final que entre la hipótesis y las conclusiones hay una total relación, es decir la misma alcanza el cien por ciento (100%), de acuerdo con la calificación establecida para el efecto.

CAPÍTULO I V

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

4.1. CONCLUSIONES

4.1.1. CONCLUSION GENERAL

Los documentos fuente utilizados en las transacciones gubernamentales, constituyen indicadores de la prudencia y transparencia de las decisiones tomadas, en la medida que los mismos correspondan a las operaciones del giro o actividad, sean fidedignos, emitidos previa autorizacion y en el marco de las normas correspondientes.

4.1.2. CONCLUSIONES PARCIALES

1. El analisis de los documentos fuente en el proceso de la contabilidad gubernamental, ha hermitido determinar que dichos documentos son elementos de evidencia que permiten el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o transaccion con los datos suficiente para su analisis y utilizacion en la informacion presupuestaria, financiera, patrimonial y economica de las entidades publicas.
2. Los documentos fuente, en el marco del proceso de la auditoria gubernamental, permiten al auditor obtener la evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de las pruebas de control y procedimientos sustantivos que fundamenten razonablemente los juicos y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcion que sea objeto de la auditoria.

4.2. RECOMENDACIONES

4.2.1. RECOMENDACIÓN GENERAL

Para que los documentos fuente se constituyan en indicadores de prudencia y transparencia de las decisiones tomadas, se recomienda que los mismos sean emitidos y autorizados de acuerdo con las normas que el sistema ha establecido al respecto. Ademas se refieran a transacciones de la actividad o giro de la entidad, mediante las cuales se logran las metas, objetivos y mision institucional, de lo contrario, podrian acarrear responsabilidades y ser objeto de un proceso administrativo, civil y/o penal.

4.2.2. RECOMENDACIONES PARCIALES

1. Para que los documentos fuente, tengan la incidencia basica o fundamental en la contabilidad gubernamental, deberian establecerse un conjunto de medidas para el analisis de las operaciones desde antes de su autorizacion, señalando las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieros y/o administrativas que tienen incidencia contable, mediante metodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y confirmidad de dichas operaciones.
2. En el marco de la auditoria gubernamental, se recomienda que las entidades orienten sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno, concurrente y posterior en todas las operaciones del proceso de contabilidad que es objeto dela auditoria. Para el efecto se deberian señalar en los manuales de procedimientos las unidades o jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operación.
3. En cuanto al control previo interno, se debiera considerar los lineamientos siguientes:

• Verificacion de la correcta emision de los documentos que sustentan cada operación contable comprobando la veracidad de los datos, su exactitud y visacion de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento
• Aplicar la normatividad vigente en el analisis del contenido o naturaleza de la operación
• Constatar que los datos consignados en la operación esten debidamente respaldados con documentos sustentatorios
• Verificar la autenticidad de la informacion mediante pruebas de correccion
• Aplicar principios tecnicos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

BIBLIOGRAFÍA.

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Editorial Centro Interamericano de Asesoría Técnica.

2.- Ayala, P. (1989) Manual para aplicación de nuevo Plan Contable Gubernamental. Lima. Ediciones y Distribuciones Palma.

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4.- Congreso de la República (2000) Ley de prudencia y

transparencia fiscal. Lima. Editora Perú SA.

5.- Contraloría General de la República. (1998) Manual de Auditoría

Gubernamental. Lima: Editora Perú.

6.- Contaduría Pública de la Nación (1997) Nuevo Plan Contable

Gubernamental. Lima. Editora Perú SA.

7.- Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima: CONCYTEC

8.- Cashin, J. A., Neuwirth P.D. y Levy J.F. (1998) Manual de

Auditoria. Madrid: Mc. Graw-Hill Inc.

9.-Hernández, F. (1998) La auditoria operativa. Lima: Editorial San

Marcos SA

10.- Holmes, A.W. (1999) Auditoría. México: Unión Tipográfica Hispanoamericana.

11.- Instituto de Desarrollo Gerencial (2003) Gerencia y calidad en

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12.- Jonson, G. Y Scholes, K. (1999) Dirección Estratégica. Madrid:

Prentice may International Ltd.

13.- Ministerio de Economía y Finanzas (2001) Consulta ciudadana

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14.- Ministerio de Justicia y Culto (2002) Forum: Formas sofisticadas

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15. Pacheco, C. Y Villacorta, L. (1983). Contabilidad Gubernamental.

Lima:Edición de los autores.

16. Panez Meza, Julio. (1986) Auditoria Contemporánea. Lima: Iberoamericana de Editores SA.

17. Terry, G.R. (1995) Principios de Administración. México: Compañía Editorial Continental SA.

ANEXOS

ANEXO NR 2: ENTREVISTA

Para llevar a cabo la entrevista, se formuló la Guía de entrevista, dirigida 5 funcionarios que estaban a cargo de las jefaturas de las Oficinas públicas indicadas en la muestra del trabajo de investigación.

Para el efecto, además de los aspectos protocolares, se realizó las siguientes preguntas:

1. ¿ Cual es el cargo que ocupa en esta dependencia ?

2. ¿ Se dice que en el sector público todo esta normado, todo está escrito. En este caso, la dependencia a su cargo, dispone de documentos normativos para llevar a cabo la gestión y el control funcional ?

3. ¿ Los documentos fuente son los instrumentos que evidencian la realización de las transacciones, pero los mismos están normados a nivel general, lo que indica que cada entidad debería normarlos en forma específica. En su caso los documentos fuente que utiliza, la entidad dispone de normas específicas ?

4. ¿ La evidencia, es la fe, es la confirmación de que algo ha sucedido. Siendo así se puede decir que los documentos fuente constituyen elementos de evidencia de las transacciones institucionales ?

5.¿ Se puede aceptar que los documentos fuente permiten el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de las transacciones de la entidad ?

1. ¿ Dentro de los procedimientos de auditoria, se encuentra la revisión documental, podemos decir que la misma aporta la evidencia suficiente, competente y relevante que necesita el auditor para formular conclusiones, observaciones y recomendaciones sobre las transacciones de la entidad ?

7.¿ Los documentos fuente de las transacciones son indicadores de la prudencia y transparencia de las decisiones tomadas por los responsables de la gestión institucional ?

8. ¿ La utilización correcta y normativa de los documentos fuente de las transacciones institucionales, se puede decir que favorece la optimización de la gestión y el control gubernamental ?

9.-¿ La contabilidad se construye en base a los documentos fuente. Pero de acuerdo a su criterio de que manera contribuye la contabilidad con la gestión institucional ?

10.- ¿ La auditoria es un examen, que entre otros procedimientos, utiliza la revisión de los documentos fuente; pero de acuerdo a su criterio de que manera contribuye esta actividad profesional del Contador Público con la gestión y el control institucional ?

ANEXO NR 3: ENCUESTA

La encuesta para este trabajo de investigación se realizo con la participación de 50 trabajadores de las Oficinas de la muestra.

La respuesta fue contestada marcando una aspa (X): Las interrogantes formuladas fueron las siguientes:

1. Un documento fuente es:

Comprobante de pago ( )

Titulo valor ( )

Un documento oficial ( )

No sabe / no opina ( )

1. La naturaleza de la operación ( )

   La finalidad de la operación ( )

   Los resultados de la operación ( )

   Ninguna anterior ( )

   No sabe / no responde ( )

2. Un documento fuente, permite determinar:

   SI ( )

   NO ( )

3. ¿ Un documento fuente, permite determinar la evidencia de una transacción ?

   SUFICIENTE ( )

   COMPETENTE ( )

   RELEVANTE ( )

   NINGUNA ( )

   NO SABE / NO RESPONDE ( )

4. Se puede decir que un documento fuente proporciona evidencia:

   PRUDENCIA EN EL GASTO ( )

   TRANSPARENCIA FUNCIONAL ( )

   REALIZACION FUNCIONAL ( )

   OPORTUNIDAD FUNCIONAL ( )

   NINGUNA ANTERIOR ( )

5. La existencia de documentos fuente, en la contabilidad y/o auditoria de una entidad, es sinónimo de:

   SON EL PUNTO DE PARTIDA ( )

   SON EL PUNTO DE LLEGADA ( )

   NO PARTICIPAN ( )

   NO SABE / NO RESPONDE ( )

6. En que medida participan los documentos fuente en el proceso contable de las transacciones de una entidad:

   TOMA DE INVENTARIO ( )

   ARQUEO DE CAJA ( )

   ANALISIS NORMATIVO ( )

   RASTREO ( )

   REVISION DOCUMENTAL ( )

7. Identifique el procedimiento de auditoria relacionado directamente con los documentos fuente:

   TRANSACCIONES DEL GIRO ( )

   OPERACIONES IMPROPIAS ( )

   TRANSACCIONES FIDEDIGNAS ( )

   NUNCA HAY TRANSPARENCIA ( )

8. Cuando los documentos fuente, pueden contribuir en la prudencia y transparencia de las transacciones institucionales:

   SON FIDEDIGNOS ( )

   SON DE OPS. DEL GIRO ( )

   SON DE OPS. REALES ( )

   NO SABE / NO OPINA ( )

9. Los documentos fuente, pueden contribuir con la optimización de la gestión cuando:
10. Se puede decir que documentos fuente utilizados en las transacciones gubernamentales constituyen los indicadores de la prudencia y transparencia de las decisiones:

SI ( )

NO ( )

Autor:

Domingo Hernandez Celis

LIMA

2007