La estructura organizativa para el registro y control de triunfadores en la aldeas del Municipio Libertador

Resumen

El trabajo se enfoca en como influye el diseño de una estructura organizativa para el registro y control de triunfadores en la aldea universitaria "EB. FILOMENA DÁVILA" (nocturno) del municipio Libertador del Estado Mérida. Se caracteriza por estar fundamentado en los análisis bibliográficos de algunos autores que han estudiado sobre la estructura organizacional, tomándolos de referencia para la organización del registro y control de los triunfadores. Sin embargo para caracterizar la aladea objeto de estudio efectuando un diagnóstico inicial, por medio de la utilización del método de encuesta, como instrumento el cuestionario, con nueve preguntas cerradas tipo Likert con los indicadores, siempre, casi siempre, a veces y nunca. Los resultados arrojaron irregularidades en el control y registro de los triunfadores, observándose insuficiencia en el control de notas, constancias de estudios, documentación legal de expediente, todo lo anterior por la inexistencia de una sección administrativa a cargo de una secretaría docente que permita manejar adecuadamente estos procesos administrativos en el área de control y registro del triunfador. En tal sentido la investigadora propuso el diseño organizacional del control y registro de triunfadores para corregir las irregularidades presentadas y mejorar en el área de control, registro de los triunfadores. Por lo que recomienda crear la sección administrativa, preparar al personal y implementarlo en la aldea universitaria.

Palabras Claves: Diseño, control, registro, triunfadores.

SUMMARY

The Special Type Of Work willingly on winners' design of an organizational structure for the record and control at the university village "EB. FILOMENA DÁVILA " ( nocturne ) of the Liberating state municipality Mérida. It is characterized to be based in the bibliographic analyses of some authors that have studied on the organizational structure, taking them from reference for the organization of the record and the winners' control. However I object of study making an initial diagnosis, by means of the utilization of the method of opinion poll, like instrument the questionnaire, with nine closed questions to characterize the aladea guy Likert with the indicators, always, almost always, sometimes and never. The results threw irregularities in control and the winners' record, observándose insufficiency in the control of notes that I enable driving adequately, notes of studies, legal documentation of file, all above for the non-existence of an administrative section in charge of a teaching secretary's office these management processes in the span of control and the winner's record. The woman investigator proposed the control's organizational design and winners' record to correct the presented irregularities and to get better in the span of control, the winners' record in such sense. For what you recommend creating the administrative section, training the staff and to implement it at the university village.

Key words: Design, control, record, winners.

Introducción

El ser humano es social por naturaleza. Es inherente su tendencia a organizarse y cooperar en relaciones interdependientes. La historia de la humanidad podría trazarse a través del desarrollo de las organizaciones sociales. Las primeras organizaciones fueron la familia y pequeñas tribus nómadas; luego se establecieron las villas permanentes y las comunidades tribales. Más tarde se crearon el sistema feudal y las naciones. Esta evolución de las organizaciones se ha acelerado en los últimos años. Durante el siglo pasado se han producido cambios dramáticos en este campo. La sociedad se ha transformado de una forma predominante agraria, donde la familia, los pequeños grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes, a otra de tipo industrial, caracterizada por el surtimiento de grandes organizaciones formales.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones. En el caso de las aldeas universitarias, presentan fallas o deficiencias en el registro y control de los triunfadores, por la falta de una sección administrativa dirigida a realizar las actividades que implica esta sección, esta situación se presenta específicamente en la Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila" (Nocturno), en el municipio Libertador Estado Mérida.

De ahí que, la información está basada en las experiencias diagnosticadas durante los grados de la primera y segunda cohorte, que se han realizado en Mérida con las secciones de los Programas de Formación de Grado: Comunicación Social, Gestión Ambiental, en donde los graduandos se vieron afectados por la falta del registro y control de triunfadores, ocasionando la falta de una organización administrativa por parte de la Aldea Universitaria, en conjunto con las Coordinaciones de cada Programa de Formación de Grado de la Misión Sucre, todo esto generó constantemente retardo en el procedimiento académico e incertidumbre en el estudiantado.

Situación problémica

En la actualidad la Misión Sucre afronta problemas con el registro y control de los triunfadores, se ha venido presentado las siguientes situaciones, cada vez que al egresar un grupo de graduandos de las cohortes de cualquier Programa de Formación de Grado en el Estado Mérida, ha sido muy engorroso en cuanto a la recopilación de notas y documentos necesarios para el acto de grado, situación que ha ocasionado angustia y zozobra en los graduandos, cuya consecuencia primordial es el atraso de los actos de grados en el Estado Mérida, en virtud de que las aldeas universitarias, no cuentan con una base de datos, ni tiene un control sobre las evaluaciones de los triunfadores regulares, ni mucho menos existe un expediente del triunfador.

Es por ello que con regularizar a través de una estructura organizativa para el registro y control de triunfadores de las Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila" (Nocturno), se pueda lograr la recopilación de todos los documentos en un registro tanto físico como digital, en donde se establece o se guarden toda la información del estudiantado durante su estadía en los estudios de pregrado, por consiguiente, se les facilitará a los triunfadores de la Aldea Universitaria cuando ellos lo requieran las constancias de: notas, selección de unidades curriculares, constancia de ubicación del periodo académico, constancia de inicio y culminación de trayecto, constancia de buena conducta, igualmente para los egresados que soliciten las constancias de: récord académico, buena conducta.

Problema científico

Insuficiencia en la estructura organizativa para el registro y control de triunfadores en la Aldea Universitaria EB. Filomena Dávila (Nocturno) del Municipio Libertador Estado Mérida.

Objeto de investigación

Gestión de procesos administrativos en el registro y control.

Campo de acción

La organización para el registro y control de triunfadores en la Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado Mérida.

Objetivo de la investigación

Diseñar una estructura organizativa para el registro y control de triunfadores en la Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado Mérida.

Objetivos específicos

• Caracterizar la Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado Mérida desde el punto de vista organizacional.

• Diagnosticar la situación actual del registro y control de triunfadores en la Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado Mérida.

• Proponer la estructura organizativa para registro y control de triunfadores de la Aldea Universitaria "EB. Filomena Dávila (Nocturno)" del Municipio Libertador Estado Mérida.

• Validar la estructura organizativa para registro y control.

Justificación

La estructura organizativa para el registro y control de triunfadores es una unidad de vital importancia para la Aldea Universitaria EB. "Filomena Dávila" del Municipio Libertador Estado Mérida la cual en la actualidad no esta definida en ningún lugar la estructura organizativa propia y adecuada, pero debe ser una sección administrativa de carácter netamente técnico, de apoyo, lógicamente con base de datos con fines académicos.

Marco conceptual

Antecedentes y actualidad de la Investigación

A las puertas del tercer milenio y tras la experiencia cimentada, se concreta la vigencia del más genuino pensamiento pedagógico y universal en la conceptualización actual de la educación superior venezolana de: Universidad para todos durante toda la vida, surgida de la necesidad sentida por la dirección del país de ser estratégicamente más certeros en propiciar a los niveles requeridos de posibilidades reales, el acceso a las universidades de todos los sectores de la población, lo que conlleva a un mayor y mejor uso de las oportunidades constitucionales.

La Educación Bolivariana es un derecho humano establecido por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y una estrategia contemplada en Plan de Desarrollo de la Nación, como respuesta para saldar y atender las necesidades de la deuda social y la exclusión de un pueblo que durante cuarenta (40) años permaneció dominado por una educación tradicional y de corte imperialista, que además de no buscar el desarrollo integral del ser humano nos preparaba para la sumisión.

A los efectos de este, nace la Fundación Misión Sucre" y con ella las Aldeas Universitarias, el cual es el Plan Extraordinario Mariscal Antonio José de Sucre, denominado "Misión Sucre", es una iniciativa del Estado Venezolano es una iniciativa del Estado Venezolano y del Gobierno Bolivariano que tiene por objeto potenciar la sinergia institucional y la participación comunitaria, para garantizar el acceso a la educación universitaria a todos los bachilleres sin cupo y transformar su condición de excluidos del subsistema de educación superior.

En esta Misión se conjuga una visión de justicia social, con el carácter estratégico de la educación superior para el desarrollo humano integral sustentable, la soberanía nacional y la construcción de una sociedad democrática y participativa, para lo cual es indispensable garantizar la participación de la sociedad toda en la generación, transformación, difusión y aprovechamiento creativo de los saberes y haceres.

En este propósito se crean las aldeas universitarias de la Misión Sucre, las mismas son centros municipales de Educación Superior donde confluyen los Programas de Formación (carreras) de distintas Instituciones, compartiendo recursos académicos (profesores, consultorías, espacios de reunión y discusión, laboratorios, centros de información y documentación, centros de práctica, actividades culturales, deportivas y de producción). La Fundación Misión Sucre asume la coordinación de las Aldeas Universitarias, conjuntamente con las Instituciones de Educación Superior.

Ahora bien, estas aldeas se crean y son dirigidas por un coordinador o coordinadora, quien asume el rol de llevar adelante la aldea, estas en su comienzo presentan fuertes debilidades, funcionando en instituciones prestadas, no contando con sedes propias, con una estructura bien definida y una deficiente organización, sin embargo con ocho (8) años desde su fundación han ido mejorando, sin embargo, no han podido corregir la insuficiencia que se ha presentado desde su inicio en el registro y control de los triunfadores, es uno de los problemas que aun en la actualidad enfrentan, pudiéndose corregir si en cada aldea se asignara una sección específicamente para atender estos procesos universitarios que enmanda el registro y control de los triunfadores.

Organización y estructura organizacional

Concepto de Organización

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra que se refiere a la organización como un proceso.

"Organización para (Agustín Reyes Ponce) es la estructuración técnicas de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humano de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Para Eugenio Sisto Velasco Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.

Según Isaac Guzmán Valdivia. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

Elementos del concepto de Organización

Los elementos fueron tomados del libro de Mintzberg,[1]

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización.  Esto se refiere a que todas las actividades  y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia, agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Así, pues se puede decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social[2]

Conclusiones

Para realizar la caracterización y el proceso de formación de los coordinadores se proceso la encuesta aplicada a los seis (6) coordinadores directivos de las Aldeas Universitarias seleccionadas, la propuesta de encuesta realizada se presenta en el ANEXO1, configurándose como escala tipo Likert, es decir con varias categorías de respuesta: Siempre, algunas veces, pocas veces y nunca, integrados compuesta

La Secretaría Docente organiza, tramita y custodia los documentos generales y específicos inherentes a los procesos de formación profesional de pregrado que se realizan en las aldeas universitarias y garantiza su legalidad, acreditación y certificación documental de acuerdo a las orientaciones y requerimientos legales establecidos por las diversas instituciones universitarias que avalan los Programas de Formación de Grado.

Bibliografía

Chiavenato (1998), Estructura Organizativa. Segunda Edición, México: Editorial Mc. Graw Hill.

STEPHEN P. ROBBINS (1994). Comportamiento Organizacional Séptima Edición. PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA, S.A.

Mintzberg (1995), Las Organizaciones Eficientes. ". Ed. Ariel. Barcelona, Harper and Row Publishers, Inc. Nueva York, EE.UU.

Chiavenato (1998), Estructura Organizativa. Segunda Edición, México: Editorial Mc. Graw Hill.

Autor:

Abg. Fabiola Coromoto Santiago Laguna

[1] Mintzberg, Henry, “Diseño de organizaciones eficientes” MacGill University,

[2] Mintzberg, Henry, “Diseño de organizaciones eficientes” MacGill University, ed. El Ateneo. Pág. 6.1982