Normalización del proceso de procura de materiales y servicios del departamento de mantenimiento mecánico

INTRODUCCIÓN La ISO (International Organization for Standarization), define la normalización como una actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado. Por tanto, es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarla. El propósito que persigue esta investigación es optimizar el proceso de procura de materiales y servicios, diseñando un manual de organización con los respectivos procedimientos para realizar la gestión, para ello se efectuará un seguimiento de las actividades concernientes a la gestión de los productos requeridos por las diferentes secciones del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, esto a través del Sistema SAP utilizado por la empresa para sus operaciones.

LA EMPRESA Misión La Corporación Eléctrica Nacional S.A. (CORPOELEC) es la empresa operadora estatal encargada de la realización de las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de energía eléctrica del país. Se crea mediante decreto presidencial Nº 5.330, en julio de 2007, cuando el Presidente de la República, Hugo Rafael Chávez Frías, establece la reorganización del sector eléctrico nacional con el fin de mejorar el servicio en todo el país. Visión Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del Sistema Eléctrico Nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir con el desarrollo político, social y económico del país. Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano. LA EMPRESA

LA EMPRESA Objetivos Generar y transmitir Energía Eléctrica en forma confiable y con altos estándares de calidad. Desarrollar y construir los proyectos necesarios de acuerdo al crecimiento de la población para cubrir la demanda de Guayana y el país.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO MECÁNICO MACAGUA

EL PROBLEMA El Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de CORPOELEC se encarga de gestionar el mantenimiento de los equipos y sistemas mecanismos principales, auxiliares y taller para la producción de potencia y energía asociada, además de realizar el proceso de compra o adquisición de materiales y servicios necesarios para el equipo de trabajo. Actualmente, dicha área presenta una serie de inconvenientes, ya que no posee un registro organizado de cómo se debe realizar la gestión de procura; esto se debe a que a mediados del mes de mayo del 2012, se ha venido implementando un nuevo proceso de procura. Las unidades encargadas de esta gestión a nivel de la Corporación son las que cuentan con la información necesaria para procesarla; sin embargo su documentación es genérica y debe ser adaptada al área específica y con las necesidades particulares que presenta cada departamento. Existen otros problemas menores: Poco personal asignado en el proceso de procura, la cual solo hay dos (2) personas encargadas de dicho proceso. Asignación de tareas debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución del proceso de procura.

EL PROBLEMA Esta situación ha generado pérdida de tiempo durante la gestión para realizar una solicitud de pedido y en consecuencia demoras en la entrega del mismo, aunado a una lentitud en la resolución de problemas, extenuación para las unidades encargadas del proceso y dilación de las actividades laborales de los trabajadores en el área. De continuar con la situación planteada y si las condiciones actuales persisten, evidentemente el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua no podrá tener una organizada y eficiente gestión de procura que garantice una correcta realización de las actividades del departamento que comprende la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras. En este sentido, para tener mayor cumplimiento de los objetivos, se llevó a cabo la normalización del proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA), estableciendo métodos y procedimientos que se pueden aplicar para ejecutar el proceso de procura de una forma oportuna y eficiente

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN GENERAL Normalizar el proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA).

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Identificar las distintas unidades (departamentos) involucradas en el proceso de procura de materiales y servicios. ESPECÍFICOS Describir el procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicio del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua. Elaborar el diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura. Realizar un análisis FODA para determinar estrategias que permitan tomar decisiones conformes al plan procura. Elaborar el manual de organización del proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua.

JUSTIFICACIÓN Optimizar el proceso de procura en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de la empresa CORPOELEC Estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo y la contratación de servicios u obras. Poder trabajar eficientemente con el proceso de procura de materiales y servicios en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de CORPOELEC, la cual pueda ser accedido por los trabajadores Evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de pedido o la contratación de una obra. Construir una base de diagramas de flujos para el análisis y el mejoramiento de los procedimientos al ejecutar la gestión y conocer el funcionamiento interno.

ALCANCE (Gp:)   DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANOS EN EL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE OBRAS DE LA EMPRESA LINDSAY, C.A, UBICADA EN EL TIGRE – ESTADO ANZOÁTEGUI (Gp:) Este estudio se realizó en las instalaciones de la Corporación Eléctrica Nacional, S.A (CORPOELEC) específicamente en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua. La propuesta contempla la normalización del proceso de procura de materiales y servicios del mencionado departamento, donde a través del diseño de un manual de procedimientos se logró asentar un conjunto de procedimientos estandarizados a seguir para facilitar y agilizar el proceso de procura de materiales y servicios, y el acceso de información para quien lo desee.

DISEÑO METODOLÓGICO Población y Muestra: 67 trabajadores del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua – 2 Trabajadores encargados de la gestión de procura Diseño de la Investigación: Campo. Dado que se basó en métodos que permitieron recopilar los datos en forma directa de la realidad donde se presentaban. Tipo de Investigación: Aplicada. A través de este tipo de investigación se podrá optimizar el proceso de procura de materiales y servicios del mencionado departamento para obtener el proceso requerido cumpliendo con los estándares de calidad deseados. Descriptiva. Fue necesario conocer, describir, registrar y analizar toda la información correspondiente al proceso de procura de materiales y servicios. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos (Gp:) Revisión Bibliográfica. Observación Directa. Entrevista no Estructurada

PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO Revisión de documentaciones técnicas (relacionadas a la empresa) y teóricas relacionadas al proceso de procura, con el propósito de profundizar el conocimiento necesario y obtener la información precisa para el desarrollo del informe. Recopilación de información referente a la gestión realizada por la Unidad de procura, para poder así, analizar la gestión llevada a cabo allí. Diagnóstico de la situación actual por medio de la observación directa, para poder establecer los parámetros base que guiaron el desarrollo del estudio y que permitieron esclarecer las problemáticas existente. Establecimiento de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del proceso de procura. 5Realización de un análisis FODA de la situación actual del proceso de procura en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, el cual permite definir escenarios claros para la empresa de acuerdo a las características encontradas en el diagnostico. Elaboración de diagramas de flujo de procedimientos de la gestión del proceso de procura y su vinculación con otras áreas. Establecimiento del procedimiento interno del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua en la gestión del proceso de procura. Elaboración del manual de organización y procedimientos del proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua.

SITUACIÓN ACTUAL Unidades involucradas en el proceso de procura de materiales y servicios Coordinación Corporativa de Finanzas Unidad de Procura Regional o Local Unidad Tesorería Corporativa Unidad Fondos y Cajas Chicas Unidad Administración del Efectivo (Gp:) Unidad Administración Financiera Corporativa (Gp:) Unidad Contabilidad (Gp:) Unidad Cuentas por Pagar Corporativa, Regional o Local (Gp:) Unidad Tesorería Regional (Gp:) Unidad Finanzas Local (Gp:) Unidad Organizativa

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta cada una de los departamentos involucrados en la creación del fondo en anticipo

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta cada una de los departamentos involucrados en la creación del fondo en anticipo

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta cada una de los departamentos involucrados en la creación del fondo en anticipo

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta cada una de los departamentos involucrados en la creación del fondo en anticipo

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo del fondo en anticipo en la Coordinación Corporativa de Finanzas

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de Generación y Líder de Transmisión

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de Generación y Líder de Transmisión

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de Generación y Líder de Transmisión

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de Generación y Líder de Transmisión

SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de Generación y Líder de Transmisión

SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicios Focalizándose en la adquisición de bienes y servicios estratégicos, generando un amplio conocimiento de los Grupos de Compras en las necesidades del negocio y en el mercado de los citados bienes, servicios y obras. Asegurando todos los pasos del proceso desde la planificación hasta su ejecución, seguimiento y control, a través de los denominados Grupos de Compras (gestión de compras especializada) Elaboración de Pliegos generales estándar para los diferentes tipos de bienes y servicios. Estandarización de contratos. Gestión Integral de las Compras Clasificar los tipos de procura Minimizar los tiempos de adquisición

SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicios Compra Directa (Adquisición de Bienes y Materiales) (Gp:) En este caso, la unidad solicitante envía a la Coordinación de Procura (Adquisiciones) el informe técnico (en donde se precisa el objeto y alcance de la contratación), la estimación de costos y la planilla de solicitud de inicio de procura. Es importante señalar que la unidad usuaria debe crear la solicitud de pedido (Transacción ME51N) en el sistema SAP. Éste arroja un número de Solped el cual debe colocarse en la planilla de solicitud de inicio de procura

SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicios Una vez que Adquisiciones recibe estos documentos, la unidad usuaria debe hacerle seguimiento al proceso. Por lo general, Adquisiciones solicita el informe técnico en archivo editable, solicita aclaraciones de las especificaciones técnicas de los materiales ó repuestos y pide que el usuario evalúe las ofertas enviadas por los proveedores. Aceptadas las ofertas y especificaciones técnicas, siempre que el proveedor cumpla con los requisitos legales, técnicos y económicos; la unidad de Adquisiciones genera en el sistema SAP el pedido y lo asocia a la solicitud de pedido y le crean la entrada de actividad a dicho pedido.

SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicios Fondo en Anticipo (Bienes, Materiales y Servicios) (Gp:) Este fondo es utilizado para solventar emergencias y eventualidades que pudieran interrumpir la continuidad operativa de la Corporación Eléctrica Nacional, S.A. (CORPOELEC). El monto a pagar por factura con cargo al Fondo en Anticipo debe ser igual o menor a setecientas unidades tributarias (700 U.T), lo que equivale a un máximo de 53.200Bs con IVA. (Gp:) La Unidad Usuaria crea la solped y envía los documentos (informe técnico, estimación de costos y la planilla de solicitud de inicio de procura) a la Sub- Comisionaduría del Centro de Generación Sur. Una vez que conformen la documentación la envían al Departamento de Adquisiciones (Bienes y Materiales). Si se trata de obras y servicios envían la documentación a la Unidad de Contrataciones Región Sur. Dicha unidad se encargará de cargar en sistema SAP el pedido y de hacerle la entrada de actividad a este.

SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicios Contratación de Servicios y Obras (Gp:) Se envía la documentación (Informe técnico, estimado de costos y solicitud de inicio de procura) a Contrataciones Región Sur, unidad adscrita a la Coordinación de Procura Región Sur. Dicha unidad trabajará conjuntamente con la unidad de Consultoría Jurídica Región Sur para formalizar la documentación a ser enviada a la unidad usuaria. Esta unidad una vez que formaliza la documentación envía a la unidad la misma para que esta proceda con la administración del contrato. La unidad usuaria recibe toda la documentación. Una vez iniciado el servicio o la obra, se llena un Acta de Inicio, que hace constar el inicio de los trabajos necesarios para dar cumplimiento al objeto de esa contratación. La unidad usuaria procede a crear la solicitud de pedido en el SAP el cual debe ser liberado. Es importante señalar que se le tiene que crear la hoja de entrada de actividad a la obra o servicio, que será a su vez liberada.

SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de procura de materiales y servicios El contratista debe llevar a la Oficina de la Unidad Procesos Cuentas por Pagar de Corpoelec, la factura original y el número de la hoja de entrada de actividad de obra o servicio

SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura. Creación del Fondo en Anticipo

SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura. Manejo del Fondo en Anticipo

SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura. Manejo del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de Generación y Líder de Transmisión

SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura. Proceso de contratación

SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del proceso de procura. Proceso de contratación de servicios u obras

ANÁLISIS Y RESULTADOS Análisis de los Resultados de las Entrevistas No Estructuradas ¿Existe un registro organizado de cómo se debe realizar la gestión de procura en el departamento? (Gp:) Respuesta: En la actualidad no existe un registro organizado de cómo llevarse el proceso de procura, debido a que desde el mes de mayo del 2012 se ha venido implementando un nuevo proceso de procura, a partir de los cambios suscitados en la organización que pasó a pertenecer a un ministerio; por lo que no se cuenta con mucha información sustentada de este nuevo procedimiento. (Gp:) Respuesta: El personal entrevistado manifestó que las unidades encargadas de esta gestión a nivel de la Corporación son las que cuentan con la información necesaria para procesarla; sin embargo su documentación es genérica y debe ser adaptada al área específica y con las necesidades particulares que presenta cada departamento. ¿Existe información del proceso de procura de materiales y servicios en otras unidades?

ANÁLISIS Y RESULTADOS Análisis de los Resultados de las Entrevistas No Estructuradas Respuesta: En el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua consideran que no existe una óptima asignación de tareas debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución del proceso de procura, lo cual acarrea problemas menores que deben ser evitados para garantizar la oportuna realización de las actividades de mantenimiento, que comprende la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras. ¿Las tareas que conlleva el proceso de procura de materiales y servicios están bien definidas en el departamento? Respuesta: El personal entrevistado considera que la aplicación de un manual es necesario y oportuno en el departamento, para estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la adquisición de materiales, bienes y servicios, manejo de fondo en anticipo de bienes y la contratación de servicios u obras, esto con el fin de evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de pedido. ¿Considera necesario que se realice un manual de procedimientos que muestre de una manera práctica cada una de las actividades que debe realizar propiamente el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua para el proceso de procura?

SITUACIÓN PROPUESTA Oportunidades de cambio para la mejora de los procesos de procura para la adquisición oportuna de los diferentes dispositivos y repuestos utilizados en los mantenimientos de equipos así como en la contratación de servicios u obras

SITUACIÓN PROPUESTA Diseño de una Propuesta de Mejora Presentación: La propuesta que se plantea a continuación se encuentra conformada por las mejoras que se deben desarrollar dentro del proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (MACAGUA). Justificación de la Propuesta: Crear estrategias para optimizar la toma de decisiones de acuerdo al plan procura Estructura de la Propuesta: La propuesta está divida en dos (2) partes, una que presenta las mejoras en el proceso interno de procura y otra fundamentada en un manual de procedimientos Objetivos de la Propuesta: Garantizar mayor eficiencia en la gestión de procura de materiales y servicios en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, estandarizando el conjunto de procedimientos a seguir para un proceso efectivo de adquisición, contratación y manejo de fondo en anticipo. Normalización del proceso de procura de materiales y servicios

SITUACIÓN PROPUESTA Estructura de la Propuesta de Mejora

SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Comunicación a Nivel de Procura Realizar encuentros entre analistas del Departamento de Mantenimiento Macagua y Coordinación de Procura (Adquisiciones), para discutir las actividades del proceso de procura de materiales y servicios y conocer sus debilidades y dificultades. Dar a conocer la preferencia por parte de los solicitantes, de las partes, repuestos, y/o dispositivos críticos, en la prioridad para la atención de los pedidos según la importancia del material o de urgencia en su adquisición. Mejorar la descripción de los materiales simbolizados en el Texto de Solicitud de Pedido en el sistema SAP R/3. Realizar reuniones para dar a conocer y discutir los cambios en las normativas, internas o externas, y determinar las acciones pertinentes que permitan mantener la correcta ejecución de las actividades de procura así como estimar los tiempos asociados a estos nuevos cambios. Discutir y diligenciar las responsabilidades y obligaciones de cada actor del proceso.

SITUACIÓN PROPUESTA Encuentros entre analistas encargados del proceso de procura de materiales y servicios para discutir los resultados de la gestión medidos a través de indicadores, que permitirán establecer metas para la toma de decisiones oportunas Elaborar y evaluar por parte de los analistas de procura los siguientes indicadores propuestos: – Porcentaje de faltantes de bienes y materiales (PF) – Porcentaje de sobrantes de bienes y materiales (PS). Llevar a cabo por parte de técnicos las siguientes actividades: – Utilizar una política de almacenamiento de materiales, donde éstos estén organizados por semejanza funcional y luego por semejanza física – Revisión continua de las condiciones de los dispositivos utilizados para el manejo y manipulación de los materiales del almacén. (Gp:) Seguimiento de los Procesos

SITUACIÓN PROPUESTA Conocer los tiempos de cada una de las actividades de procura y mantenerlos actualizados. Orientar la capacitación del planificador hacia las aplicaciones del sistema SAP R/3 en la planificación de los materiales. (Gp:) Planificación

SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Niveles Óptimo de Stock Determinar, basada en las mejoras anteriores, políticas de control de inventario en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua: – Para los materiales y repuestos demandados fuera de los mantenimientos mayores, se propone el modelo básico CEP por las características de la demanda y de los tiempos de reposición. – Calcular los puntos de reorden de repuestos y equipos cambiados en las inspecciones mayores, en función de las horas equivalentes de operación de la unidad generadora. Mantener actualizadas las demandas de materiales y repuestos utilizados en los diferentes mantenimientos de los equipos. Mantener actualizados los costos de disponibilidad de materiales y repuestos. Mantener un stock de aquellos materiales críticos cuyo tiempo de reposición es considerable.

SITUACIÓN PROPUESTA Análisis FODA

SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Manual de organización del proceso de procura de materiales y servicios (Gp:) El manual de organización propuesto tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la procura de materiales y servicios en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de CORPOELEC, presentados a través de flujogramas para una mejor comprensión y visualización de las actividades inherentes a la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras.

CONCLUSIONES El proceso de procura en la empresa CORPOELEC garantiza la obtención de los materiales, servicios u obras que requieran las diferentes áreas de la empresa, y para poder cumplir con este compromiso cubren a través de diferentes unidades las necesidades de cada departamento que están constantemente consumiendo y requiriendo materiales, servicios y/o suministros según sea el caso. El proceso de procura en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua se lleva a cabo por medio de tres (3) actividades principales que involucran la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras. Cada uno de estos procesos se han visto afectados por la carencia de un registro organizado de cómo se debe realizar la gestión de procura. La carencia de un manual de procedimientos estandarizados ha influido la gestión interna del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, ya que se ha efectuado de forma genérica la gestión de procura de materiales y servicios, determinándose que los procedimientos de trabajo y lineamientos laborales no se encuentran completamente definidos y documentados.

CONCLUSIONES Se llevó a cabo un análisis FODA para conocer la situación actual del Departamento Mantenimiento Mecánico Macagua en relación al proceso de procura de materiales y servicios, planteando estrategias que permitan tomar decisiones conformes al plan procura y así controlar el flujo de bienes y materiales adquiridos así como servicios recibidos, para asegurar que siempre se cuente con lo necesario para operar dentro del departamento. La aplicación del manual de procedimientos estandarizados propuesto ofrecerá mejoras importantes, debido a que está basada en las estrategias necesarias para el Departamento Mantenimiento Mecánico Macagua, la cual permitirá incrementar el desempeño del personal en la realización de las actividades concernientes a la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras, además de favorecer el proceso de retroalimentación y aprendizaje en la organización.

RECOMENDACIONES Crear nuevos indicadores que permitan la mejora continua de los procesos de procura de materiales y servicios, tomando en cuenta los propuestos en la investigación enfocados en: Eficiencia del proceso de atención de las solpeds (EA), Eficacia del proceso de atención de las solpeds (EFA), Errores de Compras (EC), Porcentaje de faltantes de bienes y materiales (PF), Porcentaje de sobrantes de bienes y materiales (PS). Realizar un proceso de capacitación del personal con respecto a las actividades que deben realizarse en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua con respecto a la gestión de procura, con el fin de lograr una mejor compresión del proceso de adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo y contratación de servicios, asegurando que todos los procedimientos se realicen en consonancia a los objetivos estratégicos del departamento. Organizar reuniones con los analistas del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua y Departamento de Adquisiciones, para que la gestión de adquisición de bienes y materiales se realice en un período menor, debido a que en muchos de los casos las solicitudes de los clientes son de materiales o equipos indispensables para el desarrollo de sus procesos productivos, además de que se corre el riesgo de pérdida de vigencia de las ofertas de los proveedores, lo que implica un retraso y una pérdida en la eficacia del proceso.

RECOMENDACIONES Implementar las estrategias propuestas en base al modelo de mejora de los Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000; para la eficacia de las actividades relacionadas a la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras efectuadas en el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, siguiendo un conjunto de fases orientadas a la Comunicación a Nivel de Procura, Seguimiento de los Procesos de Procura, Planificación de los Recursos y Niveles Óptimos de Stock. Aplicar el manual de procedimientos propuesto para estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo de bienes, materiales y servicios, y la contratación de servicios u obras; con el fin de evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de pedido o la contratación de una obra; las cuales al ser cumplidas respetando el orden establecido, garantizarán un procedimiento efectivo y eficaz en el departamento.