Procedimiento para el registro y control de los pagos en la UCLV

La Gestión de pago constituye uno de los subprocesos que integran el proceso Gestión de recursos materiales y financieros. La sistematización de las acciones necesarias para cumplimentar los objetivos del subproceso objeto de la presente investigación se materializa a través de un procedimiento al que se ha denominado Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios.

Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios en la UCLV

Como objetivo del subproceso gestión de pago se define: emitir y controlar los pagos para la compra de productos o servicios recibidos o por recibir en la UCLV.

Las acciones de este subproceso se materializan a través de un procedimiento que se define sobre la base de la bibliografía consultada y la experiencia acumulada en la Universidad en la confección de los mismos, previo a lo que se define la estructura que estos deben presentar, acorde a las características de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, y que responda a las especificaciones de la actividad contable, lo que constituye un aporte de la presente investigación, además de la inclusión del registro contable como un punto obligatorio de todos los procedimientos que impliquen al área económica.

La estructura propuesta es la siguiente:

• 1. Introducción.

• 2. Objetivo y campo de aplicación.

• 3. Términos y definiciones.

• 4. Responsables.

• 5. Descripción de actividades.

• 6. Contabilización.

• 7. Registros e instrucciones.

• 8. Referencias

• 9. Control.

• 10. Flujograma.

No obstante existe una investigación en estos momentos denominada: Diagnóstico y plan de mejora de los manuales de organización y procedimiento de la gestión contable y financiera de la Universidad Central de Las Villas, que tiene como objetivo definir la estructura para el Manual de Procedimientos Contables de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, que aunque se basa en el contenido aquí planteado, puede implicar algunas adecuaciones asimilables por este procedimiento dada su flexibilidad.

Constituye el objetivo de la presente investigación elaborar un procedimiento que respalde la gestión de pago de bienes y servicios en la UCLV, al que se denomina Procedimiento para el registro y control de los pagos de bienes y servicios.

Este procedimiento organiza unos de los principales subprocesos del proceso de Gestión de recursos materiales y financieros, por el alto volumen de pagos que se realizan en el centro, tómese en consideración que el presupuesto de gastos de bienes y servicios de la Universidad Central para el año 2013 es de $56, 155,200.56 (cincuenta y seis millones ciento cincuenta y cinco mil doscientos pesos con 56/100) y genera pagos en divisa que exceden los 500,000 CUC.

A continuación se detallan los pasos del procedimiento elaborado.

Introducción

Los pagos en la UCLV se originan por solicitud de las áreas o centro de costo universitario con autoridad reconocida para realizar esta función: a través de la Dirección de Aseguramiento Técnico Material (ATM) para las compras, única área autorizada para solicitar el pago por dicho concepto a la Dirección de Contabilidad y Finanzas (DCF), por su parte la solicitud de pago por servicios se presenta a la DCF por cualquier área autorizada.

Los pagos de bienes (compras) y servicios se realizan a través de pagos anticipados, cuando se trata de una prefactura u oferta, o por una compra concluida, en el caso que se ofertan los productos o servicios a través de un crédito con la entidad proveedora. Dentro de estas modalidades se destaca en forma diferenciada el pago a personas naturales, pues se ha concebido y aprobado un procedimiento particular para esta modalidad, por la incidencia e importancia de la misma en el desarrollo de la actividad universitaria. También se diferencia el tratamiento de los pagos automáticos, tal es el caso de la Empresa Eléctrica, ETECSA, gas manufacturado, y Acueducto y alcantarillado.

• Objetivo y Campo de aplicación.

Este procedimiento tiene como objetivo describir el proceso de pago de bienes y servicios en la UCLV. Su alcance incluye los grupos de Medios Materiales, Contabilidad y Finanzas, de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, desde que se recibe la documentación primaria hasta que se confecciona el expediente de pago, y se realizan conciliaciones internas y con empresas.

• Términos y Definiciones.

Conciliación: Proceso administrativo en el que las partes identifica sus diferencias y pactan sus posibles soluciones.

Gestión de Pago: Proceso mediante el cual se acometen actividades que permitan la liquidación de las cuentas por pagar.

Instrumento de pago: Documento que acredita el pago, puede ser cheque o transferencia bancaria.

• Responsable.

Es responsabilidad del Vicerrector que atiende la esfera económica asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en su área de competencia.

El Director de Contabilidad y Finanzas es responsable del control, revisión y autorización de los pagos.

Los Jefes de Grupo implicados son responsables de:

Grupo de Medios Materiales garantiza que la documentación primaria del procedimiento cumpla con todos los requerimientos establecidos.

Grupo de Contabilidad responde por contabilización de las operaciones y la emisión de la solicitud de pago.

Grupo de Finanzas vela por que exista disponibilidad financiera para los pagos y la emisión de los instrumentos de pago.

Técnicos o especialistas en gestión económica, son responsables de la contabilización y confección del instrumento de pago, además de verificar los aspectos siguientes: revisa si la recepción coincide con la factura, si la factura tiene las dos monedas y como es la forma de pago, si tiene el cuño de la empresa y las firmas del proveedor, transportista y cliente, así como la firma del que aprueba la compra, números y nombres de las cuentas bancarias en ambas monedas.

Descripción de actividades

El procedimiento para la gestión de pago se estructura en cuatro actividades fundamentales:

• Solicitud del pago.

• Elaboración del Instrumento de pago.

• Registro y conformación del expediente de pago.

• Conciliaciones internas y con empresas.

Estas cuatro actividades a su vez transitan por tareas que se describen a continuación:

• Solicitud de Pago. Se emiten solicitudes de pagos por cada uno de los tipos de pagos definidos

• Solicitud de pago por compra realizada.

• ATM entrega solicitud de pago al Grupo de Medios Materiales acompañada de los documentos necesarios para que se coteje, realice el informe de recepción y confirme el pago; dichos documentos son: factura con el número de contrato, esta debe estar firmada por el Director de ATM como constancia de su aprobación y de la existencia del contrato actualizado, e informe de recepción a ciegas (Anexo 3).

• En el Grupo de Contabilidad se revisan los documentos y la contabilización para elaborar la Constancia para la emisión de instrumento de pago (Anexo 4), la que debe estar firmada por el técnico que la confecciona, y por quien revisa (jefe de grupo).

• Solicitud de pago anticipado por compra.

• ATM entrega a Contabilidad pre-factura con el número de contrato, esta debe estar firmada por el Director de ATM como constancia de su aprobación y de la existencia del contrato actualizado.

• Contabilidad revisa los documentos y elabora la Constancia para la emisión de instrumento de pago, la que debe estar firmada por el técnico que la confecciona, y por quien revisa (jefe de grupo).

• Solicitud de pago por servicio recibido.

• Se entrega en la Dirección de Contabilidad y Finanzas la factura y carta de solicitud de servicio firmada por el presidente del Comité de compra acreditado o reconocido por resolución rectoral, para ser autorizado el pago del servicio recibido.

• El Director de Contabilidad y Finanzas verifica la existencia en regla del contrato y firma la factura como evidencia de la autorización del pago.

• En el Grupo de Contabilidad se revisan los documentos, se contabiliza y se elabora la Constancia para la Emisión de Instrumento de pago, la que debe estar firmada por el técnico que la confecciona, y por quien la revisa (el jefe de grupo).

• Solicitud de pago anticipado por servicio

• Se entrega en la Dirección de Contabilidad y Finanzas: pre-facturas y carta de solicitud de servicio firmada por el presidente del comité de compra acreditado o reconocido por Resolución Rectoral, para ser autorizado el pago anticipado del servicio.

• El Director de Contabilidad y Finanzas verifica la existencia en regla del contrato y firma la factura como evidencia de la autorización del pago.

• En el Grupo de Contabilidad se revisan los documentos, se contabiliza y se elabora la Constancia para la Emisión de Instrumento de pago, la que debe estar firmada por quien la confecciona y por quien la revisa (el jefe de grupo).

• Pago automático.

• Se recibe del banco en el Grupo de Contabilidad el estado de cuenta donde aparecen los pagos automáticos.

• Se elabora el informe de recepción y se registra la cuenta por pagar.

• Cuando se recibe la factura se comprueba con el estado de cuenta, y se elimina la cuneta por pagar, si existen diferencia se procede a reclamar la misma

• Solicitud de pago a personas naturales. Existe un procedimiento particular para los pagos a cuenta propia.

• Las solicitudes de pagos se presentan al Comité de gastos universitarios para su aprobación mediante el modelo TCP 001(Anexo 6) Solicitud de compra de productos o servicio.

• Una vez aprobada la acción en el Comité, se elabora el modelo TCP 002- Carta de solicitud de pago por compra de productos o servicios a trabajadores por cuenta propia que acompañado por la factura o prefectura con todos los requisitos formales establecidos por las indicaciones de la DCF, y un vale de el pago menor si el pago es menos de $500.00 y se hace en efectivo.

• Si es una compra de productos se presenta a la Dirección de ATM y si es servicio se presenta a la Dirección de Contabilidad y Finanzas.

• Elaboración del Instrumento de Pago

• La Constancia de emisión de instrumento de pago cuando ampara una compra, se entrega en la Dirección, para su autorización por el director, cuando se trata de un servicio se entrega directamente el Grupo de Finanzas.

• En el Grupo de Finanzas se elabora el instrumento de pago. Cuando es en CUC se verifica la disponibilidad financiera, ya sea para las Áreas de Resultado Administrativas, Áreas Captadoras y por Asignaciones Nominalizadas No Presupuestadas.

• El instrumento de pago se presenta para ser firmado a las personas autorizadas según resolución rectoral.

• El instrumento de pago firmado regresa al Grupo de Finanzas para la entrada al sistema contable Assets.

• Se actualizan los registros de entrega de instrumento de pago y la disponibilidad financiera.

• Registro y conformación del expediente de pago

• El Grupo de Finanzas entrega la documentación primaria al Grupo de Contabilidad, se confirma el pago y confecciona el expediente de pago:

Solicitud de pago por compra realizada: los documentos que conforman el expediente de pago son el informe de recepción y la factura.

• Solicitud de pago anticipado por compra: Se entrega en ATM la factura para realizar la recepción a ciegas.

• Con la factura el Grupo de Medios Materiales realiza el informe de recepción y lo entrega a Contabilidad.

• El Grupo de Contabilidad confirma el pago y conforma el expediente de pago con la factura e informe de recepción.

• Solicitud de pago anticipado por servicio: Se entrega la factura al Grupo de Contabilidad, se realiza el informe de recepción, confirma el pago y conforma el expediente de pago.

• Conciliaciones internas y con empresas

• Las conciliaciones internas se hacen según plan de trabajo mensual de los grupos implicados:

• Conciliación de la Disponibilidad en CUC entre el Grupo de Contabilidad (según lo registrado en el sistema Assets) con el Grupo de Finanzas (según disponibilidad financiera sistema Money) con periodicidad mensual.

• Conciliación de la Información entre el Grupo de Contabilidad y el Colegio de Formación Básica.

• Conciliación de Cuentas por pagar y Anticipos internamente en la Dirección de Contabilidad y Finanzas.

• Conciliación de Cuentas por pagar y Anticipos con Aseguramiento Técnico Material (ATM).

• Conciliación de Cuentas por pagar y Anticipos con el Grupo Medios Materiales y Finanzas.

• Las conciliaciones con empresas se deben realizar al menos trimestralmente, a través del modelo previamente establecido, y según el plan de trabajo mensual de los grupos implicados. Con las empresas que realizan cobros automáticos, se concilia mensualmente.

Contabilización

Asiento contable para el pago anticipado a suministradores:

Asiento contable de la recepción por compra de productos

Asiento contable del pago de la factura

Asiento contable de la recepción y pago de servicios.

Asiento contable del gasto por cobro automático y la afectación de la cuenta de banco.

Registros e Instrucciones

• Sistemas computacionales, Money y Assets.

• Registro de entrada de documentos a la Dirección de Contabilidad y Finanzas. Su objetivo es relacionar todos los documentos que entran y salen a la oficina del director. (Anexo 7). Se emite con carácter mensual.

• Registro de Cheques emitidos en divisa y moneda nacional. Su objetivo es relacionar todos los cheques que se llevan a la firma de la persona autorizada, así como su devolución un vez firmados al Grupo de Finanzas. (Anexo 8)

• Registro de facturas enviadas a Finanzas. Este registro lo emite el Grupo de Contabilidad para relacionar los documentos recibidos del Grupo de Medios Materiales con el objetivo de solicitar el pago, así como la entrega de estos con la Constancia para la emisión de instrumentos de pagos a la Dirección y el grupo de Finanzas (Anexo 9)

• Instrucción de personas autorizadas para firmas. Cada año se aprueba por resolución las personas autorizadas para solicitar pagos en CUP y CUC.

Referencias

Los documentos que se utilizan para la conformación del pago son:

• Factura: la factura debe tener plasmada la referencia de la solicitud de compra, fuente de financiamiento, uso y destino de los productos comprados, centro de gasto al que se cargarán los productos comprados aclarado en la solicitud de compra, verificando siempre su disponibilidad.

• Prefactura: debe tener plasmada la referencia de la solicitud de compra, fuente de financiamiento, uso y destino de los productos comprados, centro de gasto al que se cargarán los productos comprados aclarado en la solicitud de compra, verificando siempre su disponibilidad.

• Informe de recepción: debe tener la firma del jefe de almacén, firma del técnico de Medios Materiales, firma de quien contabiliza, y firma del funcionario facultado para autorizar el pago

• Constancia de emisión de instrumento de pago: debe tener plasmada la firma de quien lo confecciona, revisa y autoriza el pago y el destino final del pago.

• Expediente de pago: los documentos que conforman el expediente de pago se mencionan en las actividades del procedimiento según el motivo de la solicitud de pago.

Control

Entre los componentes de la resolución 60/2011 de la Contraloría General de La República, se encuentra el de Gestión y Prevención de Riesgos, donde se establecen las bases para la identificación y análisis de los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Estos pueden ser clasificados por procesos, actividades y operaciones. Después de identificar, evaluar y cuantificar los riesgos la máxima dirección de las áreas, con la participación de los trabajadores, realizaron un diagnóstico y determinan los objetivos de control.

De acuerdo con los riesgos identificados en función de los objetivos de control determinados y las medidas o acciones de control necesarias, se elaboró el plan de prevención de riesgos, el que se actualiza y analiza periódicamente. Este se estructura por áreas o actividades, en su elaboración se identifican los riesgos, posibles manifestaciones negativas; medidas a aplicar; responsables; ejecutante y fecha de cumplimiento de las medidas.

A continuación se presenta el plan de prevención de riesgo para el subproceso Gestión de Pago.