En la introducción suele haber una exposición breve del tema central, el "qué" del informe, la explicación de sus objetivos principales, la concreción de los destinatarios, el anuncio de la organización o plan general, y una enumeración de los criterios que se han utilizado para elaborar el análisis. Si se considera necesario, pueden explicarse en la introducción las razones o causas de su elaboración, el método utilizado para tomar los datos del informe, el contexto en el que este debe incluirse, la importancia del tema, las limitaciones del informe, las fuentes de la información y la definición de conceptos clave para comprender los resultados o las conclusiones del informe (esto sucede a veces en informes con un contenido muy especializado).
Si el informe es muy extenso, pueden incluirse agradecimientos a personas o entidades que han dado apoyo a la elaboración del informe o que han colaborado, aportando datos e información. Cuando la introducción es muy breve, por ejemplo, si consta de dos o tres párrafos, no hace falta poner título. Si es más larga, en cambio, es mejor indicar que se trata de la introducción.
El texto de la introducción debe ser muy conciso, pero al mismo tiempo debe resultar atrayente, para que el lector se sienta motivado en la lectura.
Los anexos
Recogen material pertinente para comprender el informe. Suponen un apoyo a la información que se ha aportado en el texto. Los materiales que se aporten deben presentarse de la forma que más fácil de comprender por parte del destinatario. En los anexos se incluyen tablas, gráficos (de barras, circulares, de líneas, de áreas) y pictogramas.
El sumario
Una vez terminada la elaboración de los anexos, y como una de las últimas etapas en la redacción del informe, hay que redactar el sumario. El sumario es el resumen informativo donde se reseñan, condensados, los elementos esenciales del informe. El sumario sería como la miniatura del informe. Sus funciones son: dar una visión general del contenido, facilitando lo esencial del mismo; extractar lo que será mejor retenido, pensando en aquellas personas que no lean la totalidad del informe; y mostrar al lector dónde se sitúan, dentro del conjunto del informe, cada una de sus partes fundamentales. El sumario debe contener:
- el título del informe y su fecha
- el tema
- su finalidad
- su ámbito
- los criterios empleados
- los resultados y recomendaciones, ordenadas de mayor a menor prioridad (optativo)
- su importancia
- su carácter confidencial o no
- el código o número de referencia para su identificación
Elaborar un buen sumario puede ser difícil porque supone tener que condensar lo que a veces se ha explicado en muchas más páginas. Normalmente se afirma que un buen sumario no debe exceder el 10% de la totalidad del texto de un informe. En la actualidad se tiende a reducir este porcentaje al 5%.
Si los informes son extensos, suelen tener al inicio una tabla o índice de contenidos, que se redacta al final.
Ya hemos dicho que los informes, de todo tipo, deben ser claros, exactos, precisos y concisos. En cuanto a las pautas generales para su redacción, hay que señalar que suelen ser textos muy impersonales (la impersonalización se consigue mediante el uso sistemático de la voz pasiva y de las nominalizaciones, y de elementos léxicos generalizadores que no apunten a una persona concreta que es el sujeto de la redacción) y con una estructura muy pautada.
Aunque normalmente no aparezca un sujeto concreto, a veces veréis que en algunos informes aparece una valoración personal (podéis acudir al ejemplo de informe del bloque correspondiente en catalán), especialmente en textos muy técnicos en los que se ha pedido una valoración de un experto, y en los que este experto la manifiesta (entonces puede aparecer un "yo" sujeto o una cierta modalización, sobretodo en las recomendaciones o en las conclusiones). No son textos expresivos, en el sentido de que no se busca el adorno ni lo accesorio, ni el deleite en su lectura (lo cual no significa que tengan que estar mal escritos; tienen que ser fundamentalmente claros y deben ser fácilmente comprensibles), sino que son textos muy funcionales y con unos objetivos muy delimitados.
CARTAS
La carta y su redacción
Creer que escribir una carta es cosa sencilla está muy lejos de la realidad. Si tenemos presente que ha de ser clara, pulcra, breve, concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que la cosa no es tan fácil. No cabe duda de que una carta que reúna los requisitos descritos puede calificarse entre los géneros literarios más difíciles.
La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional comversador, hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo". Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender. Pecaremos contra la sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar que, si nos valemos de artificios y afectaciones, la carta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.
Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si metódicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en la que se excluirán cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos, afables y comedidos.
Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime oportuno. Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa…
Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree: "… puedes creerme que me ha sido completamente imposible escribirte. Ya sabes las muchas ocupaciones que tengo…"
Normas para la redacción de cartas
1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
3ª. Tener presente:
– Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".
– Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en plural. Ejemplo: Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un colectivo" en singular. Sobre todo, después de haber escrito algunos párrafos.
– Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre todo, si la comunicación es extensa.
La carta descubre nuestra personalidad
Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos, hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen errores ortográficos ni sintácticos.
Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser significativos para el lector.Si estos elementos los escogemos con cuidado y sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía resultará estupenda.
- Cronogramas
El cronograma es una herramienta que es opcional si se quiere saber las actividades que se deben realizar para el montaje de su negocio y para saber el tiempo gastado.
Ejemplo:
– Las visitas a la cámara de comercio
– La búsqueda de inversionistas
– La adquisición de insumos
ABREVIACIÓN O ABREVIATURA
Abreviatura es la representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras o sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. En principio, cualquier palabra puede ser abreviada (salvo, claro está, las que tienen ya una forma propia reducida), de ahí que suela distinguirse entre abreviaturas «personales», las que cualquier hablante particular genera para uso propio en su escritura privada, y «convencionales», que son aquellas reconocidas y empleadas comúnmente por los usuarios de una lengua.
Dentro de las abreviaturas convencionales, unas son de uso general y otras se utilizan en contextos particulares, como es el caso, por ejemplo, de las abreviaturas que un autor emplea dentro de un libro y que deben recogerse al principio o al final de la obra en una lista explicativa. Para ver la lista de abreviaturas convencionales de uso general, consulte el apéndice 2.
La abreviatura ha de ser eficaz y, por este motivo, debe suprimir al menos dos letras de la palabra abreviada, aunque haya ejemplos difundidos en que solo se elimina una: vid. por vide ("véase").
El uso de las abreviaturas convencionales no es libre, sino que está limitado a ciertos contextos y sometido a ciertas reglas; así, en general, no pueden utilizarse las abreviaturas en cualquier lugar del texto: *De repente, miré a la dcha. y los vi juntos. Las abreviaturas de tratamientos solo deben emplearse cuando anteceden al nombre propio (Sr. González, D.ª Juana, etc.). Tampoco es apropiado escribir una cantidad con letras seguida de la abreviatura del concepto cuantificado: *veinte cts. por veinte centavos, *cinco pts. por cinco pesetas.
Ejemplos: atte. /atentamente Comte. /comandante Ge /germanio
REGLAS GENERALES
1.-En principio, cualquier palabra puede ser abreviada (salvo, claro está, las que tienen ya una forma propia reducida), de ahí que suela distinguirse entre abreviaturas «personales», las que cualquier hablante particular genera para uso propio en su escritura privada, y «convencionales», que son aquellas reconocidas y empleadas comúnmente por los usuarios de una lengua.
2.-Dentro de las abreviaturas convencionales, unas son de uso general y otras se utilizan en contextos particulares, como es el caso, por ejemplo, de las abreviaturas que un autor emplea dentro de un libro y que deben recogerse al principio o al final de la obra en una lista explicativa.
3.- La abreviatura ha de ser eficaz y, por este motivo, debe suprimir al menos dos letras de la palabra abreviada, aunque haya ejemplos difundidos en que solo se elimina una: vid. por vide (`véase').
4.-El uso de las abreviaturas convencionales no es libre, sino que está limitado a ciertos contextos y sometido a ciertas reglas; así, en general, no pueden utilizarse las abreviaturas en cualquier lugar del texto: *De repente, miré a la dcha. y los vi juntos.
5.-Las abreviaturas de tratamientos solo deben emplearse cuando anteceden al nombre propio (Sr. González, D.ª Juana, etc.). Tampoco es apropiado escribir una cantidad con letras seguida de la abreviatura del concepto cuantificado: *veinte cts. por veinte centavos, *cinco pts. por cinco pesetas.
MÉTODOS DE FORMACIÓN DE ABREVIATURAS
Son dos los procedimientos para formar abreviaturas:
a) Por truncamiento, esto es, por eliminación de las letras o sílabas finales de una palabra: cód. por código, art. por artículo. En este caso, nunca deben terminar en vocal: pról., y no *pró. ni *prólo., como abreviatura de prólogo.
b) Por contracción, esto es, eliminando letras centrales de la palabra y dejando solo las sílabas o letras más representativas: dpto. o depto. por departamento, cfr. por cónfer, admr. por administrador. Dentro de las abreviaturas formadas por contracción, están las que presentan la letra o letras finales voladas: n.o por número, af.mo por afectísimo.
PLURAL DE LAS ABREVIATURAS
Según sea su método de obtención, las abreviaturas forman el plural de los modos siguientes :
a) Si se obtuvieron por truncamiento, se añade una -s final: págs. por páginas.
Constituye una excepción el plural de las abreviaturas cent. (centavo, centésimo) y cént. (céntimo), que es cts. y no *cents. ni *cénts. En caso de truncamiento máximo, esto es, en abreviaturas formadas por una sola letra, el plural se expresa duplicando dicha letra: ss. por siguientes, vv. por versos, FF. AA. por Fuerzas Armadas, EE. UU. por Estados Unidos.
b) Si se obtuvieron por contracción, se aplican las reglas generales de formación del plural, ya que la abreviatura mantiene las últimas letras de la palabra abreviada. De este modo, se añade al final de la abreviatura la marca de plural que corresponda según su terminación: -s para las terminadas en vocal y -es para las terminadas en consonante: dptos. o deptos. por departamentos, admones. por administraciones.
Como excepción, Vd. y Ud. (usted) forman su plural en -s: Vds., Uds. (ustedes). También constituye una excepción el plural de la abreviatura pta., que es pts. (pesetas), aunque se usa frecuentemente la forma regular ptas.
El plural de las abreviaturas con letras voladas debe representarse con este mismo tipo de letras: n.os por números, af.mos por afectísimos.
GÉNERO DE LAS ABREVIATURAS
1.-Cuando se abrevia una palabra de doble terminación, una para cada género, el femenino se forma, si el masculino termina en vocal, sustituyendo la -o final por una -a: Lcda. por licenciada (masc. Lcdo.); si el masculino termina en consonante, se añade una a, volada o no; no obstante, hay abreviaturas que sirven tanto para el masculino como para el femenino: Lic. (licenciado o licenciada), izq. (izquierdo o izquierda).
2.-Cuando se añade una a volada, esta puede escribirse subrayada o sin subrayar: D.a o D.a por doña.
3.-Existe una pequeña diferencia en la formación del femenino de las abreviaturas, cuando el masculino termina en consonante, según haya sido su método de obtención:
a) Las abreviaturas obtenidas por truncamiento forman el femenino mediante la adición de una a volada. Ejemplos: Dir. para el masculino director y Dir.ª, Dir.a para el femenino directora (y no *Dira.).
En muchos países de América es frecuente que el femenino de estas abreviaturas se escriba con a no volada, por lo que es posible encontrar formas como Profa., en lugar de Prof.ª, Prof.a, para el femenino profesora. Ello se debe a la dificultad que en las máquinas de escribir tradicionales suponía la introducción de las letras voladas.
Aunque son válidas ambas formas, se recomiendan, por razones de unidad, las que llevan la a volada.
b) Las abreviaturas obtenidas por contracción admiten las tres posibilidades especificadas anteriormente para la formación del femenino: Sr. para el masculino señor, y Sra., Sr.a o Sr.a para el femenino señora; Dr. para el masculino doctor, y Dra., Dr.a o Dr.a para el femenino doctora.
ORTOGRAFÍA DE LAS ABREVIATURAS
Para la correcta escritura de las abreviaturas han de tenerse en cuenta, además, los aspectos siguientes :
a) Las abreviaturas mantienen la tilde en caso de incluir en su forma la sílaba que la lleva en la palabra desarrollada: mín. por mínimo, pág. por página, admón. por administración, C.ía por compañía.
b) Por regla general, las abreviaturas se escriben con mayúscula o minúscula según corresponde a la palabra o expresión que se abrevia.
Así, deben escribirse con mayúscula las abreviaturas de aquellos nombres que se escriben con mayúscula cuando se desarrollan: Bs. As. por Buenos Aires, JJ. OO. por Juegos Olímpicos, mientras que las abreviaturas de nombres comunes se escriben normalmente con minúscula: pág. por página, c. e. por correo electrónico (salvo, naturalmente, si van después de punto o al principio de un enunciado).
No obstante, existen numerosas excepciones, y así, siempre se escriben con inicial mayúscula las abreviaturas de fórmulas de tratamiento, incluso aquellas que se escriben con minúscula cuando se desarrollan: S. S. por Su Santidad, S. M. por Su Majestad, S. A. R. por Su Alteza Real, Ilmo. por Ilustrísimo, Excmo. por Excelentísimo, Ud. por usted, Sr. por señor, D. por don.
También, por tradición, se escriben con inicial mayúscula las abreviaturas de algunos nombres comunes: P. V. P. por precio de venta al público, D. L. por depósito lega.
Existen también usos dobles, en los que es posible el empleo indistinto de mayúscula o minúscula: P. O. y p. o., abreviaturas de por orden; P. A. y p. a., abreviaturas de por autorización; Q. D. G. y q. D. g., abreviaturas de que Dios guarde.
c) Cuando la abreviatura corresponde a una expresión compleja o a una estructura oracional, se separan mediante un espacio las letras que representan abreviadamente cada una de las palabras que integran dicha expresión, a diferencia de las siglas, que nunca se escriben con blancos de separación entre las letras que las componen. Ejemplo: P. V. P. por precio de venta al público, b. l. m. por besa la mano.
Cuando las abreviaturas van precedidas de una cifra, se escriben separadas de esta por un espacio: 15 págs. Sin embargo, las abreviaturas referidas al vuelto y recto de un folio se escriben pegadas al número correspondiente. Ejemplo: 15v.º, 15r.º.
d) Se escribe siempre punto detrás de las abreviaturas, hecho que las distingue de los otros tipos de abreviaciones, que se escriben sin punto.
No obstante, existen algunas excepciones:
las abreviaturas en que el punto se sustituye por la barra: c/ por calle, c/c por cuenta corriente, d/f por días fecha, d/v por días vista (como se ve por los ejemplos, no debe dejarse espacio entre las letras y la barra; si la abreviatura se compone de dos letras, el segundo elemento tampoco lleva punto, salvo que se trate del que marca el final del enunciado); y las abreviaturas que se escriben entre paréntesis, que también se escriben sin punto: (a) por alias.
Tanto en abreviaturas representadas con letras como con números (caso de los numerales ordinales), antes de la letra volada se escribe siempre punto: Sr.a, 1.º, 3.er.
Si la abreviatura coincide con final de oración o de párrafo, el punto de la abreviatura ocupa el lugar del punto final, es decir, solo se escribirá un punto y no dos: Compré todo lo necesario para la cena: solomillos, patatas, cebollas, etc.
Los otros signos de puntuación (coma, punto y coma, puntos suspensivos, interrogación, etc.) deben escribirse tras el punto de la abreviatura. Así pues, si tras una abreviatura hay puntos suspensivos, se escriben cuatro puntos: Algunas abreviaturas con tilde son pág., cód., admón….
e) Las abreviaturas nunca deben dividirse mediante guión de final de línea: *ad- / món.
f) Cuando la abreviatura es compleja, es decir, cuando se compone de más de un elemento, no deben separarse estos en líneas diferentes: *p. / ej., como tampoco deben aparecer en renglones diferentes la abreviatura y el término del que esta depende: *15 / págs., *Sr. / Pérez.
g) Una abreviatura nunca debe quedar como único componente de una línea de texto; en esos casos, debe escribirse la palabra completa: *En las librerías se venden libros, carpetas, bolígrafos, / etc. Debe ser: En las librerías se venden libros, carpetas, bolígrafos, / etcétera.
Cuando se lee una abreviatura, ha de desarrollarse toda la palabra o expresión abreviadas. La lectura de una abreviatura, al igual que la de un símbolo, debe restablecer todas las letras eliminadas en su representación gráfica. Las abreviaturas y los símbolos son, en este sentido, un fenómeno puramente gráfico.
Las abreviaturas que corresponden a fórmulas fijas abrevian todas y cada una de las palabras que las integran, incluso artículos, preposiciones o conjunciones: s. e. u o. por salvo error u omisión, q. e. p. d. por que en paz descanse.
Las abreviaciones de las unidades de medida (m, km, g, l, etc.) son símbolos, no abreviaturas.
Abreviaturas convencionales
Muchas abreviaturas tienen una forma convencional tan extendida que su uso es casi universal. En este tipo de abreviaturas, es importante fijarse en las letras de las que constan (por ejemplo, "Av." o "Avda.") y en la forma en que se escriben (en mayúsculas o en minúsculas; singular o plural; con o sin punto).
Éstos son algunos ejemplos de abreviaturas convencionales:)
- antes de Cristo: a. C.
- Anno Dómini: A. D.
- administración: admón.
- etcétera: etc.
Las abreviaturas de los ordinales también siguen un convenio normalizado: se escribe el numeral correspondiente y luego se añade la terminación en forma volada (en función de que la palabra termine en "-er" o "-a" o "-o").
- primero: 1.º
- segunda: 2.ª
- tercer: 3.er
- vigésimo quinto: 25.º
Acrónimos
Se llama acrónimo a la palabra que se forma a partir de las letras iniciales de un nombre compuesto y a veces por más letras, pero que suele ajustarse a las reglas fonológicas de la lengua española, por ejemplo, SIDA por síndrome de inmunodeficiencia adquirida, o radar por radio-detection and ranging. Hay organizaciones que suelen adoptar un nombre cuya abreviatura o acrónimo indica a qué se dedica, como, por ejemplo, Sonimag, nombre de una exposición dedicada al sonido y a la imagen.
La palabra acrónimo designa, por un lado, el término formado por la unión de elementos de dos o más palabras, constituido normalmente por el principio de la primera y el final de la segunda o, también, por otras combinaciones. Ejemplos: teleñeco, de televisión y muñeco; docudrama, de documental dramático; módem, de modulación y demodulación; Mercosur, de Mercado Común del Sur; Pemex, de Petróleos Mexicanos; Inserso, de Instituto Nacional de Servicios Sociales.
Por otro lado, también se llama acrónimo a la sigla que se pronuncia como una palabra: OTAN, ovni, sida.
Debido a su forma pronunciable, es muy frecuente que los acrónimos, tras una primera fase en que aparecen escritos con mayúsculas por su condición de siglas (OVNI, SIDA), acaben por incorporarse al léxico común del idioma y se escriban, por ello, con letras minúsculas (ovni, sida), salvo, naturalmente, cuando se trata de nombres o denominaciones que exigen su escritura con inicial mayúscula (Unesco, Unicef).
DIFERENCIACIÓN ENTRE ABREVIATURAS Y SIGLAS (O ACRÓNIMOS)
Unas y otras sirven para abreviar lo que se escribe; pero la abreviatura se lee traduciendo lo escrito por lo que en ello se representa (así, Sr. se lee forzosamente "señor", [EE. UU. se lee "Estados Unidos"]), mientras que la sigla no se traduce, sino que se lee tal como está escrita [bien como una palabra como en el caso de APA o BOE, bien deletreándola como en ISBN].
Las abreviaturas no son más que formas acortadas en la escritura; las siglas son verdaderas palabras usadas tanto en la escritura como en el habla.
Las abreviaturas y las siglas se diferencian también en su escritura:
a) Las abreviaturas siempre se escriben con punto (pág., s., apdo.),
b) Las siglas y acrónimos se escriben mayoritarimente sin punto (APA, ONU);
c) las abreviaturas tienen plural (págs., ss., apdos., VV. AA.), las siglas son invariables (las ONG, las APA); las abreviaturas conservan la tilde en la misma letra que lleva la tilde en la palabra que representan (pág., admón.), las siglas nunca llevan tilde, etc.
Ejercicios
Escribe las abreviaturas de medidas con minúscula y sin punto.
centímetro
kilómetro
centigramo
metro
mililitro
milímetro
decímetro
litro
hectárea
III.- Escribe las abreviaturas de las siguientes palabras.
sábado _________ julio _________
diciembre _______ mililitro _________
febrero _________ kilómetro _______
kilogramo _______ metro _________
lunes _________ centímetro ______
viernes _________ decilitro ________
Autor:
María Batista
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