Diseño del sistema de costos basado en actividades (ABC) para la Universidad NCCA de Colombia (página 2)

AMENAZAS

• Las Universidades del sector ofrezcan precios más favorables a la comunidad estudiantil.

• La no implementación del sistema de costos ABC por resistencia al cambio en las organizaciones.

Con la implementación del sistema de costos ABC, se tiene más exactitud en los costos en que incurre la Institución, al mismo tiempo con este sistema las directivas pueden consultar la información requerida en tiempo real y actualizada, con esto se fortalecerán las debilidades actuales.

En si las amenazas no son las otras Instituciones del sector, la mayor amenaza es la resistencia al cambio del sistema de costeo tradicional al ABC, por miedo a fracasar en el funcionamiento de sus actividades, con el sistema ABC se puede lograr un mejor posicionamiento a nivel de Universidades de la ciudad y porque no del País.

6.5 DIFERENCIAS ENTRE LOS SISTEMAS DE COSTOS ABC Y TRADICIONAL

Fuente: autoras

6.6 IMPORTANCIA DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE COSTOS ABC EN LA UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

Un sistema de contabilidad de costos es el principal medio de información en una empresa, es aquel que suministra un informe útil para ayudar a los ejecutivos a tomar decisiones y así lograr los objetivos establecidos en la organización.

Agrupa y mide las actividades con el fin de hacer una revisión de la eficiencia y manejo de las mismas.

Implementa herramientas que ayudan a optimizar las actividades por áreas de responsabilidad.

Un sistema de contabilidad de costos, permite tener información confiable en tiempo real.

Medir el costo de producir, desarrollar, vender y distribuir productos o servicios.

Motivar a las Universidades con la confianza en la homogeneidad de los datos.

6.7 ETAPAS PRINCIPALES EN EL DISEÑO DE COSTOS ABC PARA LA UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

Los centros de costos son una unidad de la organización que es responsable por todos sus costos y gastos en los que incurre para el desarrollo de todas sus actividades; revisa constantemente sus metas y controla las operaciones de su centro con miras de alcanzar sus objetivos.

ETAPA I: Identificar las principales actividades de la Institución.

ETAPA II: Identificar los diferentes centros de costos necesarios para el manejo del sistema de costos ABC de la Universidad INCCA de Colombia.

ETAPA III: Determinar las bases de distribución en cada centro de costos.

ETAPA IV: Fuentes de información para la distribución de los centros de costos.

ETAPA V: Determinación de los costos en la Universidad INCCA de Colombia.

6.7.1 Etapa I: Se identificaron las principales actividades que realiza la institución las cuales son: Docencia, Investigación y Proyección Social.

6.7.2 Etapa II: Identificación de los centros de costos. Para la identificación de los centros de costos deben hacerse una relación de los servicios básicos y otros gastos en que incurre la Institución para su buen funcionamiento y en ellos se acumulan la mayoría de los costos directos relacionados con el servicio que presta la Universidad, tales como:

Agua

Energía eléctrica.

Teléfono

Internet

Servicio de vigilancia

Servicio de aseo

Arrendamientos de planta física

Otros arrendamientos

Depreciaciones

Impuesto predial

Impuestos municipales

Transporte

Teniendo en cuenta la estructura orgánica de la Universidad seguirían en su orden los centros administrativos y de servicios generales; y de ellos dependen otras áreas.

6.7.3 Etapa III: determinar las bases de distribución en cada centro de costos.

CENTRO DE COSTO DE RECTORIA

CENTRO DE COSTO VICERRECTORIA GENERAL

CENTO DE COSTOS DE VICERRECTORIA ACADEMICA

CENTRO DE COSTOS FACULTAD DE CIENCIAS PEDAGOGICAS, HUMANAS Y SOCIALES.

CENTRO DE COSTOS FACULTAD DE INGENIERIAS, ADMINISTRACION Y CIENCIAS BASICAS.

CENTRO DE COSTOS FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y DEL ESTADO.

CENTRO DE COSTOS FACULTAD UNIDAD DE POSTGRADOS, INVESTIGACION Y EDUCACION CONTINUADA.

CENTRO DE COSTOS UNIDADES ESPECIALES DE DOCENCIA.

CENTRO DE COSTOS DIRECCION DE MEDIO UNIVERSITARIO.

CENTRO DE COSTOS UNIDAD DE APOYO UNIVERSITARIO.

VICERRECTORIA GENERAL

1- Dirección de Registro

• Registro Académico

2- Dirección Unidad de Tecnología

• Desarrollo

• Redes y Telecomunicaciones

• Soporte Tecnológico

• Sistema Integral de Multimedios

• Salas de Computo

• Laboratorio Mantenimiento

3- Dirección Administrativa y Financiera

• Tesorería

• Créditos

• Control Financiero Presupuestal

• Control Ejecución Presupuestal

• Compras

• Contabilidad

• Servicios Generales

• Inventarios Generales

4- Dirección de Recursos Humanos

• Servicios al Personal

• Nomina

• Administrativa

• Académica

• Control Docente

• Archivo

5- Oficina de Admisiones y Mercadeo

• Selección y Admisiones

• Imagen Institucional

• Ventas de Convenios y Programas Académicos

VICERRECTORIA ACADEMICA

1- Facultad de Ciencias Pedagógicas Humanas y Sociales.

• Departamento de Estudios Generales

• Programa de Psicologías

• Laboratorio Psicológico

• Consultorio Psicológico

• Programa de Cultura Física y Deportes

• Programa de Música

• Programa de Licenciatura en Educación Preescolar

• Programa de Licenciatura Educación Básica, Énfasis en Humanidades, Lengua Castellana e Ingles

• Laboratorio de Idiomas

2- Facultad de Ingenierías Administración y Ciencias Básicas

• Departamento de Matemáticas y Física

• Laboratorios

• Programa de Ingeniería Industrial

• Programa de Ingeniería de Sistemas

• Programa de Ingeniería Mecánica

• Programa Ingeniería de Alimentos

• Programa Ingeniería Electrónica

• Programa Administración de Empresas

• Programa de Contaduría Publica

• Programa de Biología

• Departamento Biociencias Quimica-Ecociencias

• Laboratorios

3- Facultad de Ciencias Jurídicas y del Estado

• Programa de Derecho

• Consultorio Jurídico

• Centro de Conciliación

• Centro de Investigación

4- Unidad de Postgrados, Investigación y Educación Continuada

• Oficina de Postgrados

• Programas de Especialización

• Programas de Maestría

• Oficina de Investigación

• Centros de Investigación

• Oficina de Educación Continuada

5- Unidades Especiales de Docencia

• Colegio Jaime Quijano Caballero

• Unidad de Programas Técnicos

• Unidad de Programas Tecnológicos

• Programa Tecnología Agroindustrial

• Programa Tecnología en Informática

• Programa en Tecnología y Comunicaciones

• Programa Tecnología en Gestión Administrativa

6- Dirección de Medio Universitario

• Extensión Artística Cultural y Deportiva

• Arraigo Universitario

• Consejería Psicológica

• Oferta laboral

• Servicios de Salud

• Apiterapia

• Consultorio Médico

• Consultorio Odontológico

7- Unidad de apoyo Universitario

• Calidad, Autoevaluación Institucional y Académica

• Programación Académica

• Graduados, Observatorio Laboral

• Biblioteca Central

• Responsabilidad Social y Convenios Académicos

• Publicaciones

8- Unidades Especiales de Rectoría

• Diseño Grafico

• Unidad Editorial

• Unidad de Proyectos Especiales-UPE

• Senado Académico

• Consejo de Investigación

• Relaciones Internacionales

• Auditoría Interna

• Comité de Planeación

• Junta Administradora

• Secretaria General

• Oficina Jurídica

• Revisoría Fiscal

6.7.4 Etapa IV: Fuentes de información para la distribución de los centros de costos.

Bases de distribución. Los driver o inductores deben ser distribuidos con un criterio de aplicación y asignación objetiva y razonable de los costos, que indica cómo se distribuyen los recursos a las áreas de responsabilidad, de qué manera se distribuyen los costos de las áreas de responsabilidad a las actividades y finalmente como se distribuyen estas a los objetos de costos.

Distribución de los recursos hacia las actividades y objetos de costeo (servicios)

Fuente: autoras

7.1 RELACIÓN DE CENTROS DE COSTOS Y SUS BASES DE DISTRIBUCIÓN

Fuente: autoras

En este cuadro se determinan los drivers o inductores que se deben aplicar a cada uno de los costos indirectos relacionados, considerando que son los más adecuados para costear de forma más exacta y confiable la distribución de los mismos.

7.2 RELACION DE LOS COSTOS INDIRCTOS DE LA VICE-RECTORIA GENERAL Y SUS BASES DE DISTRIBUCION O INDUCTORES

Fuente: autoras

En los costos indirectos de la vice-rectoría general se toman como inductores el número de personas que laboran en cada una de las dependencias de este centro de costos, con esto se pretende determinar el costo de las actividades y cuantas personas realizan actividades relacionadas con los estudiantes, así se puede hallar el costo indirecto que se le va a trasladar a cada uno de los programas académicos.

7.3 COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS VICE-RECTORIA ACADEMICA

Fuente: autoras

Los costos directos e indirectos de la vice-rectoría académica, considerando como directos los relacionados con las horas clases que se le dictan a los estudiantes e indirectos a todas las demás actividades que realiza este centro de costos en procura de brindar un buen servicio a la comunidad Incaica (estudiantes).

Fuente: autoras

ETAPA V:

Determinación de los costos en la universidad INCCA de Colombia

A continuación se presenta la distribución de los costos indirectos que se van acumulado de las diferentes áreas de responsabilidad empezando por la Rectoría, para luego cargarlos a los diferentes programas.

Los costos acumulados en cada programa se dividen en el número de alumnos para conocer el valor de este y saber cuál de los programas es más rentable para la Universidad.

Paso seguido se muestra la forma de distribuir los costos mediante los sistemas de costeo tradicional y ABC, en los cuales se podrá observar que de un sistema a otro la rentabilidad por programa académico varia ya que la forma de asignar los costos indirectos es diferente, por el sistema tradicional se toma el valor total de los costos indirectos y se divide en el número de estudiantes y por el sistema ABC se asignan por porcentajes estimados.

TABLA No 1 DISTRIBUCION DE LOS COSTOS

Fuente: autoras

Se realizó un cálculo estimado de cuanto pueden ser los costos indirectos en que incurre la universidad durante un semestre, de este valor se le hizo una asignación porcentual a los centros de costos de la Rectoría, Vice – rectoría General y Vice – rectoría Académica de acuerdo al número de actividades que cada una de ellas realiza y que están relacionadas con el estudiante.

Seguidamente se tomo cada Facultad teniendo en cuenta el número de programas y áreas de responsabilidad que tiene cada una de ellas, esa cantidad se represento en porcentajes que fueron aplicados al valor de la Vice -rectoría Académica obteniendo los valores que aparecen en la parte inferior de la tabla para así obtener el valor a asignar a cada programa o área de responsabilidad.

De acuerdo a la distribución anterior se toma el valor de los gastos de la Rectoría y vice-rectoría General, se dividen en los siete sub-centros, que componen la Vice-rectoría Académica, (se le asigno un mayor valor a la facultad de ingenierías, administración y ciencias contables por tener mas programas que otros sub-centros), además se hace un estimado de cuanto le correspondería al programa de contaduría de los otros costos indirectos en que incurre la Universidad.

Los Costos Directos son el valor cancelado a los profesores de planta y de cátedra del programa de Contaduría Pública en Pregrado y Especializaciones.

Se estimaron estos porcentajes de acuerdo al número de actividades relacionadas con cada concepto, se estimo que las actividades realizadas para planta consumen más recursos que las demás áreas de responsabilidad relacionadas en este cuadro.

En esta tabla se realizó un estimado de las horas dictadas por los docentes de cátedra y planta, también el número de alumnos del programa de contaduría pública en pregrado y especializaciones y el valor cancelado de la matricula de estos.

Se multiplico el valor pagado a los profesores de planta durante el semestre, lo mismo se hizo con las horas cátedra, luego se toma el total de los costos indirectos y se divide en el número total de alumnos del programa, obteniendo así una tasa o valor, que luego se multiplica por el número de alumnos de pregrado y especialización.

Se suman los costos directos e indirectos y el resultado se le restan a los ingresos del semestre, la diferencia se divide por el costo total, obteniendo así un porcentaje de rentabilidad y el costo definitivo por alumno.

Se distribuyen los costos indirectos de acuerdo a los porcentajes de la tabla No 3, los totales se dividen en la base de asignación que son el número de horas planta, cátedra, alumnos y horas clase en que los alumnos utilizan estos recursos obteniendo así la base de asignación para obtener el costo por unidad.

Se toman los totales de la Base de Asignación de costos indirectos de la tabla 6 por ítems y se multiplica por el numero de alumnos de pregrado y especialización cada uno, se le suman los costos directos, se obtiene el total que se le restan al precio del servicio y la diferencia se divide en el valor de los costos totales para obtener la rentabilidad y el costo por alumno de pregrado y especializaciones por el sistema de costos ABC.

Conclusiones

Los costos ABC garantizan el análisis a nivel de actividades permitiendo así la adecuada determinación de los costos de los diferentes programas académicos, así como el análisis y medición de eficiencia y control de los recursos de la institución.

Con el modelo ABC en la Universidad INCCA de Colombia se obtiene el margen de rentabilidad por programa.

El sistema de costos ABC permite a la Universidad INCCA de Colombia una visión amplia de los costos, mejorando la planeación y administración de los productos y recursos que maneja la institución.

El sistema de costos por actividades es una herramienta que permite obtener información confiable para la toma de decisiones y la creación de estrategias en el mejoramiento continuo de la institución.

El sistema ABC en la Universidad INCCA de Colombia, reconoce todas las actividades realizadas dentro de las Vice-rectoría General y Académica de la Institución, determina cuánto cuesta realizar cada una de ellas y asigna las mismas a los servicios en la medida que este lo requiera.

Mediante el análisis y observación del manejo de los servicios de la Vice – rectoría General y Académica de la Institución, es posible diseñar un sistema de costos por actividades, con el cual se pueden lograr importantes indicadores para la toma de decisiones, permitiendo medir la performance de las mismas.

Recomendaciones

El modelo diseñado no es un sistema de costos basado en actividades puro, ya que existen actividades que deben ser modeladas en base a datos inexistentes hasta el momento o mediante grandes estudios de tiempos no rentables. Estos puntos de mejora serán optimizados mediante el uso del mismo sistema, retroalimentándose hasta posibilitar la correcta implementación del modelado en todas las actividades.

Este modelo de costos es susceptible de mejoras futuras, que lo tornen más preciso.

Sugerimos que para una mayor exactitud en los costos sean incluidos los de la dirección del medio universitario en la vice-rectoría académica, ya que existe una vinculación directa con los estudiantes y los costos del área de control docente sean incluidos en la vice-rectoría general por su directa relación con recursos humanos.

Bibliografía

AMAYA GARCÍA, Hilda Rosa. Metodología para la instrumentación del sistema de costos. Monte de Oca: Sede Universitaria Hermanos Saiz, 2009. 12 p.

AGUIRRE FLOREZ, José Gabriel. Sistema de Costeo. Bogotá: Universidad Jorge Tadeo Lozano, 2004. 6p.

BERRIO GUZMAN, Deysi y CASTRILLÓN CIFUENTES, Jaime. Costos para gerenciar organizaciones manufactureras, comerciales y de servicios. Barranquilla: Ed. Uninorte, 2008. 198 p.

CUERVO TAFUR, Joaquín y OSORIO AGUDELO, Jair Albeiro. costeo basado en actividades ABC. Bogotá: Ed. Kimpres Ltda, 2006. 241 p.

MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología: Guía para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas, contables y administrativas. Bogotá: McGraw-Hill, 1999. 295 p.

MORILLO MORENO, Marisela Coromoto. Diseño de sistemas de costeo. Bogotá: Ed. Ediciones Unidas, 2008.423 p.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION. Trabajos escritos: Presentación y referencias bibliográficas. Bogotá: ICONTEC, 2005. 250 p.

RAYNAUD, Delaval Gerardo. Cartilla para la elaboración de proyectos de investigación. Cúcuta: Universidad Francisco de Paula Santander. División Educación a Distancia, 1999. 114 p.

CIBERGRAFÍA

http://www.edutecne.utn.edu.ar/PPI-CAI/ppi2004.pdf

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/fin/estudios.htm

http://www.monografias.com/trabajos69/diseno-metodologia-costeo-actividades-abc/diseno-metodologia-costeo-actividades-abc2.shtml

Anexo

ANEXO 1. UBICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

Nota: Este mapa fue tomado como referencia a la fecha mayo 20 de 2011

ANEXO 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA

DEDICATORIAS

A mis amados, madre Teresa Romero, hijo Juan David Urrego Contreras y esposo Ramón Elías Duque, por ser el motor de mi vida y darme fuerzas para culminar con éxito esta etapa de superación personal, por su comprensión y constante apoyo durante estos cinco años de esfuerzos para lograr mi mayor sueño: ser profesional.

Nilsa Esther Contreras Romero.

A mi hijo Brehiner Yesid Hernández Araque por ser mi más grande motivo de superación, a mis padres: Marcos Galvis y María Concepción Araque por apoyarme moralmente e inculcarme valores tan fundamentales que me han servido para culminar este gran peldaño en mi vida profesional.

JACQUELINE ARAQUE

AGRADECIMIENTOS

A nuestro padre Celestial, por darnos la fortaleza, sabiduría, amor y paciencia para poder superar los obstáculos encontrados a lo largo de este camino, logrando culminar con éxito nuestra carrera.

A los docentes que fueron nuestra guía en este aprendizaje, por transmitirnos sus conocimientos y en especial a nuestro Director de programa Doctor Nelson Hurtado Penagos, al Doctor Jaime Alberto Castellanos Chavarro y el Doctor Jairo Milciades Moscoso Fonseca, por su asesoramiento en el desarrollo de este trabajo.

NILSA ESTHER CONTRERAS ROMERO

JACQUELINE ARAQUE

Trabajo de grado para optar al título de Contador Público

Autor:

GRUPO DE INVESTIGACION – COSEM –

Jacqueline Araque

Nilsa Esther Contreras Romero

Asesor:

JAIME ALBERTO CASTELLANOS CHAVARRO

CONTADOR PÚBLICO

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIA ADMINISTRACION Y CIENCIAS BÁSICAS

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

BOGOTÁ

2011

[1] /trabajos15/abc-costos/abc-costos.shtml