Son innegables las ventajas que ofrece la elaboración de dicho manual. Entre ellas se cuentan que es un medio informativo muy valioso para todos los integrantes de una organización, ya que en él se delimita la autoridad y la responsabilidad de cada participante.
Ventajas que Brindan los Presupuestos.
1. Motivan a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.
2. Propician que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.
3. Incrementan la participación de los diferentes niveles de la organización, cuando existe motivación adecuada.
4. Obligan a mantener un archivo de datos históricos controlables.
5. Facilitan a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.
6. Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.
7. Obligan a realizar un autoanálisis periódico.
8. Facilitan el control administrativo.
9. Son un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.
10. Ayudan a lograr mayor efectividad y eficiencia en las operaciones.
Todas las ventajas mencionadas ayudan a lograr una adecuada planeación y control en las empresas.
Limitaciones de los Presupuestos.
Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborado o durante su ejecución.
Están basados es estimaciones: esta limitación obliga a que la administración trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que estemos manejando.
Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan; esto significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera se perdería su sentido.
Su ejecución no es automática: necesitamos hacer que el elemento humano de la organización comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son ellos, ya que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración: uno de los problemas más graves que provocan el fracaso de las herramientas administrativas, es creer que por si solas pueden llevar al éxito. Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.
Toma tiempo y costo preparlos.
No se deben esperar resultados demasiado pronto.26
Presupuesto de Materiales.
Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materiales. Para elaborarlo es necesario hacer antes ese mismo presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar en términos generales, cuantas unidades de materiales se requerirán a lo largo del ejercicio.
Existen materiales que en la fábrica, son susceptibles de una predeterminación particular, debido a su importancia dentro de la producción, y otros por ser de poco valor y numerosos, no es fácil su estimación en unidades como materiales individuales. A estos se les debe considerar en conjunto, fijándoles un inventario razonable, para evitar posibles interrupciones de la producción o acumulaciones innecesarias de existencias.
Una vez que se ha determinado la cantidad de materiales que se necesitan para la producción presupuestada, y basados en los inventarios finales adecuados, obtenidos, se estará en disposición de estimar el presupuesto de compras, así, se tendría:
Obtenidas las compras anuales, se hace la predeterminación de las compras que corresponden a cada uno de los meses del período, con base en el presupuesto de producción para cada uno de los meses, ajustándose a los inventarios base, de acuerdo con los máximos y mínimos de cada tipo de material.
En el presupuesto de compras se señalan las fechas en que se deberán recibir los materiales, dichas fechas deberán ir acordes con las necesidades de producción.27
Los beneficios del presupuesto de requerimientos de materiales son que:
a) Indica las necesidades de materia prima para determinado periodo presupuestal, evitandose así cuellos de botella en la producción por falta de abastecimiento.
b) Genera información para compras, lo que permite a este departamento planear sus actividades.
c) Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima.
d) Ejerce el control administrativo respecto a la eficiencia con que se maneja la materia prima.
El gerente de compras es responsable del presupuesto de su área, ya que con el presupuesto de requerimientos de materia prima preparado anteriormente, junto con las políticas de inventario que se establezcan para cada materia prima, se determinará el número de unidades y el tiemp en el que habrán de llevarse a cabo las compras y el costo en que se incurrirá al realizar dichas operaciones, que será la cantidad de cada materia prima que se comprará por el precio estándar al que se planea adquirir.28
Aplicación de Materiales en la Producción.
El departamento de producción (o también llamado departamento de ingeniería) es el encargado de la manufactura del bien que la empresa produce, y para tal fin, utiliza los materiales que previamente ha solicitado al departamento de Almacén, y es responsable también de su correcta utilización en el proceso productivo.
Esta es la última fase del ciclo de los materiales, pues es en este departamento en donde se concentran los esfuerzos de los demás departamentos integrantes de la organización para que se pueda llevar a cabo la función de producción.
Cuando el departamento de producción necesita algún tipo de material, envía una requisición de material al almacén.
Esta es una orden por escrito para que el almacenista entregue determinados materiales especificados, para uso de los departamentos de fabricación. Habitualmente la extiende un empleado del departamento de producción, pero puede hacerlo también cualquier jefe de departamento autorizado para ello.
Los datos que deben aparecer en una requisición de almacén son: fecha, número de la requisición, número de la cuenta que ha de acreditarse, la cuenta de detalle que ha de cargarse, la cantidad y clase del material pedido, lugar de entrega, costo unitario, firma de la persona que autoriza la requisición y la firma de la persona que recibe el material.
La requisición de almacén debe extenderse por duplicado, enviando ambas copias al almacenista, quien entrega el material y obtiene un recibo. El recibo usualmente se extiende en el duplicado, que conserva el almacenista. El original se envía al encargado del libro mayor de almacén que computa el costo del material y hace los asientos necesarios en las tarjetas de existencia.
Posterior a esto, se envía dicho recibo al departamento de costos que acumulará las requisiciones para cada proceso.
Debe hacerse una requisición por separado por cada una de las cuentas subsidiarias o de registro detallado que han de cargarse y por cada cuenta de control que ha de acreditarse. Este procedimiento permite clasificar las requisiciones individuales como parte de un proceso de recopilación. Es recomendable algunas veces que aparezca solamente una partida en cada requisición.29
Análisis del Flujo de los Materiales en una Empresa Constructora
Control interno.
Concepto de control interno.
Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformados.
El control interno es el sistema de protección a los activos de la empresa mediante la coordinación de los departamentos involucrados en la adquisición, registro, resguardo físico y utilización de los materiales, con el fin de proporcionar salvaguarda a los activos, robos, daños o cualquier situación que pudiera perjudicar la optimización de los materiales.
Principios del Control Interno.
Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.
El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no de revisión.
La base de valuación de inventarios será constante y consistente.
Objetivos del Control Interno.
1. Prevenir fraudes de inventarios.
2. Descubrir robos y substracciones de inventarios.
3. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios.
4. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
5. . Proteger y salvaguardar los inventarios.
6. Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios.
7. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios.
Bases del Control Interno
1. Control contable de inventarios.
2. Autorización de compra, producción y venta de inventarios.
3. Inventarios físicos periódicos.
Control contable de inventarios, mediante el establecimiento del sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas, almacén, costo de ventas y ventas. La cuenta de almacén, tiene el carácter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para clase de artículo, formando el auxiliar de almacén con tarjetas, hojas sueltas, disco o cinta magnética, donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de artículo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, ahora bien, la suma de saldos de las subcuentas del auxiliar de almacén, será igual al saldo global de la cuenta de mayor "Almacén", cualquier discrepancia se investiga y corrige.
En el departamento de almacén, se llevará control en unidades tanto de entradas como de salidas y existencias para clase de artículo.
La fuente de información para el registro tanto en contabilidad, como en el departamento de almacén, deberá ser distinto, de tal forma que las facturas de compra, pedido de compras y notas de entrada al almacén, (que estarán numeradas progresivamente), servirán a la contabilidad para los cargos a la cuenta de almacén; las notas de remisión del proveedor servirán para anotar las entradas en unidades del departamento de almacén.
Para los créditos o abonos en contabilidad, se tomarán las copias de facturas de venta y copias de las notas de salida de almacén; para anotar las salidas de unidades en el departamento de almacén, se tomarán las notas firmadas de salidas de almacén, así como las notas de entrega o embarque, todas ellas numeradas progresivamente.
Autorización de compra, producción y venta de inventarios.
El control de entradas, será controlado por las compras y producción; el control de salidas, será el control de las ventas; luego entonces, para el control de compras se requiere:
a) Pedido de compra al proveedor (requisitada).
b) Orden de compra (requisitada).
c) Orden de producción (requisitada).
d) Recepción de unidades por el almacenista.
e) Nota de entrada al almacén (requisitada).
f) Nota de remisión del proveedor.
g) Factura del proveedor.
h) Registro de compras.
Para el control de ventas se requiere:
a) Pedido del cliente (requisitado).
b) Orden de entrega ú
c) Orden de embarque.
d) Nota de remisión de venta.
e) Factura de venta.
f) Registro de ventas.
Todas las operaciones de compra, producción y venta deberán sujetarse a rutinas que asegure la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las operaciones estarán autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados designados para ello.
Inventarios físicos periódicos, para descubrir errores, irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparación del inventario físico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor "Almacén".
La forma del inventario físico se sujetará a instrucciones por escrito según "instructivo", observando indicaciones, tales como:
a) El recuento sea ordenado.
b) El recuento se hará periódicamente.
c) De preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor.
d) El recuento se hará con personal que conozcan las mercancías.
e) Se calificará el estado de conservación y antigüedad.
Al departamento de almacén, solo tendrán acceso el personal de dicho almacén, quien deberá estar afianzado; resulta práctico asegurar el inventario con una compañía aseguradora, contra robo e incendio; también se tomarán medidas para el cierre absoluto de bodegas en horas y días no laborables, y la vigilancia efectiva de veladores y guardianes.
El recuento físico del inventario, deberá compararse con el máximo o mínimo que indican las tarjetas del auxiliar de almacén, para poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.[5]
Flujo de los materiales.
El flujo de los materiales dentro de una empresa del giro de la construcción constituye un ciclo, que tiene el origen en el departamento de producción o ingeniería, pasando por los departamentos de compras, finanzas, almacén y finalmente producción.
Este ciclo es un flujo constante de materiales en el que los departamentos involucrados deben contribuir con su mejor esfuerzo, es una interrelación departamental, que bien aplicada, contribuye a mejorar la posición competitiva de la empresa.
Dentro de este proceso, la administración de materiales juega un papel muy importante, pues proporciona el control y la pauta que debe seguirse en el desarrollo del proceso mismo, para evitar rezagos en alguna de las etapas que los departamentos integran.
Como se mencionó, el flujo de los materiales tiene su origen en el departamento de producción al solicitar materiales al almacén. Este departamento debe proporcionar al departamento de producción los materiales solicitados, siempre que se presente una requisición de materiales debidamente requisitada y autorizada por el responsable, que puede ser el administrador de materiales, o superintendente.
Es obligación también del departamento de almacén registrar las entradas de materiales por los materiales que se compren y las salidas por surtir las requisiciones de materiales recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de la requisición de materiales.
Si el departamento de almacén no tiene el material que solicitó producción, envía una solicitud del material al departamento de compras, detallando todas las especificaciones del material requerido.
El departamento de compras es responsable de la adquisición de materiales al precio neto más bajo y según las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos. El departamento de compras también es responsable por la planeación de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de producción debido a escasez de materiales.
Cuando se produce un retraso en el programa de avance, la mayoría de las veces la responsabilidad recae en el departamento de compras, pues una de sus responsabilidades es proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, para esto debe elegir de entre los proveedores, aquél que satisfaga los requerimientos de tiempo, calidad y precio, según las circunstancias.
Una compra se inicia con el recibo de la requisición de compra, que emite el departamento de compras. Este documento lo prepara una persona que tiene autorización para comprar materiales o suministros.
La requisición de compra indica la cantidad de cada artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un determinado proveedor.
La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se envía el vendedor, es una autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los términos estipulados y en la fecha y lugar convenidos.[6]
Antes de preparar la orden de compra y se ha recibido la solicitud de material, es conveniente contactar a varios proveedores del material para conocer los datos del proveedor como son los tiempos de entrega, precios, condiciones, calidad y especificaciones del material entre otros datos, que le servirán para preparar un análisis comparativo.
Esto le servirá al comprador para analizar las cualidades de los proveedores contactados y poder tener más abierto el campo de decisión para elegir una de las alternativas con base en un fundamento objetivo.
Para operar con eficiencia, el departamento de compras debe contar con informes completos de las fuentes de abastecimiento, registro de cotizaciones recibidas, tarifas de fletes y precios del mercado de los materiales necesarios en el negocio. En las empresas de menor tamaño, sin embargo, podrá no existir una organización independiente de compras, en cuyo caso las funciones de la gente de compras estarán combinadas con otras obligaciones en la persona de algún miembro, o de varios, en la organización.[7]
Preparada la orden de compra, revisada y con todas las firmas pertinentes se envía al proveedor elegido, así también se envían copias de la orden de compra colocada a los siguientes departamentos:
1. Almacén, para notificar que se realizó el pedido.
2. Recepción e inspección, para notificar la fecha de llegada del pedido.
3. Finanzas, para la programación del pago.
4. Archivo consecutivo.
Es conveniente llevar un consecutivo de órdenes de compra colocadas, esto puede servir para futuras aclaraciones con el proveedor, para que al momento que llegue el material comprobar lo real contra lo pedido; para conocer el número de pedidos realizados en el mes, entre otras.
Cuando llega el material, el responsable de recibirlo es el departamento de recepción e inspección. Este recibe el pedido, lo inspeciona y prepara el formato de guía de recepción.
De este documento también se preparan varias copias, para repartir a los siguientes departamentos:
Contabilidad, para corroborar las cantidades recibidas y las detalladas en la factura.
Almacén, para registro y resguardo físico de los materiales.
Compras, para informar el estado y cantidad de los materiales.
Archivo consecutivo.
Posterior a la recepción de los materiales se procede al almacenamiento de estos, siendo responsabilidad del almacén.
El almacenista o algún responsable del almacén deben asentar los registros en las tarjetas de almacén por las entradas de materiales.
Almacenados y registrados los materiales, el almacén está en disposición de surtir la requisición de materiales que el departamento de producción envió para su abastecimiento.
Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro de una empresa constructora. En algunas compañías el ciclo puede ser más grande debido a que se incorpora un departamento más, que podría ser el de planeación de materiales; pero esto depende del tamaño de la organización.
Flujogramas de Movilización de los Materiales entre los Departamentos.
Los flujogramas de movilización de materiales dentro de la empresa son representaciones gráficas del ciclo del flujo de los materiales, en los que se detallan las etapas con su respectivo documento que sirve de soporte del movimiento del material entre los departamentos.
Estos pueden presentarse por medio de cuadros unidos mediante líneas, o un simple listado en que se incluyen los departamentos y los documentos que estos emiten a los demás departamentos involucrados.
Los flujogramas de materiales son de gran utilidad en los departamentos involucrados con el manejo de los materiales, pues muestran de manera objetiva del correcto flujo de la información que debe existir para un eficiente desempeño de las funciones de cada uno de los departamentos.
A continuación se presentan dos flujogramas que muestran el ciclo de los materiales desde su adquisición hasta su utilización.
De los anteriores flujogramas considero más apropiado el primero, dado que es más fácil su comprensión y el personal que debe manejarlo no necesita conocimientos especializados.
Es pertinente hacer la aclaración de que el flujograma es adaptable a las empresas que manejen materiales (dependiendo del tamaño) y está en función de su ciclo dentro de la organización, por tanto, si en el ciclo interviene algún otro departamento, debe reflejarse en el esquema.
Enviado por:
Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.
"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®
www.monografias.com/usuario/perfiles/ing_lic_yunior_andra_s_castillo_s/monografias
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2015.
"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®
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