9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración. El departamento de compras toma recursos para su operación: salarios, teléfonos y gastos de correo, suministros, costos de los viajes, costos de la computadora y gastos que los acompañan. Si los procedimientos que utiliza el departamento de compras no son eficientes, el costo de este departamento será excesivo.
Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operación para asegurarse de que el costo es efectivo.
Políticas del Departamento de Compras.
Para realizar una compra se debe tener una guía; las políticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales.
Se puede comprar, según más convenga, de acuerdo con las siguientes políticas:
Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa.
Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos; si se decide producir, bajan los costos, además de tener la oportunidad de vender el producto que se decidió producir.
También se puede presentar el caso contrario: estar produciendo algún material cuya compra abarataría los costos.
Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra.
Por lo regular, las empresas dedicadas a la construcción no producen sus materiales, sino que los compran.
Compras "a instancias" o compras ´"para más adelante". Si una empresa sigue una política de compras "a instancias" ordena pequeñas cantidades a intervalos frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en comprar cantidades mayores menos frecuentes.
Para elegir la política correcta se deben considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los precios en el mercado sufren fluctuaciones continuamente, la política de compras "a instancias" sería la más viable para evitar el riesgo de pérdida. Contrariamente a esto, si los precios son estables durante grandes periodos se optaría por las compras "para más adelante".
El segundo factor es el capital que se invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la política aplicable sería la de compras a instancias, dado que se ahorraría espacio en el almacén, se reducirían los porcentajes de desperdicio o daños, los riesgos de robo y el capital que no se utiliza se podría destinar a otras áreas.
Compras por contrato. Este tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor en donde se establece que este va a proveer de materiales durante un período determinado, a cuya finalización el contrato puede o no renovarse.
La ventaja de este acuerdo es la seguridad de que nunca va a faltar material y que se aprovecharán los precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo de compras es necesario pagar una gran cantidad del pedido por adelantado.
Funciones Principales del Departamento de Compras.
Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. Es necesario recabar la mayor cantidad posible de información acerca del material (peso, tamaño, color, textura, apariencia, etc.) ello le sirve al comprador para:
1. Establecer las características de lo que va a comprar, que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no.
2. Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega y en general, tener más libertad para negociar.
3. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamaño, etc.
Detectar cuándo se necesitan los materiales y activar la compra. Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mínima, La cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacén se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente, están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado período.
Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para aquellos que se compran en pocas ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega.
Cuando la persona encargada de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a un proveedor por determinada cantidad de material, éste puede responder por escrito, personal o telefónicamente una cotización. Esto no compromete al comprador, pero le será útil al momento de elegir al proveedor del material.
Cómo elegir al proveedor. Con la experiencia de comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la calidad de sus productos, precios, descuentos, su cumplimiento y puntualidad en las entregas y cualquier otro aspecto que ayude a elegir al proveedor.
La orden de compra. Después de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En algunos casos, esta comunicación se puede hacer telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le confirma la cantidad que cotizara y se le pide que envíe los materiales.
Lo anterior es colocar una orden de compra de modo informal, sobre todo si el proveedor no entregó cotización por escrito. De este modo se confía que el proveedor enviará los materiales solicitados en la cantidad y plazo señalados.
El modo formal de colocar una orden de compra es haciéndola por escrito; por lo regular se sigue un consecutivo para archivo con el número de folio de cada orden.
La orden de compra debe contener lo siguiente:
1. Fecha en que se colocó el pedido.
2. Nombre del proveedor.
3. Cantidad del material.
4. Precio unitario.
6. Porcentaje de impuesto y su valor.
7. Valor total con impuesto.
8. Descripción de la forma de pago.
9. Fecha de entrega.
Seguimiento de la compra. Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales.
Para evitar retrasos en la entrega del material (sobre todo en pedidos foráneos) es pertinente realizar una llamada al proveedor con algunos días de anticipación para confirmar el envío y llegada del material en la fecha programada, utilizando los datos del archivo de órdenes de compra colocadas.
Efectos de una Buena Compra.
Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una decisión acertada de compra a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios económicos: como el ahorro por un descuento por pago anticipado al proveedor; beneficio de tiempo: cuando un material es solicitado con carácter de urgente se puede optar por el proveedor que ofrezca el menor tiempo de entrega (aunque este sea más elevado), dado que la falta del material ocasionaría un retraso en el programa de avance, y provocaría además cierto desprestigio.
Por tanto, es muy importante una decisión de compra bien planeada y tomada con base en criterios sólidos; pues es en la función de compras donde recae la "responsabilidad de gastar la mayoría de los ingresos de la empresa".
Responsabilidades del Departamento de Compras.
Quien toma la decisión de hacer las compras debe tener características de malabarista manteniendo varias pelotas en el aire simultáneamente, ya que el comprador debe alcanzar simultáneamente diversas metas. No es eficiente comprar al menor precio posible si los artículos enviados no son satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeño, o si se reciben dos semanas después de lo programado.
Por otro lado, el "precio corecto" puede ser mucho más alto que el precio normal si el artículo en cuestión tiene una necesidad de emergencia que cubrir, en el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al tiempo normal de producción.
Lo anterior es una de las responsabilidades del departamento de compras: proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales. Otra de las responsabilidades es encontrar nuevas fuentes de abastecimiento. Esto se refiere a encontrar vendedores competentes comprometidos a desarrollar su trabajo de forma eficiente, que puedan satisfacer los requerimentos de tiempo, calidad y precio.
Las responsabilidades del departamento de compras incluyen:
1. Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen en las requisiciones de compra recibidas.
2. Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los datos referentes a precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y costo del flete.
3. Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra después de tomar en consideración los descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes, manejo de materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital comprometido en los inventarios.
4. Preparar órdenes de compra y enviarlas a los vendedores. Generalmente, estas órdenes de compra se preparan en copias múltiples que siguen los siguientes propósitos:
a) Autorizar al vendedor para hacer el envío.
b) Notificar al departamento de recepción de materiales acerca de los artículos que van a llegar en el futuro.
c) Avisar al departamento de planeación u otro departamento de requisiciones que se ha colocado el pedido.
d) Notificar al departamento de contabilidad general acerca del compromiso de compra.
Estas responsabilidades en conjunto conducen al éxito en la organización del departamento de compras; y como consecuencia, mejorar la posición competitiva de la empresa.
Departamento de Finanzas.
Consideramos que la contabilidad en empresas de edificación tenga como objetivo principal "la información oportuna interna y externa de los movimientos económicos de una empresa" y como funciones principales, el registro y control de las mismas operaciones.
Desafortunadamente la velocidad de rotación del capital en la empresa edificadora (que llega a sobrepasar hasta 50 veces su capital contable), la multiplicidad de materiales, la dispersión geográfica de las mismas, la imprecisión de su costo final y el complicado y abundante registro de prestaciones y pagos impositivos de la mano de obra, a más de la falta de comunicación entre producción y control, provocan que la contabilidad difícilmente esté al día.
Funciones Principales del Departamento de Finanzas.
Posterior a la colocación del pedido de materiales, el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras envía son generalmente copia de la orden de compra y original o copia de la factura.
Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización y contener la siguiente información:
a) Fecha de la factura.
b) Cantidad.
c) Precio unitario.
d) Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad).
e) Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay)
f) Porcentaje de impuesto y valor del mismo.
g) Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay)
h) Valor de la factura en número y letra.
Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede pagar de las siguientes formas:
a) Al contado. El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma.
b) A crédito.
1. El material o producto se entrega junto con la factura.
2. El comprador entrega al vendedor un contrarrecibo.
3. La factura queda en manos del comprador, pero no la paga.
4. Vence la fecha de pago.
5. El vendedor entrega al comprador el contrarrecibo, y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contrarrecibo.
c) Pago por anticipado.
1. El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según negociación) antes de recibirlo.
2. El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado.
3. El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura.
4. Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra.
Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la empresa, por si es necesario hacer una aclaración después de que se pagó. Se pueden archivar por:
a) Proveedor.
b) Fecha
c) Material
d) Cualquier forma que facilite su búsqueda.
Los contrarrecibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga, también deben ser archivados, porque desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador) constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están pagadas.
Los contrarrecibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan.11
Principios que Rigen la Contabilización de los Materiales.
Los seis principios importantes que deben observarse en la contabilización de los materiales son:
Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable.
Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia.
Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.
Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la producción.
Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general.
Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusión entre ambas.12
La aceptación y aplicación de estos principios, trata de impedir el derroche y pérdida en el consumo de las materias primas y materiales, trata de evitar robos, establecer las debidas responsabilidades, promueve la realización de compras adecuadas, establecer normas para el consumo, previniendo la existencia de más o menos con máximos y mínimos que se establecen, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada
Objetivos del Departamento de Almacén.
Dentro de una empresa del giro de la construcción, el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados en producción.
Como todo departamento dentro de una organización, el departamento de almacén tiene objetivos específicos que son los siguientes:
Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el departamento de producción, previamente autorizadas.
Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de reorden.
Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los materiales.
Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y deterioros en general.
Funciones del Departamento de Almacén.
Dentro del departamento de almacén existe una sección encargada de recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán al almacén. Es la sección de recepción e inspección de materiales.
Éste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.
Funciones de Recepción e Inspección.
El departamento de Recepción e Inspección normalmente realiza las siguientes funciones:
1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la boleta de empaquetamiento.
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.
El documento principal que se prepara en el departamento de recepción es una guía de recepción. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a comentarios acerca de la condición del envío. Sin embargo, en algunas compañías se prepara un informe de inspección por separado, particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisión.
La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control interno de una compañía. La copia que se envía al departamento de contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras (para el control de los pedidos colocados).
Funciones del Almacén.
El papel que desempeña el departamento de almacén es el siguiente:
Recibe y verifica las cantidades de los artículos y los pone en el almacén.
Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de materiales, si es este tipo de registro no se lleva en el departamento de planeación de materiales, compras o costos.
Entrega los materiales a la fábrica al recibir los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de materiales.
Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.
Es conveniente durante un ejerccicio, hacer recuentos periódicos de existencias, hasta lograr que puedan comprobarse, un gran volumen de existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se hará un recuento físico general (con paro de actividades de la empresa) tomándose ciertas medidas como las siguientes:
1. Planeación de la toma de inventario físico.
2. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse.
3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse.
4. Listados con los nombres de materias primas, materiales y artículos terminados escritos a máquina, o en computadora.
5. Separar las materias primas, materiales y artículos terminados a vistas, en depósito, en comisión, etc.
6. No recibir materias primas, materiales y artículos terminados de proveedores, y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario.
7. No despachar materias primas, materiales y artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su salida por medio de vales.
8. Es recomendable usar tarjetas marbete para la toma de inventarios normalmente con tres secciones, una para el primer recuento, otra para el segundo recuento, una sección para el departamento de contabilidad.15
A veces resulta más económico no llevar una contabilidad de papeleo formal o un procedimiento de requisiciones para ciertos tipos de materiales o suministros. Esto puede ser aconsejable en el caso de artículos que tienen poca probabilidad de ser útiles personalmente a los empleados y en el caso de artículos relativamente baratos o materiales que se usan en grandes cantidades en la producción.
Administración de Inventarios.
Aunque las complejidades de los modelos de decisiones de inventarios pueden ser con mayor propiedad el campo de la administración de operaciones, deben también ocuparse del inventario como parte del ciclo general de flujos de efectivo, debe entender la lógica del modelo de control de inventarios, que es uno de los modelos matemáticos usados con mayor amplitud en los negocios y que tiene aplicabilidad general más allá del inventario.
Determinantes del Tamaño de los Inventarios.
Los principales determinantes de la inversión en inventarios son: 1) el nivel de las ventas; 2) la longitud de la naturaleza técnica de los procesos de producción; y 3) la durabilidad en comparación con la caducidad del producto terminado. Por ejemplo, los inventarios de la industria del tabaco son grandes debido a los largos procesos de curado. Sin embargo, los inventarios en la producción de petróleo y gas son bajos, porque las materias primas y los bienes en proceso son pequeños en relación con las ventas. En la industria de enlatado, los inventarios promedio son grandes debido a la estacionalidad de la materia prima.
Con respecto a la durabilidad y a los factores de estilo, se encuentran inventarios grandes en las industrias del fierro y de metales preciosos porque la durabilidad es grande y el factor referente al estilo es pequeño. Los inventarios son pequeños en la industria de los pasteles debido a la caducidad del producto final, y en las imprentas porque los artículos se manufacturan sobre pedido.
Generalidades sobre el Análisis de Inventarios.
Al pedir dinero en préstamo, al comprar materia prima para la producción o al comprar planta y equipo, es más barato comprar una cantidad mayor que justamente lo suficiente para satisfacer las necesidades inmediatas.
Sobre el anterior fundamento básico podemos construir una base teórica para determinar el tamaño óptimo de la orden de compra, lo cual implica también la inversión óptima en inventarios y la elección del plazo para reordenar. El modelo introduce una intercompensación entre los costos crecientes y decrecientes. Los costos relacionados con el almacenaje aumentan con inventarios más grandes, los cuales provienen de órdenes más grandes colocadas en una forma menos frecuente. Pero con este tipo de órdenes, los costos de colocar órdenes serían más bajos. La meta es equilibrar estos dos tipos de influencias para minimizar los costos de ordenamiento y de la inversión en inventarios.
Clasificación de los Costos.
El primer paso en el proceso para construir un modelo de inventarios consiste en especificar aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con el tamaño y la frecuencia de las órdenes y los niveles resultantes de inventarios.
Obviamente, cuanto más grande sea el inventario, mayores serán los costos de almacenaje, de seguros y de impuestos sobre la propiedad. Los costos de almacenamiento tienen probabilidades de estar más directamente relacionados con el tamaño del artículo del inventario que con el valor del artículo comprado. Sin embargo, los demás costos de mantenimiento varían con el valor del artículo. Por ejemplo, tanto los costos de seguros como los impuestos sobre la propiedad están relacionados con el valor de los inventarios. Además, una mayor cantidad de articulos valiosos en el inventario puede requerir una protección adicional.
Por tanto, la práctica común consiste en expresar los costos de almacenamiento y los costos de mantenimiento como un porcentaje del valor del inventario. El costo de mantenimiento suele medirse como porcentaje del valor del inventario, los costos de mantenimiento son un tipo de costo variable. Como sucede en Economía, cuando un costo es un monto fijo por cantidad producida o vendida, este se considera como un "costo Variable". En la medida en que una empresa tenga inventarios de seguridad, los costos de mantenimiento relacionados con un monto fijo de inventarios de seguridad puede considerarse como un costo fijo.
La segunda clasificación de los costos son los costos de ordenamiento: Son los costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.
Se obtienen al colocar una orden cuando los artículos son comprados o la producción establece los costos si dichos artículos son producidos dentro de la empresa. Los costos de ordenamiento incluyen los costos de administrar un departamento de compras, los gastos de personal, teléfonos, y de cartas, asociados con la colocación de órdenes, y los costos de preparar especificaciones. Los costos de ordenamiento también incluirán los costos relacionados con la recepción e inspección del material y los resultantes de pagar facturas.
Es difícil trazar la línea divisoria entre costos variables y fijos de ordenamiento. Los costos básicos de administrar un departamento de pedidos, incluyendo el salario del agente de compras, y el costo de máquinas de escribir, escritorio y teléfonos, puede considerarse como fijo. A medida que aumenta el no. de órdenes puede ser necesario incrementar el espacio asignado al departamento de compras, para adquirir personal adicional, y así sucesivamente. En estas situaciones el costo se vuelve variable.
La tercera categoría de costos son los costos relacionados con los inventarios de seguridad: estos representan a los inventarios que mantiene la empresa en un esfuerzo por evitar la escasez de bienes con los cuales satisfacer las oportunidades de ventas.
Estos costos se refieren a la cantidad mínima de inventarios con que debe contar la empresa para evitar retrasos en la producción, pérdidas de ventas, etc.. Dentro de esta clasificación de costos se encuentran: 1) pérdida de ventas, 2) pérdida de crédito mercantil del cliente, 3) interrupción de los programas de producción.
A. Costos de mantenimiento.
1. Costos de almacenaje.
2. Seguros.
3. Impuestos sobre la propiedad.
4. Costo del capital comprometido
5. Depreciación y obsolescencia
B. Costos de ordenamiento.
Costo de colocar una orden o costo de corrida de producción.
Costos de embarques y de manejo.
Descuentos por cantidad tomados o perdidos.
C. Costos relacionados con los inventarios de seguridad.
Pérdida de ventas.
Pérdida del crédito mercantil del cliente.
Interrupción de los programas de producción.
Costos de mantenimiento.
Los costos de mantenimiento varían entre compañías pero tienen probabilidades de estar en el rango del 20 al 25 % del valor del inventario. Los costos de almacenamiento y de seguros tienen probabilidades de variar con el tipo de producto así como con el valor del producto. La obsolescencia, el encogimiento y el estropeo se verán especialmente inflados por el tipo de producto. Para los artículos estándar, tales costos pueden ser relativamente bajos; para artículos perecederos o productos con un elemento muy importante de estilo (como la ropa), pueden ser sustanciales.
Supondremos que este es un modelo de almacenaje en el cual la compañía no produce los productos que vende, los suministros aparecen todos juntos y se usan de manera uniforme a lo largo del tiempo. Al inicio supondremos que no existe inventario de seguridad. Por tanto, los costos indirectos aumentarán en proporción directa con el monto promedio del inventario que se lleve. Por ejemplo, el costo de capital de la compañía es del 10 % y se estima que la depreciación ascenderá en un 5 % por año. Acumular estos costos y los relativos al mantenimiento del inventario produce un costo total de 25 % de la inversión en inventarios.
Si definimos el costo pordentual como C, podemos encontrar los costos totales de mantenimiento como el porcentaje del costo de mantenimiento, (C) multiplicado por el precio por unidad (P) por el número promedio de unidades (A) (el cual es de Q/2, puesto que el inventario disminuye de modo uniforme hasta cero durante el ciclo del inventario).
Datos para el ejemplo del lote óptimo económico.
A= Inventario promedio.
C= Costo de mantenimiento expresado como un porcentaje del precio de compra del inventario = 25 % por año.
CP= Costo de mantenimiento expresado en dólares por unidad de inventario = $10 por año.
EOQ= Lote óptimo económico.
F= Costos fijos de ordenamiento = $ 5 400 por año
N= No. de órdenes colocadas por año = U/Q.
P= Precio de compra por unidad de inventario = $ 40
Q= Cantidad de la orden.
S= Inventario de seguridad.
T= Costos totales del inventario.
U= Consumo anual en unidades = 3600
V= Costos variables de ordenamiento por orden = $ 125.
Total costos de mantemiento= (C) (P) (A)
En caso de que la compañía ordenara solo una vez al año, el inventario promedio sería de 1800 unidades (3600/2), por lo tanto el costo de mantenimiento sería .25 x $ 40 x 1800 = $18 000. Si la compañía decidiera ordenar dos veces al año, el inventario promedio disminuiría a 900 unidades (1800 / 2), y por tanto, el costo de mantenimiento se reduciría a $9 000 y así sucesivamente.
Costos de ordenamiento.
Los costos fijos del departamento de pedidos para nuestro ejemplo será de $ 5 400. Además, hay costos resultantes de colocar una orden (como preparar especificaciones, llamadas telefónicas y cargos por entregas). Los costos totales variables de ordenamiento serán el costo de colocar una orden (V) multiplicado por el número de órdenes colocadas (N). El costo de ordenamiento de la compañía, de embarque y de recepción, el cual definimos como V, es de $ 125 por orden.
Costo total de ordenamiento = F + (V) (N)
= $ 5 400 + $ 125 (U/Q)
= $ 5 400 +$ 125 [(3600)/Q]
Modelo del Lote Óptimo Económico (EOQ).
Este modelo puede obtenerse por métodos algebráicos o gráficos. Aunque los costos totales del inventario se ven afectados por los costos fijos y variables de ordenamiento y de mantenimiento, el EOQ se determina únicamente por los costos variables de inventarios. El punto de intersección de la curva de costos variables de mantenimiento (crecientes) con la curva de costos variables de ordenamiento (decrecientes) yace directamente por debajo del punto mínimo de la curva de costos totales del inventario, como en la siguiente gráfica, donde T es el nivel mínimo de los costos totales del inventario, y Q es la cantidad óptima de inventario para un reordenamiento periódico, es decir, EOQ.
También podemos determinar el lote óptimo, económico de manera algebráica. Esta es la cantidad, Q, que minimiza los costos totales, T. Los costos totales del inventario (T) pueden definirse como la suma de los costos variables de mantenimiento, los costos variables de ordenamiento y los costos fijos de ordenamiento.
T= CP (Q/2) + V (U/Q) + F
= CP (Q/2) + VUQ -1 + F
Determinamos la ecuación con respecto a Q, establecemos el resultado como igual a cero, y despejamos Q. De este modo minimizamos los costos totales y obtenemos el modelo básico del lote óptimo económico:
Para nuestro ejemplo, encontramos:
Si el lote óptimo económico es ordenado doce veces al año (3 600/300=12), o cada 30 días, los costos totales de ordenamiento y de mantenimiento de los inventarios serán minimizados.
Métodos de Valuación para los Materiales Empleados.
Debido a la fluctuación de los precios, el costo unitario de los materiales comprados puede variar con el tiempo, por lo cual el inventario puede contener artículos idénticos adquiridos a distintos costos. Cuando una empresa utiliza solo pequeñas cantidades de materiales en la producción, no es muy difícil etiquetar a los materiales con su verdadero costo de factura identificable específicamente.
Bajo el método de valuación de identificación específica, las etiquetas de costo se quitan a los materiales a medida que se les envía a producción. Esta cifra de costo, que se determinó originalmente mediante un examen de las facturas específicas, se utiliza para propósitos de contabilidad. A efecto de determinar la utilidad, este método puede prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden asignarse costos arbitrarios y alterarse las utiilidades mediante la elección de las unidades particulares de materiales idénticos que se han empleado. Sin embargo, el costo de identificación específico puede ser apropiado cuando se llevan materiales especiales para trabajos especiales sobre pedido.
En el caso más común, cuando se usan grandes cantidades de materiales
en la producción, no resulta práctico identificar el costo de compra unitario con cada tipo individual de material. En tales casos, debe adoptarse algún patrón para el costeo de las requisiciones de materiales, para cargar las cuentas subsidiarias de control y acreditar el inventario para materiales. Algunos de los métodos que se emplean más frecuentemente para la valuación de los materiales son:
1. Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
2. Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS).
3. Costo de promedio móvil.
4. Costo de promedio de fin de mes.
5. Detallista.
6. Costos identificados.
Primeras Entradas, Primeras Salidas, significa que los costos unitarios de los primeros materiales comprados que están todavía en inventario, son los que utilizan en primer lugar para valuar los materiales consumidos durante el periodo. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar los primeros costos de compra, el uso adicional de materiales se valúa usando los costos unitarios de la segunda compra durante el periodo.
Últimas Entradas, Primeras Salidas, es lo contrario de PEPS. Bajo este método, las emisiones de materiales durante un determinado periodo de tiempo se valúan según el costo de la última compra, luego el costo de la penúltima compra y así sucesivamente.
Debe recalcarse el hecho de que el patrón de costos no coincide necesariamente con el patrón real del flujo de materiales; es decir, el uso de PEPS no significa necesariamente que los materiales más antiguos son los que se usan primero. Más bien, significa que los costos más antiguos son los que se usan primero para propósitos de contabilidad, independientemente del verdadero flujo de los materiales.
PEPS.
Cuando se emplea PEPS, el costo de los primeros materiales que entran (comprados) será el costo asignado a los primeros materiales que salen (emitidos).
Bajo el método PEPS, cualquier material en existencia se valúa según los últimos costos.
UEPS.
Bajo el método UEPS, el costo de los últimos materiales que entran (las últimas compras) será el costo asignado a los primeros materiales que salen (las primeras emisiones durante el periodo).
Hay un método estrechamente vinculado con el método UEPS, que ha sido sugerido por algunos hombres de negocios y contadores, bajo el cual podrían cotizarse las requisiciones de materiales según la cotización en el mercado al momento de la emisión, aun cuando en realidad no se haya efectuado ninguna compra de este costo.
Costo Promedio Móvil.
Bajo el método de promedio móvil para la valuación de las requisiciones de materiales, se determina un nuevo costo unitario promedio después de cada compra. Los materiales emitidos posteriormente se valúan luego según este costo unitario promedio. Puesto que los costos promedio están disponibles en cualquier momento, este metodo puede adaptarse fácilmente a un sistema de inventario perpetuo.
Costo Promedio de Fin de Mes (o Costo de Promedio Compensado).
Bajo este método del costo promedio de fin de mes, los materiales emitidos durante un mes se valúan según el costo unitario de promedio compensado (total de pesos dividido entre total de unidades) al último día del mes anterior. Puesto que los costos unitarios de promedio compensado al final del mes anterior están disponibles durante el periodo vigente para las requisiciones de costeo, este método puede usarse con un sistema de inventario perpetuo o periódico.20
Método Detallista.
En este método, el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos.21
Las empresas que se dedican a la venta al menudeo (tiendas de departamentos, ropa de descuento, etc.) son las que se utilizan generalmente este método, por la facilidad que existe para determinar su costo de venta y sus saldos de inventario.
Para tener un adecuado control del método de detallistas, deben establecerse grupos homogéneos de artículos, a los cuales se les asigna su precio de venta tomando en consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobada.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
a) Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.
b) Agrupación de artículos homogéneos.
c) Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.
d) Inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que procedan.
Implicaciones administrativas de los métodos para la valuación del inventario.
Los métodos para la valuación al costeo del inventario son de interés para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque influyen en el momento de la utilidad que declara la empresa.
El método PEPS ha sido un método muy popular durante algún tiempo, ya que el flujo de costos corresponde al flujo de materiales bajo la práctica comercial acostumbrada de utilizar los artículos más antiguos del inventario en primer lugar. Sin embargo, debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos sobre la renta y al aumento de los niveles de precios, el método UEPS ha ganado cada vez mayor aceptación durante los últimos años.22
Presupuestos.
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Veamos los principales elementos de un presupuesto.
1. Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.
2. Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
3. Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, creando por tanto confusión y error.
4. En términos financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria, para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan anual. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisición de materiales, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y después en pesos. Si no tradujéramos todo a una misma medida, hablaríamos de toneladas, horas de mano de obra, etc., lo cual sin duda alguna traería confusiones.
5. Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
6. Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación. Esto se logra básicamente con la planeación financiera, que incluye principalmente:
a) Presupuesto de efectivo.
b) Presupuesto de adiciones de activos (inventario, cuentas por cobrar, activos fijos).
7. Dentro de un periodo futuro determinado: un presupuesto siempre tiene que estar en función de un cierto periodo.
Después de analizar la definición anterior podemos, en términos más sencillos, afirmar que el presupuesto en una empresa consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa para servir como herramienta del control administrativo.
Un presupuesto es la herramienta de la que se vale la administración para elaborar una estimación en términos monetarios de las operaciones y de los recursos necesarios para un determinado periodo para cumplir con los objetivos trazados por la gerencia de la empresa.
El periodo conveniente para la elaboración de un presupuesto es un año. La mayoría de las empresas preparan presupuestos anualmente; otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al término de cada periodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios. Cada empresa elegirá el periodo que mejor convenga a sus necesidades.
El presupuesto se divide por meses. El mes constituye el periodo básico para ir comparando lo real y lo presupuestado; el presupuesto puede también dividirse por trimestre o por semestre, según se considere oportuno. Recordemos que la función fundamental de los presupuestos es su utilización como instrumento de control administrativo.
Un comité de presupuestos, constituido por miembros de la gerencia, puede vigilar la preparación de estas indispensables herramientas. Este comité fijará las pautas generales que la organización deberá seguir y coordinará los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. En una compañía pequeña esta tarea la realiza el propio director general o el director administrativo.
Una vez determinado el periodo presupuestario, el comité de presupuestos se dedicará a la elaboración del instrumento. Solicitará formalmente a todos los otros integrantes de la organización que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas que derivan de una buena elaboración presupuestal.24
Es indispensable la coordinación en todas las áreas, si se quiere lograr la eficiencia. Por ello, se requiere fijar fechas límite en las que la información de cada departamento deba estar a disposición de dicho comité.25
Es necesario que se elaboren por escrito las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto; esto se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado.
Dicho manual debe contener los siguientes requisitos:
a) Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuestal.
b) El periodo que incluirá el presupuesto, como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación.
c) Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración.
d) Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estará elaborado el presupuesto.
| Página siguiente |