Procedimiento de trabajo del puesto de dirección Conazucar Tunas (página 2)

4.3 Deberán tener conocimientos y dominio de lo referido en el procedimiento.

5.              Descripción del procedimiento.

5.1. Del horario de trabajo.

5.1.1.   El PD laborará las 24 horas del día durante todo el año, teniendo los analistas rotaciones de 24 h de trabajo continuo y 72 h de descanso retribuido.

5.1.2. En horario nocturno se le permite dormitar al pie del puesto de trabajo, atento a los medios de comunicación, así como efectuar salidas al comedor en el horario de merienda (10 minutos), almuerzo y comida(20 minutos).

5.2. De los medios necesarios

5.2.1. A los analistas se le garantizará todo lo necesario para el exitoso desempeño de sus funciones, a saber: medios de comunicación física, microcomputadoras, medios y muebles de oficina confortables, local para sus necesidades y aseo, reloj de pared y televisor.

5.3. De la información con que debe contar el analista.

5.3.1. Planes de producción de las Empresas Azucareras de la provincia. Anexo 2

5.3.2. Planes de transportación ferroviaria y automotor. Anexo 2

5.3.2.1. Parque de locomotoras y tolvas del transportista ferroviario. Anexo 2

5.3.3. Plan ante desastres naturales.

5.3.4. Guía telefónica. Anexo 3

5.4. Del proceso de comercialización.

El analista debe conocer en general el proceso de comercialización desde la compra del producto, transportación, almacenamiento y entrega a los clientes. Dentro de este proceso intervienen una serie de factores entre los cuales los de mayor relevancia para el analista son: el suministrador, transportista, cliente, ensacadora, representante y otros. Ver esquema Anexo 4

5.4.1. Suministrador.

Son todas las empresas agroindustriales de la provincia con las que existe contrato de compra de azucares desde sus almacenes desde donde es entregada al transportista, del cual es de interés para el analista los requisitos del lugar y las condiciones de entrega, documentación, condiciones de pesaje y calidad y responsabilidad del representante. Ver contrato

5.4.2. Transportista ferroviario.

Es quien nos transporta el azúcar a granel desde el lugar del suministrador hasta la pesa de Asport en los puertos, servicio contratado con la Empresa de Transporte Ferroviario "Suarez Gayol" de Banes, del cual el analista debe conocer los requisitos de sus equipos para la carga, responsabilidad en la transportación y otros. Ver contrato

5.4.3. Ensacadora

Servicio que nos presta la Ensacadora de Carúpano perteneciente a la Empresa Azucarera Antonio Guiteras Holmes al ensacar el azúcar a granel crudo destinado para la economía interna, del cual el analista debe conocer requisitos del embalaje, de carga de los camiones, de almacenamiento, de manipulación y otros. Ver contrato.

5.4.4. Transportista automotor.

Es quien transporta el azúcar desde la Ensacadora de Carúpano y la recibida en el Centro de Carga hasta los clientes principalmente para la EMPA, del cual el analista debe conocer requisitos de los equipos para la carga y transportación, responsabilidad en las no conformidades como pérdidas, diferencia de peso, deterioro de la calidad del producto y otros. Ver contrato

5.4.5. Cliente Interno.

Son todas aquellas empresas con las cuales existe contrato de entrega de azúcar y de miel, del cual el analista debe conocer el tratamiento a las no conformidades, y la relación de la totalidad de estos. (Ver contrato).

5.4.6. Cliente Externo.

Es quien compra el azúcar destinado a la exportación Caisa y Cubazucar y con los cuales la empresa nacional tiene contrato.

5.5.     De las informaciones a recibir.

El PD recibirá información de la oficina comercial de los puertos, de los representantes del centro de carga, de las mayoristas, de las empresas agroindustriales, del PD de la empresa, y de los departamentos de la entidad. Siempre hay que anotar en el libro de incidencia o en el registro RPD-1 la hora y nombre de quien reporta la información.

5.5.1. De la oficina comercial Carúpano

5.5.1.1. Recibirá en el horario de 7:30 – 8:00 AM, 11:00 – 12:00 AM, y 6:00 – 7:00 PM: situación operativa de la planta de ensaque (disponibilidad para ensacar, carros a la carga, cualquier afectación), de la recepción de azúcar a granel por ferrocarril (tolvas descargados, cargadas y en tránsito), situación del embarque si hay barco (toneladas a bordo, afectaciones, existencia) y cualquier otra información de interés.

5.5.1.2. La operación de la ensacadora a la terminación de cada turno (7-3 PM, 3-11 PM, 11-7 AM) presente en el Registro RPD-1 Trabajo diario del analista.

5.5.1.3. Los datos de la carga de camiones de la Ensacadora (antes de los 20 min de haber salido el carro) presente en el Registro RPD-2 Carga de azúcar.

5.5.1.4. Las tonelada embarcadas cada 4 horas con las calidades por cada 1000 TM en caso de haber barco y anotarlas en el Registro RPD-1.

5.5.1.5. Recibirá inmediatamente cualquier situación extraordinaria como descarrile, trenes con diferencia de peso, de calidad, tolvas violadas, o cualquier otra que afecte el proceso de comercialización.

5.5.1.6. El cierre de Economía interna cuando terminen las operaciones antes de las 11:00 PM, y llenar el Registro RPD-3 Parte Diario Economía Interna en la PC.

5.5.1.7. El cierre de Exportación a las 11:00 PM y llenar el Registro RPD-4 Parte Diario Exportación Carúpano en la PC.

5.5.1.8. El parte semanal de calidad los viernes antes de las 10:00 AM y anotarlo en el Registro RPD-5 Parte semanal de Calidad

5.5.2. De la oficina comercial Guayabal.

5.5.2.1. Recibirá en el horario de 7:30 – 8:00 AM, 11:00 – 12:00 AM, y 6:00 – 7:00 PM: situación operativa de la recepción de azúcar a granel por ferrocarril (tolvas descargados, cargadas y en tránsito), situación del embarque si hay barco (toneladas a bordo, afectaciones, existencia) y cualquier otra información de interés.

5.5.2.2. Las tonelada embarcadas cada 4 horas con las calidades por cada 1000 TM en caso de haber barco y anotarlas en el Registro RPD-1.

5.5.2.3. Recibirá inmediatamente cualquier situación extraordinaria como descarrile, trenes con diferencia de peso, de calidad, tolvas violadas, o cualquier otra que afecte el proceso de comercialización.

5.5.2.4. El cierre de Exportación a las 11:00 PM y llenar el Registro RPD-6 Parte Diario Exportación Guayabal en la PC.

5.5.2.5.El parte semanal de calidad los viernes antes de las 10:00 AM y anotarlo en el Registro RPD-5 Parte semanal de Calidad

5.5.3. De los Representantes.

5.5.3.1. Del representante del Centro de Carga y Descarga la carga de los carros a medida que van saliendo y los datos al cierre de las operaciones y anotarlas en el Registro RPD-2

5.5.3.2. Recibirá inmediatamente cualquier situación extraordinaria como sacos rotos, faltantes, sobrantes, casilla violada, azúcar mojada u otra de interés.

5.5.3.3. Del representante de la Mayorista los datos de la llegada de los carros ó cualquier anomalía y anotarla en el Registro RPD-2.

5.5.3.4. Del representante de la Empresa azucarera la información de la producción del central contenida en el Registro RPD-4 ó RPD-6 según a quién tribute y la información de la venta de miel en el Registro RPD-7 Parte Diario de Miel.

5.5.3.5. De los PD de las provincias que tributan a los puertos antes de las 11:00 PM la información de sus Empresas Agroindustriales como existencia, tolvas cargadas, vacías, rotas y en tránsito contenida en RPD-4 ó RPD-6.

5.5.3.6. De los PD y representantes de las provincias la información de interés de la Economía Interna RPD-2 y situación de las casillas.

5.5.4. Del PD de la Empresa Nacional

5.5.4.1. Recibirá a inicio de zafra Balance Nacional de azúcar. Anexo 2

5.5.4.2. Planes de transportación ferroviaria. Anexo 3

5.5.4.3. Formato de informaciones oficiales solicitadas, fecha y hora.

5.5.4.4. Parte Diario Nacional Economía Interna. Formato similar al RPD-3 pero con todas las provincias. Anexo 5

5.5.4.5. Parte Diario Nacional Exportación. Formato similar al RPD-4 pero con los puertos del país. Anexo 6

5.5.4.6. Parte Diario Nacional Transportación. Comportamiento del plan de transportación a nivel nacional y planificación de arribos de barcos. Parte de Miel. Anexo 7.

5.5.4.7. Parte Nacional Deudas y Ventas.

5.5.4.8. Parte Nacional Hechos Extraordinarios.

5.5.5. De otras entidades

5.5.5.1. De las salas de las Empresas Agroindustriales a las 7:00 AM, 11:00 AM, y 7:00 PM situación de las tolvas (cargadas, vacías, tránsito y rotas), problemas generales de la producción, existencia de azúcar y miel, calidades y otras informaciones de interés.

5.5.5.2. Del puesto de mando del transportista automotor situación del cumplimiento de la planificación, reclamaciones, y otras.

5.5.5.3. Del puesto de mando del transportista ferroviario Banes, cualquier situación que afecte los planes de transportación como descarrilos, locomotoras rotas, desvío del tiro, cualquier otra de interés.

5.5.5.4. De la cadena de transporte planificación diaria del cargue de azúcar en Carúpano, C. Carga o fuera de la provincia.

5.5.5.5. Del puesto de mando del la mayorista confirmación de la llegada de los carros.

5.6. De la información a procesar.

El PD no debe solamente recibir la información sino también analizarla, organizarla y presentarla de la forma correcta que permita la toma oportuna y eficaz de decisiones por parte del departamento comercial.

5.6.1. En la exportación debe haber correspondencia entre existencia inicial en puerto, recepción, embarque, ajustes y existencia final.

5.6.2. En las Empresas Agroindustriales debe haber correspondencia entre existencia inicial, producción, tolvas cargadas, en tránsito, ajustes y existencia final.

5.6.3. A los trenes en tránsito hay que darles seguimiento hasta su recepción.

5.6.4. Hay que confirmar la información del PD de la UEB con los partes Diarios de la Empresa Nacional.

5.6.5. Debe haber correspondencia entre las causas de incumplimientos y nivel de afectación.

5.6.6. Debe haber correspondencia entre todos los partes que transmite el PD.

5.7. De la información a transmitir

Siempre hay que anotar en el libro de incidencias o en el registro RPD-1 la hora y nombre de quien recibe la información.

5.7.1. Transmitir al PD Nacional entre 9:30 – 12:00 AM parte de Cuentas por Cobrar y Ventas presente en el RPD-3, Cargas Viejas, y Calidades semanales los viernes presente en RPD-5.

5.7.2. Transmitir al PD Nacional entre 12:00 – 3:00 PM parte de la Ensacadora presente en RPD-3.

5.7.3. Transmitir al PD Nacional entre 3:00 – 7:00 PM parte de Mieles presente en RPD-7.

5.7.4. Transmitir al PD Nacional antes de las 11:00 PM cierre de Economía Interna (entrega) presente en RPD-3 y cierre de Exportación de Carúpano y Guayabal presente en RPD-4 y RPD-6.

5.7.5. Transmitir al PD Nacional los Hechos Extraordinarios inmediatamente después que ocurran.

5.7.6. Transmitir al PD Nacional inmediatamente la llegada, atraque, comienzo y terminación de buques.

5.7.7. Transmitir a la Sala del GEA la información solicitada por esta: Entrega de azúcar a Mayorista y operación de la Ensacadora RPD-3.

5.7.8. Transmitir a la Cadena de Transporte el cierre de Exportación y Economía Interna RPD-3, RPD-4 y RPD-6.

5.7.9. Transmitir a los PD de las provincias que tributan a los puertos la información solicitada en la exportación como son: llegada, descarga y salida de sus trenes, problemas de diferencia de peso y(o) calidad. En la Economía Interna igualmente con los carros.

5.7.10. Transmitir por el PD vía correo electrónico toda la información requerida de otras áreas de la entidad establecidas por el PD Nacional contenidas en el Modelo del Anexo 5 y el registro de su cumplimiento en el RPD-8.

5.8. De la entrega de turno.

Deberá realizarse en conjunto con el Jefe del PD, o durante el consejillo matutino del personal de comercial.

5.8.1. Se entregará la situación actualizada entre 7:00 – 7:30 AM del proceso de comercialización contenida en el registro RPD-1.

5.8.2. Se hará inventario visual de los medios básicos del local.

5.8.3. Se comprobará el estado de las comunicaciones, teléfono, correo electrónico.

5.8.4. Se informará de los hechos relevantes ocurridos durante el turno de trabajo, asuntos pendientes.

5.9. Situaciones más comunes y proceder del analista.

5.9.1. Ante la llegada de un tren a puerto con diferencia de peso o calidad fuera de lo permisible informarle inmediatamente al PD de la provincia de procedencia todos los datos requeridos y esperar decisiones de ellos, si no hay respuesta en un tiempo razonable informarle al Jefe Comercial y(o) Director y esperar orientaciones.

5.9.2. Ante la llegada de un tren con tolvas violadas, se levantará acta del hecho, parte a la PNR, informarle inmediatamente al PD de la provincia de procedencia, al Jefe del PD y Comercial, y esperar dictamen de las autoridades.

5.9.3. Ante un descarrile informarle inmediatamente al jefe del PD y Comercial, PD nacional, sala del GEA, investigar los daños con el tráfico más cercano, solución con el puesto de mando de Vía y Puente del ferrocarril responsabilizados con el restablecimiento de la vía, de prolongarse la solución informarle a los PD de las provincias que tributan al puerto afectado y valorar desvío de trenes si es mayor a 72 h.

5.9.4. Ante la llegada de un carro de azúcar con diferencia de peso a la mayorista mayor que el permisible levantar acta por el representante, si es con mala calidad (mojada) levantar acta y separarla, y si es con faltante dar parte a la PNR y levantar acta e informarle al jefe del PD, Comercial y lugar donde cargó.

5.9.5. Ante la llegada de casillas con faltante, mala calidad o diferencia de peso fuera de lo permisible levantar acta e informar a jefe del PD, Comercial y lugar donde cargó.

5.10. De las situaciones extraordinarias.

5.10.1. Transmitir con carácter urgente cualquier accidente de trabajo al Jefe del PD, Jefe Comercial, Director, PD Nacional, Sala GEA y a otros necesarios según el caso.

5.10.2. Ante situaciones de desastre naturales, temporada ciclónica y otras el PD cumplirá función de puesto de mando para estas. 

6.           Métodos de cálculos

6.1. Cálculo de la existencia en Almacén de los puertos:

 Existencia Final = Existencia inicial + Recepción – Embarque +/- Ajuste.

7.           Condiciones de seguridad.

7.1. El local de trabajo debe tener buena iluminación, ventilación y condiciones para el aseo personal.

7.2. No se puede dar información a personal ajeno a la entidad sin previa autorización del jefe del PD.

7.3. Mantener con clave el acceso a las PC y los correos electrónicos que se envíen con información confidencial (planes de entrega y producción)

8.           Registro e información.

8.1. RPD-1. Trabajo Diario del Analista.

8.2. RPD-2. Datos de Facturación. Desglose

8.3. RPD-3. Economía Interna.

8.4. RPD-4. Exportación Carúpano.

8.5. RPD-5. Parte semanal de Calidad.

8.6. RPD-6. Exportación Guayabal.

8.7. RPD-7. Entrega de Miel.

8.9. RPD-8. Información de otras áreas por correo electrónico.

9.           Referencias

(No procede)

10.       Anexos

10.1. Anexo 1.Relación de contratos de compra – venta de azúcar y miel.

10.3. Anexo 2. Planes de producción, transportación y parque de equipos.

10.4. Anexo 3. Guía telefónica.

10.5. Anexo 4. Información a enviar por correo electrónico de otras áreas.

CONCLUSIONES

Después de poner en práctica el procedimiento durante los primeros dos meses se demostraron las siguientes ventajas:

·         Mayor facilidad en la recepción de la información.

·         Mayor rapidez en la búsqueda de la información.

·         Mejor calidad y claridad en las entregas de turnos.

·         Menor grado de errores en la información procesada.

·         Facilidad en el control por el Jefe del PD del trabajo de los analistas.

·         Acciones más oportunas del analista en los problemas de la comercialización del producto y situaciones extraordinarias.

RECOMENDACIONES

Poner a evaluación durante más tiempo la efectividad del procedimiento e ir ampliando su radio de acción a medida que se gane en experiencia, involucrando más elementos de análisis y consideración en el trabajo del analista que eleve continuamente su nivel de participación en el proceso de comercialización.

BIBLIOGRAFÍA

1. Manual de procedimientos para la comercialización de azúcares con destino a la Economía Interna del Grupo Empresarial Comercializador y Negociador de Azúcar – Conazúcar.
2. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Gaceta Laboral, No 11, 2005.
3. Ministerio del Azúcar, Revista Cañaveral, Vol. 5, No 1, Enero- Marzo 2000.
4. Resolución No. 156 del Ministro del Azúcar, Año 2007.

ANEXOS

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Autor:

Lic. Emilio Pérez Aballe

Ing. Karel Diéquez Morales

Conazucar Las Tunas. Cuba.