Metodología de los 7 pasos de la Mejora Continua, empresa de granitos

Introducción

Los proyectos y acciones de mejoramiento departamentales son una parte importante del proceso de mejoramiento de calidad y productividad, conjuntamente con las diversas acciones dirigidas a mejorar los distintos procesos dentro de los enfoques justo a tiempo y aseguramiento de le calidad.

En la actualidad es difícil encontrar una empresa, planta o departamento donde no se realicen esfuerzos por mejorar los procesos ya existentes, aunque los resultados que arrojan los mismos, no siempre son adecuados y permanentes.

El mejoramiento continuo de la calidad y la productividad en un departamento o unidad de una empresa debe ser económico y acumulativo; aunque en el mercado existen diferentes metodologías que varían en cuanto a cantidad de pasos o etapas y a veces en su secuencia desde la detección del problema hasta su solución y garantía de resultados.

Es por ello, que a continuación se presenta la aplicación de la metodología de los 7 pasos para el mejoramiento continuo, a la empresa TOP GRANITOS, PUERTO ORDAZ, C.A., con la finalidad de hacer optimizar el proceso de producción dentro de la empresa; para que así pueda brindar productos de mejor calidad que garanticen su permanencia en el mercado.

Descripción de la empresa

TOP GRANITOS, PUERTO ORDAZ, C.A., es una empresa dedicada al suministro, realización e instalación de topes, pisos y todo tipo de revestimiento con piedras ornamentales como granito y mármol, siendo productos de primera calidad, ya que son fabricados con piedras nacionales e importadas destinadas a la comercialización dentro de los segmentos del mercado; éstas se clasifican de acuerdo al poder adquisitivo en: A, B y C.

Las piedras son utilizadas para la realización de los topes de granito y mármol, destinados a diferentes usos en el hogar, oficinas, hoteles, restaurantes, fuentes de sodas; contribuyendo al embellecimiento de sus ambientes. Son utilizados principalmente en: escritorios, muebles, pisos y paredes de baño y cocina; logrando de esta forma darle un acabado de mucha resistencia y belleza al lugar en donde ha sido instalado. En cuanto a los materiales, el mármol es importado; las piedras de granito pertenecen a la reserva que tiene Venezuela; entre las cuales se puede mencionar los denominados Guayaneses, rojos y variedades de gris; existen unas grandes tonalidades de verdes, rojos, negros y multicolores.

Cuenta con una estructura organizativa compuesta por: el propietario, gerente, asistente y 5 empleados encargados de realizar los distintos topes de acuerdo a las especificaciones de cada cliente.

Se encuentra ubicada a final de las avenida Las América, Castillito, Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

Descripción del área de trabajo

El área de fabricación de los productos elaborados de "TOP GRANITOS, PUERTO ORDAZ, C.A.", mide 30 metros de ancho por 60 metros de largo, en la cual se encuentra distribuida el taller en donde se realizan los distintos trabajos para la fabricación u obtención de topes de mármol o granito; dispuesto de la siguiente forma: área de corte, área de pulido y área de fabricación, en donde se desenvuelven cada uno de los operarios; compuesto por una cuadrilla de 5 personas y un jefe de taller.

Las máquinas y equipos utilizados para la obtención de los productos elaborados son los siguientes; 1 grúa puente con un gancho, con una capacidad en su gancho principal de 20 toneladas y la de su gancho auxiliar de 10 toneladas, un carrito de construcción manual, este consta de 1 lámina de madera de 15cm de ancho y una lámina de metal de 15cm de ancho, cabe destacar que el personal indicado realiza casi todo el trabajo manual ( hay cuatro meses), detrás de estas se encuentra una fresadora universal, la cual utilizan para cortar los topes dependiendo de las especificaciones del cliente , es decir, no todos los topes poseen las mismas características (color, tamaño y corte). El área de exhibición se encuentra ubicada en la entrada principal del local, es aquí en donde se pueden visualizar los diferentes tipos de topes en su forma y tamaño natural, esto quiere decir que se exponen de igual forma a cuando son extraídas del área de explotación o las canteras correspondientes.

En la parte derecha de la entrada principal del taller o fábrica, se encuentra el departamento de ventas y de administración, los cuales están atendidos por una Técnico Superior en Administración de Empresas y una Ingeniero Industrial respectivamente; las mismas son las encargadas de atender, elaborar los pedidos y finiquitar las órdenes de compras. En esta parte de la fábrica, se encuentra un baño (para damas) cuenta con un inodoro, lavamanos y puede ser usado tanto por los trabajadores como para los clientes.

Aplicación de la metodología de los 7 pasos para el mejoramiento continúo

PASO 1: SELECCIÓN DE OPORTUNIDADES

• Caracterización del proceso.

• Antecedentes.

Cada día la demanda de mármoles y granitos es más extensa y variada. Por lo tanto "TOP GRANITOS, PUERTO ORDAZ, C.A.", ha llevado acabo acuerdos y convenios con distintas Empresas Nacionales y Extranjeras para unir su capacidad de trabajo y tecnología con el fin de llegar a más puntos de nuestra geografía e incluso exportar tanto materia prima como productos elaborados. Su meta es poder atender todas las necesidades de los clientes, desde los trabajos más artesanales, formas, molduras, texturas y materiales estandarizados como baldosas y plaquetas; así como también la materia prima de bloques o chapas, ya sea de los materiales más conocidos o de los de su exclusividad.

Los usuarios de estos productos, están comprendidos por: hogares, hoteles, aeropuertos, centros comerciales, oficinas, fuentes de soda; y cualquier otro tipo de instalaciones que demanden un producto resistente y decorativo. En el mercado solamente es adquirido por los consumidores que integran los segmentos A, B y C de la población, ya que su uso es sinónimo de prestigio y buen gusto, además les permite disfrutar de una decoración funcional y durable, ya que su vida útil puede ser eterna dependiendo de su uso.

Sin embargo, en la actualidad se han presentado ineficiencia y fallas en las operaciones requeridas para la elaboración de estos topes; ocasionando entre muchas cosas demoras en la entrega de sus pedidos, y pequeñas imperfecciones en el acabado final. Seguidamente, se listaran los problemas observados en el taller, que traen como consecuencia lo expuesto anteriormente.

• Listado de problemas.

• 1. No existe un óptimo aprovechamiento del espacio físico que se encuentra destinado para el área de corte y el almacén de materia prima ya que están muy adyacentes.

• 2. En cuanto a los riesgos que ocasiona la no utilización de los equipos de seguridad (botas, guantes, lentes, fajas, etc.) dentro de la planta y sobre todo en el área de trabajo, se observó que los empleados no portaban los mismos exponiendo de esta manera su integridad física y comprometiendo a la empresa ya que si ocurriera algún tipo de accidente afecta a la producción y con ello la entrega a tiempo del producto.

• 3. La empresa no cuenta con los equipos más óptimos o adecuados para el manejo de materiales, se utiliza mucha mano de obra para el traslado.

• 4. En almacén de materia prima (láminas) no existe una adecuada distribución debido al pequeño espacio, esto acarrea dificultad al momento de realizar el manejo de material.

• 5. No se halla un almacén de productos terminados como tal, los topes de mármol y/o granitos se ubican en un sitio improvisado en el mismo lugar de su producción; ocasionando que en algunas oportunidades sufran daños en su acabado.

• Preselección y Jerarquización de los problemas.

Se puede determinar mediante la terna de inconvenientes presentada anteriormente, que entre los problemas más significativos desde el punto de vista del grupo, se encuentran según su orden de importancia:

• La falta de un almacén de productos terminados que se adecue a la preservación y conservación de los topes de mármol y/o granito.

• La mala distribución en cuanto al área de corte y almacén de materia prima se refiere.

• Insuficiencia de transportes y equipos apropiados, para la manipulación del material necesario al momento de fabricación.

• Selección del problema.

En cuanto, a la calidad que debe representar el producto final de una empresa como tarjeta de presentación ante el público y como factor de competitividad y productividad en el mercado; se escoge:

La falta de un almacén de productos terminados como tal, que trae como consecuencia que los topes de mármol y/o granitos en algunas ocasiones soporten deterioros en sus superficies; y por consiguiente bajen su nivel de calidad establecido, también provocan inconvenientes con los clientes a la hora de la entrega de pedidos; ya que muchos de ellos son devueltos.

PASO 2: CUANTIFICACIÓN Y SUBDIVISIÓN

• Clarificación del problema.

El problema establecido a tratar, se puede evidenciar en el hecho de que existe interrupción en las labores diarias normales realizadas por el operario para la elaboración de los topes; debido a la improvisación de un sitio que no cumple con lo requerido para el almacenamiento de los productos terminados. Además, el acabado final de los topes se ve perjudicado por esa misma interrupción, ya que producto de los tropiezos por parte de los trabajadores y de las herramientas utilizadas, trae como consecuencia en algunas ocasiones la presencia de ralladuras y desgaste de los mismos.

• Subdivisión del problema.

• 1. Los topes de mármol y/o granitos se encuentran en la intemperie.

• 2. Improvisación de un lugar en el área de producción no previsto para tal fin.

• 3. Aglomeración de topes en algunas zonas del área de producción, cuando la capacidad del sitio se ve propasada.

• 4. Dificultad en el manejo de material en el área de producción, por la afluencia de estos topes.

• 5. Entorpecimiento en las labores normales diarias de fabricación de los topes.

• 6. Daños en el acabado de los topes; ya sea por ralladuras o desgastes en los bordes.

• 7. Disminución del nivel de calidad establecido por la empresa.

• 8. Desorden en la distribución de topes, ya que no se lleva la secuencia de la fechas de los pedidos.

• 9. Inconvenientes con los clientes por demoras en la entrega de los pedidos.

• Cuantificación de la subdivisión del problema.

Para esta etapa a falta de datos y tiempo, se utiliza la técnica de jerarquización cualitativa con ayuda de un operario conocedor del problema. Se determina que dentro de la subdivisión del problema, los más primordiales son:

• Los topes de mármol y/o granitos se encuentran a la intemperie.

• Aglomeración de topes en algunas zonas del área de producción, cuando la capacidad del sitio se ve propasada.

• Dificultad en el manejo de material en el área de producción, por la afluencia de estos topes.

• Inconvenientes con los clientes por demoras en la entrega de los pedidos.

• Deterioro en el acabado de los topes.

PASO 3: ANÁLISIS DE CAUSAS

• Listado de causas por subdivisión.

• 1. La ubicación de un sitio no diseñado para cumplir con las condiciones que requiere el resguardo de los topes.

• 2. La falta de planificación en la gerencia de la empresa, que no antepuso la necesidad de este almacén.

• 3. Poco espacio físico del lugar en donde se encuentran almacenados los topes.

• 4. El auge o incremento de pedidos de topes.

• 5. La afluencia de los topes terminados en varias zonas del área de producción.

• 6. La disposición de los topes terminados en las vías de circulación de los operarios

• 7. El tropiezo por parte de los operarios, instrumentos y/o equipos de traslados de los materiales a los topes acabados.

• 8. La falta de clasificación en la exigencia de la fecha de entrega y requerimientos según las especificaciones del cliente.

• 9. El deterioro que a veces perciben los topes por su mal sitio.

• 10. El reproceso de los topes ya acabado; el cliente no acepta desperfectos o imperfecciones en su producto.

• 11. Los topes muy deteriorados son hechos nuevamente.

• Agrupación de causas por medio del Diagrama de Ishikawa.

• Cuantificación de las causas a través del Diagrama de Pareto.

En la empresa TOP GRANITOS, PUERTO ORDAZ, S.A., la falta de un almacén de productos terminados, ha traído como consecuencia ineficiencia y fallas en la realización de algunas actividades relacionadas con el proceso de fabricación de los topes de mármol y/o granito, debido a que no existe un óptimo aprovechamiento del espacio físico por la presencia del sitio inadecuado que ocupa los topes elaborados; asimismo dificultad en el manejo de materiales a la hora de ser entregados, lo que conlleva una serie de inconvenientes.

Se decide analizar este problema para tomar decisiones encaminadas a solucionarlo.

En las diversas visitas realizadas a la empresa se pudo constatar algunas de las causas que originan la falta de un almacén de productos elaborados; observadas y registradas por el número de veces en que estas incurrían en el desempeño de las actividades realizadas por el operario, desde la entrada y salida del proceso.

• Poco espacio del lugar en donde se encuentran los topes……………………………………….………………………………61

• Auge o incremento de los topes……………………………………….84

• Sitio inadecuado de los topes…………………………………………102

• Reproceso de topes elaborados……………………………………….48

• Presencia de topes en vías de circulación……………………………37

• Otros………………………………………………………………………28

Estos datos fueron tomados en los dos turnos de trabajo (matutino-vespertino) de forma aleatoria durante c/u de los 5 días determinados como periodo de recolección de datos. Ver tabla 1

Tabla 1.

De los pocos vitales, se deberá determinar la factibilidad de atacar estos por el orden de importancia:

• La acción de eliminar estos problemas trae consigo la disminución del mismo en aproximadamente un 80%.

• Se puede evidenciar que la mayor frecuencia siendo de (102) corresponde a que los productos terminados se encuentran en un sitio inadecuado siendo esta del 28,33% atribuible a esta causa.

• La elaboración de un almacén de productos terminados y un programa para evitar la aglomeración en el área de producción y de manera que contribuya a mejorar el manejo de materiales y se eliminaría en un 80% de estas causas que de manera significativa intervienen a que la empresa no funciones adecuadamente.

• Selección de las causas.

• 1. Sitio inadecuado donde se encuentran los topes.

• 2. Auge o incremento de pedidos de topes.

• 3. Poco espacio físico del lugar en donde se encuentran almacenados los topes.

PASO 4: NIVEL DE DESEMPEÑO REQUERIDO

• Nivel del indicador.

La creación de un almacén de productos terminados que satisfaga la producción estimada de la empresa, para así resguardar los topes de mármol y/o granito.

• Pasos para atacar las causas raíces.

• Realizar un estudio para observar la factibilidad que traería consigo la creación de un almacén de productos terminados.

• La gerencia debe tener conocimiento de la capacidad límite de la planta para así no sobrepasarse en los pedidos.

• Al momento de la construcción del almacén tener en cuenta la producción que posee la empresa de manera tal que cubra la demanda de los topes.

• Concienciar a los obreros a que expongan sus necesidades a la gerencia mediante asambleas, conferencias, reuniones, etc.

• Impacto gradual esperado.

Entonces, a través del cumplimiento de esta serie de pasos se espera; descongestionar varias zonas en el arrea de producción, salvaguardar la calidad del producto terminado, clasificar los topes de acuerdo a fecha de pedido, para así evitar demoras a la hora de la entrega y hacer una distribución equitativa del espacio físico.

PASO 5: DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES

• Listar posibles soluciones

1. Diseño de un almacén apropiado al resguardo de los topes de mármol y/o granito.

2. No sobrepasar la capacidad del almacén de manera que los topes no queden fuera del área.

3. Mejorar la distribución del área física de producción de modo que no se tenga congestión entre los pasillos, por el almacenamiento de material en estos lugares.

4. Utilizar todas aquellas herramientas que permitan la evaluación de la posibilidad de redistribución del espacio físico, como: diagrama de procesos, flujo de material, análisis operacional, entre otros.

5. No excederse en las órdenes de los pedidos.

6. Realizar inventarios por fecha de pedidos y requerimientos del cliente, como base de datos para la determinación de la capacidad necesaria a instalar.

7. Selección de los procedimientos de transporte y manipulación del material, que vayan acorde con los requerimientos del almacén tomados en cuenta para su diseño.

• Selección de las soluciones más factibles y potentes.

• Diseño de un almacén de productos terminados, apropiado para el resguardo de los topes de mármol y/o granito.

• Mejorar la distribución del área física de producción.

• Realizar inventarios por fecha de pedidos y requerimientos del cliente, como base de datos para la determinación de la capacidad necesaria a instalar.

• Selección de los procedimientos de transporte y manipulación del material.

• Programar las actividades de cada solución.

La programación de dichas soluciones escogidas se presenta a continuación. Ver Tabla 2

Tabla 2

Paso 6: IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES

• Verificar el cumplimiento del programa

• Una vez creado el almacén de productos terminados se debe verificar si en realidad cumple con los requerimientos exigidos en el planteamiento anterior; ya que de ello depende no sacrificar la calidad del producto obtenido y por ende garantizar los requisitos exigidos por el cliente.

• Verificar que los pedidos no se excedan respecto de la capacidad de la empresa.

• Hacer estudios de factibilidad para ver si es conveniente aumentar la capacidad del almacén, esto debido a que toda empresa esta propensa a cambios y quiera aumentar su producción, todo ello para no caer en la misma situación anterior de que quedaran topes a la intemperie.

• Cuando se implemente la mejora en la distribución del área física, está tiene que estar diseñada de manera que se reduzcan o eviten en el mejor de los casos las aglomeraciones de los materiales en las distintas áreas, ya que de esta forma se puede constatar la eficacia de la nueva distribución.

• También se debe realizar un análisis operacional, de manera tal que nos permite realizar los diagramas de procesos y recorrido del material, para verificar de forma detallada si en realidad lo implementado es lo más idóneo.

• Se debe efectuar revisiones cada lapso de tiempo prudente para verificar si están ocurriendo fallas en la distribución o demoras en el proceso, para realizar cambios a tiempo que no lleguen a perjudicar a la empresa e incurrir en gastos innecesarios.

• Cuando de aprovechar el espacio físico se trate, se debe verificar el cumplimiento de lo acordado ya que de ello depende el buen manejo y recorrido del material.

• Se debe verificar que el equipo utilizado para transportar al material de un lugar a otro sea el más adecuado y que garantice la reducción al máximo o en el mejor de los casos eliminar las demoras ocasionadas por la llegada del material a los distintos puestos o áreas de trabajo.

La Gerencia debe velar por el cumplimiento de todas y cada una de estas actividades, de manera que permita garantizar el cumplimiento de los objetivos trazados, ya que de ello depende el éxito de toda la organización y su permanencia en el mercado puesto que cada día la competencia es más fuerte y los clientes más exigentes.

Paso 7: ESTABLECER ACCIONES DE GARANTÍA

• Normalizar prácticas operativas.

• Es necesaria la estandarización de todas las actividades relacionadas con la fabricación de topes de mármol y/o granito, de manera que permita tener un tiempo estimado de lo que en realidad tarda cada operación y de manera que no se produzcan demoras en el proceso.

• También es necesario normalizar la sucesión del trabajo, ya que traería una serie de beneficios entre estos evitar el retraso y congestionamiento en las áreas de trabajo.

• Es necesario hacerle llegar de una buena manera la implementación de nuevos métodos de trabajo a los operarios, ya que en muchos casos éstos no son aceptados y asimilados de manera rápida y efectiva.

• Entrenamiento en los nuevos métodos

• El entrenamiento del personal que labora en la empresa, y de manera primordial, los que están directamente involucrados en el proceso es necesario que cada cierto tiempo se le dicten cursos de capacitación, ya que en muchos casos la implementación de nuevos métodos requiere de ello.

• Es necesario poner en práctica a la brevedad posible la implementación del nuevo método, ya que esto implicaría adaptarse y adiestrarse en el mismo.

• Reconocer y definir resultados

• La Gerencia debe difundir en toda su organización los resultados alcanzados, de esta manera hacerle saber que todos son parte importante del logro alcanzado.

• Darle también reconocimiento a todas las personas participes en el nuevo cambio en los procedimientos y en toda la planta, ya que ello incidió significativamente para lograr una mejora continua en la empresa.

• Definir si en realidad los resultados obtenidos con los cambios efectuados serán los esperados por toda la organización y si garanticen la mejora continua en la empresa.

Conclusiones

Luego de aplicada la metodología de los siete (7) pasos para una mejora continúa y de analizados cada uno de ellos, se puede concluir lo siguiente:

• 1. La mala distribución en el área física ocasiona retrasos en la producción, así como también congestionamiento dentro del área, por lo tanto es necesario realizar un plan de trabajo adecuado y ejecutarlo, para así lograr un mejor desenvolvimiento y aprovechamiento dentro del área de trabajo.

• 2. El producto terminado se ve afectado por la falta de un almacén o lugar adecuado para almacenarlo de manera que no sufra daños y disminuye su calidad.

• 3. La distribución no adecuada del área de trabajo tiene gran impacto sobre el operario, material y proceso debido a que existe pérdida de tiempo en la elaboración de las distintas operaciones, trayendo consigo un nivel de producción menor al esperado y por en de las ganancias de la empresa disminuyen considerablemente.

• 4. Con la aplicación de estas técnicas de mejoramiento continuo se pueden evidenciar cambios progresivos, ya que de una manera clara podemos observar los problemas que en realidad hacen ruido en la organización y entre otras cosas nos permiten atacarlos de raíz, y no colocar pañitos calientes al problema.

Recomendaciones

En función del análisis de la metodología para un mejoramiento continuo, los resultados y conclusiones que se obtuvieron con esta investigación; se recomienda lo siguiente:

• 1. Se recomienda hacer una redistribución del espacio físico para dar espacio a un almacén, ya que se tiene cierto espacio no utilizado y así se disminuiría la aglomeración de los materiales en diversas áreas.

• 2. Mejorar la distribución de los equipos y materiales en el área de trabajo, de manera tal que los operarios tengan espacio para evitar congestionamiento a la hora de realizar las operaciones correspondientes.

• 3. Adquisición de equipos modernos y óptimos que se adapten al proceso, trae consigo una serie de beneficios inmediatos, tanto para la producción como para facilitar el manejo de materiales y una producción más rápida.

• 4. Idear un nuevo método de trabajo, esto debido a que las empresas por muy pequeñas que éstas sean están sujetas a muchos cambios y avances tecnológicos y si sus métodos no se mantienen al día, se vuelven sumamente vulnerables.

• 5. La Gerencia como el ente de mayor representación jerárquica en la empresa, debe proporcionar todos los recursos necesarios para el buen desempeño de sus empleados y no trabajar en forma separada; ya que de ello depende el éxito y permanencia de la organización en el mercado.

Referencias bibliográficas

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Anexos

DIAGRAMA DE PROCESOS

PROCESO: Fabricación de Topes de Mármol/Granito.

INICIO: Descarga del Camión.

FIN: Almacenamiento Temporal.

FECHA: 22/07/05.

SEGUIMIENTO: Al Material

MÉTODO: Propuesto

DIAGRAMA DE PROCESO

Layout de la planta física de la empresa TOPGRANITOS, Puerto Ordaz C.A (Actual)

Autor:

Cequea, Maryoris.

Márquez, Liseth.

Meza, Berlimar.

Pérez, Luis.

Rivas, Yaneth

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE ING. INDUSTRIAL

CÁTEDRA: CALIDAD

Profesora:

Ing. Scandra Mora

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

CIUDAD GUAYANA, JULIO DE 2.005