El proceso negociador en la Empresa Acopio y Beneficio Tabaco Cabaiguán (página 2)
Enviado por Yusleiquy Rodriguez
En Cuba, el entrenamiento o formación de negociadores, aunque ha ido creciendo desde finales de la década del 90, aún es escaso, dándosele mayor peso a la formación básica en la temática, utilizando la modalidad de curso con ejercicios de simulación asociados a los temas principales impartidos.
Los antecedentes de la formación en negociación para entidades del sector de la agricultura, se enmarca en la impartición de un curso de donde se toca el tema de la negociación pero de manera muy general, no abordándose las negociaciones desde el punto de vista relacional, como proceso comunicativo.
Elementos generales sobre las políticas en la empresa a tener en cuenta para llevar a cabo entrenamientos en negociación
El escrutinio de la documentación de la entidad demostró que establece entre sus prioridades la preparación del personal, de modo que se garantice el aumento de las competencias generales que deben poseer para el desempeño eficaz de sus funciones. Según la expresión de los entrevistados, puede sentirse la superación como parte de la cultura de la organización. La Empresa Acopio y Beneficio Tabaco Cabaiguán cuenta con un extenso y detallado plan de capacitación para todo el personal, que es apoyado en su realización y cumplimiento por la dirección de la entidad. En este sentido, reconocen que dicho plan ha estado centrado durante mucho tiempo en la formación económica contable, técnicas de dirección, computación y cursos específicos del sector, descuidando el aspecto de habilidades sociales y relacionales, que se ha visto poco formado.
En el caso específico de los directores sus perfiles establecen la negociación como actividad incluida dentro de sus responsabilidades frecuentes, y por tanto, esta temática se convierte en una competencia a desarrollar en estos funcionarios. No se cuenta con antecedentes de formación en negociación, aunque desde el punto de vista práctico, los ejecutivos están capacitados para llevarlas a cabo, pues tienen conocimientos y habilidades relativos a los indicadores a manejar. Es por ello que existe conciencia de la necesidad de avanzar en este tipo de preparación. Por tanto, se plantea que deben desarrollarse habilidades comunicativas que permitan estar preparados para responder tanto a públicos internos como externos.
Se reconoce como debilidad la excesiva utilización de modalidades de preparación fuera del puesto de trabajo, utilizándose poco el entrenamiento, la tutoría y la asesoría como formas de capacitación más encaminadas al desarrollo de habilidades y no a la acumulación de conocimientos teóricos.
El 35 % de los problemas planteados en los bancos de problemas de esta entidad pueden ser resueltos, al menos parcialmente, mediante la capacitación del personal en temáticas de negociación, pues estas habilidades pueden ser aplicadas a diferentes niveles y con diversos propósitos, desde la negociación con los clientes y proveedores, hasta la concertación de proyectos de colaboración y la obtención de ayuda de las entidades superiores.
En el plano externo, se llevan a cabo diferentes formas de negociación según el tipo de proveedor y el cliente, teniendo en cuenta las necesidades técnicas, económicas y materiales de ambas partes.
En el plano interno, se llevan a cabo negociaciones laborales entre los diversos departamentos o áreas funcionales, destacándose la negociación anual de los objetivos de trabajo. Además, resulta necesario recordar que la entidad en la actualidad se encuentra sujeta a un proceso de reestructuración, que implica desde un cambio de localidad hasta variaciones en la plantilla de trabajadores.
Por tal motivo, la necesidad de proponer un procedimiento para desarrollar habilidades de negociación en la entidad queda justificada.
Determinación de habilidades a entrenar en el programa de formación con base a las necesidades reales de los participantes
El 80% de los trabajadores no se consideran negociadores, a pesar de que en su labor diaria desarrollan actividades de negociación, pero tienen dificultades a la hora de definir y determinar el alcance de esta. Describen como importante esta actividad; explicando que tanto con el cliente externo como con los internos forma parte activa y constante de su trabajo.
El 80,7% coincide en que negociar es intercambiar propuestas y/o recursos, pero solo el 35% expresa en toda su extensión un concepto de negociación relacionado con la habilidad de solucionar conflictos y llegar a acuerdos sólidos.
El 60% coincide en que la falta de preparación y formación sobre el tema, es un factor clave que impide la efectividad de algunas acciones negociables. Reconocen que carecen de casi todas las habilidades necesarias para desempeñar mejor ese rol, proponiendo que se incluya en el programa de formación elementos generales sobre negociación, estrategias, estilos, fases, entre otras habilidades para desarrollar y mejorar las acciones.
El 100% muestra disposición para integrar una experiencia formativa en esta temática.
Consideran que existen muchas limitaciones de recursos que van en detrimento de las relaciones de negociación (95%), así como algunas limitaciones de autoridad (90.9%) pues hay muchos negocios que tienen que ser aprobados por niveles superiores. También enuncian dificultades de tipo relacional (66.6%) como el tratar con cierto tipo de proveedores con determinadas características de personalidad.
Se señalan problemas internos para enfrentar negociaciones como insuficiente preparación en el tema (100%), poca facilidad de expresión, (44.4%), poca paciencia (55.5%).
En la entrevista plantean necesidades de formación referidas a cómo comunicarse mejor con la otra parte, y sobre conceptos básicos de calidad, mercadotecnia y técnicas de negocio.
El 91% de los seleccionados tiene problemas a la hora de proponer y plantear expectativas; comportamientos específicos relacionados con el planteamiento de necesidades de negociación y la expresión de demandas.
El 58,3% tiene dificultades para desenganchar; es decir, para manejar situaciones tensas en que sea preciso limitar la posibilidad de ocurrencia de impasse; a la par, un 66,6% muestra buenas cualidades para evadir, actitud positiva en algunos momentos pero que puede incidir en problemas de cierre y concreción de contratos.
El 88% de la muestra es sensible a la asimilación de nuevos conocimientos y/o habilidades en materia de negociación, con el suministro de ciertos niveles de ayuda pedagógica.
A continuación aparecen plasmados los resultados obtenidos con la aplicación del Test de Autodiagnóstico, pero antes hay que destacar que se tomaron como elementos de referencia, la escala de evaluación que aparece al inicio del mismo, denominando las respuestas cuyo valor es igual e inferior a 3 (puntos débiles porque solo algunas veces se hace) y los que se aparecen en el rango de 4 a 5(puntos fuertes porque se hacen habitualmente o siempre) para evaluar y exponer los resultados que seguidamente aparecen.
Tabla 2.4: Resumen de los resultados obtenidos en el Test de Autodiagnóstico
Fuente: Elaboración propia
Después que finaliza la negociación no presentan problemas porque la mayoría de las veces analizan las experiencias y resultados obtenidos, los cuales tienen en cuenta para futuras negociaciones. Dan un "seguimiento" adecuado a los acuerdos y se preocupan por cultivar las relaciones con la otra parte.
Con la entrevista en profundidad realizada a los componentes de la muestra final en cuanto a la selección de habilidades a entrenar, se pudo constatar que las destrezas fundamentales que reconocen como problemas en sus estilos de negociación son las siguientes:
Planteamiento de aperturas (en este caso el 80% de la muestra plantea expresiones tales como: "me cuesta romper el hielo", "tengo problemas para comenzar a abordar el tema a negociar" o "no se como empezar, me pongo nervioso para hacerlo").
Control emocional (El 60% refirió problemas relacionados con "me pongo nervioso para explicar", "no tengo paciencia" o "no se bien si me controlo, sobre todo los gestos").
Problemas de cierre (El 65 % opinó que "a veces no se cómo terminar", o "creo que doy demasiado largo a las cosas").
Problemas generales (El 100% refiere necesidades de conocer técnicas específicas y el 58,3% dice que necesita mejorar su "ojo clínico" para reconocer negocios).
El gráfico siguiente muestra las principales dificultades:
Figura 2.2: Principales dificultades del proceso negociador en la entidad
Fuente: Elaboración propia
Los expertos enuncian de manera general, como habilidades claves las que se muestran a continuación:
Poder persuasivo.
Flexibilidad y creatividad.
Empatía, paciencia y perseverancia.
Autocontrol y autoexigencia.
Capacidad de análisis, escucha y observación.
Capacidad natural de tomar iniciativas.
Cortesía y habilidad para situarse en el lugar del otro.
Objetividad
Apertura y cierre de la negociación en el momento oportuno
Dominio emocional y gestual
Conocimiento de tácticas y técnicas
Confianza en sí mismo.
También señalaron la necesidad de evitar a toda costa los defectos que se muestran a continuación debido a que entorpecen el proceso negociador y no posibilitan el logro de los objetivos propuestos.
Excesivo deseo de complacer.
Ingenuidad y excesiva confianza.
Inflexibilidad. Tendencia a pensar solo en blanco y negro.
Poco control de la emotividad.
Tendencia a las peleas.
Incapacidad para trabajar en la incertidumbre.
Con esta lista inicial se realizó el análisis de expertos, concentrando en varias categorías estas habilidades.
Conclusiones parciales
La negociación es una temática asidua en la formación de adultos y el postgrado a nivel internacional, aunque el entrenamiento o formación de negociadores aún es escaso en Cuba. Los antecedentes de entrenamiento en negociación para sector empresarial cubano, están relacionados con la impartición de temas desde el punto de vista económico no abordándose las negociaciones desde el punto de vista relacional, como proceso comunicativo.
Los trabajadores que conforman la muestra expresan dificultades en cuanto a habilidades generales para emprender procesos negociadores; que provienen de las escasas habilidades relacionales y de comunicación, aplicables a la negociación.
Las habilidades a entrenar, teniendo en cuenta las diferentes fuentes de obtención de información, deben ser aquellas que eleven la competencia comunicativa para negociar:
Orientación en la situación.
Creación de clima favorable (confianza).
Expresión de demandas.
Control emocional.
Técnicas de cierre.
El procedimiento diagnóstico utilizado fue diseñado y validado por el Centro de Estudios de Dirección Empresarial como parte de un conjunto de investigaciones realizadas sobre la temática en 2003.
Bibliografía
Canale M, Swain M. (1980) Theoretical Bases of Comunicative Approaches to Second Language Teaching and Testing. Applied Linguistic.
Taylor, S.J. y R. Bodgan. "Introducción a los métodos cualitativos de investigación": Ediciones Piados. Barcelona, 1998.
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htm [Accesado el día14 de enero de 2010]
Autor:
Lic. Yusleiquy Rodríguez Ibarra
Tutor(a): MSc. Marlene Penichet Cortiza
Santa Clara, 2010
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
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