Proceso de preparación y evaluación de proyectos

El proceso de preparación y evaluación de proyectos responde a una serie de pasos que deben darse en la elaboración de un proyecto. Estos responden a un estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la prefundida con que se realice dependerá de lo que aconseje cada proyecto en particular.

En forma general existen cinco estudios que deben realizarse para evaluar el proyecto:

La viabilidad comercial
La técnica
La legal
De gestión
Financiera

De toda la financiera es la que más se toma en cuenta y el resto es solo como referencia, pero cada elemento de estos aunque por separado pueden determinar que un proyecto no se concrete.

El estudio comercial: Este indicara si el mercado es o no sensible al bien o servicios producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría en su consumo o uso, también determina la postergación o rechazo de un proyecto, sin tener que asumir los costos que implicaría un estudio económico completo. En muchos casos estos estudios se incorpora como parte del estudio de mercado en la viabilidad financiera.

El estudio de la técnica: Estudia las posibilidades materiales, físicas y químicas de producir el bien o el servicio que desea generarse en el proyecto, se utiliza técnicamente para garantizar la capacidad de su producción, incluso antes de terminar se puede decidir si son o no conveniente desde el punto de vista de su rentabilidad económica.

El estudio legal: Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado como por ser técnicamente factible, podrían existir algunas restricciones de carácter legal que impidan su funcionamiento en los términos que se pudiera haber previsto, lo cual no recomiendan su ejecución; ejemplo limitaciones en cuanto a su localización o el uso de un producto.

El estudio de la gestión: Es el que normalmente recibe menos atención, a pesar de que muchos proyectos fracasan por falta de capacidad administrativa para emprenderlo. El objetivo de este estudio es definir si existen las condiciones mínimas para garantizar la viabilidad de la implementación, tanto en lo estructural como en lo funcional.

El estudio financiero: Este determina en ultimo termino, su aprobación o rechazo. Mide la rentabilidad que retorna a la inversión, todo medido en base monetaria.

Los estudios del proyecto como proceso

El proceso de un proyecto reconoce cuatros etapas que son:

Idea
Preinversión
Inversión
Operación

Las ideas puede enfrentarse sistemáticamente desde una modalidad de gerencia de beneficios, es decir donde la organización esta estructurada operacionalmente con un esquema de búsqueda permanente de nuevas ideas de proyecto, busca en forma ordenada identificar problema que puedan resolverse, oportunidades de negocios que puedan aprovecharse puede afirmar que las idea representan la realización de un diagnóstico que identifica distintas vías de solución.

La preinversión esta etapa se realizan los distintos estudios de viabilidad, en esta se concentran dos aspectos:

El nivel de estudios inicial también se le llama "perfil" este se elabora a partir de las informaciones existentes, del juicio común y de la opinión que da las experiencias. También en términos monetarios solo presenta estimaciones muy globales de la inversión, costos o ingresos sin entrar en investigación de terreno.

Este análisis intenta proyectar que pasara en el futuro si no se pones en marcha el proyecto, antes de decidir si conviene o no su implementación. Estos estudios mas que calcular la rentabilidad del proyecto, busca determinar si existe alguna razón que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen los recursos.

El nivel de factibilidad: Este selecciona frecuentemente aquellas opciones de los proyectos que se muestran más atractivas para la solución de un problema o el aprovechamiento de una oportunidad.

Nivel de prefactibilidad: Este estudio profundiza la investigación y se basa principalmente en informar de fuentes secundarias para definir con cierta aproximación las variables principales referida al mercado, a las alternativas técnicas de producción y la capacidad financiera de los inversionista. En términos generales, se estima la inversión probable, los costos de operación y los ingresos.

El estudio del proyecto, cualquiera que sea la prefundida con que se realice. En esta se distinguen dos etapas.

Formulación y preparación, define todas las características que tengan algún grado de efecto en el flujo de ingreso y egresos monetarios del proyecto y calcular la magnitud.
La evaluación, con la metodología muy definidas busca determinar la rentabilidad de la inversión en el proyecto.

La etapa de formulación y preparación reconoce dos subetapas: Una que caracteriza por recopilar información o crear la no-existente. Y otra que se encarga de sistematizar en términos monetarios, la información disponible. Esta se traduce en la construcción de un flujo de caja proyectado, que servirá de base para la evaluación del proyecto.

En la etapa de evaluación es posible distinguir tres subetapas: La medición de la rentabilidad del proyecto, el análisis de las variables cualitativa, y la sensibilización del proyecto.

La rentabilidad se calcula sobre una base de flujo de caja que se proyecta sobre una serie de supuestos.

El análisis completo de un proyecto requiere, por lo meno la realización de cuatro estudios complementarios:

Mercado
Técnico
Organizacional administrativo
Financiero

Los tres primero estudios proporcionan información económica de costos y beneficios, los estudios financieros además de generar información construye los flujos de caja y evalúa el proyecto.

El estudio técnico del proyecto

El estudio técnicos tiene por objeto proveer información para cuantificar el monto de las inversiones de los costos de operación pertinente a esta área. Por lo general se estima que deben aplicarse el procedimiento y tecnología más modernos, soluciones que puedan ser optima técnicamente, pero no financieramente.

La función de producción que optimice la utilización de los recursos disponibles en la producción del bien o servicios del proyecto. Para de esta forma poder obtener la información de las necesidades de capital, mano de obra, materiales, tanto para la puesta en marcha como la posterior operación del proyecto.

El estudios técnico determina los requerimiento de equipo de fabrica para las operaciones y el monto de la inversión correspondiente. También el análisis de las características y especificaciones técnicas de las maquinarias, las necesidades de espacios físicos para su normal operación, considerando las normas y principios de la administración de la producción.

La descripción del proceso productivo hace posible conocer las materias prima y los insumos que demandara el proceso, este se elige a través del análisis tanto técnicos como económico de la alternativa existente. También la definición del tamaño del proyecto es fundamental para la determinación de la inversión y costos que se derivan del estudio técnicos.

En este tipo de estudios deben analizarse todas las variables en forma combinada con los factores determinantes del tamaño, como por ejemplo, la demanda actual y esperada, la capacidad financiera, las restricciones del proceso tecnológico etc. También la interrelaciones entre decisiones de carácter técnico se complican al tener que combinarse con las decisiones derivadas de los restantes estudios particulares del proyecto.

Los estudios de mercado

Los estudios del mercado son mas que el análisis y determinación de la oferta y la demanda o de los precios del proyecto; Muchos costos de operación pueden preverse simulando la situación futura y especificando las políticas y procedimientos que se utilizan como estrategia.

Estos mismos análisis pueden realizarse para explicar las políticas de distribución del producto final. La cantidad y calidad de los canales que se seleccionen afectaran el calendario de desembolsos del proyecto. También existen otros elementos que pueden ser considerado como secundarios pero que no pueden dejar ser estudiado: Precios de introducción, inversión para fortalecer una imagen, acondicionamientos de los locales de ventas entre otros, metodológicamente en los estudios de mercado son cuatros los aspectos que deben estudiarse:

El consumidor y la demanda del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas.
Las competencias y la oferta del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas.
La comercialización del producto del proyecto.
Los proveedores y la disponibilidad y precios de los insumos, actuales y proyectados.

El análisis del consumidor tiene por objeto caracterizar a los consumidores actuales y potenciales, identificando sus preferencias, hábitos de consumos, para obtener un perfil sobre la cual pueda basarse la estrategia comercial.

La demanda pretende cuantificar el volumen de los bienes y servicios que el consumidor podría adquirir de la producción del proyecto, esta se asocia a distintos niveles de precios y condiciones de venta.

El estudio de la competencia es fundamental por varias razones. Por ejemplo la estrategia comercial que se defina par el proyecto no puede ser indiferente a ella, es preciso conocer la estrategia de la competencia para aprovechar sus ventajas y evitar sus desventajas.

La oferta suele ser compleja, por cuanto no siempre es posible visualizar todas las alternativas de sustitución del producto del proyecto, la potencialidad real de la ampliación de la oferta al desconocer la capacidad instalada ociosa de las competencias sus planes de expansión o los nuevos proyectos.

La comercialización es unos de los factores más difícil de precisar por tanto la simulación de sus estrategias se enfrentan al problema de estimar reacciones y variaciones del medio durante las operaciones del proyecto. Porque laS decisiones aquí adaptada tendrán repercusión directa en la rentabilidad del proyecto por las consecuencias económicas que se manifiestan en sus ingresos y egresos. Una de estas decisiones es las políticas e venta, que no-solo implica la generación de ingresos al contado o a plazo, sino que también determina la captación de un mayor volumen de ventas.

También son importantes las decisiones sobre precios, estrategias publicitarias, calidad en el producto, inversión en la creación de imágenes etc.

El mercado de los proveedores puede llegar a ser determinante en el éxito o fracaso de un proyecto. También la necesidad de sí existe disponibilidad de los insumos requeridos y cual es el precio que deberá pagase para garantizar su abastecimiento. Esta información que se obtenga de los proveedores podrá influir en la selección de la localización del proyecto.

El estudio organizacional y administrativo

Este estudio se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administración: Organización, procedimientos administrativos y aspectos legales.

Para cada proyecto es posible definir una estructura organizativa que se adapte a los requerimientos de su posterior operación. Conocer esta estructura es fundamental para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva. También se simula el proyecto en operación.

En los procedimientos administrativo bastaría un simple análisis para evaluar sobre la cuantía de las inversiones y costos del proyecto. Los sistemas y procedimiento contable-financiero de información, de planificación y presupuesto de personal, adquisiciones, créditos, cobranza y muchos mas que van asociados a costos específicos de operación.

El estudio legal responde a decisiones internas del proyecto, como la organización y procedimientos administrativas, influye en forma indirecta sobre ellos y en consecuencia, sobre la cuantificación de sus desembolsos.

El efecto más directo de los factores legales y reglamentos se refieren a los aspectos tributarios. Normalmente existen disposiciones que afectan en forma diferente a los proyectos dependiendo del bien o servicio que produzcan. Estos se manifiestan en el otorgamiento de permiso y patente en las tasas arancelarias, estas tienen exigencias impositivas diferentes según cual sea el pito de organización que se seleccione.

El estudio financiero

Los objetivos de esta etapa son ordenar y sistematizar la información de carácter monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los cuadros analíticos y antecedentes adicionales para la evaluación del proyecto, evaluar los antecedentes para determinar su rentabilidad.

La sistematización de la información consiste en identificar y ordenar todos los ítemes de inversión, costos e ingresos que puedan deducirse de los estudios previos. En esta etapa deben definirse todos aquellos elementos que deben suministrar el propio estilo financiero.

Las inversiones del proyecto pueden clasificarse, según corresponda en terreno, obras físicas, equipamiento de fabrica y oficinas, capital de trabajo; puesta en marcha y otros. También se deberá proporcionar información sobre el valor residencial de las inversiones.

Los ingresos de operaciones se deducen de la información de precios y demanda proyectada, calculados en los estudios de mercado de la condiciones de venta de las estimaciones de ventas de residuos y del cálculos de ingreso por venta de equipos cuyo reemplazo esta previsto durante el periodo de evaluación del proyecto.

Los costos de operación se calculan por información de practica de todos los estudios anteriores, sin embargo un ítem de costo debe calcularse en esta etapa es, el impuesto a las ganancias porque este desembolso es consecuencia directa de los resultados contable de la empresa.

La evaluación del proyecto se realiza sobre la estimación del flujo de caja de los costos y beneficios. El resultado se mide a través de distintos criterios que más que optativos son complementarios entre sí. La improbabilidad de tener certeza de las ocurrencias de los acontecimientos considerado en la preparación del proyecto hace necesario considerar el riesgo de invertir en el proyecto.

El estudio de la factibilidad financiera no solo consiste en determinar si el proyecto es o no rentable: El cual debe servir para discernir entre alternativa de acción para estar en condiciones de recomendar la aprobación o rechazo del proyecto.

Conclusión

Como sabemos en el mundo de los negocios aparecen, obstáculos, oportunidades y nuevos retos. Es necesario tomar decisiones acertadas para cada ciclo o etapas evolutivas. Debemos hacer estudios profundos tanto de rentabilidad como de inversión de capital al momento de hacer o iniciar cualesquiera tipos de proyecto.

En el trabajo analizado pudimos ver que si utilizamos de forma adecuada las cincos técnicas de presupuestación de capital, podemos crear un proyecto eficaz y nos dará granita que si lo ponemos en práctica obtendremos utilidades.

Bibliografía

Nassir Sepag Chain, Reinaldo Sepas Chain "PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTO" 3ra. Edición, Mac Graw-Hill, MÉXICO,2001.

Gitman, Laurence J, " PRINCIPIO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA" 8va. Edición, Abenada, West Liengrad. MÉXICO, 2000.

Polimeni, Ralphas y otros " CONTABILIDAD DE COSTOS" 3ra Edición, MacGraw-Hill. COLOMBIA, 2000.

Anexo: caso real

PROYECTO DE AMPLIACIÓN DE ESPACIO FÍSICO Y CAMBIO DE EQUIPO PARA EL CENTRO DE LLAMADA "MONTE RICO"

INTRODUCCIÓN

Los informes son documentos susceptibles de abordar cualquier tema y de poseer una fuerza que impacta los asuntos sobre el cual traten, existen dientes tipos de informes.

El informe de proyecto es unos de los más importante, porque define los hechos en sí, de lo que se desea proyectar este puede ser a corto o largo plazo en el cual se exponen las evidencias contactadas.

En este informe se tomaron en cuenta distintas ideas, entre ellas las administrativas, como también las sugerencias los clientes en el centro de llamada.

Anuncio:

Por opiniones de algunos clientes y por observaciones del personal administrativo, la empresa ha sometido un proyecto de ampliación del espacio físico y cambios de equipo tecnológicos, con el cual la empresa labora actualmente, con mira a su mejoramiento.

Con este proyecto se espera mejorar el espacio, un espacio más amplio en donde los clientes puedan sentirse a gusto, también el cambio de equipo obsoleto que ya han dado su vida útil y hay que adaptarse a los nuevos tiempos.

El objetivo del presente informe consiste en planificar de forma cualitativa y cuantitativa las fases para la realización del proyecto.

Problemática:

La combinación de esta cuatros sugerencia, nos hicieron notar que existe un pequeño problema:

Los clientes con sus quejas.
El desperfecto de los equipos.
Las bajas en las ventas.
La mala distribución de los espacios físicos.

Estos y otros inconvenientes han motivado a la empresa a tomar ciertas medidas con respecto al centro de llamada, a realizar una estrategia de cambio que garantice la comodidad y estabilidad de los clientes, con estos tratamos de dar mejor calidad de servicio y a la vez comercializar nuestro producto.

Presentación:

Los objetivos son los siguientes:

1. Desarrollar un espacio físico, para el bienestar de nuestros clientes, tantos actuales como potenciales.
2. Renovar la imagen de la empresa, con equipo moderno y tecnología más avanzada.
3. Satisfacer nuestros clientes..

Reacciones:

Algunos departamentos han manifestado su interés por la realización de este proyecto a continuación una síntesis de sus inquietudes.

Departamento de Producción.

Esta consiente que debido al deterioro del sistema, exciten la baja en la producción de las llamadas, por tanto el abandono de los clientes, propone que se remplacen los equipos y experimentar nuevas técnicas. Con este proyecto la empresa obtendrá mejores beneficios, estos plantean dos soluciones.

—Comprar un equipo nuevo, de tecnología más avanzada que permita la realización de la llamada sin ninguna demora.

— Remodelar el equipo antiguo, instalándoles una nueva programación.

Departamento de comercialización:

Este departamento propone que se mejorarían las ventas y se dará un mejor servicio, se motivará más al cliente con las ofertas, también el mantener un ambiente acogedor.

Departamento de finanzas:

Según las finanzas, esta situación puede permitirnos obtener una ventaja sobre nuestros competidores, debido a las comodidades y el pronto servicio que le brindaremos a nuestros clientes.

Sin embargo para la ampliación de nuestros espacios, sugieren que se realice mediante un financiamiento con una institución crediticia reconocida a bajos intereses; debido a que el presupuesto que se realizó el año anterior, no cubre el 50% de los gastos. También porque la empresa no cuenta con fondo extra para la realización de este proyecto.

Opiniones:

Luego de las conclusiones de los diferentes departamentos, determinó que es necesario para la empresa realizar el proyecto, con las condiciones anteriormente propuesta.

También las perspectivas que tienen los diferentes departamentos nos motivan a realizar el proyecto, ya que la agresividad de la competencia es muy fuerte y debemos mantenernos innovando para lograr competir en el mercado con miras a mejorar la empresa.

Acciones:

El proyecto se desarrollará en tres fases:

1. La fase de financiamiento, esta consistirá en hacer contacto con las instituciones de crédito, solicitud y financiamiento, también él cálculo de los costos, para la realización de la ampliación y compra de equipo para oficina.
2. La segunda fase comprenderá la realización de la ampliación del establecimiento y compra de los equipos, la evolución del funcionamiento.
3. En la tercera fase, comprenderá los toques finales de la ampliación, la reapertura del centro y la inauguración de los nuevos equipos, un brindis con los clientes y unas ofertas por compra de minutos, esto será la realización del proyecto.

Conclusión

Con la finalidad de brindar un mejor servicio a nuestros clientes, se evaluarán semanalmente los ingresos por ventas, también el grado de satisfacción de nuestra clientela y se aceptarán sugerencias para el mejoramiento de nuestras empresas.

Horizonte:

Nuestra meta es poder servir en el futuro con otros productos, e iniciar negocios paralelos, que constituyan una especie de mini plaza, donde existan nuevas marcas y estilos de comunicación con mira a globalización.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2014.