El Costo herramienta fundamental del proceso decisional del Molino Arrocero Julio Zenón

Resumen

La presente investigación se desarrolla en el Molino Arrocero Julio Zenón Acosta de Manzanillo, Provincia de Granma. El País experimenta numerosos cambios y transformaciones los cuales son necesarios para el perfeccionamiento del modelo económico cubano, para lograrlo se requiere de herramientas que proporcionen información relevante par la toma de decisiones, la determinación del costo de producción proporciona a los directivos los elementos esenciales para gerenciar tomando decisiones que conlleven a la eficiencia y resultados favorables. La actividad fundamental de esta entidad consiste en molinar la producción de arroz de la Provincia de Granma con destino al consumo Nacional. La producción de arroz crece cada vez con la aplicación de nuevas estrategias como ha pedido la alta dirección del país pero no solo debe perfeccionarse el modo de producción sino también las técnicas y procedimientos para la obtención de información de costos que permita la toma de decisiones acertadas, el objetivo del siguiente trabajo consiste en analizar con un enfoque crítico el sistema de costo empleado determinando las insuficiencias para mejorar los procedimientos de calculo y determinación de los costos para lograr que se obtenga información relevante que permita tomar decisiones acertadas en el momento adecuado. Su aporte esta encaminado a la necesidad de un sistema de costo que permita un control más eficiente de los recursos.

Introducción

Profundos cambios en el orden económico, político y social signan estos tiempos, la habilidad para la adaptación al cambio, la tolerancia a la incertidumbre, la flexibilidad para reestructurar cursos de acción, la plasticidad para recrear paradigmas y la apertura a la innovación son actitudes que orientan a las organizaciones empresariales al éxito.

El sistema empresarial cubano no se encuentra ajeno a este planteamiento, nuestro país experimenta numerosos cambios y transformaciones los cuales son necesarios para el perfeccionamiento del modelo económico cubano, para lo cual se plantean retos extraordinarios dentro de los que se destacan el poder científico y tecnológico los cuales demandan información sobre la gestión económico-financiera de cualquiera de las organizaciones existentes en nuestro país incrementando los aportes que brindan muchos de los sistemas de contabilidad que aún se emplean y no responden con sus recursos técnicos a las exigencias que impone un desarrollo sostenido.

Dentro de estas organizaciones se encuentra la agroindustria arrocera cubana, la cual se enfrenta a cambios estructurales derivados de la reorganización del sector agropecuario a nivel nacional, a partir de estrategias encaminadas a incrementar las producciones de alimentos provenientes de la agricultura, que en estos momentos sufre transformaciones que vienen a completar el esfuerzo que ha realizado el Estado y Gobierno Cubano, por desarrollar una agricultura sostenible, que garantice la sobrevivencia de nuestra población.

Este proceso de transformación económica motiva al sector arrocero en cuba a buscar nuevas soluciones para lograr disminuir los costos y obtener ventajas competitivas, el déficit de recursos financieros, la necesidad de obtener recursos productivos además de limitaciones provocadas por bloqueo económico y financiero al que se encuentra sometido nuestro país son elementos por los cuales se impone la necesidad de que cada entidad económica cuente con herramientas que permitan un control eficiente sobre los recursos materiales y financieros, esto solo se logra si existe pleno conocimiento de la información que brinda la Contabilidad de Costo su uso es esencial para la toma de decisiones.

El presente trabajo se desarrolla en la UEB Molino Arrocero "Julio Zenón Acosta", el mismo esta encaminado a evaluar aspectos del sistema de costo empleado por la entidad y proponer modificaciones que posibiliten la obtención de información relevante de costos como herramienta fundamental para el proceso de toma de decisiones.

Para darle cumplimiento a lo planteado anteriormente se hace necesario el desarrollo una fundamentación teórica del tema a tratar para una mejor comprensión de lo que se desea alcanzar con la elaboración de este trabajo, además del planteamiento de algunas de las deficiencias detectadas proponiendo soluciones para resolver las mismas, para lograrlo se emplearon métodos empíricos (entrevistas, observación) y teóricos (análisis, síntesis, abstracción, inducción y deducción), los procedimientos fueron análisis del material documental y búsqueda de la información bibliográfica.

Fundamentación teórica del costo

El costo se define en el ámbito contable como el valor sacrificado para obtener bienes y servicios o como el recurso al que se renuncia para alcanzar un objetivo especifico. Desde el punto de vista cuantitativo, costo no es más que la medida en términos monetarios, de los recursos utilizados para conseguir un objetivo determinado, esto significa una reducción de los activos o el aumento de los pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios.

La distinción entre costos y gastos no es trivial. Todos los recursos que emplea una empresa han de ser catalogados en una de las dos categorías. Una primera definición o clasificación nos llevaría a definir los costos como aquellos recursos que aplicamos en la fabricación de los bienes o servicios que la empresa ofrece, por el contrario los gastos serian aquellos recursos aplicados en el período contable, en los que se incurrió para determinar los ingresos de un determinado período o que fueron necesarios para que la empresa pudiera existir durante el mismo. Para que esta distinción pueda ser comprendida especificamos que en el momento de la adquisición de un bien material o servicios la empresa incurre en el costo para obtener beneficios presentes o futuros, ahora bien, cuando se obtienen los beneficios es cuando el costo se convierte en gasto, por lo tanto un gasto es un costo que ha producido un beneficio y que ya está expirado. Los costos no expirados que puedan dar beneficios futuros se clasifican como activos, tal es el caso de los inventarios de materias primas para la fabricación y las mercancías con destino a la venta.

Los elementos que conforman el costo de un producto según Ralph S. Polimeni (1989), son los que a continuación se relacionan:

Materiales: Son los principales bienes que se usan en la producción y que se transforman en productos terminados con la acción de la mano de obra y gastos indirectos de fabricación. Su costo se puede dividir en materiales directos e indirectos.

Materiales Directos: Son los materiales que se pueden identificar en la producción de un artículo terminado, que se pueden asociar fácilmente con el producto, representando el principal costo de materiales del artículo.

Materiales Indirecto: Son todos los materiales complementarios, comprendidos en la fabricación de un producto, diferente de los materiales directos.

Mano de Obra: Es el esfuerzo físico o mental gastado en la fabricación de un producto.

Mano de Obra Directa: Es la directamente involucrada en la fabricación, que se puede fácilmente asociar con el producto y representa el principal costo de mano de obra en la producción.

Mano de Obra Indirecta: Es la involucrada en la fabricación que no se considera mano de obra directa. Se incluye como parte de los costos indirectos de fabricación.

En la historia de la Contabilidad de Costo como bien se ha podido demostrar en la literatura existen dos grandes Sistemas de Costo: Sistema de Costo por Órdenes de Trabajo y Sistema de Costo por Proceso. Ambos sistemas son considerados sistemas de costos tradicionales, sin embargo, tienen particularidades que los hacen diferenciarse para la toma de decisiones.

Con relación a dichas particularidades se pueden poner como ejemplos, los siguientes: – El sistema de costo por órdenes de trabajo el cual controla los recursos que se consumen por cada orden de trabajo o pedido de acuerdo a las especificaciones solicitadas por cliente.

– El sistema de costo por proceso se contabiliza por departamentos o centros de costos; este sistema tiene un proceso de producción continua de tal manera que no tiene en cuenta los gustos y especificaciones directas de los clientes sobre los productos que estos demandan.

Considerando que el trabajo es realizado en una entidad que utiliza el sistema de costo por proceso, se tratará de exponer de forma especifica aspectos de interés relacionada con este sistema de costo útil para la toma de decisiones en la empresa que es objeto de estudio.

El sistema de costo por proceso tradicionalmente puede determinar sus costos a través de los siguientes métodos de costos: método de costo histórico, método costo por absorción y método de costeo variable.

Es necesario plantear que los sistemas de costos tradicionales pueden mejorar su información si incluyen en sus análisis la gestión de cada uno de los procesos que intervienen en el proceso productivo. Por tanto, a continuación en el próximo epígrafe abordará las cuestiones fundamentales con relación al Sistema de Costo por Proceso.

El diseño de un sistema de acumulación de costos debe ser compatible con la naturaleza y tipo de las operaciones ejecutadas en las empresas, seas estas productivas o de servicios.

El costeo por procesos es un sistema de acumulación, registro y control de costos de producción por departamento o centro de costo, conociendo como departamento, que es una división funcional principal en una fábrica o empresa donde se ejecutan procesos de manufacturas o de producción.

Cuando existen dos o más procesos que se ejecutan en un departamento, puede ser conveniente dividir la unidad departamental en centros de costos para su registro, control y acumulación.

La asignación de costos en un departamento es sólo un paso intermedio, el objetivo último es determinar el costo unitario total para poder determinar el ingreso. En la actualidad es prioridad la determinación de la gestión de los procesos y luego el cálculo del costo de los productos. 

Durante un cierto período algunas unidades serán empezadas, pero no todas serán terminadas al final del día, considerándose la producción como inventario final del proceso. En consecuencia, cada departamento determina qué parte de los costos incurridos en el departamento se pueden atribuir a las unidades en proceso y qué parte a las terminadas.

Algunas características del sistema de costo por proceso lo hacen diferente de otros sistemas tradicionales, por ejemplo:

El costeo por procesos se ocupa del flujo de las unidades a través de varias operaciones o departamentos, sumándosele más costos adicionales en la medida en que avanzan. Los costos unitarios de cada departamento se basan en relación entre los costos incurridos en un período de tiempo y las unidades terminadas en el mismo período.

Un sistema de costos por procesos tienen las siguientes características:

• Los costos se acumulan y registran por departamentos o centros de costos.

• Cada departamento tiene su propia cuenta de trabajo en proceso en el libro mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el departamento.

• Las unidades equivalentes se usan para determinar el trabajo en proceso en términos de las unidades terminadas al fin de un período.

• Los costos unitarios se determinan por departamentos en cada período. Las unidades terminadas y sus correspondientes costos se transfieren al siguiente departamento o artículos terminados. En el momento que las unidades dejan el último departamento del proceso, los costos totales del período han sido acumulados y pueden usarse para determinar el costo unitario de los artículos terminados.

• Los costos total y unitario de cada departamento son agregados periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de producción.

Los costos materiales, mano de obra e indirectos de fabricación producidos en cada departamento se cargan a cuentas separadas de trabajo en proceso. Cuando las unidades se terminan en un departamento, son transferidas al siguiente departamento del proceso acompañado de sus costos correspondientes.

La unidad terminada en un departamento se convierte en materia prima del siguiente hasta que se conviertan en artículos terminados. El costo unitario generalmente aumenta cuando los artículos fluyen a través de los departamentos.

En lo que respecta al control de costos, hay que estar seguros que los costos actuales son incluidos en un reporte de cumplimiento, son los costos incurridos para el período corriente únicamente y no incluyen algunos costos que se tienen y provienen de ejercicios anteriores.

El control de costos es de suma importancia ya que tiene como objetivo comparar el costo corriente del presente período con el costo presupuestado para las unidades equivalentes producida durante dicho período. Se calculan las unidades equivalentes producidas durante el período corriente por deducción de unidades equivalentes producidas durante el período previo del número total de unidades equivalentes, es decir que los costos del período corriente actual debería ser comparado con el costo presupuestado para la producción del período corriente.

Breve caracterización de la entidad y descripción del sistema de costo empleado

La Unidad Empresarial de Base Molino Arrocero Julio Zenón Acosta de Manzanillo, perteneciente al CAI Arrocero Fernando Echenique de la provincia Granma, tiene como actividad fundamental molinar gran parte de la producción de arroz que se cosecha en la provincia por parte de campesinos asociados a CCS y unidades estatales de bases dedicadas a esta actividad, con destino al mercado en divisas y al consumo nacional, para ello cuenta con la infraestructura requerida para ello pues cuenta con tecnología de punta de procedencia Brasileña con solo tres años de explotación

El sistema de costo empleado por la entidad es por proceso del cual exponemos el diagrama del flujo productivo de acuerdo a los centros de costos existentes:

Diagrama del Flujo Productivo de la UEB Molino Arrocero "Julio Zenón Acosta" por centros de costo.

Como se puede apreciar el molino cuenta con tres centros de costos, dos de ellos dedicados a la producción principal, secadero y molino este último es el que realiza todo el proceso de producción desde que se recibe el arroz en cáscara, pesado y depositado en la tolva( caja en forma de pirámide abierta por abajo dentro de la cual se echan granos) transfiriéndose hacia los cuatro silos( Deposito Cilíndrico que sirve como almacén de granos), permaneciendo en estos durante treinta días hasta ser trasladado al edificio donde se molina el arroz, cada silo tiene una capacidad de almacenaje de 1400 TM y da para abastecer la producción durante seis días, mediante un proceso industrial automatizado obteniéndose como resultado: arroz para el consumo en diferentes clasificaciones como: arroz 100%, ½ grano, ¼ grano, cabecilla y polvo de arroz estos últimos como subproductos con destino al consumo animal, todos se trasladan hacia otro proceso de mezclado y envase en otro departamento obteniéndose como productos final: arroz 100% con destino al mercado en divisas y arroz al 10%, 20% y 30% con destino al mercado nacional. Como se puede observar el proceso de producción de arroz atraviesa por varios procesos de producción hasta obtenerse los productos antes mencionados. El centro de costo secadero actualmente no realiza las funciones para el cual fue creado, pero esta creado en el sistema como centro de costo innecesariamente ya que este en su momento recepcionaba el arroz comprado a los campesinos y funcionaba como almacén intermedio hasta ser traslado para el molino pero actualmente no se utiliza, se estudia para el futuro un proceso de inversión para la construcción de nuevos silos con el objetivo de almacenar arroz ya que se esperan altos rendimientos en las producciones de los campesinos. El centro de costo Porcino realiza producción auxiliar de carne de cerdo con destino al consumo del comedor obrero.

A continuación ofrecemos el flujo productivo de la producción principal y la propuesta de centros de costos para determinar con más exactitud el costo incurrido por cada uno de los departamentos hasta finalizar la producción:

Flujo productivo Molino Arroz Julio Zenón Acosta

Como se ha expuesto en la página anterior el flujo productivo de la producción principal del molino lo podemos dividir en tres, esto se sustenta en que el arroz cuando llega al molino va directamente a la báscula donde se pesa la carga y se determina la cantidad recepcionada en TM depositándola posteriormente en la tolva para ser trasladada hacia los silo donde debe permanecer por periodo de treinta días en espera de ser enviado a la producción , como se puede apreciar se cuenta con cuatro silos con capacidad de 1400 TM con tres brigadas de trabajadores, seis operarios y un dirigente por cada turno, estos consumen energía, se les aplica mantenimientos, en periodos improductivos se les aplica al arroz almacenado procesos de enfriamientos y de fumigación, por todos estos elementos se propone como un centro de costos. El molino, un edificio de cinco plantas equipado con tecnología de punta para el proceso de molinar arroz en cáscara, cuenta con tres turnos de 17 trabajadores, un jefe de turno y 16 operarios, este recibe el arroz como materia prima, y lo somete a un proceso continuo de molineria hasta obtenerse los diferentes productos: Arroz al 100%, ½ grano, ¼ grano, cabecilla y polvo de arroz, estos son enviados hacia otro departamento donde son sometidos a un proceso de mezcla donde se obtienen como producto final arroz al 10%, 20% y 30% con destino al consumo nacional y el 100% con destino al mercado en divisas. Es por ello la propuesta que hacemos para obtener una información de costos más precisa por cada uno de los procesos y hacer un mejor uso del costo como herramienta fundamental para la toma de decisiones. Los centros de costos pueden acumular y registrar los costos de acuerdo a las dimensiones, complejidad del proceso productivo y necesidades de control de la empresa, en los cuales se debe agrupar los costos de materiales y mano de obra directa y costos indirectos incurridos.

En los sistemas de costeo por procesos los centros de costos de producción se constituyen en objetos de costos, en los cuales sólo se incurren en costos directos, aquellos que se cuantifican de forma económicamente factible en el centro, como materias primas, Mano de Obra directa, lubricantes y repuestos para maquinarias. El establecimiento de centros de costos facilita la identificación de actividades, la elaboración de presupuestos, y el análisis e investigación de variaciones, para el control de costos. También facilita la evaluación del desempeño a través del método de rendimiento sobre la inversión, y margen de sección, basados enormemente en los costos acumulados en cada centro. En los momentos actuales en nuestro país, todavía se da mayor importancia a las producciones por cantidades físicas para el cumplimiento de los planes, sin importar cuanto cuesta producir una tonelada de producto, solo importa si se cumplió a un tanto % de toneladas con respecto a igual periodo del año anterior, pero no se analiza cuánto costó y cuánto logramos disminuir con respecto a lo planificado por una decisión bien tomada en el momento oportuno. La UEB el Molino no esta excento de esto, hemos podido constatar que solo importa que el molino no tenga interrupciones para cumplir con el plan de producción ya que se emite un parte diario al nivel superior , solo se analiza la producción en unidades físicas, el costo va por otro lado como un dato muerto que nada tiene que ver en esto, es por ello que creemos en la importancia que tiene que nuestros dirigentes tengan conocimientos de contabilidad y específicamente de costos así como que cuenten con especialista capaces de analizar y realizar informes que demuestren la eficiencia o la ineficiencia en los procesos, para ello deben tener pleno conocimiento de la contabilidad de costos algo que es muy difícil ver en la mayoría de nuestras empresas, en la entidad objeto de estudio ocurre lo antes mencionado, no existe dominio de la contabilidad de costos de manera general tanto especialistas como dirigentes, es por ello que como resultado de esta investigación se propone a la dirección de la entidad la elaboración de un proyecto de investigación para diseñar un sistema de costos que permita obtener información relevante para mejorar el proceso de toma de decisiones en el Molino Arrocero Julio Zenón además de impartir cursos de capacitación para todos los dirigentes y especialistas que intervienen en la producción.

Referencias

• 1. Esteo Sánchez Francisco, Planificación y Control, Editorial Centro de Estudios

Financieros, Cuarta edición, Madrid 2003.

• 2. Horngren Charles T., Contabilidad de Costos, Un Enfoque de Gerencia, Editorial

• 3. Prentice/Hall Internacional, Cuarta edición 1977, 982 páginas.

• 4. Neuner, John. Contabilidad de Costos. 4ta Edición 1973. Editorial Pueblo y Educación. 649 p.

• 5. Pérez Bello Angel Rafael. Metodología para el Diseño e Implantación de Sistemas de Costos. Universidad de Granma. 2007.

• 6. Polimeni Ralph S., Fabozzi Frank J., Adelberg Arthur. Contabilidad de Costos, conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales, Editorail Mc. Graw – Segunda edición 1989, 869 páginas.

Autor:

Alex Pantoja Casanova[1]

[1] Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, Universidad de Granma. Maestría en Contabilidad Gerencial.