-Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
Manual de Procedimientos
-Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.
-Es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
-Como un instructivo de las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, por medio de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
-El Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la institución, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Mejoramiento continúo
-La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión.
-En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.
Objetivos y políticas
1. -El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los controles de organización.
2. -Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
3. -Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
4. -Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. -Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.
5. -La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
6. -La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
7. -La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.
Contenido del manual de procedimientos
1.- Título y código del procedimiento.
2.- Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. -Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4.- Descripción del procedimiento.
4.1.- Objetivos del procedimiento
4.2. -Normas aplicables al procedimiento
4.3. -Requisitos, documentos y archivo
4.4. -Descripción de la operación y sus participantes
4.5. -Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. -Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6.- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. –Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. –Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno
-Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley. -La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las empresas, en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá ahondar sobre los temas específicos de cada departamento o sección empresaria.
-Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.
-Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y justificar:
El establecimiento de objetivos.
*- La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
*- La evaluación del sistema de organización.
*- Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
*- Las normas de protección y utilización de recursos.
*- La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
*- La generación de recomendaciones.
*- La creación de sistemas de información eficaces.
*- El establecimiento de procedimientos y normas.
*- La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
*- El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
*- La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
En el manual de procedimientos se específica:
*_ Quién debe hacer una actividad;
*_ Qué debe hacerse en esa actividad;
*_ Cómo debe hacerse la actividad;
*_ Dónde debe hacerse; y
*_ Cuándo debe hacerse la actividad.
-En este manual se enfatiza quién debe hacer y cómo debe hacerse alguna actividad. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se clasifican en:
*–Manual General de Procedimientos: contiene la descripción de los procedimientos de toda la Institución.
*–Manual Específico de Procedimientos: comprende las actividades a realizarse en una unidad organizacional específica de la Institución, por ejemplo: dirección, departamento, unidad, entre otros.
Objetivos del Manual de Procedimientos
-Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes:
*_ Es un medio de inducción para los nuevos funcionarios.
*_ Brinda dirección a los funcionarios.
*_ Comunica los objetivos y metas de la organización.
*_ Sirve como un conducto de comunicación oficial del jerarca institucional.
*_ La uniformidad de políticas y procedimientos aseguran los recursos de la organización que serán utilizados hacia el logro de las metas y objetivos institucionales.
*_ Sirve como un excelente instrumento interno de fiscalización para exigir el cumplimiento de las políticas o procedimientos y controles de la institución.
*_ Se puede revisar políticas y procedimientos para determinar si ciertas personas o unidades administrativas están necesariamente realizando operaciones que incumben a otra persona o unidad administrativa (duplicidad de funciones).
Contenido básico del Manual de Procedimientos
-La información que integrará el Manual de Procedimientos va a depender de lo que la Institución pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como objetivo de esta Guía se mostrará la información básica que debería contener este tipo de Manual a continuación:
Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, nombre de la institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Procedimientos, denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su elaboración, revisión y/o autorización.
Introducción: se indica una breve exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación o alcances e importancia de su revisión y actualización.
Objetivo de los procedimientos: es una explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Alcance de los procedimientos: representa la esfera de acción que cubren los procedimientos.
Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
-Políticas o Normas de Operación: se incluyen, en esta sección, los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
-Conceptos: se indican las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
-Procedimientos: se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base jurídica, los órganos que intervienen, las políticas y normas de operación.
–Diagramas de flujo: se incluye la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.
-Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado.
–Glosario de términos: es la lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
-Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.
–Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
-Un procedimiento administrativo implica la definición de:
1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.
2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, entre otros.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Estructura de un manual de procedimientos
Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de los procedimientos
Instrucciones
Normas de procedimientos
Índice Temático
Índice de referencias cruzadas
Verificación y asesoramiento
Indicación de fechas
Numeración de páginas
Formato
Armado.
La sección "contenido" del manual incluirá:
a) -Enunciación de la codificación
b) -Enunciación de la nominación de cada norma
c) -Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
En "objetivos" contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
En "responsabilidad" se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
En "alcance de los procedimientos" contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
La sección "instrucciones" contendrá las concernientes a:
a) -Estructura
b) -Codificación
c) -Actualización
d) -Criterios de cumplimiento
En "estructura" se indicará cual es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual en "codificación" se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados.
Por ejemplo: X X XX XX
*-El primer digito: representa el sistema
*-El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero.
*-El tercer digito: representa el número de procesos correspondiente.
*-El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son:
a)- Tareas y decisiones
b)- Archivos
c)- Circuito o flujo de la información y la vía de su materialización en formularios.
En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe incluir:
-Una descripción clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento.
-Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso.
-Responsable de la ejecución de cada paso
-Información requerida para la ejecución de cada paso.
-Información que se debe generar como consecuencia del resultado de la ejecución de cada uno de los pasos.
–Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento.
-Decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posibles aplicación
-Controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.
Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una explicación que permita:
-Información a contener.
–Método de clasificación de la información contenida.
-Método de búsqueda de la información y tratamiento posterior al mismo.
-Responsable de su custodia y mantenimiento actualizado.
-Detalle taxativo de quienes tiene acceso ha dicho archivo para consulta y para extracción de su contenido.
En lo concerniente al flujo de información, el manual de procedimientos contiene:
Ejemplares de los formularios, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar.
Responsables de la emisión de cada uno de ellos.
Momento en que deben ser emitidos.- Cantidad de copias y tratamiento y distribución a darle a cada una de ellas.
Instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el formulario.
Conclusiones
-Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación y existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos de los mismos se diferencian por su especificación para los cuales son implementados, entre ellos tenemos: El manual de organización el cual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
-El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones y El manual de procedimientos y normas que describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. Una de las actividades de mayor trascendencia dentro de la organización y sus métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
-Cuando determinamos un procedimiento dentro del entorno administrativo lo especificamos, como aquellos que se realizan en una presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. En definición "El manual de Normas y Procedimientos" presenta sistemas y técnicas específicas, "señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo del personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo".
Bibliografía
-Autor: Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración General.
Editorial /Mc Graw Hill, /México, 1993.
-Autor: Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración.
Tercera Edición, Editorial/ Mc Graw Hill, /México, 1988.
-Autor: Flor Romero, Martín. Fundamentos, Técnicas y Procedimientos de Organización y Métodos. Segunda Edición, Editora Litocolor, Paraguay, 1989.
-Autor: Hernández Orozco, Carlos. Análisis Administrativo: Técnicas y Métodos. Primera Edición, /Editorial EUNED, /San José, Costa Rica, 1996.
-Autor: Jiménez Castro, Wilburg. Teorías y Técnicas organizativas y de representación gráfica de estructuras, de relaciones formales y de procedimientos. Editorial EDNASSS, /San José, Costa Rica, 1996.2002.
Consulta de páginas electrónicas:
*–Dirección General de Desarrollo Administrativo. Guía para la elaboración de Manuales de Organización. Secretaría de la Contraloría General, México, 2008.
– Disponible en el sitio electrónico:
*_http://www.cgeson.gob.mx/documentos/guia%20Tec.%20Elaboracion%20Manuales%20de%20Org.PDF/Guia%20Tec.%20Elaboracion%20Manuales%20de%20Org.PDF.
*_http://www.cgeson.gob.mx/documentos/PDFs/Guia_tecnica_Manuales_de_Procedimientos.PDF.
Autor:
Paul Latouche
San Carlos, Mayo del 2010.
Admón. en R.R.H.H
Curso: Análisis y Evaluación de Cargos…
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