Manual de Contenido, Normas y Procedimientos

Introducción

-Si una institución, sea de naturaleza pública o privada no tiene una herramienta técnica en la cual se agrupen todas las acciones y funciones que debe desarrollar, o la manera en que debe de realizarlas, esta deficiencia hace que el riesgo de brindar los bienes y/o servicios a los usuarios de forma ineficiente se incremente exponencialmente. Dentro de los problemas que esta situación puede acarrear se pueden mencionar: que la estructura orgánica que funciona en la práctica difiera de la estructura aprobada por los jerarcas institucionales; que la forma en la cual se ejecutan las actividades sea producto de la costumbre, la tradición o la ocurrencia, existiendo en algunos diversidad de maneras de brindar un mismo bien y/o servicio; que no exista un mecanismo para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro, teniendo entonces que dedicar largas horas al entrenamiento de nuevos funcionarios, ya que estos no cuenta con una herramienta práctica que le muestre los pasos básicos para desempeñar sus labores; que no existan elementos básicos para medir el desempeño, ya que al no estar normadas las formas correctas de realizar las tareas, no es posible señalar objetivamente los defectos en la ejecución de las mismas, entre otros.

-Este tipo de problemas que presentan las Instituciones se pueden solucionar con la realización de Manuales Administrativos de Contenido Normas y Procedimientos que les permitan registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización y servir como medio de comunicación y coordinación entre los funcionarios de la misma. El uso de manuales administrativos en la administración pública contribuye a solucionar problemas tales como la falta de comunicación adecuada en la cadena de mando en todos los niveles jerárquicos institucionales, ya que suministrará a los funcionarios el medio de recibir instrucciones e informaciones, de estudiarlas metódicamente e instruirse en los detalles de las directivas generales y administrativas de la institución.

Manuales de Contenido Normas, Procedimiento y su aplicación

-Los manuales administrativos: son aquellos instrumentos que apoyan el funcionamiento de la organización a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos, y en general toda la información amplia y detallada del quehacer de la organización.

-Los manuales, son una forma sencilla, directa, uniforme y autorizada de presentar la información que trata de los deberes y responsabilidades de un empleado, los reglamentos bajo los cuales tendrá que trabajar y las políticas y prácticas de la empresa.

-La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

-También llamados manuales de operación, de prácticas estándar, de introducción sobre el trabajo, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo.

-El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas, "señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo del personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo".

-Los manuales de procedimientos, son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica, las operaciones que deben seguir para la realización de las funciones de una entidad o de varias de ellas.

-Los manuales de procedimientos, por sus características diversas pueden clasificarse en manuales de procedimientos de oficina y de fábrica.

También pueden referirse:

• I. A tareas y trabajos individuales por ejemplo, cómo operar una máquina de contabilidad.

• II. A prácticas departamentales, en el que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento.

• III. A prácticas generales en un área determinada de actividad como manuales de procedimientos, comerciales, de producción, financieros, (entre otros.)

Definiciones de Manual de procedimientos

-El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.