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Etapas del procedimiento de conciliacion peruano

  1. Primera etapa: inicio del procedimiento
  2. Segunda etapa: la audiencia de conciliación
  3. Tercera etapa: redacción del acta

CAPITULO I

Primera etapa: inicio del procedimiento

Debemos empezar aclarando que las Etapas del Procedimiento Conciliatorio no se encuentran contempladas ni en la Ley de Conciliación ni en su respectivo reglamento, sino que éstas han sido identificadas doctrinariamente en la práctica misma de la Conciliación, institución a la que se le fue dando forma a partir de la utilización de los métodos de Negociación y de Mediación que se desarrollaron mucho antes.

Ahora bien, abordando propiamente el tema materia de exposición, debemos acotar que "el Procedimiento de Conciliación, a diferencia de los procesos judiciales, no está sujeto a tantas formalidades, sino sólo a aquellas que permiten garantizar los principios de celeridad y economía" [1]Además, este procedimiento también se caracteriza por la participación necesaria de tres actores: el conciliador, el solicitante y el invitado; y por la existencia inevitable de un conflicto; mientras que en el proceso judicial no siempre participan 3 sujetos, y no siempre tiene que haber un conflicto; como es el caso de los Procesos No Contenciosos.

Así tenemos que esta etapa se subdivide en:

  • EVALUACION DEL CASO

Se constituye como una pre-etapa de la conciliación propiamente dicha, pero no por eso deja de ser sumamente importante, pues de la calificación del caso dependerán todas las decisiones que en adelante se tomen para solucionar con éxito el conflicto de las partes.

La evaluación del caso tiene por objetivos determinar si el caso es conciliable; y, consecuentemente; evitar sanciones administrativamente por aceptar casos no conciliables.

Al respecto el Reglamento de la Ley de Conciliación (D. S. 014-2008-JUS) señala lo siguiente:

"Artículo 8.- Materias no conciliables

Son materias no conciliables, la nulidad del acto jurídico, la declaración judicial de heredero, la violencia familiar, las materias que se ventilan ante el proceso contencioso administrativo y los procesos de impugnación judicial de acuerdos a que se refiere el artículo 139 de la Ley General de Sociedades y las pretensiones de nulidad a que se refiere el artículo 150 de la misma norma, por ser materias indisponibles, y todas aquellas pretensiones que no sean de libre disposición por las partes conciliantes"

Respecto de los artículos 139 y 150 de la Ley General de Sociedades; el primero se refiere a los acuerdos de la Junta General que contravengan la Ley General de Sociedades o el estatuto de la asociación. Y el artículo 150 se refiere a los acuerdos de la Junta General que incurran en cualquiera de las causales de nulidad del acto jurídico del Código Civil.

Además, también se debe tener en cuenta los supuestos y materias no conciliables establecidas en el artículo 7-A de la Ley de Conciliación, que establece la improcedencia de ésta, en los siguientes casos:

  • Cuando se desconoce el domicilio de la parte invitada.

  • Cuando la parte invitada domicilia en el extranjero, salvo que el apoderado cuente con poder expreso para ser invitado a un Centro de Conciliación.

  • Cuando se trate de derechos y bienes de incapaces a que se refieren los Artículos 43 y 44 del Código Civil.

  • En los procesos cautelares.

  • En los procesos de garantías constitucionales.

  • En la petición de herencia, cuando en la demanda se incluye la solicitud de declaración de heredero.

  • Procedimiento:

  • Esta pre-etapa cobrará vigor cuando los temas o pretensiones sean complejas, ambiguas o técnicas.

  • Tomando en cuenta la premisa anterior, la evaluación del caso concreto estará a cargo del abogado y/o conciliador más experimentado o un equipo del Centro.

  • Si la incertidumbre persiste, lo recomendable será hacer una consulta a la DCMA antes de aceptar la solicitud.

  • SOLICITUD

Todo procedimiento de conciliación iniciará, formalmente, con una solicitud (que ha superado la pre-etapa de evaluación). Se admitirá tanto la Solicitud Verbal (en cuyo caso el Centro entrega un formato) y la Solicitud Escrita prefabricada por el solicitante (que deberá cubrir todos los requisitos de procedibilidad).

Como se puede observar, sea verbal o escrita, la solicitud siempre deberá ser materializada en un instrumento formal: la solicitud prefabricada por el solicitante o el formato que entrega el Centro.

  • Formalidades de la solicitud (art. 12 R.L.C)

  • Fecha de la solicitud.

A partir de ésta se calcularán el tiempo de suspensión de la prescripción y de la caducidad, establecidos en el Código Civil, para efectos de llevar el conflicto ante el Poder judicial; conforme se desprende del artículo 19 de la Ley de Conciliación.

  • El nombre, denominación o razón social, documentos de identidad, y domicilio del solicitante o de los solicitantes.

  • En el caso que la solicitud sea presentada en forma conjunta, quien desee ser invitado en una dirección diferente, deberá señalarlo en la solicitud.

  • El nombre y domicilio del apoderado o representante del solicitante o solicitantes de ser el caso.

Cabe aclarar que la concurrencia a la Audiencia de Conciliación es personal. Sin embargo, el artículo 14 de la Ley de Conciliación permite la concurrencia mediante representante legal y mediante apoderado. El primero fluye para el caso de los menores de edad, de los incapaces absolutos y relativos, y de las personas jurídicas. Y el segundo, para los domiciliados en el extranjero o en domicilio conciliatorio distinto al que conocerá el conflicto, para los que se encuentren físicamente impedidos y para la parte conciliante conformada por 5 o más personas.

  • El nombre, denominación o razón social de las personas con las que desea conciliar.

  • El domicilio de la persona o de las personas con la que se desea conciliar.

  • Los hechos que dieron lugar al conflicto, expuestos en forma ordenada y precisa.

  • En caso de alimentos, indicar si existen otras personas con derecho alimentario a fin de preservar los principios de buena fe y legalidad de la conciliación.

Si se comprobase que el solicitante ocultó esta información, el Conciliador dará por concluido el procedimiento; conforme lo establece el literal f) del artículo 15 de la Ley de Conciliación.

  • La pretensión, indicada con orden y claridad, precisando la materia a conciliar.

  • La firma del solicitante; o su huella digital, si es analfabeto.

  • Anexos de la Solicitud (Art.14 R.L.C)

  • Copia del documento de identidad.

  • Documentos que acreditan la representación legal o el poder en caso de apoderado.

  • Copias del documento que acredite la causa legal de participación del apoderado del solicitante o invitado (certificado médico, de movimientos migratorio o domiciliario).

  • Copias de los documentos relacionados al conflicto.

Las copias de la solicitud y sus anexos se forman teniendo en cuenta que a cada conciliante le corresponde un juego de todos los documentos.

  • Costo del servicio Conciliatorio (art. 50 R.L.C.)

  • El costo del servicio es cancelado por el solicitante.

  • Las partes pueden tomar acuerdos sobre los costos del servicio en la audiencia de conciliación.

El costo del servicio conciliatorio es pagado por el solicitante al momento de presentar la solicitud, pero como los beneficios de la conciliación recaen sobre todos los conciliantes; éstos podrían convenir alguna forma de reembolso, total o parcial, de dicho pago.

  • El costo del servicio conciliatorio es único e incluye todos los gastos que genere el servicio (administrativos y honorarios del conciliador)

  • Está prohibido cobrar por las formas de conclusión del procedimiento. Salvo tarifa diferenciada por inasistencia de una de las partes.

Como el procedimiento conciliatorio no constituye un fin en sí mismo, las formas en que éste concluya no pueden constituir un factor de cotización del servicio conciliador. Es decir, no se puede considerar que el servicio de conciliación "vale más" si hay acuerdo y "vale menos" si no lo hay. Situación muy distinta se presenta cuando una de las partes inasiste, pues no sería justo que quien concurre a la Audiencia asuma solo el pago del servicio conciliatorio por la irresponsabilidad de la otra.

  • El centro debe colocar su tarifario en un lugar visible, bajo sanción administrativa de no hacerlo (multa).

  • DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR (ART. 15 R.L.C.)

Luego de recepcionarse formalmente la solicitud de conciliación, el director o el secretario general del Centro, deberá designar, por escrito y en un plazo máximo de un día hábil, al conciliador que asumirá el caso. Dicho conciliador deberá responder en el día y por escrito, si acepta la designación o si debe abstenerse de la misma por incurrir en alguna causal de impedimento o recusación.

Las causales de impedimento y recusación del conciliador son las mismas que establece el Código Procesal Civil para los procesos judiciales (artículo 20 del R.L.C.)

  • CONVOCATORIA

Tiene por finalidad que las partes concurran a la Audiencia de Conciliación. En este sentido, la convocatoria se realiza a través de un documento llamado invitación, cuya elaboración es responsabilidad del Conciliador. En el desarrollo de la convocatoria, el Centro debe desenvolverse con imparcialidad (sin perjudicar a ninguna de las partes), voluntariedad (con diligencia) y ajustándose a los fines de esta sub-etapa del procedimiento.

Conforme a la Ley de Conciliación, se tiene los siguientes plazos:

"Artículo 12.- Procedimiento y plazos para la convocatoria

Recibida la solicitud, el Centro de Conciliación designará al conciliador al día hábil siguiente, teniendo éste dos días hábiles a fin de cursar las invitaciones a las partes para la realización de la audiencia de conciliación.

El plazo para la realización de la audiencia no superará los siete días hábiles contados a partir del día siguiente de cursadas las invitaciones, debiendo mediar entre la recepción de la invitación y la fecha de audiencia no menos de tres días hábiles.

De no concurrir una de las partes, el conciliador señalará una nueva fecha de audiencia notificando en el acto a la parte asistente, respetando los plazos señalados en el párrafo anterior."

Si ambas partes presentan la solicitud, la audiencia se puede realizar en el transcurso de ese mismo día, siempre y cuando el Centro lo considere posible (artículo 15 del R.L.C.)

Las invitaciones, conforme al artículo 17 del R.L.C., pueden ser entregadas a través del personal del Centro, de una empresa especializada, y por Notario Público, quien acompaña a cualquiera de los dos anteriores (el costo lo asume el solicitante)

  • Requisitos de la Invitación (art. 16 del R.L.C.)

  • Fecha y hora de la audiencia

  • Tema a conciliar

  • Nombre y firma del conciliador designado

  • Explicar qué es la conciliación

  • Anexos:

  • Copia de la solicitud

  • Copia de los anexos de la solicitud

  • Material de información sobre la conciliación

  • Información para el abogado (de ser el caso).

CAPITULO II

Segunda etapa: la audiencia de conciliación

Conforme al artículo 10 de la ley de conciliación "la Audiencia es única y se realizará en el local del Centro de Conciliación autorizado en presencia del conciliador y de las partes, pudiendo comprender la sesión o sesiones necesarias para el cumplimiento de sus fines. Excepcionalmente el Ministerio de Justicia podrá autorizar la realización de la audiencia de conciliación en un local distinto, el cual deberá encontrarse adecuado para el desarrollo de la misma".

El segundo párrafo del artículo antes acotado se aplicará bajo el supuesto prescrito por el artículo 19 del R.L.C., el cual señala que "En caso que una de las partes no pueda desplazarse al local del Centro de Conciliación, ya sea por causa de discapacidad temporal o permanente, el Centro de Conciliación dispondrá, según sea el caso, la realización de la audiencia en una nueva fecha o que la audiencia de conciliación se desarrolle en el domicilio del incapacitado"

En cuanto al plazo para realizarse la Audiencia, como ya se había adelantado en el capitulo anterior, el artículo 12 de la L.C., en su segundo párrafo establece que "(…) la realización de la audiencia no superará los siete días hábiles contados a partir del día siguiente de cursadas las invitaciones, debiendo mediar entre la recepción de la invitación y la fecha de audiencia no menos de tres días hábiles"

Y en cuanto a su duración, el artículo 11 de la L.C. impone el plazo de hasta treinta (30) días calendarios contados a partir de la fecha de la primera sesión realizada; plazo que sólo podrá ser prorrogado por acuerdo de las partes.

Citemos un ejemplo. La solicitud se recepciona el lunes 5 de abril; el martes 6 se designaría al Conciliador; el miércoles 7 y jueves 8 se cursarían las invitaciones; el viernes 9 (sábado y domingo no cuentan por no ser días hábiles), lunes 12 y martes 13 serían el intermedio de 03 días hábiles entre la recepción de la invitación y la fecha de la Audiencia; por lo tanto, el miércoles 14 de abril podría llevarse a cabo la primera sesión. Si ello sucediera, la Audiencia Conciliatoria podría extenderse hasta el 12 de mayo (30 días calendarios a partir del 14 de abril), si las partes no deciden prorrogarla.

Finalmente, el artículo 21 de la L.C., en su sexto inciso señala: "Cuando las partes asisten a la audiencia, el Conciliador debe promover el diálogo y eventualmente proponerles fórmulas conciliatorias no obligatorias. Si al final de dicha sesión, las partes manifiestan su deseo de no conciliar, la Audiencia y el procedimiento de Conciliación deben darse por concluidos"

Ahora bien, conforme a la praxis, esta etapa se subdivide en:

  • ACTOS PREVIOS

Como cualquier persona que se jacte de ser profesional, el Conciliador debe prepararse, técnica y sicológicamente, antes de ejercer su función; de modo que pueda conducir la Audiencia de Conciliación con eficacia.

1. FORMAS DE PREPARACION

  • Estudio del caso concreto (cuadernillo)

  • Determinar la participación de un co-conciliador

  • Organización de la sala de audiencia (espacio físico, mobiliario y otros recursos)

  • Disposición de material adecuado (Papel, lapiceros, Calculadora, Calendario, Etc.)

  • Identificación de las partes (Convocados y poderes de los representantes)

  • Entrevista con los asesores (opcional y sobre todo para el caso de conciliaciones multipartes)

El artículo 21 del R.LC. establece que las partes pueden estar asesoradas por personas de su confianza que les brinden información especializada para que tomen una decisión informada; sin que esto signifique que dichos asesores interfieran en las decisiones de las partes ni asumir un rol protagónico durante las discusiones que se promuevan en la Audiencia de Conciliación. Para el caso de las personas analfabetas o que no puedan firmar la conciliación se llevará a cabo con la participación del Testigo a Ruego que aquellas designen y que deberá suscribir el Acta.

  • APERTURA

Su finalidad es generar una atmosfera de confianza y credibilidad en la audiencia de conciliación y en el rol del conciliador. A través de un discurso elocuente, las partes podrán verificar que el Conciliador es realmente una persona capaz de ayudarles a solucionar el conflicto.

  • Discurso de Apertura

La apertura da inicio a la audiencia de conciliación y se realiza a través del discurso o monólogo a cargo del Conciliador.

"Tiene por objetivos crear confianza en los conciliantes, informar sobre el procedimiento conciliador, generar expectativas en el procedimiento, y aclarar dudas o preocupaciones sobre el procedimiento" [2]

  • Contenido del Discurso

Para tener una idea más precisa de cómo se realizaría este discurso, aportaremos el criterio de Jenny Diaz Honores, quien considera que dentro del discurso debe contemplarse:

  • Presentación del Conciliador

  • Bienvenida y saludo a los convocados

  • Rol del conciliador

  • Imparcialidad

  • Conciliación (concepto y procedimiento)

  • Ventajas

  • Rol de asesores (de ser el caso)

  • Confidencialidad

  • Valores y efectos legales del Acta

  • Normas de comportamiento

  • Implementación del Discurso

Se refiere a la forma en que se conseguirá materializar el contenido del discurso de apertura, que según aconseja la autora antes acotada, el Conciliador deberá tener en cuenta los siguientes detalles:

  • Ubicación neutral entre los conciliantes.

  • Mirar alternativamente a ambas partes.

  • Correcta postura y expresión corporal.

  • Mostrarse natural y sereno.

  • Transmitir seguridad y profesionalismo.

  • Utilizar un lenguaje cordial y asertivo.

  • Apropiado tono, ritmo y velocidad de la voz.

  • COMUNICACIÓN

"El objetivo es obtener la información sobre el conflicto que permita al Conciliador entender cómo perciben el conflicto cada una de las partes, determinar sus posiciones y sus intereses, redefinir el problema en base a los intereses, y elaborar la agenda" [3]

  • Iniciación

Primero se debe dar paso, preferentemente, al solicitante para que oralice su solicitud. Luego se le da paso al invitado para que vierta su versión de los hechos, y exponga sus intereses. Además, para evitar interrupciones innecesarias, el Conciliador debe identificar con mucha sutileza quien de los conciliantes está ansioso por hablar; pero no sólo al iniciarse la Audiencia sino durante todo el desarrollo de ésta.

  • Desarrollo

Según el "MANUAL DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL" de Jenny Díaz Honores; durante el desarrollo de la Audiencia, el Conciliador debe resumir su exposición y la de los conciliantes para asegurar una buena comunicación y confirmar información importante. Asimismo, no deberá pedir opiniones a las partes sobre lo expresado por su "contrincante", pues las enfrentará más; para evitarlo, deberá validar las emociones de ambos. Del mismo modo, se debe evitar interrupciones que dificulten la comunicación; la misma que podría tornarse improductiva, en cuyo caso el Conciliador podrá evaluar la necesidad de una reunión privada con cada parte, de manera que pueda clarificar y validar sus intereses. Finalmente, se elaborará y clarificará la Agenda, en la que diferenciará los temas no conciliables, los temas a negociar, y el orden de los mismos.

  • Técnicas y Estrategias

Para Jenny Díaz Honores, el Conciliador debe aplicar las siguientes técnicas y estrategias para poder manejar adecuadamente la sesión:

  • Técnicas

  • Escucha activa (comprender lo que los conciliantes dicen expresa y tácitamente)

  • Empatía ("ponerse en los zapatos del otro")

  • Parafraseo (expresar con sus propias palabras las ideas principales vertidas por las partes )

  • Preguntas ( que mejoren la comprensión de lo expresado por los conciliantes)

  • Mensaje del yo (clarificar y validar los intereses de cada parte)

  • Estrategias

  • Recordar las reglas de juego.

  • Utilizar las sesiones privadas.

  • Manejo del tiempo.

  • NEGOCIACIÓN

Tiene por finalidad la búsqueda de soluciones que satisfagan los intereses de ambas partes. Para ello, la función del Conciliador estará dirigida a generar un clima propicio para el aporte de opciones creativas y objetivas, las mismas que se pueden replantear tantas veces como sea necesario. Asimismo, deberá estimular a las partes para que evalúen objetivamente sus alternativas; utilizando una estrategia de negociación colaborativa, aún cuando las partes negocien distributivamente. Y finalmente, el conciliador deberá estar atento al entrampamiento de la negociación por cualquier factor como agresividad, desinterés, desbalance de poder, falsedades, etc.; en cuyo caso lo recomendable será utilizar la reunión privada con las partes o, en última instancia, proponer sutilmente la suspensión de la audiencia para una nueva sesión.

La suspensión del procedimiento podrá ser sugerida por el Conciliador cuando a las partes les falte información para la toma de decisiones, cuando una parte desea consultar con un tercero, o cuando el Conciliador tiene que conducir otro procedimiento conciliatorio. Además, también está permitido que las partes de mutuo acuerdo decidan suspender la audiencia para una próxima sesión.

  • Técnicas

El Manual de Conciliación Extrajudicial, acotado líneas arriba, recomienda la utilización de las técnicas "Lluvia de ideas" y "Agente de la realidad". A través de la primera se generará que las partes, en reunión privada o conjunta, aporten soluciones creativas y objetivas; siendo éstas aceptadas, excluidas o combinadas luego de una evaluación desarrollada en tiempo prudente. Y a través de la segunda, el conciliador creará un espacio de confidencialidad con cada parte (reunión privada), a fin de inducirlos hacia la evaluación objetiva de sus opciones, dejando de lado subjetividades que degeneren la toma de decisiones.

  • CLAUSURA

Su finalidad es que las partes adopten decisiones sobre las cuestiones debatidas y las soluciones aportadas que fueron calificadas como válidas. Así se dará por

concluido el procedimiento a través del levantamiento del Acta de Conciliación.

En este sentido, la función del Conciliador dependerá del escenario en el que se encuentre la negociación:

  • Cuando adoptan soluciones aportadas:

  • Informar a las partes sobre las opciones validas y adoptadas como cuerdos

  • Respetar la autonomía de voluntad

  • Cuidar que los acuerdos no afecten a terceros, normas de orden público buenas costumbres

  • Cuando no adoptan soluciones aportadas:

  • Aportar fórmulas conciliatorias

  • Respetar la Autonomía de Voluntad de las partes

  • Recordar a las partes que pueden retomar la conciliación más adelante.

  • Acuerdos[4]

El artículo 3 del R.L.C. establece que "El acuerdo conciliatorio es fiel expresión de la voluntad de las partes y del consenso al que han llegado para solucionar sus diferencias (…)". Entonces, entendemos que los acuerdos se constituyen como la manifestación de voluntad de las partes que crea, regula, modifica o extingue las relaciones jurídicas entre ellas. Es decir, son las soluciones que las partes han construido, con la colaboración significativa del Conciliador, para dar fin al conflicto. En este sentido, los acuerdos contendrán los derechos, obligaciones y compromisos que las partes han establecido para satisfacer sus intereses objetivos, sus reales necesidades, el eficaz cumplimiento en el tiempo, y lograr la paz social entre ellos.

Para graficarlo mejor, los acuerdos deben especificar qué es lo que se acuerda, a quiénes vincula el acuerdo, cuándo se cumplirá el acuerdo, cómo se cumplirá, dónde se cumplirá; y todas las especificaciones que sean necesarias para evitar malas interpretaciones o incertidumbres al respecto.

  • Acumulación de Procedimientos

Es posible acumular procedimientos, para que sean conocidos por un mismo Conciliador, en una misma fecha y hora; siempre que se trate de las mismas personas y sobre las mismas pretensiones.

  • Formas de Conclusión

  • Acuerdo total

Requiere de la asistencia de todos los convocados a la audiencia y que todos ellos establezcan acuerdos de solución para todas las controversias.

  • Acuerdo Parcial

Requiere de la asistencia de todos los convocados a la audiencia, y puede ser de dos clases:

  • De Pretensiones: Cuando se resuelve una o algunas de las pretensiones sometidas a conciliación, quedando pendiente otras por resolver.

  • Sujetos: Cuando existiendo más de dos solicitantes y/o invitados a conciliar, sólo se resuelve el conflicto entre alguno de ellos, manteniéndose el conflicto con los demás.

  • Falta de Acuerdo

Cuando asisten a la audiencia todos los convocados y no llegan a ningún acuerdo que resuelva el conflicto.

  • Inasistencia de una Parte a Dos Sesiones

Cada parte tendrá la oportunidad de ser invitada dos veces, pero cuando se verifique que una de ellas inasistió dos veces, consecutivas o alternadas, el Conciliador dará por concluido el procedimiento.

Aquí cabe mencionar que la Ley de Conciliación y su Reglamento no especifican sobre la inasistencia de los conciliantes en los casos de procedimientos con pluralidad de partes. Entendiéndose por ello, que en caso de existir varias partes (3 o más), a cada una de ellas se le contará, individualmente, las dos inasistencias, consecutivas o alternadas, que generarían la conclusión del procedimiento.

Pongamos un ejemplo. Imaginemos un procedimiento conciliatorio con 03 partes conciliantes: A, B y C. De acuerdo a este supuesto de la norma, y en el mejor de los casos, primero tendrían que pasar 03 sesiones a las que no concurre uno de los conciliantes. Es decir, a la primera sesión no asiste A; a la segunda, no asiste B; y a la tercera, no asiste C. Por ende, recién en la cuarta sesión, la inconcurrencia de cualquiera de las 03 partes (A, B o C) configuraría esta causal de culminación del procedimiento.

Pero si se tratase de procedimientos con 4, 5, o más partes; el inconveniente sería mayor; y aunque los perjudicados directos son los mismo conciliantes, creemos que la Ley de Conciliación no debería ser tan contemplativa en este extremo, sobre todo porque contraviene, a nuestro modesto entender, con los principios de celeridad y economía procedimental.

  • Inasistencia de ambas Partes a Una Sesión

Cuando ambas partes inasistan a una sesión no deberá convocarse a más sesiones, debiendo concluirse el procedimiento.

Siguiendo el tenor del comentario anterior, las normas que rigen la conciliación no prevén para este supuesto el caso de los procedimientos conciliatorios con pluralidad de partes.

Imaginemos un caso de División y Partición de un bien inmueble susceptible de sucesión intestada en la que existen cinco descendientes con vocación hereditaria que quieren conciliar. Entonces, para que concluya el procedimiento por inasistencia de (todas) las partes a una sesión, tendrían que ausentarse, necesariamente, los cinco herederos al mismo tiempo; lo que obviamente es poco probable. De modo que en este tipo de procedimientos tendrá que esperarse (en el mejor de los casos, seis sesiones) la inasistencia de una de las partes a dos sesiones.

  • Por decisión debidamente fundamentada del conciliador

Procede cuando una parte se niega a firmar el Acta, o se retira de la conciliación, o cuando se vulneran los principios éticos de la conciliación en audiencia efectiva.

CAPITULO III

Tercera etapa: redacción del acta

  • EL ACTA

El artículo 16 de la L.C. define el Acta como "el documento que expresa la manifestación de voluntad de las partes en la Conciliación Extrajudicial". Por su parte el artículo 18 de la misma norma establece que "El Acta con acuerdo conciliatorio constituye título de ejecución"; especificándose en el artículo 22 de su reglamento que "el acta con acuerdo conciliatorio es un documento privado y puede ser ofrecido como medio de prueba en un proceso judicial". Y añade finalmente, el mismo artículo, que "El Acta de Conciliación se ejecutará a través del proceso único de ejecución"

Conforme al artículo 44 del R.L.C. es obligación del Conciliador redactar las Actas de Conciliación cuidando que contengan las formalidades establecidas en el artículo 16 de la Ley de Conciliación. Sin embargo, cabe especificar que el Centro de Conciliación es quien queda obligado a entregar una copia certificada del Acta de Conciliación respectiva a cada parte asistente a la Audiencia de Conciliación.

Finalmente, el Acta debe contener necesariamente una de las formas de conclusión del procedimiento conciliatorio señaladas en el capítulo anterior.

  • CONTENIDO

En primer lugar dejemos claro que "El acta que contiene el acuerdo conciliatorio debe precisar los acuerdos ciertos, expresos y exigibles establecidos por las partes. En todos los casos de actas que contengan acuerdos conciliatorios, necesariamente deberá consignarse la declaración expresa del Abogado del centro de conciliación verificando la legalidad del acuerdo"[5]

El contenido propiamente dicho está regulado por el artículo 16 de la L.C. que especifica lo siguiente:

  • Número correlativo (*)

  • Número de expediente (*)

  • Lugar y fecha en la que se suscribe (**)

  • Nombres, número del documento oficial de identidad y domicilio de las partes o de sus representantes y, de ser el caso, del testigo a ruego (**)

  • Nombre y número del documento oficial de identidad del conciliador (**)

  • Número de registro y, de ser el caso, registro de especialidad del conciliador (*)

  • Los hechos expuestos en la solicitud de conciliación y, en su caso, los hechos expuestos por el invitado como sustento de su probable reconvención, así como la descripción de la o las controversias correspondientes en ambos casos (**)

  • El Acuerdo Conciliatorio, sea total o parcial, consignándose de manera clara y precisa los derechos, deberes u obligaciones ciertas, expresas y exigibles acordadas por las partes; o, en su caso, la falta de acuerdo, la inasistencia de una o ambas partes a la Audiencia o la decisión debidamente motivada de la conclusión del procedimiento por parte del conciliador (**)

  • Firma del conciliador, de las partes intervinientes o de sus representantes legales, de ser el caso (**)

  • Huella digital del conciliador, de las partes intervinientes o de sus representantes legales, de ser el caso (*)

  • El nombre, registro de colegiatura, firma y huella del Abogado del Centro de Conciliación Extrajudicial, quien verificará la legalidad de los acuerdos adoptados, tratándose del acta con acuerdo sea este total o parcial (*) [6]

En el caso que la parte o las partes no puedan firmar o imprimir su huella digital por algún impedimento físico, intervendrá un Testigo a Ruego quien firmará e imprimirá su huella digital. En el caso de los analfabetos, también intervendrá un Testigo a Ruego, quien leerá y firmará el Acta de Conciliación. La impresión de la huella digital del analfabeto importa la aceptación al contenido del Acta. En ambos casos se dejará constancia de esta situación en el Acta (artículo 16 de la L.C.)

En caso de conclusión del procedimiento conciliatorio sin acuerdo, si dicha Acta hubiese sido presentada en proceso judicial, y no se haya cuestionado la nulidad formal en la primera oportunidad que se tiene para hacerlo, se produce la convalidación tácita de la misma. De haberse producido cuestionamiento por la parte contraria o haber sido advertida por el Juez al calificar la demanda dará lugar a la devolución del Acta, concediendo un plazo de quince (15) días para la subsanación (artículo 16-A de la L.C.)

  • FORMALIDADES

En primer lugar, "el Acta no deberá contener en ningún caso, enmendaduras, borrones, raspaduras ni superposiciones entre líneas, bajo sanción de nulidad" (art. 16 de la L.C.). De ser el caso, se procederá con el correspondiente procedimiento de Rectificación del Acta.

La Rectificación de Acta también se realizará en los casos que se haya omitido alguno de los requisitos que vician de nulidad documentaria al Acta; en cuyo caso, el Centro de Conciliación de oficio o a pedido de parte, deberá convocar a las partes para informarles el defecto de forma que contiene el Acta y, expedir una nueva que sustituya a la anterior con las formalidades de la Ley de Conciliación. De no producirse la rectificación del Acta por inasistencia de la parte invitada, el Centro de Conciliación expedirá nueva Acta por falta de Acuerdo.

Por último, vale la pena mencionar que el Centro puede hacer el seguimiento de los casos, o sea, verificar la ejecución del acuerdo conciliatorio si las partes así lo establecen expresamente en el Acta, transformándose inmediatamente en una obligación del Centro.

  • TIPOS DE ACTA

Mediante la Resolución Ministerial Nº 0235-2009-JUS quedo establecido que los Formatos Tipo de Acta son los siguientes:

  • Formato A: "Modelo de Formato Tipo de Solicitud de Conciliación".

  • Formato B: "Modelo de Formato Tipo de Esquela de Designación del Conciliador".

  • Formato C: "Modelo de Formato Tipo de Invitación para Conciliar".

  • Formato D: "Modelo de Formato Tipo de Constancia de Asistencia e Invitación para Conciliar".

  • Formato E: "Modelo de Formato Tipo de Constancia de Suspensión de Audiencia de Conciliación".

  • Formato F: "Modelo de Formato Tipo de Certificación Expresa de Realización de Notificaciones".

  • Formato G: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación con Acuerdo Total" (Personas Naturales)

  • Formato H: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación con Acuerdo Parcial" (Personas Naturales)

  • Formato I: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación con Acuerdo Parcial con Posiciones y/o Propuestas de las Partes Conciliantes" (Personas Naturales)

  • Formato J: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación con Acuerdo Parcial con sustento de su probable Reconvención" (Personas Naturales)

  • Formato K: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación por Falta de Acuerdo" (Personas Naturales)

  • Formato L: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación por Falta de Acuerdo con Posiciones y/o Propuestas de las Partes Conciliantes". (Personas Naturales)

  • Formato M: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación por Falta de Acuerdo con sustento de su probable Reconvención" (Personas Naturales)

  • Formato N: "Modelo de Formato Tipo de Acta Conciliación por Inasistencia de Una de las Partes". (Personas Naturales)

  • Formato Ñ: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación por Inasistencia de Ambas Partes". (Personas Naturales)

  • Formato O: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación por Decisión Debidamente Motivada del Conciliador". (Personas Naturales)

  • Formato P: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Rectificación con Asistencia de las Partes" (Personas Naturales)

  • Formato Q: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Rectificación por Falta de Acuerdo ante Inasistencia de Una de las Partes" (Personas Naturales)

  • Formato R: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Conciliación" (Personas Jurídicas)

  • Formato S: "Modelo de Formato Tipo de Aviso de Visita".

  • Formato T: "Modelo de Formato Tipo de Acta de Notificación".

 

 

Autor:

Carlos Adrian Huaman Luis

[1] DIAZ HONORES, Jenny; “MANUAL DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL”; Segunda Edición; Lima-Perú; marzo 2002.; pag. 91.

[2] DIAZ HONORES, Jenny; “MANUAL DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL”; Segunda Edición; Lima-Perú; marzo 2002.; pag. 97

[3] DIAZ HONORES, Jenny; “MANUAL DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL”; Segunda Edición; Lima-Perú; marzo 2002; pág. 98

[4] DIAZ HONORES, Jenny; “MANUAL DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL”; Segunda Edición; Lima-Perú; marzo 2002; págs. 107 – 108.

[5] Artículo 22 del Reglamento de la Ley de Conciliación, tercer párrafo.

[6] Los requisitos marcados con (*) pueden omitirse sin que se enerve la validez del Acta en cualquiera de las formas de conclusión del procedimiento conciliatorio. Y la omisión de los requisitos marcados con (**) vician de nulidad documentaria el Acta.