Diseño de la estructura organizativa para la empresa alimentos Eisen C.A.

Resumen

El presente trabajo tuvo como objetivo principal, un Diseño de la Estructura Organizativa de La Empresa Alimentos Eisen C.A. El estudio se realizó aplicando un diseño de campo bajo el esquema de investigación de tipo descriptiva no experimental. Dicha investigación sirvió para establecer una base teórica-práctica actual en cuanto a la organización, que permita establecer y llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una estructura organizacional y productiva acorde a las necesidades actuales de La Empresa. Los resultados reflejaron la necesidad de llevar a cabo dichos cambios y que específicamente se debería establecer un mayor énfasis en el enfoque organizativo de las áreas de trabajo. A partir de esto se elaboró un Manual de Organización que contiene los requerimientos necesarios para cumplir las metas y objetivos que se ha planteado Alimentos Eisen C.A.

Palabras claves: Organización, Organigrama, Manual, Estructura, Diagrama.

Introducción

La empresa Alimentos Eisen C.A., tiene como principal actividad económica la elaboración, envasado, venta y distribución de cerveza artesanal; esto mediante la utilización de equipos básicos, teniendo como materia prima la cebada y siendo primordial el liderazgo en el mercado nacional e internacional.

Alimentos Eisen C.A., es una empresa pequeña por lo que, su estructura organizacional no es sólida. Los empleados podrían no saber fácilmente a quién reportarse oficialmente en las distintas situaciones que se les presenté y podrían no tener claro quién tiene la responsabilidad final acerca de algo. Por lo que, es muy importante tener una estructura organizacional armada antes de que la empresa crezca tanto que la fuerza de trabajo pueda desorganizarse.

Esta empresa requiere de una estructura para crecer y ser rentables. El diseño de una estructura organizacional ayuda a la alta gerencia a identificar el talento que necesita ser añadido a la empresa. La planificación de la estructura asegura que haya suficientes recursos humanos dentro de la empresa para lograr las metas establecidas en el plan anual de la compañía. También es importante que, las responsabilidades estén claramente definidas. Cada persona debe tener una descripción de las funciones de su trabajo y cada trabajo ocupa su propia posición en el organigrama de la empresa.

El flujo de información es esencial para el éxito de una organización. La estructura de la organización debe estar diseñada para asegurar que los individuos y departamentos que necesitan coordinar sus esfuerzos tengan líneas de comunicación que estén integradas en la estructura.

Por tal motivo, es importante realizar una estructura organizacional para la toma de decisiones, para mantener una buena comunicación entre todos los departamentos, para evaluar el desempeño del empleado y particularmente para gestionar mejor el cambio en el mercado, incluyendo las necesidades de los consumidores, la regulación gubernamental y las nuevas tecnologías.

Este informe está estructurado de la siguiente manera: El Problema: Donde se explica la situación actual existente, se formulan los objetivos, se delimita y justifica la investigación. Marco Teórico: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y sustento del estudio realizado. Generalidades de la Empresa: Presenta una breve descripción de la empresa, misión, visión y ubicación geográfica. Diseño Metodológico: En este capítulo se describen el tipo y diseño de la investigación así como las técnicas e instrumentos utilizados y procedimientos metodológicos. Situación Actual, donde se plantea un breve diagnóstico de las principales causas a las cuales atribuyen las deficiencias que experimentan cada Departamento, también se realizaron entrevista no estructuradas para obtener un análisis detallado de dichas áreas. Situación Propuesta, en este capítulo se propone y define lo que será el Manual de Organización de la Empresa. Por último, Conclusiones y Recomendaciones.

CAPÍTULO I

El problema

En este capítulo se describen los problemas observados en el área del

trabajo, en el transcurso de la investigación, así como también, los objetivos que se desean alcanzar.

Planteamiento del Problema

Alimentos Eisen C.A., es una empresa que distribuye y produce cervezas artesanales en el mercado nacional e internacional, produciendo seis tipos de cervezas, en un espacio acogedor y distribuyéndolas a los distintos restaurantes del sector.

La cervecería artesanal permite un vínculo importante del consumidor con su cerveza, así como la magia que ocurre cuando una persona cocina para su familia y para sí mismo, la misma comunión se da entre un cervecero artesanal y su pinta. Hay grandes y satisfactorias experiencias en cuanto a la elaboración de cervecería artesanal, trayendo como resultado un sin límite de sabores, texturas y cuerpos.

La Empresa Alimentos Eisen C.A., no cuenta con una organización estructurada en la cual se definan las funciones ni los objetivos de los respectivos cargos, además puede llegar a existir una duplicidad de funciones, generando confusión y problemas en el ambiente de trabajo por no tener especificadas claramente las funciones correspondientes a los diferentes cargos. Además de contar con poco personal para cubrir la demanda de pedidos, tanto a nivel de producción como en el área de servicios, saturando de trabajo al personal existente y por consiguiente se producen fallas en los tiempos de entrega de los pedidos por la paralización del proceso productivo para realizar distintas labores al mismo tiempo.

También cabe destacar que, la empresa no posee un manual de normas y procedimientos donde se describan con exactitud las actividades que ejecuta la empresa y cada trabajador que allí labora acarreando una falta de descripción formal de los métodos y procedimientos aplicados para el control del inventario de materia prima y producto terminado.

En sus comienzos, Alimentos Eisen C.A. contaba con poca capacidad de producción, pero con la experiencia adquirida en cada trabajo sumado al potencial recurso humano, la empresa crece y es capaz de realizar trabajos de mayor complejidad, así como aumentar el campo de trabajo, por esa razón es necesario diseñar la estructura organizativa de la empresa y así ésta pueda cumplir con los objetivos planteados de una manera más eficiente, aumentando la productividad para que continúe siendo una empresa competitiva en el mercado.

Es por ello que, surge la necesidad de implementar una estructura organizativa y a su vez una elaboración de un manual organizacional que permita mejorar la eficiencia operativa brindando claridad a los empleados de todos los niveles de la empresa. Teniendo en cuenta esto, los departamentos trabajarán más como mecanismos aceitados, enfocando el tiempo y la energía en tareas productivas. Una estructura detallada también puede dar una guía para las promociones internas, permitiendo que la empresa cree pistas de crecimiento sólidas para los empleados iniciales.

El manual aportará los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con destreza, habilidad y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeño de todos los empleados en todos los departamentos.

La presente investigación está orientada a la identificación de las diferentes áreas de trabajo junto con sus cargos de trabajo para la realización de una estructura organizativa beneficiosa para la empresa con el fin de proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de las unidades responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

A partir de lo descrito anteriormente, se plantean las siguientes interrogantes: ¿En qué grado están subdivididas las tareas en las distintas áreas de trabajo?, ¿Sobre qué fundamento se agruparán los trabajos?, ¿A quién deberán responder los trabajadores?, ¿Cuántos trabajadores puede un directivo gestionar de forma efectiva y eficiente? y ¿Dónde recae la autoridad para la toma de decisiones?

Objetivos

• Objetivo General

Diseñar la Estructura Organizativa para La Empresa Alimentos Eisen C.A.

Objetivos Específicos

• 1. Realizar un diagnóstico organizacional en la empresa Alimentos Eisen C.A.

• 2. Identificar los niveles jerárquicos que posee actualmente la empresa Alimentos Eisen C.A.

• 3. Definir las funciones de los cargos pertenecientes al personal que labora en La Empresa Alimentos Eisen C.A.

• 4. Proponer una estructura organizativa acorde con las necesidades y características de La Empresa Alimentos Eisen C.A.

• 5. Elaborar el Manual de Organización para La Empresa Alimentos Eisen C.A.

Justificación

La importancia de la realización de esta investigación radica en que por medio de ella se obtiene un nivel organizacional acorde a las funciones y objetivos de La Empresa, creando una estructura y jerarquización necesaria para cumplir con las exigencias y características de La Empresa, conociendo de forma detallada cuales son las responsabilidades y actividades que tiene cada uno de los trabajadores de La Empresa, mejorando las relaciones internas en el ambiente de trabajo.

Alcance

La Investigación se realizará en La Empresa, enfocando el estudio hacia la estructura organizativa, con un análisis de funciones, objetivos y cargos actuales de La Empresa.

CAPÍTULO II

Marco teórico

A continuación se presentan los principales conceptos y teorías necesarias

para el desarrollo de la siguiente investigación junto con las generalidades de la empresa:

Bases Teóricas

• Cerveza

La cerveza es una bebida alcohólica, no destilada, de sabor amargo que se fabrica con granos de cebada germinados u otros cereales cuyo almidón es fermentado en agua con levadura y frecuentemente aromatizado con lúpulo, entre otras plantas.

Cervecería Artesanal

Una cervecería artesanal o micro cervecería es aquella que produce una cantidad limitada de cerveza. Las definiciones exactas varían, pero los términos se aplican típicamente a cervecerías que son mucho más pequeñas que las cervecerías corporativas a gran escala y sus dueños son independientes. Este tipo de cervecerías se caracterizan generalmente por su énfasis en el sabor y la técnica de fermentado. Los ingredientes para elaborar cerveza artesanal son los siguientes:

• Malta: cuando hablamos de malta, nos referimos a malta de cebada. La cebada sin maltear, es decir, en su estado natural, no sirve para para elaborar cerveza. Es necesario pasar la cebada por el proceso de malteado para prepararla para que las levaduras puedan actuar sobre ella.

• Lúpulo: es una planta trepadora que se utiliza para contrarrestar el dulzor de la malta y confiere a la cerveza su agradable sabor amargo. También favorece su conservación actuando como antibiótico.

• Levaduras: son microorganismos que consumen el azúcar del mosto y producen el alcohol y el gas que encontramos en la cerveza.

• Agua: el agua empleada desempeña un papel importante en las características de la cerveza. Por eso se recomienda utilizar agua mineral embotellada.

Organización

La organización consiste en un número muy reducido de superiores o jefes que regulan las actividades de un número muy grande de subordinados, con una definida tendencia de flujo de autoridad casi exclusivamente de arriba hacia abajo. En la cima de esa organización se toman todas las decisiones, se fijan las metas, para ser obedecidas y logradas por los últimos.

La teoría clásica concibe la organización como una estructura. A manera de resumen, la organización es un armazón o integración particular, especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia. Se crea para realizar las funciones, las actividades, y para cumplir los deberes y responsabilidades de los componentes sociales de la organización.

Propósitos de la Organización

• Permitir el logro de los objetivos primordiales de la empresa, lo más eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo.

• Establecer canales de comunicación.

• Representar la estructura oficial de la empresa.

Principios de Organización

• Unidad de mando. Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, genera confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

• Especialización. Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

• Paridad de Autoridad y Responsabilidad. La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

• Equilibrio de Dirección – Control. Consiste en diseñar una estructura, de tal forma que permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

• Definición de puestos. Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.

Elementos Básicos para el Proceso de Organización

• Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

• Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

• Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Manual De Organización

Los manuales de organización son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos de cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual claramente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo para la ejecución y control de las funciones de cada unidad o cargo.

Objetivos de los Manuales de Organización

Los manuales permiten alcanzar los siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar la información básica para la planeación e implementación de medios de modernización administrativa.

• Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

• Ser útil para la orientación e información al público.

Ventajas de contar con un Manual de Organización

• Contribuye a formular y crear la organización, así como el análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

• Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.

• Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

Aspectos Generales De La Empresa

• Breve Descripción de la Empresa

Alimentos Eisen C.A., nace de la curiosidad desarrollada después de degustar una buena cantidad de cervezas "diferentes" alrededor del mundo y siempre compararlas con la oferta de cervezas en el mercado venezolano. Esos aromas, esos sabores, esas consistencias que generalmente se encuentran en las cervezas artesanales que se pueden disfrutar fuera de nuestras fronteras, no estaban disponibles en las aguadas e insípidas cervezas industriales de nuestro país.

Se trata entonces de ofrecer una cerveza artesanal que respete y honre las características organolépticas de este tipo de bebidas y complemente junto a las otras buenas marcas de cerveza artesanal que hoy en día se consiguen en algunos estados del país, la oferta al segmento de mercado de las bebidas alcohólicas fermentadas.

Misión

Alimentos Eisen C.A., tiene como misión elaborar cervezas artesanales que brinden una novedosa alternativa al consumidor venezolano en general y a los habitantes del Municipio Caroní del Estado Bolívar.

Visión

Alimentos Eisen C.A., tiene como visión ser proyectada como una microempresa que busca consolidarse en el segmento venezolano de las bebidas alcohólicas fermentadas, ofreciendo productos con calidad y a precios competitivos.

Ubicación

Zona Industrial Los Pinos, Manzana 2, parcela 8, galpón 2. Puerto Ordaz.

Estado Bolivar. Venezuela.

Proceso Productivo

El proceso productivo, empieza desde moler la cebada, hasta lograr la alquimia perfecta que le dan sus otros ingredientes: agua, azúcar, lúpulo y Co2. Se realiza la fermentación y se debe esperar hasta tres semanas para saber si la cocción fue perfecta. Si el resultado es positivo, desde ahí se llenan las botellas, se pegan las etiquetas y se entregan en los bodegones. El punto débil de todas las cervezas artesanales, no es otro que el precio, son hasta cinco veces más costosas que una botella de las grandes compañías. Pero en comparación, el sabor es cinco veces mejor, porque los pequeños cerveceros no escatiman en cebada, no la mezclan con yuca o maíz.

Departamento donde se desarrolla la investigación

El Departamento donde se desarrollará la investigación será el Departamento de Gestión, dicho departamento se encarga de planificar, coordinar, supervisar y ejecutar las actividades tendientes a garantizar la gestión de los procesos que se llevan a cabo.

CAPÍTULO III

Diseño metodológico

Para el desarrollo de esta investigación, se llevó a cabo las herramientas metodológicas utilizadas para detallar con precisión la problemática planteada con respecto al sistema de trabajo que se llevaba a cabo. Las estrategias metodológicas permitieron obtener la información requerida para recopilar, presentar y analizar los datos, iniciando desde el tipo de investigación, población y muestra, y técnica e instrumentos de recolección de datos.

Tipo de la Investigación

La investigación se define como el estudio de los métodos, procedimientos y técnicas utilizados para obtener nuevos conocimientos, explicaciones y compresión científica de los problemas y fenómenos planteados y por consiguiente, que puedan llevar a la solución de los mismos.

El diseño de una investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable.

El diseño de investigación estipula la estructura fundamental y especifica la naturaleza global de la intervención.

El estudio que se realizó en la empresa Alimentos Eisen C.A., es de tipo No Experimental, debido a que no existe una manipulación deliberada de variables, sino que se observó y detalló la situación existente en el ambiente de trabajo. Lo que se hace en la investigación no experimental es observar detalladamente

fenómenos tal cual y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos "(Hernández, 184)".

Los estudios exploratorios se efectúan comúnmente cuando el objetivo es examinar un tema o problemática de investigación poco cultivado o que no ha sido abordado anteriormente, por ende es de tipo Exploratorio, ya que permitió analizar lo que realmente estaba pasando en el área de trabajo, con todos y cada uno de los factores que repercutan.

De Campo, porque el estudio se llevó a cabo observando los eventos en el propio lugar, lo cual hizo posible el contacto directo entre investigadores y el problema, de una manera participativa u omnisciente. Se llevó a cabo la recolección de los datos, necesarios para diseñar un manual de organización.

Y es Aplicado, debido a que tuvo como propósito, establecer ideas que logren mejorar el aprovechamiento de un buen uso de la estructura organizativa. Se caracterizó porque buscó la aplicación o utilización de los conocimientos que se adquieren, es decir, busca el conocer para hacer, actuar, construir y modificar.

Población y Muestra

Para el desarrollo de esta investigación se consideró que la población y muestra son coincidentes, por lo tanto el estudio ser efectuó a todo el personal de La Empresa en lo que concierne a la organización y gestión de sus actividades, tanto desde el punto de vista administrativo como operativo; involucrando los procesos y tareas correspondiente a las labores que se realizan en La Empresa Alimentos Eisen C.A.

Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos

Para la recolección de datos se utilizaron los siguientes recursos e instrumentos:

Entrevista informal

Para llevar a cabo dicha investigación se utilizó este tipo de entrevista, ya que, la misma se realizó de forma espontánea y sin ningún tipo de limitaciones o controles en cuanto a preguntas y respuestas que se suscitaron; mediante ellas se conversó con los trabajadores para conocer de forma, clara, precisa y detallada las actividades que se realizan en el recinto.

Observación Directa

Consistió en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática los hechos, fenómenos o situaciones en función de los objetivos de la investigación. Los instrumentos utilizados fueron libreta o cuaderno de notas y cámara fotográfica.

Consultas Bibliográficas

Para el desarrollo de este estudio de investigación fueron empleados textos de consulta, que rigen enfoques prácticos para el diseño de una estructura organizativa de una empresa.

Recursos Recursos Humanos:

• Tutor Industrial.

• Tutor Académico.

• Personal de las Unidades involucradas.

• Personal que realiza las actividades en el manejo de materiales.

Recursos Físicos:

• Papel.

• Lápices y Bolígrafos.

• Computadora.

• Pen Drive.

• Impresora.

Procedimiento de Investigación

Procedimiento Metodológico

• 1. Realizar un diagnóstico organizacional en la empresa Alimentos Eisen C.A.

Por medio de una verificación de la información recopilada, a través de visitas a las diferentes áreas de trabajo.

• 2. Identificar los niveles jerárquicos que posee actualmente la empresa Alimentos Eisen C.A.

Se Clasificó y organizó la información relativa a cada área de La Empresa.

• 3. Definir las funciones de los cargos pertenecientes al personal que labora en La Empresa Alimentos Eisen C.A.

Se determinaron las funciones de todas las unidades, que consiste en el agregado de actividades y funciones afines, considerando el criterio de departamentalización funcional.

• 4. Proponer una estructura organizativa acorde con las necesidades y características de La Empresa Alimentos Eisen C.A.

Se definió la estructura organizativa propuesta. Presentando las propuestas de organización posible comparando las alternativas de acción con sus respectivas ventajas y desventajas así como los resultados que se esperaran obtener.

• 5. Elaborar el Manual de Organización para La Empresa Alimentos Eisen C.A.

Se describieron las unidades que conforman la estructura organizativa propuesta. Detallando los cargos requeridos en cada unidad para garantizar el logro de los objetivos. Finalizando con la Elaboración del Manual de Organización.

CAPÍTULO IV

Situación actual

El siguiente capítulo comprende la descripción de la situación actual de la empresa, se realizó un breve diagnóstico de las principales causas a las cuales atribuyen las deficiencias que experimentan cada Departamento, también se realizaron entrevista no estructuradas para obtener un análisis detallado de dichas áreas.

Diagnóstico

Actualmente, La Empresa Alimentos Eisen C.A., ha venido realizando sus labores y creciendo como empresa sin contar con una estructura organizativa definida y acorde con las funciones que desempeñan internamente, por consiguiente no existe una división por departamentos o unidades funcionales que coordinan la gestión y los procesos internos y externos que desarrolla La Empresa.

La Empresa Alimentos Eisen C.A., requiere de un proceso de estructuración organizativa, que se inicie con el fin de diseñar una organización eficiente desde el punto de vista estructural y capaz de realizar una serie de funciones destinadas a lograr los objetivos y metas de La Empresa. Debido al proceso mismo de estructuración, surgen cambios y movimientos en la organización de La Empresa a manera de adecuarla y actualizarla para que cumpla con las condiciones actuales de la misma.

El proceso de estructuración en Alimentos Eisen C.A., se desarrolla en función de atacar y corregir las fallas existentes en la empresa, surgiendo como necesidad especial atender las debilidades de la organización en función de mantener y aumentar sus fortalezas estimulando el continuo enriquecimiento de la organización, atendiendo principalmente los problemas en cuanto a personal, tecnología, equipos y procesos que orienten eficazmente el proceso de diseño de la organización.

Como se mencionó anteriormente La Empresa Alimentos Eisen C.A., debe estructurar su base organizativa, y para ello cada una de sus unidades deberán organizar sus funciones, cargos y ciertos movimientos en su organización que le permitan alcanzar las metas establecidas por La Empresa.

Los motivos por los cuales Alimentos Eisen C.A., decide diseñar su estructura organizativa se debe en principio a las siguientes razones:

• No existe un estudio de organización adecuado, ni lineamientos organizacionales: La empresa no cuenta con un estudio de organización definido aun cuando contara con una organización no estructurada, la cual se ha encargado de sacar adelante La Empresa. La organización no solo se refiere a la estructura u organigrama como tal, sino a todo lo que conforma la organización incluyendo sus funciones correlativas y la forma en que se coordina para lograr un fin común.

• Desequilibrio en las cargas de trabajo: este desequilibrio se encuentra presente en las diferentes unidades de la organización, y dado que la cantidad específica de trabajo a realizar en cada unidad de la organización debe ser la adecuada a su personal, capacidad y posición, motivo por el cual La Empresa debe subdividir las actividades claramente relacionadas y delimitarlas.

• Problemas de jerarquía y autoridad: los conflictos de autoridad que se presentan en este caso, se deben a la delegación de responsabilidad en los distintos miembros que conforman las distintas unidades de La Empresa, lo que trae como consecuencia que se intercambien las funciones y responsabilidades, presentándose en muchos casos para que existan dualidades de mando. No existen documentos donde se especifiquen las funciones y atribuciones de cada cargo.

Aplicación de Encuesta

La encuesta se realizó con el fin de recolectar información necesaria para determinar el grado de conocimiento del personal con respecto a sus cargos y funciones dentro de la Empresa (Ver Apéndice N° 1), con el fin de determinar la necesidad de tomar acciones correctivas en base a la divulgación y ejecución de procedimientos informativos con respecto al proceso de organización iniciado en La Empresa. A continuación se muestran las preguntas de la encuesta con dicho análisis. La muestra que se consideró para las observaciones y entrevistas fue de un total de 8 trabajadores, lo que 100% de la población total de la empresa en el tiempo en que se realizó el estudio, ya que el resto del personal no se encontraba laborando en la empresa debido a que dependiendo de los pedidos y la cantidad de trabajo se contrata el personal necesario para cubrir la demanda que es muy variable.

Análisis De La Encuesta

Datos personales: los datos personales fueron tomados en cuenta para validar la información que el departamento de gestión suministro y de esta forma ampliar la base de datos.

¿Ocupa usted el cargo por el cual fue contratado en La Empresa Alimentos Eisen C.A.?

Grafica N° 1. Relación entre Cargo y Contrato de La Empresa.

Fuente: Elaboración Propia.

Como se puede apreciar en la Figura N° 1, el 75% de las personas ocupan su cargo de acuerdo a como fueron contratados por La Empresa, lo que significa que el 25% restante, son aquellas personas que se encuentran realizando sustituciones en cargos que no le correspondes, lo cual demuestra el movimiento existente dentro de la estructura organizativa.

¿Se le entrenó previamente en La Empresa para ocupar el cargo por el cual fue contratado?

Grafica N° 2. Entrenamiento Recibido.

Fuente: Elaboración Propia.

La mayoría del personal que ingresa en La Empresa para trabajar en las unidades operativas no recibe un entrenamiento previo para realizar sus funciones, el 50% de las personas no recibieron entrenamiento específico, y el 50% recibió de alguna forma recomendaciones y entrenamiento por parte de sus superiores.

¿Se le informó oportunamente de las funciones y responsabilidades del cargo?

Grafica N° 3. Información de Funciones y Responsabilidades.

Fuente: Elaboración Propia.

Como se puede apreciar en la Figura N° 3, el 75% del personal encuestado respondió afirmativamente a la pregunta, lo cual significa que existe un 25% que no conocía sus funciones y responsabilidades, lo que puede ocasionar pérdidas de tiempo y dinero a la empresa, debido a los problemas que puede ocasionar esta situación.

¿Entendió usted cada una de las funciones y responsabilidades que le fueron asignadas?

Grafica N° 4. Internalización de las Funciones y Responsabilidades.

Fuente: Elaboración Propia.

El 50% de los trabajadores no entendió claramente las funciones y responsabilidades que le fueron asignados, dado que no recibieron un entrenamiento previo, cabe destacar que las operaciones y rutinas de trabajo fueron aprendidas a través de la experiencia adquirida con el tiempo.

¿Considera usted adecuadas las tareas asignadas a su cargo?

Grafica N° 5. Relación entre las Tareas Asignadas y el Cargo.

Fuente: Elaboración Propia.

El 62,5% de las personas encuestadas consideran que las tareas asignadas son adecuadas al cargo que realizan, mientras que el resto no las considera adecuadas debido a que deben realizar actividades que les sean asignadas por parte de su supervisor inmediato. Por el siguiente resultado se observa que no existen problemas en cuanto a la satisfacción con relación a las actividades inherentes al cargo.

¿Entiende usted y está consciente del grado de responsabilidad asignado a su cargo?

Grafica N° 6. Grado de Responsabilidad.

Fuente: Elaboración Propia.

El 87,5% del personal está consciente del grado de responsabilidad asignado a su cargo, y solo una mínima parte al momento de representar un cargo dentro de la empresa se pronunció de manera negativa.

¿Se considera usted capacitado para desempeñar su trabajo?

Grafica N° 7. Capacitación para el cargo.

Fuente: Elaboración propia.

Cabe destacar que, la mayoría de los trabajadores (87,5%), se siente capacitado para ejecutar su trabajo, lo que indica que existe una alta capacitación técnica en el personal que allí labora, lo que debe ser aprovechado por la organización de tal forma que se utilice el recurso humano en forma eficiente y efectiva, y se refuerce la de aquellos que necesiten ayuda para mejorar su capacidad técnica y productiva.

¿Piensa usted que se desenvolverá mejor si ocupase otro puesto?

Grafica N° 8. Grado de Desenvolvimiento en Otro Cargo.

Fuente: Elaboración Propia.

La 62,5% de los trabajadores que son contratados por Alimentos Eisen C.A., se desempeñan en el cargo para el cual fueron seleccionados y por ende se sienten complacidos con el trabajo que realizan, por lo que no se sienten deseos de ocupar otro puesto.

Describa de manera clara y concisa las tareas y/o funciones secundarias del cargo, y en qué porcentaje dedica su tiempo a cada una de ellas.

• 1. Describa de manera clara y concisa las tareas y/o funciones secundarias del cargo, y en qué porcentaje dedica su tiempo a las mismas.

Las respuestas obtenidas en las preguntas 9 y 10 de la respectiva encuesta no serán analizadas de forma precisa en este análisis debido a las características de cada una, pero serán tomadas en cuenta para elaborar las respectivas descripciones de cargo del manual de organización.

11.¿Cómo considera la relación con su jefe?

Grafica N° 9. Relación con el Jefe.

Fuente: Elaboración Propia.

De acuerdo a los resultados obtenidos se observa que la relación Supervisor- Trabajador es satisfactoria en gran parte, esto se debe a que Alimentos Eisen C.A., es una Empresa pequeña donde existe suficiente confianza entre los trabajadores, lo que permite que se estrechen las relaciones y se trabaje en un entorno tranquilo donde el trabajador no siente miedo de expresar sus opiniones y en algunos casos los problemas que le aquejan.

12.¿Entiende usted cada una de las instrucciones dadas por su jefe?

Grafica N° 10. Comprensión de Instrucciones.

Fuente: Elaboración Propia.

El 87,5% de los encuestados entiende las instrucciones de su jefe con suficiente claridad, lo que indica claramente un alto porcentaje de comprensión mutua.

13.¿Sigue usted un programa de actividades o las actividades que realiza son imprevistas de acuerdo a lo que necesiten en el día?

Grafica N° 11. Seguimiento de Programa de Actividades.

Fuente: Elaboración propia.

El 75% asegura que siguen un programa de actividades programadas impartidas por su jefe y acordadas en reuniones de producción, y el restante 25% adicional considera que sus actividades son ordenadas en función del requerimiento diario del área a la cual pertenece.

14.¿Conoce y cumple las normas de la empresa Alimentos Eisen C.A.?

Grafica N° 12. Conocimiento de las Normas de la Empresa.

Fuente: Elaboración Propia.