Introducción
El control de los recursos es una de las bases elementales del control interno y no solo porque tributa a la toma de medidas en la ocurrencia de cada hecho, sino porque ha de crearse todos los mecanismos necesarios para garantizar el control preventivo de los mismos. Según la Resolución No.60/2011 de la Contraloría General de la República se define el control interno como un proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.
Los Joven Club de Computación y Electrónica (JCCE) también deben ajustarse a esta normativa de control interno, teniendo en cuenta la importancia y las características de los servicios que se prestan en dicha instalación a lo largo de todo el país.
"Desde la creación de los JCCE en 1987, la seguridad informática, aunque incipiente en aquel entonces, comenzó a jugar un papel fundamental en el desempeño de los servicios realizados en las instalaciones a lo largo del país. Las primeras incidencias de seguridad informática surgieron debido a la baja confiabilidad de los sistemas operativos vigentes y el desconocimiento del personal y los usuarios en el tratamiento adecuado del equipamiento informático en general". (Ministro 2010)
A través de los años se han tomado una serie de acciones encaminadas a evitar y controlar cualquier tipo de incidente, entre las que se pueden mencionar:
Diseño de planes de seguridad informática ajustados a las características y necesidades de cada unidad.
Ejecución de auditorias para el control de la seguridad informática.
Capacitación del personal en el tema de la seguridad informática.
"A pesar de estas y otras acciones encaminadas a mitigar los incidentes de seguridad informática, no se contaba con un equipo de trabajo especializado para dar respuesta inmediata a los incidentes que tuvieran lugar en cualquier unidad del país. Es por eso que en el 2009 nace el Equipo de Respuesta a Incidentes de Seguridad Informática de JCCE, en consonancia con los lineamientos trazados por la Resolución 127/07 y en coordinación con la Oficina de Seguridad para las Redes Informáticas de Cuba (en lo adelante OSRI) ". (HERNÁNDEZ 2011)
El JCCE constituye hoy en día una de las mayores atracciones por los servicios que presta para niños y adultos, por lo cual lleva como insignia "La computadora de la familia cubana". En el caso de los niños se les ofertan cursos cortos en la escuela, que salen como Círculos de interés para que asistan a la unidad y adquieran conocimientos para su desarrollo mental e informático, también se les da la posibilidad de que jueguen el fin de semana y algún día entre semana, cuando no hayan clases. En el caso del adulto mayor se le ofertan cursos cortos, además se le brindan otros tipos de servicios como son: la proyección de películas, novelas, documentales, etc.
Entre los servicios de mayor demanda se encuentran: El servicio a domicilio, el de tiempo de máquina y la navegación vía Intranet para los usuarios que solicitan alguna información pues el acceso a Internet es solo para los trabajadores. Dicha unidad necesita un manual de control interno, mejorar el control de los servicios que se brindan. El presente trabajo muestra la propuesta de diseño de un Manual de control interno para los servicios a domicilio, de tiempo de máquina y navegación que brinda el JCCE.
Caracterización general de un Joven Club de Computación y Electrónica.
Dada la reorganización económica que se llevó a cabo en el año 2009 los JCCE que anteriormente eran atendidos por el Comité Nacional de la Unión de Jóvenes Comunistas pasaron a formar parte del Ministerio de la Informática y las Comunicaciones (MIC), esto fue a partir de diciembre del mismo año mediante la promulgación de la Resolución 01/2010 por este último organismo.
Tiene como objeto social, los servicios que presta la unidad y que los usuarios se marchen satisfechos y se lleven una buena impresión de la misma. Tiene a manera de misión, brindar cualquier tipo de curso para la capacitación y formación del usuario en su tiempo libre, con un servicio de calidad para un desarrollo sostenible, proporcionando el conocimiento en materia de computación y electrónica del tipo que los usuarios deseen o sea de su preferencia. Además asume como visión de que es la mejor opción para el usuario, en cuanto a la superación en las nuevas tecnologías para la población pinera, en particular para la juventud.
Los servicios que presta la unidad según la Resolución 1/2010 son:
1. Llevar a cabo la capacitación y formación, así como la certificación de los temas de las tecnologías de la información, las comunicaciones y la electrónica que imparte,
2. Brindar servicio de tiempo de máquina según las regulaciones aprobadas por el MIC,
3. Impartir superación profesional de postgrado según las regulaciones del Ministerio de Educación Superior,
4. Gestionar la red propia, denominada tinored, como soporte de los procesos en los JCCE y otros servicios de interés nacional, según regulaciones del MIC,
5. Actuar como proveedor de hospedaje, alojamiento de sistemas informáticos y aplicaciones en el territorio nacional, previa licencia concedida por la Agencia de Control y Supervisión del MIC,
6. Proveer servicios de acceso a internet al público, nacional e internacional, en todo el territorio nacional, mediante puntos de presencia y estaciones públicas, áreas de internet, en pesos cubanos y pesos convertibles, previa autorización expresa del MIC,
7. Ejecutar la instalación y asistencia técnica a medios informáticos y electrónicos para personas naturales y jurídicas cubanas,
8. Desarrollar e implementar aplicaciones informáticas y dar soporte técnico a las mismas, en correspondencia con la política del MIC, en pesos cubanos,
9. Garantizar la producción, digitalización y tratamiento de imágenes y materiales audiovisuales,
10. Brindar servicios de promoción y publicidad en diferentes soportes con contenidos de las tecnologías de la informática, las comunicaciones y la electrónica, a personas naturales y jurídicas nacionales en pesos cubanos y extranjeras en pesos convertibles,
11. Producir publicaciones en diferentes soportes, con contenidos de las tecnologías de la informática, las comunicaciones y la electrónica, para uso de personas naturales y jurídicas nacionales en peso cubanos y extranjeras en pesos convertibles,
12. Brindar servicios de consultoría y asesoría en la implementación y uso de las tecnologías de la informática, las comunicaciones y la electrónica en pesos cubanos,
13. Organizar y ejecutar eventos y jornadas científicas, congresos y otras actividades nacionales e internacionales de similar alcance vinculados a las actividades de las tecnologías de la informática, las comunicaciones y la electrónica, según el plan de eventos aprobado por el Ministerio de Economía y Planificación,
14. Prestar locales a instituciones estatales.
Estructura y formato del manual de normas y procedimientos de control interno para los servicios mencionados.
El manual de procedimientos de control interno puede ser:
Una compilación directa de los procedimientos documentados del sistema de la unidad para los servicios del JCCE.
Un conjunto o una sección de los procedimientos documentados.
Una serie de procedimientos documentados para instalaciones y/o usos específicos.
Tener más de un documento o nivel.
Tener una estructura común con apéndices ajustados.
Exigir por si solo o en combinación con otros documentos.
La propuesta del manual de normas y procedimientos de control interno debe contar con los parámetros siguientes:
Portada principal
Hoja de identificación de firmas
Tabla de contenido o índice
Páginas introductorias acerca de la Unidad en cuestión
Contenido
Portada principal.
El título y alcance del manual de normas y procedimientos de control interno debe definir claramente el organismo al cual se le aplica. Para garantizar claridad y evitar confusiones, pueden resultar convenientes las aclaraciones de no-inclusión. Toda esta información o parte de ella se puede incluir en la portada si su realizador lo estima necesario. Además debe incluir el logotipo de la unidad organizativa, nombre del organismo, el nombre completo del manual y la fecha de entrada en vigor.
Hoja de identificación de firmas.
En la hoja donde aparecen los nombres, cargos y firmas de las personas encargadas de validar la información plasmada en cada hoja del manual, puede contener información sobre los niveles de elaboración, revisión y aprobación del manual.
Tablas de contenido o índices.
La tabla de contenido o índice del manual muestra los títulos de las secciones incorporadas y la forma de encontrarla. Muestra una gran claridad y lógica en el sistema de enumeración, codificación de secciones de diagramas, tablas, etc. Uno de los elementos que se tuvieron en cuenta a la hora de la realización de manual fue el orden lógico que este debía seguir, los procedimientos de los servicios del JCCE aparecerán acorde a su estructura, privilegiando las funciones sustantivas ante las administrativas. La tabla de contenido o índice le dará referencia adecuada a cada personal de la unidad sobre los servicios y normas que soliciten en el momento que se consulte.
Páginas introductorias.
En la página introductoria se encontrará la información general sobre la unidad y del manual propiamente. La información del manual incluirá una identificación de la edición actual y los datos de su alcance. También brindará una breve descripción sobre como debe revisarse y conservarse el manual, una descripción de los procedimientos empleados para identificar el estado del manual y sobre todo evidencias de aprobación por parte de las personas autorizadas y responsables de su puesta en práctica.
Contenido
En esta sección del manual se describirá cada una de las áreas de trabajo de la unidad y los procedimientos de trabajo, donde quedará explicita su política para darle paso al cumplimiento de los objetivos trazados, se tendrá en cuenta sus objetivos para así dejar claro su propósito y definir el alcance de los mismos, como referencia se tendrá en cuenta los documentos que son necesarios para el proceso. Quedarán reflejados los documentos que fueron utilizados a la hora de la realización del manual y su vigencia actual.
Manual de normas y procedimientos de control interno para el servicio a domicilio del JCCE.
Objetivos: Lograr la calidad del servicio prestado para satisfacer la demanda de los clientes del JCCE.
Responsabilidades.
El especialista principal de la unidad es el responsable de fiscalizar el cumplimiento y a su vez de cumplir con lo estipulado en esta norma.
Desarrollo.
Para poder garantizar el control del servicio que presta la unidad, la dirección de la unidad debe cumplir con lo siguiente:
Control de la exigencia del modelo que se utiliza en el servicio, previamente enumerado.
Cuando por cualquier razón se detecta alguna incidencia, esta se reflejará en dicho modelo como constancia de lo sucedido.
Mantener un estricto control sobre el uso consecutivo del modelo.
Manual de normas y procedimientos de control interno para el servicio de tiempo de máquina y navegación del JCCE.
Objetivos: Lograr la calidad de los servicios prestados para satisfacer la demanda de los clientes del JCCE.
A continuación se relacionan algunos de los modelos necesarios para los servicios mencionados y otros que son de utilidad en la unidad.
1. Modelos de tiempo de máquina y navegación.
2. Modelo del libro de incidencias.
3. Modelo de roturas del equipamiento.
4. Modelo de incidencias en cuanto a la seguridad informática.
5. Modelo de control de asistencia de usuarios.
6. Modelo del plan de aviso.
7. Modelo de levantamiento de los medios básicos de la unidad.
Responsabilidades.
El especialista principal de la unidad es el responsable de fiscalizar el cumplimiento y a su vez de cumplir con lo estipulado en esta norma.
Desarrollo.
Para poder garantizar el control de los servicios que presta la unidad, la dirección de la unidad debe cumplir con lo siguiente:
Control de las exigencias de los modelos que se utilizan en los diferentes de servicios, previamente enumerados.
Entrega de los medios de la unidad mediante Acta o Registro de entrega la devolución de los mismos.
Cuando por cualquier razón se detecta alguna incidencia, esta se reflejará en dicho registro como constancia de lo sucedido.
Mantener un estricto control sobre el uso consecutivo de los modelos.
Desarrollo y Acciones.
1. Normas y procedimientos de control interno para el funcionamiento del servicio a domicilio que presta la Unidad fuera de la misma.
2. Normas y procedimientos de control interno para el funcionamiento de tiempo de máquina y navegación.
3. Normas y procedimientos de control interno para el funcionamiento del mismo.
Normas y procedimientos de control interno para el servicio a domicilio de la unidad.
Objetivo: Establecer los requisitos técnicos para la ejecución e instalación del servicio a domicilio que presta la unidad del JCCE.
Términos y definiciones:
Servicio a domicilio: los técnicos que sean designados a prestar este servicio deben estar bien preparados para cualquier dificultad que presente el usuario que solicite dicho servicio y así quede satisfecho con el mismo.
Debe contar con cualquier tipo de programa que el usuario solicite para su desarrollo informático o su preparación.
Normas y procedimientos de control interno para el funcionamiento de tiempo de máquina y navegación en las Instalaciones de la unidad.
Objetivo:
Establecer los requisitos técnicos para la organización del servicio como el tiempo de máquina y navegación en las instalaciones de la unidad del JCCE.
Términos y definiciones:
1 Tiempo de máquina: las instalaciones deben estar bien preparadas y acondicionadas para que el usuario se sienta satisfecho.
2 Debe existir cualquier tipo de programa que el usuario solicite para su desarrollo informático.
Navegación: las instalaciones deben estar bien preparadas y acondicionadas para que el usuario se sienta satisfecho, deben estar instalados los navegadores o el navegador que se utilice para este servicio, y que el mismo no presentes dificultades a la hora de navegar.
Especificaciones de las instalaciones:
Estas se encuentran situadas dentro de la unidad, donde se prestan los servicios de tiempo de máquina y navegación:
Instalaciones: espacios ajustados o no a las dimensiones reglamentarias, acondicionadas y conformadas por los elementos necesarios que hacen posible el ejercicio de dichos servicios.
Aula: debe estar bien acondicionada y preparadas para el usuario.
Se prohíbe la ingestión de alimentos y bebidas.
No fumar en ninguna instalación.
La superficie y localización se ajustará a las características y posibilidades de la instalación, teniendo en cuenta las especificaciones para los servicios de tiempo de máquina y navegación según el usuario que solicite dicho servicio.
Manipulación y seguridad de los equipos:
Los trabajadores de la unidad serán solo los que tendrán la clave de acceso a la computadora, dependientemente de los usuarios que pasan cursos (menos la de navegación). Sólo ellos serán responsables de encender y apagar los equipos.
Una vez concluido el tiempo de máquina del usuario y de no existir otro a la espera, los técnicos deben apagar el equipo.
Todos deben cumplir las orientaciones y normas del sistema de seguridad informática.
Se deben tomar todas las medidas de protección ante irregularidades eléctricas, mal tiempo u otras anomalías.
Normas y procedimientos del control interno
El especialista principal debe contar con los siguientes documentos para sus funciones:
Nota: Todos los trabajadores son responsables de llevar el control de los servicios prestados, ya sea a domicilio, de tiempo de máquina o navegación.
Control de todos los recursos materiales en las diferentes instalaciones de la unidad.
Control del servicio a domicilio.
Programas recreativos de la unidad.
Normas y procedimientos de la unidad.
Listado de las actividades por clasificación.
Ficheros de juegos.
Acta de responsabilidad material de los equipos a su custodia.
Estudio del producto de la unidad.
Listado de pérdidas y roturas.
Plan de trabajo y programas de visitas a la unidad.
Plan de medidas de las visitas realizadas por la empresa.
Deficiencias detectadas en visitas y su plan de medidas.
Programa informativo cultural de la unidad.
Levantamiento de los principales eventos y festividades del municipio.
Levantamiento de recursos y medios de la unidad.
La Auxiliar general debe contar con los siguientes documentos para sus funciones:
Aparte de ser la segunda en dirigir la unidad cuenta con los mismos documentos que el Especialista y además lleva a cabo:
Acta de responsabilidad material de los equipos a su custodia.
Normas y procedimientos del área.
Plan de trabajo y fondo de tiempo.
El control de la asistencia de cada trabajador (para el reporte de las nóminas).
El control de libro de incidencias que es para todos.
El control de las hojas de firmas.
Control del servicio a domicilio.
El técnico debe contar con los siguientes documentos para sus funciones:
Acta de responsabilidad material de los equipos a su custodia.
Normas y procedimientos del área.
Plan de trabajo y Fondo de tiempo.
Programa, plan de clase, dosificación y registros de asistencia y evaluaciones (de los cursos que impartirá).
Control del Libro de usuarios.
De de tiempo de máquina y navegación.
Control del libro de incidencias.
Control del servicio a domicilio.
Conclusiones
La unidad de JCCE debe garantizar la evaluación de los servicios que brinda y que presta, con el objetivo de verificar la ejecución de los diseños de los mismo, el proyecto de los servicios debe medir el grado de satisfacción con los usuarios de distintos tipos de edades que visitan día a día la unidad, además se debe de analizar el comportamiento de los ingresos que tendrá la unidad en un futuro cuando se cobren estos servicios que hoy en día se brindan gratuitamente.
Bibliografía
HERNÁNDEZ, R. M.: (2009) Equipo de respuesta a incidentes de Seguridad Informática en los Joven Club. semanatecnologica.fordes.co.cu Volume, 11. 20/01/2011.
INFONAVIT, C.: (2007) El valor de la gente en los Lineamientos de Control interno. informavit.infonavit.org.mx Volume, 1. 04/02/2011.
Instructivo para la elaboración de los manuales de procedimientos y funciones. aplicaciones.virtual.unal.edu.co Volume, 39. 20/03/2011
LEYVA, C. Y.: (2008). Diseño e implementación de un manual de normas y procedimientos de Control interno para el área de recreación del Campismo Popular Arenas Negras de la Isla de la Juventud. . Contabilidad y Finanzas. Nueva Gerona, Universidad Isla de la Juventud "Jesús Montané Oropesa". Trabajo de Diploma: 86.
LÓPEZ, M. G. S.: (2008) Manual de Consultas en temas Económicos. Ciudad de la Habana. Volume, 20.
LYBRAND, C.: (1992) Definición del Control interno. Informe coso. mercadotendencias.com Volume, 6. 18/02/2011.
MAC.: (2003) Planificación Empresarial. Volume, 17.
MARTÍNEZ, R. F. E.: (1956) Importancia del tratamiento del tema Control interno en los institutos politécnicos de economía (Cuba). monografias.com Volume, 2. 07/03/2011.
MFP.: (2003) Res. 297 del Control interno. varaix.mit.tur.cu Volume, 30. 04/02/2011.
NAVARRO, M. R. V.: (2011) Reglamento para la Evaluación del Desempeño. Ciudad de la Habana. Volume, 21.
NIXÓN, H. Y.: (2010) Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos de Control Interno para disminuir las deficiencias en el proceso productivo de la UEB Brigada No.5 de Acabado perteneciente a la Empresa constructora Integral de la Isla de la Juventud. Contabilidad y Finanzas. Nueva Gerona, Universidad Isla de la Juventud "Jesús Montané Oropesa". Trabajo de Diploma: 66.
PEDRAZA, R. L.: (2006) Res.13 del Ministerio de Auditoria y Control. contraloria.cu Volume, 11. 04/02/2011.
RIVERA, F. J. T.: (2003) Establece normas y procedimientos de operación respecto de los documentos tributarios electrónicos. Resolución. Exenta SII N°45. sii.cl/documentos/resoluciones Volume, 1. 04/02/2011.
RUSSI, M. A. M.: (2003) Resolución Reglamentaria 040. alcaldiabogota.gov.co Volume, 1. 04/02/2011.
VALDÉS, M. R.: (2010) Resolución 1 Creación de la Unidad Presupuestada denominada, JCCE. Ciudad de la Habana. Volume, 16.
VALDÉS, M. R.: (2007) Resolución 127/07 Reglamento de Seguridad para las Tecnologías de la Información. Ciudad de la Habana. Volume, 21.
Autor:
Lic. Luisa Sucel Vargas Labrada
Lic. Yunisleidys Martínez Duran