Técnica de cargas de trabajo (página 2)

Enviado por JUAN CARLOS VEGA MACHUCA

Partes: 1, 2

5 REPORTA A: Se coloca el nombre del cargo a quien reporta el puesto (Jefe Inmediato)

6 MISIÓN DEL CARGO: Se solicita al evaluado su objetivo misional del cargo y se ingresa en la casilla, posterior se realiza una comparación de lo que considera el evaluado como objetivo misional Vs lo que dice su manual de descripción de cargos con la finalidad de saber que tanto la organización a socializado el manual de descripción y los objetivos de los cargos.

Consideraciones importantes:

a) Solicitar el manual de descripción de cargos del evaluado para extraer su objetivo misional
b) Si el evaluado no conoce su objetivo misional, se coloca lo que considera la persona como objetivo misional.
c) Si la organización no cuenta con manuales de descripción de cargos, se construye el Objetivo misional con las siguientes características: Que hace (Colocar de 3 a 5 verbos en infinitivo); En que procesos ejecuta las acciones o verbos (Colocar los procesos en los que el evaluado está involucrado); Bajo que directriz se mueve el cargo ( Colocar directrices del Jefe inmediato de Departamento o Área, de calidad ISO 9000, Direccionamiento estratégico, Normas nacionales e internacionales si aplica, etc.); Por último escribir el resultado general que debe lograr el cargo en función de eficacia, eficiencia, calidad, productividad y/o contribución.

7 OBSERVACIONES AL CARGO: Se ingresa toda aquella información que se considere importante o que afecte el resultado de la métrica como los análisis. Ejemplo: actividades compartidas, tiempos de espera diferente a los procesos, problemas de lay out, sistemas o software de bajo desempeño, actividades no documentadas, etc.

8 ACTIVIDAD: Se ingresa las actividades del evaluado iniciando con el verbo en infinitivo detallando la acción por medio de las preguntas ¿Cómo?, ¿Dónde? y ¿Para qué?

Consideraciones importantes:

a) Evitar colocar dos verbos diferentes que afecten el ciclo Deming (P.H.V.A.) Ejemplo: "Supervisar y capacitar al personal a cargo". Esto dificulta la clasificación posterior del P.H.V.A. al no poder definir claramente su clasificación (Verificación o Mejora).
b) Direccionar al evaluado para que proporcione sus actividades de forma ordenada y secuencialmente por procedimiento o por frecuencia, de tal forma que facilite los análisis de las actividades Vs Procedimientos.
c) Agrupar las acciones en una sola actividad, de tal forma que respondan a los procedimientos. Ejemplo: Actividad: (Recibir al cliente); Acciones: Saludar al cliente, preguntar sus requerimientos, y ofrecer que se siente para que sea atendido. La redacción en la casilla debe quedar: Recibir al cliente cordialmente dentro de las instalaciones, proporcionando información y solución a sus requerimientos. El detalle de la redacción debe ser a nivel de actividades y no de acciones.

9 RELACIÓN DIRECTA CON EL OBJETIVO MISIONAL: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el objetivo misional y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona una de las dos opciones "SI" y "NO"

Ver Ejemplo:

Consideraciones Importantes:

a) La selección de las opciones corresponde a un análisis entre las acciones genéricas y el resultado del cargo Vs cada actividad, sin embargo queda a criterio del usuario la selección, la cual deberá ser soportado en el caso de que sea negativa la afirmación por argumentos concretos, y validado tanto por el evaluado como por el jefe inmediato del evaluado.

10 PROCEDIMIENTO DONDE APLICA: Se introduce en la casilla información del procedimiento, guía, instructivo o documento institucional donde se refleje dicha actividad. Si la organización no cuenta con manuales de procedimiento, se coloca la frase "SIN DOCUMENTAR" en cada casilla que se evalué la actividad.

Consideraciones importantes:

a) Cuando se realiza el análisis de las actividades Vs Procedimientos, hay que verificar que efectivamente la actividad está documentada dentro del manual de procedimiento, de lo contrario se coloca en la casilla la frase "SIN DOCUMENTAR" para que el sistema contabilice todas aquellas actividades con esta característica y genere la gráfica con dicha información. Por otro lado, en la casilla de observaciones se hace la referencia de que falta incluir en el manual, con la finalidad de actualizar y mejorar la documentación de la organización.

11 TIPO DE COMPETENCIA: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el tipo de competencia y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona una de las competencias ingresadas en el cuadro de competencias que se explica en el punto de referencia número 12

Consideraciones importantes:

a) Si la organización no cuenta con la Gestión por competencias, se construye por medio de un diccionario de competencias internacionales, colocando aquellas competencias que ayuden a obtener y mejorar el resultado de cada actividad en el cuadro de referencia número 12. Con ello el sistema despliega la lista de acuerdo a dicha información.
b) Si la organización cuenta con la Gestión por competencias, se coloca en el cuadro de referencia número 12 aquellas competencias que el manual de descripción de cargos de la organización destino para el puesto y el análisis se realiza comparando actividad por actividad Vs Competencia de acuerdo al manual de descripción del cargo. Si dentro de la comparación no se encuentra una relación coherente entre las actividades Vs Competencias, se selecciona la frase "FALTA COMPETENCIA COHERENTE", que está incluida dentro del cuadro, para que el sistema contabilice todas aquellas actividades con dicha característica.

Ver Ejemplo:

12 CUADRO DE COMPETENCIAS: En este cuadro se ingresan todas aquellas competencias que se contiene en el manual de descripción del cargo de la organización. El cuadro tiene la opción de ingresar hasta 13 competencias, las cuales están programadas para que puedan salir en la lista que despliega el cursor que se menciona en el punto anterior.

Consideraciones importantes:

a) Si no se ocupan todas las celdas del cuadro de competencias, se les coloca un punto ".", para que las gráficas puedan representar información solo de aquellas competencias que son utilizadas en cada actividad
b) Si una actividad se considera que pueda tener más de una o varias competencias al mismo tiempo, la regla es colocar aquella competencia que más tiempo ocupe para proporcionar el resultado.
c) La selección de las competencias basadas en un diccionario de competencias internacionales es a criterio del usuario, la cual justificara con sus argumentos la selección propia, y validara con los jefes inmediatos del cargo o en su caso con el área de talento humano o responsables del tema, para su correcto análisis y evaluación.

Ver Ejemplo:

13 TIPO DE ESFUERZO: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el tipo de esfuerzo y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona un tipo de esfuerzo basado en los riesgos psicosociales que le aplica a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) Si una actividad se considera que pueda tener más de uno o varios tipos de esfuerzo al mismo tiempo, la regla es colocar aquel tipo de esfuerzo que más tiempo ocupe dentro de la actividad.

Ver Ejemplo:

14 TIPO DE TRABAJO: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el tipo de trabajo y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona un tipo de trabajo que le aplica a cada actividad basada en la metodología de Gestión Integral.

Consideraciones importantes:

a) Si una actividad es considera como básica no podrá tener información de tiempo de espera, ya que el sistema está programado para qué prorratee el % de tiempo que se le dedica a cada actividad y contabiliza el tiempo de dicado a los procesos y procedimientos.
b) Si una actividad es considerada como Alto Impacto (Actividades que están directamente relacionadas a los procesos y procedimientos y contienen tiempos de espera), pero el cargo ejecuta otras acciones o actividades mientras se dan los tiempos de espera, se debe colocar como básica y en la casilla de observaciones se indica el tiempo de espera y los posibles efectos que la producen.
c) Si una actividad es considerada como Tiempo Muerto, verificar que no sean pausas activas, ya que el sistema tiene programada el 10% de tiempo muerto recomendado por la Organización Mundial de Trabajo.
d) Si una actividad es considerada como Bajo Impacto, está por lo regular no debe estar inmersa, ni documentada en los procedimientos, por lo que hay que revisar en las casillas de procedimiento donde aplica para corregir posibles desviaciones al análisis.

Ver Ejemplo:

16 FRECUENCIA: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con la frecuencia con que se realiza dicha actividad, y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona la frecuencia que va desde diario hasta anual. El sistema está programado para que todas las actividades las lleven y contabilice a diario, con la finalidad de obtener el resultado diario de la carga de trabajo. Esto es, que si una actividad se realiza mensualmente, el sistema divide esta actividad entre 20 días (se eliminan sábados y domingos del mes) para que se obtengan los resultados a diario y se compara con el tiempo y horario de trabajo establecido por la organización, como si todos los días tendría que utilizar un lapso de tiempo para completar en el mes el tiempo que le dedica a dicha actividad.

Consideraciones importantes:

a) Si una actividad no cuenta con una frecuencia estable en un lapso de tiempo, se sube a la frecuencia siguiente para tener una información más fiable. Ejemplo: Cuando una actividad se realiza el lunes, posterior el martes, luego el viernes y con volumen diferente en cada día, entonces la frecuencia se sube de diario a semanal y se suma el volumen de todos los días involucrados para registrarlos semanalmente.

Ver Ejemplo:

VOLUMEN: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el volumen y se captura manualmente con número el volumen que se realiza en la frecuencia establecida y de dicha actividad.

Ver Ejemplo:

17 TIEMPO ESTIMADO/ OBSERVADO POR UNIDAD (MINUTOS):Se posiciona el cursor con el mouse en el cuadro de control de la casilla que se desea evaluar la actividad con el tiempo estimado u observado y se le da clic a las flechas del cuadro de control para que en automático el sistema vaya incrementado por minuto el tiempo en la casilla.

Consideraciones importantes:

a) El tiempo estimado u observado que se coloca en la casilla debe corresponder al tiempo en que tarda en hacerse una sola vez la actividad (Por unidad), ya que el sistema esta formulado para multiplicar dicho tiempo por el volumen establecido y generar en automático de acuerdo a la frecuencia los tiempos de ciclo.
b) Si se tienen cuentan con actividades que los tiempos no sean estándares (Contestación de correos electrónicos que pueden tener diferentes tiempos), la técnica y el sistema permite llevarlo al nivel que se desea y para esos casos se tiene que abrir la actividad en varios ítem, para que el resultado sea más aproximado. Ejemplo: Contestación de correos de alta complejidad "mayores a 10 minutos"; Contestación de correos de mediana complejidad "mayores de 5 y menores de 10 minutos"; Contestación de correos de baja complejidad "mayores de 3 y menores de 5 minutos"; Lectura de correos informativos "menores a 3 minutos". También se puede generar un promedio entre los tiempos de las actividades cuando el sesgo no sea muy alto que afecte el resultado de la métrica.
c) El sistema permite colocar el número manualmente, sin necesidad de utilizar los cuadros de control, con la finalidad de agilizar su captura. Asimismo si las actividades se dan en segundos, la métrica permite ingresar el dato en segundos dividiendo los segundos entre 60 para que el sistema pueda contabilizar y hacer los cálculos correspondientes y definir los tiempos de ciclo de la actividad.

Ver Ejemplo:

18 TIEMPO DE ESPERA POR UNIDAD (MINUTOS): Se posiciona el cursor con el mouse en el cuadro de control de la casilla que se desea evaluar la actividad con el tiempo de espera y se le da clic a las flechas del cuadro de control para que en automático el sistema vaya incrementado por minuto el tiempo en la casilla. Se aplican las mismas consideraciones del punto anterior.

Ver Ejemplo:

19 TIEMPO TOTAL DEL CICLO: El sistema en automático genera el resultado, al multiplicar el volumen de la actividad por la frecuencia llevada a día y el tiempo que se le dedica a la actividad (Estimado u observado más el de espera.)

Consideraciones importantes:

a) El sistema está relacionado y formulado con el tipo de trabajo, de tal forma que si el usuario coloca un tipo de trabajo "Básico" y le coloca que existe tiempo de espera, el sistema no tomara la información de la casilla de tiempo de espera generando inconsistencias en el resultado, al igual pasa si se selecciona un tipo de trabajo "Alto Impacto", el sistema reconocerá los tiempos de espera y si el usuario no coloco tiempos de espera, se generara inconsistencias en el resultado. Solo en el caso de que se seleccione el tipo de trabajo "Bajo Impacto", el sistema toma los valores estimados y de espera sin afectar el resultado de la métrica

Ver Ejemplo:

20 % TIEMPO APLICADO A LA ACTIVIDAD: El sistema esta formulado para que en automático genere el resultado, al prorratear el porcentaje individual de los tiempos de ciclo de las actividades, entre el total de las actividades.

Ver Ejemplo:

21 P.H.V.A. Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el P.H.V.A. y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista programada en la métrica, que permite seleccionar el concepto del ciclo Deming.

Ver Ejemplo:

22 SUBCLASIFICACIÓN P.H.V.A. Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con la sub clasificación P.H.V.A. y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista que se programa en el sistema al colocar los conceptos en la tabla de sub clasificación P.H.V.A. que se hace referencia en el punto 24 de este instructivo. Esto permite seleccionar el concepto colocado en dicha tabla.

Consideraciones importantes:

a) La selección de la sub clasificación P.H.V.A. tiene que tener una coherencia con el ciclo Deming. Esto es, que si se seleccionó "Revisar" dentro de la sub clasificación del P.H.V.A, dicho concepto corresponda a la VERIFICACIÓN del Ciclo Deming y no a la Planeación, Ejecución o Mejora.
b) La selección de las opciones corresponde a un análisis entre el P.H.V.A. y su Sub clasificación, sin embargo queda a criterio del usuario la selección, la cual deberá ser soportado por argumentos concretos en el caso de que surjan diferencias en el concepto o la afirmación, y debe ser validado tanto por el evaluado como por el jefe inmediato del evaluado.

Ver Ejemplo:

23 CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES: Es un cuadro informativo que contiene un diccionario de la sub clasificación P.H.V.A. para ser utilizado en la matriz de clasificación y sub clasificación del P.H.V.A. referido en el punto 24.

Consideraciones importantes:

a) Este cuadro es una guía que puede ser utilizado para facilitar la sub clasificación, sin embargo el usuario puede considerar otros conceptos que no están incluidos dentro de este diccionario para programar el sistema en automático.

Ver Ejemplo:

24 MATRIZ DE SUB CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES P.H.V.A.: Se posiciona el cursor con el mouse en las casillas y se ingresan los conceptos que se consideren puede aplicarse al análisis de la sub clasificación P.H.V.A. La métrica contiene casillas para ingresar 2 actividades básicas de planeación, 3 actividades básicas de Ejecución, 3 actividades básicas de Verificación y 2 actividades básicas de Mejora. Esto permite que la métrica se programe automáticamente para que se genere y se despliegue una lista de opciones que se menciona en el punto 22 de este instructivo.

Consideraciones importantes:

a) En caso de requerir más opciones de lista de actividades en el P.H.V.A., se pueden agrupar dos o tres tipos de actividades en cada casilla. Ejemplo: "Trasladar y/o informar", con la finalidad de contar con mayor información para el análisis.
b) Es importe que las actividades que se ingresen a la matriz de sub clasificación estén en las casillas correspondientes de su P.H.V.A., debido a que la métrica está programada para que contabilice el número de actividades P.H.V.A. así como su tiempo por medio de su posición en la matriz de sub clasificación.

Ver Ejemplo:

25 INFLUENCIA EN EL ENTORNO: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con la influencia en el entorno y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona un tipo de influencia en el entorno que le aplica a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) La selección de las opciones corresponde a un análisis de ergonomía, sin embargo queda a criterio del usuario la selección, la cual deberá ser soportado por argumentos concretos en el caso de que surjan diferencias en el concepto o la afirmación, y debe ser validado tanto por el evaluado como por el jefe inmediato del evaluado.

Ver Ejemplo:

26 MATRIZ DE RIESGOS ERGONOMETRICOS: Se posiciona el cursor con el mouse en las casillas y se ingresan los conceptos que se consideren puede aplicarse al análisis de riesgos ergonométricos, que comprenden la influencia en el entorno y posible daños en la salud. La métrica contiene casillas para ingresar hasta 7 conceptos de influencia en el entorno y 7 conceptos de posibles daños en la salud. Esto permite que la métrica se programe automáticamente para que se genere y se despliegue una lista de opciones que se menciona en el punto 25 y 27 de este instructivo.

Consideraciones importantes:

a) En caso de requerir más opciones de conceptos para las actividades, se pueden agrupar dos o tres tipos de conceptos en cada casilla. Ejemplo: "Ruido / iluminación", con la finalidad de contar con mayor información para el análisis.
b) Los conceptos son colocados por el usuario consultando una guía de riesgos ergonométricos para su aplicación.

Ver Ejemplo:

27 POSIBLES DAÑOS EN LA SALUD: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con los posibles daños en la salud y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona un posible daño en la salud que le puede aplicar a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) La selección de las opciones corresponde a un análisis de ergonomía, sin embargo queda a criterio del usuario la selección, la cual deberá ser soportado por argumentos concretos en el caso de que surjan diferencias en el concepto o la afirmación, y debe ser validado tanto por el evaluado como por el jefe inmediato del evaluado.
b) Los conceptos son colocados por el usuario consultando una guía de riesgos ergonométricos para su aplicación y la investigación u observación del riesgo ergonométrico.

Ver Ejemplo:

28 COSTOS ABC POR ACTIVIDAD Y POR UNIDAD: El sistema esta formulado para que en automático genere el resultado del costo por actividad, multiplicando el porcentaje de tiempo que le dedica diario a la actividad por el costo diario del empleado. Para obtener el costo por unidad el sistema está programado para que divida el costo por actividad entre el volumen que realiza de esa actividad.

Ver Ejemplo:

29 TOTALES DE COSTOS ABC: En la casilla de salario base mensual se descarga manualmente la información proporcionada por la organización, sobre el salario base que el trabajador percibe por sus funciones, y el sistema esta formulado para que en automático genere los cálculos del costos y se obtengan la suma de los costos de las actividades diarias e individuales, la cual debe coincidir con la casilla de salario base diario, que esta formulado para dividir el salario mensual entre 30 días. Así corroboramos que la información es correcta.

Ver Ejemplo:

30 TOTALES DE ACTIVIDADES SIN COMPETENCIAS COHERENTES: Esta casilla esta formulado para que el sistema en automático proporcione el número de actividades que literalmente lleve el concepto "FALTA DE COMPETENCIA COHERENTE", así como el registro de las competencias establecidas y colocadas dentro de la métrica, permitiendo obtener los gráficos en automático.

31 TOTALES DE ACTIVIDADES DOCUMENTADAS Y SIN DOCUMENTAR: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione el número de actividades que literalmente lleven el concepto "SIN DOCUMENTAR", y en automático el sistema proporciona resultados de las actividades documentadas mediante una formulación, generando los resultados totales y su grafica correspondiente

32 TOTALES DE TIPO DE ESFUERZO: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione el número de actividades que literalmente lleven los conceptos "MENTAL, FÍSICO y EMOCIONAL", y en automático el sistema proporciona resultados de los esfuerzos mediante una formulación, generando los resultados totales y su grafica correspondiente

33 TOTALES DE TIEMPOS: En la casilla de tiempo promedio diario se tiene que ingresar manualmente el número de horas que se trabaja, el cual es proporcionada por la organización y el sistema esta formulado para que en automático proporcione la diferencia entre el tiempo promedio establecido por la organización y el tiempo total trabajado distribuido en el día. Este último es la suma de los tiempos llevados a diario de todas las actividades, los cuales están formulados dentro del sistema para que en automático genere el resultado.

34 TOTALES % TIEMPO DE TIPOS DE TRABAJO: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione el % de tiempo que se aplica a cada actividades que literalmente lleven los conceptos "BÁSICO, ALTO IMPACTO, BAJO IMPACTO y TRABAJO IMPRODUCTIVO", y en automático el sistema proporciona los resultados en tiempo de los conceptos mediante una formulación, generando los resultados totales y su gráfica correspondiente

35 TOTALES DE TIEMPO DE TRABAJO DENTRO Y FUERA DE LOS PROCESOS DISTRIBUIDO EN EL DIA: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione el tiempo que las actividades le dedican a los procedimientos, mediante la suma de las actividades que correspondan al tipo de trabajo "BÁSICO Y ALTO IMPACTO", y en automático el sistema proporciona los resultados en tiempo dedicado a los procesos. Asimismo el sistema en automático genera los resultados de los tiempos fuera de los procesos, mediante la suma de las actividades que correspondan al tipo de trabajo de "BAJO IMPACTO. Por otro lado, con esta información se genera en automático las gráficas correspondientes.

36 TOTAL % DE TIEMPO APLICADO A LA ACTIVIDAD: Esta casilla está formulada para que el sistema en automático proporcione la suma del % total del tiempo de las actividades llevadas a diario. Este siempre tendrá que dar 100% para corroborar que la información suministrada en la métrica es correcta.

37 TOTAL DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEDICADOS AL P.H.V.A.: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione la suma de las actividades clasificadas dentro del ciclo Deming, así como los tiempos en horas dedicados al P.H.V.A. Por otro lado, con esta información se genera en automático las gráficas correspondientes.

38 TOTAL DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEDICADOS A LA SUBCLAFICICACIÓN P.H.V.A.: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione la suma de las actividades sub clasificadas dentro del ciclo Deming, así como los tiempos en horas dedicados a la Sub clasificación P.H.V.A. Por otro lado, con esta información se genera en automático las gráficas correspondientes.

39 TOTAL DE ACTIVIDADES CON RIESGOS ERGONOMETRICOS.: Estas casillas están formuladas para que el sistema en automático proporcione la suma de las actividades que contienen influencia en el entorno y generen un posible daño a la salud Por otro lado, con esta información se genera en automático las gráficas correspondientes.

40 DÍAS PROMEDIO.: En la casilla de días promedio se tiene que ingresar manualmente el número de días que se trabaja mensualmente, el cual es proporcionada por la organización y el sistema esta formulado para que en automático genere los cálculos en conjunto con el volumen promedio del I.C.V. en el sistema de métrica para el dimensionamiento del personal. Esto significa que sin esta información, la hoja de cálculo "I.C.V." no funciona.

41 I.C.V.: En la casilla de I.C.V. se tiene que ingresar manualmente el concepto o identificación del Indicador Clave de Volumen de la métrica, con la finalidad de identificar la estadística necesaria para el dimensionamiento y generación de estructuras organizacionales.

42 DÍAS PROMEDIO.: En la casilla de volumen promedio se tiene que ingresar manualmente el promedio del I.C.V. identificado previamente de la persona y que debe estar contenida en la información ingresada en la métrica en el punto 16 de este instructivo. El volumen promedio tiene que ser mensual de lo contrario se tiene que convertir para que se obtengan adecuadamente los resultados.

43 DOCUMENTO CLAVE.: En la casilla de documento clave se tiene que ingresar manualmente aquel documento donde se tiene registros del Indicador Clave de Volumen, de tal forma que se pueda visualizar el documento donde se puede extraer la estadística e información para el dimensionamiento del personal.

CONTENIDO DEL SISTEMA DE METRICAS PARA APLICAR LA TÉCNICA DE ANÁLISIS DE EQUILIBRIO EN LAS CARGAS DE TRABAJO

44 SECUENCIA DE ACCIONES:

ACTIVIDADES: En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade las actividades de la métrica de carga de trabajo a la hoja de cálculo de análisis de carga. Tanto la Métrica como la hoja de análisis contienen 65 celdas de registro de actividades.

45 RELACIÓN DIRECTA CON EL OBJETIVO MISIONAL: En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade los resultados ingresados de la relación directa de la actividad con el objetivo misional de la métrica de carga de trabajo, a la hoja de cálculo de análisis de carga, con el objetivo de identificar aquellas actividades que se tienen que trasladar a otro cargo y así equilibrar u optimizar la carga de trabajo.

46 TIPO DE COMPETENCIA PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD: En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade los resultados de las competencias ingresados en la métrica de carga de trabajo, a la hoja de cálculo de análisis de carga.

47 ANÁLISIS DE TIEMPO DE CICLO (TIEMPO TOTAL POR ACTIVIDAD): En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade los resultados del tiempo de ciclo calculados previamente en la métrica de carga de trabajo a la hoja de cálculo de análisis de carga, con la finalidad de visualizar las actividades con tiempo de espera y generar alternativas que se puedan aplicar para eliminar o disminuir dichos tiempos espera.

48 ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO: Se posiciona el cursor con el mouse en las casilla que se desea evaluar la actividad con los posibles conceptos (basados en la Matriz de Harrington), que se consideren como valor agregado, y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona "SI o NO" para definir si tiene valor agregado, la cual se aplica a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) El concepto "necesario para el output", se refiere a que si la actividad es necesaria para darle salida al procedimiento. Esto significa que si esta actividad se elimina, el procedimiento se para y no podría continuar, por lo que este concepto otorga el nivel de detalle de la documentación de los procedimientos y por ende toda actividad que sea necesaria para el output deberá estar o ser documentada en los manuales de procedimientos, los demás conceptos de valor agregado quedan a consideración del usuario para proponer documentar o quitar.
b) El concepto "Contribuye a los requerimientos del cliente", se refiere a las actividades que otorgan la satisfacción al cliente y que son importantes para proporcionar el producto y servicio.
c) El concepto "Necesario para la empresa", se refiere a las actividades que la empresa requiere para controlar, administrar y darle seguimiento a los productos y servicios.
d) El resultado de valor agregado está programado para que en automático siga la siguiente regla: Si cualquiera de las tres opciones es "SI", entonces la actividad tiene Valor Agregado. Solo si las tres opciones es "NO", entonces la actividad no tiene valor agregado
e) Se tiene que llenar por completo las casillas de valor agregado, para que el sistema genere la suma de los resultados totales de cada concepto.

49 ANÁLISIS DE CORRELACIÓN: Se posiciona el cursor con el mouse en las casillas que se desea evaluar la actividad con los posibles conceptos de análisis de correlación, y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona "SI o NO" para definir su concepto, la cual se aplica a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) El concepto "Existe Repetición de Actividad o Información en otra Área o Cargo", sirve para identificar posibles actividades que se repitan en otros cargos, que normalmente se dan al final e inicio de los procedimientos. Ejemplo: Tesorería revisa lo que Contabilidad ya reviso. En este sentido, el análisis radica en definir los límites y responsabilidades del cargo, los cuales pueden ayudar a equilibrar y optimizar la carga de trabajo, al definir a quien le corresponde realizar la actividad que se repite en dos cargos liberando a uno de la actividad y su tiempo.
b) El concepto "Registro en Sistema o Documento", ayuda a identificar la trazabilidad de las actividades dentro de los procedimientos y la organización, su función es verificar que actividades no cuentan con trazabilidad para generar las acciones necesarias para que dichas actividades se vean reflejadas dentro de los procedimientos u organización. Además sirven para poder construir los Sistemas Gerenciales de Información que ayuden a optimizar y controlar la operación.
c) El concepto "Actividad Manual" ayuda a identificar aquellas actividades que se pueden optimizar por medio de una sistematización (WORKFLOW) que permita proponer reducir los tiempos de ejecución liberando y equilibrando los tiempos en la carga de trabajo del evaluado.
d) El concepto "Existe elemento de Control" Ayuda a identificar aquellas actividades que carecen de control, para proponer y generar mejoras al interior del cargo; entendiendo el control como toda aquella información que permite evaluar el desempeño de las acciones y generar toma de decisiones para su mejoramiento continuo. Esto significa que si la información es solo informativa y no se generan acciones al respecto, entonces se carece de un buen control.

50 TIEMPO DE CICLO FINAL: Se posiciona el cursor con el mouse en las casillas "Optimización de tiempo" y se digita con numero el tiempo que se considera y se propone optimizar, una vez realizado los diverso análisis (Objetivo Misional, Tiempo de Ciclo, Valor Agregado y Correlación). Con ello el sistema está programado para que reste la optimización al tiempo de ciclo inicial proporcionando al final el resultado del equilibrio u optimización de la carga de trabajo.

Consideraciones importantes:

a) Para el caso de la automatización de las actividades, queda a consideración del usuario las estimaciones en tiempo que se podrían lograr aplicando software (Workflow)
b) Todas las recomendaciones que se realicen a las cargas de trabajo, quedan bajo criterio del usuario, así como su implementación.
c) Esta hoja de análisis es una herramienta que ayuda a planificar y orientar las acciones necesarias para equilibrar las cargas de trabajo, sin embargo los resultados pueden variar en función de aspectos exógenos o diferentes al sistema de trabajo en el que se evaluó al individuo.

51 RESULTADOS TOTALES: El sistema proporciona resultados en automáticos al sumar cada concepto desarrollado dentro de la métrica de análisis, para obtener una visión general y global del análisis.

Consideraciones importantes:

a) Para el caso del resultado de la Relación Directa con el Objetivo Misional, la métrica suma y proporciona el total de todas las actividades que se consideran que "NO" tienen una Relación Directa con el Objetivo Misional del Cargo.
b) Para el caso del tipo de Competencias el resultado al final de la métrica, suma y proporciona el total de todas las actividades que contienen el siguiente literal "FALTA COMPETENCIA COHERENTE"
c) Para los tiempos de ciclo del proceso, la métrica suma y proporciona el total del tiempo de todas las actividades expresados en las casillas del formato y los divide entre 60.
d) Para el caso del análisis de valor agregado, el sistema suma y proporciona el total de todas las actividades que contienen el literal "NO"
e) En lo que se refiere al análisis de correlación, el sistema suma y proporciona el total de todas las actividades que contienen el literal "SI" para los conceptos de: "Existe repetición de actividad o información en otra área o cargo" y "Actividad Manual"; para los conceptos de: "Registro en sistema o documento" y "Existe elemento de control" el sistema suma y proporciona el total de todas las actividades que contienen el literal "NO".
f) Para el Total del Tiempo de Ciclo optimizado, el sistema suma y proporciona el total del tiempo de todas las actividades descargadas en las casillas y las divide entre 60, reflejando la diferencia del Tiempo de Ciclo Inicial al Final.

CONTENIDO DEL SISTEMA DE METRICAS PARA APLICAR LA TÉCNICA DE DIMENSIONAMIENTO BASADO EN LAS CARGAS DE TRABAJO/

SECUENCIA DE ACCIONES:

52 CONCEPTOS GENERICOS: En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade la información de la primera métrica de cargos (Nombre; Departamento; Puesto; Documento Fuente; I.C.V.) a la métrica de Dimensionamiento I.C.V. La casilla con nombre "Estándar" está formulada para que proporcione la relación entre el volumen promedio del I.C.V. y el Total de las Horas Hombre Requeridas, lo que significa que el sistema genera el estándar de producción o de servicio.

53 PERIODO BASE: Este cuadro está constituido por 5 conceptos que ayudan a que el sistema genere los resultados mediante la programación y formulación que contiene la métrica de Dimensionamiento I.C.V. El primer concepto es el "MES" el cual el usuario tiene que posicionar el cursor con el mouse en las casillas y digitar los meses que serán evaluados para general el resultado. El segundo concepto es el de "VOLUMEN", donde el usuario tiene que posicionarse con el cursor en las casillas correspondientes y digitar con numero el volumen mensual del Indicador Clave de Volumen previamente identificado. El tercer concepto se refiere a los "DIAS", en el cual se digita el número de los días que contiene el mes en estudio posicionándose con el cursor en las casillas correspondientes. El cuarto concepto es el de "PROM. DIARIO", el cual esta formulado para que el sistema realice una operación aritmética al dividir el volumen mensual entre los días del mes. El quinto concepto es el de "PROMEDIO", el cual el sistema está programado para que obtenga el promedio de cada concepto.

Consideraciones importantes:

a) Es importante que las estadísticas para el periodo base sean las más recientes a la fecha de estudio y como sugerencia el último trimestre hacia atrás.
b) El sistema puede admitir estadísticas de proyección o de periodos estacionales donde se conoce que el volumen fluctúa diferente al promedio del año, con la finalidad de obtener resultados que ayuden a pronosticar el número de personas que se requerirán para desarrollar las actividades
c) El volumen tiene que estar dado por números y/o cantidades numéricas para que el sistema pueda generar los resultados adecuados.
d) La información de los días tienen que ser los efectivos y ejecutados por lo empleados, de tal forma que se verifica el calendario para descontar los días feriados, sábados y domingos que no se laboren al interior de la organización si es el caso.

54 CODIGO: En estas casillas se posiciona con el cursor y se digita manualmente para identificar a cada una de las actividades, con ellas se puede identificar a las actividades que se quieran en el futuro sistematizar facilitando la interacción de las actividades dentro de los procedimientos. Se puede aplicar una regla muy sencilla para codificar:

1. Colocar las 2 primeras letras del tipo de evaluación que se realiza (CARGAS DE TRABAJO) "CT"
2. Colocar las 2 primeras letras del cargo evaluado (ANALISTA DE OPERACIONES) "AO
3. Colocar las 3 primeras letras del Proceso en el que interviene el evaluado (Proceso de TANCIÓN A CLIENTES) "PAT"
4. Colocar un consecutivo a cada actividad 1,2, 3,4, etc.

El código finalmente quedaría de la siguiente forma para la primera actividad: CTAOPAT-01 y así sucesivamente hasta llegar a la última actividad CTAOPAT-10

55 ACTIVIDAD: En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade la información de la primera métrica de cargos (ACTIVIDAD) a la métrica de Dimensionamiento I.C.V.

56 PUESTO: En estas casillas el sistema está programado para que en automático traslade la información de la primera métrica de cargos (PUESTO) a la métrica de Dimensionamiento I.C.V.

57 UNIDAD DE MEDIDA: Se posiciona el cursor con el mouse en las casillas "Unidad de Medida" y se digita literalmente la unidad de medida que se considera será comparada la actividad. Ejemplo: Si la actividad desarrollada es "Contestar correos electrónicos"; la Unidad de medida serán CONTESTACIONES. Esto significa que la actividad será medida por el número de contestaciones que realice a los correos electrónicos, ya que pueden haber muchos correos que solo sean informativos y que si aplicamos como unidad de medida correos electrónicos, el punto de medición obtendría un sesgo que puede afectar el resultado.

58 UNIDADES POR HORA: En estas casillas el sistema está programado para que en automático proporcione el número de vez que puede hacer la actividad en una hora, esto de acuerdo al tiempo estimado con que tarda en hacer una vez dicha actividad.

59 HORAS HOMBRE REQUERIDAS: En estas casillas el sistema está programado para que en automático proporcione la relación entre el volumen promedio de un periodo base, multiplicado por un coeficiente de I.C.V. y dividido por las unidades por hora.

60 PERSONAS EQUIVALENTES: En estas casillas el sistema está programado para que en automático proporcione la relación entre las horas hombre requerido, entre los días promedio trabajados durante el periodo base, multiplicado por el número de horas total trabajadas.

61 CONCEPTOS: El sistema cuanta con unos cuadros de control que permiten incrementar por unidad los días que por concepto de vacaciones los empleados tienen dentro de la organización, así como los días de ausentismo e incapacidades que en promedio tiene la organización, además el sistema aplica el 10% de tiempo muerto recomendado por la Organización Mundial de Trabajo para los Paros Activos (Descansos, baño, etc.). El sistema en automático genera los coeficientes de vacaciones y ausentismo al dividir el número de días entre 365 días que contiene el año, lo cual los aplica al resultado final para el dimensionamiento del personal.

62 HORAS TRABAJADAS POR DIA: El sistema cuenta con un cuadro de control que interactúa con la formulación del sistema, haciendo que de acuerdo al número de horas trabajadas por el evaluado, el sistema ejecute los resultados sin afectar la programación. Este cuadro permite planificar el recurso, al proporcionar información al sistema del tiempo con que se desea terminar con las actividades y en automático el sistema arroja los resultados del número de recurso humano que se requiere para satisfacer en ese tiempo dichas actividades.

63 CUADRO DE CONTROL AUMENTO Y PORCENTAJE: El sistema cuenta con otro cuadro de control que interactúa con la formulación del sistema, haciendo que de acuerdo a un aumento gradual de 5% en el volumen de la estadística del I.C.V., el sistema proporcione el dimensionamiento de personal en automático sin necesidad de variar el volumen de los meses. Este cuadro se aplica cuando se cuentan con operaciones estacionales, donde se sabe que en ciertas fechas del año se incrementa el volumen de la operación en un porcentaje.