Auditoría de Gestión al Conocimiento: ¿necesaria o complementaria? (página 2)

Auditoría de Gestión al Conocimiento y el Capital Intelectual: es el examen de las acciones que se realizan en una entidad para lograr con economía eficiencia y eficacia, el desarrollo de la información de manera efectiva y el logro de tareas  y actividades complejas; teniendo en cuenta que este conocimiento puede convertirse en el capital intelectual  que daría a la empresa la ventaja competitiva  en el mercado.

Luego de repasar los principales conceptos que serán tratados en la investigación pasaremos al objetivo de la misma, buscar la relación existente entre la Auditoria de Gestión y el Conocimiento y el Capital Intelectual.

Siempre que se traten de relacionar  varios conceptos se debe comenzar por la interrelación de los objetivos o metas que persiguen cada una de estos elementos. Por tal razón abordaremos los objetivos de la Auditoría de Gestión y la importancia del Conocimiento. Luego emprenderemos la investigación más profunda de lo ya conocido del tema de Auditoría de Gestión al Conocimiento y el Capital Intelectual.

Objetivos de la Auditoría de Gestión

1. Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia.
2. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.
3. Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia.
4. Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor  economía, eficiencia y eficacia en su ejecución.
5. Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de información y comunicación que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas.

Tomado de la guía metodológica auditoria de gestión Resolución no. 26/06 MAC

Importancia del Conocimiento y el Capital Intelectual en la empresa

Si efectuamos una rápida revisión a la literatura especializada, la mayor parte de los autores hablan, inciden, o dejan entrever, la importancia que los activos intangibles tienen en el Capital Intelectual. Así, Johnson y Kaplan (1987) afirman que "el valor económico de una organización no es únicamente la suma de los valores de sus activos tangibles (…) sino que también incluye el valor de activos intangibles como el stock de productos innovadores, el conocimiento de procesos de producción flexibles y de alta calidad, el talento de los empleados, la fidelidad del cliente, la sensibilidad hacia el producto, la confianza en los proveedores,…".

 En esta línea, Stewart (1997) define el capital intelectual como "el material intelectual que ha sido formalizado, capturado y gestionado para crear bienestar a través de la producción de activos de mayor valor". Finalmente, Bueno (2003), refiriéndose a los principales enfoques existentes en el ámbito del knowledge management (Gestión del Conocimiento), defiende que existe un enfoque, específico del capital intelectual, que "pretende presentar los modelos para la identificación y medida del conjunto de activos intangibles que componen, según diferentes bloques o sistemas, el capital intelectual de las organizaciones".

El capital intelectual es la principal fuente de riqueza de nuestras empresas es totalmente lógico que la dirección de las mismas preste una atención especial a la gestión eficaz de dicho capital intelectual. Así pues la capacidad de identificar, auditar, medir, renovar, incrementar y en definitiva gestionar estos activos intelectuales es un factor determinante en el éxito de las empresas de nuestro tiempo manteniendo la economía, eficiencia  y eficacia de los procesos.

La Auditoría de Gestión, el Conocimiento y el Capital Intelectual

Pudieran mencionarse muchos mecanismos, técnicas y métodos para lograr una eficiente y eficaz gestión en la empresa, pero si las entidades comienzan a cambiar sus conceptos de valor  y a definir como la base de su organización otros aspectos como los seres humanos y su conocimiento, conocidos este como capital intelectual, entonces las acciones para el cumplimiento de metas y objetivos, se transforman en la búsqueda de resultados que satisfagan a estos activos más preciados y por ende su control es cada vez más complejo.

La Auditoría no está ajena a este cambio, pues la gestión en la auditoría ya viene hace un tiempo tratando al ser humano como un eslabón imprescindible en el cumplimiento de las metas que se trace la empresa.

Entre los objetivos la Auditoría de Gestión, está el de promover el logro de los objetivos y metas mediante un adecuado sistema de control interno, es evidente que dicho control interno, ejecutado por el personal de la empresa, con  un alto nivel de conocimiento de la organización y del negocio, proveerá de resultados cada vez más eficientes y eficaces.

Otro de los objetivos de la auditoría es el de gestionar un buen sistema de información integral que garantice el conocimiento de los resultados y metas a cumplir, además de toda la información necesaria para el enriquecimiento del capital intelectual con que cuenta la entidad.

Cuando se relacionen los objetivos de la auditoría con el conocimiento de los trabajadores de la empresa no debemos olvidar que, la auditoría de gestión persigue el mejoramiento de la planificación de los presupuestos y acciones del período auditado y si esta planificación esta realizada por el  personal capacitado, que está en constante preparación y actualización sobre el tema de la planificación y del desarrollo del negocio en el mercado, los resultados serán cada vez mejores, asegurando la economía de los procesos.

Pero para la realización de una auditoría de gestión al conocimiento y al capital intelectual de  una empresa, debe, en primer lugar, estar definido el capital intelectual de la entidad y los activos intangibles que lo conforman, de acuerdo con  los criterios de los más conocedores del negocio y de la empresa que aseguran que dichos aspectos son los que establecen las ventajas competitivas frente al mercado.

Este elemento de identificación  aún no está definido como una metodología  única, que establezca para todas las entidades cuales son sus activos intangibles o capital intelectual y cuanto valen.  Por tal motivo a continuación abordaremos los modelos más conocidos a nivel mundial que pudieran formar parte de este primer paso de identificación y medición por tanto sentar las pautas para su revisión y control.

Gestión del Conocimiento

Métodos

La empresa no solo debe gestionar su conocimiento eficientemente sino cuantificarlo mediante herramientas de medición del capital intelectual organizativo. Estas mediciones son de interés tanto desde el punto de vista interno (posibilita la mejora de la eficiencia organizativa) como externo (los "stakeholder"(accionistas)- grupos interesados en la empresa- obtienen una valoración más completa de la empresa).

La búsqueda de metodologías y modelos que contribuyan a mejorar la capacidad de gestión del Capital Intelectual se han realizado en los últimos años numerosos esfuerzos, aunque con éxito relativo, debido sin duda a la propia naturaleza intangible de estos activos y, sobre todo a que cada negocio específico tiene su combinación particular de conocimientos clave de éxito en función de los objetivos a conseguir y de la situación del mercado.

Dentro de la literatura se clasifica a los activos en dos tipos: tangibles e intangibles. Tradicionalmente los activos tangibles (capital físico y financiero) constituían el activo más preciado de las empresas.

El conocimiento organizativo se mide a través del capital intelectual de la organización. Para la empresa sueca Skandia (pionera en el desarrollo de herramientas de medición de los activos intangibles) el capital intelectual es "la posesión de conocimientos, experiencia aplicada, tecnología organizacional, relaciones con clientes y destrezas profesionales que dan a Skandia una ventaja competitiva en el mercado".

Uno de los enfoques iniciales para medir el capital intelectual fue emplear la "q de Tobin", técnica desarrollada por el Premio Nobel James Tobin, que mide el ratio entre el valor de mercado y el valor de reposición de sus activos físicos. Las empresas intensivas conocimiento, como Microsoft, tienen unos valores de "q" superiores que aquellas empresas que están en industrias más básicas (Bradley,1997).

Edvinsson y Malone (1997) proponen una ecuación para calcular el Capital Intelectual de la empresa, de modo que se puedan realizar comparaciones entre empresas:

Capital Intelectual Organizativo = i x C, i = (n/x)

C es el valor del capital intelectual en unidades monetarias, i es el coeficiente de eficiencia con que la organización está utilizando dicho capital, n es igual a la suma de los valores decimales de los nueve índices de eficiencia propuestos por estos autores, y x es el número de esos índices.

El Cuadro de Mando Integral recoge las medidas del grupo de empleados, el más difícil de medir, a través la productividad, las personas, y los procesos. Cada organización tienen múltiples «stakeholders» o grupos de individuos con los que interacciona para desarrollar sus negocios, y como señala Kaplan y Norton (1993) en los últimos años los modelos de «stakeholders» (grupos de personas que tiene interés en la empresa, como los empleados, clientes e inversores) se han traducido en marcadores equilibrados.

 Como señala Kaplan y Norton (1992, 1993 y 1996) la premisa sobre la que se construye el Cuadro de Mando Integral es que para tener una organización con éxito se deben satisfacer los requisitos demandados por tres grupos de individuos: 1) los inversores, que requieren rendimientos financieros, medidos a través de la rentabilidad económica, el valor de mercado y cash flow;

2) los clientes, que exigen calidad, medida a través de la cuota de mercado, el compromiso y retención del cliente, por ejemplo;

3) los empleados, que desean un lugar de trabajo próspero, que se puede medir como las acciones de los empleados y la organización.

Añade, junto con las medidas financieras, medidas para los clientes, los procesos internos y la innovación.

El Monitor de Activos Intangibles (Intangible Assets Monitorá„¢). Esta herramienta constituye una teoría de flujos y stocks (Sveiby, 1999) cuyo objetivo es guiar a los directivos en la utilización de activos intangibles, identificación de flujo y renovación de los mismos, así como evitar su pérdida. Se centra en tres activos intangibles (Activos de estructura externa, activos de estructura interna, y activos de capacidad de las personas), aceptando los indicadores financieros existentes.

El Modelo de Dirección Estratégica por Competencias (Bueno, 1998) está integrado por cuatro bloques (Capital organizativo, capital humano, capital tecnológico y capital relacional), que reflejan los tres pilares básicos de la Dirección Estratégica por Competencias: 1) Conocimientos (Co), 2) Capacidades (Ca), y 3) Actitudes y Valores (A), que constituyen la competencia básica distintiva. Para el calculo del capital intelectual, propone la siguiente fórmula:

Annie Brooking, fundadora y directora de la Consultoría The Technology Broker (Reino Unido), lider en servicios de desarrollo del Capital Intelectual, desarrolla un modelo de medición de activos intangibles

El Capital Intelectual esta formado por cuatro categorías de activos (Brooking, 1996): activos de mercado (marcas, clientes, imagen, cartera de pedidos distribución, capacidad de colaboración, etc.) activos humanos (educación, formación profesional, conocimientos específicos del trabajo, habilidades), activos de propiedad intelectual (patentes, copyrights, derechos de diseño, secretos comerciales, etc.) y activos de infraestructura (filosofía del negocio, cultura organizativa, sistemas de información, bases de datos existentes en la empresa, etc).

Al igual que en el Modelo de Skandia, el Modelo Technology Broker supone que la suma de activos tangible más el Capital Intelectual configuran el valor de mercado de una empresa. Este modelo, a diferencia de los anteriores, revisa una lista de cuestiones cualitativas, sin llegar a la definición de indicadores cuantitativos, y además, afirma que el desarrollo de metodologías para auditar la información es un paso previo a la generalización de la medición del Capital Intelectual.

¿Cómo realizar una Auditoría de Gestión al conocimiento?

Luego de la presentación de algunos de  los modelos de definición, gestión y medición del capital intelectual de la empresa, pues podemos concluir que aún hay mucho que descifrar en este tema, pero si queda claro que el capital intelectual está compuesto por los activos intangibles presentes en a entidad, tanto interna como externamente.

Por tal motivo la autora sugiere que se incluyan tales indicadores en los procedimientos y programas, para auditar la gestión del conocimiento, no sin antes  delimitar los activos intangibles que se medirán.

A continuación, describimos cada clase de activo intangible, existen varios criterios aunque se exponen una serie de indicadores propuestos por Pucich para cada uno de ellos, pues el autor desarrolla con más detalles varios índices que miden la economía, eficiencia y eficacia de la empresa.

Activos Intangibles de Recursos Humanos

            Conocimientos y habilidades de los empleados. Dentro de los Activos Intangibles de Recursos Humanos, los más importantes son los conocimientos y habilidades de los empleados. Para medirlos, puede utilizarse el nivel de titulación alcanzada, las calificaciones profesionales y los conocimientos técnicos. Como en la plantilla se producen altas y bajas, es frecuente presentar estos datos en forma de incremento o disminución.

Otros indicadores utilizados para identificar y medir este tipo de activos intangibles son los años de experiencia profesional… Existen indicadores del gasto que realiza la empresa en capacitación y el tiempo que dedican los empleados a esta actividad. Para medir la eficiencia, se utiliza el valor añadido por empleado. Es frecuente obtener indicadores de estabilidad como índices de rotación de los empleados o el número medio de años que permanecen en la empresa.

Pucich y otros (2001) proponen los siguientes indicadores específicos para medir los activos intangibles relacionados con recursos humanos, así:

·                     Porcentaje de empleados que saben cuál es su trabajo y conocen de que modo contribuyen a la consecución de los objetivos de la organización.

·                     Existencias de políticas de promoción, ascenso y recompensa a los empleados por la utilización de sus conocimientos y habilidades, por sus conexiones, por potenciales clientes y por innovaciones que propongan y resulten en un beneficio para la empresa.

·                     Porcentaje de empleados que posean título universitario, terciario, secundario. Este indicador permitiría informar acerca de la evolución de la capacitación de los recursos humanos de la organización y el nivel de motivación para el progreso.

·                     Bajas voluntarias sobre número de empleados. Este indicador mide la rotación del personal.

·                     Quejas del personal sobre número de empleados. Tanto si se quejan por que hay "demasiados empleados" como si hay "muy pocos" empleados.

·                     Sugerencias del personal sobre número de empleados.

 Activos Intangibles de Estructura Interna

Los activos intangibles de estructura interna se refieren a la estructura organizativa formal e informal, a los métodos y procedimientos de trabajo, a los sistemas de dirección y gestión, la cultura de la empresa y la filosofía de gestión. El análisis de la cadena de valor proporciona una guía para su medición. Los más comunes son la organización de los sistemas de información y los índices relacionados con la investigación y desarrollo que realiza la empresa.

La organización de los sistemas de información. La empresa puede tener un activo intangible en la organización de sus sistemas de información, software, bases de datos o el uso eficiente de tecnologías de la comunicación. Podemos comparar el uso diferente que dos empresas o personas hacen del mismo equipamiento informático: para unos puede ser una carga mientras que para otras puede ser una ventaja estratégica, un activo.

Para valorar su capacidad, se utilizan indicadores que analizan la utilización de la tecnología de punta en la empresa, el uso de Intranet, los beneficios que se obtienen de estos sistemas, etc.

Investigación y desarrollo. La investigación y desarrollo es también un activo intangible para la empresa.

Pucich y otros (2001) proponen como indicadores de estructura interna aquellos que miden el aprovechamiento de la tecnología de información y los indicadores de innovación.

Activos Intangibles de Estructura Externa

Se refieren a los recursos de mercado, la clientela de la empresa y las relaciones y alianzas que ha desarrollado la organización.

Las marcas tienen un valor económico incuestionable por lo que son factores que cada vez adquieren más fuerza como elementos de negociación. Cuando se presentan batallas por la adquisición o fusión de grandes empresas, las marcas representan los activos intangibles más valiosos que adquieren relevancia ante la inminencia de traspaso de acciones.

Clientela de la empresa. Otro activo intangible muy importante que se suele incluir en este grupo es la clientela de la empresa: su fidelidad, satisfacción, importancia o reputación. Como indicadores para medir este intangible, se pueden utilizar índices de satisfacción del consumidor obtenidos a partir de encuestas propias de la empresa o llevadas a cabo en el sector por empresas independientes.

Otros indicadores tratan de medir la fidelidad de la clientela, valorando el porcentaje de ingresos procedentes de clientes antiguos, los clientes que se han perdido o la duración media de la relación con un cliente.

También es interesante conocer el tiempo medio desde que se contacta con un cliente hasta que se produce la venta, el porcentaje de peticiones de información que se convierten en pedidos, los pedidos acumulados, los ingresos por número de clientes o el porcentaje de ingresos que proceden de los mayores clientes. Para medir la calidad de la clientela se puede valorar el crecimiento en porcentaje de clientes famosos o relevantes que contribuyen a mejorar la imagen de la empresa.

Para medir la satisfacción del consumidor, pueden utilizarse encuestas dirigidas a sectores, similares a las que valoran a los líderes políticos.

Relaciones y alianzas. Las relaciones con los proveedores, bancos, políticos, instituciones y accionistas son también activos intangibles externos. Se consideran en este grupo también los acuerdos de cooperación y alianzas estratégicas, tecnológicas, de producción y comerciales. Algunas empresas pueden tener en su canal de distribución un verdadero activo intangible.

Pucich y otros (2001), proponen algunos indicadores de estructura externa, los cuales han agrupado en tres tipos: indicadores que miden la clientela y la fuerza de ventas; los que miden la posición competitiva y los que miden la calidad del servicio brindado.

La enumeración precedente de indicadores no pretende estar agotada, dado que cada sector, actividad u organización podrá contar con una variedad propia de acuerdo a sus características.

Luego de exponer las definiciones e índices,  queda demostrado que muchos de los indicadores que se proponen para la medición del capital intelectual se asemejan mucho a los indicadores de gestión que se aplican en cada una  de las áreas auditadas.  Si se puede realizar una auditoría de gestión al conocimiento, ya sea por la revisión y control de alguno de los modelos de medición ya mencionados o la inclusión en los programas de la auditoría que se practique el cálculo y seguimiento de alguno de los índices o indicadores ya presentados.

Podemos concluir entonces que:

1.       Actualmente las empresas reconocen la importancia del aprendizaje organizativo, que incluye aprendizaje a nivel individual, de grupo y de organización.

2.       El enfoque del conocimiento permite integrar conocimientos dispersos a nivel individual, mediante un proceso de intercambio de experiencias (socialización), y de sistematización de conceptos en sistemas de conocimiento (combinación).

3.       Cada empresario debe hacerse arias preguntas que lo ayudarán a mantener una adecuada gestión del conocimiento en su empresa, siendo capaz de desarrollar con economía, eficiencia y eficacia todos los procesos, objetivos y metas que se proponga. Tales preguntas son:

            ¿Sabe qué conocimiento posee su organización?,¿Quiénes lo tienen?;¿Cómo conseguirlo?;¿Qué cantidad de conocimientos se produce en los clientes?;… y en los proveedores?;… y en la competencia?;… y en el entorno en general

4.       La Auditoría sería una herramienta imprescindible para definir y gestionar el capital intelectual de la empresa.

5.       La Auditoría de Gestión  utiliza para su puesta en marcha los modelos de activos intangible conocidos, que de conjunto garantizarán la economía, eficiencia y eficacia del negocio y de la sociedad en general.

Bibliografía

1.       Capital intelectual y generación de valor. Dr.  José Germán Altuve Godoy

2. Importancia estratégica de la medición del capital intelectual en las organizaciones Dra. Patricia Ordóñez de Pablos
3. El capital intelectual como diferencia entre los activos y los pasivos intangibles Dr. José Miguel Rodríguez Antón
4. Gestión del capital intelectual Viedma, J.M. (1998).
5. La Gestión del Conocimiento en la Organización. Dra. Elvira Armada 2004
6. La Gestión del Conocimiento. Lic.Alonso Pérez Soltero. Universidad de Sonora. México
7. Gestión del conocimiento. G.E.Ge.Co
8. Selección de Temas Auditoría de Gestión. Facultad de Contabilidad y Finanzas. Universidad de la Habana. 

Autor:

Lic. Frida Ruso Armada

Fac. Contabilidad y Finanzas