Documentación de los procesos de la coordinación de usuarios de alta demanda y sector público descentralizado

RESUMEN

La presente investigación tuvo como propósito principal la detección de las deficiencias presentes en los procesos de atención a nuevos usuarios, solicitudes por modificación de demanda contratada (aumento y reducción), modificación de capacidad instalada, solicitudes por cambios de razón social, cambio de dirección fiscal y gestión de cobranza de Corpoelec- Edelca, Puerto Ordaz; tomando como base de estudio los factores influyentes en la documentación de los procesos de la coordinación de Usuarios de Alta Demanda y Sector Público Descentralizado. La investigación es de campo, evaluativa, descriptiva y aplicada, ya que permitió escribir, registrar, analizar e interpretar la naturaleza, composición, procesos actuales y resultados obtenidos; así como también la recomendación de las acciones correctivas que se deben aplicar posteriormente para el mejoramiento de dichos procesos. Para la recolección de datos, se hizo necesaria la aplicación de las preguntas establecidas por la OIT, a través del cual se obtuvo como resultado que las principales causas influyentes en la problemática actual se deben a la coordinación de los procesos realizados, además de las múltiples solicitudes de factibilidad realizadas por los usuarios, y el manejo del Sistema OPEN. Dichos factores fueron aplicados más en detalles mediante la utilización de herramientas de calidad para el análisis de problemas tales como el Diagrama Causa-Efecto. Igualmente, mediante la técnica de observación directa, se apreció y describió la situación actual existente y se construyó la matriz FODA del proceso, señalando las fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades presentes. Las causas encontradas influyen significativamente en los procesos, por lo que se recomienda implementar Flujogramas de los procesos realizados en dicha coordinación.

PALABRAS CLAVES: Deficiencia, documentación, procesos, flujogramas.

INTRODUCCIÓN.

La gerencia por procesos es hoy en día uno de los conceptos administrativos más relevantes dentro de las organizaciones, pues en la medida que éstos sean gerenciados acertadamente, los resultados serán directamente proporcionales a dicha gestión.

Dirigir y controlar los procesos de acuerdo a los requisitos establecidos para los productos, servicios, procesos y materias primas son garantía de lograr las metas que diariamente se fijan las organizaciones.

La razón de ser de toda empresa desde la perspectiva financiera es la de incrementar su valor para beneficio de sus dueños o accionistas. Lo anterior se logra si se satisfacen y exceden las necesidades de sus clientes ofreciéndoles productos y/o servicios con calidad, oportunidad, seguridad, en contraste de otros similares ofrecidos por la competencia. Ser capaces de identificar el mercado objetivo e incorporar a sus productos y servicios elementos diferenciadores son los retos que las organizaciones deben superar en un mercado globalizado, con países que cada vez establecen más tratados y políticas para facilitar el libre comercio entre sus empresas.

Los procesos de las empresas tienen mayores posibilidades de optimizarse, y mucho más cuando se cuenta con instrumentos para el progreso y mejoramiento continuo. Con la mejora de los procesos se busca el descubrimiento de deficiencias para ir en la búsqueda de la manera más óptima de realizar las actividades laborales.

Por ende, se planteó realizar la Documentación de los Procesos de la Coordinación de Usuarios de Alta Demanda y Sector Público Descentralizados de Corpoelec-Edelca, Puerto Ordaz.

La importancia reside debido a que esta Coordinación no cuenta actualmente con un Flujograma de Procesos, que indique que labor y acción deben realizar los trabajadores de la misma, a la hora de atender a un Cliente. Esto le garantizará una mejor organización y un mejor desempeño al realizar su trabajo, y además le permitirá cubrir las necesidades que este requiera.

Para el estudio de la problemática actual se utilizó las técnicas de recolección de datos: observación directa y la aplicación del instrumento cuestionario, posteriormente, una vez obtenidos los resultados, se emplearán el Análisis FODA para detallar más la situación evidenciada. Finalmente, se propone un plan de acción y las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para solventar las fallas en el proceso.

Para la presentación de estos resultados y análisis fue necesaria la elaboración del presente informe el cual se estructura de la siguiente manera:

Ø Capítulo I La Empresa: El cual presenta las generalidades y funcionalidades de la empresa en cuestión, la descripción del área de trabajo y del proceso realizado.

Ø Capítulo II El Problema: Donde se explica la problemática existente, se formulan los objetivos y la justificación de la investigación.

Ø Capítulo III Marco de Referencia: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y base del estudio realizado.

Ø Capítulo IV Marco Metodológico: Se describe la metodología detallando el tipo de investigación, Diseño de la Investigación, Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos.

Ø Capítulo V Situación Actual: Incluye una breve descripción de la situación actual evidenciada mediante la observación directa.

Ø Capítulo VI Análisis y Resultados: En el cual se detallan los resultados y análisis obtenidos.

Ø Conclusiones y Recomendaciones.

CAPÍTULO I

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 Reseña Histórica de la Empresa.

La historia de CVG Electrificación del Caroní "EDELCA", se presentará haciendo referencia a los años más importantes, desde su constitución como organismo empresarial hasta los hechos más relevantes que han ocurrido durante su gestión.

· 1946

Entre las primeras tareas realizadas por la Corporación Venezolana de Fomento (CVF), creada el 29 de Mayo de 1946, figuró el análisis sobre la posibilidad de aprovechar el potencial hidroeléctrico del río Carona.

· 1947

La CVG firmó contrato con la empresa norteamericana BURNS & ROE, que inició los estudios necesarios para el diseño de un Plan Nacional de Electrificación.

Estos estudios determinaron la conveniencia de aprovechar los saltos inferiores del bajo Caroní mediante la construcción de una central generadora de electricidad para satisfacer la demanda del país.

En esta época el suministro eléctrico en Venezuela era básicamente térmico y la hidroelectricidad representaba apenas alrededor del 20% de la generación nacional.

· 1953

Creación de la Comisión de Estudios para la Electrificación del Caroní, adscrita al Ministerio de Fomento.

Esta Comisión inició los estudios y trabajos para la construcción de la primera central hidroeléctrica sobre el río Caroní y mediante el aporte de las firmas "Sr William Halcrow and Partner" y "Kennedy and Donkin" definió un anteproyecto.

· 1955

Con base en los estudios de factibilidad llevados a cabo en años anteriores, se decidió emprender la construcción de la Central Hidroeléctrica Macagua I.

· 1956

Se inició la construcción de esta Central como soporte del desarrollo de la industria del hierro y el acero, a través de la naciente Siderúrgica Nacional.

Simultáneamente con la construcción de Macagua I, se iniciaron los primeros estudios relativos al desarrollo integral del Bajo Caroní en el Campamento "Las Babas", 100 kilómetros aguas arriba de Macagua, en el Cañón de Nekuima.

· 1959

Comenzó a funcionar la primera de las seis unidades generadoras de la Central Hidroeléctrica Macagua I. La inversión realizada, incluyendo las unidades de fabricación alemana, tipo Francis, tuvo un costo equivalente al 10% del presupuesto nacional de este año. San Félix, Puerto Ordaz y la Siderúrgica Nacional comenzaron a recibir energía eléctrica de esta primera central construida en el río Caroní.

· 1960

El presidente de la República, el Sr. Rómulo Betancourt, mediante decreto número 430 creó la Corporación Venezolana de Guayana, el 29 de Diciembre de este año, bajo la figura de Instituto Autónomo adscrito a la Presidencia de la República.

Entre los objetivos que le fueron asignados a la CVG destacan:

· Estudiar, desarrollar y organizar el aprovechamiento del potencial hidroeléctrico del río Caroní.

· Promover el desarrollo industrial de la región tanto dentro del sector público como del sector privado.

· Programar el desarrollo integral de la región conforme a las normas y dentro del ámbito del Plan de la Nación.

· Coordinar las actividades que en el campo económico y social ejerzan en la región los distintos organismos oficiales.

· A este organismo se le confirieron las atribuciones que detentaba la Comisión de Estudios para la Electrificación del Caroní, creándose las Divisiones de Operaciones de Centrales Hidroeléctricas y Construcción de Centrales Hidroeléctricas.

·1961

La Central Hidroeléctrica Macagua I, inició su funcionamiento a plena capacidad con la puesta en marcha de sus seis unidades, con un total de 360 Megavatios. Ese mismo año comenzaron los estudios de factibilidad para la construcción de la Central Hidroeléctrica de Guri. Tanto los estudios técnicos como económicos le fueron encomendados a la empresa norteamericana Harza Engineering Co. Internacional.

· 1962

Culminaron los estudios preliminares para la construcción de esta Central Hidroeléctrica.

· 1963

El 23 de Julio se constituyó formalmente la empresa CVG ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ, C.A. (CVG EDELCA), de acuerdo con el artículo 31 del Estatuto Orgánico de la Corporación Venezolana de Guayana.

Se le asignó la buena pro al Consorcio Guri, formado por las empresas Káiser Engineering and Constructors Inc., Macco International, Tecon International Inc., Merrit Chapman and Scott Overseas Corp., Construcciones Christian Nielsen y Técnica Constructora. A fines de este año comenzaron los trabajos de construcción de campamentos movimiento de tierra y trazado de las vías de acceso al sitio seleccionado para ejecutar la presa de Guri en el Cañón de Nekuima.

· 1964

Se desvió el Río Caroní hacia su margen derecha permitiendo el acceso a la zona de trabajos para ejecutar el Proyecto Guri.

· 1965

Se efectuó el primer vaciado de concreto de esta Central Hidroeléctrica.

· 1966

Creación de la empresa sin fines de lucro Cambio de Frecuencia, C.A. – CAFRECA -, que llevó a cabo el Cambio de Frecuencia de 50 a 60 Hz ciclos por segundo en las zonas servidas por la C.A.

La Electricidad de Caracas y Luz Eléctrica de Venezuela para lograr así la unificación de la frecuencia eléctrica en todo el país. Se otorgaron los contratos parta la construcción del Sistema de Transmisión a 500.000 voltios.

· 1967

Realización de la Operación Rescate, dirigida a preservar y conservar con fines ecológicos las especies de animales en peligro de desapareces producto de la formación del Lago de Guri. Esta Operación, considerada la más grande que se ha efectuado en América, ameritó la colaboración de diversos Organismos y de la etnia Maquiritare.

· 1968

El 23 de Agosto de este año fue firmado el Contrato de Interconexión, dando origen al Sistema Interconectado Nacional, que integraban las empresas CVG EDELCA – Cadafe y C.A. La Electricidad de Caracas. El 8 de Noviembre el Presidente de la República, Doctor Raúl Leoni, inauguró la Primera Etapa de la Central Hidroeléctrica de Guri.

· 1969

Comenzó a operar la primera Línea de Transmisión a 500.000 voltios Guri – El Tigre – Santa Teresa, con una longitud de 570 kilómetros, incorporándose Venezuela al grupo de países con Sistemas de Extra Alta Tensión.

· 1974

El presidente de la República, Señor Carlos Andrés Pérez, confirió por decreto el nombre del ex-Presidente de la República, Raúl Leoni, a la Central Hidroeléctrica de Guri.

· 1975

Entró en Operación comercial la segunda Línea de Transmisión a 500.000 Voltios Guri – Santa Teresa.

· 1976

Finalización de las obras civiles de la Primera Etapa de Guri, con diez unidades de generación en la Casa de Máquinas 1.

· 1978

Firma del Contrato e inicio de ejecución de la Etapa Final de Gúri.

· 1979

Comenzó la construcción de las Líneas a 800.000 voltios Gúri – La Horqueta y Guri – La Arenosa.

· 1980

CVG EDELCA asumió directamente las directrices para guiar el proceso de construcción de la Etapa Final de Guri.

· 1982

Se firmaron nuevos convenios con las empresas contratistas que se encargaron de la construcción de las cuatro áreas principales para la ejecución de a Etapa Final de Guri:

· Presa de Concreto y Segunda Casa de Máquinas.

· Excavación del Segundo Canal de Descarga y Operación de la Planta de Agregados.

· Presa de Tierra y Enrocamiento Izquierda.

· Presa de Tierra y Enrocamiento Derecha.

· 1984

Entró en operación la primera unidad de la Casa de Máquinas No. 2 Guri – Etapa Final. También entro en funcionamiento de las líneas de transmisión a 800.000 voltios Guri – La Horqueta y Guri – La Horqueta, convirtiéndose Venezuela en el quinto país del mundo con líneas de Ultra Alta Tensión en operación.

· 1985

Inicio del desvío del río para la construcción de las estructuras principales de la Central Hidroeléctrica Macagua II.

· 1986

El 8 de Noviembre el Presidente de la República, Doctor Jaime Lusinchi, inauguró la Central Hidroeléctrica Guri, con una capacidad instalada de 10.000.000 de kilovatios. Representa la culminación de un esfuerzo de 23 años de notable acción creadora, convirtiéndose esta Central, por algunos años, en la de mayor capacidad instalada en el mundo.

· 1988

Inicio de los trabajos de construcción de las estructuras principales de concreto de la Central Macagua II, con dos (2) Casas de máquinas y una Capacidad instalada de 2540 megavatios.

Firma del segundo contrato del Sistema Interconectado Nacional que integran las empresas CVG EDELCA – Cadafe – C.A. La Electricidad de Caracas Enerven.

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