Procedimiento para el diseño de organizaciones

Resumen

El diseño de organizaciones en la actualidad se está desarrollando en circunstancias particulares donde la competitividad sigue un ritmo ascendente. En este material se presenta un procedimiento para el diseño de organizaciones, profundizando en la decisión de localización. Este procedimiento está sustentado en el estudio de metodologías propuestas por especialistas en la materia, la revisión bibliográfica de los temas abordados y la utilización de métodos y herramientas propios de las ciencias técnicas.

Palabras Claves: DISEÑO, ORGANIZACIÓN, LOCALIZACIÓN.

Introducción

El desarrollo empresarial vigente necesita de un significativo impulso de la gestión administrativa, resultando esencial la toma de decisiones adecuadas que permitan alcanzar elevados niveles de satisfacción de los clientes en la búsqueda de la excelencia empresarial. El crecimiento económico ha inducido la creación de organizaciones de producción y(o) prestación de servicio, que carecen de toda la madurez necesaria en la etapa de diseño, por lo que el ciclo de vida de estas empresas se acorta cada vez más. Una de las decisiones estratégicas en el proceso de diseño de organizaciones recae en la decisión de localización, considerando que en la mayoría de las ocasiones una decisión desacertada generará pérdidas irreparables para la organización.

A continuación se propone un procedimiento para el diseño de organizaciones, con el objetivo de lograr la satisfacción de los clientes con calidad y oportunidad, elevando el prestigio de la organización. En la descripción del procedimiento se profundiza en la decisión de localización, como elemento primario en el diseño de toda organización.

DESARROLLO

Procedimiento para el diseño de organizaciones

Sobre la base de las metodologías existentes para el diseño de organizaciones de producción y/o prestación de servicios, el estudio de la bibliografía especializada, complementado con la actualización de publicaciones en internet, se propone un procedimiento para el diseño de organizaciones concebida desde el punto de vista de la administración de operaciones que es la encargada del estudio de las actividades en la realización de bienes y(o) servicios. La misma consta de tres fases, cada una con diferentes pasos. (anexo 1)

Fase I. Definición de los bienes y(o) servicios

Esta fase se encarga de la enunciación de todos los productos y(o) servicios que se van a ofertar, ella está conformada por dos pasos.

Paso 1. Definición del producto y(o) servicio principal

Se define el producto y(o) el servicio básico a ofrecer, la columna vertebral del objeto social de la organización. Aquí se encuentra la principal oferta de la empresa, debe definirse con precaución, depurándola de todas las ofertas integrales.

Paso 2. Integración de la oferta total

Se agregan todos los productos y(o) servicios colaterales que se ofrecen, los complementarios, que conforman la cartera integral de productos, los que a pesar de no ser los básicos, también tienen una importancia capital para la entidad, ya que soportan su estructura básica y en muchos casos son los que le proporcionan la ventaja competitiva, los que la diferencian de las demás.

Fase II. Diseño del producto y(o) servicio

Esta fase se encarga de definir detalladamente cómo se van a materializar tanto los servicios básicos como los complementarios que conforman la oferta integral de la entidad, los cuales ya han sido definidos previamente en la etapa anterior. Esta etapa consta de cuatro pasos.

Paso 3. Flujo del producto y(o) servicio

Se centra en los encuentros del cliente con la organización, o los momentos de verdad, los cuales son decisivos para la empresa. En este paso se realiza el diseño del flujo del producto y(o) servicio, el mismo establece el orden lógico de las operaciones que se van a realizar, y debe contemplar los aspectos siguientes:

• I. Solicitud del producto y(o) servicio por parte del cliente (puede realizarse por varias vías: personal, teléfono, e – mail, etc.)

• II. Recepción de la orden de producción y(o) prestación de servicio

• III.  Se realiza la programación de la producción y(o) del servicio, definiendo los recursos necesarios, el costo total y el ciclo de duración

• IV.  Ejecución del producto y(o) prestación del servicio: en este aspecto es imprescindible al término de la ejecución o de la prestación del servicio, crear una herramienta que permita realizar una inspección de calidad y conformidad con la presencia del cliente. En caso de existir no conformidades con el producto y(o) servicio prestado se procede a evaluar las causas de las mismas, para tomar las medidas de corrección oportunas

• V.  Se firma la factura correspondiente al cobro del producto y(o) servicio ofrecido

Paso 4. Rol del personal

Este paso se dedica a definir las funciones del personal. ¿Qué debe hacer cada miembro de la organización? Se procede a definir funciones, esto puede realizarse a través de profesiogramas o calificadores de cargo. En este punto debe hacerse referencia de las competencias profesionales para cada cargo; además debe definirse la organización del sistema, la división y cooperación del trabajo y los sistemas de pagos y compensación.

Paso 5. Determinación de la cantidad de personal necesario

Para toda organización que se diseñe es fundamental determinar la cantidad de personal necesario para el buen desempeño de la misma. En cualquier organización el factor humano es el elemento fundamental; pues será este quien determine la capacidad de satisfacción de sus clientes, el que marque la ruta a seguir y los resultados a alcanzar. Unido a la concepción del flujo de producción y(o) prestación de servicio) y a la determinación de los gastos de tiempo necesario para la elaboración de los planes de producción, se pueden determinar las necesidades de fuerza de trabajo directa, como base del cálculo de la fuerza de trabajo total a partir del "Método basado en el cálculo de los gastos de tiempo de trabajo mediante normativas".

Este método se utiliza fundamentalmente para calcular, en forma detallada, las necesidades de obreros directos a la producción y(o) la prestación del servicio. Para su aplicación se parte de los gastos de tiempo de trabajo necesarios para elaborar el programa de producción previsto para la organización que se diseña, calculados en forma detallada, según cada caso en particular y para la especialidad (cargo) correspondiente al paso o técnica de trabajo i, fijada en el proceso de producción y(o) prestación de servicio para cada actividad y en general para todo el plan. Para estos propósitos es válida la expresión:

Paso 6. Aseguramiento técnico-material

Se definen todos los medios y objetos de trabajos necesarios para que el personal previamente determinado pueda desempeñar con eficiencia las funciones diseñadas y así cumplir eficazmente con el flujo previsto. Deben tenerse en cuenta las necesidades objetivas de cada puesto de trabajo y la cantidad de trabajadores planificados, aquí se especifican las herramientas, materia prima y materiales, útiles y utensilios, medios de transporte, todo tipo de avituallamiento correspondiente, como trajes, calzado, víveres, así como todos los demás medios de protección y las necesidades logísticas, siempre en función de la naturaleza del producto y(o) servicio a prestar, en aras de lograr una mayor efectividad en la prestación del mismo.

Paso 7. Decisión de localización

Con el objetivo lograr una posición geográfica competitiva para una empresa, generalmente en las organizaciones de producción las decisiones de localización están ligadas a la cercanía de los proveedores, mientras que en las organizaciones de prestación de servicio la decisión de localización está muy unida a la selección del mercado objetivo, ya que deben estar en un acercamiento constante hacia sus clientes, siendo el ingreso potencial del negocio una buena variable para medir la accesibilidad al servicio. Dada la alta variabilidad de criterios que pueden estar presentes en los problemas de localización se recomienda para la decisión de la misma el empleo del "Modelo Global de Localización", el mismo permite considerar factores de costo tangible e intangible de esta forma, los factores sin costos asociados pueden combinarse con los factores que si los incluyen para llegar a un valor global para cada alternativa. Los pasos a seguir para el desarrollo de este modelo se describen a continuación:

Se clasifican los criterios que influyen en la localización según la estructura del mismo, así como la cuantificación de los criterios y se realiza el intercambio entre ellos sobre la base de las premisas siguientes:

• 1. Existen múltiples localizaciones posibles para la organización que se diseña

• 2. Los criterios (factores) de decisión han de ser sistematizados en tres categorías: críticos, objetivos y subjetivos

• 3. Con estos tres tipos de factores se estima un índice para cada localización alternativa ILi

Fase III. Formalización del diseño

Paso 8. Documentación

Se elabora la planeación estratégica de la organización y se declaran todos los documentos legales y empresariales con los que se trabajará en la organización diseñada, como pueden ser las diferentes políticas fiscales, tributarias, medio ambientales y sociales que gravitan sobre la entidad, así como las normas internacionales y(o) nacionales y otro tipo de documentación específica de cada organización.

Paso 9. Medición y control

Para el análisis del desempeño de la empresa se propone la elaboración y aplicación de un sistema de control y gestión, utilizando como herramienta fundamental el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard). Integrando es sus perspectivas y con un efecto de "cascada" los principales indicadores de gestión que permitan medir el desempeño organizacional, sirviendo como puente entre lo estratégico y lo operativo de la organización.

Conclusiones

El procedimiento propuesto y presentado en este material contribuye a elevar la cultura de investigadores y administradores de las organizaciones al estar en condiciones de ser implementado en empresas que se diseñan y (o) reestructuran, dotándolos de una herramienta que les permita diseñar organizaciones de producción de bienes y(o) servicios para lograr la satisfacción de sus clientes con calidad y oportunidad.

Bibliografía

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• 4. Chiavenato, Idalberto. (1984) Administración moderna, McGraw-Hill Nueva Editorial Interamericana, México.

• 5. Chiavenato, Idalberto. (1986) Introducción a la Teoría General de la Administración. Mc. Graw Hill. México.

• 6. Harper y Lynch. (1992) Manuales de recursos humanos / Harper y Lynch. — Madrid: Ed. Gaceta de Negocios.

• 7. Schroeder R, G. (1995) Administración de operaciones. McGraw – Hill, México.

• 8. Stoner James A.; Wankel Charles. (1988) Introducción a la teoría general de la Administración. Editorial Mc. Graw Hill, 3ra. Edición, traducido por Luis O, Rodríguez A. México.

• 9. Stoner, James A. (1996) Administración. Sexta Edición. Editorial Prentice Hall. México.

• 10. Gómez Figueroa O. et al. (2007). Localización y distribución en planta de instalaciones de producción y servicios. (Apuntes para un libro de texto). Matanzas, Cuba.

• 11. Woithe, G. & Hernández Pérez, G. (1986). Fundamentos de la proyección de fábricas de construcción de maquinarias. Editorial Pueblo y Educación. Ciudad de La Habana, Cuba.

Anexos

Anexo 1. Procedimiento para el diseño de organizaciones

Fuente: Elaboración propia.

SÍNTESIS BIOGRÁFICA DEL AUTOR:

Nombres y Apellidos: Reydel Ricardo Plasencia Betancourt

Fecha de Nacimiento: 8 de julio de 1983

Lugar: Holguín, Cuba

Título universitario: Ingeniero Industrial

Profesión: Profesor

Categoría docente: Instructor

Nacido el 8 de Julio de 1983 en el municipio de Holguín, Cuba. Graduado de Ingeniero Industrial en la Universidad de Holguín "Oscar Lucero Moya" desde 2009, donde se desempeña como docente de la Facultad de Ingeniería Industrial, ha impartido las asignaturas: Seguridad y Salud en el Trabajo, Distribución en Planta y Logística. En este período realiza estudios de postgrados en los cursos siguientes: Gestión de Procesos, Economía de Almacenes, Negociación en el Turismo, Gestión Turística, Logística Empresarial y Teoría de Localización, así como Diplomado de Docencia Universitaria. En estos momentos cursa estudios de maestría en Ingeniería Industrial.

Autor:

Ing. Reydel Ricardo Plasencia Betancourt.

País y ciudad de nacimiento: Holguín, Cuba

Centro de trabajo: Universidad de Holguín "Oscar Lucero Moya" Ave. XX

Aniversario, Piedra Blanca, Holguín, Cuba.

Fecha del trabajo: Mayo 2 de 2013