- Resumen. Introducción
- Fundamentos del trabajo a realizar
- Descripción de la empresa. Modelo de Negocios
- Volatilidad del mercado. Introducción a los escenarios polinómicos
- Modelo de gestión. Presupuestación, estructura de costos, gestión polinómica
- Notas complementarias
- Bibliografía
El tema que se desarrollará en este trabajo, es un modelo de gestión para una empresa de servicios portuarios.
En Argentina este tema no es muy popular porque desde no hace mucho tiempo que empresas privadas tienen bajo el régimen de concesión o consorcio puertos que pertenecían a gobiernos provinciales.
El modelo de gestión toma radical importancia debido al hecho de que (como cualquier negocio) es necesario mantener la rentabilidad y la calidad del servicio con el objeto de ganar nuevos clientes y por ende nuevos negocios. No se puede perder de vista que una empresa usuaria de estos servicios tiene múltiples opciones para elegir, como por ejemplo la de usar trenes, camiones o elegir otro puerto que brinde mas nivel de satisfacción para ellos.
La medida de la satisfacción para el usuario estaría definida prioritariamente por tres parámetros:
Ritmo de carga o descarga, en toneladas diarias.
Capacidad de almacenamiento o acopio para mercaderías.
Penalizaciones por demoras, costo de balanzas, impuestos provinciales o nacionales, etc.
El lector debe tener presente que si bien el modelo propuesto está confeccionado "a medida" para servicios portuarios[1]es de fácil aplicación y adaptación para cualquier tipo de negocio, por esto que algunos temas serán presentados en forma general.
El desarrollo del trabajo está orientado a analizar y proponer un modelo de gestión con el objetivo de ayudar evitar todos los problemas con lo que se han enfrentado los profesionales dedicados a esta profesión luego del Decreto Presidencial 214/02 con el cual se aplicó una pesificación con devaluación asimétrica.
La "creatividad" de los encargados de dirigir el país quedo una vez mas manifestada en dicha aplicación, no debe olvidarse que en los escenarios hiper inflacionarios anteriores a la década del 90 el hecho de poder vender productos o servicios en moneda dura protegía a la empresa ante posibles incrementos de los costos originados por la inflación.
El modelo que se presentará es independiente del sistema utilizado para la medición de los costos, estos podrán ser calculados usando análisis marginal, costeo completo (con la mejora del ABM/ABC) o algún sistema combinado, como podría ser análisis marginal con apertura en actividades, de ser necesario[2]
Para nuestro modelo usaremos análisis marginal con el fin de profundizar en el tratamiento que le daremos tanto a los costos fijos y variables y como utilizaremos los conceptos que vamos a verter en la Presupuestación y en la medición de la gestión.
Además para respetar la generalidad del trabajo acotaremos la rama de servicios a los comunes que se darían en cualquier instalación portuaria, para evitar encasillar el análisis a un puerto de granos, materias primas, contenedores, generales, metal-metalúrgicas, etc.
La empresa sobre la que desarrollaremos el trabajo, tiene a cargo la administración de un contrato de operación y mantenimiento de las instalaciones, por un tiempo determinado.
La administración del contrato se basa en la gestión de los servicios de operación y mantenimiento del área portuaria. La empresa dueña del muelle realizó un "outsourcing" de las instalaciones luego de muchos esfuerzos para aumentar la productividad. Se encontraron con muchas trabas de índole gremial, etc. La principal era referida con los recursos humanos, dado que durante más de una década el puerto era considerado un lugar de castigo, a los empleados que tenían problemas en otras áreas los enviaban al puerto. Fue así como se encontraron con una estructura enorme, de más de doscientos empleados y con niveles de productividad muy por debajo de lo requerido. Fue por esto que se tomó la decisión de tercerizar la administración del puerto con el fin de incrementar la performance y la adjudicataria de este proceso es la empresa que estamos analizando en este trabajo.
Todo lo referido a la organización del barco, contratación, condiciones, regímenes te premios y castigo, tanto como la relación con los armadores corre por parte de la empresa dueña del puerto. La empresa que estamos analizando empieza su gestión en el momento en que la dueña deja el barco amarrado y listo para ser cargado (o descargado) y termina cuando saca de la bodega la última autoelevadora (o topadora).
El puerto cuenta con dos muelles, uno destinado a la descarga de materias primas a granel, las cuales son usadas para la producción del producto y el segundo destinados a las exportaciones y las transferencias entre sucursales de los productos terminados.
Cada uno de dichos muelles cuenta con la maquinaria apropiada a la función que se va a desarrollar, tales como grúas, equipos móviles y perchas los cuales son especializados para cada muelle.
Como ejemplo en el muelle de descarga de materias primas podemos encontrar equipos tales como:
Grúas descargadoras.
Cargadores frontales sobre ruedas.
Topadoras sobre orugas.
Perchas para izaje de equipos móviles.
Transportadores con bandas de goma.
Grampas o cucharas tipo almeja.
En el muelle destinado a la carga de productos terminados los equipos utilizados son:
Grúas cargadoras tipo pórtico.
Autoelevadores (entre 3 y 25 toneladas de capacidad).
Platos magnéticos.
Ganchos tipo "C".
Perchas de izaje de producto terminado.
Además existen recursos que son comunes para ambos muelles tales como:
Mano de obra.
Mantenimiento de equipos.
Servicio adicionales (amarre de buques, lavado de bodegas, etc.)
Administración general, ingeniería y gerencia.
El trabajo en general transcurre de la siguiente manera: el dueño entrega diariamente al concesionario un cronograma de arribo de buques con detalles tales como fecha probable de arribo (ETA en inglés), material a cargar (o descargar) elementos a ser acopiados en muelle (en área de almacenamiento) para los buques que se llevarán material terminado, antes del arribo del mismo, con el fin de mantener un "pulmón" que garantice el flujo continuo de material a las grúas encargadas de la carga desde muelle a bodega.
Cada barco al terminar emite un certificado "Free of damage" (libre de averías) el cual sumado al "Statement of facts" (declaración de los hechos) documenta a la empresa que brinda los servicio lo siguiente:
Tiempos de cargas o descarga.
Tiempos de paradas por diversos factores.
Toneladas cargadas o descargadas.
Daños ocasionados al buque durante el proceso de la carga o descarga.
Condiciones climáticas que pudiesen haber causado demoras.
Respecto a las demoras, dada la naturaleza del contrato que vincula al dueño de los muelles con el concesionario, las ocasionadas por causas del barco o falta de material se descuentan del tiempo total de carga (o descarga) y las atribuibles a la concesionaria no se descuentan. De esta manera el tiempo neto de carga (o descarga) sería igual a:
En donde:
TNC = Tiempo neto de carga, sin demoras
TTC = Tiempo total de carga, como diferencia entre fin e inicio de operaciones
D = Demoras no atribuibles al operador o demoras del dueño[3]
Con esto se estaría en condiciones de calcular el ritmo promedio de operaciones (RPO) de la siguiente manera:
En donde:
TON = Toneladas cargadas (o descargadas)
TNC = Tiempo neto de carga definido mas arriba
La empresa que brinda los servicios, con toda esta documentación prepara un reporte de barco el cual es enviado a la propietaria del muelle, con el fin de tener un acuse de recibo de los materiales manipulados.
Al finalizar el mes la empresa concesionaria de los servicios emite una factura tomando como base de cálculo las toneladas manipuladas por el precio acordado.
En algunos puertos particulares podría haber un esquema de venta de servicios tomando cargos fijos y variables, es decir la empresa facturaría cargos variables (toneladas por precio unitario) y cargos fijos mensuales (por contrato previamente establecido, generalmente relacionados con el gerenciamiento del puerto y mantenimiento de las instalaciones).
Supongamos en nuestro caso que la empresa que nos preocupa tiene un régimen tal como el descrito en el párrafo anterior, con ventas por cargos variables y cuota por cargos fijos, tal como figura en el contrato de concesión.
Volatilidad del mercado. Introducción a los escenarios polinómicos
De acuerdo al modelo de negocio brevemente descrito mas arriba en un contexto de estabilidad económica, se podría concluir en lo siguiente:
Teniendo la tarifa apropiada para los cargos variables, la contribución marginal de la empresa podría ser incrementada simplemente aumentando la productividad de la operación (menores costos).
La productividad de la operación se puede aumentar, aumentando los ritmos de carga (o descarga) de manera de tener mayor cantidad de toneladas cargadas (o descargadas) en el mes.
Otra manera sería incluyendo tecnología que permitiese realizar el trabajo de una manera mas eficiente a un costo menor, por ejemplo el reemplazo de elementos consumibles de izaje (tales como eslingas) por otros dispositivos como ganchos, tijeras, etc.
En lo referente a los costos e ingresos fijos, el margen podría aumentarse por:
En lo referido a administración la inclusión de tecnología informática, tales como sistemas de logística, sistemas integrados (tales como SAP), tracking electrónico de materiales ofrecerían el ambiente óptimo para manejar el negocio con una dotación mínima.
La introducción de herramientas que incrementen la eficiencia del trabajo de mantenimiento tales como (RCM, Reliability Centred Maintenance o mantenimiento centrado en la confiabilidad), sumadas a políticas eficientes de inventarios evitarían que se produjera costos innecesarios de mantenimiento, así como demoras causadas por roturas, penalizaciones por bajo ritmo de carga (o descarga) etc.
En este universo unidimensional o estático (tal como lo llamaremos desde ahora) básicamente todas las herramientas de gestión conocidas serían aplicables y una buena administración de los recursos ocasionaría un éxito casi garantizado.
Las utilidades de la empresa quedarían definidas por la siguiente fórmula:
Ecuación 1
En donde:
CMi = Contribuciones marginales de los distintos productos
MF = Margen fijo, calculado como cargos fijos – costos fijos
Como el escenario que estamos describiendo es estable la ecuación se mantiene a lo largo del tiempo, y la empresa genera utilidades adicionales mediante el incremento de la eficiencia de la misma.
Esto es lo que ha pasado durante el tiempo de la "convertibilidad"
Luego de los acontecimientos del 20 de diciembre de 2001, las variables que controlan la economía empezaron a fluir salvajemente y las empresas se vieron obligadas a negociar los contratos y a crear nuevas herramientas que permitieran controlar el caos. Es aquí donde toma importancia el concepto de escenario polinómico.
Definición 1:
Se define como escenario polinómico al entorno económico en donde las variables que lo definen varían en función de múltiples otras que no tienen aparente relación entre si.
Entre muchas podríamos generalizar que las variables características más importantes son:
Moneda extranjera (usd): Relacionada con la compra de insumos importados.
IPC (ipc): Relacionada mayoritariamente con los insumos nacionales.
Combustibles (go): Generalmente el gas-oil como componente del costo en transportes.
Mano de obra (mo): Relacionada con los costos de la dotación de la empresa.
IPIM (ipim): Referida al índice de precios mayoristas nivel general. Muchas proveedoras de servicios tienen en sus estructuras de costos amortizaciones que se ven afectadas por este indicador, cuando se producen reevaluación de activos.
NA (na): No Aplicable. Es las estructuras de costos se encuentran grupos de los mismos que no varían de acuerdo a ningún indicador tales como los impuestos, contribuciones municipales, es decir que lo usaremos para los costos que varían en función a decisiones políticas.
En este escenario polinómico los costos (tanto fijos como variables) varían de la siguiente manera:
Ecuación 2
Ecuación 3
Tal como lo detallado mas arriba, en un escenario volátil las empresas tienen que renegociar contratos o ajustar los precios, de acuerdo (como mínimo) a la evolución de las polinómicas de costos.
De esta manera, el precio variable (PV) y el precio fijo (PF) quedarían definidos tal como sigue[4]
Ecuación 4
Ecuación 5
La ecuación de la utilidad de la empresa resumida luego de combinar las ecuaciones 1 a 5:
Ecuación 6:
En donde:
Up = Utilidad en el escenario polinómico
Qi = Toneladas totales de la carga "i"
Pvi = Precios variables unitarios de la carga "i" ajustado por polinómico.
Cvi = Costo variable unitarios de la carga "i" ajustado por polinómico
PFp = Precios fijos ajustados por polinómico
CFp = Costos fijos del escenario polinómico
CMTp = Contribución Marginal del escenario polinómico
MFp = Margen fijo del escenario polinómico
El punto de equilibrio instantáneo[5]tomado en el instante "t" sería:
Ecuación 7:
Este punto de equilibrio es valido en el momento "t" dado que en ese instante se dan los siguientes acontecimientos que lo definen:
Nuestros proveedores nos han ajustado los precios en la razón "pc" (Polinómico de costos)
De acuerdo a las negociaciones con nuestro cliente nuestra venta está ajustada por "pv" (Polinómico de ventas)
Estos coeficientes (pc y pv) son calculados en el momento "t" dado que los factores que lo definen tales como (usd, ipc, ipim, go y mo) tienen un valor dado y definido
Una empresa que conoce perfectamente sus costos y la composición polinómica de los mismos podría además tener una contribución marginal financiera (CMF) la cual sería aproximadamente igual a:
Ecuación 8:
En donde:
CMF = Contribución marginal financiera
CV = Costos variables
pc = Polinómico de costos antes de cambios tecnológicos
pc" = Polinómico de costos luego de cambios tecnológicos.
Estos cambios tecnológicos llevarían a reemplazar elementos del costo variable que tienen alto porcentaje de polinómicos con crecimiento acelerado (como "usd" e "ipim" en escenarios hiperinflacionario) por otros que tienen mas porcentaje de "go" y "mo" (generalmente regulados por el gobierno)
Como ejemplo en la gestión portuaria de esto sería el reemplazo de maquinarias de zunchado, flejes y hebillas importadas por otras fabricadas en el país. Las importadas tendrían un polinómico 100% usd y las nacionales otro con 80% de usd y el resto entre go y mo.
Viendo el gráfico 1 veremos que el área determinada entre CM1 y CM2 sería la CMF, es decir que
Ecuación 9:
Con un razonamiento análogo se podría calcula el MFF o Margen fijo financiero.
Con las componentes CMF y MFF se puede calcular la UPF o utilidad polinómica financiera, de la siguiente manera:
Ecuación 10:
UPF: Utilidad polinómica financiera
CMF: Contribución marginal financiera
MFF: Margen fijo financiero
Tal como se mostrará mas adelante en los anexos a este documento para construir un modelo de gestión son necesarios los siguientes componentes:
Cálculos de estándares
Clasificación de costos entre fijos y variables
Apertura porcentual en componentes polinómicos
Ecuación de costos de la empresa
Ecuación de utilidades de la empresa
Con el modelo listo, este puede ser utilizado para la presupuestación. Con el correr del tiempo los valores presupuestados comienzan a transformarse en actuales y el modelo puede ser utilizado para el control de desvíos.
Estos desvíos (diferencia entre valores presupuestados y actuales) pueden ser causados por tres motivos:
Desvío en las unidades físicas
Desvío en los componentes polinómicos
Desvío simultáneo de los dos anteriores
El desvío en las unidades físicas es el más común y es idéntico al desvío de cualquier escenario estático. Para corregir el mismo es necesaria la adopción de políticas de control de costos, de consumo de repuestos, de cambio en procedimientos de trabajo o la inserción de nuevas tecnologías.
Cuando es ocasionado por componentes polinómicos el tema es más complicado y para atacarlo es necesario adoptar políticas de negociación con proveedores, sustitución de importaciones, etc. No debe olvidar que de acuerdo al sentido que tenga este desvío polinómico puede ocasionar más costos para la empresa, como también un incremento en los márgenes, como fue explicado mas arriba.
Para calcular los estándares deberemos proceder tal como se hace habitualmente para cualquier estructura de costos. Luego de esto es necesario averiguar (o estimar) cual es el porcentaje de cada componente polinómico de la estructura de costos. La suma de estos porcentajes debe ser del 100%.
Multiplicando cada ítem del costo por los porcentajes polinómicos tenemos la apertura del estándar en sus componentes. Finalmente la suma de cada columna de cada componente polinómico, referida al costo total, nos da la ecuación polinómica.
Una aplicación práctica de esto podrá verse en la hoja STD-Salarios en el libro de trabajo ModeloGestión.xls
También se ilustra la construcción de un estándar de unidades físicas en la hoja STD-ManoObra del mismo libro.
5.1 Estructura de costos fijos
En los costos fijos podemos tener operativos y estructurales. La aplicación práctica de los mismos está mostrada en la hoja CF en el libro ModeloGestion.xls
5.1.1 Costos Fijos Operativos
5.1.2 Costos fijos estructurales
En nuestro ejemplo podemos ver que la fórmula polinómica para este esquema de Costos Fijos es la siguiente:
Nótese que en los denominadores se a agregado la letra "b" para indicar que se refiere a los valores base o momento de inicio temporal del análisis polinómico.
5.2 Estructura de Costos Variables
La aplicación práctica de los mismos se encuentra en las hojas CV-UnidadesFisicas, CV-UnidadesMonetarias y CV. Hablando en forma matricial la matriz CV es el resultado de la multiplicación de las matrices CV-UnidadesFisicas y CV-UnidadesMonetarias.
A Continuación se muestran las lineas de la matriz CV-UnidadesFisicas, y se deja por entendido que la única diferencia con CV-UnidadesMonetarias son las unidades, dado que la multiplicación entre las mismas debe arrojar para todas la líneas la unidad $/Ton.
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