Gestion de compras

Planeación y Presupuesto de Compras

La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentarla productividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.

Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:

• Levantamiento de requerimientos

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán

relativamente constantes período tras período.

• Programación de las compras

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.

Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

• Control y seguimiento de la ejecución del plan.

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:

-Compras realizadas de acuerdo al plan.

-Compras no realizadas de acuerdo al plan.

-Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o

plazo que lo estimado).

-Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan

las desviaciones respecto al plan.

Al analizar la información que se recoge de este proceso será necesario poner atención en las causas que pueden explicar las desviaciones ocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la planificación de las compras, por lo que el seguimiento del Plan permitirá

Implementar mejoras en este proceso que permitirán evitar la ocurrencia de este tipo de errores en el futuro.

Finalmente, es preciso destacar que la realización del seguimiento permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecución del plan, como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.

Presupuesto

Un presupuesto es un plan financiero formal para comparar los gastos con los ingresos. Los períodos del presupuesto varían, pero el período más común es un año. Dentro del año, los presupuestos pueden realizarse mensuales o trimestrales. El término presupuesto se aplica popularmente a la porción de dinero destinado a un fin especifico, es decir, pueden haber tantos presupuestos individuales como la complejidad del organismo lo requiera, el agrupamiento de estos presupuestos forman el "presupuesto principal".

Elementos del Presupuesto de Compras

1. PRECIOS: Algunas de las consideraciones que se deben tomar para definir la información de precios en el presupuesto son:

– Contratos de material que contengan cláusulas de escala de precios

– Exactitud de las fuentes estadísticas

– Factores políticos y económicos

– Situación laboral

– Historial de los precios

– Posición de la compañía en la industria

– Condiciones climáticas (mercado agrícola o agrario)

– Legislación

– Disponibilidad de mercancías

2. ROTACIÓN DEL INVENTARIO

Se debe tener en cuenta la política de inventario que maneja la compañía y el costo que estos representan para la planeación del presupuesto.

3. ESTIMACIÓN DE VENTAS

El presupuesto que prepara ventas es la base para el presupuesto de producción y por lo tanto a la vez del de compras, las consideraciones básicas que se tienen en cuenta para la estimación de las ventas son:

– Las estimaciones deben definirse si son respecto a pedidos recibidos o ventas facturadas, esto se puede definir si el ciclo de producción es corto o largo; si es corto las ventas y la producción tienen casi la misma relación y si es largo la base es los pedidos recibidos ya que la facturación puede durar varios meses.

Nuevas tendencias de Compra

Herramienta

El uso de él internet:

• posibilita el acceso global de mk2 y recursos

• marca el cambio de los nuevos modelos de negocios vs empresas tradicionales

E- PROCUREMENT :

Ventajas:

• Se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de compra de aproximadamente un 70%

• Reducción de los $ de adquisición de mercancías y servicios de un 5 a un 10% mejora de la negociación con proveedores

• Reducción del tiempo requerido para el ciclo de compras de un 50 a un 70%

Proceso:

La empresa compradora negocia on line con el proveedor las condiciones de compra: productos, precio, volumen, cantidad etc.

Los productos acordados serán incluidos por los proveedores en catálogos on-line

Cuando un departamento de la empresa tenga alguna necesidad de un bien o servicio podrá ingresar al sistema con usuario y contraseña, podrá acceder a los catálogos de los distintos proveedores que contiene el producto buscado

Al seleccionar el producto de un proveedor en particular, podrá generar una OC automáticamente

Una vez autorizada la OC se notificara a quien corresponda de la existencia de la misma pendiente de su autorización (departamento de compras)

Después se envía por e-mail un aviso al proveedor seleccionado informándole que se ha liberado una OC, el proveedor la visualiza y acepta estableciendo la fecha de envió de la mercancía solicitada.

Subastas

En la actualidad las herramientas como el internet, las subastas online o subasta directa de la empresa, permiten a las empresas adquirir materia prima, maquinaria, terrenos equipos de oficina, insumos.

Proceso:

.- Preparación de lotes. El cliente solicita a sus proveedores habituales un completo dossier sobre los productos suministrados:

*Precio.

*Condiciones de entrega: embalaje etc.

*Especificaciones técnicas: características, diseño, medidas, etc.

2.- Preselección de participantes. El cliente selecciona fuentes:

Proveedores conocidos por el cliente.

Proveedores tipo A (los más importantes en su cartera).

3. Solicitud de información. El cliente envía (normalmente a través de correo electrónico) un dossier al ofertante en el que solicita información de algunas de las siguientes áreas:

Física: nombre, dirección, teléfono, persona de contacto.

Económica: evolución de ventas, número de empleados, cuota de mercado etc.

Financiera: evolución de beneficios etc.

Comercial: productos comercializados, principales clientes, ventajas competitivas etc.

Productiva: capacidad disponible de producción, plazo de entrega

De calidad: controles de calidad, certificaciones conseguidas, plan de contingencias, reacción ante una reclamación, etc.

4. Solicitud de precios –  El comprador envía a los ofertantes una plantilla con las referencias a cotizar para cada lote. Generalmente, se solicita un desglose de costes por referencia:

Coste de materia prima, Coste de transformación, Coste de transporte. Margen. Precio final.

5. Adjudicación.

Decisión del participante ganador para cada lote.

Agrupación de las compras

La idea del agrupamiento es comprar o contratar conjuntamente ciertas

Necesidades ejemplo: compra de insumos la ventaja es económica y ahorro en tiempo.

Gestión de inventarios

Inventario:

Es una acción en la cual se cuentan los productos que pueden haber en una empresa, supermercado o tienda. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus carencias de mercancías con el fin de fijar su posible masa de producción y regateo.

Tipos de material o productos en inventarios

Materias Primas y partes compradas

Insumos y Materiales (Materias primas de segundo nivel)

Unidades parcialmente terminadas, llamados: Productos en proceso.

Productos terminados

Productos en Embalaje

Partes de reemplazo, herramientas, consumibles.

Bienes en tránsito a empresas o clientes.

Bienes de la empresa

Materiales primarios y secundarios.

Tipos De Inventarios

Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.

Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa.

Inventarios iníciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

Inventario perpetuo. En el sistema de Inventario Perpetuo, consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta.

Sistema de Inventario Periódico o Físico.-La base del sistema de inventario periódico es el conteo físico de las mercancías disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamado inventario físico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario físico por lo general se toma solo al final del año

Inventario cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

Inventario abc. El sistema ABC se usa para clasificar a los materiales de acuerdo al valor económico que representan del inventario.

Los materiales A representan contienen 75% del valor del inventario. Representan sólo el 20% de materiales que deben ir en inventario.

Los materiales B representan 20% del valor del inventario y el 30% de los materiales en inventario.

Los materiales C representan el 5% del valor del inventario y el 50% de los materiales en inventario.

El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma.

Método PEPS: Primera en entrar, primera en salir. Es conocido como fifo, está basado en la presunción de que la primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende. En otras palabras, cada venta se hace de las mercancías más antiguas en reserva; por tanto el inventario final contiene todas las mercancías más recientemente adquiridas.

Organización Administrativa del Departamento de Compras

Al organizar el departamento de Compras es conveniente observar el principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue este departamento.

El Principio de la Ubicación: consiste en definir la posición del departamento de Compras dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás sectores de la misma.

El Principio de la Centralización y Descentralización: consiste en fijar qué actividades pueden ser centralizadas y cuáles descentralizadas.

El Principio de la Sencillez: la organización del departamento de Compras debe de ser lo más sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo.

El Área de Compras se Organiza de la Siguiente Manera:

1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Organización lineal.-La autoridad y responsabilidad se transmite por una sola línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura organica.

Crecimiento vertical (Superior – Subalterno), es consecuencia de la asignación proyectada hacia los niveles inferiores.

Organización funcional.-Se basa en la división de áreas Asignación de un responsable para las compras de cada una de ellas.

Organización de Línea y Staff Es más disciplinaria para el control de gastos, ya que la autorización del gasto va de la dirección a la gerencia.

Los funcionarios staff tienen autoridad consultativa.

Operación Del Área De Compras:

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.   

Costo del Aprovisionamiento

Comprende, las operaciones de compra, recepción e inspección de los materiales, almacenamiento y entrega a fabricación. Estas operaciones generan costes de personal, energía, material de oficina, amortizaciones, financieros, etc., q suelen ser indirectos tanto a los diferentes productos. fabricados por la empresa, como a los propios materiales objeto de las mismas. Para asignarlos a estos últimos, y, a través de ellos, a los primeros, se hace preciso elegir algún criterio de reparto q resulte adecuado, como, por ejemplo:

– Para los costes de compra, recepción e inspección de los materiales, el nº de pedidos recibidos, las unidades físicas o el valor de los materiales comprados, etc.

– Para los costes de almacenamiento, la ocupación media de superficie o volumen, el stock medio de materiales (en u.f o u.m), la cantidad o el valor de los materiales suministrados a fabricación, etc.

Si se pretendiera realizar una asignación rigurosa de los costes de aprovisiona-miento, habría q considerar cada partida de material como un objetivo de coste independiente, e ir controlando los costes q la misma ocasiona en cada una de las operaciones mencionadas. Sin embargo, cuando esas operaciones se producen con cierta regularidad en los distintos periodos, es posible simplificar la asignación y el control de los costes de aprovisionamiento, por ejemplo:

a) Imputando a los costes indirectos de las operaciones de compra, recepción e inspección a los materiales recibidos en cada periodo, y los de almacenamiento a los materiales consumidos en el mismo, cuando existen desfases importantes entre las 2 fases del proceso de aprovisionamiento.

b) Imputando todos los costes indirectos de aprovisionamiento de cada periodo, englobados en un único suplemento, a lo materiales consumidos en el mismo, cuando todo el proceso de aprovisionamiento se produce de una forma equilibrada en el tiempo.

Los objetivos de este proceso son: determinar valores totales que permitan conocer, aproximadamente, los costos en los que incurre el sistema de aprovisionamiento.

Los costos considerados como relevantes en este proceso son: costos de adquisición, costos de emisión del pedido, costos de almacenamiento, costos de oportunidad, y costos de ruptura de inventario.

Costo total de adquisición en el período

Costo de los modelos, impresos y materiales de oficina. Este valor resulta generalmente despreciable.

Costo del combustible gastado durante la transportación de los suministros que realice la organización y durante las gestiones del pedido.

Costo de energía gastada, incluyendo la necesaria para iluminación y equipos de procesamiento de información.

Costo de salario del personal que atiende el proceso de los pedidos y de los choferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que realizan el traslado de los suministros.

Costo por contribución a la seguridad social.

La amortización correspondiente a los equipos de transporte externo, equipos de procesamiento de la información y equipos de comunicación.

Costo de las mermas, pérdidas y deterioros que sufren las mercancías en el proceso de transportación que son imputables a la organización.

Se incluyen otros gastos monetarios tales como comunicaciones, alquiler de equipos de transporte externo, pago por fletes a la entidad que transporte los suministros, si el mismo no constituye parte del costo de adquisición.

Los Costes de Gestión

Se originan por la gestión de los stocks almacenados y son de 4 tipos:

Costes de Adquisición: Son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino.

Costes de Almacenaje: Se producen como consecuencia de su depósito y son:

Costes del capital inmovilizado, Costes del riesgo al que está sometido el Stock, Costes del local, instalaciones y maquinaria.

Costes de conservación y mantenimiento

Costes de Reaprovisionamiento: Son gastos repetitivos como el teléfono, fax, envases…

Costes por Rotura de Stocks: Surgen cuando no se pueden satisfacer la demanda por carecer de existencias.

Autor:

Solmami